Libros Administrativos de La Escuela Arnenomo 20-10-2014

LIBROS 1
ADMINISTRATIVOS, DE REGISTROS Y
CONTROLES EN LOS
ESTABLECIMIENTO S EDUCATIVOS
Arnaldo Neftalí Normanns Morales
Morales, Izabal, Guatemala, C. A.,
20 de octubre de 2014
Primera Versión en revisión
RESUMEN
Los libros administrativos, de registros y controles en los establecimientos educativos

oficiales, juegan papel preponderante en el control de las acciones que se deben y tienen que
llevar en cada establecimiento y al estar en regla esto contribuye a la transparencia de los
establecimientos por parte del Estado y la comunidad educativa; por lo cual cada
administrador (director) debe tener presente estos libros y utilizarlos, así como también
otros mecanismos de transparencia que presente el Estado a través de sus instituciones y
organismos respectivos.
ABSTRACT
Administrative books, records and controls in the official educational institutions play major role in controlling the
actions that should and must take at each facility to be in order and this contributes to the transparency of
establishments by State and the educational community; whereby each manager (director) should keep these
books and use them, as well as other transparency mechanisms submitted by the State through their respective
institutions and agencies.
ÍNDICE 2
Descripción Página
Introducción 3
Libros Administrativos, de Registros y Controles en los Establecimientos
Educativos 4
1. Libro de Actas 4
2. Libro de Conocimientos 9
3. Libro de Inscripciones 10
4. Libro de Código Estudiantil 11
5. Libro de Asistencia de Alumnado 12
6. Libro de Promoción y Recuperación 15
7. Libro de Asistencia Personal 17
8. Registro Auxiliar de Almacén 18
9. Libro de Caja (Finanzas) 21
10. Libro de Inventarios 23
11. Mural de Transparencia 38
Referencias Bibliográficas 40
 Bibliografía 40
 E grafía 40
Anexos 41
 Anexo I. Normativa Legal de Cuadros de Toma de Posesión, Avisos de
Entrega y Suscripción de Actas 41
 Anexo II. Modelo de , Acta a usar en Toma de Posesión, en las Acciones de
Traslado, Ascenso, Permuta, Primer Ingreso y Reingreso 44
 Anexo III. Modelo de , Acta a usar en Toma de Posesión, en las Acciones por
Enfermedad, Maternidad y Accidente 45
 Anexo IV. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesión, en las Acciones por
Finalización de Licencia con Goce de Salario, sin Goce de Salario, con Goce
y sin Goce de Salario 46
 Anexo V. Modelo de , Acta a usar en Toma de Posesión, en las Acciones por
Finalización de Suspensión Disciplinaria 47
 Anexo VI. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Traslado, Ascenso, Permuta, Renuncia y Jubilación 48
 Anexo VII. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Fallecimiento 49
 Anexo VIII. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Licencia con Goce y sin Goce de Sueldo 50
 Anexo IX. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Destitución 51
 Anexo X. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones de
Suspensión del IGSS por Enfermedad, Accidente y Maternidad 52
 Anexo XI. Modelo de Acta a usar en Entrega del Cargo en las Acciones por
Suspensión Disciplinaria 53
 Anexo XII. Modelo de Acta a usar en Toma de Posesión de Interinato 54
 Anexo XIII. Modelo de Acta a usar en Entrega de Cargo por Finalización de
Interinato 55
 Anexo XIV Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013 del 8 de mayo de 2013, Murales
de Transparencia. 56
INTRODUCCIÓN 3
En todos los establecimientos educativos públicos cada director debe implementar los diferentes
libros administrativos, de registros y controles, mismos que servirán para dejar constancia por
escrito de las diferentes acciones y del uso correcto de los recursos que le son entregados a los
establecimientos, y que también los mismos servirán para la rendición de cuentas ante las
diferentes instancias de gobierno responsables de las acciones de transparencia en los diferentes
establecimientos.
También se busca que los responsables de cada uno de ellos sepan cómo elaborarlos y utilizarlos
en el momento adecuado, por lo que se brinda una descripción detallada de cada uno de ellos así
como también se brinda algunos modelos, mismos que pueden ser mejorados, según las
diferentes circunstancias que se presente.
El presente documento detalla los libros de actas, de conocimientos, de inscripciones, de código

estudiantil, de asistencia del alumnado, de promoción y recuperación, de asistencia de personal,
registro auxiliar de almacén, libro de caja e inventarios, los cuales son los mínimos, pudiendo
implementar según la necesidad y circunstancias otros libros que vayan de la mano con los
mencionados anteriormente, también se habla del mural de transparencia que todo
establecimiento debe contar y tener a la vista de la comunidad educativa, de autoridades y otras
instancias que visiten el establecimiento.
Se brinda las referencias bibliográficas que se utilizaron divididas en bibliografías y e grafías, y

para terminar se presentan catorce (14) anexos que vienen a fortalecer diferentes libros
administrativos, de registros y controles que de describieron y que sirven de ilustración para el
trabajo que se tiene que realizar.
Esperamos que con el presente documento se llene las expectativas que muchos desean conocer y que los lleven y
pongan en práctica para mejorar las condiciones administrativas de su establecimiento y de la transparencia con
que se debe contar en cada uno de ellos.
LIBROS ADMINISTRATIVOS, DE REGISTROS Y CONTROLES EN LOS 4
ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS
Los miembros del Concejo Educativo deben llevar registro y control de los documentos
administrativos y contables que permiten dejar constancia por escrito cada una de las acciones y
del manejo correcto de los recursos. A continuación se presentan los libros administrativos, de
registros y controles en los establecimientos educativos para que se haga el uso adecuado de los
registros que en los mismos se deben ejecutar:
1. LIBRO DE ACTAS
Ramos García (2010:54) nos dice que este libro tiene como cometido dejar constancia de las
diferentes actuaciones o actividades realizadas en el establecimiento educativo. Dicho libro
también deberá ser autorizado por la autoridad superior. En algunos establecimientos se maneja
un libro de actas auxiliares, el cual tiene como propósito servir de apoyo al libro de actas por si
hubiese sido omitida alguna acción realizada.
Para Chacón Arroyo (s. f.) el libro de actas Es un documento que se facciona en el libro
autorizado para el efecto, que contiene la descripción de los actos o hechos que ocurren en un
momento determinado. Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados
como parte del historial de la institución.
Los elementos que lo conforman son:
- No. de Acta (esto lo debe hacer por año, colocando primero el número correlativo del acta y
luego con un guión menor el año. Recuerde que el número de acta, siempre será
acompañado del año y cada vez que comienza un nuevo año también se inicia una nueva
numeración. Ejemplo: Acta No. 01-2013).
- Lugar, fecha y hora (El nombre de la comunidad o lugar, fecha y hora de inicio de la
reunión.).
- Identificación de participación (Nombres, apellidos completos y cargos que desempeñan las
personas presentes).
- Cuerpo del acta, o sea las cláusulas o puntos tratados (El motivo de la reunión, Los temas
discutidos en la reunión y los acuerdos alcanzados).
- Cierre (La hora en que termina la reunión).
- Firmas de los y las participantes (Firma de todos los participantes y sello de las personas
responsables cuando corresponda).
Recuerde que en su establecimiento habrán diferentes tipos de actas, entre las 5
cuales podemos mencionar: de inicio de labores, de cierre de labores, de
reuniones de trabajo, de toma de posesión, de entrega de cargos, entre otras.
Ahora bien Dirección de recursos Humanos del Ministerio de Educación de

Guatemala (2012:5-8), en relación a la suscripción de actas nos dice:
Es el documento, mediante el cual se deja constancia de un movimiento de personal, sea esta para
toma de posesión o entrega de cargo de forma temporal o definitiva. Las actas de toma de
posesión deben ser de manera presencial, no puede ser suscrita en ausencia del interesado.
Para las actas de entrega de cargo, se recomienda que participe el interesado, sin embargo no es
obligatorio para algunos casos.
Los datos que deben incluirse son los siguientes:
1. Número de acta: toda acta inicia con un número, acompañado del año fiscal de la misma; el
número del acta debe ser correlativo respetando actas anteriores suscritas. Únicamente se
puede iniciar la numeración cuando se cambia de año.
2. Lugar donde se verifica la acción: se debe consignar el departamento, municipio, caserío o

aldea donde se está suscribiendo el movimiento.
3. Identificación de la dependencia: se debe colocar el nombre de la dependencia donde se

elabora el movimiento, así como la ubicación completa con dirección si hubiera.*
* Nota importante: En este apartado se debe colocar el nombre completo de la dependencia,

tal y como está reconocida o en su defecto las abreviaturas oficiales.
4. Fecha y hora: se debe colocar la hora en que se inicia el acta, seguida de la fecha, debe
realizarse en días hábiles y en el horario oficial del establecimiento. No se deberá
suscribir ningún acta fuera de la jornada de trabajo. Se recomienda que el acta sea
suscrita al inicio de la jornada laboral Exceptuando los casos regulados en el Artículo 35
del Reglamento de la Ley de Servicio Civil (ver anexo I).
5. Nombres y apellidos: Se debe mencionar los nombres y apellidos completos, 6
cargos de cada una de las personas que intervienen en el acta. El cargo
que se debe colocar para las personas objeto de movimiento es el puesto
nominal, y la persona que está suscribiendo el acta debe colocar el puesto
funcional.
Modelo sugerido sobre los 5 puntos anteriores:
ACTA No. 4-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las diez horas con diez
minutos del día tres de enero del año dos mil once (03/01/2011), reunidos en las
instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos del Ministerio de
Educación ubicado en sexta calle uno guión ochenta y siete de la zona diez
(6a. calle 1-87 zona 10), las siguientes personas, Licenciado Marco Tulio
Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos,
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy
Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente:
6. Primer punto: en este punto se debe describir la acción que se realiza, así como identificar
todas las generales del interesado y del puesto tales como datos del contrato, puesto, partida
presupuestaria, lugar donde está asignada y salario, seguido del motivo y la fecha en que surte
efectos la acción, según sea el caso. En algunos casos será necesario copiar literalmente la
parte conducente del documento que respalda o identifica la acción que se está realizando.
Ejemplo: ver anexos.
7. Segundo punto: se deberá colocar el motivo de la acción y la fecha exacta en que surte
efectos la misma. *
* Nota importante: solo para el caso de Acta de Toma de Posesión por acuerdo, se deberá
colocar la Juramentación al interesado. Según modelos de acta puede agregarse un punto más
para completar la descripción de la acción a realizar o para los datos del puesto que ocupa el
interesado. Ejemplo: ver anexos.
8. Tercer punto: se debe mencionar la fecha y hora en que se finaliza el acta, y se deberán
colocar las firmas de las personas que intervinieron, así como los sellos
correspondientes.
Modelo sugerido sobre el punto 8: 7
TERCERO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos
después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes
intervenimos. Damos Fe. *
* Nota importante: al final del acta consignar Firma, Nombre completo de quienes
intervinieron en el acta, con el cargo y sellos de la Dependencia. Ejemplo: ver anexos.
Certificación de Acta
Al momento de certificar el acta deberá consignarse el siguiente encabezado: LA

INFRASCRITA DIRECTORA DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL MIXTA ALDEA LAS
CANOAS, MUNICIPIO DE ANTIGUA GUATEMALA, DEPARTAMENTO DE
SACATEPÉQUEZ DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CERTIFICA: HABER TENIDO A
LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS NÚMERO 13836 EN EL QUE A FOLIOS NÚMERO
172 AL 173 APARECE EL ACTA NÚMERO 4-2011, LA QUE COPIADA LITERALMENTE
DICE:
Al terminar de copiar el contenido del acta, se deberá agregar lo siguiente:
Y PARA LOS USOS LEGALES QUE CORRESPONDAN SE EXTIENDE, FIRMA Y SELLA

LA PRESENTE CERTIFICACIÓN EN LA CIUDAD DE SACATEPÉQUEZ A ONCE DÍAS
DEL MES DE ENERO DEL AÑO DOS MIL ONCE. *
* Nota importante: Al final de la certificación del acta se debe consignar firma, nombre
completo de quién certifica el acta, el visto bueno de la certificación puede ser consignado por el
Coordinador de Recursos Humanos de la Dirección Departamental de Educación, el Jefe de
Gestión de Personal de la Dirección Departamental de Educación y/o Supervisor Educativo, y se
debe de colocar sello de la Dependencia.
Recomendaciones:
 Debe describirse en el encabezado de la certificación el número de libro, el o los folios y

el número de acta a certificar, tal como el formato descrito en este manual.
 Las actas deben ser suscritas al inicio de la jornada solamente cuando los días sean
inhábiles, las tomas por ascensos, traslados y permutas pueden suscribirse un día antes de
finalizar la jornada.
 Para suscripción
, del acta, se debe consignar el puesto
funcional de quien , certifica el documento, así como la
dependencia a .donde pertenece.
 Toda la parte que contiene el acta debe ser copiada literalmente, sin 8
realizar cambio alguno. Al finalizar de copiar el acta, se debe mencionar
el lugar y la fecha en que se certifica el documento, dicha certificación
debe estar firmada por la persona que ratifica con el Vo. Bo. del Jefe
Inmediato Superior, mencionando nombre completo y cargo funcional
de ambas personas y complementar con los sellos respectivos.
EMPRESARIOS POR LA EDUCACIÓN-UNICEF (s. f.) nos brindan algunas 9
recomendaciones para cuando se trabaje el libro de actas:
 No desprender hojas del libro de actas.

 No dejar espacios en blanco, que permita que cualquier persona añada datos no tratados o
acordados. Al finalizar el acta se colocan las firmas y sin dejar espacio se empieza la
siguiente acta.
 El Secretario es el único responsable del libro de Actas.
 Si se comete un error no se borra, sino al final y antes de las firmas se hace la aclaración
del error. Por ejemplo: Si se escribió mal el nombre de una participante y se anotó “Ana”
y en realidad era “Rosario”, se traza una línea sobre el nombre “Ana” y arriba de ese
mismo nombre entre líneas diagonales se escribe el nombre correcto /Rosario/. Además
debe incluirse al final del Acta y antes de las firmas se escribe: “Testado: Ana, omítase.
Entre líneas Rosario, léase”.
2. LIBRO DE CONOCIMIENTOS
Para Ramos García (2010:55) el libro de conocimientos es un libro o cuaderno que se lleva en los
establecimientos educativos, para dejar constancia algunas actividades de menor relevancia, pero
que deben dejarse constancia de lo actuado. Regularmente en el libro de conocimientos se anotan
las visitas recibidas, actividades imprevistas y otros.
Para Chacón Arroyo (s. f.) el libro de conocimientos Es un documento que contiene la
manifestación escrita de haber recibido alguna cosa y también para dejar constancia de temas o
asuntos tratados. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos
con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.
También cuando se usa el conocimiento para hacer llamados de atención verbal pero tiene que
dejarse constancia por escrito, se debe describir porque se hace el llamado de atención, a que
persona se le hace y en qué ley se fundamenta el llamado de atención, para que tenga carácter
legal y cumplir con los elementos necesarios del conocimiento. Tenga siempre presente que
cuando se elabore un conocimiento este reúna las calidades necesarias, o sea se debe consignar en
la descripción todo lo necesario, sin vaguedades, además tiene que ser claro, sencillo y concreto.
Los elementos que lo componen son:
- Conocimiento No. _____

- Lugar y fecha. 10
- Nombre de quien recibe.
- Descripción de lo recibido.
- Nombre y firma del (de la) receptor (a).
CONOCIMIENTO No. 20-2005
En la presente fecha, el encargado de la Oficina de Correos de Morales, Izabal, Raúl Castro

recibe del Prof. Manuel Isaías Pineda Director de la Escuela Nacional Rural Mixta de la Aldea
Picuatz, del mismo municipio, un sobre cerrado, dirigido a la Dirección General de Contabilidad
del Estado, conteniendo cuadros de Movimiento de personal.
Morales, Izabal, 4 de enero del 2005.
firma Firma
Nombre de la persona Nombre del director
Oficinista de Correos Sello. Director Sello.
3. LIBRO DE INSCRIPCIONES
Según Ramos García (2010:55) el libro de inscripciones es el que se lleva con el propósito de
establecer un registro de los alumnos y alumnas inscritas para el ciclo escolar. En dicho libro se
anotan los datos principales del niño o niña: nombre completo, grado que cursará, si es repitente
o no, fecha de nacimiento, edad, además debe registrarse el nombre y la firma del padre o madre
de familia o responsable y su respectiva firma. Dicho libro debe ser autorizado por la autoridad
superior a la del centro educativo, firmando y sellando la primera y la última hoja.
- Parte informativa
- Número correlativo
- Nombre (s) y Apellido (s) del alumno
- Fecha de Nacimiento
- Edad
- Sexo
- Grado
- Sección
- Continuidad: primer ingreso, promovido a otro grado, repitente
- Nombre (s) y Apellido (s) del padre, madre o encargado
- Firma del padre, madre o encargado.
Establecimiento Código: 11
Dirección:
Teléfono: E-mail (Correo Electrónico)
Horario de trabajo:
Director:
Supervisor Educativo: Distrito Escolar:
No. Nombre (s) y Fecha de Edad Sexo Grado Sección continuidad Nombre del Firma
Apellido (s) del Nacimiento M F 1er. P R padre, madre
Alumno Ing. o Encargado
4. LIBRO DE CÓDIGO ESTUDIANTIL
Este libro su función principal es tener registrado los códigos de los estudiantes, cuando ya estén
registrados en el sistema del Ministerio de Educación, debe hacerse por grado y sección, en el
entendido que de acuerdo a la promoción se deberá ir consignando por grado ganado, puesto que
se tienen casos que muchos de los estudiantes se retiran o bien se trasladan para otro
establecimiento, por lo tanto año con año se debe realizar el registro correspondiente.
- Parte informativa
- Fecha de Nacimiento
- Edad
- Sexo
- Grado
- Sección
- Código
- Establecimiento Código: 12
- Dirección:
- Teléfono: E-mail (Correo Electrónico)
- Horario de trabajo:
- Director:
- Supervisor Educativo: Distrito Escolar:
No. Nombre (s) y Apellido Fecha de Edad Sexo Grado Sección Código
(s) del Alumno Nacimiento M F
5. LIBRO DE ASISTENCIA DEL ALUMNADO
Ramos García (2010:54) manifiesta que el libro de asistencia del alumnos es un libro o cuaderno
destinado para llevar el control de las asistencias e inasistencias de los alumnos y alumnas al
establecimiento. Dicho libro es llevado por el docente de cada grado o sección.
- Parte informativa
- Nombre (s) y apellido (s) del estudiante
- Mes y los días hábiles de clases
Establecimiento 13
Grado Sección
Áreas/Subáreas
Docente:
No. Nombre (s) y Apellido (s) MES

:
1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17
También el docente puede elaborar su asistencia a través de un mural de asistencia en donde

puede elaborarlo de acuerdo a su creatividad y con tarjetas de asistencia de los estudiantes, luego
el tomará nota de los presentes y de los ausentes en el libro de asistencias, veamos unos ejemplos:
manualidadesyeducacion.blogspot.co
14
educadorasytics.blogspot.com
aventuradiminuta.blogspot.com
15
elrincondelnormalista.blogspot.com
Esta lista consiste en que el alumno coloque su nombre para así obtener la asistencia. Materiales:
Belcro para poder pegar los nombres así como hielo seco o un cartón. Se recomienda para los
primeros grados.
6. LIBRO DE PROMOCIÓN Y RECUPERACIÓN
Este libro tiene como fin primordial llevar el control de los alumnos promovidos, no promovidos
y retirados en primera instancia, se debe llevar por grado y sección, al tener registrados los grados
y secciones promovidos, no promovidos y retirados, escribiéndoles las notas de promoción en
cada área/subáres, se debe registrar los alumnos que se recuperaron de las áreas a que tienen
derecho para pasar al grado inmediato superior.
- Parte informativa
- Código
- Sexo
- Áreas / Subáreas (Comunicación y Lenguaje (L1, L2, L3 y TIC’s), Matemática
(Mat.), Ciencias Sociales (CC SS), Formación Ciudadana (FC), Ciencias Sociales y
Formación Ciudadana (CC SS y FC), Ciencias Naturales (CC NN), Expresión Artística (EA)
(Música (M), Artes Plásticas (AP), Teatro (T) y Danza (D)), Educación Física (EF)y
Productividad y Desarrollo (PyD)), esto cambiarán según el Nivel y Ciclo de Educación.
- Promovido (P), No Promovido (NP) y Retirado (R)
- Recuperación (Re)
Establecimiento Código: Grado: Sección 16
Dirección:
Horario de trabajo:
Director:
No. Nombre (s) y Código Sexo Área / Subáreas Resultado

Apellido (s) M F Comunicación y Mat. CC. CC. Expresión Artística EF PyD P NP R
Lenguaje SS. y NN.
FC
L1 L2 L3 TIC’s M AP T D
NOTA: En el control de recuperación se elabora el mismo cuadro con la diferencia que solo se consignan las áreas y subáreas a recuperar
por grado y sección. Recuerde que este es un modelo, usted debe verificar al diferentes áreas según el Nivel y Ciclo correspondiente.
7. LIBRO DE ASISTENCIA DE PERSONAL 17
Ramos García (2010:54) dice que el libro de asistencia personal está destinado para llevar el
control de asistencia del personal del centro educativo, así como el horario de entrada y salida,
consignando en el los permisos de cada docente.
- Parte informativa
- Nombre (s) y Apellido (s) de los docentes
- Hora de Entrada
- Firma
- Hora de Salida
- Firma
- Observaciones (aquí anotará porque faltó el docente (cita a IGSS, enfermedad, comisión,
taller, etc.)
Establecimiento Código:
Dirección:
Horario de trabajo:
Director:
No. Nombre (s) y Hora de Firma Hora de Firma Observaciones

Apellido (s) Entrada Salida
8. REGISTRO AUXILIAR DE ALMACÉN PARA EL CONTROL DE ARTÍCULOS DE 18
ALIMENTACIÓN ESCOLAR
Empresario por la Educación-UNICEF (s.f.:14) dice que el registro auxiliar de almacén permite
saber con exactitud el almacenamiento y la salida de artículos comprados por el Consejo
Educativo para los distintos programas de apoyo. El mismo debe estar autorizado por la
Dirección Departamental, con hojas foliadas y selladas. Recomendaciones para su uso:
Se debe utilizar una hoja por cada artículo comprado. Por ejemplo: una hoja para controlar la
cantidad de arrobas de azúcar, otra hoja para controlar la cantidad de bolsas de incaparina, otra
para controlar los cartones de huevos existentes, y así sucesivamente.
No debe contener manchones, tachones ni correcciones.
Cada mes se debe realizar un inventario físico de los artículos existentes en bodega para así poder
programar una siguiente compra.
www.ieladeinu.org
Consejo Educativo de la Escuela Caserio Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de 19
Izabal.
Nombre del Establecimiento Educativo: Escuela Caserío Creek Agua Caliente. SELLO
Código del Establecimiento Educativo: 18-02-0107-43 DIDEDUC
Registro Auxiliar de Almacén

Descripción del Artículo: Azúcar Unidad de Medida: Libra Folio No. 1
FECHA DESCRIPCIÓ INGRESO EGRESO SALDO PRECIO INGRESO EGRESO SALDO EN NOMBREDE FIRMA
N
EN EN UNITARI EN EN QUETZALE QUIEN RECIBE
O S
UNIDADES UNIDADES QUETZALE QUETZALE
S S
15-2-13 Factura No. 056
de Abarrotería EL
PIN 100 100 Q. 4.50 Q. 450.00 Q. 450.00
19-2-13 Entrega a María
comisión de Conchita
alimentación 25 75 Q. 4.50 Q. 112.50 Q. 337.50 Alonso
Inventario físico mensual de artículos para la elaboración de la Refacción 20
Escolar
Fecha de elaboración
Nombre del Consejo Educativo
Nombre de la Escuela
Municipio
Departamento
No. Descripción del Artículo Unidad de Cantidad
medida física
1. Incaparina de 454 gramos Bolsa 25
2. Azúcar Caña Real Libra 25
3. Leche Nido de 454 gramos Bolsa 25
4. Arroz Gallo Dorado Libra 25
5. Cartones de huevo de 30 unidades c/u Unidad 2
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Observaciones: _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Elaborado por: _____________________________________ _____________________
Nombre (s) y Apellido (s) completos Firma

Vo. Bo. ______________________________________________ _____________________
Nombre (s) y Apellido (s) completos Firma

Consejo Educativo
9. LIBRO DE CAJA (FINANZAS) 21
Ramos García (2010:54) dice que el libro de caja (finanzas) se utiliza para llevar el control del
movimiento económico dentro del establecimiento, la comisión de finanzas de cada
establecimiento es la encargada de llevar el registro de los ingresos y egresos monetarios del
mismo (Usado por el tesorero de la comisión de finanzas).
EMPRESARIOS POR LA EDUCACIÓN-UNICEF (s. f.:13) nos dice que el libro de caja es
donde se lleva control de las entradas, salidas y el saldo que queda del dinero recibido por el
Ministerio de Educación. Este debe guardarlo el Tesorero, quien es responsable de su manejo.
Requisitos que debe cumplir un libro de caja:
 Debe estar autorizado por la Dirección Departamental de Educación, con hojas foliadas y
selladas.
 Actualizarlo mensualmente incluso, si no hay movimiento.
 No debe poseer manchones, tachones ni modificaciones.
 Debe ser utilizado únicamente por el Tesorero.
 Cada cierre mensual debe ser firmado y sellado por el Presidente y Tesorero de la Junta
Directiva.
 Una vez al mes se debe cuadrar el saldo según libro de caja, codo de chequera y estado de
cuenta emitido por el banco (si la ubiera).
Para que el tesorero de la comisión de finanzas, no le cueste llevar las cuentas, se sugiere un
modelo de cuentas corrientes para llevar el efectivo, el cual presentamos el siguiente modelo:
No. Descripción del Gasto Debe Haber Saldo

1. Saldo en Caja Q. 1,000.00 Q. 1,000.00
2. Compra de Escobas Q. 45.00 Q. 955.oo
3. Pago de Vendedoras Q. 100.00 Q. 1,055.00
Ejemplo como operar Libro Caja por parte de la Organización de Padres de Familia 22
(Modalidad simple un folio)
Nombre de la entidad: Concejo Educativo de la Escuela Caserío Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston,
Departamento de Izabal.
Código del Establecimiento: 18-02-0107-03 Mes de Febrero 2013 Folio No. 1
Fecha Descripción del Gasto Parcial Debe Haber Saldo

4-2-13 Primera transferencia de fondos,
según recibo de transferencia de
recursos financieros No. 3045 de
fecha 3-2-2013, recibida de la
Dirección Departamental de
Educación del departamento de
Izabal, correspondiente a los
programas de apoyo siguientes Q.22,632.50 Q.22,632.50
Alimento escolar primaria Q.13,062.50
Útiles escolares primaria Q. 8, 250.00
Valija didáctica primaria Q. 1,320.00
15-2-13 Cheque No. 17 Jorge Mario Almeida,
Factura Seria A-2 No. 15748 compra
de artículos para la elaboración de
alimentación escolar de los alumnos
de primaria Q.10,000.00 Q.10,000.00 Q.12,632.50
15-2-13 Cheque No. 18 Jaime Salvatierra
Chop Factura Seria A No. 157,
compra de útiles escolares para los
alumnos de primaria Q.8,000.00 Q.8,000.00 Q.4,632.59
16-2-13 Transferencia según recibo de
transferencia de recursos financieros
No. 4302 de fecha 14-2-13 Recibida
por la Dirección Departamental de
Educación de Izabal, del programa
de: Q.35,4440.00 Q.40,072.50
Remozamiento Q.35,4440.00
16-2-13 Cheque No. 19 Manuel Chuc Toc,
Factura Serie C No. 1250, Compra de
útiles escolares para los alumnos de
primaria Q.250.00 Q.250.00 Q. 39,822.50
17-2-13 Cheque No. 20 Joel Herrera, Factura
Serie P-2 No. 50 Compra de artículos
paralaelaboracióndela
alimentación escolar para los
alumnos de primaria. Q. 3,062.50 Q. 3,062.50 Q. 35,760.00
18-2-13 Cheque No. 21, Construcciones, S. A.
Factura Serie Tz-1 No. 13501, pago
por remozamiento Q. 25,650.00 Q. 25,650.00 Q. 11,110.00
19-2-13 Cheque No. 23, Construcforte, S. A.,
Factura Serie R-2 No. 75430, por pago
de remozamiento Q. 9,790.00 Q. 9,790.00 Q. 1,320.00
20-2-13 Cheque No. 24 Alvaro Torres Pérez,
Factura Serie D No. 35578, compra de
artículos para la valija didáctica Q. 1,100.00 Q. 1,100.00 Q. 220.00
Tomado de: Empresario por la Educación-UNICEF (s.f.:30) Manual para Padres de Familia
10. LIBRO DE INVENTARIO 23
Para Ramos García (2010:55) el libro de inventarios es un libro usado para llevar el registro y
control de todo lo perteneciente a determinado lugar, en nuestro caso lo utilizamos en cada centro
educativo. En dicho libro se consignan cada uno de los enseres del establecimiento
describiéndolos detalladamente por su estructura, así como su valor monetario. El inventario
deberá realizarse cada año, siendo el director el responsable de dicho inventario.
Manual de Inventarios (DIDEDUCTotonicapán-MINEDUC (2011)
1. Objetivo:
Contribuir al fortalecimiento de la gestión administrativa escolar, específicamente en el sistema

de inventarios, de esa manera apoyar el desarrollo educativo del departamento a través del
fortalecimiento, en materia de mobiliario y equipo.
2. Alcance:
Todas las Escuelas e Institutos Oficiales, Rurales y Urbanas, de los diferentes niveles, en la
circunscripción departamental.
3. Cumplimiento:
Los Directores de los establecimientos públicos serán responsables de los trámites a realizar, en
atención a las obligaciones administrativas asignadas.
4. Base Legal:
 Circular 3-57: Contiene las instrucciones generales sobre la formulación de los

inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos ejemplos de formatos
para trabajar el inventario.
 Acuerdo gubernativo 217-94: Contiene el reglamento para inventarios para los bienes
muebles de la administración pública, así como instrucciones para la baja de los bienes.
 Decreto legislativo
647 647: Que contiene instrucciones sobre la formación
de los inventarios así como la obligatoriedad de recibir o entregar el
cargo de cualquier empleado público mediante revisión y chequeo del
inventario ,físico, de lo cual se rendirá copia a la autoridad inmediata
por la. vía correspondiente.
 Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95 (CORECHA): El decreto 77-95 dio 24
origen a lo que se conocía como la Comisión Recolectora de Chatarra
(CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso o
metálico de cada una de las instituciones del Estado. Con la firma de los
acuerdos de paz, esta institución desaparece mediante el Decreto 103-97
que crea una comisión especial conformada por el Ejecutivo que se
encargará de la recepción y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de
las diferentes dependencias del Gobierno.
 Decreto 779-98 Reglamento del decreto 103-97: Este decreto contiene el reglamento del
Decreto 103-97 proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento para la
solicitud de baja de materiales o bienes ferrosos, para lo cual se conformarán los
expedientes respectivos.
 Decreto Legislativo número 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo: Contiene

delimitación de las funciones de cada uno de los ministerios así como el tiempo máximo
estipulado para envío de informes de inventario por parte de cada una de sus
dependencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Públicas.
Leyes conexas
 Decreto. 89-96 Ley de probidad y de responsabilidades: Descripción de las

responsabilidades de los empleados de la Administración Pública así como la guarda y
custodia de los bienes que tienen a su cargo.
 Otras leyes: Código Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.
5. Libro de Inventarios
El libro de inventarios es un documento contable en el que cada centro educativo registra con su valor todos los
bienes muebles, con los que cuenta, tanto al inicio como al final de cada año. El libro de inventarios debe estar
autorizado por el Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo de la escuela, salvo aquellos centros
educativos cuyo director sea cuentadante ante la contraloría General de Cuentas, en este caso la Contraloría
autoriza dicho libro.
El libro de inventarios está bajo la responsabilidad del director, con la supervisión 25
constante del Coordinador Técnico Administrativo, todos los secretarios
contadores donde exista este personal, así como directores de los
establecimientos educativos deben realizar un inventario de bienes al finalizar el
ciclo lectivo, así como enviar las certificaciones respectivas y copias del mismo
al Coordinador Técnico Administrativo de su jurisdicción, quien debe de
trasladar a la unidad de inventarios de la sección administrativa de la Dirección
Departamental.
El libro de inventario debe contener el registro de todos los bienes muebles no
fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y/o secciones que

componen la escuela. Los bienes no fungibles generalmente son aquellos que
no se deterioran rápidamente.
6. Bienes No Fungibles
“Son todos aquellos cuya vida se estima en más de cinco años, o que son menos susceptibles al
rápido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia”.
Ejemplo de bienes que deben ingresarse al libro de inventarios (Bienes muebles no fungibles):
 Maquinaria,
 Equipo de computación: computadoras, impresoras,
 Herramientas: azadones, palas,
 Mobiliario y equipo de oficina: escritorios, mesas, sillas,
 Mobiliario educativo: pizarrón,
 Vehículos: motocicletas, carros,
 Otros (es necesario que cumpla con los criterios indicados en el concepto)
7. Bienes Fungibles
“Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fácilmente por otros de la misma especie,
calidad, cantidad y valor cuya vida útil se estima menor a dos años o que se deterioren
fácilmente”.
Bienes que no deben ingresar al libro de inventarios, sino a un libro auxiliar (libro de fungibles):
 Útiles de
, escritorio,
 (Memorias USB), CD’s, disketes, 26
 Sacapuntas de metal o plástico,
 Engrapadoras,
 Saca grapas,
 Cubetas,
 Escobas,
 Folletos, revistas, libros
 Otros (es necesario que cumpla con los criterios indicados en el
concepto)
8. Ingresos al Libro de Inventarios
Toda adición de bienes no fungibles que represente un aumento al activo de la escuela y que
ocurra dentro del año, debe agregarse al libro de inventario. El registro debe de realizarse en el
momento que ocurra la adquisición de los bienes.
La adición o aumento de activos de la escuela puede darse por las siguientes razones:
a) Por la compra directa de un bien,

b) Donación,
c) Traspaso.
a) Ingreso al Libro de Inventario, Proceso de Adquisición por medio de Compra Directa
Documentación Necesaria
Acta de adquisición,
Factura de compra de bienes,
Características y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes.
Paso 1
Clasificación del bien a ingresar
Clases de cuentas que existen (para el Ministerio de Educación);
a) 1232.03 De oficina y muebles,

Subcuentas: a) Equipo de computación y electrónica,
b) Maquinas impresoras, 27
c) Muebles de madera,
d) Muebles de metal.
b) 1232.05 Educacional cultural y recreativo,
Subcuentas; a) Equipo microfilm y proyección,

b) Equipo de audio,
c) Equipo de televisión,
d) Equipos fotográficos,
e) Equipos musicales,
f) Mobiliario educativo.
c) 1232.06 De transporte, tracción y elevación,
Subcuentas: a) Motocicletas,
b) Vehículos pequeños destinados para el campo.
d) 1232.07 De comunicaciones
Subcuentas; a) Accesorios de telefonía,

b) Equipo de radio.
e) 1237.00 Otros activos fijos
Subcuenta; a) Equipos varios de mantenimiento.
Paso 2
Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se

presenta una guía
vscorpionblack.blogspot.com
Guía para la Adición 28
Cantidad Saldo anterior XXXXXXX
Adición por compra
Dicha compra fue realizada mediante
factura no. XXX
De fecha (día) de (mes) del (año)
A la Cta. 123X.XX
(Nombre de la cuenta)
(Subcuenta)
XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien),
modelo
(si tuviera modelo), característica (físicas y
técnicas)
serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en
casos de
equipo de cómputo y electrónica)
* Si se compran más de dos clases de bienes
se pueden
adicionar en la misma
(Subcuenta) (valor Unitario) (Valor Total)
modelo
técnicas)
serie (si tuviere el bien, se aplica siempre
en casos de
equipo de cómputo y electrónica) (valor Unitario) (Valor Total)
Total (nuevo saldo) Q XXX,XXX.xx
En vista de lo anterior el inventario de ============
esta dependencia a
la fecha queda con un saldo de
XXXXXXXXXXXXXXX
y XXX centavos (cantidad en letras)
Lugar y Fecha.
b) Ingreso al Libro de Inventario, Proceso de Donación y/o Traspaso.
Documentación Necesaria
 Acta de donación/traspaso,
 Valor estimado,
 Características y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes
Paso 1
Clasificación del bien a ingresar de acuerdo a las cuentas que existen para el Ministerio de Educación y Direcciones
Departamentales de Educación, indicadas anteriormente.
Paso 2 29
Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se

presenta una guía
Guía para la Adición

Adición por donación
Dicha donación consta en acta
administrativa no. XX-2010
de fecha (día) de (mes) de (año)
A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta)
(Subcuenta)
XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del
bien), modelo
(si tuviera modelo), característica (físicas
y técnicas)
en casos de
* Si se reciben más de dos clases de
bienes se pueden adicionar en la misma.
modelo
técnicas)
serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en
casos de
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
9. Bajas de Inventario
Las disminuciones o bajas de inventarios de las escuelas pueden darse por: a) robo, b) mal estado,
c) por destrucción e incineración, d) por traslado a otra dependencia del Estado.
Las escuelas pueden recibir, pero no realizar donaciones a entidades privadas. Aunque es posible realizar traspasos
y donaciones a una entidad o escuela pública, lo más conveniente es asesorarse antes de realizar la operación, para
estar seguros si procede o no.
a) Solicitud de Baja por Robo 30
Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza inmediatamente darán a

conocer a las autoridades correspondientes para que den fe de tal acto delictivo, para tal efecto
dar parte a:
Paso 1
Comisaría o subestación de la Policía Nacional Civil de la localidad. Ministerio Público para

iniciar la investigación correspondiente, o autoridad comunal o municipal que haga constar en
acta el hecho, en este caso es necesario posteriormente dar aviso al Ministerio Público y Policía
Nacional Civil para su investigación.
Paso 2
Suscripción del acta donde se haga constar que bien o bienes fueron robados, identificándolos
detalladamente y su valor.
Paso 3
Certificación del libro de inventario donde conste el registro de los bienes robados.
Paso 4
Cumplido el plazo establecido en ley (6 meses) en cuanto a la investigación del hecho, se procede
a solicitar certificación de parte del Ministerio Público o Juzgado correspondiente, donde se haga
constar la etapa procesal en que se encuentra y si se logró o no individualizar a los delincuentes o
responsables del hecho.
Paso 5
Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental de Educación,

pidiendo se proceda a iniciar el trámite de baja por robo. En la solicitud deberá de adjuntarse la
siguiente documentación:
a) Fotocopia del acta donde conste el robo.

b) Certificación del acta.
c) Fotocopia del libro de Inventario donde conste el registro del o los bienes robados.
d) Certificación del libro de inventario donde conste el registro del o los 31
bienes robados.
e) Fotocopia de la denuncia presentada en la Policía o certificación del parte policial
extendida por la Policía.
f) Fotocopia de la Certificación emitida por el Ministerio Público en cuanto al proceso
denunciado, en caso de robos que hayan sido realizados anteriormente, certificación del
Juzgado donde se presentó la denuncia correspondiente. Artículo 7. Acuerdo
Gubernativo No. 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994.
Paso 6
Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Técnico Administrativo o

Supervisor Educativo de su Jurisdicción, quien deberá remitirla al área de inventario de la
Dirección Departamental de Educación.
Paso 7
El área de inventario se encargará de analizar el expediente y establecer si cumple los requisitos,

para continuar su trámite, de lo contrario, devolverá al Coordinador Técnico Administrativo o
Supervisor Educativo, para que traslade al Director y subsane o complete los requisitos
señalados, resueltos volverán al paso 6.
Paso 8
Habiendo cumplido con los requisitos, se providencia y se procede a enviar a Contraloría General
de Cuentas donde, seguirá los pasos de ley, Articulo 5. Acuerdo Ministerial 1109-2009 de
fecha 23 de junio de 2009.
Paso 9
La Dirección Departamental de Educación recibe notificación y resolución de parte de

Contraloría General de Cuentas y Departamento de Contabilidad del Estado, quien a su vez
notifica al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, y éste al Director
interesado.
Paso 10
Al tener la resolución de parte de Contraloría General de Cuentas, y el Departamento de Contabilidad del Estado,
se procede a dar de baja del inventario los bienes indicados.
Guía de Baja 32
Baja por Robo
Dicha baja fue autorizada mediante
resolución de
Contraloría General de Cuentas (CGC)
No. XXX-2010-
XXX, y resolución de Contabilidad del
Estado, del
Ministerio de Finanzas Públicas, No. XX-
2010

(Subcuenta)
XXX (nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y técnicas)
en casos de
* Si se rebajan más de dos bienes se
pueden en la misma
0X (Nombre del bien a dar de baja, marca
(del bien), modelo
y técnicas)
en casos de
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
b) Solicitud de Baja por mal estado, Destructibles e Incinerables Paso 1
Suscribir acta donde se haga constar el mal estado de los bienes muebles detallando sus características y valores.
Paso 2 33
Reunir los siguientes requisitos:
1. Certificación de acta donde se haga constar el mal estado, destructibles3 o incinerables4

de los bienes muebles, detallando sus características y valores.
2. Certificación de registro de inventarios que contenga detalle de características y valores

de los bienes objeto de baja.
Paso 3
Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental actual, pidiendo se

proceda a iniciar el trámite de baja por mal estado, solicitud en la que deberá de adjuntarse la
siguiente documentación.
a) Certificación de acta donde se haga constar el mal estado destructibles (son aquellos que son
materia sólida, y pueden ser objeto de compresión o como su nombre lo indica destrucción,
por ejemplo madera.) o incinerables (aquellos que se pueden quemar como por ejemplo
bienes plásticos. (Aunque dicha normativa es vigente más no positiva, debido a la
contaminación que produce su incineración)) de los bienes muebles, detallando sus
características y valores.
b) Certificación de registro de inventarios que contenga detalle de características y valores de

los bienes objeto de baja.
Paso 4
Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Técnico Administrativo o

Supervisor Educativo de su Jurisdicción, quien deberá remitirla al área de inventario de la
Dirección Departamental de Educación.
Paso 5
El área de inventario se encargará de su análisis y establecer si cumple los requisitos, para continuar su trámite, de
lo contrario, devolverá al Coordinador Técnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director
y subsane o complete los requisitos señalados, resueltos volverán al paso 4.
El Director Departamental después de verificar lo solicitado por medio del 34
personal designado para el efecto, firmará la solicitud de baja y autorizará el
seguimiento del trámite. Según Acuerdo Ministerial 1109-2009
Paso 6
Habiendo cumplido con los requisitos, se enviará por medio de oficio dirigido al Director de
Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, solicitando que se emita “resolución de
baja de bienes por mal estado de consistencia destructible”. La Dirección de Bienes del Estado
solicitará la intervención de la Contraloría General de Cuentas para la verificación respectiva,
después de lo cual se ordenará la destrucción de dichos bienes suscribiendo acta para el efecto y
remitiendo certificación a las instancias correspondientes. Posteriormente Bienes del Estado
emite resolución para el registro de baja correspondiente en el libro de inventarios. Artículos 4 y
5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94
Paso 7
La Dirección Departamental de Educación recibe notificación y resolución de parte del

Departamento de Bienes del Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Técnico
Administrativo o Supervisor Educativo, y éste al Director interesado.
Paso 8
Al tener la resolución de parte del Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a rebajar
del inventario los bienes indicados.
Guía de Baja 35
Baja por mal estado
Dicha baja fue autorizada mediante
resolución del
Departamento de Bienes del Estado, del
Ministerio de
Finanzas Públicas, no. XX-2010
(Subcuenta)
0X (Nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y técnicas)
en casos de
* Si se rebajan más de dos bienes se
pueden en la misma
0X (Nombre del bien a dar de baja), marca
(del bien), modelo
y técnicas)
en casos de
esta dependencia a
XXXXXXXXXXXXXXX
Lugar y Fecha
c) Otros casos 36
Pérdidas, Faltantes, Extravíos, Bienes Fungibles Ingresados en Libro de Activos Fijos,

Desastres Naturales y Casos No Previstos.
1. Perdidas, Faltantes y Extravíos: En estos casos se responsabilizará al director del

establecimiento o a la persona que tenga cargos del bien, y se exigirá la reposición del
mismo, siempre que cumpla con las mismas características y valor. Para ello es necesario
suscribir acta indicando lo relativo al caso y al bien así como el requerimiento de pago o
reposición según corresponda. En el primero de los casos, el valor del bien debe
depositarse a cuenta común del Estado. Si se opta por la reposición, el bien deberá ser de
idénticas características y calidad. Base Legal: Artículos 7, 8, 9, 10, 11, 21 y 23 del
Acuerdo Gubernativo No. 217-94
“Reglamento de Inventarios de bienes muebles de la Administración Pública”
2. Faltante por Incendios, Inundaciones, Desastres Naturales y otras Eventualidades:

Para estos casos el director del establecimiento deberá suscribir acta en la que haga
constar lo acontecido, detallando los bienes afectados; con certificación del acta deberá
dar parte a la policía. Seguidamente presentará solicitud de baja dirigida al Director
Departamental, por medio del Coordinador Técnico Administrativo (adjuntando fotocopia
del acta, certificación, copia de la denuncia a la Policía, fotocopia del libro de inventario
donde aparecen los bienes afectados….) quien remitirá al encargado de inventarios para la
continuación del trámite respectivo.
3. Bienes Fungibles: El director de la escuela que tenga ingresado al libro de inventarios

bienes fungibles, deberá suscribir acta identificando los bienes fungibles y con
certificación de dicha acta, así como del ingreso a dicho inventario, iniciará el trámite
remitiendo expediente y solicitud al Director Departamental de Educación por medio del
Coordinador Técnico administrativo correspondiente.
10. Realización de Inventario Físico
El director del establecimiento deberá realizar el inventario físico correspondiente al finalizar el periodo fiscal,
debiendo dejar constancia en el libro con fecha: 31 de diciembre del año cursado.
11. Reporte de Inventario 37
El director del establecimiento deberá de entregar el FIN 01 Formulario Resumen de Inventario,

FIN 02 Formulario Detalle por Cuenta debidamente firmado y sellado, al Coordinador Técnico
Administrativo o Supervisor Educativo, en la fecha que se establezca, para que él remita al Área
de Inventario, el total de inventarios de su jurisdicción.
ADICIONES
1 Compra: 2. Traslado: 3. Donación:

Ingreso al Ingreso al Inventario con resolución de la Dirección Ingreso al libro de
inventario con de Bienes del Estado posterior a ello se informa a la inventario con acta
valor de factura misma de haber operado el ingreso de recepción
ETAPA 1
Pasos iniciales para el trámite de baja por:
ROBO
PASO 1 PASO 2 PASO 3:

Denuncia a la Acta del hecho Certificación del MP
PNC y MP delictivo con informando del resultado
característica de los de la investigación (6
bienes sustraídos meses después del hecho
MAL ESTADO
Realización de Acta Certificación del Certificación del inventario
con presencia de Acta en cuanto a los bienes
autoridades solicitados para baja.
competentes
DESASTRES NATURALES
Denuncia a la Acta del hecho, Certificación del MP
PNC y MP certificación de los informando del resultado
bienes de inventario de la investigación (6
meses después del hecho
ETAPA 2
Seguimiento Generalidades
PASO 6 PASO 5 PASO 4
Se queda en espera de la Se solicita la baja y se
Se remite a la Sección de presenta en la
resolución
Inventarios de la DIDEDUC, Coordinación Técnica
correspondiente para
operar la baja y de ahí a la dependencia Administrativa
que corresponda
Es la unidad encargada del registro y administración de los bienes muebles del 38
MINEDUC en el Departamento, para su funcionamiento utiliza los siguientes
documentos y base legal:
 Manual de Inventarios
 Decreto Legislativo No. 647
 Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios
 Decreto No. 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo
 Acuerdo Gubernativo 240-98 Reglamento Ley Orgánica de Presupuesto
 Acuerdo Gubernativo 779-98 Reglamento Decreto 103-97
 Acuerdo Gubernativo 382-2001 Reglamento MINFIN
 Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la CGC
 Acuerdo Gubernativo 318-2003 Reglamento CGC
 Circular 3-57 Inventario de Oficinas Públicas
11. MURAL DE TRANSPARENCIA
En los establecimientos públicos se debe implementar los murales de transparencia con la

finalidad de que éstos publiquen o divulguen de manera permanente en un sitio público y a la
vista de todo ciudadano, información relacionada con los recursos financieros, materiales y
humanos que asignan y trasladan, así como el uso y destino que se da a los mismos, según
corresponda (Artículo 1, Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013, Murales de Transparencia).
Empresario por la Educación-UNICEF (s.f.:11) propone que los Docentes y el Concejo

Educativo del establecimiento debe identificar el pasillo más concurrido de la escuela y
convertirlo en el “Mural de la Transparencia”, en el cual se hará una publicación de los recursos
(dinero, materiales y humanos) asignados y trasladados por el Ministerio de Educación para la
mejora en la calidad educativa. La Dirección Departamental entregará la guía para colocar la
información de forma permanente sobre el uso de los recursos destinados para cada Programa, a
manera que todo ciudadano y alumno de la escuela pueda conocer la siguiente información:
a. Dinero recibido por Programa.

b. Detalle de facturas.
c. Cantidad de alumnos y docentes beneficiados.
d. Días al que corresponde cada programa de apoyo.
e. Dinero gastado para cada programa, si hubiese sobrado algún monto se debe indicar.
f. Cerca de ese mismo espacio se recomienda incluir el teléfono de denuncias 1503 para que
cualquier persona pueda comunicar si se ha hecho mal uso de los recursos.
39
Fundamento Legal
Acuerdo Ministerial No. 1335-2013, Murales de Transparencia, publicado en el Diario de

Centro América el 13/05/2013, en donde acuerda implementar los murales de transparencia y
rendición de cuentas en las dependencias del Ministerio de Educación y los centros educativos
públicos (ver anexos).
Modelo de Mural de Transparencia
Tomado de: Empresario por la Educación-UNICEF (s.f.:31) Manual para Padres de Familia
40
Hambre cero
Llegando a la
cancha
www.empresariosporlaeducacion.org
Recuerde que los murales nos sirven para:
 Mejorar nuestra comunicación.

 Monitorear y hacer denuncias.
 Fortalecer nuestra participación como funcionarios públicos.
 Promover la transparencia en nuestras dependencias.
 Mantener informada la nuestra comunidad educativa, autoridades educativas y personas
que nos visiten.
edu.ucpse.org
Referencias Bibliográficas 41
Bibliografía
1. CHACÓN Arroyo, Miguel Ángel (s. f.). Manual del Director Escolar. Nivel Primario.
MINEDUC-SIMAC-OEA-PRODEBAS. Guatemala, C. A.
E grafía
2. DIDEDUCTotonicapán-MINEDUC. Manual de Inventarios para Establecimientos Educativos

Oficiales del Departamento de Totonicapán. Área de Invetario.
Guatemala, C. A. / 2011. [en línea]
http://dideductoto.blogspot.com/p/administrativa.html#inventarios [consulta 20-10-2014,
hora 12:36]
3. EMPRESARIOS POR LA EDUCACIÓN-UNICEF. Manual para Padres de Familia.

Alumnos que Aprenden, Maestros que Enseñan, Comunidad que Acompaña. Organizaciones
de Padres de Familia –OPF-. Juntos por la Educación. Descargar - Empresarios por la
Educación [en línea]
www.empresariosporlaeducacion.org/.../manual_padres_de_familia_final...
[consulta 20-10-2014, hora 13:46]
4. IMÁGENES [en línea] www.google.com [consulta 20-10-2014]
5. MINEDUC-DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS. Manual de Suscripción de

Actas. 12 de junio de 2012. Guatemala, C. A. [en línea]
https://www.mineduc.gob.gt/.../MANUAL%20SUSCRIPCION%20ACTA...
[consulta 20-10-2014, hora 06:37]
6. RAMOS García, Lucy Juanita. Guía para la redacción de Documentos

Administrativos, para Directores del Sector 02-07-01 de Sanarate, El Progreso.
Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades, Departamento de Pedagogía. Noviembre
de 2010. Guatemala, C. A. [en línea] biblioteca.usac.edu.gt/EPS/07/07_0927.pdf [consulta 20-10-2014, hora
07:25]
Anexos 42
ANEXO I
NORMATIVA LEGAL DE CUADROS DE TOMA DE POSESIÓN, AVISOS DE
ENTREGA Y
SUSCRIPCIÓN DE ACTAS
 Artículo 33. Requisitos del Acta de Toma de Posesión Todo servidor público de primer
ingreso o reingreso debe empezar devengando el salario inicial de la clase de puesto al que es
nombrado.
El acta de toma de posesión deberá contener como mínimo lo siguiente:
1. Número de acta;
2. Lugar donde se verifica la acción: aldea, municipio y departamento;
3. identificación de la dependencia,
4. Fecha y hora en que se inicia el acta,
5. Nombres y apellidos completos de las personas que intervienen y cargos que desempeñan,
6. Título oficial del puesto que se asume, partida presupuestaria y salario que corresponda
7. Trascripción de la parte conducente del nombramiento, por el cual la Autoridad

Nominadora nombra al candidato propuesto;
8. Consignar que quien toma posesión, prestó juramento de fidelidad a la Constitución

Política de la República
9. Nombre de la persona a quien se sustituye, fecha y hora en que se entregó el cargo.

Cuando se trate de un puesto de reciente creación o que no hubiere sido ocupado, deberá
indicarse que se trata de un puesto nuevo;
10. Fecha y hora en que se finalizó el acta, y,
11. Firmas de las personas que intervinieron, con los sellos que correspondan.
 Artículo 34 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Juramento en la Toma 43
de Posesión. La Autoridad Nominadora o el funcionario responsable de dar
posesión, deberá tomar al nombrado el juramento siguiente: ¿ Jura como
servidor público, respetar y defender la Constitución Política de la República,
las leyes del país y desempeñar el puesto que hoy asume, con
responsabilidad y eficiencia para el engrandecimiento de Guatemala ?
 Artículo 35 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Fechas de Tomas de Posesión del
Puesto. La toma de posesión del puesto deberá efectuarse los días 1 o 16 de cada mes. En
caso de que las fechas citadas sean días inhábiles, se procederá de la manera siguiente:
1. Cuando se trate de ascensos, traslados o permutas, deberá tomar posesión o cargo, el día
hábil anterior a las fechas indicadas; y,
2. Si se trata de personas de primer ingreso o reingreso, deberán tomar posesión del puesto o
cargo, el primer día hábil posterior a las fechas indicadas.
Si la naturaleza del cargo, o las necesidades del servicio lo requieren, podrá darse posesión en
cualquier día hábil del mes, lo cual se hará constar en el acta respectiva, indicándose las
razones que obligaron a dar posesión al nombrado.
El salario o sueldo comienza a devengarse desde el día de la toma de posesión del puesto o
cargo, siempre que se tome posesión antes de la mitad de la jornada laboral. Si se efectúa
después, corresponde a la persona que entrega el puesto o cargo.
Si la persona nombrada no se presenta a tomar posesión del puesto o cargo dentro de los tres
meses siguientes de firmado el nombramiento por la Autoridad Nominadora, éste perderá
todos sus efectos.
 Artículo 36 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil. Disposiciones Generales para la

Toma de Posesión o Entrega de un Puesto o Cargo. Para la toma de posesión o entrega de
un puesto o cargo deberá cumplirse con los requisitos siguientes:
1. Que exista partida presupuestaria específica;

2. Que se emita Acuerdo de Nombramiento o cese de la relación laboral o 44
Nombramiento en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal, por la
Autoridad Nominadora, en los casos de primer ingreso, reingreso,
ascensos, traslados, permutas y cese definitivo;
3. Que se emita Resoluciones o Acuerdo, por la Autoridad Nominadora, en casos de

licencias, reinstalación o suspensiones por sanciones disciplinarios o por suspensiones del
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, los oficios de suspensión y alta de labores; y,
4. Que se suscriba el acta de rigor.
Cumplido con lo anterior, se procederá a dar el aviso de toma de posesión o entrega del puesto o
cargo, en el Formulario Oficial de Movimiento de Personal a la Oficina Nacional de Servicio
Civil, en un periodo no mayor de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de toma de
posesión o entrega del puesto o cargo.
Ningún servidor público podrá tomar posesión de un puesto o cargo en la Administración

Pública, mientras disfrute de licencia con o sin goce de sueldo, suspensiones y vacaciones.
Normativa interna
a) Todos los movimientos deber ser registrados a través del sistema e-SIRH. No se aceptará
ningún movimiento que no se encuentre registrado en dicho sistema.
b) El procedimiento de registro de acciones de personal, lo regulará el Acuerdo Ministerial

correspondiente.
c) La Subdirección de Nóminas de la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de

Educación, tendrá a su cargo la creación y divulgación a través de las Direcciones
Departamentales de Educación del Ministerio de Educación, del calendario de fechas de
Entrega del Cargo y Toma de Posesión, avalado por la Oficina Nacional de Servicio Civil
–ONSEC-.
d) Para la entrega de cargo no es necesario que se presente el servidor público a realizar su

movimiento.
ANEXO II 45
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIÓN, EN LAS ACCIONES
DE
TRASLADO, ASCENSO, PERMUTA, PRIMER INGRESO Y REINGRESO
ACTA No. 15-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día uno de febrero del año
dos mil once (01/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos
del Ministerio de Educación; ubicado en sexta calle uno guión ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-
87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández, Coordinador
de la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario
Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el
Acuerdo Ministerial de Nombramiento No. DIREH-1111-2011 de fecha 27 de enero de 2011 el cual en su
parte conducente dice: Acuerda: Artículo 1, nombrar a la siguiente persona en el puesto cuyas
características se detallan a continuación: en el punto 1, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega,
en el puesto de Secretario Ejecutivo IV, Especialidad: Actividades Secretariales, con partida
presupuestaria Número 2011-11130008107-00-0101-0260-03-05-00-000-002-000-011-00003,
Dependencia: DIR. GENERAL DE COORDINACION DE PROYECTOS DE APOYO (DIGEPA),
Jornada Única (Capital), Ubicación: Avenida Reforma 1-87 zona 10), Municipio, Guatemala,
Departamento de Guatemala. Salario inicial mensual Q.1,555.00. Acción: PRIMER INGRESO.
SEGUNDO: En base a lo estipulado en el Artículo 3 del Acuerdo en mención, se procede a dar formal
posesión a Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, en el puesto, partida presupuestaria y
dependencia descritos en el punto anterior, recomendándole fiel y estricto cumplimiento en el desempeño
de sus funciones y procediendo a la juramentación el Licenciado Marco Tulio Pezzarossi, Coordinador de
la Delegación de Recursos Humanos dice a Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega: Jura como
Servidor Público respetar y defender la Constitución Política de la República de Guatemala, y Rossana
Josefina Lima Camposeco de Ortega contesta: JURO Y PROMETO. El señor Coordinador de la
Delegación de Recursos Humanos dice: Si así lo hicieres, la patria os lo agradecerá, de lo contrario, os lo
demandará y Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega responde: Acepto. TERCERO: La toma de
posesión surte sus efectos a partir del 01 de febrero del año 2011. CUARTO: No habiendo más que hacer
constar, se finaliza la presente quince minutos después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio.
Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández Coordinador
Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega

Secretario Ejecutivo IV
Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de Servicio
Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
ANEXO III 46
POR
ENFERMEDAD, MATERNIDAD Y ACCIDENTE
ACTA No. 16-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día dos de febrero del año dos
mil once (02/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos del
Ministerio de Educación; ubicado en sexta calle uno guión ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87
zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández, Coordinador de
la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo
IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos
quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Informe de
Alta al Patrono, de fecha 01 de febrero del año 2011 emitido por el Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social, I.G.S.S., en el cual indica que la trabajadora Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega,
puede volver a su trabajo el día 2 de febrero del año 2011 por finalización de suspensión del I.G.S.S. por
Enfermedad. SEGUNDO: Acatando lo descrito en el informe de alta en mención se procede a dar formal
posesión a Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, quien ocupa el puesto de Secretario Ejecutivo
IV, Especialidad: Actividades Secretariales, Dependencia: Unidad de Administración Financiera,
Dirección Superior del Ministerio de Educación, con partida presupuestaria Número 2011-11130008101-
00-0101-0313-01-01-00-000-001-000-022-00005, la toma de posesión es efectiva a partir del día 2 de
febrero del año 2011. TERCERO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince
minutos después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes
intervenimos. Damos Fe.

Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento dela Ley de Servicio
ANEXO IV 47
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIÓN, EN LAS ACCIONES POR
FINALIZACIÓN DE LICENCIA CON GOCE DE SALARIO, SIN GOCE DE
SALARIO,
CON GOCE Y SIN GOCE DE SALARIO
ACTA No. 18-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día siete de febrero del año dos mil once
(07/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos del Ministerio de
Educación; ubicado en sexta calle uno guión ochenta y siete de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las
siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos
Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro,
Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo
siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista la resolución Número 349, de fecha cuatro de enero del dos mil once
(04/01/2011), la que copiada literalmente dice: Se tiene a la vista la solicitud de Licencia por Asuntos Personales,
presentada a este despacho por Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, afiliación 284264729, quién
desempeña el puesto de Secretario Ejecutivo IV, en el Departamento de Gestión de Personal, Municipio Guatemala,
departamento de: Guatemala. CONSIDERANDO: Que la titular del puesto Lima Camposeco de Ortega, solicita
licencia por asuntos personales, para realizar su examen General de Gerencia, correspondiente a la carrera de
Licenciatura en Informática y Administración de las Telecomunicaciones, de la Universidad Galileo, comprendida
del siete de enero al seis de febrero del dos mil once, habiendo presentado la documentación que justifica su petición;
la presente es procedente, conforme lo establecido en la ley. POR TANTO: Con base en lo considerado y de
conformidad con lo que establece el artículo 61 numeral 4to. de la Ley de Servicio Civil y 60 numeral 1 literal “a” de
su Reglamento y lo que para el efecto establece el artículo 2 del Acuerdo Ministerial No. 455-2010, de fecha
dieciséis de marzo del dos mil diez, este Despacho. RESUELVE: I) Legalizar, la licencia por Asuntos Personales, a
la servidora pública Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, CON GOCE DE SUELDO, del siete de enero
al seis de febrero del dos mil once, inclusive. II). NOTIFIQUESE: SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto
primero se procede a dar posesión a, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, en el puesto de Secretario
Ejecutivo IV, Dependencia: Departamento de Gestión de Personal, Dirección Superior, con partida presupuestaria
Número 2011-11130008103-00-0101-0275-01-01-00-000-004-000-022-00008, con salario nominal base de
Q.2,120.00. La fecha efectiva de la finalización por Asuntos Personales con Goce de Sueldo es a partir del 07 de
febrero del año del 2011. TERCERO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos
después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos
Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández

Asistente Profesional II Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos

Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, en
base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
ANEXO V 48
POR
FINALIZACIÓN DE SUSPENSIÓN DISCIPLINARIA
ACTA No. 9-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día catorce de enero
del año dos mil once (14/01/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de
Recursos Humanos del Ministerio de Educación; ubicado en sexta calle uno guión ochenta y siete
de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio
Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina
Lima Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro,
Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien suscribe la presente para
hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Tomando en consideración que por medio de la
Resolución Número. 05-2011 de fecha tres de enero del año dos mil once (03/01/2011). Se
resolvió IMPONER LA SANCIÓN DISCIPLINARIA CONSISTENTE EN SUSPENSIÓN DE
LABORES SIN GOCE DE SALARIO POR DIEZ (10) DÍAS CALENDARIO, a Rossana
Josefina Lima Camposeco de Ortega, quien labora para el Ministerio de Educación, con el cargo
de Secretario Ejecutivo IV, Especialidad Actividades Secretariales, con partida presupuestaria
Número 2011-1113008301-00-0101-0201-11-11-00-000-001-000-011-00001, asignada en el
Departamento de Educación Preprimaria, Dirección Departamental de Educación Guatemala del
Ministerio de Educación, Municipio de Guatemala, Departamento de Guatemala. SEGUNDO:
En base a lo descrito en el punto primero se da por finalizada la Suspensión Disciplinaria de
Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, y así mismo se le recomienda que en futuro
cumpla con las obligaciones que tiene como trabajador al servicio del Ministerio de Educación.
La toma de posesión es efectiva a partir del catorce de enero del año dos mil once (14/01/2011).
TERCERO: No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos después
de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes


Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento de
la Ley de Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
ANEXO VI 49
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DEL CARGO EN LAS
ACCIONES DE
TRASLADO, ASCENSO, PERMUTA, RENUNCIA Y JUBILACIÓN
ACTA No. 3-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día uno de febrero del
año dos mil once (01-02-2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de
Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos, Walter Guillermo
Chamalé Marroquín, Asesor Profesional Especializado IV y Nancy Johanna Franco Villatoro,
Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien suscribe la presente para
hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el oficio sin número, de fecha 28 de
enero de 2011, firmado por Walter Guillermo Chamalé Marroquín, el que en su parte conducente
dice: Licenciado Dennis Alonzo Mazariegos, Ministro de Educación, Su Despacho. Estimado
Señor Ministro: Atentamente me dirijo a usted para comunicarle que dejaré el puesto de Asesor
Profesional Especializado IV, el cual ocupaba en la Subdirección General de Ejecución
Presupuestaria del Ministerio de Educación, lo anterior en virtud de haber sido favorecido con un
traslado, a partir del 1 de febrero del 2011. SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto
primero se procede a dar por aceptada la entrega por traslado de Walter Guillermo
Chamalé Marroquín, quien ocupaba el puesto de Asesor Profesional Especializado IV,
Especialidad: Administración, Dependencia: Subdirección General de Ejecución Presupuestaria,
Dirección Superior del Ministerio de Educación, con partida presupuestaria Número 2011-
11130008101-00-0101-0348-01-01-00-000-001-000-011-00001, con salario nominal base de
Q.6,759.00. La fecha efectiva de la entrega por traslado es a partir del 01 de febrero del año 2011.
TERCERO: No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente diez minutos después de
iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos.
Damos Fe.

Walter Guillermo Chamalé Marroquín

Asesor Profesional Especializado IV
Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de
Servicio Civil, en base a Oficio Rv-2012-044 de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
ANEXO VII 50
ACCIONES DE
FALLECIMIENTO
ACTA No. 13-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día siete de febrero
del año dos mil once (07-02-2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de
Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos y Nancy Johanna
Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien suscribe
la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el certificado de
defunción, de fecha siete de febrero del año 2011, en donde se informa que la señora Florinda
Ruth Vicente Gaytan de Ixcoteyá falleció el 1 de febrero del año 2011 en el Hospital Juan José
Arévalo Bermejo I.G.S.S. zona 6, Guatemala, Guatemala, la hora de la defunción fue a las 17:10
a causa de Choque séptico, miembro letal, pie diabético, diabetes mielitis. SEGUNDO: La
señora Florinda Ruth Vicente Gaytán de Ixcoteyá, ocupaba el puesto de Trabajador Operativo
III, sin Especialidad, con partida presupuestaria Número 2011-11130008101-00-0101-0321-01-
01-00-000-003-000-011-00016, Dependencia DISERSA, Dirección Superior del Ministerio de
Educación. TERCERO: En base a lo descrito en el punto primero se recibe el puesto. Con fecha
2 de febrero del año 2011, por fallecimiento de la señora Florinda Ruth Vicente Gaytan de
Ixcoteyá. CUARTO: No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente quince minutos
después de iniciada, en el mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes
ANEXO VIII 51
ACCIONES DE
LICENICA CON GOCE Y SIN GOCE DE SUELDO
dos mil once (01/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos
de la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, Secretario
Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos
Humanos quien suscribe la presente para hacer constar lo siguiente PRIMERO: Se tiene a la vista la
resolución Número 0542, de fecha veinticuatro de enero del dos mil once (24/01/2011). La que copiada
literalmente dice: Se tiene a la vista la solicitud de Licencia por Asuntos Personales, presentada a este
despacho por ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, afiliación 255024077,
quien desempeña el puesto de Secretario Ejecutivo IV, en el Departamento de Gestión de Personal,
Municipio Guatemala, departamento de: Guatemala, CONSIDERANDO: Que la servidora pública LIMA
CAMPOSECO DE ORTEGA, solicita licencia por asuntos personales por un período de 1 mes y habiendo
justificado su petición, se considera que la presente es procedente, sin goce de sueldo del uno de febrero al
veintiocho de febrero del dos mil once. POR TANTO: Con base en lo considerado y de conformidad con
lo que establece el artículo 61 numeral 4to. de la Ley de Servicio Civil y 60 numeral 1 literales “a y b” de
su Reglamento, este Despacho. RESUELVE: I) Conceder la licencia por Asuntos Personales, a la
servidora pública ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, SIN GOCE DE
SUELDO, del uno de febrero al veintiocho de febrero del dos mil once, inclusive. II) Se recomienda
organizar el servicio. III) NOTIFIQUESE: SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto primero se
procede a recibir el puesto, que ocupaba , Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega, el puesto de
Secretario Ejecutivo IV, Dependencia: Departamento de Gestión de Personal del Ministerio de Educación,
con partida presupuestaria Número 2011-11130008104-00-0101-0325-01-01-00-000-005-000-022-00003,
con salario nominal base de Q.2,120.00. La fecha efectiva de la entrega por licencia por Asuntos
Personales sin goce de sueldo es a partir del uno de febrero del dos mil once (01/02/2011). TERCERO:
No habiendo más que hacer constar, se finaliza la presente quince minutos después de iniciada, en el
mismo lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.

Nota: formato que cumple los requisitos establecidos en el Artículo 33 del Reglamento de la Ley de Servicio
ANEXO IX 52
ACCIONES DE
DESTITUCIÓN
dos mil once (01-02-2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de Recursos Humanos
de la Delegación de Recursos Humanos, Walter Guillermo Herrera Camey, Trabajador Operativo IV y
Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien
suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Acuerdo Ministerial
No. DIREH-4796-2011 de fecha 31 de enero de 2011 el que en su Artículo 1 Acuerda: DESTITUIR con
causa justa y sin responsabilidad para el Estado, al servidor público WALTER GUILLERMO
HERRERA HERNÁNDEZ, quien labora para el Ministerio de Educación, presupuestado como
Trabajador Operativo IV, en el Departamento de Transporte, municipio de Guatemala, departamento de
Guatemala; al haberse comprobado que el servidor el día 14 de mayo de 2010, incurrió en mala conducta,
insubordinación, marcada indisciplina así como falta contra la propiedad, en perjuicio del Estado, por
haber causado daño al vehículo color azul, marca Suzuki, con placas de circulación O 0777BBM,
desinflando la llanta trasera del lado izquierdo en dos ocasiones y provocar hundimiento en la puerta del
lado de atrás del piloto el mismo día; constituyendo éstas faltas graves. SEGUNDO: En base al punto
anterior, se procede a declarar vacante el puesto, por destitución, ocupado por la persona descrita en el
punto primero con cargo a la partida presupuestaria número 2011-11130008101-00-0101-0327-01-01-00-
000- 003-000-011-00012, en el puesto de Trabajador Operativo IV, especialidad Conducción de
Vehículos, Dependencia: Transporte, Dirección Superior del Ministerio de Educación, con salario base de
Q.1,135.00. La fecha efectiva de la destitución es a partir del 1 de febrero del año 2011. TERCERO: No
habiendo más que hacer constar se finaliza la presente treinta minutos después de iniciada, en el mismo
lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Walter Guillermo Herrera Hernández

Trabajador Operativo IV
ANEXO X 53
ACCIONES DE
SUSPENSIÓN DEL IGSS POR ENFERMEDAD, ACCIDENTE Y MATERNIDAD
ACTA No. 18-2011. En la ciudad de Guatemala, siendo las nueve horas del día diecisiete de
febrero del año dos mil once (17-02-2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación
de Recursos Humanos del Ministerio de Educación; ubicado en sexta calle uno guión ochenta y
siete de la zona diez (6a. calle 1-87 zona 10), Ciudad, las siguientes personas: Licenciado Marco
Tulio Pezzarossi Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos y Nancy
Johanna Franco Villatoro, Asistente Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien
suscribe la presente para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Informe de
Suspensión de Trabajo, de fecha 17 de febrero de 2011 emitido por el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social, I.G.S.S. en el cual se indica que el trabajador Manuel Antonio Carrillo, es
suspendido de sus labores a partir del día 17 de febrero de 2011 por Suspensión del I.G.S.S. por
Accidente. SEGUNDO: Acatando lo descrito en el Informe de Suspensión de Trabajo en
mención se acepta la suspensión del IGSS por motivo de accidente del cargo que ocupa Manuel
Antonio Carrillo, quien ocupa el
puesto de Técnico III, Especialidad: Reproducción de Materiales,
dependencia: Reproducción, Dirección Superior del Ministerio de Educación, con cargo a la
partida presupuestaria número 2011-11130008101-00-0101-0329-01-01-00-000-003-000-011-
00005. La fecha Efectiva de la Suspensión es a partir del día 17 de febrero de 2011. TERCERO:
No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente treinta minutos después, en el mismo
lugar y fecha de su inicio. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández Coordinador de
Asistente Profesional II la Delegación de Recursos Humanos
ANEXO XI 54
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DEL CARGO EN LAS ACCIONES
POR
SUSPENSIÓN DISCIPLINARIA
ACTA No. 7-2011. En la ciudad de Guatemala siendo, las nueve horas del día cuatro de febrero
del año dos mil once (04/02/2011), reunidos en las instalaciones que ocupa la Delegación de
Recursos Humanos del Ministerio de Educación; sexta calle uno guión ochenta y siete de la zona
diez (6 calle 1-87 zona 10), las siguientes personas: Licenciado Marco Tulio Pezzarossi
Hernández, Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos, Rossana Josefina Lima
Camposeco de Ortega, Secretario Ejecutivo IV y Nancy Johanna Franco Villatoro, Asistente
Profesional II de la Delegación de Recursos Humanos quien suscribe la presente para hacer
constar lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista la Resolución Número 77-2011 de fecha tres
de febrero del año dos mil once, para resolver el expediente administrativo que por faltas al
servicio se inició en contra del servidor público ROSSANA JOSEFINA LIMA CAMPOSECO
DE ORTEGA, quien labora para el Ministerio de Educación, en el departamento de Becas y
Subvenciones de la Dirección de Planificación Educativa (DIPLAN) del municipio y
departamento de Guatemala, desempeñando el cargo de Secretario Ejecutivo IV con especialidad
Secretaria. El cual en su parte conducente RESUELVE: I) IMPONER AL SERVIDOR
PUBLICO ROSSANA JOSEFINA
LIMA CAMPOSECO DE ORTEGA, LA SANCION ADMINISTRATIVA
DISCIPLINARIA CONSISTENTE EN SUSPENSION DE LABORES SIN GOCE DE
SALARIO POR DIEZ DIAS CALENDARIO Y SE LE RECOMIENDA QUE EN EL
FUTURO CUMPLA CON LAS OBLIGACIONES QUE TIENE COMO TRABAJADOR
AL SERVICIO DEL MINISTERIO DE EDUCACION. III) NOTIFIQUESE. SEGUNDO:
En base a lo descrito en el punto Primero, Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega entrega
el cargo por Suspensión Disciplinaria, sin goce de sueldo. La fecha efectiva de la suspensión es
a partir del día cuatro de febrero de dos mil once (04/02/2011). TERCERO: No habiendo más
que hacer constar se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio siendo las nueve
horas con quince minutos. Firmando de conformidad quienes intervenimos. Damos Fe.
Nancy Johanna Franco Villatoro Rossana Josefina Lima Camposeco de Ortega

Asistente Profesional II Secretario Ejecutivo IV
Licenciado Marco Tulio Pezzarossi Hernández

Coordinador de la Delegación de Recursos Humanos
ANEXO XII 55
MODELO DE ACTA A USAR EN TOMA DE POSESIÓN DE
INTERINATO
ACTA No. 7-2012. En la Aldea El Silencio municipio de La Gomera del departamento de

Escuintla siendo, las siete horas con cincuenta minutos del día once de abril del año dos mil doce
(11/04/2012), reunidos en las instalaciones que ocupa la Dirección de la Escuela Oficial Rural
Mixta Aldea El Silencio JM del municipio de La Gomera del departamento de Escuintla, las
siguientes personas: Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas, Directora, Jorge Luis Cortéz
Tul, Director Profesor Titulado (Interino), para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: El día de
hoy se hace presente el profesor Jorge Luis Cortéz Tul, con el oficio número 058-2012 de fecha
10 de abril del 2012, firmado y sellado por el licenciado Juan Jesús Ramos Ramos, Coordinador
Técnico Administrativo del Distrito Escolar No. 20-24-12, por medio del cual se autoriza que
pueda cubrir el interinato, del puesto de Director Profesor Titulado que deja la profesora Susann
Lissette Mendez Caal quien fue suspendida por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social por
motivo de Maternidad del 11 de abril del 2012 al 03 de julio del 2012, en la Escuela Oficial Rural
Mixta, Aldea El Silencio JM del municipio de La Gomera del departamento de Escuintla.
SEGUNDO: Se hace constar que la presente toma de posesión del interinato del puesto de
Director Profesor Titulado, se autoriza a reserva de resolución, con fecha efectiva del 11 de abril
del 2012. TERCERO: No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente en el mismo
lugar y fecha de su inicio siendo las ocho horas con diez minutos. Firmando de conformidad
quienes intervenimos. Damos Fe.
Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas Jorge Luis Cortéz Romero

Directora Director Profesor Titulado (Interino)
ANEXO XIII 56
MODELO DE ACTA A USAR EN ENTREGA DE CARGO POR
FINALIZACIÓN DE
INTERINATO
ACTA No. 53-2012. En la Aldea El Silencio municipio de La Gomera del departamento de

Escuintla siendo, las siete horas con cincuenta minutos del día cuatro de julio del año dos mil
doce (04/07/2012), reunidos en las instalaciones que ocupa la Dirección de la Escuela Oficial
Rural Mixta Aldea El Silencio JM del municipio de La Gomera del departamento de Escuintla,
las siguientes personas: Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas, Directora, Jorge Luis
Cortéz Tul, Director Profesor Titulado (Interino), para hacer constar lo siguiente: PRIMERO: Se
hace constar que el interinato autorizado según la Resolución Número 1534, a nombre del
profesor Jorge Luis Cortéz Tul, para cubrir el puesto de Director Profesor Titulado que dejó la
profesora Susann Lissette Mendez Caal quien fue suspendida por el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social por motivo de Maternidad del 11 de abril del 2012 al 03 de julio del 2012, en la
Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea El Silencio JM del municipio de La Gomera del
departamento de Escuintla, finaliza el día de hoy, por lo que el profesor Jorge Luis Cortéz Tul,
hace entrega del puesto que eficientemente cubrió. SEGUNDO: En base a lo descrito en el punto
Primero se da por finalizado el interinato que cubría el profesor Jorge Luis Cortéz Tul, en el
puesto de Director Profesor Titulado con fecha efectiva cuatro de julio del 2012 (04-07-2012).
TERCERO: No habiendo más que hacer constar se finaliza la presente en el mismo lugar y
fecha de su inicio siendo las ocho horas con diez minutos. Firmando de conformidad quienes
Licenciada Liliam Elizabeth Martinez Lucas Jorge Luis Cortéz Romero

Directora Director Profesor Titulado (Interino)
ANEXO XIV 57
Acuerdo Ministerial No. 1,335-2013 del 8 de mayo de 2013, Murales de
Transparencia.
58
59

Libros Administrativos de La Escuela Arnenomo 20-10-2014

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Los libros administrativos, de registros y controles en los establecimientos educativos

El presente documento detalla los libros de actas, de conocimientos, de inscripciones, de código

Se brinda las referencias bibliográficas que se utilizaron divididas en bibliografías y e grafías, y

Los elementos que lo conforman son:

Ahora bien Dirección de recursos Humanos del Ministerio de Educación de

Los datos que deben incluirse son los siguientes:

2. Lugar donde se verifica la acción: se debe consignar el departamento, municipio, caserío o

3. Identificación de la dependencia: se debe colocar el nombre de la dependencia donde se

* Nota importante: En este apartado se debe colocar el nombre completo de la dependencia,

Al momento de certificar el acta deberá consignarse el siguiente encabezado: LA

Al terminar de copiar el contenido del acta, se deberá agregar lo siguiente:

Y PARA LOS USOS LEGALES QUE CORRESPONDAN SE EXTIENDE, FIRMA Y SELLA

 Debe describirse en el encabezado de la certificación el número de libro, el o los folios y

 No desprender hojas del libro de actas.

Los elementos que lo componen son:

- Conocimiento No. _____

CONOCIMIENTO No. 20-2005

En la presente fecha, el encargado de la Oficina de Correos de Morales, Izabal, Raúl Castro

Morales, Izabal, 4 de enero del 2005.

Los elementos que lo componen son:

4. LIBRO DE CÓDIGO ESTUDIANTIL

Los elementos que lo componen son:

5. LIBRO DE ASISTENCIA DEL ALUMNADO

Los elementos que lo componen son:

No. Nombre (s) y Apellido (s) MES

También el docente puede elaborar su asistencia a través de un mural de asistencia en donde

6. LIBRO DE PROMOCIÓN Y RECUPERACIÓN

Los elementos que lo componen son:

No. Nombre (s) y Código Sexo Área / Subáreas Resultado

Los elementos que lo componen son:

No. Nombre (s) y Hora de Firma Hora de Firma Observaciones

No debe contener manchones, tachones ni correcciones.

Registro Auxiliar de Almacén

Nombre (s) y Apellido (s) completos Firma

Nombre (s) y Apellido (s) completos Firma

Requisitos que debe cumplir un libro de caja:

No. Descripción del Gasto Debe Haber Saldo

Código del Establecimiento: 18-02-0107-03 Mes de Febrero 2013 Folio No. 1

Fecha Descripción del Gasto Parcial Debe Haber Saldo

Manual de Inventarios (DIDEDUCTotonicapán-MINEDUC (2011)

Contribuir al fortalecimiento de la gestión administrativa escolar, específicamente en el sistema

 Circular 3-57: Contiene las instrucciones generales sobre la formulación de los

 Decreto Legislativo número 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo: Contiene

 Decreto. 89-96 Ley de probidad y de responsabilidades: Descripción de las

 Otras leyes: Código Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.

fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y/o secciones que

8. Ingresos al Libro de Inventarios

a) Por la compra directa de un bien,

a) Ingreso al Libro de Inventario, Proceso de Adquisición por medio de Compra Directa

Clasificación del bien a ingresar

Clases de cuentas que existen (para el Ministerio de Educación);

a) 1232.03 De oficina y muebles,

Subcuentas; a) Equipo microfilm y proyección,

Subcuentas; a) Accesorios de telefonía,

Subcuenta; a) Equipos varios de mantenimiento.

Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se

Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adición, a continuación se

Guía para la Adición

Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza inmediatamente darán a

Comisaría o subestación de la Policía Nacional Civil de la localidad. Ministerio Público para

Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental de Educación,

a) Fotocopia del acta donde conste el robo.