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006/2013
REGLAMENTO ADMINISTRATIVO
PARA EL MANEJO DE FONDOS
CON CARGO A CUENTA
DOCUMENTADA O FONDOS EN
AVANCE
INDICE
Captulo
I.
Artculo 1.
Artculo 2.
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
3.
4.
5.
6.
7.
Disposiciones Generales.
3
3
Captulo
Disposiciones Administrativas.
II.
Artculo 8.
Autorizacin
Artculo 9.
Cuanta y Certificacin Presupuestaria
Artculo
Aplicacin de Fondos.
10.
Captulo
Informes de Ejecucin y Aprobacin.
III.
Artculo
Perodo de Descargo
11.
Artculo
Informe de Descargo
12.
Artculo
De la Recepcin del Descargo
13.
Artculo
Del Informe de Recepcin del Descargo
14.
Artculo
De las acciones por incumplimiento de los descargos
15.
Artculo
De las acciones de cierre de gestin
16.
Captulo IV. Prohibiciones y Sanciones
Artculo
De la Ejecucin de la Cuenta
17.
Artculo
De las Sanciones
18.
Captulo V. Consideraciones Finales
Artculo 19.
Procedimientos
Glosario de Trminos Tcnicos
4
4
5
5
6
6
6
7
7
7
7
7
8
8
9
9
10
10
10
11
11
12
30
CAPITULO I
DISPOSICIONES
GENERALES
ARTCULO 1.- (CONCEPTO CARGOS DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS EN
AVANCE)
Se define como Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance, la entrega de
fondos en efectivo y en moneda nacional con cargo a rendicin a un Servidor Pblico
(personal permanente), formalmente autorizado por el responsable de la Unidad
Solicitante, cuyo fin es el de salvar contingencias emergentes de su funcionamiento
operativo y que corresponda a pagos en efectivo de los requerimientos de inmediata
ejecucin.
ARTCULO 2.- (CONSIDERACIONES GENERALES PARA LOS CARGOS DE CUENTA
DOCUMENTADA O FONDOS EN AVANCE)
La administracin de recursos de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance
deber cumplir los siguientes criterios:
a) La asignacin de recursos se otorgar previa justificacin a travs de
Informe Tcnico de la Unidad Solicitante que establezca la relevancia,
pertinencia y oportunidad del requerimiento.
b) Debe facilitar el cumplimiento de actividades previstas dentro de las reas
organizacionales solicitantes que no estn contempladas dentro de los
procedimientos normales.
c) Debe otorgarse con carcter excepcional, considerando la naturaleza de la
contratacin, pago, que los recursos de gastos estn correctamente
presupuestados y asignados dentro de la programacin financiera anual y
que su aplicacin se ajuste al procedimiento contable de rutina.
d) Los requerimientos realizados dentro de esta modalidad de gasto deben
estar previstos dentro del marco competencial definido en su Manual de
Organizacin y Funciones.
f)
Establecer los lineamientos generales para la aplicacin de las acciones que exijan
el cumplimiento de los descargos.
CAPITULO II
DISPOSICIONES
ADMINISTRATIVAS
ARTCULO 8.- (SOLICITUD DE CARGOS DE CUENTAY/O FONDOS EN AVANCE).
La solicitud de recursos de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance deber
considerar la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
CAPITULO III
INFORMES DE EJECUCION Y
APROBACIN ARTCULO 11.- (PERIODO DE DESCARGO)
El tiempo mximo previsto para el descargo del Cargo de Cuenta Documentada o
Fondos en Avance es de treinta (30) das hbiles, tiempo que deber ser computable a
partir de la fecha de entrega del fondo.
La ampliacin del plazo de presentacin del descargo podr considerarse solo en las
siguientes situaciones:
1. El Informe de Descargo est observado, por lo que se otorgar un plazo
adicional de cinco das hbiles para su ajuste y rectificacin.
2. El servidor pblico responsable de la administracin del fondo, considere
insuficiente el tiempo otorgado para el cumplimiento de su descargo, por lo que
podr presentar solicitud de ampliacin de descargo (hasta un mximo de cinco
das hbiles) debidamente sustentada a la Secretara Departamental de
Hacienda (Ejecutivo Seccional de Desarrollo, Director de Servicio).
Concluido el trmino concedido ms la ampliacin solicitada los descargos observados
y no presentados debern ser considerados cuentas por cobrar.
ARTICULO 12.- (DEL INFORME DE DESCARGO)
El Informe de Descargo debe comprender:
Las reas responsables del control de los Fondos en Avance, de conformidad a los
instructivos del cierre de la Gestin Contable, procedern a la rendicin de cuentas
afectando los gastos en las partidas presupuestarias correspondientes de todos
aquellos descargos sin observacin.
CAPITULO IV
PROHIBICIONES Y
SANCIONES
ARTICULO 17.- (DE LAS PROHIBICIONES)
Se establecen las siguientes prohibiciones para la ejecucin de los recursos:
-
Uso de los fondos para pago de Bienes y Servicios no reconocidos por el Estado,
como ser: Clnicas, atenciones, obsequios, premios, salutaciones, condolencias y
padrinazgos, ayudas econmicas, subsidios, subvenciones, donaciones o cualquier
otro gasto extra presupuesto.
Fraccionamiento de facturas.
CAPITULO V
CONSIDERACIONES
FINALES
ARTCULO 19.- (DE LOS LMITES DEL CARGO DE CUENTA DOCUMENTADA O
FONDO EN AVANCE).El presente Reglamento solo estable la asignacin de Fondos en Avance hasta Bs.
20.000.- por lo que de asignarse montos superiores, la administracin, aplicacin y
ejecucin de los mismos deber ajustarse a los procedimientos establecidos dentro de
las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y ser
autorizados por el Gobernador del Departamento de Tarija mediante Resolucin
expresa.
PROCEDIMIENTOS
Hoja N 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE
APERTURA DE CARGO DE CUENTA
N Procedimiento: 1
N Actividades
Corresponde al
Sistema:
Objetivo:
Operativizar y atender actividades especiales e
inmediatas, contempladas en el POA de cada
Unidad Solicitante, mediante la Apertura
contable de un Cargo de Cuenta Documentada
o Fondo en Avance.
Caractersticas:
Rene los documentos oficiales necesarios que los
niveles organizacionales autorizados elaboran para
solicitar, verificar, aprobar, instruir y efectuar el
registro contable del Cargo de Cuenta Documentada
o Fondo en Avance.
Utiliza
Ac
ti
v
Unidades
Solicitantes:
Secretaras
Departamentales
, Servicios,
Programas y
Proyectos;
Unidades
Seccionales
Secretario
Departamental
de Hacienda
Ejecutivo Seccional
Director de
Servicio, Programa
o Proyecto
Secretario
Ejecutivo Seccional
Director de
Servicio, Programa
o Proyecto
Responsabl
e
Carta oficial de
solicitud de
Apertura de
Cargo de
Cuenta
Documentada
Original
Dirigida a la
Instancia
correspondiente
Copia Archivo
de la Unidad
Solicitante
Instructivo
Original
Legajo Copia
Servidor
Pblico Resp.
Del Fondo.
Circular
Interna
Hoja N 2
de 3
Docume
nto
Utiliza
Secretario
Departamental
de Hacienda,
Responsables
del rea
Financiera y
Contable
Circular
Interna
Director de
Finanzas
Responsables de
Presupuestos y
Contabilidad
Circular
Interna
Responsable
de
Presupuestos
.
7
Responsable
de
Contabilidad
8
Procesa
Egreso,
14
Comprobante
de
Contabilidad
Certificacin
presupuestaria.
Original Legajo
de
Requerimiento
Informe de
Contabilidad
Original
Legajo Copia
Archivo
Contabilidad
Legajo del
Requerimiento.
Carta de
Solicitud.
Antecedentes
Documento de
Aprobacin.
Certificacin
Presupuestar
ia. Informe
de
Contabilidad
Ac
ti
v
Hoja N 3
de 3
Responsabl
e
Docume
nto
Utiliza
1
0
1
1
Contabilida
dTesorera
Cheque
Copia del Formulario de Apertura de Cargo
Reglamento de Fondos en Avance
Comprobante
de
Contabilidad
.
N
Actividades
: de elaboracin:
Fecha
Procedimiento Concluido
Fecha de
Aprobacin:
(sello fechador)
Nota: Las operaciones contables solo estn representadas referencialmente.
rea responsable de
actualizacin:
Direccin de Desarrollo
N Orden:
Gestin:
FORM ACD-01
rea solicitante:
Servidor
Nombre(s)
Ap. Paterno
Ap. Materno
Carnet
Identidad
Pblico
responsable
del
Declaro, que en la fecha he recibido de la Gobernacin del Departamento de Tarija, la suma de: Bs. . . . . . . . . . . (. . . . . . . . . .
...........
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .00/100 Bolivianos), Segn Comprobante de Cuenta documentada N. . . . . . . . . . . .
Gestin . . . . . . . , para realizar los siguientes gastos:
PARTIDA
OBJETO DEL
GASTO
IMPORTE (Bs)
TOT
AL
Me comprometo a presentar el descargo respectivo a la Secretara Departamental de Hacienda de la
Gobernacin del Departamento de Tarija (Unidades Administrativas de Servicios Departamentales, Programas,
Proyectos o Unidades Seccionales), con la documentacin autntica y fidedigna de acuerdo a preceptos
legales en vigencia, en el plazo mximo de Treinta (30) das hbiles a partir de la fecha, que podr tener una
prrroga de mximo Cinco (5) das hbiles por motivos justificados.
Si no presentase el descargo mencionado en el trmino estipulado o en la prrroga obtenida, me confieso
deudor de la cantidad recibida o saldo resultante que devolver a la Gobernacin del Departamento a simple
notificacin, sujetndome en caso contrario a las sanciones de Ley, declarando conocer las reglamentaciones
vigentes sobre manejo de fondos fiscales.
Para el fiel cumplimiento de lo estipulado, afianzo esta obligacin con todos mis bienes habidos y por haber.
Tarija,. . . . . de. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
......................
DEUDOR
.......................
Director de Finanzas
(o responsables del rea financiera contable segn corresponda)
Original - Trmite, Copia 1 - Servidor pblico
...................
Secretario Dptal de Hac
Hoja N 1 de 2
PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL CARGO
DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS
EN AVANCE
N Procedimiento: 2
N Actividades
5
Procedimie
Ejecucin del Cargo de Cuenta Documentada o Fondos en Avance
nto:
Correspon
Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
de al
Sistema:
Objetivo:
Caractersticas:
Establecer los procedimientos necesarios para la
El responsable del Cargo de Cuenta, aplica
aplicacin de los fondos otorgados en los fines
internamente los procedimientos establecidos para
previstos en el objeto del gasto autorizado.
la ejecucin del monto otorgado, sin que sea
necesario requerir cotizaciones, cuando se trate de
montos iguales o inferiores a Bs. 20.000.Responsable: Servidor Pblico Responsable de la Apertura del Cargo de Cuenta Documentada.
Ac
ti
v
Descripcin de la Actividad
Responsabl
e
Docume
nto
Utiliza
Recibe
el
cheque
del
Cargo
de
Cuenta
Documentada e inicia la aplicacin de los fondos
para atender requerimientos internos expuestos en
su programa/plan de trabajo.
Servidor Pblico
a cargo de la
Cuenta
Documentada
Servidor pblico
a cargo de la
Cuenta
documentada
Formulario.
Orden
de
Compra / Trabajo
(1)
Original
Servidor pblico
a cargo de la
Cuenta
documentada
Factura
Legajo:
Orden de
C. Orden
de T.
Facturas
Hojas de
Corresponde a la Resolucin
Administ
ratFivEaCHNAo E
0M06IS/I20N13
20
ORDEN DE COMPRA
ADMINISTRACION INTERNA DE CARGO DE
CUENTA
Direccin:
Persona Contacto:
Telef./Fax:
Plazo de entrega:
DESCRIPCION
AD
PEDID
PRECIO Bs.
UNIT
TOTAL
COSTO TOTAL:
LITERAL:
Hoja N 1 de 3
PROCEDIMIENTO DE RENDICION DE CARGOS
DE CUENTA DOCUMENTADA O FONDOS
N Procedimiento: 3
N Actividades
1
6
Rendicin de Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en Avance
EN AVANCE
Procedimiento:
Corresponde al
Sistema de Tesorera, Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Sistema:
Objetivo:
Caractersticas:
Ordenar
la
documentacin
de
descargo
La
informacin
que
alimenta
este
estableciendo un legajo en forma cronolgica y
procedimiento se encuentra descrita en los
sistemtica de manera que se exponga claramente
procedimientos anteriores.
los gastos realizados en las partidas presupuestarias
aprobadas.
21
Responsa
ble
Descripcin de la Actividad
Docume
nto
Utiliza
Procesa
Informe
de
Rendicin
de
Documentada, en original, copia 1, copia 2.
Cuenta
Servidor
pblico a
cargo de la
Cuenta
Documentad
a.
Servidor
pblico a
cargo de la
Cuenta
Documentad
a.
Jefe
Unidad
Solicitant
e
Informe
Original legajo
de Descargo.
Copia 1 Archivo
Unidad
Solicitante Copia
2.
Servidor
Pblico Resp.
Legajo de
Ejecucin del
Fondo.
Nota de
remisin.
Original SH.
Copiaarchivo unidad
solicitante
22
Ac
ti
v
5
-
Secretara
Departament
al de
Hacienda.
Ejecutivo
Seccional de
Desarrollo
Secretaria
Dptal. de
Hacienda o
puesto
responsable
segn
la
estructura
organizacion
al.
Considera
descargo,
verifica
e
instruye
al
Responsable Contable para la emisin del Informe de
Aprobacin/Observacin.
8
Responsa
ble
23
Hoja N 2 de
3
Docume
nto
Utiliza
Legajo de
documentacin
(1) Original.
Circular
Interna
Legajo.
Circular
Interna
Legajo.
Direccin de
Finanzas. (o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda)
Legajo
de
Descar
go
Responsable
Tcnico para
la revisin de
los Informes
de
Cargos
Tcnico para
la revisin de
los Informes
de
Cargos
de Cuenta.
Original
Servidor
Pblico
Copia 1- Archivo
Ac
ti
v
1
0
1
1
1
2
Procedimiento de Rendicin de
Cargos de Cuenta Documentada o Fondos en
Avance
Descripcin de la Actividad
Revisa,
firma
Formulario
de
Rendicin
y
Comprobante de Contabilidad y remite a la Direccin
de Finanzas
1
3
1
4
1
5
de
Rendicin
de
Cuentas
Responsab
le
Responsab
le
ejecucin
del fondo.
Responsable
Tcnico para la
revisin de
los
Informes
de
Cargos
de Cuenta.
Director de
Finanzas o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda
Secretario
Dptal. de
Hacienda
Ejecutivo
Seccional de
Desarrollo
Director de
Finanzas. o
responsables
del rea
financiera
contable
segn
corresponda
Hoja N 3
de 3
Docume
nto
Utiliza
Legajo de
documentaci
n
(1)
Original
Ajustada.
Informe
Original
Legajo Copia
1Servidor
Pblico
Copia 2 Archivo
Legajo de
Descargo
Comprobante
de
Contabilidad
Legajo de
Descargo
Comprobante
de
Contabilidad
Legajo de
Descargo y
Comprobante
de
Contabilidad.
Copia
Formulario de
Rendicin de
Cuentas
Legajo de
1
6
Responsable
PROCEDIMIENTO
CONCLUIDO
DE
LA
ADMINISTRACIN, EJECUCIN Y DESCARGO DE
RECURSOS DE FONDOS EN AVANCE Y/O CARGOS DE
CUENTA.
del Archivo
Contable
N Orden:
Gestin:
Carnet Identidad
Rendicin de Cuentas que presenta el suscrito Servidor pblico, por fondos recibidos de la Gobernacin del
Departamento de Tarija en la Apertura de Cargo de Cuenta Documentada, conforme al siguiente detalle:
IMPORTE
Fecha
CONCE
PTO
CARGO (Bs.)
IMPOR
TE
DESCA
RGO
(Bs.)
TOTAL
Bs.
El detalle de los formularios administrativos y facturas que se adjuntan a la presente
Rendicin de Cuentas son autnticos y corresponden a las partidas que motivaron el pago,
en fe de ello protesto de su veracidad.
Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
......................
DEUDOR
SIGUE AL REVERSO
Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
.....................................................
Dictamen de Aprobacin:
En atencin al informe tcnico del rea de Contabilidad, se Aprueba el Descargo o Rendicin de Cuentas
presentado por el Servidor pblico citado.
Tarija, . . . . . . de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . de . . . . . .
V
B
.......................
Director de Finanzas
Hacienda
............................
Secretario Dptal de
GLOSARIO DE TRMINOS
TECNICOS
Nota: Las Unidades Seccionales, Servicios Departamentales, Programas y Proyectos del Nivel
Desconcentrado debern hacer uso de los formularios establecidos ajustando los mismos (cuando sea
necesario) de conformidad a su ordenamiento organizacional, considerando todos los campos establecidos en
los anexos del presente reglamento.