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M U N I C I PALI D AD D I S T R I TAL D E S E C C LLA

AN G AR AE S H U AN C AV E LI C A

Creado mediante Ley N 12291 de


fecha 15 de abril del 1955
AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN

DIRECTIVA N

2015 MDS

DIRECTIVA PARA EL MANEJO, OTORGAMIENTO, CONTROL Y RENDICIN


DEL FONDO PARA CAJA CHICA
1. OBJETIVO
La presente directiva, tiene por objetivo establecer los procedimientos y aspectos tcnico normativos
relacionados con la apertura, manejo, utilizacin, rendicin y liquidacin del FONDO PARA CAJA
CHICA dela Municipalidad Distrital de Secclla.
2. FINALIDAD
Racionalizar la administracin del dinero en efectivo y optimizar la oportuna atencin de los
gastos menudos y de rpida cancelacin y que por sus caractersticas no pueden ser
debidamente programados para efectos de su pago mediante cheque.
Precisar las responsabilidades del personal que interviene en la gestin y ejecucin de estos
fondos.
3. ALCANCE:
La presente Directiva son de observancia y aplicacin obligatoria por los funcionarios y servidores
de todas las dependencias que integran la MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SECCLLA, cuando en
el ejercicio de sus funciones autoricen y/o ejecuten fondos de caja chica en el ejercicio de
responsable de la administracin, custodia y control.
Las normas contenidas en la presente directiva son de cumplimiento obligatorio, bajo
responsabilidad, por los funcionarios y servidores pblicos, independientemente de su rgimen
laboral o contractual con la Municipalidad Distrital de Secclla.
La presente directiva no es limitativa en cuanto al cumplimiento de las normas establecidas por el
sistema Nacional de Tesorera solo precisa o detalle segn el caso, aquellos aspectos que son de
mayor inters y atencin en la Municipalidad Distrital de Secclla, en consecuencia las autoridades o
funcionarios responsables, antes de ejecutar alguna accin que concierne a la utilizacin de fondos
de caja chica no explicitada en esta directiva, bajo responsabilidad previamente deben revisar las
normas que se mencionan en la base legal de la misma y/o efectuar las consultas a los rganos
competentes de la Municipalidad Distrital de Secclla.
4. BASE LEGAL
- Constitucin Poltica del Per.
- Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Publico, y modificatorias.
- Ley n 28693 Ley de Sistema Nacional de Tesorera, y Modificatorias.
- Ley 28411 Ley general del Sistema Nacional de presupuesto, y modificatorias.
- Ley N 30281 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el ao fiscal del 2015.
- Decreto Legislativo N 276, ley de Base de carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Publico.
Oficina: Plaza Principal del distrito de Secclla S/N, Provincia de Angaraes,
Regin Huancavelica
Correo Electrnico: munisecclla@hotmail.com

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AO DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN
- Decreto

legislativo N 1057, rgimen Especial de Contrataciones Administrativas de Servicio y


Modificatorias.
- Decreto Supremo N 005-90-PCM, reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa.
- Decreto Supremo N 075-2008-PCM, reglamento decreto Legislativo N 1057 y su modificatoria
- Decreto Ley N 25632 Ley marco de comprobantes de pago y sus normas modificatorias y
complementarias.
- Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de pago,
ampliatorias y modificatorias.
- Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 aprobado con R.D. N 002 2007 EF/77.15, sus
normas modificatorias y complementarias.
- Resolucin Directoral N 026-80-ef/77.15, que aprueba las Normas Generales del Sistema de
Tesorera NGT 06: uso del fondo para caja chica y NGT 07: Reposicin Oportuna de fondo
para pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica.
- Resolucin de contralora N 320- 2006-CG, que aprueba Normas de Control Interno para las
Entidades Pblicas.
- Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades.
- Ley N 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. DEFINICIN DE LA CAJA CHICA
La caja chica, es un fondo en efectivo constituido con recursos pblicos por las Fuentes de
Financiamiento de Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados para atender
nicamente gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o que por sus
finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados en su adquisicin.
5.2. MEDIDAS PREVENTIVAS
5.2.1. La designacin del responsable para el manejo, otorgamiento, control y rendicin del
fondo para caja chica lo realizar la alcalda con una Resolucin,
5.2.2. El responsable del manejo, otorgamiento, control y rendicin del fondo de caja chica,
deber cumplir con presentar la Declaracin Jurada de Ingresos de Bienes y rentas
conforme a lo establecido en la Ley N 27482 y el Decreto Supremo N 080 2001
PCM reglamento de la Ley, as como la Resolucin de Contralora N 174-2002-CG,
sus normas complementarias y modificatorias
6. DISPOSICIONES ESPECFICAS
6.1. DE LA ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA
El responsable del manejo del fondo de caja chica es el encargado de la administracin
para lo cual deber:
a. Elaborar el informe para la apertura de la caja chica y proyectar la respectiva
resolucin de aprobacin.
b. Supervisar que solo se constituya una sola caja chica por consecuencia funcional y
rubro de financiamiento.
c. Verificar que est rodeada de condiciones adecuadas de seguridad el dinero en
efectivo, los comprobantes de pago que sustente la caja chica y se mantengan en
caja de seguridad a cargo del responsable.

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d. Prepara la documentacin necesaria y proyectar las resoluciones que se requieran
para su constitucin, designacin o modificacin del responsable, as como, las
requeridas por la normatividad vigente.
e. Verificar que las reposiciones del fondo por los gastos efectuados por los rganos de
la Municipalidad Distrital de Secclla, sean oportunas y hasta por el importe aprobado
en la Resolucin de Constitucin o ultima modificada.
f. Supervisar que los cheques se emitan a nombre del responsable de caja chica.
g. El monto mximo para cada adquisicin con cargo a la Caja Chica no debe exceder
del 10% de una (1) UIT, conforme a la modificacin de la Directiva de Tesorera tales
como los sealados en los prrafos siguientes:
Viticos urgentes por comisiones de servicio no programados.
Servicios bsicos de dependencias desconcentradas ubicadas en zonas
distantes.
Gastos efectuados en zonas rurales distantes al interior del Distrito de
Secclla.
Otros gastos urgentes previa autorizacin de la Gerencia Municipal.
h. Los Fondos Fijos de Caja Chica, sern centralizado en un servidor pblico, siendo
esta persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro
de bancos, salvaguardando y velando los intereses de los recursos de la
Municipalidad y designado mediante Acto Resolutivo.
6.2. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DEL FONDO
DE CAJA CHICA.
6.2.1. Son obligaciones del responsable del manejo, control y rendicin del fondo para caja
chica.
a) Velar que el fondo de caja chica asignada est rodeada de condiciones
adecuadas que aseguren la custodia del dinero en efectivo y de la documentacin
sustentatoria, para lo cual se le asignar prioritariamente una caja de seguridad
cuya llave y/o cdigo ser manejada nicamente por el responsable.
b) Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos pagados.
c) Presentar las rendiciones de cuenta en el anexo 03; en forma oportuna, para su
reembolso, con la documentacin sustentatoria, detallada del gasto
correspondiente.
d) Verificar permanentemente que el dinero en efectivo corresponda a billetes y
monedas en circulacin.
e) Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados con fondos de
caja chica cumplan con los requisitos exigidos por las normas de comprobantes
de pago establecidos por la SUNAT, o los formatos internos aprobados en la
presente directiva.
f) Registrar y mantener actualizados en forma cronolgica, las operaciones
financieras, debiendo de mantener un archivo cronolgico de las autorizaciones
de retiro de caja chica.
g) Requerir las rendiciones de cuenta de las autorizaciones de retiro de caja chica
referida en el literal anterior a fin de que estos sean rendidos dentro del plazo
establecido.
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6.2.2.

h) Llevar el control de movimiento del fondo que se registrara independientemente


por cada secuencia Funcional (Oficina o dependencia) y por especficas de gasto
conforme a la habilitaciones en el AUXILIAR DE CONTROL DE FONDO PARA
CAJA CHICA (anexo N 04); adems deber consignar nombre completo del
usuario, DNI, Firma, entre otros datos importantes que permita el cabal
conocimiento del uso del dinero de caja chica.
i) Informa a la unidad de tesorera los pendientes de rendicin; remitiendo la
relacin de los servidores que no han cumplido con rendir documentadamente
apropiadamente en el plazo de 02 das hbiles, para las acciones administrativas
que corresponda.
Son prohibiciones del responsable del manejo, control y rendicin del fondo para caja
chica:
a) Delegar el manejo de la caja chica en un funcionario o servidor no autorizado por
resolucin.
b) Atender las autorizaciones de retiro de caja chica (anexo 01) sin autorizacin
expresa e individualizada de Gerencia Municipal.
c) Hacer entrega de dinero de caja chica mediante autorizacin de retiro de caja
chica (anexo N 01) al usuario que mantiene autorizaciones pendiente de rendir
cuenta, por periodos que exceda el plazo mximo permitido.

6.3. DE LA APERTURA DEL FONDO


6.3.1. El documento sustentatorio para la apertura del fondo para caja chica es la
Resolucin del Alcalda, mediante el cual se designa al responsable de la
administracin del fondo para caja chica.
6.3.2. La resolucin de autorizacin del fondo para la CAJA CHICA fundamentalmente
deber contener:
Monto total del fondo para caja chica, desagregado por rubros de
Financiamiento para gastos corrientes
Nombres y Apellidos del responsable del manejo, otorgamiento, control y
rendicin del fondo para caja chica.
Monto mximo para cada retiro y/o adquisicin.
6.4. DE LA HABITACIN DE FONDOS
6.4.1. La habilitacin de fondos al responsable del manejo, otorgamiento, control y rendicin
del fondo para caja chica de la Municipalidad Distrital de Secclla, para cada ejercicio
fiscal se efectuaran de acuerdo a los solicitado por el responsable con sujecin a la
disponibilidad presupuestal y financiera; los cuales sern evaluados por la unidad de
Planificacin y presupuesto y unidad de tesorera lo cual ser atendido mediante
cheque girado a nombre de responsable de fondo para caja chica. El requerimiento
se efectuara de acuerdo a la resolucin de habilitacin de caja chica.
6.4.2. El responsable de la administracin del fondo para caja chica, otorga a su vez
habilitaciones a los usuarios del fondo mediante autorizacin del funcionario de mayor
jerarqua de la dependencia u rgano a la que pertenece (inmediato superior segn al
organigrama), quien a su vez asume la condicin de responsable solidario en la
rendicin de la habilitacin de caja chica.
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6.4.3.

el monto mximo solicitado para cada pago con cargo a la caja chica no debe
exceder la suma de S/. 385.00 (Trescientos Ochenticinco y 00/100 Nuevo Soles).

6.5. DE LA RENDICIN DEL RESPONSABLE (USUARIO) DEL FONDO PARA CAJA CHICA.
6.5.1. El usuario del fondo de caja chica, debe presentar su rendicin al responsable de la
administracin del Fondo para caja chica como mximo a los 02 das hbiles de
haber sido habilitado mediante el anexo 01; cindose estrictamente al detalle y a los
montos para el cual fue autorizado, siendo entera responsabilidad del usurario u los
jefes inmediatos que lo autorizan.
Se reconoce como documentacin sustentatoria del gasto los comprobantes de pago
establecidos en la Ley Marco de comprobantes de pago Decreto Ley N 25632
reglamento por el reglamento de comprobantes de pago aprobado por Resolucin de
Superintendencia N 007-99/SUNAT y sus modificatorias, en originales y debidamente
cancelados; los cuales debern de ser emitidos a nombre de la Municipalidad Distrital
de Secclla consignado el RUC N 20154443127 y la direccin: Plaza Principal S/N
Secclla estos ltimos datos dependern del comprobante de pago a presentar. Entre
los comprobantes de pago a recabar se tiene:
Factura
Boletas de Venta
Recibo por Honorarios
Tickets de Venta o Cinta Emitidas por Maquinarias Registradoras.
Recibo de Pagos de Tasas y Otros.

6.5.2.

6.5.3.

Los comprobantes de pago debern estar debidamente llenados y legibles y deben


consignar el sello y/o firma de cancelado por el proveedor. Dichos documentos, de ser
el caso, deben estar debidamente pegados en papel bond A-4; a fin de su
administracin, quien a su vez colocara el sello rendido para el caso del ticket
emitido por caja electrnica no ser obligatorio que el proveedor consigne el sello y/o
firma de cancelado.
Solo se aceptaran declaraciones juradas de gasto (anexo 02) por movilidad local y
excepcionalmente en caso, lugares o conceptos por los que no sea posible la
obtencin de algunos de los documentos sealados en el reglamento de
comprobantes de pago, detallado minuciosamente los gastos efectuados.
Cada comprobante de pago y/o declaracin jurada deber de contener en una parte
visible lo siguiente: la secuencia funcional, el rubro de financiamiento y la especifica
de gasto para el cual se le habilit; adems de:
La sustentacin del gasto (debidamente tener en cuenta los criterios de
veracidad y economa).
Nombres y Apellidos con la firma del responsable del gasto.
Nombres y Apellidos con la firma y sello post firma del funcionario de mayor
jerarqua de la dependencia u rgano a la que pertenece (inmediato superior
segn al organigrama).
De corresponder, visto bueno de la Gerencia al cual pertenecen.

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6.5.4.

Los documentos que sustentan la rendicin (comprobantes de pago y/o declaraciones


juradas) no sern admitidos por montos mayores a lo habilitado con el formato de
autorizacin de retiro de caja chica (anexo 01) ni cuando contengan borrones y/o
enmendaduras.

6.6. DEL MANEJO Y UTILIZACIN DEL FONDO.


6.6.1. Los rganos de la Municipalidad Distrital de Secclla debern contar con marco
presupuestal disponible para realizar el gasto, tomando en consideracin las
especificas del gasto aprobados, de
acuerdo a los tipos de gastos, segn
corresponda, que se detalla a continuacin:
Viticos y asignaciones no programadas.
Pasajes y gastos de transporte no programados.
Alimentos para atencin de carcter eventual, detallado el nombre completo
de los servidores asistentes.
Alquiler de bienes muebles, inmuebles para eventos o actividades de carcter
eventual.
Pago de servicios generales
Correos y servicios de mensajera, nacional e internacional.
Otros servicios de terceros con la aprobacin de la Gerencia Municipal
6.6.2.

Para el pago de alimentos de carcter eventual efectuado con motivo de


remuneraciones de trabajo de carcter oficial, deber estar justificado y autorizado
por la Gerencia Municipal; indicado se los nombre completos de los funcionarios y
servidores participantes en cada reunin, los mismos que registran su asistencia.

6.6.3.

Para el gasto en movilidad local; ser excepcionalmente y el desplazamiento deber


ser considerable, la movilidad local deber estar autorizado por el Gerente Municipal
teniendo en cuenta que son para labores o gestiones urgentes y prioritarias.

6.6.4.

Para el pago de servicios generales, esta deber de ser previo informe de sustento de
la adquisicin del bien o servicio emitido por el Gerente Municipal.

6.6.5.

Para el pago de servicio por reparacin y/o mantenimiento de equipos de cmputo,


impresoras, perifricos, fotocopiadoras y dems equipos informticos; esta deber de
ser previo informe de sustento de la adquisicin del bien o servicio emitido y deber
visar posteriormente los comprobantes de pago respectivos la Gerencia Municipal.

6.6.6.

Se destinar el fondo de caja chica para pasajes y/o racionamiento; previa


autorizacin de la Gerencia Municipal; por la suma establecida en la DIRECTIVA DE
VITICOS en comisin del servicios para los trabajadores de la Municipalidad Distrital
de Secclla.

6.6.7.

De manera excepcional y previa justificacin de la Gerencia Municipal podr


autorizar pagos de pasaje y viticos no programados por la suma establecida en la

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DIRECTIVA DE VITICOS en comisin de servicios para los trabajadores de la
Municipalidad Distrital de Secclla.
6.6.8.

Para la atencin de los numerales 6.6.6 y 6.6.7, debern adjuntar el documento de


autorizacin de viaje, autorizado previamente por el funcionario de mayor jerarqua de
la unidad y/o dependencia a la que pertenece, adems de la autorizacin de retiro de
caja chica (anexo 01).

7. DE LA PROHIBICIN DE PAGO CON FONDOS DE CAJA CHICA


7.1. Est prohibido la conformacin de fondos especiales de la naturaleza o caracterstica
similares al fondo para caja chica, cualquiera sea su denominacin, finalidad o fuente de
financiamiento.
7.2. Queda prohibido efectuar los siguientes gastos con cargo a la caja chica:
Las especficas del gasto por bienes de capital
Bienes y servicios prohibidos por normas legales
Compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales fenecidos.
Otorgar prstamos.
7.3. Est prohibido el retiro de dinero en efectivo para acciones destinadas de las establecidas
en la presente directiva, as como otorgar habilitaciones a personas que no tenga vnculo
laboral con la institucin.
7.4. El fondo de caja chica se destinar nicamente y exclusivamente para atender los pagos de
gasto urgentes y menudos de rpida cancelacin que por sus caractersticas ni pueden ser
programados para efectos de sus pagos mediante cheques.
8. DE LA REPOSICIN DEL FONDO
8.1. El responsable de la administracin del fondo para caja chica, presentar la rendicin de
cuenta documentada a la oficina de Gerencia Municipal segn establecido en el numeral 6.5
de la presente Directiva utilizando el formato rendicin del fondo de caja chica anexo 03)
adjunto los documentos sustentatorios para su verificacin; quien a su vez, dar el trmite
administrativo correspondiente para su habilitacin oportuna, con los que se atender las
necesidades que se requieran.
8.2. El formato de rendicin del fondo para caja chica debe de contar con la visacin de
Gerencia Municipal adems de la firma y post firma del responsable para ser presentado.
8.3. El rea tesorera es la encargada de revisar las rendiciones de cuentas visados los
documentos de gastos y las rendiciones en seal de conformidad as como derivndolas a
la unidad de contabilidad para la afectacin del reembolso o rendicin definitiva.
8.4. Se podr gestionar la reposicin del fondo asignado mensualmente en un mximo de hasta
tres veces el monto inicial por unidad o dependencia (secuencia funcional). Siempre y
cuando se haya hecho uso a ms de 60%, con la finalidad de efectuar el trmite de

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reposicin y pueda seguir haciendo uso de los mismos para cubrir las necesidades
prioritarias.
8.5. La habilitacin del fondo para caja chica no est sujeto al tiempo, sino a los requerimientos
de su empleo, pudiendo ser empleado la cantidad sealada en el numeral anterior de
acuerdo a sus necesidades y cuando cuenten con disponibilidad financiera y presupuestal.
8.6.

9.

Se podrn habilitar fondo para caja chica solo hasta el ltimo da hbil del mes de
noviembre, lo posterior ser solo para trmite administrativo por cierre de ejercicio fiscal.

DE LA SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DEL FONDO


9.1. La Oficina de Tesorera dispondr, cuando estime por conveniente, arqueos sorpresivos a
los fondos a cargo del responsable de la administracin de fondo para caja chica.
9.2. La unidad de tesorera, podr disponer se practiquen arqueos sorpresivos a los fondos a
cargo del responsable de la administracin de fondo para caja chica, por lo menos una vez
al mes levantan el acta correspondiente. El acta que del resultado del arqueo efectuado se
someter a consideracin de Gerencia Municipal.
9.3. El responsable del manejo de caja chica brindar las facilidades necesarias, para la
realizacin del arqueo del fondo de caja chica en forma sorpresiva.
9.4. El procedimiento para la liquidacin del fondo ser similar a lo establecido en el numeral 8
de la presente Directiva con la diferencia que no se solicitar la reposicin, sino la solicitud
de rendicin de los documentos de rendiciones presentadas, revirtiendo los fondos no
utilizados mediante la papeleta del depsito o, siendo responsabilidad del encargado de la
administracin de fondo para caja chica.

10. FALTAS Y SANCIONES


Constituye falta, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, por los funcionarios,
servidores y responsables encargado del manejo de la caja chica, as como los funcionarios y
servidores que no han rendido cuenta documentada de los importes recibidos mediante
autorizacin de retiro de caja chica (anexo 01) en los plazos establecidos, dando lugar a las
sanciones administrativas con arreglo de Ley que sern determinadas por la Gerencia Municipal.
Instancia administrativa competente, segn corresponda, de acuerdo a la gravedad de la falta
cometida, sin prejuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar:

Por primera vez: amonestacin verbal por la Gerencia Municipal.


Por segunda vez: amonestacin escrita determinado por la Gerencia Municipal.
Por tercera vez: derivar para apertura de proceso administrativo disciplinario,
determinada por la Gerencia Municipal de acuerdo a los mecanismos de la entidad.

11. DISPOSICIONES FINALES


11.1.
Los funcionarios y/o servidores responsables de cada gerencia y sub gerencias
estn encargados de hacer cumplir dentro de su mbito la presente directiva.
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11.2.

Los formatos que forma parte de la presente directiva son:


Anexo 01: Autorizacin de retiro de caja chica
Anexo 02: Declaracin jurada de gastos
Anexo 03: Rendicin del fondo para caja chica
Anexo 04: auxiliar de control del fondo para caja chica

11.3.
La presente directiva entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin
mediante Resolucin.

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ANEXO N 01
AUTORIZACIN DE RETIRO DE CAJA CHICA
Yo,
he recibido del fondo fijo para caja chica de la Unidad de Tesorera de la Municipalidad Distrital
de Secclla, la cantidad de : ..y 00/100 nuevo
soles, importe que se utilizar para atender los gastos que detallo a continuacin:
CONCEPTO DE HABILITACIN especifica de gasto)

Fecha de rendicin: ../. /.


En caso de incumplimiento en la presentacin de la rendicin documentada en un plazo mximo
de 02 das hbiles, el suscrito AUTORIZO a la oficina de tesorera, personal y/o logstica para el
descuento de mis remuneraciones correspondiente al mes de:..
Secclla, .. de del 2015

.
Firma y posfirma
Jefe inmediato superior
Solicitante

Recib conforme
DNI N..
Apellidos:.
Nombres:.
Cargo:..
Oficina:
Cel:.RPM:
AUTORIZACIN DEL EGRESO DE FONDO EN
CASO DE INCUMPLIMIENTO

VB tesorero

..
VB Gerencia Municipal

ANEXO 02
DECLARACIN JURADA
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Yo
, con DNI N. Trabajador y/o autoridad de la Municipalidad Distrital de Secclla
como
Declaro bajo juramento que los gastos efectuados en el desempeo y/o acciones de
, llevado a cabo en la ciudad..haber realizado los gasto, de los
cuales no me fue posible obtener los comprobantes de pago correspondientes; los mismo que
detallo a continuacin:
N

FECHA

DESCRIPCIN

IMPORTE

CLASIFICADOR

TOTAL
S/.
En fe de lo cual firmo la presente declaracin jurada.
Secclla, de.. del 2015.

.
Firma del trabajador
(sello Post firma)
DNI N

..
VB de Gerencia Municipal

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