UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA
HINOJOSA JIMENEZ Niyam David
MENCO BARRIOS Diego
PEREZ ARIAS Generis Dayana
 DEFINICION DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican,
radican, registran y entregan los documentos y
comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y
funcionarios de las diferentes dependencias.
DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA
 ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

 CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de

carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
 MISIÓN DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Gestionar los procesos o programas de gestión
documental para promover la conservación adecuada de
toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno,
mediante la utilización de procedimientos y operaciones
Archivísticas.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Ordenar y conservar la documentación en trámite desde su
producción hasta su destino final.
 Facilitar y controlar el préstamo de documentos, acceso y
consulta en el archivo histórico central.

 Disminuir la multiplicidad documental en las áreas de

trabajo.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 Controlar el ingreso y salida de documentos.
 Distribuir las comunicaciones a las áreas
correspondientes.
 Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se
generen interna y externamente.
 Ordenar, clasificar y describir los documentos del fondo
documental de la empresa.
 Digitalizar documentos.
 SERVICIOS QUE PRESTA LA
UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 La unidad de correspondencia gestiona de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación, distribución de las comunicaciones de tal
manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de Gestión Documental
 EQUIPOS QUE SE REQUIERE
EN LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
 El computador
 La impresora
 El escáner
 El fax
 La fotocopiadora
 El teléfono
 La máquina de escribir
GRACIAS