Gerencia de Administración

SISTEMA DE GESTION DE Código :

LOGISTICA DE MGLA-01
APROVISIONAMIENTO Revisión : 00 Página 1 de 10

ISO 9001:2015

Manual Gestión de Logística

De Aprovisionamiento (MGLA)

ELABORADO REVISADO APROBADO

Ing. Brenda Guisela Choque Caballero Lic. Lic.

Pasante Gerente Administrativo Gerente General
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INDICE

CAPITULO 1. PRESENTACION DE LA EMPRESA ………………………………………………

CAPITULO 2. ALCANCE DEL MANUAL …………………………………………………………..

CAPITULO 3. POLITICAS DE CALIDAD DE ALMACENES ……………………………………..

CAPITULO 4. MANUAL DE FUNCIONES (MF) ……………………………………………………

CAPITULO 5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS STD (MPOE´s) …………….

ANEXOS

ANEXO 1 – DIAGNOSTICO BPA

ANEXO 2 – HOJA DE APLICACIÓN DE SEIRI Y SEITON

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CAPITULO 1. PRESENTACION DE LA EMPRESA

Somos la empresa boliviana líder en la fabricación y venta de helados y bebidas con contenido de fruta
y número dos en lácteos; ofrecemos además agua de mesa, néctar y tenemos una de las flotas de venta
con mayor llegada del país. Contamos con plantas de producción en las ciudades de La Paz y Santa Cruz
y distribuimos nuestros productos en todo el territorio nacional mediante distribuidores propios y
terceros.

1.1 Misión
Contar con el personal mejor capacitado que permiten brindar calidad y el mejor precio en nuestros
productos.

1.2 Visión
Transmitir a todos los bolivianos el placer y nutrición de todos nuestros productos .

1.3 Valores

Los valores que conforman y rigen en la empresa son:

• Excelencia y Calidad
Brindar un Producto y servicio de calidad a nuestros clientes en general al mejor precio del
mercado. Realizar el trabajo de la manera más eficiente, aplicando las mejores prácticas
disponibles en el mercado. Asumir nuestra responsabilidad social.

• Honestidad
Dar el producto prometido al cliente según las mejores prácticas. Brindar Información real y
veraz al cliente. Los funcionarios de la empresa actuarán con rectitud y honradez procurando
lograr un ambiente de confianza en la empresa y con quienes se relacionen con ella. Cumplir
con las leyes vigentes del País

• Perseverancia
El personal de la empresa Compañía de Alimentos LTDA. Actuará con Constancia, persistencia,
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firmeza y dedicación dentro el desarrollo de sus actividades para alcanzar sus metas y objetivos
dentro de la empresa.

• Igualdad
Retribuir adecuadamente el trabajo de los colaboradores. Hacer participar a todo el personal
en la toma de decisiones que los afecten. El personal de la empresa debe actuar
imparcialmente, sin discriminación de raza, religión, nacionalidad, género y edad.

• Dignidad
Los miembros de la empresa estarán dotados de libertad y poder creador, pues las personas
pueden modelar y mejorar sus vidas mediante la toma de decisiones y el ejercicio de su libertad
siempre y cuando se respete a los demás.

• Solidaridad
Los trabajadores de la empresa deberán colaborarse mutuamente entre compañeros, sobre
todo cuando se presenten vivencias o experiencias difíciles de las que no resulta fácil salir.
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CAPITULO 4. MANUAL DE FUNCIONES (MF)

4.1 ORGANIGRAMA

GERENTE DE
ADMINISTRACION

RESPONSABLE RESPONSABLE
DE ALMACENES E DE LOGISTICA RESPONSABLE
INVENTARIOS DE COMPRAS

4.2 JEFE DE ALMACEN

RECURSOS REQUISITOS MÍNIMOS

Egresado de Ing. Industrial, Administración, Ing.
Comercial. Técnico Superior/Medio
Coordinación y organización. Experiencia de 2 años en el área.
Trabajo en equipo. Iniciativa Manejo de SAP, TR4, JD Edwards.
Comunicación. Buen trato
Confiabilidad. Capacidad de Conocimiento de las BPA
negociación Empatía, Liderazgo, Conocimiento de LGHSOyB
Trabajo en Equipo, Proactividad, Conocimiento de la LGT
Iniciativa, Buen Trato y Manejo Conocimiento de las ISO
en Informática. Ingles.
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RESPONSABILIDADES
Recibir los pedidos de equipos, materiales y herramientas solicitados por personal de la
empresa.
Inventariar, verificar y evaluar la calidad y existencia de equipos, materiales y
herramientas en Stock, para garantizar la provisión de los mismos de manera oportuna
para la ejecución de los proyectos, servicios y actividades correspondientes a las
operaciones de la empresa.
Coordinar con el Responsable de Compras que previo a la compra de equipos,
materiales y herramientas requeridos por las diferentes áreas de la empresa se verifique
su existencia en Almacenes, evitando compras innecesarias.
Registrar las salidas de equipos, materiales y herramientas a solicitud de las distintas
áreas de la compañía, coordinando su entrega y despacho con el Responsable de
Logística y Vehículos.
Informar al Responsable de Compras la necesidad de reposición de materiales o
insumos de uso frecuente en las operaciones de la empresa.
Cumplir con las normas internas de la empresa y con las de Seguridad, Salud y Medio
Ambiente
Cumplir con el cronograma de Capacitación y Entrenamiento en QHSE

FUNCIONES ESPECIFICAS
Establecer métodos de trabajo, registro y control del almacén así como de control de
inventarios.
Detectar la necesidad de reposición de materiales o insumos de uso frecuente en las
operaciones de la empresa, elaborar y entregar las Órdenes de Pedido al Encargado de
Compras para su reposición.
Realizar seguimiento a las reposiciones solicitadas.
Recepcionar los equipos, materiales, herramientas e insumos, entregados por los
proveedores.
Registrar con Nota de Ingreso, una vez recepcionado el material requerido.
Controlar el ingreso al inventario del material comprado.
Verificar el registro, codificación y clasificación de las mercancías que ingresan al
almacén, velando por mantener la organización y el orden adecuados.
Supervisar los niveles de existencia de inventarios establecidos para equipos y
materiales.
Mantener actualizados los registro en el sistema.
Revisar, firmar y consignar inventarios en el almacén.
Supervisar la entrada y salida física de materiales y equipos del almacén y registrarlas
en los reportes correspondientes.
Enviar a los clientes internos los equipos, materiales e insumos solicitados.
Registrar en el sistema la baja de los materiales e insumos enviados a las diferentes
áreas de la empresa.
Conciliar periódicamente el inventario físico con el del sistema.
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Supervisar el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones

en coordinación con el Encargado de Logística y Vehículos.
Archivar requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y
órdenes de entrega.
Mantener en orden los equipos y el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

4.3 JEFE DE COMPRAS

RESPONSABILIDADES

Ejecutar las compras, esto incluye todas las actividades relacionadas a solicitudes de
cotización, selección y calificación de proveedores, fabricantes y subcontratistas,
ordenamiento de las compras y el suministro de equipos.
Registrar nuevos proveedores y actualizar la base de datos de proveedores.
Evaluar la calidad del servicio de los proveedores y categorizarlos en base a la
evaluación. Proveer información actualizada de los productos ofertados por los
proveedores.
Generar las órdenes de compra en base al pedido de materiales debidamente
autorizado y a la cotización solicitada.
Gestionar la aprobación de las Órdenes de Compra con la Gerencia General y
direccionar su envío a los proveedores a través de los canales de comunicación externa
(Fax, Correo Electrónico y/o Courier).
Cumplir con las normas internas de la empresa así como con las de Seguridad, Salud y
Medio Ambiente
Cumplir con el cronograma de Capacitación y Entrenamiento en QHSE

FUNCIONES ESPECIFICAS
Recibir las requisiciones para la compra de materiales o equipos y contratación
de servicios, de las distintas áreas de la empresa.
Verificar la disponibilidad de los materiales/equipos requeridos en los Almacenes
de la empresa.
Solicitar cotizaciones a los distintos proveedores según las características de los
productos requeridos.
Negociar condiciones de compra con los proveedores: Calidad de los
productos/servicios, tiempo de entrega, formas de pago.
Seleccionar la mejor oferta según la relación precio/calidad.
Solicitar la aprobación de cada Orden de Compra por la Gerencia General.
Enviar la Orden de Compra al proveedor seleccionado una vez aprobada por la
Gerencia General.
Velar que los proveedores cumplan con los tiempos de entrega pactados.
Enviar el formulario de habilitación de proveedores a los nuevos proveedores.
Recepcionar y archivar los formularios de habilitación de nuevos proveedores.
Categorizar los mismos
Evaluar y categorizar a los proveedores.
Recepcionar novedades de calidad de los insumos críticos.
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Aprobar o rechazar a los proveedores.

Buscar la mejora continua del Procedimiento de Compras.
Buscar oportunidades de mejora al Procedimiento Registro, Evaluación y Categorización
de Proveedores.
Mantener actualizado el listado de proveedores autorizados y de productos ofertados.
Mantener comunicación constante con las áreas que realizan las requisiciones, con el
Coordinador de Logística y con el Coordinador de Almacenes.

4.4 JEFE DE LOGISTICA DE TRANSPORTE

RESPONSABILIDADES
Planificar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con los procesos de la
Gestión de Logística, lo que incluye todas las actividades relacionadas a solicitudes de
servicios de transportes, envío de materiales y equipos.
Verificar el estado de los vehículos de la empresa y llevar un control de los
mantenimientos que se les realiza.
Registrar y actualizar la base de datos de proveedores de vehículos y equipo
pesado, así como de las unidades que tienen disponibles.
Evaluar la calidad del servicio de los proveedores de vehículos y categorizarlos
en base a dicha evaluación.
Gestionar el envío de los materiales y equipos solicitados a las distintas
locaciones de la empresa o clientes.
Cumplir con las normas internas de la empresa, así como las de Seguridad, Salud y
Medio Ambiente
Cumplir con el cronograma de Capacitación y Entrenamiento en QHSE

FUNCIONES ESPECIFICAS
Recibir las solicitudes de transporte, equipo pesado y vehículos oficiales por parte de
cada Coordinador de Área.
Gestionar el mantenimiento de los vehículos de la empresa y verificar que cuenten con
el equipamiento respectivo periódicamente.
Mantener un registro de los mantenimientos y del cambio de repuestos realizados a los
vehículos oficiales de la empresa.
Coordinar el recojo de pedidos realizados en las órdenes de compra desde los
almacenes de los diferentes proveedores.
Emitir el formulario de Gestiones de viajes a pozo/Sucursal/Base/Proyecto.
Emitir el formulario de Chequeo de vehículos oficiales y contratistas.
Coordinar el envío de materiales y equipos a los diferentes proyectos.
Emitir manifiestos de carga a los materiales y equipos que salen de la empresa.
Responsable de verificar que todos los equipos y materiales lleguen a su destino de
acuerdo al detalle indicado en el manifiesto de carga.
Realizar viajes a locaciones de los clientes cuando se requiera.
Operar montacargas cuando se requiera.
Manejo de caja chica.
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4.5 AUXILIAR DE ALMACENES

CARACTERÍSTICAS GENERALES – RESPONSABILIDADES

Es el principal responsable de mantener el orden y la limpieza en los almacenes.
Aplica las 5 S´s en forma permanente, en almacenes de la empresa.
Ayudar a preparar los pedidos de equipos, materiales y herramientas solicitados por
personal de la empresa.
Atender y proveer de equipos y materiales a las diferentes áreas y proyectos de la
empresa en condiciones y plazos óptimos
Es responsable de mantener los datos de las tarjetas Bin Card y Kardex físico y
electrónico.
Conciliar la parte física con los manifiestos enviados
Apoyar en trabajos de mantenimiento de infraestructura de almacenes
Mejorar la efectividad de inventarios a través del manejo de kardex por cada producto
nuevo o usado.
Mantener las buenas prácticas de almacenamiento
Trabajar con calidad, respetando normas de seguridad, salud y medio ambiente.
FUNCIONES ESPECIFICAS
Recibir los equipos, materiales, herramientas, e insumos, entregados por el
Proveedor recabando la documentación necesaria y archivándola.
Colaborar con el despacho y carguío de Materiales, herramientas e insumos
a los diferentes proyectos.
Implementar y mantener actualizado el uso de kardex para cada producto
nuevo o usado que se encuentre en almacenes de la empresa.
Recibir y verificar los Registros de Inventario de materiales y herramientas
que son devueltas desde cada Proyecto/Pozo/Sucursal/Base.
Realizar un conteo físico de los Registros de materiales y herramienta
entregados por el Supervisor.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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PROGRAMA DE LAS 5 S

HOJA DE APLICACIÓN SEIRI y SEITON

Nombre: Brenda Guisela Choque Caballero Cargo: Pasante Fecha: 08 /03/2021

Instrucciones: A) Llene los espacios en blanco, respondiendo con en el mayor detalle

B) Empiece a ejecutar ¡HOY MISMO!

1.- ¿QUE COSAS SE DEBE DESHECHAR?

• Los palets en mal estado

• Las heladeras descompuestas
• Los productos vencidos

2.- ¿QUE MATERIAL OBSOLETO/DAÑADO/INCOMPLETO SE TIENE EN ALMACEN?

Heladeras
Palets
Productos dañados

3.- ¿LOS MATERIALES, COMO DEBEN SER ORDENADO/CLASIFICADOS?

Por sabores
Volumen
Por fecha de vencimiento

4.- ¿QUE SE DEBERÍA REPARAR/IMPLEMENTAR?

Se debe reparar las heladeras, palets.
Se debería implementar Racks en el área de Lácteos y letreros para diferenciarlos.

Fecha de inspección:_____________________________