Módulo 

de Seguimiento y Control
Curso de Especialización de Gerencia de Proyectos
Docente: Cesar B. Cortés ‐ PMP

Curso de Gerencia de Proyectos con PMI®

Noviembre 2012
Módulo de Seguimiento y control

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS - EAN

ESQUEMA GENERAL DEL CURSO

F
U P
N E
D I L J &
M C
A A
N E O I
M N C N C
E I E O E
U I
N C A T N R
T C T R
A
I C I
O
R
R E
C O I O O
E
I O N O L
O N
N

SEGUIMIENTO Y CONTROL
 Procesos de seguimiento y control
 Monitorear y controlar el trabajo
 Realizar control integrado de Cambios
 Informes de desempeño
 Verificar el alcance
 Matriz de trazabilidad de requisitos
 Controlar el alcance
 Mediciones del desempeño del trabajo
 Controlar cronograma
 Información sobre rendimiento del trabajo
 Controlar los costos
 Controlar la calidad
 Informar el desempeño
 Revisiones de documentación
 Administrar adquisiciones
 Administración de reclamaciones

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Seguimiento y Control

Inicio Planeación Ejecución Cierre

MONITOREAR Y CONTROLAR

MONITOREAR Y CONTROLAR

 Proceso con le que se busca asegurar que

el trabajo del proyecto y los entregables se
mantienen alineados con el plan del
Definición

proyecto.

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MONITOREAR Y CONTROLAR
 La importancia de este proceso es reducir las variaciones con
respecto al plan.
 Con el control y seguimiento se identifican problemas que pueden
estar ocultos y se evalúa el desempeño del proyecto.
 También se encuentran las diferencias de lo real con respecto a lo
planeado, inician los cambios.
pto

 Recomendar acciones preventivas

Concep

 Este proceso se ejecuta mientras que se elaboran los productos

entregables.
 Hacer comparaciones con el plan de proyecto y las líneas bases para
evaluar el desempeño
 Asegurar que se implementen únicamente los cambios aprobados
 La CLAVE para hacer el Monitoreo y control, será siempre tener los
estados actuales Vs las líneas base.

MONITOREAR Y CONTROLAR
 Con el análisis de variaciones debemos
decidir si hay que tomar acciones
preventivas o correctivas
pto

g
 Analizar , revisar, monitorear los riesgos
Concep

detectados
 Identificar nuevos riesgos
 También se servirá para proporcionar
información de estado, avance y
proyecciones

QUE CONTROLAMOS?
 Consumo de los recursos críticos.
 Cumplimiento del cronograma.
aciones

 Cambios solicitados y aprobados, ejecutandose

 Actualizaciones del plan del proyecto.
 Los procesos se hacen como se planearon?
 Monitorear los riesgos regularmente.
regularmente
Recomenda

 Actualizar el plan de proyecto regularmente.

 Cumplimiento de entregas parciales e hitos definidos
 Cumplimiento de metas económicas del proyecto
 Facturación

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CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

 Es el proceso de revisión de todos los

cambios solicitados, aprobarlos o
rechazarlos y gestionar los cambios para
Definición

los entregables, los activos de los

procesos de la organización, a los
documentos del proyecto y al plan para la
dirección del proyecto.

REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

 Con este proceso se persigue:

 Mantener la integridad de las líneas base,
incluyendo solo los cambios aprobados
pto

 Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones

preventivas
i y correctivas
i recomendadas.
d d
Concep

 Preservar la integridad del proyecto con los

diferentes cambios.
 Documentar el impacto de los cambios y
de las decisiones del proyecto

GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

 Es un subsistema del S. I. de la gestión de

proyectos que permite cumplir con 3 objetivos
principales:
 Establecer un método progresivo para identificar
sistemáticamente y solicitar cambios a las líneas base
pto

establecidas,
establecidas y para determinar el valor y la eficacia
Concep

de esos cambios,
 Proporcionar oportunidades de validar y mejorar el
proyecto de manera continua, tomando en cuenta el
impacto de cada cambio
 Proporcionar el mecanismo que permita al equipo de
dirección del proyecto comunicar a los interesados, de
manera sistemática, todos los cambios aprobados y
rechazados.

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SOLICITUDES DE CAMBIOS

 Los cambios requeridos para el proyecto deben

ser solicitados formalmente
 Si existe PMIS se deben ingresar por allí.
El gerente del proyecto debe solo evaluar los
pto


impactos asociados al cambio (tiempo
(tiempo, costo
costo, etc.)
etc )
Concep

 Cada solicitud debe ser aprobada o rechazada y

documentada.
 Autorizadores posibles:
 Comité de Control de Cambios
 Comité de Gerencia del proyecto

INFORMES DE RENDIMIENTO
 Avance del cronograma que muestra
información sobre el estado de situación
 Productos completados y pendientes
pto

 Actividades del cronograma que se han

Concep

iniciado y aquellas que se han finalizado

 Resultado de evaluaciones de cumplimiento
de requisitos.
 Ejecución de gastos e ingresos.
 Pronósticos para el resto del proyecto o fase.

VERIFICAR EL ALCANCE

 Proceso que verifica que los entregables

del proyecto se ajustan al alcance
documentado.
pto

 Se chequea completitud
Concep

 Debe participar de este proceso el

Patrocinador, el PM y los usuarios claves
 El objetivo perseguido con el proceso es la
aceptación del cliente.

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VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

 Para efectuar la verificación del alcance

solo se puede hacer con un producto
terminado y debe disponer al menos de:
pto

 Plan de Gestión del Proyecto

Concep

 Documentación de Requisitos
 Matriz de Trazabilidad de Requisitos

 Entregables validados

INSPECCIONES

 La inspección incluye actividades tales

como medir, examinar y verificar para
determinar si el trabajo y los entregables
pto

cumplen con los requisitos y los criterios

Concep

de aceptación del producto.

 Revisiones o revisiones del producto.
 Auditorías

CONTROLAR EL ALCANCE

 Es el proceso por el que se monitorea el

estado del alcance del proyecto y de sus
productos, en él se gestionan cambios a la
Definición

línea base del alcance.

 Involucratodos los cambios solicitados o las
acciones preventivas o correctivas aprobadas
en el CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

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ANALISIS DE VARIACION

 Se utiliza para evaluar la magnitud de la

variación respecto de la línea base original
del alcance.
pto

 Siempre que se hace el análisis de variación

Concep

se compara la línea base con el estado actual.

 Dentro del análisis es importante
 Determinar causas de los problemas identificados.
 Magnitud de las variaciones
 Tomar decisiones sobre acciones a aplicar.

CONTROLAR EL CRONOGRAMA

 Es el proceso por el que se da seguimiento

al estado del proyecto para actualizar el
avance del mismo y gestionar cambios a la
Definición

línea base del cronograma.

CONTROLAR EL CRONOGRAMA

 El control del cronograma como el del

alcance requiere comparar la línea base
contra estado actual, de su desarrollo
pto

podremos:
Concep

 Determinar el avance real ejecutado.

 Influirsobre los factores que crean cambios
en el cronograma.
 Determinar que actividades del cronograma
del proyecto han cambiado.

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SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

 Esta herramienta nos permitirá establecer

eficientemente rutas criticas.
 Evidenciar que tan desplazados en el
pto

tiempo se encuentran los paquetes de

Concep

trabajo y/o sus actividades.

 MS Project
 Primavera

 Open Project

COMPRESIÓN DEL CRONOGRAMA

 Crashing – Mas recursos, pero incrementa

costos
 Fast Tracking – Ejecución de actividades
pto

en paralelo
Concep

REDISTRIBUCIÓN DEL RECURSOS

 Concentrar mas recursos en actividades

críticas.
 Gestionar planes de choque.
pto

 Ampliación del horario.

horario
Concep

 Incorporarequipos de apoyo.
 Jornadas especiales de trabajo intensivo

 Apalancarse en herramientas tecnológicas

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CONTROLAR LOS COSTOS

 Es el proceso que consiste en monitorear

la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar
Definición

Cambios a la línea base de costo.

CONTROLAR LOS COSTOS

 Como es un proceso de control, se

requerirá de la comparación de los costos
planeados con los costos ejecutados.
pto

 El objetivo es mantener los costos del

Concep

proyecto ajustados a la línea base.

 Asegurar que los posibles sobrecostos no
excedan el presupuesto definido para el
proyecto.

TÉCNICA DE VALOR GANADO

 Técnica que permite medir las variaciones

de la ejecución del proyecto integrando la
planeación en la ejecución real con los
pto

costos incurridos para su realización.

Concep

 La metodología también tiene herramietas

para proyectar y pronosticar condiciones
futuras del proyecto.

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ANÁLISIS DE VALOR GANADO

Costo Estimado Final
EAC
Presupuesto Objetivo Reserva Gerencial
BAC
AC

CPI = EV /
TO $$

PV AC
COST

CV
SV SPI = EV /
PV
EV

Punto de Fecha de
Control Terminación

TIEMPO

Análisis de Valor Ganado - César B. Cortés, PMP

AC ETC

EAC

BAC
AC + ETC = EAC

PV
TO
COST
$$

EV
ETC
AC

Punto de Fecha de
Control Terminación

TIEMPO

Denominación Sigla Concepto Formula/Valor

El presupuesto para el 100% del
Budget at Completion BAC N/A
proyecto
Costo total incurrido hasta la fecha de
Actual Cost AC N/A
corte.
Costo para el trabajo que se tiene
Earned Value EV terminado al punto de medición (En N/A
términos de dinero).
Presupuesto del trabajo programado
Planned Value PV a ser completado o ejecutado al final N/A
de un periodo especifico de tiempo.
M di ió d
Medición de lla variación
i ió d de llos
costos. Es la diferencia entre el Earned Value–Actual
Cost Variance CV presupuesto para el trabajo que Cost
debería estar terminado y lo que ha CV = EV–AC
costado realmente.
El índice de desempeño del costo.
Earned Value/
Cost Performance Es un indicador que muestra el
CPI Actual Cost
Index comportamiento de la ejecución frente
CPI = EV/AC
a lo presupuestado.
Medición de la variación del
cronograma. Es la diferencia entre el Earned Value–
Schedule Variance SV presupuesto para el trabajo de Planned Value
debería estar terminado y el costo del SV = EV–PV
trabajo ejecutado y programado

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Análisis de Valor Ganado - César B. Cortés, PMP

Denominación Sigla Concepto Formula/Valor

El Índice de desempeño del
Earned
Schedule Performance cronograma mide el
SPI Value/Planned Value
Index comportamiento de la ejecución
SPI = EV/PV
frente a lo programado.
Estimate at
Es la cifra del costo faltante
Completion–Actual
Estimate to Completion ETC para completar lo que falta del
Cost
proyecto al momento actual.
ETC = EAC–AC
B d t att
Budget
Define el valor total estimado
Completion/Cost
Estimate at Completion EAC del proyecto con el Indice de
Performance Index
desempeño del costo actual.
EAC = BAC/CPI
Budget at
El la variación estimada de Completion–
Variance at Completion VAC sobrecosto del proyecto con Estimate at
relación a lo planeado. Completion
VAC = BAC–EAC

EJEMPLO DEL ANÁLISIS DE VALOR

Análisis de Valor Ganado

EJERCICIO DE VALOR GANADO

 Se desea construir una cerca perimetral de lados
iguales que rodea una casa de campo, la longitud
de cada lado es de 100 metros y el costo/metro
de la cerca es de $ 2000 metro. Los rendimientos
manifestados por el contratista son de 50 mt/día,
mt/día
al final del día 5 Ud. Ha decidido hacer un
seguimiento del proyecto y encuentra los
siguientes resultados.
 Long Terminada: 130 mt
 Total gastado: $ 350.000

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ANÁLISIS DE VALOR GANADO

 Cual es el rendimiento del proyecto.

 Cuanto le costará el proyecto al final.

REALIZAR CONTROLES DE CALIDAD

 Proceso que verifica la conformidad de los

productos y entregables del proyecto con
los estándares de calidad definidos.
Definición

 Esteproceso se ejecuta una vez se ha

producido el primer entregable.

REALIZAR CONTROLES DE CALIDAD

 Este proceso se centra en verificar el cumplimiento
de requisitos del producto, en contraste con el
proceso de QA que se centraba en el proceso.
 El objeto principal del proceso es estableces si los
entregables del proyecto se están desarrollando de
pto

la manera correcta (Correctitud).

(Correctitud)
Concep

 Recuerde que en el proceso de verificar el alcance

se establecía si se estaban haciendo la cosas
correctas (Completitud)
 Puede incluir llevar a cabo acciones para eliminar
las causas de un rendimiento insatisfactorio del
proyecto.

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REALIZAR CONTROLES DE CALIDAD

 Prevención: Proactividad para evitar que se
produzcan errores.
 Inspección: Verifico cumplimiento de condiciones
antes de entregar el producto al cliente.
pto

 Muestreos por atributos: Se establece si el

Concep

producto cumple con los requisitos o no

 Muestreo por variables: Se establece el grado de
conformidad de los requisitos definidos
 Causas especiales: Se tipifican eventos inusuales

DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO

 Ó diagramas de Ishikawa o de espina de pescado.

Tecnología Personas

Causa Sub causa

pto
Concep

Problema

Métodos Materiales Ambiente

DIAGRAMAS DE CONTROL

 Se utilizan para USL

determinar si el proceso _
UCL
está bajo control. X
pto

LCL
 Buscan determinar las LSL
Concep

causas de descontrol.
tiempo
USL - Upper Specification Limit
 Tipos de causas de
UCL - Upper Control Limit
descontrol:
LCL - Lower Control Limit

Special causes LSL - Lower Specification Limit

Random causes X - Mean - Media aritmética

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DIAGRAMAS DE FLUJO

 Representación gráfica
de un proceso.
 Muestran cómo se
interrelacionan los
diversos elementos de
pto

un sistema.
sistema
Concep

 Ayudan a analizar como

se producen los
problemas.
 Ayudan a prever cuáles
pueden ser los
problemas de calidad y
dónde pueden
producirse.

DIAGRAMA DE PARETO
pto
Concep

Al menos el 80% de los problemas se localizan en D y A

DIAGRAMA DE COMPORTAMIENTO

 Es similar al diagrama
de control pero no
muestra los límites de
control superior e
pto

inferior.
Concep

 Muestran tendencias,
variaciones,
deterioros o mejoras
de un proceso.

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DIAGRAMA DE DISPERSION

 Muestra la relación de
dos variables

 Se traza variables
pto

dependientes frente a
Concep

variables
independientes

 Cuanto más próximos

estén los puntos a una
línea diagonal, más
estrechamente estarán
relacionados.

MUESTREO ESTADÍSTICO

 Se toma aleatoriamente
una parte de la
población de interés
para su inspección
pto

 Generalmente se utiliza
Concep

cuando los universos a

evaluar son de
poblaciones muy
grandes.
 El equipo de dirección
del proyecto debe estar
familiarizado las
técnicas de muestreo.

INSPECCIONES
 Una inspección es el
examen del producto
de un trabajo para
determinar si cumple
pto

con las normas

Concep

documentadas.
 Por lo general, los
resultados de una
inspección incluyen
 mediciones y pueden
llevarse a cabo en
cualquier nivel

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INFORMES DEL DESEMPEÑO

 Es el proceso de recopilación y distribución

de la información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de estado, las
Definición

mediciones del avance y las proyecciones.

LO QUE QUIEREN VER LOS INTERESADOS

 Ejecute el plan de comunicaciones.

 Entregue datos precisos de avance sobre
los entregables del proyecto.
pto

 Haga
H g las
l estimaciones
ti i de los
d l tiempos
ti
Concep

restantes y presente la condiciones que

motivaron la condición actual.
 Escuche activamente.

SISTEMAS DE INFORMES
 Un sistema de informes suministra una
herramienta estándar para que el PM
registre, almacene y distribuya a los
interesados información relativa a los costos,
pto

al avance del cronograma y al desempeño del

Concep

proyecto
 Presenta entre otros.
 Ejecucióndel presupuesto.
 Avancedel cronograma
 Rendimientos.
 Seguimiento a los riesgos

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ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES

 Documentos de las adquisiciones

 Registros de respaldo que se usan para
administrar la adquisición.
Ej.: Adjudicación del contrato, enunciado
pto

de
d trabajo
t b j
Concep

 Plan de Gerencia del Proyecto

 Contrato
 Informes de desempeño
 Documentación técnica del producto
 Cambios aprobados

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL

CONTRATO

 Especialmente sobre el manejo

contractual define el procedimiento a
seguir para gestionar una requisición de
pto

cambio del proyecto.

Concep

 Documentos.

 Nivelesde autorización
 Condiciones relevantes a cumplir

REVISIÓN DE EJECUCIÓN DEL CONTRATISTA

Revisión estructurada del progreso realizado por el

vendedor

 Extrictamente con lo definido en el contrato se

pto

podrá hacer verificaciones de cumplimiento en

 Alcance
Concep

 Tiempo
 Costo
 Requisitos de calidad definidos
 Con base en lo anterior se podrán establecer
acciones a seguir para garantizar el éxito de
proyecto.

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RECLAMACIONES

 Desacuerdos generados durante la

ejecución del contrato, generalmente
motivan las reclamaciones por cada un a
pto

de las partes, usualmente asociadas a

Concep

dinero por trabajos ejecutados que no

estaban previstos en el alcance.

ndiente

RECLAMACIONES

 Si las partes no se ponen de acuerdo en la

compensación del reclamo, las diferencias
podrán ser resultas por una tercera parte
pto

nombrada por las involucradas

Concep

inicialmente. (Debe ser definido en el

contrato)

RECLAMACIONES

 Para evitarlas cíñase a lo estipulado en el

aciones

contrato.
 No ce cierre en posiciones arbitrarias,
g
escuche la argumentación de la
Recomenda

contraparte !!!!.
 Desde el inicio estipule condiciones de
aceptación o rechazo de productos y sus
requisitos.
 Documente todo lo anterior.

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