ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 11

EVIDENCIA 3: PROPUESTA “ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE

TRAZABILIDAD”

APRENDIZ: LUIS ALEJANDRO LEÓN CUESTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA REGIONAL CHIA

CENTRO AGROINDUSTRIAL

TECNÓLOGO GESTIÓN LOGÍSTICA (2330185)

FACATATIVA CUNDINAMARCA 2022

 EVIDENCIA 3: PROPUESTA “ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE
TRAZABILIDAD”

Estructure el modelo de sistema de trazabilidad, incluyendo lo siguiente:

1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras,

luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual fue
creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada grupo
de números que lo conforman.

País Código de la empresa Código del producto Digito verificación

El código de barras es un código basado en la representación de un conjunto de

líneas paralelas de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una
determinada información, es decir, las barras y espacios del código representan
pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código de barras permite
reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un
punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus
características asociadas.

Existen diversas versiones de códigos de barras reconocidos a nivel mundial

como EAN.

¿Qué es un código de barras EAN?

Es el equivalente europeo del código de barras UPC-A en Estados Unidos.

Mientras que EAN significa European Article Number (número de artículo
europeo), el código ahora es técnicamente llamado International Article Number
(número de artículo internacional) y también se utiliza fuera de Europa y el
sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un
código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se
utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño. · Las tres
primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la Organización de
Codificación de la cual surge el número (ej. 770 es Colombia). · Las cuatro
posiciones siguientes corresponden al código de la empresa. · Los cinco dígitos
restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al Producto.
La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las
cifras precedentes han sido correctamente leídas.

2. A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda a

una etiqueta de un producto de importación o exportación
(preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las partes que
la componen.

Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir para
Presentar la información del producto exportado, aunque se pueden citaremos
puntos Comunes:

 Nombre comercial del producto.

 Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y
distribuidor
 País de origen.
 Registro ante la autoridad competente.
 Peso, neto, cantidad del producto, volumen.
 Instrucciones de uso y almacenamiento.
 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
 Lote.
 3. Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o
negociaciones y sus funciones.

Proveedores:

En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros

proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones
sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto innovador.

Programas con proveedores: Latin Gummies es nuestro programa

bandera de sostenibilidad, que nace en el año 2010 como una iniciativa
para aportar al desarrollo y crecimiento de la región,
contribuyendo a mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme
a través de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina.

El programa consiste en apadrinar pequeñas compañías con el fin de

apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y
brindarles las herramientas para convertirse en empresas exportadoras.

Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron

sus indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su
compromiso es replicar lo aprendido con sus proveedores, es así como
Latin Gummies construye tejido empresarial y le aporta al desarrollo de
todo un país.

¿Cómo funciona el programa? La gerente del proyecto realiza la

coordinación total mediante acompañamiento, Seguimiento y asesorías
permanentes a todo el grupo de proveedores.

Esquema general del programa

1. Sistema de gestión 2. Asesorías internas en la compañía

4, Responsabilidad social empresarial 3, Asesorías externas

Empresas Apadrinadas Latin Gummies

Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 15

compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo en la
región. Lo que se espera es que cada una de las empresas replique este modelo
con su cadena de valor.

4. Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.

Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de
producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado
centroamericano:

• Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasa bocas:

o Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) Valle del Cauca

o Área: 72000 m2
o Capacidad de Producción: Dulces 89.500 toneladas/año, Chicles
2.900 toneladas/año, Chocolates 9.500 toneladas/año y Pasa bocas
3.500 toneladas/año.
o Número de empleados: 1.600

• Planta de Producción de galletas y pasteles:

o Ubicación: Santander de Quilichao Cauca

o Área: 25000 m2
o Capacidad de Producción: Galletas y Pasteles 28000 toneladas/año
o Número de empleados: 900

• Planta de Producción de salsas y conservas:

o Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao)

o Área: 7300 m2
o Capacidad de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año
o Número de empleados: 300

• Planta de Producción de helados:

se cuenta con tres plantas de producción de helados.

o Ubicación: Bogotá, Medellín y Barranquilla
o Capacidad de Producción: Helados 41.000.000 litros/año
o Número de empleados: 700

• Planta de Producción de Dulces Guatemala:

o Ubicación: Guatemala - Área: 5.716 m2

o Capacidad de Producción: Dulces 12.000 toneladas/año
o Número de empleados: 400
 5. Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o
negociaciones y sus funciones.

COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son

las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies
(supermercados); puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales
ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los
puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene
cubrimiento.

En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende

aproximadamente 88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil
clientes indirectos, los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil
acceso.

El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250 mil

Tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en cuenta
los Distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución TAT
(Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto por las
grandes Superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al 100%.

La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en

los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA
y los productos representados de terceros.

Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y

otros distribuidores no exclusivos.

En Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los cuales el 56% son

exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo cuales el
56% son Con todos sus distribuidores. Los distribuidores se encargan
principalmente de atender El 60.4% del canal tradicional (36% a través de los
distribuidores exclusivos y 24% a través de otros distribuidores).

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía

porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y
asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de
venta. Como se Mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a
COLOMBINA ser distribuidor Exclusivo de importantes empresas mundiales
durante muchos años.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución

son los distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la
Compañía exporta.
De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en él, mundo,
aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los
países Donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes
directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La excelente
relación que COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les presta el
servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un acuerdo de
distribución con la Philip Morris en Venezuela y Ecuador para distribuir sus
productos en estos países.

En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de

los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través de
su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una
experiencia Importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita
lograr una posición de Liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las
necesidades del cliente.

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a
través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En
Colombia más de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos).

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77%

son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a
través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). mitad
de los clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con la distribución
TAT mitad (tienda a tienda)
Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes.
Las exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la
Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación
son dulcería con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y
pasteles con el 33% y chocolatería con el 31%.producción, chicles con el 35%,
galletas y pasteles Se espera que en el largo plazo el volumen de exportaciones
crezca debido a la ampliación del portafolio de productos de exportación. El
principal destino de las exportaciones es Venezuela con 36%, seguido de
Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y Puerto Rico con aproximadamente
5% - 6%. A continuación se presenta la participación de los destinos de
exportación.

6. Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus

componentes.

La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que

planifica, implementa y controla el flujo hacia atrás y adelante y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de
satisfacer los requerimientos de los consumidores.

7. Con el uso de cada uno de los datos obtenidos en los ítems desarrollados
anteriormente proceda a elaborar la propuesta solicitada. Incluya gráficas,
bases de datos y documentos de soporte que justifiquen cada uno de los ítems
presentados en la propuesta.
Las actividades claves son las siguientes: Servicio al cliente. Transporte.
Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.

Países % exportación 2021

Venezuela 36.3%
Estados unidos 17.5%
Ecuador 5.8%
Chile 5.6%
Puerto rico 4.1%
Jamaica 3.4%
Haití 3.2%
Senegal 3.0%
Bolivia 1.5%
Guatemala 1.5%
Canadá 1.4%
Holanda 1.3%
Camerún 1.2%
Bejín 1.1%
Otros 8.3%
Total 100.0%
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los
eslabones desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar

cuáles son los tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar
a cada una de las partes en la colaboración del suministro de información de una
manera organizada y constante.

El mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus
actividades de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la
que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el
sistema de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la
información que el sistema genera (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el
proceso de caracterización del procedimiento de trazabilidad de importación
y exportación, se separó por etapas, identificando en cada uno de ellos
cuáles eran los datos más relevantes, para efectos de simplificación los
procesos tanto de importación como de exportación quedaron establecidos
dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a una factura
comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la
identifica dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de
importación se identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles
se deben establecer los parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento,
los cuales se establecieron de la siguiente forma. Cuales se establecieron de la
siguiente forma.

Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a

que el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y
comercial, los despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que se
hacen por parte de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte
de producción.3.2.2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ, La estandarización
de los tiempos de entrega dentro de las compañías consiste en evaluar cada uno
de los tiempos que se están tomando los procesos en ser realizados. Al final el
tiempo acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa
de entrega final. Tanto para las exportaciones como para las importaciones.
La importancia de los Lead Times de una empresa radica en que es allí donde
se puede visualizar realmente dónde se encuentran los tiempos controlables y
los nos controlables.
  Evaluación de los tiempos de tránsito

La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue

establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a
los cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció
la media para cada uno de los destinos desde los tiempos de tránsito, cuales se
realizan importaciones.

 Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina.

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una

relación entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es
importante poder establecer quién es responsable dentro de cada uno de los
puntos de información.

A continuación, se muestra el flujograma de información para las importaciones

de Colombina S.A
La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso
de información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada
quien. Dentro del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información,
dentro de estos puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer
seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones inicia con la
información del despacho inicial por parte del departamento de compras,
posteriormente el departamento de comercio exterior dicta una fecha estimada
en la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace la verificación de
la documentación correspondiente de manera que todo este correctamente
diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada.

Los agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la

información de la mercancía en tránsito, es decir deben suministrar la empresa,
las fechas estimadas de salida y llegada de la mercancía e informar sobre los
posibles retrasos o adelantos que se generen sobre estas fechas. Adelantos que
se generen sobre estas fechas. Cuando la mercancía llega a su destino, el
agente de carga entrega la responsabilidad del flujo de información al agente
de aduana quienes son los encargados de realizar el proceso de
nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben suministrar el tiempo
que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica.
Finalmente, la información que se suministre al proceso hasta que la mercancía
llega a la fábrica. El usuario final es entonces una responsabilidad del área
comercio exterior, al igual que la evaluación de los tiempos de entrega.
 CONCLUSIONES

Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma

importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite
un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del exterior,
además brinda información relevante sobre el proceso y establece los
responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer
una herramienta de trazabilidad adecuada se hace necesario entonces
un diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los hace necesario
entonces un diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los
puntos a trabajar y qué hace falta, qué información se tiene y cuál no, a partir
de allí se debe iniciar una estructuración de los tiempos de a los cuales se les
debe hacer seguimiento y elaborar un diario de campo a través del cual se
pueda realizar dicho seguimiento. A partir de esta estructuración de tiempos se
logró diseñar una herramienta de medición y evaluación para ejercer control
sobre los agentes que intervienen en los procesos de comercio exterior de
Colombina S.A.

Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A,
es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y
planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar
sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del
transporte, educción de los costos de mejores resultados en cuanto
optimización del almacenamiento, eliminación de procesos aduanales
innecesarios y una mejor planificación y gestión de la cadena de
abastecimiento a nivel internacional. La Estructuración de una herramienta
para las empresas permite que estas puedan entonces tener una visión global
de su operación, de cómo funcionan y que necesitan para mejorarla.
 RECOMENDACIONES

A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento

de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre
cómo debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional,
además de la formalización de procesos a través de formatos que sirven como
guía para obtener información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron
establecidos los tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía
tanto de importación como de exportación a partir de estos tiempos
se pueden dar estimados a los usuarios finales de cuándo estará a su
disposición el despacho, lo que genera credibilidad y mayor seguridad en la
información suministrada el área de abastecimiento y finalmente, la gestión
de la información a partir de cuadro de control despachos a través del cual tanto
los clientes internos como externos están informados de las operaciones de
comercio exterior.

Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando

los procesos de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por
la cual se debe seguir mejorando las herramientas de identificación y
seguimiento de la mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el
sistema de trazabilidad de Colombina S.A

 Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos

EAN, GPS y / o sistemas de radio frecuencia logística.

 Sistematización e incorporación al programa de operaciones

Marroquinera S.A, la información de trazabilidad registrada en la matriz
de seguimiento.

 Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto

de trazabilidad.

 Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los

retrasos versus la producción.

 Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de

cargar y de aduanas.