¿CÓMO SER PROVEEDOR?

El Banco W S.A. ofrece a sus proveedores actuales y potenciales un canal de comunicación único, ágil y
transparente, facilitando de este modo la gestión global y centralizada de todas las compras a nivel
regional y nacional.

Creemos que la función de compras y las relaciones con nuestros proveedores son elementos claves en
el ejercicio de nuestra responsabilidad. Por esta razón, buscamos activamente una gestión óptima de los
recursos para minimizar el impacto de nuestras operaciones en el entorno, de esta manera estamos en
continua búsqueda de nuevos proveedores que puedan ser homologados, así como la catalogación de
sus productos y su cobertura geográfica, de forma que sean la primera fuente de información en la
apertura de los procesos de adquisición.

Los beneficios de ser proveedor del Banco W son los siguientes:

 Formar parte del catálogo de proveedores del Banco W. Lo que significa, la posibilidad de ser
seleccionado, como proveedor potencial al cual solicitar una propuesta o petición de oferta para
los procesos de negociación de los productos y/o servicios para los que haya sido previamente
homologado.
 Acceso a la zona privada de compras donde podrá disponer de información sobre:
o Calendarios de publicación y recepción de ofertas así como de las adjudicaciones.
o Procesos de compra en curso.
o Detalles de los pliegos de condiciones específicos.
o Novedades.
o Los datos que el Banco W tiene de su compañía, relevantes para los procesos de negociación y
compra.

Las relaciones con nuestros proveedores son claves en nuestro ejercicio de responsabilidad. Por ello, el
Banco W evalúa de las propuestas obtenidas, no sólo factores económicos, de calidad de producto,
servicios y cobertura geográfica, valores agregados, sino también su integridad y el cumplimiento de sus
obligaciones en todos los ámbitos, especialmente en materia fiscal, laboral, Derechos Humanos y de
protección ambiental. El proceso de adquisición está basado en los principios de objetividad,
transparencia, no exclusividad e igualdad de oportunidades.

La actuación con los proveedores debe orientarse preferentemente a largo plazo, asegurar que se
cumplan los compromisos adquiridos por las partes contratantes y permitir la trazabilidad del proceso
de compra. Para la selección de proveedores, se aplicarán los criterios de concurrencia, objetividad,
profesionalidad, transparencia e igualdad de oportunidades. De igual modo, se aplicarán criterios de
sostenibilidad y se priorizará a los proveedores que tengan un mejor comportamiento en esta materia.

Los procesos de compras deben asegurar la calidad del servicio, en las mejores condiciones (técnicas, de
precio…) y con el mínimo impacto ambiental y preservando la seguridad y la salud de los trabajadores.
La contratación de bienes, productos y servicios se ajustará en todo momento a los criterios de
necesidad, idoneidad y austeridad.

Principios de Actuación con Proveedores

a) Relación de largo plazo y rentable: En las decisiones de compra el Banco W privilegia la relación
comercial y de servicio sustentable en el largo plazo y rentable para ambas partes.

b) Cumplimiento de compromisos: Es intrínseco de la ética empresarial del Banco W el garantizar y

honrar siempre el cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros Proveedores. Con este
propósito los colaboradores que efectúen estos compromisos, escritos o verbales, deben estar
facultados para ello.

c) Transparencia y Objetividad en los procesos de compra: El proceso de compra debe garantizar

absoluta transparencia en la gestión de las compras y objetividad en la toma de decisiones.

d) Igualdad de oportunidades a los Proveedores: Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a

todos los Proveedores para que oferten sus productos o servicios al Banco W en un proceso de compra
determinado.

e) Evaluación del desempeño de Proveedores: Los Proveedores del Banco W deben ser evaluados en su
desempeño como tales de acuerdo a criterios definidos previamente en Acuerdos de Niveles de Servicio
y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio contratado al Proveedor.
Para aquellos Proveedores que obtengan una calificación insuficiente o negativa se deberá tomar acción
de regularización o de término de sus respectivos contratos según corresponda.

f) Formalidad en las relaciones con Proveedores: La relación comercial con Proveedores debe siempre
ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. A los Proveedores se les debe responder con
prontitud y cortesía.

g) Oportunidad de los Pagos: Se debe pagar a los Proveedores oportunamente de acuerdo a las
condiciones pactadas en los respectivos contratos, sin distinción de Proveedor para agilizar y priorizar el
proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor.

h) Escucha a Proveedores: Instalamos la práctica de escuchar en forma sistemática y profesional a los

proveedores, con el propósito de atender sus preocupaciones, sugerencias y reclamos, lo que permite
mejorar continuamente la relación con ellos. Para estos efectos se establecen canales formales de
comunicación.
i) Base de Proveedores acotada: Promovemos el mantener una cantidad óptima de Proveedores por
rubro de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo para la continuidad de
la operación.

POLÍTICA CORPORATIVA

Señor proveedor por favor visite nuestro portal web en la pestaña Nuestra Organización donde
encontrará información acerca de:

 Misión
 Visión
 Historia
 Informe de Sostenibilidad
 Código del Buen Gobierno
 Línea de Transparencia

LÍNEA DE TRANSPARENCIA

El Banco W ha establecido una herramienta de prevención de irregularidades y fraude cuyo objetivo es

proporcionar a los colaboradores y proveedores, los medios para realizar el reporte de irregularidades
sobre los procesos que van en contra del Código de Ética, conducta y régimen sancionatorio, de los
cuales sean testigos o de los cuales tengan sospecha, garantizando su confidencialidad y protección,
bajo estrictas medidas de confidencialidad.

 Línea de Transparencia Banco W

 Línea Gratuita Nacional 018000 117744
 lineadetransparencia@bancow.com.co

PROMESA DE SERVICIO

Bajo la premisa de ser un banco diferente y con la firme convicción que los resultados de una
organización son una consecuencia de cómo se encuentran y se sienten las personas que integran esa
comunidad, la promesa de servicio es un pilar fundamental de la cultura organizacional del Banco W y
toda la comunidad asociada al mismo deberá incorporar en su accionar.

En consecuencia, los proveedores que el Banco W contrate deberán estar alineados con la Promesa de
servicio y los mandamientos del Servicio que rigen el comportamiento de su comunidad interna y
asociada, los cuales se muestran a continuación. Para lo cual, el oferente deberá presentar las
estrategias a implementar para su aplicación.
PROMESA DE SERVICIO

 Soy sencillo, amable y generoso.

 Soy igual a ti y me siento feliz cuando te demuestro lo importante que eres para mí.
 Te entrego lo mejor de mí siempre con integridad, respeto y oportunidad.
 Creo en ti y apoyo tus decisiones.
 Influyo con amor sobre las personas que hacen parte de la comunidad W, convenido que con
mis acciones contribuyo a cambiar vidas.

MANDAMIENTOS DEL SERVICIO

 Afirmar con tus actitudes la pasión y el amor por tu trabajo.

 Aprende sin temor de tus errores y construye a partir de ellos.
 Se responsable del cliente hasta que le des una solución de calidad a su requerimiento.
 Toma decisiones con criterio, ética y responsabilidad por que el Banco es tuyo.
 Busca siempre soluciones no culpables.
 Escucha y construye a partir de la diferencia de opinión.

SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con las
políticas del Banco W para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en todo momento con
toda la legislación colombiana en materia de salud ocupacional (Resolución 2400 de 1979, Ley 1562 de
2012 Resolución reglamentos y todo aquello que lo modifiquen adicionen o sustituyan).

El contratista suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad industrial,

señalización y demás que requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro de su actividad.
Igualmente antes de ejecutar una labor debe entregar copia de los formularios de pago de EPS, AFP y
ARL del personal que desarrollará actividades en el Banco W.

Formar parte de a Base de datos de proveedores no supone compromiso alguno de adquisición o

contratación por parte del Banco W.