INFORME DE APLICACIÓN AL PROYECTO SOBRE EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO.

GA2-
210101071-AA1-EV02.

INTEGRANTES:

DIANA PATRICIA HIDALGO DIAZ

INSTRUCTOR:

LEONARDO ALBORNOZ MURCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN COORDINACIÓN DE PROCESOS LOGISTICOS

ABRIL 27 -2024
INTRODUCCIÓN

Una política de aprovisionamiento en una empresa es efectiva no solo contribuye a la optimización

de costos y la mejora de la calidad, sino que también ayuda a reducir riesgos, aumentar la eficiencia
operativa y cumplir con estándares normativos y éticos. Es un componente esencial de la gestión
empresarial que puede tener un impacto significativo en el éxito a largo plazo de una organización,
a continuación, se mencionaran algunas de las políticas que implementaría.

POLÍTICA DE APROVISIONAMIENTO DE [COLACTEOS]

OBJETIVO

La política de aprovisionamiento de la empresa [COLACTEOS] tiene como objetivo principal

establecer los criterios y procesos para la selección, evaluación y gestión de proveedores,
asegurando la adquisición de productos y servicios de alta calidad al mejor costo posible, con el fin
de satisfacer las necesidades de la empresa y sus clientes.

PRINCIPIOS

Calidad: Priorizar proveedores que ofrezcan productos y servicios de calidad que cumplan con los
estándares requeridos por la empresa.

Costo: Buscar obtener los mejores precios posibles sin comprometer la calidad.

Confianza: Establecer relaciones sólidas y de confianza a largo plazo con los proveedores.

Sostenibilidad: Favorecer a proveedores que demuestren compromiso con prácticas sostenibles y

responsabilidad social.

Innovación: Valorar la capacidad de los proveedores para ofrecer soluciones innovadoras que
agreguen valor a la empresa.

PROCESOS

Selección de Proveedores

• Identificar necesidades de aprovisionamiento.

• Realizar investigación de mercado para identificar posibles proveedores.
• Evaluar a los proveedores potenciales según criterios de calidad, costo, confiabilidad y
sostenibilidad.
• Seleccionar proveedores que mejor se ajusten a los requisitos de la empresa.
• Evaluación de Proveedores:
• Establecer métricas de evaluación para medir el desempeño de los proveedores.
• Realizar evaluaciones periódicas del desempeño de los proveedores.
• Tomar acciones correctivas o preventivas según sea necesario.
Gestión de Contratos

• Formalizar acuerdos con proveedores a través de contratos claros y detallados.

• Definir términos y condiciones, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y políticas
de devolución.
• Monitorear el cumplimiento de los contratos y resolver cualquier discrepancia de manera
oportuna.

Comunicación

• Mantener una comunicación abierta y fluida con los proveedores para garantizar una
colaboración efectiva.
• Comunicar claramente las expectativas y requerimientos de la empresa a los proveedores.
• Establecer canales de retroalimentación para recibir comentarios tanto de proveedores
como de empleados internos.

Responsabilidades

• El departamento de aprovisionamiento será responsable de la implementación y

seguimiento de esta política.
• Todos los empleados involucrados en el proceso de aprovisionamiento deben familiarizarse
y cumplir con esta política.

Revisión

• Esta política será revisada periódicamente para asegurar su relevancia y eficacia, y será
actualizada según sea necesario para reflejar los cambios en las necesidades de la
empresa y del mercado.

REQUISITOS MÍNIMOS DE LOS PROVEEDORES

• Registro legal y fiscal vigente

• Cumplimiento de estándares de calidad y seguridad aplicables al producto o servicio.
• Experiencia demostrable en el rubro.
• Capacidad logística y de producción adecuada para satisfacer la demanda.
• Referencias comerciales satisfactorias.

RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA

• La recepción se realizará mediante un proceso de verificación de la conformidad con los

estándares preestablecidos.
• Se llevará a cabo un control de calidad para garantizar que la mercancía cumpla con las
especificaciones requeridas.
• Se emitirá un documento de recepción firmado por el encargado designado para validar la
entrega.
PROCESO DE PAGO A LOS PROVEEDORES

• Los pagos se realizarán de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en el

contrato o acuerdo de compra.
• Se preferirá el uso de medios de pago electrónicos para mayor seguridad y trazabilidad.
• Se establecerán plazos de pago justos y acordes a la negociación con el proveedor.

RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN CON LOS PROVEEDORES

• El departamento de Compras será el encargado de gestionar la relación con los

proveedores.
• Se designará un representante de Compras como el punto de contacto principal para
cualquier comunicación.

FALTAS GRAVES DE UN PROVEEDOR

• Incumplimiento reiterado de los términos del contrato.

• Suministro de productos o servicios defectuosos que afecten la operación de la empresa.
• Prácticas comerciales deshonestas o fraudulentas.

LÍMITE DE FALTAS ANTES DE SER ELIMINADO

• Se establece un máximo de dos faltas graves antes de proceder a la eliminación del

proveedor de la lista.

RETROALIMENTACIÓN AL PROVEEDOR

• Se realizarán evaluaciones periódicas del desempeño del proveedor, destacando tanto sus
aciertos como sus fallas.
• Se programarán reuniones de retroalimentación para discutir los resultados y establecer
acciones correctivas si es necesario.

CUANTÍA MÍNIMA A CONTRATAR CON UN SOLO OFERENTE

• La cuantía mínima a contratar con un solo oferente será establecida caso por caso,
considerando factores como la capacidad del proveedor, la criticidad del producto o servicio
y la disponibilidad en el mercado.

En conclusión, la política de aprovisionamiento de la empresa COLACTEOS S.A establece un marco

sólido para la adquisición de productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Al priorizar la calidad, el costo, la confianza, la sostenibilidad y la innovación, la empresa puede
garantizar que sus proveedores cumplan con los estándares requeridos y contribuyan al éxito a largo
plazo. Mediante procesos claros de selección, evaluación y gestión de proveedores, así como una
comunicación efectiva y responsabilidades definidas, la política busca optimizar la eficiencia y la
efectividad en el aprovisionamiento. Además, la revisión periódica de la política asegura su
relevancia y capacidad de adaptación a los cambios en las necesidades del mercado y de la empresa.
En conjunto, esta política sienta las bases para una relación sólida y beneficiosa con los proveedores,
promoviendo el crecimiento y la competitividad de la empresa en su sector.