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Corresponde a la Resolucin Administrativa No

006/2013

REGLAMENTO ADMINISTRATIVO
PARA EL MANEJO DE FONDOS
CON CARGO A CUENTA
DOCUMENTADA O FONDOS EN
AVANCE

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

INDICE

Captulo
I.
Artculo 1.
Artculo 2.
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo

3.
4.
5.
6.
7.

Disposiciones Generales.

Concepto Cargos de Cuenta Documentada y/o Fondos en Avance


Consideraciones Generales para la Aplicacin de los Cargos
de Cuenta Documentada y/o Fondos en
Avance Objetivo del Reglamento
Marco Legal
Disposicin Interna
Alcance del Reglamento
Responsables

3
3

Captulo
Disposiciones Administrativas.
II.
Artculo 8.
Autorizacin
Artculo 9.
Cuanta y Certificacin Presupuestaria
Artculo
Aplicacin de Fondos.
10.
Captulo
Informes de Ejecucin y Aprobacin.
III.
Artculo
Perodo de Descargo
11.
Artculo
Informe de Descargo
12.
Artculo
De la Recepcin del Descargo
13.
Artculo
Del Informe de Recepcin del Descargo
14.
Artculo
De las acciones por incumplimiento de los descargos
15.
Artculo
De las acciones de cierre de gestin
16.
Captulo IV. Prohibiciones y Sanciones
Artculo
De la Ejecucin de la Cuenta
17.
Artculo
De las Sanciones
18.
Captulo V. Consideraciones Finales
Artculo 19.

De la naturaleza del Fondo

Procedimientos
Glosario de Trminos Tcnicos

4
4
5
5
6
6
6
7
7
7
7
7
8
8
9
9
10
10
10
11
11
12
30

REGLAMENTO ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO DE


FONDOS CON CARGO A CUENTA DOCUMENTADA O
FONDOS EN AVANCE

CAPITULO I
DISPOSICIONES
GENERALES
ARTCULO 1.- (CONCEPTO CARGOS DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS EN
AVANCE)
Se define como Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance, la entrega de
fondos en efectivo y en moneda nacional con cargo a rendicin a un Servidor Pblico
(personal permanente), formalmente autorizado por el responsable de la Unidad
Solicitante, cuyo fin es el de salvar contingencias emergentes de su funcionamiento
operativo y que corresponda a pagos en efectivo de los requerimientos de inmediata
ejecucin.
ARTCULO 2.- (CONSIDERACIONES GENERALES PARA LOS CARGOS DE CUENTA
DOCUMENTADA O FONDOS EN AVANCE)
La administracin de recursos de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance
deber cumplir los siguientes criterios:
a) La asignacin de recursos se otorgar previa justificacin a travs de
Informe Tcnico de la Unidad Solicitante que establezca la relevancia,
pertinencia y oportunidad del requerimiento.
b) Debe facilitar el cumplimiento de actividades previstas dentro de las reas
organizacionales solicitantes que no estn contempladas dentro de los
procedimientos normales.
c) Debe otorgarse con carcter excepcional, considerando la naturaleza de la
contratacin, pago, que los recursos de gastos estn correctamente
presupuestados y asignados dentro de la programacin financiera anual y
que su aplicacin se ajuste al procedimiento contable de rutina.
d) Los requerimientos realizados dentro de esta modalidad de gasto deben
estar previstos dentro del marco competencial definido en su Manual de
Organizacin y Funciones.

e) Corresponden a la ejecucin de gastos autorizados y presupuestados con la


finalidad de facilitar el cumplimiento de plazos y asegurar oportunidad
operativa.

f)

Las Certificaciones Presupuestarias definen con claridad el gasto y las


partidas que corresponden, mismas que guardarn relacin con el objeto del
requerimiento, por lo que no todos los Cargos de Cuenta Documentada
tendrn una Partida de Gasto nica.

g) Los servidores pblicos que administren Cargos de Cuenta Documentada o


Fondos en Avance, as como los que autorizan el gasto deben tener en
cuenta que estos recursos solo se pueden gastar en las partidas
autorizadas segn el objeto de la Cuenta.
h) Se asume que dentro del POA de cada Unidad Solicitante se tiene previstas
las actividades y objeto de gasto, por lo que el Cargo de Cuenta
Documentada o Fondos en Avance debern ser utilizados de forma eventual
y excepcional.
ARTCULO 3.- (OBJETIVO DEL REGLAMENTO)
-

Reglamentar la administracin de los fondos otorgados en calidad de Cargos de


Cuenta Documentada o Fondos en Avance y establecer los procedimientos de
descargo de cuentas.

Facilitar el seguimiento al cumplimiento de los tiempos de descargo de


conformidad a los procedimientos de control interno.

Establecer los lineamientos generales para la aplicacin de las acciones que exijan
el cumplimiento de los descargos.

Facilitar la continuidad de las operaciones contables y de seguimiento para el


manejo de los Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance.

ARTCULO 4.- (MARCO LEGAL)


La base legal del presente Reglamento es la siguiente:
-

Ley N 1178, de Administracin y Control Gubernamentales, de 20 de julio de


1990.
Decreto Supremo No 23318 A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el
Reglamento de Responsabilidad por la funcin pblica y Decreto Supremo No
26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica.
Ley N 2027, Estatuto del Funcionario Pblico, de octubre de 1999.
Ley N 2104, Modificatoria a la Ley 2027, de 21 de junio de 2000.

Decreto Supremo N 0181, Normas Bsicas de Administracin de Bienes y


Servicios, de 28 de junio de 2009.

Ley N 004, Ley de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e


Investigacin de Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz, de 31 de marzo de
2010.
Ley N 031, Ley Marco de Autonomas y Descentralizacin Andrs Ibez, de
19 de julio de 2010.
Ley N 045, Ley contra el Racismo y toda forma de Discriminacin, de 8 de
octubre de 2010.
Ley N 243, de 28 de mayo de 2012, Ley Contra el Acoso y Violencia Poltica
hacia las Mujeres.
Ley Departamental N 06, Estructura de Cargos y Escala Salarial, del 4 de
noviembre del 2010
Ley Departamental N 58, Estructura de Cargos y Escala Salarial, de 10 de
agosto del 2012. (Complementaria del Decreto Departamental N 06).
Decreto Departamental N 010/2011 Reorganizacin de la Estructura
Organizacional y Administrativa Transitoria del rgano Ejecutivo del Gobierno
Autnomo Departamental.
Manual de Organizacin Gobernacin del Departamento de Tarija.
Manual de Organizacin y Funciones de la Secretaria Departamental de
Hacienda.
Otras disposiciones relacionadas al manejo de Cargos de Cuenta Documentada
o Fondos en Avance.

ARTCULO 5.- (DISPOSICIN INTERNA)


El presente Reglamento se aprobar a travs de Resolucin Administrativa de la
Gobernacin del Departamento de Tarija, previa emisin de los Informes Tcnico y Legal
de la Secretaria Departamental de Hacienda y el correspondiente Informe Tcnico de la
Direccin de Desarrollo Institucional.
ARTCULO 6.- (ALCANCE DEL REGLAMENTO)
El presente Reglamento es de uso y aplicacin exclusiva para las unidades operativas
dependientes de la Gobernacin del Departamento de Tarija (Secretaras
Departamentales, Direcciones, Unidades Seccionales, Servicios Departamentales,
Programas y Proyectos) y de cumplimiento obligatorio para los servidores pblicos
responsables de la administracin de recursos de Cargos de Cuenta Documentada o
Fondos en Avance.

ARTICULO 7.- (RESPONSABLES)


Son responsables del cumplimiento del presente reglamento las siguientes instancias:
-

Secretario Departamental de Hacienda.- Que aprobar para el Nivel Central, la


asignacin de recursos dentro de la modalidad de gasto descrita en el presente
reglamento a travs de instructivo.

Ejecutivos Seccionales de Desarrollo.- Que aprobarn dentro de su rea


territorial, la asignacin de recursos en el marco de las disposiciones descritas
en el presente reglamento.

Directores de Unidades Desconcentradas.- Qu aprobarn la asignacin de


recursos en el marco de las disposiciones descritas en el presente reglamento.

Secretarios Departamentales, Directores, Programas y Proyectos.- Que


supervisan la aplicacin y el descargo del Cargo de Cuenta Documentada o
Fondos en Avance.

Director de Finanzas.- Que es responsable de la difusin y aplicacin del


presente Reglamento.

Responsables de las reas financieras y contables de las Unidades


Organizacionales Desconcentradas de la Gobernacin del Departamento de
Tarija.- Que son responsables de la aplicacin de estos gastos.

Servidor Pblico Responsable del Cargo de Cuenta Documentada o Fondo en


Avance (cuentadante).- Que es responsable de la ejecucin del gasto y del
correspondiente descargo.

CAPITULO II
DISPOSICIONES
ADMINISTRATIVAS
ARTCULO 8.- (SOLICITUD DE CARGOS DE CUENTAY/O FONDOS EN AVANCE).
La solicitud de recursos de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance deber
considerar la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Informe Tcnico de necesidad del gasto


Nota de Solicitud firmada por el responsable de la Unidad Solicitante.
Objeto del Cargo de Cuenta.
Fecha.
Presupuesto por objeto de gasto.
Certificacin presupuestaria

g)

Nombre del Servidor Pblico Responsable del Cargo de Cuenta Documentada


o Fondos en Avance (cuentadante)

ARTCULO 9.- (CUANTA)


Se establece como montos autorizados dentro de la modalidad de Cargos de Cuenta
Documentada o Fondos en Avance, los montos que sean iguales o menores a Bs.
20.000 (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).
ARTCULO 10.- (APLICACIN DE FONDOS)
La aplicacin de los Fondos en Avance o Cargos de Cuenta Documentada se realizar
exclusivamente al objeto del gasto registrado en la solicitud y deber corresponden a
la naturaleza de las funciones del rea organizacional que refrenda la solicitud.

CAPITULO III
INFORMES DE EJECUCION Y
APROBACIN ARTCULO 11.- (PERIODO DE DESCARGO)
El tiempo mximo previsto para el descargo del Cargo de Cuenta Documentada o
Fondos en Avance es de treinta (30) das hbiles, tiempo que deber ser computable a
partir de la fecha de entrega del fondo.
La ampliacin del plazo de presentacin del descargo podr considerarse solo en las
siguientes situaciones:
1. El Informe de Descargo est observado, por lo que se otorgar un plazo
adicional de cinco das hbiles para su ajuste y rectificacin.
2. El servidor pblico responsable de la administracin del fondo, considere
insuficiente el tiempo otorgado para el cumplimiento de su descargo, por lo que
podr presentar solicitud de ampliacin de descargo (hasta un mximo de cinco
das hbiles) debidamente sustentada a la Secretara Departamental de
Hacienda (Ejecutivo Seccional de Desarrollo, Director de Servicio).
Concluido el trmino concedido ms la ampliacin solicitada los descargos observados
y no presentados debern ser considerados cuentas por cobrar.
ARTICULO 12.- (DEL INFORME DE DESCARGO)
El Informe de Descargo debe comprender:

Detalle de las actividades realizadas


Justificacin de los gastos realizados

Hojas de asistencia, si se tratase de seminarios, talleres y similares, con fechas


y caractersticas de los eventos realizados.
Informacin tcnica y administrativa que fundamente las actividades realizadas.

El Informe de Descargo deber ordenarse de conformidad al monto asignado y


ajustarse a los procedimientos establecidos en el anexo del presente Reglamento.
ARTICULO 13.- (DE LA RECEPCIN DEL DESCARGO)
Se presentar el Informe de Descargo a la Secretara Departamental de Hacienda
(Ejecutivo Seccional de Desarrollo, Director de Servicio), procedindose a la revisin de
la ejecucin de la Cuenta Documentada de acuerdo a lo siguiente:

Revisin de la ejecucin de conformidad al objeto de gasto y destino de los


recursos, sustentada en la solicitud de apertura de Cargo de Cuenta
Documentada o Fondo en Avance.
Apropiacin correcta de los gastos en cada una de las partidas presupuestarias.
Verificacin de las facturas y documentos originales de sustentacin del gasto
(se debe considerar la presentacin de las facturas dentro del mes en el que se
realiz el gasto).
Verificacin de los depsitos realizados por saldos no utilizados, segn boleta
bancaria.

Una vez verificada la documentacin, el tcnico responsable de la revisin de los


Cargos de Cuentas en un tiempo mximo de diez das calendario proceder a emitir
Informe sin Observacin y/o Informe con Observacin segn corresponda.
ARTICULO 14.- (DEL INFORME DE RECEPCIN DEL DESCARGO)
Corresponder Informe con Observaciones en las siguientes situaciones:

Cuando la ejecucin de los descargos no tengan relacin con el objeto solicitado


en la apertura de la cuenta y destino de los recursos.
Cuando la documentacin no cumpla con los requisitos establecidos en el
presente Reglamento.
Cuando el legajo de descargo no presente las firmas los responsables de las
reas organizacionales (Secretario Departamental, Director, Director del
Servicio, Programa o Proyecto, Ejecutivo Seccional de Desarrollo; segn
corresponda).

No se adjunte la correspondiente Factura, emitida en las fechas de ejecucin del


gasto.
Los gastos no estn sustentados por las facturas y pagos impositivos segn
corresponda.

Estas situaciones ocasionarn Informe de Recepcin de Descargo con Observaciones,


donde el Tcnico Responsable de la revisin de Cargo de Cuenta, a travs del Director
de Finanzas, devolver el legajo al Titular de la Unidad Solicitante encargado de
supervisar la aplicacin y descargo del cargo de cuenta y derivar al responsable del
manejo de la cuenta, solicitando en detalle la documentacin adicional faltante y
establecindose un plazo de cinco das hbiles para la complementacin del descargo.
El Director de Finanzas (o responsables del rea financiera contable de la Unidad
Seccional y/o Servicio Departamental) har llegar una copia de la nota de devolucin
del legajo al Tcnico Responsable de la revisin del Cargo de Cuenta para el cmputo
del tiempo de descargo.
Corresponder Informe de recepcin sin observaciones

Cuando la documentacin o legajo no genere las observaciones anteriormente


sealadas, para cuyo efecto deber emitirse Informe de Recepcin sin
Observacin por parte del Tcnico Responsable de la revisin.

Este Informe se adjuntar al Comprobante de Contabilidad para la continuacin del


proceso de contabilizacin de cierre y se emitir una copia del mismo al cuentadante.
ARTCULO 15.- (DE LAS ACCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LOS DESCARGOS)
Los incumplimientos de los procedimientos y plazos establecidos dentro del manejo de
Fondos en Avance y/o Fondos con Cargo de Cuenta Documentada, generan
responsabilidad segn lo establecido en las normas legales en actual vigencia.
Identificados los incumplimientos, segn reporte tcnico la Direccin de Finanzas y sus
similares dentro del Nivel Territorial y Desconcentrado, notificarn al Titular de la
Unidad Solicitante (Secretario Departamental, Director, Director de Servicio, Programa
o Proyecto o Ejecutivo Seccional de Desarrollo, segn corresponda) y al responsable de
la Cuenta Documentada o Fondos en Avance el incumplimiento incurrido, haciendo
conocer a los interesados la remisin del Informe a los niveles responsables de control
de Auditora Interna.
ARTCULO 16.- (DE LAS ACCIONES DE CIERRE DE GESTIN)

Las reas responsables del control de los Fondos en Avance, de conformidad a los
instructivos del cierre de la Gestin Contable, procedern a la rendicin de cuentas
afectando los gastos en las partidas presupuestarias correspondientes de todos
aquellos descargos sin observacin.

Los saldos no descargados se contabilizarn como Cuentas por Cobrar y la


documentacin deber ser remitida a las instancias que correspondan (Jurdica
Auditora Interna) para la aplicacin de los procesos por incumplimiento a la
responsabilidad por la funcin pblica.

CAPITULO IV
PROHIBICIONES Y
SANCIONES
ARTICULO 17.- (DE LAS PROHIBICIONES)
Se establecen las siguientes prohibiciones para la ejecucin de los recursos:
-

Reconocer compromisos asumidos por un monto superior al desembolsado.

Uso de los fondos para pago de Bienes y Servicios no reconocidos por el Estado,
como ser: Clnicas, atenciones, obsequios, premios, salutaciones, condolencias y
padrinazgos, ayudas econmicas, subsidios, subvenciones, donaciones o cualquier
otro gasto extra presupuesto.

Aperturar otro Cargo de Cuenta Documentada o Fondo en Avance para aquel


servidor pblico que tenga pendiente un cargo anterior.

Aplicar los recursos de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance para el


pago de Planillas de Haberes, viticos y pasajes.

Fraccionamiento de facturas.

ARTICULO 18.- (DE LAS SANCIONES)


Los responsables de la administracin de los recursos entregados dentro de la
modalidad de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avances sern pasibles a
sanciones disciplinarias por incumplimiento a las disposiciones contenidas en el
presente Reglamento dentro del marco de las disposiciones y principios de la Ley N
004, Ley de Lucha Contra la Corrupcin, Enriquecimiento Ilcito e Investigacin de
Fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz.

CAPITULO V
CONSIDERACIONES
FINALES
ARTCULO 19.- (DE LOS LMITES DEL CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA O
FONDO EN AVANCE).El presente Reglamento solo estable la asignacin de Fondos en Avance hasta Bs.
20.000.- por lo que de asignarse montos superiores, la administracin, aplicacin y
ejecucin de los mismos deber ajustarse a los procedimientos establecidos dentro de
las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y ser
autorizados por el Gobernador del Departamento de Tarija mediante Resolucin
expresa.

PROCEDIMIENTOS

Hoja N 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE
APERTURA DE CARGO DE CUENTA

N Procedimiento: 1
N Actividades

DOCUMENTADA O FONDOS EN AVANCE


1
1
Procedimiento:

Apertura de Cargo de Cargo de Cuenta Documentada o Fondos en


Avance
Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

Corresponde al
Sistema:
Objetivo:
Operativizar y atender actividades especiales e
inmediatas, contempladas en el POA de cada
Unidad Solicitante, mediante la Apertura
contable de un Cargo de Cuenta Documentada
o Fondo en Avance.

Caractersticas:
Rene los documentos oficiales necesarios que los
niveles organizacionales autorizados elaboran para
solicitar, verificar, aprobar, instruir y efectuar el
registro contable del Cargo de Cuenta Documentada
o Fondo en Avance.

Responsables: Unidades Solicitantes, Secretara Departamental de Hacienda, Secretarios


Departamentales, Directores de Servicios, Programas y Proyectos, Ejecutivos Seccionales de Desarrollo,
Gobernador del Departamento.
Ac
Docume
Descripcin de la Actividad
Responsabl
ti
nto
e
v

Utiliza

La Unidad Solicitante considera la necesidad de


apertura de Cargo de Cuenta Documentada,
verifica el registro de las actividades dentro del
POA, considera niveles de autorizacin y escala de
cuanta aprobada. Emite Nota de solicitud de
aprobacin en Original y Copia y remite:
Antecedentes
requerimiento,
desglosado en
del
servidor
administracin

Ac
ti
v

que sustenten la necesidad del


registro en el POA, monto requerido
partidas presupuestarias y nombre
pblico
responsable
de
la
del fondo.

Recibe Nota de Solicitud y antecedentes de


Apertura de Cargo de Cuenta, considera la
necesidad, autoriza y/o rechaza a travs de
instructivo:

En caso de haber sido rechazada u observada la


solicitud, recibe documentacin adicional que
sustenta el requerimiento y emite documento de

Procedimiento de Apertura de Cargo de Cuenta


Documentada o Fondos en
Avance
Descripcin de la Actividad

Unidades
Solicitantes:
Secretaras
Departamentales
, Servicios,
Programas y
Proyectos;
Unidades
Seccionales

Secretario
Departamental
de Hacienda
Ejecutivo Seccional
Director de
Servicio, Programa
o Proyecto
Secretario
Ejecutivo Seccional
Director de
Servicio, Programa
o Proyecto

Responsabl
e

Carta oficial de
solicitud de
Apertura de
Cargo de
Cuenta
Documentada
Original
Dirigida a la
Instancia
correspondiente
Copia Archivo
de la Unidad
Solicitante
Instructivo
Original
Legajo Copia
Servidor
Pblico Resp.
Del Fondo.
Circular
Interna

Hoja N 2
de 3
Docume
nto
Utiliza

Instruye procesar Certificacin Presupuestaria y


elaborar Informe de Contabilidad y situacin de
Cargos pendientes.

Recibe instruccin y remite a Presupuestos para


procesar la Certificacin Presupuestaria y a
Contabilidad para elaborar el
Informe
de
Contabilidad.

Procesa Certificacin de Partida Presupuestaria

Secretario
Departamental
de Hacienda,
Responsables
del rea
Financiera y
Contable

Circular
Interna

Director de
Finanzas
Responsables de
Presupuestos y
Contabilidad

Circular
Interna

Responsable
de
Presupuestos
.
7

Elabora Informe de Contabilidad

Responsable
de
Contabilidad
8

Valida la Informacin correspondiente a la


Certificacin
Presupuestaria,
Informe
de
Contabilidad y Autorizacin e instruye la
liquidacin.
Jefe de
Contabilidad y
Tesorera

Procesa
Egreso,

14

Comprobante

de

Contabilidad

Certificacin
presupuestaria.
Original Legajo
de
Requerimiento
Informe de
Contabilidad
Original
Legajo Copia
Archivo
Contabilidad
Legajo del
Requerimiento.
Carta de
Solicitud.
Antecedentes
Documento de
Aprobacin.
Certificacin
Presupuestar
ia. Informe
de
Contabilidad

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

afecta el sistema contable, registra la operacin y


requiere firmas. Se aplica Formulario de Cargo de
Cuenta.

Ac
ti
v

Procedimiento de Apertura de Cargo de Cuenta


Documentada o Fondos en
Avance
Descripcin de la Actividad

Hoja N 3
de 3
Responsabl
e

Docume
nto
Utiliza

1
0

Procesa Cheque, requiere firmas y entrega al


servidor pblico:
-

1
1

Contabilida
dTesorera

Cheque
Copia del Formulario de Apertura de Cargo
Reglamento de Fondos en Avance

Comprobante
de
Contabilidad
.

Se archiva transitoriamente el Legajo de la


Operacin Contable.
FIN DEL PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CARGO
DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS EN AVANCE.

N
Actividades
: de elaboracin:
Fecha

Procedimiento Concluido
Fecha de
Aprobacin:

(sello fechador)
Nota: Las operaciones contables solo estn representadas referencialmente.

rea responsable de
actualizacin:
Direccin de Desarrollo

N Orden:

APERTURA DE CARGO DE CUENTA


DOCUMENTADA

Gestin:

FORM ACD-01
rea solicitante:
Servidor

Nombre(s)

Ap. Paterno

Ap. Materno

Carnet
Identidad

Pblico
responsable
del
Declaro, que en la fecha he recibido de la Gobernacin del Departamento de Tarija, la suma de: Bs. . . . . . . . . . . (. . . . . . . . . .
...........
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .00/100 Bolivianos), Segn Comprobante de Cuenta documentada N. . . . . . . . . . . .
Gestin . . . . . . . , para realizar los siguientes gastos:
PARTIDA
OBJETO DEL
GASTO

IMPORTE (Bs)

TOT
AL
Me comprometo a presentar el descargo respectivo a la Secretara Departamental de Hacienda de la
Gobernacin del Departamento de Tarija (Unidades Administrativas de Servicios Departamentales, Programas,
Proyectos o Unidades Seccionales), con la documentacin autntica y fidedigna de acuerdo a preceptos
legales en vigencia, en el plazo mximo de Treinta (30) das hbiles a partir de la fecha, que podr tener una
prrroga de mximo Cinco (5) das hbiles por motivos justificados.
Si no presentase el descargo mencionado en el trmino estipulado o en la prrroga obtenida, me confieso
deudor de la cantidad recibida o saldo resultante que devolver a la Gobernacin del Departamento a simple
notificacin, sujetndome en caso contrario a las sanciones de Ley, declarando conocer las reglamentaciones
vigentes sobre manejo de fondos fiscales.
Para el fiel cumplimiento de lo estipulado, afianzo esta obligacin con todos mis bienes habidos y por haber.
Tarija,. . . . . de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
......................
DEUDOR

PARA CONOCIMIENTO DEL DEUDOR


1ro. Los fondos entregados deben invertirse precisamente en el objeto que se indica, lo contrario significar malversacin
2do. La Gobernacin del Departamento, no reconoce saldos acreedores, por consiguiente no debe erogarse mayor suma q
3er. Todo saldo sobrante debe devolverse a la Gobernacin del Departamento, acompaando el recibo de depsito bancar

.......................
Director de Finanzas
(o responsables del rea financiera contable segn corresponda)
Original - Trmite, Copia 1 - Servidor pblico

...................
Secretario Dptal de Hac

(Ejecutivo Seccional Direc

Hoja N 1 de 2
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL CARGO
DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS
EN AVANCE

N Procedimiento: 2
N Actividades
5

Procedimie
Ejecucin del Cargo de Cuenta Documentada o Fondos en Avance
nto:
Correspon
Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
de al
Sistema:
Objetivo:
Caractersticas:
Establecer los procedimientos necesarios para la
El responsable del Cargo de Cuenta, aplica
aplicacin de los fondos otorgados en los fines
internamente los procedimientos establecidos para
previstos en el objeto del gasto autorizado.
la ejecucin del monto otorgado, sin que sea
necesario requerir cotizaciones, cuando se trate de
montos iguales o inferiores a Bs. 20.000.Responsable: Servidor Pblico Responsable de la Apertura del Cargo de Cuenta Documentada.
Ac
ti
v

Descripcin de la Actividad

Responsabl
e

Docume
nto
Utiliza

(Viene del procedimiento Apertura de Cargo de


Cuenta Documentada paso 10.)
1

Recibe
el
cheque
del
Cargo
de
Cuenta
Documentada e inicia la aplicacin de los fondos
para atender requerimientos internos expuestos en
su programa/plan de trabajo.

Elabora la Orden de Compra o de Trabajo segn


corresponda, de conformidad a los datos y
caractersticas requeridas por el solicitante. Valida
Orden de Compra/Trabajo.

Cancela la adquisicin y recibe la Factura verificando


el registro del NIT de la Gobernacin y datos
necesarios.
Rene en un legajo clasificando todos los
formularios, actas, facturas, listas, firmas de
asistencia y otros que respalden la adquisicin de
bien y/o servicio para continuar con el procedimiento
de Descargo o Rendicin de Cargo de Cuenta
Documentada.

Servidor Pblico
a cargo de la
Cuenta
Documentada
Servidor pblico
a cargo de la
Cuenta
documentada

Formulario.
Orden
de
Compra / Trabajo
(1)
Original

Servidor pblico
a cargo de la
Cuenta
documentada

Factura

Legajo:
Orden de
C. Orden
de T.
Facturas
Hojas de

Corresponde a la Resolucin
Administ

ratFivEaCHNAo E
0M06IS/I20N13

archiva transitoriamente la documentacin.

20

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

ORDEN DE COMPRA
ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE
CUENTA

Seores: (Nombre o Razn Social del Proveedor)

Direccin:

Persona Contacto:
Telef./Fax:

Plazo de entrega:

Agradecemos a Uds. proveernos los bienes y/o servicios detallados a continuacin:


La factura deber detallar los bienes y/o servicios adquiridos y el NIT del Gobierno Autnomo
Departamental de Tarija # 178928029
CANTID

DESCRIPCION

AD

DEL BIEN Y/O


SERVICIO

PEDID

PRECIO Bs.
UNIT

TOTAL

COSTO TOTAL:
LITERAL:

Aprobacin del Inmediato

Superior Nombre y Firma

Hoja N 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE RENDICION DE CARGOS
DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS

N Procedimiento: 3
N Actividades

1
6
Rendicin de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance

EN AVANCE
Procedimiento:

Corresponde al
Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Sistema:
Objetivo:
Caractersticas:
Ordenar
la
documentacin
de
descargo
La
informacin
que
alimenta
este
estableciendo un legajo en forma cronolgica y
procedimiento se encuentra descrita en los
sistemtica de manera que se exponga claramente
procedimientos anteriores.
los gastos realizados en las partidas presupuestarias
aprobadas.

21

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

Responsable: Servidor pblico a cargo de la Apertura de Cuenta Documentada.


Ac
ti
v.

Responsa
ble

Descripcin de la Actividad

Docume
nto
Utiliza

Viene del Procedimiento Ejecucin del Cargo de


Cuenta Documentada Actividad 5.

Procesa
Informe
de
Rendicin
de
Documentada, en original, copia 1, copia 2.

Adjunta documentacin de conformidad al proceso


ejecutado.

Valida la informacin, firma nota y remite al inmediato


superior para su aprobacin.

Cuenta

Jefe de la Unidad Solicitante considera informe, revisa,


valida el mismo y emite Nota a la Secretara
Departamental de Hacienda (Responsable de Finanzas
segn el rea organizacional) en Original y Copia.
Adjunta Legajo y detalle del mismo en la nota de
remisin.

Servidor
pblico a
cargo de la
Cuenta
Documentad
a.
Servidor
pblico a
cargo de la
Cuenta
Documentad
a.

Jefe
Unidad
Solicitant
e

Informe
Original legajo
de Descargo.
Copia 1 Archivo
Unidad
Solicitante Copia
2.
Servidor
Pblico Resp.

Legajo de
Ejecucin del
Fondo.
Nota de
remisin.
Original SH.
Copiaarchivo unidad
solicitante

22

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

Corresponde a la Resolucin Administrativa No


006/2013
Procedimiento de Rendicin de
Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en
Avance
Descripcin de la Actividad

Ac
ti
v
5
-

Recibe Nota de presentacin de Informe de Descargo


de Cargo de Cuenta y Legajo consistente en:
Carta a Secretara Deptal. de Hacienda.
- Copia Apertura de Cargo de Cuenta.
- Orden de Trabajo /Orden de Compra
- Facturas.
- Lista de Asistentes a Talleres validada
por el Secretario, Director, Gerente o
Ejecutivo Seccional segn
corresponda.
- Acta de Recepcin
- Papeleta de Depsito (cuando

corresponda) Remite a la Direccin de


Finanzas.

Secretara
Departament
al de
Hacienda.
Ejecutivo
Seccional de
Desarrollo

Secretaria
Dptal. de
Hacienda o
puesto
responsable
segn
la
estructura
organizacion
al.

Considera
descargo,
verifica
e
instruye
al
Responsable Contable para la emisin del Informe de
Aprobacin/Observacin.
8

Responsa
ble

Procede a la revisin del


descargo Verifica:
- La ejecucin de conformidad al objeto de
gasto, sustentada en la solicitud de apertura
de Cargo de Cuenta Documentada.
- Apropiacin correcta de los gastos en cada
una de las partidas.
- Verificacin de las facturas y documentos
de sustentacin del gasto.
- Verificacin de los ingresos realizados por
resultado de saldos, segn ingresos
bancarios.
- Firma en los documentos de descargo

23

Hoja N 2 de
3
Docume
nto
Utiliza
Legajo de
documentacin
(1) Original.

Circular
Interna
Legajo.

Circular
Interna
Legajo.

Direccin de
Finanzas. (o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda)

Legajo
de
Descar
go

Responsable
Tcnico para
la revisin de
los Informes
de
Cargos

Reglamento Administrativo para el Manejo de Fondos con


Cargo a Cuenta Documentada o Fondos en Avance

Corresponde a la Resolucin Administrativa No

incompleta o tenga falencias, se006/2013


elabora Informe con
Observacin y devuelve al Servidor Pblico
responsable del Cargo de Cuenta, para que subsane
las mismas.

Tcnico para
la revisin de
los Informes
de
Cargos
de Cuenta.

Original
Servidor
Pblico
Copia 1- Archivo

Ac
ti
v
1
0

1
1

1
2

Procedimiento de Rendicin de
Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en
Avance
Descripcin de la Actividad

Adjunta informacin, ajusta y procesa descargo


(vuelve a la actividad 1 del presente procedimiento).

Elabora Informe sin Observacin, firma, adjunta


legajo y remite a la Direccin de Finanzas.

Recibe, revisa informe, aprueba y firma formulario


Rendicin de Cuentas y Comprobante de
Contabilidad y remite a la Secretara de Hacienda.

Revisa,
firma
Formulario
de
Rendicin
y
Comprobante de Contabilidad y remite a la Direccin
de Finanzas
1
3

1
4

Remite al rea Contable e instruye registro, foliado,


archivo del legajo y entrega del Formulario de
Rendicin de Cuentas Aprobado al responsable del
Cargo de Cuenta.
Entrega formulario
Aprobado.

1
5

de

Rendicin

de

Cuentas

Responsab
le
Responsab
le
ejecucin
del fondo.
Responsable
Tcnico para la
revisin de
los
Informes
de
Cargos
de Cuenta.
Director de
Finanzas o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda

Secretario
Dptal. de
Hacienda
Ejecutivo
Seccional de
Desarrollo
Director de
Finanzas. o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda

Hoja N 3
de 3
Docume
nto
Utiliza
Legajo de
documentaci
n
(1)
Original
Ajustada.
Informe
Original

Legajo Copia
1Servidor
Pblico
Copia 2 Archivo
Legajo de
Descargo
Comprobante
de
Contabilidad
Legajo de
Descargo
Comprobante
de
Contabilidad
Legajo de
Descargo y
Comprobante
de
Contabilidad.
Copia
Formulario de
Rendicin de
Cuentas

Legajo de

1
6

Registro y Archivo documentacin

Responsable

PROCEDIMIENTO
CONCLUIDO
DE
LA
ADMINISTRACIN, EJECUCIN Y DESCARGO DE
RECURSOS DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE
CUENTA.

del Archivo
Contable

N Orden:

DESCARGO O RENDICION DE CARGO DE


CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS
EN AVANCE FORM RCD-02

Gestin:

rea que presenta el descargo:

Servidor Pblico que presenta el Descargo de Cuenta:


Nombr
e(s)

Apellido Paterno y Materno:

Carnet Identidad

Rendicin de Cuentas que presenta el suscrito Servidor pblico, por fondos recibidos de la Gobernacin del
Departamento de Tarija en la Apertura de Cargo de Cuenta Documentada, conforme al siguiente detalle:
IMPORTE
Fecha

CONCE
PTO

CARGO (Bs.)

IMPOR
TE
DESCA
RGO
(Bs.)

TOTAL
Bs.
El detalle de los formularios administrativos y facturas que se adjuntan a la presente
Rendicin de Cuentas son autnticos y corresponden a las partidas que motivaron el pago,
en fe de ello protesto de su veracidad.
Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
......................
DEUDOR
SIGUE AL REVERSO

VIENE DEL ANVERSO

DESCARGO O RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA


Informe tcnico de rea de Contabilidad:
Revisada la documentacin que sustenta la presente Rendicin de Cuentas, se deja constancia de
la conformidad del descargo, de acuerdo a disposiciones legales en vigencia, correspondiendo su
aprobacin por la suma de
Bs. . . . . . . . . . . . . (. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .00/100 Bolivianos)

Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .

.....................................................

Dictamen de Aprobacin:
En atencin al informe tcnico del rea de Contabilidad, se Aprueba el Descargo o Rendicin de Cuentas
presentado por el Servidor pblico citado.

Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
V
B

.......................
Director de Finanzas
Hacienda

............................
Secretario Dptal de

(o responsables del rea financiera contable segn corresponda)


Deptal del Servicio)

(Ejecutivo Seccional Director

GLOSARIO DE TRMINOS
TECNICOS

Glosario de Trminos Tcnicos


Procedimiento
Sucesin cronolgica y secuencial de operaciones administrativas relacionadas entre s,
que describen cada una de las tareas.
Fondos en Avance
Recursos financieros que se entregan en forma excepcional y con la debida justificacin
a un servidor pblico, con la finalidad de atender ciertos pagos autorizados.
Documentos de Respaldo
Constituyen el respaldo documentado de las transacciones registradas en los
comprobantes contables tales como: contratos, facturas, planillas, informes,
autorizaciones escritas, etc.
Rendicin de Cuentas
Es la presentacin de descargos documentados por parte del cuentadante que
evidencian o demuestran el pago o transaccin efectuada en los fines autorizados
dentro de los plazos establecidos.

Nota: Las Unidades Seccionales, Servicios Departamentales, Programas y Proyectos del Nivel
Desconcentrado debern hacer uso de los formularios establecidos ajustando los mismos (cuando sea
necesario) de conformidad a su ordenamiento organizacional, considerando todos los campos establecidos en
los anexos del presente reglamento.

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