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INSTRUCTIVOS Y FORMATOS

DE GESTIÓN TÉCNICA

GERENCIA NACIONAL DE MEDICAMENTOS


DEPARTAMENTO TÉCNICO DE MEDICAMENTOS
TRF. Blanca Marcela Rojas Ortega
QF. Jasbleidy Johanna Mojica Buitrago

Capacitación a Establecimientos Farmacéuticos CAFAM – INSTRUCTIVOS Y FORMATOS DE GESTIÓN TÉCNICA 2012


Asegurar el cumplimiento estandarizado de los lineamientos
normativos y de calidad mediante instructivos y formatos de gestión
técnica, cumpliendo con los objetivos estratégicos de la Unidad,
respondiendo a las necesidades de nuestros Usuarios.

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Aplicar la metodología para la evaluación técnica de productos
farmacéuticos como primera fase del proceso de selección de
medicamentos.

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Identificación del producto INCLUSIÓN

Evaluación de la eficacia

Evaluación de la seguridad

Evaluación de la documentación soporte

Aspectos farmacéuticos

Evaluación empaques y etiquetas

Condiciones de uso EXCLUSIÓN

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Orientar a los funcionarios de los Establecimientos Farmacéuticos
en el correcto recibo de los Productos Farmacéuticos

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No se aceptaran Productos
Nombre del medicamento farmacéuticos:
Forma farmacéutica Averiados
Registro sanitario INVIMA Manchados
Número del lote Con empaque deteriorado
Fecha de vencimiento. Cinta de seguridad rota
Condiciones de almacenamiento Productos alterados
Laboratorio fabricante Defectos de fabricación

Muestras Médicas

Con leyendas no autorizadas

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Revisar 100% las Fechas de Vencimiento de los Productos recibidos.

Provenientes del CENDIS u otro Establecimiento F. (≥ 4 meses)

Medicamentos importados VND

Fórmulas magistrales
(≥ 3 meses)
Vacunas

Medicamentos Monopolio del Estado

Productos nutricionales (≥ 2 meses)

NO CUENTAN CON FECHA DE VENCIMIENTO:


Cosméticos
Dispositivos médicos de bajo riesgo que no son estériles
Droga blanca

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Realizar el conteo del 100% de los Productos recibidos.

Droguerías Comerciales: 30% referencias.

Droguerías Mixtas o Puntos de Dispensación: 50% referencias.

DILIGENCIAR ACTA DE RECEPCIÓN TÉCNICA: DTF – 02

Productos Refrigerados

Medicamentos de Control Especial

Medicamentos Alto Costo

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TÉCNICA 2012
Soportes documentales (Sticker control envío - condiciones ambientales)

Realizar 3 verificaciones de temperatura (Promedio)

Verificar temperatura 2º a 8ºC

3 a 5 cm

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TÉCNICA 2012
1010654 AD - 754 06 - 2014 2005M-002965-R1 X

7:30 AM 3:15 PM 2.5º C 5º C SI


Orientar a los colaboradores de las droguerías en el desarrollo de
buenas prácticas para el correcto almacenamiento de los
productos farmacéuticos.

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Resolución 1403/2007:

Almacenamiento según:

Clasificación farmacológica

Tipo de producto farmacéutico

ATC

Orden alfabético o cualquier otro método de clasificación.

Siempre y cuando se garantice el orden, se minimicen los eventos


de confusión, pérdida y vencimiento durante su almacenamiento.

El sistema de segregación debe garantizar que el lote más próximo a vencerse


sea lo primero en dispensarse (PEPS).

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TÉCNICA 2012
NUEVO ALMACENAMIENTO

A Z

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CANAL DE DISTRIBUCIÓN

Comercial Institucional

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TÉCNICA 2012
Refrigerado

Control especial
CONDICIONES
DEL PRODUCTO
Oncológico

Alto costo

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TÉCNICA 2012
MEDICAMENTOS REFRIGERADOS

COMERCIAL

INSTITUCIONAL
PEPS

A
A Z
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TÉCNICA 2012
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

INSTITUCIONAL
COMERCIAL Orden alfabético por
Orden alfabético por principio activo
nombre comercial
Monopolio
Orden alfabético por
principio activo

MEDICAMENTOS ALTO COSTO

COMERCIAL

PEPS
INSTITUCIONAL
A Z
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TÉCNICA 2012
MEDICAMENTOS ONCOLÓGICOS

Ubicar en un lugar estratégico que evite


el riesgo de avería.

Según grado de riesgo (A y B):

Grado A - Alto riesgo.


Polvos inyectables, líquidos,
suspensiones.

Grado B - Bajo riesgo:


Tabletas, cápsulas, cremas, ungüentos.

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TÉCNICA 2012
M. ALOPÁTICO

M. HOMEOPÁTICO

M. FITOTERAPÉUTICO

TIPO DE DISPOSITIVO MÉDICO


PRODUCTO
FARMACEUTICO REACTIVOS IN VITRO

REGISTRO INVIMA
NO SEPARAR ÁREA HASTA
SOLICITUD DE ENTE DE CONTROL
COSMÉTICO

SUPLEMENTO DIETARIO

ALIMENTO Y DIETARIO

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Líquidos Orales Sólidos Orales

Jarabe Tableta
Solución T. Dispersable
Elixir T. Efervescente
Emulsión T. Masticable
Gel Oral T. Orodispersable
Granulado T. Sublingual
Jalea T. Liberación P.
Suspensión Cápsula
Polvo para reconstitución

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Inyectables Oftálmicos
Polvo para Inyección Solución Oftálmica

Emulsión Inyectable Suspensión Oftálmica

Solución Inyectable Gel Oftálmico

Solución Intraarticular Ungüento Oftálmico

Suspensión Inyectable

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Óticos Nasales

Solución Ótica Solución Nasal

Suspensión Ótica Aerosol nasal

Polvo para Inhalación

Suspensión Nasal

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Inhaladores Tópicos
Solución
Solución Bucal
Suspensión
Solución para Nebulización
Emulsión
Suspensión para nebulización Crema
Gel
Loción
Pasta
Pomada
Ungüento
Implante
Sistema Transdérmico

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Vaginales Droga Blanca
Crema Vaginal Sulfato de Magnesio

Óvulo Ácido Bórico

Óvulo LP Vaselina Pura

Tableta Vaginal Tintura de Benjui

Solución Vaginal (Ducha) Alumbre

Supositorio Naftalina

Anillos ó Dispositivos Glicerina Pura

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Líquidos Dispositivos
Médicos
Suero
Dextrosa Gasas
Agua Destilada Jeringas
Lactato Ringer Curas
Solución Rectal (Enema) Etc.

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Estandarización
Agilidad y facilidad en la búsqueda (Comerciales + Genéricos)
Los medicamentos fraccionados no deben separarse
Ofrecer alternativas
Consultar más acerca del medicamento (F.F. y V.A)
Disminuir errores de dispensación
Evitar riesgo de averías
Tener en cuenta el volumen del producto farmacéutico
Optimizar espacio
OTC Según Planometría
No exhibir medicamentos de venta libre

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Orientar acerca de la correcta ubicación de la señalización en las
diferentes áreas del establecimiento, cumpliendo con los lineamientos y
definiciones dadas por la normatividad vigente.

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Dispensar la cantidad exacta del medicamento prescrito, mediante
el correcto fraccionamiento de los blíster, lo que permite controlar
el riesgo de autoformulación, sobredosificación o no adherencia al
esquema terapéutico.

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Medicamentos comerciales no se fraccionan.

Los medicamentos en frasco no se fraccionan.

Almacenamiento en empaques originales.

Conservar: como mínimo Lote y Fecha de vencimiento

Verificar e informar al usuario la descripción, concentración


y la fecha de vencimiento del medicamento fraccionado a
entregar.

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Realizar una correcta dispensación de
medicamentos y otros productos
farmacéuticos de acuerdo con la
prescripción médica, brindando una
información clara al paciente.

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Acto profesional de entrega del producto farmacéutico correcto al
usuario indicado y en el momento oportuno, acompañado de
información para el correcto uso del mismo y el cumplimiento de los
objetivos terapéuticos buscados.

Recepción Usuario
Validación e interpretación Prescripción
Búsqueda y Selección de productos
Entrega de producto e información
Documentación

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Verificar la prescripción médica.

Exigir la prescripción para medicamentos con leyenda "Venta Bajo


Fórmula Médica".

No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una


prescripción posibles errores.

Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a


los prescritos.

Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los


medicamentos de venta sin prescripción facultativa o de venta libre.

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Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de


administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.

Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.

Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos que no sean de


venta libre.

Inducir al paciente a la compra de un medicamento que reemplace o


sustituya al prescrito.

No adivinar el nombre del medicamento, concentración, dosis o intervalo de


dosificación.

Tener envases vacíos de medicamentos

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CREAR CONCIIENCIA QUE LOS MEDICAMENTOS
NO SON ALIMENTOS… POLIFARMACIA.

NO RECOMIENDES MEDICAMENTOS QUE NO SEAN DE VENTA LIBRE


TU NO ERES MÉDICO
Fórmula médica.

Entrega completa del medicamento

Sello de ENTREGADO

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No fraccionar

Diligenciar Formato de entrega DTF – 06

Alto Costo Refrigerado:


Entregar con nevera de ICOPOR® y Gel R.

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Informar las condiciones de almacenamiento adecuadas

Informar la temperatura de entrega del medicamento

Diligenciar Formato de entrega DTF – 06

Entregar folleto informativo

Entregar con gel congelado o refrigerado

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Brindar una información clara al paciente sobre su almacenamiento

Indispensable Fórmula médica

Misoprostol
Isotretinoína
Anticonceptivo de emergencia
Codeína

Sello de ENTREGADO

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Nimodipino Nifedipino
Clorhidrato de Timolol Clorhidrato de Tramadol
Cloroquina Clonidina
Secnidazol Sildenafil
Fluconazol Fluoxetina
Loratadina Lovastatina
Doxiciclina Dicloxacilina
Difenidramina Dimenhidrinato
Ampicilina Amoxicilina
Ketotifeno Ketoconazol
Betametasona Ampolla Dexametasona Ampolla

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Detectar, notificar, analizar e intervenir oportunamente los PRM
dispensados por las Droguerías Cafam, con el fin de vigilar la
seguridad de los mismos y propiciar buenas prácticas de
formulación y dispensación para nuestros usuarios.

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Suceso indeseable experimentado por el paciente, que se asocia o
se sospecha, asociado a una terapia de medicamentos y que
interfiere o puede potencialmente interferir con el resultado deseado
para el paciente.

Defectos de calidad

Defectos del empaque


(No avería)

Fallo terapéutico

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REACCIÓN ADVERSA

NECESIDAD:
Medicamento distinto al prescrito
Forma farmacéutica equivocada

EFECTIVIDAD:
Concentración diferente a la prescrita

SEGURIDAD:
Presentación comercial / cantidad diferente

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Reportar al Departamento Técnico
a través del formato, de manera
oportuna (soportes).

Diligenciar correctamente el
formato y con la mayor información
posible

Medio magnético o físico.

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Contribuir al fortalecimiento del sistema de vigilancia,
seguimiento y control, para asegurar un adecuado reporte y
oportuna notificación de medicamentos de control especial.

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Diligenciar correctamente el libro kardex
Acta de apertura del libro kardex
Libro kardex diferente / Comercial – Institucional
Contar con un índice (Anexo DTA – 03)
Registrar las cantidades en unidades por forma farmacéutica
(tabletas, ampollas, jarabes)
Verificar los saldos registrados.

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Verificar la fórmula médica
Requisitos:
Original y dos (2) copias, letra legible y sin enmendaduras
Fecha no mayor a 15 días de expedición.
Prescripción exclusiva de medicamentos de control especial.
Nombre, dirección, teléfono y documento de identidad del usuario o
paciente.
Nombre del medicamento en denominación común internacional
(genérico), forma farmacéutica, concentración y cantidad en número y
letras.
Dosis diaria, vía de administración y tiempo de tratamiento, máximo para
treinta (30) días calendario (excepción: Fenobarbital hasta noventa (90)
días calendario) - Resolución 1478 DE 2006.
Nombre del médico, firma y número de registro profesional.
Dirección y teléfono de la institución en la que fue atendido.

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Presentación de Informes

Imprimir el informe UAE Fondo Nacional de Estupefacientes, firmarlo y


enviarlo por correo electrónico al Departamento Técnico.

Asegurar el buen archivo de la información para revisión de gestión y


auditorias, en la correspondiente A-Z.

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Seguimiento Farmacodependencia

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Estandarizar el procedimiento de solicitud y verificación de
condiciones de calidad de las fórmulas magistrales y de
medicamentos vitales no disponibles.

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Envío requerimiento Departamento Técnico de Medicamentos.
Químico Farmacéutico evalúa solicitud y emite concepto sobre el
proveedor.
Se efectúa orden de compra

Formulas Magistrales: ficha técnica


de elaboración del producto

Vitales no disponibles: certificación


de importación del producto.

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Procedimientos para llevar a cabo el control de higiene, limpieza y
aseo de áreas con el fin de mantenerlas libres de contaminación,
proporcionando la correcta conservación de los productos
farmacéuticos.

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LIMPIEZA DIARIA: Pisos y vitrinas del mostrador

LIMPIEZA SEMANAL: Área administrativa, Área sanitaria y Pisos

LIMPIEZA MENSUAL: Estanterías, Muebles de medicamentos,


Nevera, Paredes, vitrinas.

ASEO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

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Productos
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Establecer acciones oportunas que pueden surgir ante una desviación de los
procesos que finalmente pueden comprometer la calidad de los productos.

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Estandarizar el manejo de los productos farmacéuticos próximos a
vencer y las averías de las droguerías, con el fin de cumplir con
las buenas prácticas normativas y de calidad.

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Verificar que el PF se encuentre ubicado en el área establecida

Confirmar que el producto farmacéutico se encuentre vigente

Verificar la fecha de vencimiento: > 3 meses

Suplementos, Alimentos y Dietarios: > 2 meses

Medicamentos Monopolio del Estado: > 1 mes

Medicamentos Refrigerados: Conservar la cadena de frío

Realizar devolución – Formato DTF – 05 (Copia al D.T.) + Módulo R.

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Verificar el empaque primario y secundario

Revisar la apariencia del contenido del PF

Seguir procedimiento PGIRHS - Manejo de derrames de medicamentos


M.C.E: Separar el medicamento (en el mueble), identificarlo.
Notificar la novedad al CENDIS (Módulo R. y correo electrónico)

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Aplicar lineamientos para gestionar PQRS de los clientes y
usuarios de la Cadena de Droguerías Cafam, con el fin de dar
respuesta al Direccionamiento Estratégico Corporativo y de la
Gerencia Nacional de Medicamentos.

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Remitir con prioridad el PQRS al departamento Técnico de

medicamentos.

Contacto con usuario y/o cliente

Transferencia de caso al investigador correspondiente.

Plazo de respuesta: 8 días hábiles.

PQRS recibidos por Contact Center:

307 7011 o a nivel nacional: 018000122326

Página Web o Correo Electrónico:

defensordelafiliado@cafam.com.co - www.cafam.com.co

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SIEMPRE DEBEN DILIGENCIAR EL NOMBRE Y CARGO
DE LA PERSONA QUE ABRE EL BUZÓN DE LA
DROGUERÍA Y A QUE DROGUERÍA PERTENECE
Aplicar criterios técnicos para el manejo y seguimiento de las
acciones de retiro de productos farmacéuticos dentro de la
cadena de acuerdo con la legislación actual vigente y las
directrices del Ente regulador.

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NOTIFICACION DE RETIRO COMUNICACIÓN
POR ENTE DE CONTROL INTERNA

SEPARACION INMEDIATA
DEL INVENTARIO

DEVOLUCION CENDIS

VERIFICACION DE LA
CIERRE DEL RETIRO DOCUMENTACION SOPORTE

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PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE
RESIDUOS HOSPITALARIOS Y
SIMILARES (PGIRHs)

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Establecer y describir las acciones
necesarias para realizar un manejo
adecuado de los residuos generados en
las droguerías de Cafam con el fin de
mitigar los impactos ambientales y
proteger la salud de la comunidad en
general.

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El Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria de la
Gerencia Nacional de Medicamentos de Cafam se encuentra definido
en dos instancias:

GAGAS Central
GAGAS Local.

Establecer el compromiso ambiental y sanitario.

Definir los lineamientos generales referentes a la gestión integral de


los residuos en las droguerías.

Gestionar los recursos económicos y humanos necesarios para


garantizar la adecuada gestión de los residuos.

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GENERACIÓN

DISPOSICIÓN
SEGREGACIÓN
FINAL

TRATAMIENTO DESACTIVACIÓN

RECOLECCIÓN
ALMACENAMIENTO
EXTERNA

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Consiste en la separación selectiva inicial de los residuos
procedentes de cada una de las fuentes determinadas, dándose
inicio a una cadena de actividades y procesos cuya eficacia
depende de la adecuada clasificación inicial de los residuos.

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SOLICITAR LA RECOLECCION A TRAVÉS
DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
GENERALES A LOS CORREOS
ELECTRÓNICOS
lbohorquez@cafam.com.co ó
lugiraldo@cafam.com.co,

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Enviar mensualmente: gestionambiental@cafam.com.co.
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Ruta de traslado de residuos del lugar
de generación de la droguería al sitio
destinado para el almacenamiento
central.

Cubrimiento total de la droguería


Diagrama del flujo de los residuos
Ubicación de los contenedores
Rutas internas de transporte
Frecuencia de recolección interna
y externa de los residuos.
Presentación del PGIRHs

Presentación semestral de los Indicadores

Presentación de informes a partir de visitas


de inspección, vigilancia y control

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RUTAS DE ACCESO A INTRANET

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Jefe Departamento Técnico:

DRA. ANNE MARIE CREPY GRAZI

Q.F. HUGO PEDRAZA – hpedraza@cafam.com.co – Ext: 2965

Q.F. ASTRID BENAVIDES– ybenavides@cafam.com.co – Ext: 2173

T.R.F. MARCELA ROJAS– brojas@cafam.com.co – Ext: 2329

T.R.F. JASBLEIDY MOJICA– jjmojica@cafam.com.co – Ext: 2988

Of. DIANA GOMEZ MONTILLA - diagomez@cafam.com.co – Ext: 3253

TEL: 6468000

Capacitación a Establecimientos Farmacéuticos CAFAM – INSTRUCTIVOS Y FORMATOS DE GESTIÓN TÉCNICA 2012


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