Evidencia 3

Actividad 11: Propuesta: Estructuración del Sistema de Trazabilidad

Aprendices
Diego Fernando Quiñones Osso
Deivid Cañas Pérez
Jorge Leonardo Camargo Rueda
Javier Fernando Hernández Herrera

Abril 2019
SENA VIRTUAL.
Cundinamarca.
Gestión Logística
 Actividad 11: Propuesta: Estructuración del Sistema de Trazabilidad

Objetivo Social: Empresa con gran trayectoria en el mercado, empacan y comercializan

gran variedad de granos, azúcar, condimentos, conservas y enlatados, aceites, panela,
gelatinas, salsas y aderezos, cereales y muchas más para ofrecerle, cumpliendo con los
estándares y las necesidades de un mercado importante en la ciudad de Medellín, diferentes
regiones de Antioquia y otras del país. Ofrecen productos con marca propia: CREATIVOS
S.A.S. (EMPAQUETADOS EL TRECE Y CONDITODO). También distribuyen
productos a granel como lentejas, arvejas, garbanzos, maíz pira, soya, alpiste, gran variedad
de fríjoles nacionales e importados.

Cuentan con una moderna planta de producción que les permite ofrecer a tiempo todos los
requerimientos de nuestros clientes y con un excelente equipo de trabajo.

Seleccione un producto de su preferencia:

El producto escogido es el alpiste, manipulado por la empaquetadora “el trece” la cual

también lo hace con todo tipo de granos; como el frijol, arroz, azúcar, etc.

1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras, luego

señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual fue creado
dicho código, además de indicar a qué corresponde cada grupo de números que
lo conforman.
 Código de Barras

770: Código del país

7231: Código de la empresa

96285: Código del producto

7: Digito de control

EAN-13: Consta
de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta
de 8 posiciones que se utiliza cuando el espacio disponible
para la impresión es pequeño.

2. A través de un operador logístico o una empresa

de distribución acceda a una etiqueta de un producto de importación o
exportación (preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las
partes que la componen.

En la imagen se ve la etiqueta que

conforma el producto seleccionado y todo su contenido.
Estas son las partes que conforman una etiqueta de un producto mostrándonos el porcentaje
de lo que constituye el producto y la nota al pie que nos ratifica la información.

Aunque podemos citas algunos que son necesarios y que cada empresa los relaciona según
su decisión (exportación o importación).

 Nombre comercial del producto

 Nombre y dirección comercial del producto, exportador, importador y distribuidor
 País de origen
 Registro ante la autoridad competente
 Peso neto, cantidad del producto, volumen
 Instrucciones de uso y almacenamiento
 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima
 Lote

3. Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o

negociaciones y sus funciones.

Proveedores: Estos y la materia prima cumplen uno de los roles más importantes dentro de
toda la cadena de abastecimiento ya que de ellos dependemos como compañía para la
producción de nuestros productos, son ellos quienes tienen el deber de garantizar la calidad
de la M.P además de cumplir con los tiempos establecidos a fin de garantizar con los
acuerdos establecido.

Planeadores: Son los encargados de establecer un pronóstico de ventas para así ordenar la
cantidad de materia prima que se requiere para abastecer la demanda, además de ser
veedores de e cumplimiento de cada uno de ellos.

Calidad: Son el encargado de inspeccionar la materia prima, garantizando que esta cumpla
con los estándares requeridos por la compañía, a fin de brindar los mejores productos cada
uno de sus clientes.

Almacenistas: son los encargados de establecer la ubicación que se le dará a los materiales
que ingresen a la compañía, rotularlos e identificarlos para su posterior uso, además de ser
quien es responsable de dar el paso del material a la planta de producción, brinda dando un
inventario exacto el cual sirve de referencia para posible pedidos.
Jefe de proyectos: es el responsable de establecer y desarrollar proyectos que contribuyan
al desarrollo de la operación, generando diferentes alternativas de alianza de negocio para
cada proveedor, además de crear estrategias en el acercamiento de posibles nuevo
suministros.

4. Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen

El proceso productivo de Empaquetados El Trece se da en diferentes plantas a lo largo y

ancho del país que garantizan la satisfacción de cada uno de sus clientes.

Central Mayorista de Antioquia Bloque 13 Loc. 19 / PBX: 444 06 13

Cra. 39 #50B-13 Medellín Antioquia PBX: 216 27 88

El proceso productivo de
Empaquetados El Trece se da en
diferentes plantas a lo largo y ancho
del país que garantizan la
satisfacción de cada uno de sus clientes.
Factores a tener en cuenta:

 Desarrollo tecnológico: las operaciones del proceso productivo de Empaquetados

El Trece requiere un alto nivel de inversión puesto que de la tecnología que utilice
dependerán factores tan importantes como las mermas de producción que afecta el
margen de ganancia exponencialmente , además de ser la base de cada uno de los
procesos logísticos que involucra.

 Demanda: de la demanda de los materiales que se fabrican y se distribuyen

depende el éxito de la compañía y el crecimiento de la empresa como tal y de cada
uno de sus colaboradores, teniendo en cuenta esto es necesario establecer una serie
de procedimientos que garanticen el éxito de la operación, abarcando los canales
directos e indirectos y realizando énfasis en cada uno de los vendedores y en la
publicidad del producto a fin de crear un vínculo de confianza con el consumidor
final dando satisfacción a sus necesidades, teniendo en cuenta la competencia del
mercado.

 Devoluciones: este es uno de los aspectos más inherentes dentro de la cadena de

abastecimiento y los actores que la conforman, es necesario entender que las
devoluciones están a la orden día, por eso es necesario establecer un manejo
adecuado a fin de reducir las pérdidas, además de implementar un sistema de mejora
continua que reduzca la devoluciones producto basándose en sus causas y las
opiniones del consumidor.

 Proceso productivo: Una vez se ha establecido la cantidad de producto a procesar,

es necesario generar la oren de producción donde se establece cantidad de los
componente a utilizar, y el horario en el que deben ser llevados al área de
producción, estando esta orden los almacenistas son los encargados de entregarlos al
fabricantes, quien da la orden de inicio de lote de producción, generando constancia
de la cantidad de producto terminado, fecha de fabricación y fecha de caducidad,
 una vez el P.T es inspeccionado y aprobado por calidad procede el proceso de
cuarentena donde se almacena e producto para luego su distribución.

5. Procesos de distribución y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y

sus funciones.

EMPAQUETADOS EL TRECE cuenta con tres canales de distribución:

 El canal tradicional que son las tiendas.

 El canal de autoservicios que son las grandes superficies (supermercados).
 Los distribuidores que se encargan de atender los puntos de venta donde la red de
distribución propia de la Compañía no tiene cubrimiento.

En Colombia, la red de distribución propia de la compañía atiende aproximadamente 2.500

clientes directos y los distribuidores atienden cuatro mil clientes indirectos, los cuales son
principalmente tiendas en lugares de difícil acceso. El canal tradicional en Colombia está
compuesto por aproximadamente 230 tiendas de las cuales la Compañía llega directamente
al 72%. Este sistema se denomina distribución TAT (tienda a tienda).

Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (aliados) y otros
distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 25 distribuidores de los
cuales el 50% son exclusivos.

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía porque le
permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y asegura que los
productos están exhibidos en la mayor cantidad de puntos de venta. Como se mencionó
anteriormente esta fortaleza le ha permitido a EMPAQUETADOS EL TRECE ser
distribuidor exclusivo de importantes empresas nacionales durante muchos años.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución son los distribuidores

TERCERIZADOS en cualquiera de los dos países donde la Compañía exporta. Esta marca
aún no se ha podido posicionar en los demás países en los que quiere llevar sus productos.

CANAL
TRADICIONAL
CANALES DE
DISTRIBUCION CANAL
AUTOSERVICIO

EMPAQUETADOS EL TRECE tiene aproximadamente DISTRIBUIDORES

6.500 clientes en el país y los de
los dos países donde exporta sus productos, de los cuales el 63% son atendidos a través de
TERCERIZADOS
distribuidores (clientes indirectos) y el restante 37% a través de la red de distribución
propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia más de la mitad de los clientes son
atendidos por los distribuidores de TAT (tienda a tienda).
 CLIENTES CLIENTES
  DIRECTOS INDIRECTOS TOTAL
FUNZA 150 280 430
COTA 250 420 670
GIRON 50 170 220
BARRANQUILLA 100 230 330
GIRARDOTA 50 160 210
PALMIRA 65 140 205
PEREIRA 80 240 320
IBAGUE 145 310 455
PALERMO 120 290 410
VILLAVICENCIO 250 520 770
YARUMAL 200 230 430
PRE-MEZCLAS 250 400 650
MASCOTAS 150 200 350
PANAMA 280 250 530
ECUADOR 360 160 520
TOTAL 2500 4000 6500
Principales contratos de Distribución:

Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores debido a que se
trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican precios, cantidades, términos de
pago etc. entre las partes.

Actualmente, EMPAQUETADOS EL TRECE exporta a 2 países que son Ecuador y

Panamá. Las exportaciones corresponden al 45% del volumen de producción de la
Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son granos con el
12% de su producción, pastas con el 15%, azúcar y miel con el 25% y condimentos y
aderezos con el 38%. Se espera que en el largo plazo el volumen de exportaciones crezca
debido a la ampliación del portafolio de productos de exportación.

EXPORTACION

PANAMA
44% ECUADOR

56%
 6. Descripción de la cadena de abastecimiento, tipo de trazabilidad y sus
componentes.

EMPAQUETADOS EL TRECE cuentan con los más altos estándares de calidad y

seguridad alimentaria, que garantizan que los productos sean aptos y seguros para su
consumo.

Un claro ejemplo de sus productos son los granos y cereales, aceites, linazas, enlatados,
conservas, condimentos y demás que son de los mejores en el mercado y que se están
abriendo puertas a nivel de exportación por la calidad de los mismos.

La
secuencia de eventos que cubren el ciclo de vida entero de un producto o servicio desde que

Proveedor: Como podemos ver en el gráfica en la cadena de abastecimiento se inicia con

el proveedor, ha premiado a sus proveedores destacados por su excelencia, con el fin de
garantizar la satisfacción de sus clientes y mantener los estándares de calidad total de los
productos y servicios que suministran al mercado.

Fabricante: En este caso todos los colaboradores que trabajan con EMPAQUETADOS EL
TRECE.

Distribuidores: La compañía atienden aproximadamente 2.500 clientes directos y los

distribuidores atienden 4.000 mil clientes indirectos, los cuales son principalmente tiendas
en lugares de difícil acceso, los clientes indirectos son atendidos por distribuidores
exclusivos (Aliados) y otros distribuidores no exclusivos.
Cliente: Contamos con gran variedad de productos los cuales permiten tener variedad
incluso en clientela, como lo son: Mascotas, Granjas y Adultos que deseen deleitar los
productos.

Las actividades claves son las siguientes: Servicio al cliente, transporte, Gestión de
inventarios, procesamiento de pedidos.

Analizando el registro de información es necesario unir cada uno de los eslabones desde el
inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los tiempos para
cada una de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes en la colaboración
El sistema de trazabilidad para una empresa, se puede decir que el mejor es aquel que
encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita realizar registros de información
necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil.

Se debe realizar un estudio detenidamente al sistema de trazabilidad de la empresa lo cual

puede permitir sacar beneficio de la información que el sistema genera, el proceso de
caracterización del procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó
por etapas, identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes, para
efectos de simplificación los procesos tanto de importación como de exportación quedaron
establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a una factura
comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la identifica dentro del
proceso de rastreo de despachos.
Para el proceso de importación se identificaron tres fases principales de las cuales se deben
establecer los parámetros a los cuales se les debe hacer seguimiento, los cuales se
establecieron de la siguiente forma.

ESTABLECER FECHAS PARA SEGUIMIENTO DE IMPORTACIONES

ORIGEN TRANSITO DESTINO
Fecha de ingreso a
Fecha estimada de salida
Fecha de entrega del proveedor Depósito
Fecha de inicio de
Fecha estimada de llegada
  nacionalización
Fecha de envío de la documentación del
Fecha real de salida Fecha de fin de
transporte
nacionalización
Fecha de solicitud de reserva Fecha real de llegada
Fecha de llegada a
Fecha estimada de llegada a fabricación Días de tránsito fabrica

ESTABLECER FECHAS PARA SEGUIMIENTO DE EXPORTACIONES

ORIGEN TRANSITO DESTINO
Fecha solicitud de
Fecha de
despacho
Fecha del comité de despacho nacionalización de la
Número de la guía aérea
mercancía
del despacho

Fecha de entrega de remisiones Fecha estimada de salida

Fecha final de entrega

Fecha de envío documentación al agente de al cliente
Fecha estimada de llegada
aduana

Cuando nos referenciamos en los despachos de exportación los puntos de información

varían debido a que el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y
comercial, los despachos son determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte
de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte del área de productos.

Para realizar la estandarización de los tiempos de entrega dentro de las compañías se deben
evaluar cada uno de los tiempos que se están tomando los procesos en ser realizados.

Cuando finaliza el tiempo acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la
promesa de entrega final. Tanto para las exportaciones como para las importaciones.

Tiempos de tránsito: La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y

aérea fue establecida mediante un promedio de cerca de 3 agentes de carga distintos, a los
cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la medida para
cada uno de los destinos desde los cuales se realizan importaciones.

Tiempos estándar de transito de la mercancía

PROMEDIO MEDIO DE
PAIS O CIUDAD PUERTO O PLANTA
(DIAS) TRANSPORTE

FUNZA FUNZA 1 TERRESTRE

COTA COTA 1 TERRESTRE
GIRON GIRON 2 TERRESTRE
BARRANQUILLA BARRANQUILLA 2 TERRESTRE
GIRARDOTA GIRARDOTA 2 TERRESTRE
PALMIRA PALMIRA 2 TERRESTRE
PEREIRA PEREIRA 2 TERRESTRE
IBAGUE IBAGUE 1 TERRESTRE
PALERMO PALERMO 1 TERRESTRE
VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO 1 TERRESTRE
YARUMAL YARUMAL 2 TERRESTRE
PRE-MEZCLAS PRE-MEZCLAS 1 TERRESTRE
MASCOTAS MASCOTAS 1 TERRESTRE
PANAMA PUERTO PANAMA 5 MARITIMO
ECUADOR PUERTO ECUADOR 1 AEREO
  TOTALES 25  

Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombia: A partir de la

identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación entre el flujo
físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder establecer quién es
responsable dentro de cada uno de los puntos de información.

Flujo grama de información para las importaciones de EMPAQUETADOS EL TRECE.

 COMERCIO PROVEEDORE AGENTE DE AGENTE DE USUARIO
ACTIVIDAD COMPRAS
EXTERIOR S CARGA ADUANA FINAL
Coordinar fechas de
1 entrega con
proveedores.
Estimar la fecha de
2 entrega de la
mercancía
Verificación de la
3
documentación

4 Realizar seguimiento
a la mercancía
Seguimiento a los
5 procesos de
nacionalización de la
mercancía
Informar al usuario
final la trazabilidad
de la mercancía
6
Evaluación de los
tiempos de entrega y
trazabilidad de carga

Dentro del flujo grama se establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos
puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena de
trazabilidad de las importaciones inicia con la información del despacho inicial por parte
del departamento de compras, posteriormente el departamento de comercio exterior dicta
una fecha estimada en la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace la
verificación de la documentación correspondiente de manera que todo esté correctamente
diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada.

Los agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la

mercancía en tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas de salida
y llegada de la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se generen
sobre estas fechas.

Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad del

flujo de información al agente de aduana quienes son los encargados de realizar el proceso
de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben suministrar el tiempo que tarda
este proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica. Finalmente la información que se
suministre al usuario final es entonces una responsabilidad del área de comercio exterior, al
igual que la evaluación de los tiempos de entrega.
Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de
EMPAQUETADOS EL TRECE se determinaron cada uno de los tiempos que tomaba
llevar a cabo los procesos de importación y exportación de la empresa.

Tiempos de Importación Marítima

ESTUDIO DE LOS TIEMPOS DE IMPORTACION MARITIMO (DIAS)

ACTIVIDAD ECUADOR PANAMA
Solicitud de reserva en el país de origen 15 15
Arribo al puerto y des consolidación del buque 3 3
Des consolidación de la carga suelta 1 1
Recogida de la carga en puerto 3 3
Transito Nacional 2 1
Entrada a zona franca y descargue de la mercancea 1 2
Pre-inspección y elaboración de la declaración 5 5
Pago de Impuesto 2 2
Levante automático y retiro de la mercancía 1 2
TOTAL ACUMULADO 33 34

Tiempos de Importación Aérea

ESTUDIO DE LOS TIEMPOS DE IMPORTACION AEREO (DIAS)

ACTIVIDAD ECUADOR PANAMA
Solicitud de reserva en el país de origen 14 13
Arribo al puerto y des consolidación del buque 2 3
Des consolidación de la carga suelta 1 1
Recogida de la carga en puerto 3 2
Transito Nacional 2 1
Entrada a zona franca y descargue de la mercancía 1 2
Pre-inspección y elaboración de la declaración 4 3
Pago de Impuesto 1 2
Levante automático y retiro de la mercancía 1 1
TOTAL ACUMULADO 29 28

CONCLUSIONES

Se pudo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma importancia para los
procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite un mayor conocimiento del
producto que las compañías traen del exterior, además brinda información relevante sobre
el proceso y establece los responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos.

Por otro lado, el establecimiento de los tiempos de entrega para EMPAQUETADOS EL

TRECE, es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y
planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar sobre estos
para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte, reducción de los
costos de almacenamiento, eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor
planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional.

BIBLIOGRAFIA
http://www.empaquetadoseltrece.com/nosotros/

http://sostenibilidad.colombina.com/es/big-brother.php

http://www.gestiontrazabilidad.com/normativa.php

https://es.calameo.com/read/0017247618ced389afc46