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Clases de Documentos

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CLASES DE DOCUMENTOS

SE CLASIFICAN SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICA
PERSONALES COMERCIALES JUDICIALES RELIGIOSAS MILITARES

PERSONALES
CARTAS DISCURSOS ENSAYOS DIARIO

COMERCIALES
- PARTE ADMINISTRATIVA
ACUERDOS INFORMES HOJAS DE VIDA LEYES

- PARTE CONTABLE
FACTURAS RECIBOS BALANCES

JUDICIALES
SENTE NCI AS JUI CIOS

DEM AND AS

CA USA S

RELI GIOSAS
ESCRITOS PAPALES BULA

ACTAS

MILITARES
MINUTA

AUTOS

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
•Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación. •Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida •Número de origen: Código y número de registro de origen •Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento. •Institución: Es el nombre o la razón social del emisor. •Grado de reserva: Ordinaria o reservada •Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición. •Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros.

•Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial •Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable de la gestión de la comunicación. •Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción. •Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y la hoja que contiene la firma del remitente. •Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por correo electrónico o archivo magnético. •Clasificación: Esta acción se requiere para articular las comunicaciones con los temas y T.R.D

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
CONCEPTO
Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

MISION
Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad

OBJETIVOS
Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

FUNCIONES
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción Distribución Trámite Conservación . Consulta de documentos.

SERVICIO QUE PRESTA
Dar información adecuada y oportuna Conservar la información Digitalizar Cambio de soporte Implementar manuales de procedimientos

PRESENTADO POR

AIDEE ALRCON BLANCA CHAPARRO 63200

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