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Introduccin
As mismo en esta unidad se abordar el tema relacionado con el proceso de recepcin, para lo
cual la institucin o establecimiento realiza una comparacin entre lo pactado con el proveedor,
lo establecido por la legislacin vigente y lo que el producto muestra (aspectos tcnicos). Es el
momento en que se apropian realmente de los medicamentos y dispositivos mdicos comprados.
Propsitos de formacin
gg Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos mdicos recibidos cumplan con
las condiciones de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad.
gg Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos
segn la normatividad vigente y las especificaciones tcnicas del fabricante.
Criterios de evaluacin:
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Sesin No. 13 Condiciones que se deben cumplir para un adecuado
almacenamiento de medicamentos y dispositivos mdico.
Para una mejor comprensin del tema a tratar en esta unidad, es necesario que usted conozca las
siguientes definiciones:
Definiciones:
Es el conjunto de actividades que tiene por objeto Son los preparados farmacuticos obtenidos a
el cuidado y la conservacin de las condiciones partir de uno o ms principios activos de control
tcnicas con las que fueron elaborados los especial, catalogados por las convenciones
medicamentos y dispositivos mdicos. de estupefacientes como precursores y
psicotrpicos o por el gobierno nacional, con
Gas medicinal o sin sustancias auxiliares presentados bajo
forma farmacutica definida.
Todo producto constituido por uno o ms
componentes gaseosos, destinado a estar en Humedad relativa
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en Es la cantidad de vapor de agua que contiene
terapia de inhalacin, diagnstico in vivo o el aire.
para conservar y transportar tejidos y clulas
destinadas a la prctica mdica.
Medicamentos fotosensibles
Medicamentos termolbiles
Medicamentos higroscpicos
Las reas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos mdicos deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
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El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Las reas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminacin para conservar
adecuadamente los dispositivos mdicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan
resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las
radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.
Debe descartarse la ubicacin cerca de las calderas (por alta temperatura), central de esterilizacin
(por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminacin cruzada), estacionamiento (por
contaminacin cruzada) y depsito de basuras (por contaminacin cruzada).
Las reas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer piso o en un mismo
piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la circulacin de
personas y materiales.
Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacn debe
tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atencin. El almacn central debe
estar ubicado en el primer piso y debe ser equidistante a los servicios que atiendan.
1.2 reas.
Para lograr un servicio eficiente, un almacn debe contar con las siguientes reas:
gg rea adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a
distribuir y/o dispensar.
Adicionalmente, se debe contar con espacios para el rea administrativa, servicios pblicos, vestier,
gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para
material de riesgo (lquidos inflamables, txicos, corrosivos, etc.)
Para una adecuada sealizacin de las reas estn deben ser demarcadas con los siguientes
colores.
REA COLOR
rea de recepcin Verde
rea de revisin Rojo
rea de almacenamiento Amarillo
rea de cuarentena No. 1 Naranja
rea de cuarentena No. 2 Negra
rea de medicamentos de control Violeta
rea de reciclaje Rojo Rayado
rea de cadena de frio Azul
rea de preparados magistrales Azul Rayado
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1.3 Pisos.
Los pisos deben ser impermeables, slidos, resistentes, antideslizantes, de fcil limpieza y uniformes,
de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que
no trasmita ruido ni vibracin.
No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de
ratas a travs de las alcantarillas de desage. Si esta situacin no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.
Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se
ubicarn en estibas o estanteras de material sanitario, impermeable y fcil de limpiar.
1.4 Paredes
Las paredes deben ser impermeables, slidas, resistentes a factores ambientales, de superficie
lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias
txicas, irritantes o inflamables.
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, slidos, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener
sustancias txicas, irritantes o inflamables.
1.6 Iluminacin
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservacin adecuada e identificacin de los
medicamentos y dispositivos mdicos y el buen manejo de la documentacin.
1.7 Ventilacin
Debe tener un sistema de ventilacin natural y/o artificial que garantice la conservacin adecuada de
los medicamentos y dispositivos mdicos. No debe entenderse por ventilacin natural las ventanas
y/o puertas abiertas que podran permitir la contaminacin de los medicamentos y dispositivos
mdicos con polvo y suciedad del exterior.
zz Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
mdicos dentro de las reas de almacenamiento, porque la radiacin ultravioleta de la luz solar,
adems de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro
tipo de productos.
En las reas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones
de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarn registros diarios de
control de estas variables con un termmetro adecuado y un higrmetro calibrado.
CONDICIN TEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada 15 a 25 C
Guardar en refrigerador 2 a 8 C
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zz Mantenimiento de cadena de fro
Los medicamentos que requieran refrigeracin sern almacenados en cuartos fros, neveras,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de cadena de fro, en caso de interrupciones de la energa elctrica. Adicionalmente,
deber disponerse de un termmetro que registre la temperatura y llevar un registro diario varias
veces al da. La cantidad de medios de refrigeracin ser determinada por las necesidades de
almacenamiento.
2. Medidas de seguridad.
Un buen manejo administrativo del almacn elimina problemas de ndole legal. Sin embargo, algunas
condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo del almacn.
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepcin, y con horarios y fechas
determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al rea.
Instalar sistemas que protejan las reas donde se ubican la documentacin y los productos.
Establecer, mediante instructivos de almacn, procedimientos escritos en los que quede definido
quin entra y qu funcin cumple al entrar.
Se recomienda que los operarios y personal que maneje el krdex tengan informacin bsica
sobre medicamentos y dispositivos mdicos, criterios tcnicos en su manejo y claridad frente a las
implicaciones de manejar productos destinados al servicio de la salud.
Sin excepcin, el personal debe contar con dotacin adecuada para el desempeo de sus funciones
(blusa, overol, guantes, etc.).
Documentacin
Para una buena administracin del almacn se requiere en lo posible sistematizar la informacin,
zz Krdex o software
zz Formatos
Los formatos diseados para el manejo del almacn deben ayudar a manejar la informacin y
consolidarla (pedidos, despachos, recepcin tcnica por tipo de producto y recepcin administrativa).
zz Informes contables
zz Dotacin
El rea debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termmetros e higrmetros,
gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas, extinguidores,
computadores, software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora, papelera, utensilios de
escritorio, lnea telefnica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
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Sesin No. 14 Ubicacin y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos
mdicos
Organizar sistemticamente los insumos dentro del servicio permite ubicacin fcil, lo que
contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los
medicamentos se sitan a un principio de organizacin especfico, forma farmacutica, clasificacin
farmacolgica, orden alfabtico o nivel de atencin, acorde con los criterios de almacenamiento, en
los que bsicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.
Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos es por orden
alfabtico del nombre genrico.
Con la utilizacin de tecnologas como lectores inalmbricos para cdigo de barras, el almacenamiento
de embalajes se puede realizar por lneas, pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa de su ubicacin en el momento de
requerirlo. Este es utilizado en el almacenamiento de grandes volmenes.
Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del mismo lote y
fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicacin
en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga
su cdigo, nombre del producto, concentracin, forma farmacutica.
El almacn y el servicio farmacutico contarn con criterios, tcnicas y mtodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos mdicos, de conformidad con el artculo 13 del Decreto 2200 de 2005,
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolucin nmero 1403 y las dems
normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cadena de fro
Para el control de la cadena de fro, en el
mantenimiento de los refrigeradores deben estar a la
sombra y lejos de fuente de calor, separados de techos y
paredes mnimos 15 cm, bien nivelados y conectados
La humedad: Es
La Temperatura: Es directamente a la pared. un factor que afecta
un factor crtico que es considerablemente la
necesario controlar para evitar estabilidad de los medicamentos,
el deterioro en la potencia de los adems de ser un medio propicio para
el crecimiento de bacterias y hongos, reacciones
productos o su estructura molecular afectando
de oxidacin de los componentes de los medicamentos que se
directamente la efectividad del medicamento. Para manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio de color y
un control adecuado, los termmetros calibrados se en algunos materiales mdico-quirrgicos disminuye el poder de
deben colocar en los lugares ms crticos como son adhesin, entre otros deterioros.
el refrigerador y el sitio del rea de almacenamiento La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que
donde la temperatura es ms alta y llevar los contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen
respectivos registros diarios de estas temperaturas. total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un instrumento
llamado higrmetro. Se debe ubicar, al igual que el termmetro,
Para disminuir la temperatura ambiental del rea en sitios crticos del almacn y llevar registros diarios varias
veces al da o elaborar grficas de temperatura y humedad. La
de almacenamiento se deben tener en cuenta las
humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70%.
siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilacin Para disminuir la humedad en el almacenamiento se recomienda:
del rea con la utilizacin de ventiladores, aire aire acondicionado, no sacar los medicamentos y dispositivos
acondicionado, extractores, adecuacin de techos mdicos de las cajas primarias y, en lo posible, del embalaje,
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas especializadas utilizar estantera con puerta, los productos higroscpicos
que disminuyen el calor y dejar libre los corredores deben llevar en su empaque original una bolsita de slica gel,
para circulacin del aire.Ejemplo de medicamentos la cual debe ser cambiada cuando cambie de color y garantizar
que se alteran con temperaturas mayores a 30 C: la rotacin de los medicamentos y dispositivos, buscando un
Acetaminofn tabletas , acido acetil saliclico tabletas, menor tiempo de almacenamiento.
El almacn y el servicio farmacutico contarn con criterios,
antibiticos, sueros en diferentes formas, entre otros.
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias
necesarias, para un periodo determinado, los niveles ptimos
de inventario, los niveles mnimo y mximo de existencias,
punto de reposicin o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestacin oportuna del servicio y que
permitan realizar un exacto control de existencias, evitando
as deterioro y alteracin de los medicamentos. Ejemplos de
medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona tabletas,
metronidazol tabletas, preparados oftlmicos sulfaidicos, sales
de rehidratacin y tinidazol tabletas, entre otros.
Ver anexo 1: Formato control de temperatura, humedad y red
de frio.
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zz Control de las condiciones de higiene
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilacin libre de gases
contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fcil aseo y limpieza.
Las uniones de paredes y pisos no deben formar ngulos rectos, sino curvas que eviten la acumulacin
de polvo. Buen aseo en todas las reas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos
limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones
peridicas (mnimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.
2. Devolucin de medicamentos
zz rea especial
Deben guardarse aparte del rea de productos disponibles para la venta y/o dispensacin y se debe
prevenir su distribucin hasta que se decida que estn disponibles.
Los productos devueltos slo podrn reubicarse en el rea de disponibles para su distribucin o
dispensacin, si cumplen con las siguientes condiciones:
Anotaciones:
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Sesin No. 15 Control de inventarios
El almacn y servicio farmacutico contarn con criterios, procedimientos y recursos que permitan
efectuar el control de inventarios. Este control se har especialmente mediante la evaluacin de
la rotacin de inventario y del conteo fsico comparado con el registro de existencias. Se deber
realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
zz Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos mdicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias fsicas contra el movimiento (entradas y
salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, as como tambin
alimentar el sistema de informacin que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto
a la programacin de necesidades, compras, rotacin de inventarios, devolucin a proveedores,
elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averas.
Se efecta la programacin de los inventarios fijando fechas y hora de realizacin del inventario.
gg El responsable de almacn o servicio farmacutico revisa uno a uno los productos a inventariar
y verifica valorizaciones en el sistema.
gg El programa para registrar el inventario debe incluir la informacin del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.
gg Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el
conteo.
gg El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla
correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo
una vez se ha terminado el diligenciamiento.
gg Valores arrojados del total por tem de los elementos contados contra los registrados por el
sistema o kardex.
El servicio farmacutico contar con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar
continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos mdicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelacin la
devolucin o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociacin.
Se debe tomar como factor de anlisis bsico el mtodo FEFO (primeros en vencer primeros
en salir) y el respectivo control peridico de los productos prximos a vencerse (mnimo con tres
meses de antelacin) identificando nmero de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
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Sesin No. 16 Recepcin de medicamentos y dispositivos mdicos
1. Definiciones:
2. Responsable de la recepcin
El jefe de almacn o quien haga sus veces efectuar la recepcin administrativa y el director
del servicio farmacutico o la persona que ste delegue, realizar la recepcin tcnica de los
medicamentos y dispositivos mdicos adquiridos.
El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos mdicos estn sometidos a las disposiciones
tcnicas establecidas en la Resolucin 1403/07, en el Cdigo de Comercio y dems normas que
reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deber indicar al transportador los
aspectos sealados en la legislacin vigente, las caractersticas y condiciones especiales de los
medicamentos.
zz Embalaje
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada proteccin contra los agentes externos.
Los documentos que acompaan el envo deben ser de fcil acceso y conservacin, en los cuales
se debe indicar por lo menos: fecha de envo, nombre y direccin del remitente, nombre y direccin
del cliente, descripcin del medicamento y dispositivo mdico, la cantidad y nmero de lote.
zz Condiciones de transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las condiciones
de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificacin, se evite la
contaminacin o confusin con otros productos. Se deber cumplir con las siguientes condiciones
especficas:
gg Cuando se use hielo seco en la cadena de fro se deben observar las precauciones de seguridad
y verificar que los medicamentos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya que se podran
congelar
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gg Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento deben existir
registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.
La recepcin de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y tcnicos de
verificacin para su ingreso al sistema contable del almacn o servicio farmacutico.
La entrada al almacn desde el punto de vista contable contiene tres informaciones: Qu producto
ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al almacn o servicio
farmacutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la
compra.
El jefe de almacn verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la
orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
Se proceder por el director del servicio farmacutico, o la persona que delegue, a realizar una
inspeccin de los medicamentos y dispositivos mdicos para verificar las condiciones tcnicas,
la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulacin, embalaje, material
de empaque y envase y las condiciones administrativas y tcnicas establecidas en la negociacin.
Para tal efecto se escoger una muestra al azar del total del lote recibido.
Es importante que durante la recepcin se cuente con la ficha tcnica del medicamento y/o dispositivo
mdico, sobre la informacin de las especificaciones del producto, tiempo de vida til, condiciones
de almacenamiento y la informacin que la institucin considere necesaria. Esta informacin es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se realice la respectiva
recepcin tcnica, debern almacenarse bajo seguridad y en un sitio independiente de los dems
medicamentos.
Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones tcnicas se comunicar al proveedor
y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones tcnicas y
las establecidas en el momento de la compra.
gg Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacutica y concentracin estipulada.
gg Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos terceras partes
de su vida til, o por lo menos, un ao para su vencimiento.
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Se revisan adems otras caractersticas para los medicamentos:
gg Anlisis organolptico: Se refiere al anlisis de las caractersticas que se pueden percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacn.
gg Control de pasa, no pasa: Evala si una caracterstica est por debajo o por encima de un
lmite fijado.
gg Defecto Mayor: Sin ser crtico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
La clasificacin de los defectos encontrados durante la inspeccin se cruza con el NAC y el resultado
de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepcin. Ello se acepta si el nmero de
defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en
la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material
de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.
Productos Observaciones
Se observar que no tengan manchas, que no estn
decoloradas, que no estn quebradas ni pegajosas,
Tabletas
que no tengan polvo adherido a la superficie; igual
tamao, color y apariencia.
Polvos o granulados para reconstruir a solucin Que dispersen fcilmente. Color granulado
oral uniforme.
Que los tubos no estn colapsados ni con
Cremas y ungentos perforaciones o rupturas. Que el cierre est
hermtico.
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Equipo para la administracin de soluciones Advertir si los sellos no estn intactos o si los
parenterales protectores no estn en su sitio.
zz Acta de recepcin
Una vez autorizada la recepcin del producto, se produce su incorporacin al sistema contable del
almacn.
El almacn o servicio farmacutico registrar en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos mdicos recibidos.
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Anexo 2. Inspeccin, clasificacin y determinacin de defectos en el material de acondicionamiento,
en los productos y en la forma farmacutica en los medicamentos.
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Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Formas farmacuticas lquidas no estriles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraos
No redispersin en suspensiones
Preparaciones slidas no estriles: polvos y granulados
No se dispersan fcilmente (polvo para suspensin)
Color no uniforme
Presencia de material extrao
Granulado no uniforme en color y tamao
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie
Nombre Concentracin Nombre Laboratorio Forma Unidad Presentacin Nmero Nmero Fecha de Cantidad Cantidad Cumple Se
genrico comercial Fabricante farmacutica de de lote de vencimiento recibida de la especificaciones acepta
manejo registro muestra
Advas Tcnicas si no
Observaciones:
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Actividad de aprendizaje No. 6
Anotaciones:
Anotaciones: