FONDO DE EMPLEADOS AYZ

CARTA DE CONTROL INTERNO – FONDO DE CAJA MENOR

Cifras expresadas en miles de pesos colombianos

Como parte de las actividades del área de auditoría interna siendo las 6:45 p.m. del día 6 de octubre
del año 2023, el auditor interno Fabián Toncel procedió a realizar el arqueo al fondo de caja menor
asignado al área de Tesorería y cuyo titular del fondo es Edgar Hernando Molina B. Resultado de
dicha actividad de control se encontraron las siguientes situaciones:

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA REVISIÓN

Para dar cumplimiento a las atribuciones de control y vigilancia por esta Auditoria de Control
Interno, se practicó el arqueo de caja sorpresivo con el objetivo y finalidad de comprobar el eficiente
manejo y control de la caja menor de la Dirección de la Tesorería con base en las pruebas de doble
propósito, además del control existente para el resguardo y custodia de los recursos. Por lo que se
procedió en particular: A contar el dinero en la caja menor. Cotejando el reporte de los recibos
emitidos desde el 1 de septiembre al 30 de septiembre de 2023. Se verifican los controles existentes
para el resguardo y custodia de los recursos.

CONSTITUCIÓN Y CONDICIONES DEL FONDO DE CAJA MENOR

La empresa no cuenta con una política clara respecto al manejo de los recursos de caja menor, la
anterior situación materializa los siguientes hallazgos:

HALLAZGOS N°1:

 No existen condiciones plenamente definidas en cuanto a la constitución del fondo de caja

menor
 No hay una política plenamente definida en cuanto a las condiciones montos mínimos y
máximos; usos de la caja menor, responsables, garantías, seguridad, entre otros.
 Aún cuando en la contabilidad el fondo de caja menor está constituido por 2.500.000 el
titular del fondo tiene una base de 12.000.000
 No se obtuvo evidencia respecto de los reembolsos de caja menor realizados, los cuales
fueron solicitados durante el proceso de arqueo.
 No cuenta con una carta de autorización de descuento por nómina para el responsable de la
caja menor en caso de presentarse faltantes.
 Existen gastos que están superando topes definidos en la ley con relación a las normas
tributarias.
 No se establecen dentro de los límites los pagos que no se pueden efectuar por la caja
menor, las restricciones y lo gastos permitidos, definiendo montos límites para cada gasto.
 No están los soportes correspondientes a los gastos realizados, tales como facturas y/o
documentos equivalentes o recibos de caja provisionales, dentro de los tiempos establecidos
para el arqueo de la caja. Así mismo, los soportes entregados no cuentan con un
consecutivo, que mida la trazabilidad de las operaciones.
  No se define las personas autorizadas para solicitar pagos por caja menor ni las firmas de las
personas correspondientes en los debidos soportes.
 No existe un consecutivo en los recibos de caja menor, por ende, no es posible llevar una
trazabilidad de los gastos.
 No se evidencia un manejo adecuado de los sobrantes de la caja menor.

RIESGOS:

Teniendo en cuenta los anteriores hallazgos se presentan los siguientes riesgos:

 La compra de divisas de manera informa imposibilita contabilizar de forma correcta, cuando

no existen soportes que garanticen los derechos en caso de algún tipo de irregularidad.
 Uso inadecuado de los recursos de caja menor, en actividades no alineadas con el objeto
social de la organización (costos de menor cuantía)


MEDIDAS REQUERIDAS:

Las medidas requeridas a tener en cuenta son las siguientes:

1. Se deben establecer los límites mínimos y máximos, para los pagos que se pueden efectuar
por la caja menor, las restricciones y los gastos permitidos, definiendo montos límites para
cada gasto.
2. Definir una política, responsables, montos, topes, usos, garantías y condiciones de
reembolso
3. Estructurar los formatos para manejo de caja menor como vales provisionales, definitivos,
carta de entrega, caja de autorización de descuento.
4. Se debe definir los controles necesarios para evitar el fraude.
5. Condiciones mínimas en cuanto al manejo de vales provisionales y vales definitivos
referentes a los soportes de caja menor.
6. Definición del uso de consecutivos de los vales provisionales del fondo de caja menor para
efectos de trazabilidad.

TRATAMIENTO CONTABLE Y TRIBUTARIO

HALLAZGO N°

 Hay gastos que están cancelando obligaciones que no tienen causalidad con el objeto
(gastos asociados a las actividades de la organización) del negocio, como el pago por cuota
de manejo de la señora XXX.
 No se efectúan las respectivas deducciones tributarias a que dé lugar cada gasto de la caja
menor.

 No existe evidencia adecuada y suficiente que soporte la compra que constate el precio
(TRM (Tasa Representativa del Mercado)) de adquisición de los ($) dólares encontrados
dentro del arqueo por concepto de viáticos para xxxx

RIESGOS
  Se puede presentar Inexactitudes y errores en la información tributaria, que pueden generar
fiscalización, correcciones o sanciones.
 Posibles ajustes, reclasificaciones de costos y gastos a la hora de la presentación de los
estados financieros
 Puede dar lugar a la materialización de situaciones de fraude debido a la falta de control

MEDIDAS REQUERIDAS

MANEJO Y SEGURIDAD

HALLAZGO N°3

 No existe un acta de entrega que oficialice la constitución del fondo y el responsable de la

misma.
 No hay un instructivo del paso a paso para el adecuado manejo de la caja menor, además no
se establece el monto de la misma.
 No existe la custodia adecuada de los recursos de la caja menor.

RIESGOS

 La custodia inapropiada de los recursos posibilita la desviación de fondos y por ende la

liquidez de la compañía se puede ver afectada



MEDIDAS REQUERIDAS

 Deben existir los documentos requeridos para la custodia y el uso de la caja menor, tales
como; acta de entrega, instructivo del manejo de la caja menor y la autorización de
descuento por nómina, en caso de; pérdida o faltantes.
 Establecer el lugar y las condiciones mínimas de seguridad adecuadas para la custodia de los
recursos económicos, como una caja fuerte con su respectiva llave y estos recursos deben
permanecer en la compañía.
 Implementar póliza de seguro de buen manejo de caja menor.

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Fabian Toncel Beltrán

Contador Público 2190520-T

Auditor Responsable

MIERCOLES QUIZ

que es control interno

tipos de control interno

cuales son los elementos de la planeacion

VIERNES

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NOTAS

MANEJO

SEGURIDAD

TRATAMIENTO CONTABLE TRIBUTARIO

Todas las manifestaciones deben tener ejemplo(dcumento concepto)

se puede adjuntar tabla de relacion gastos

relacionar recibo o numero de soporte}

REVISAR CONCEPTOS DEL CONCEJO