REGLAS DE CLASIFICACION

ALFABETICA
ELABORADO POR, LICDA. ANA
GLORIA MENDOZA
HERNÁNDEZ

LOS DOCUMENTOS SE IDENTIFICAN POR “TÍTULOS”.

SE PRESENTARAN REGLAS PARA DETERMINAR LOS TÍTULOS

CORRECTOS CON QUE SE ROTULARAN LAS CARPETAS QUE
POSTERIORMENTE SE LLAMARAN EXPEDIENTES Y COMO
ROTULAR ALGUNAS GUÍAS SECUNDARIAS O AUXILIARES
PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE LOS DOCUMENTOS
 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS

1-Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra por
letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. Las
terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idénticas,
y así sucesivamente.

2-El nombre de una persona se divide en “Nombre de pila” y “ Apellidos”

Ejemplos:

Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4

L.M Angulo Ángulo L. M.

José C. Cedeño Suarez Cedeño Suarez, José C.
Roció Garay D. Garay D., Rocío
•3.Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila.
Ejemplos:
José L. Martínez Adame ----------- > Martínez Adame, José L.
Luis A. Corona R. ------------> Corona R., Luis A.
Roció V. Jiménez Zea ------------> Jiménez Zea, Roció V.

•4.Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá de base para
ordenar.
Ejemplos:
Guadalupe Ma. Corona D. ----------> Corona D., Guadalupe Ma.
Hilda Corona Días ----------> Corona Díaz, Hilda
Manuel Corona Ramos ----------> Corona Ramos, Manuela

5.Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, de las, etc., se principia las
inversiones desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.
Ejemplos:
Ma. Del Carmen de la Peña ----------> Peña, Ma. Del Carmen de la
Ángeles de los Monteros R. ----------> Monteros R., Ángeles de los
Luis del Rio Cardanes -----------> Rio Cárdenas, Luis del
Andrés de la O Soto -----------> O Soto, Andrés de la
Lourdes de la Vega Domínguez -----------> Vega Domínguez, Lourdes de la
• 6.Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos
servirán de clave para ordenar.
Ejemplos:
Pedro A. Cedeño ------------> Cedeño, Pedro A.
Pedro J. Cedeño ------------> Cedeño, Pedro J.
Pedro Cedeño Rojas ------------> Cedeño Rojas, Pedro
• 6a. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que
comienza con la misma letra de esa inicial.
Ejemplos: Unidades
Nombres Primera Segunda Tercera
M.E. Cedeño Cedeño, M. E.
M. Elsa Cedeño Cedeño, M. Elsa
María E. Cedeño Cedeño, María E.
María Eugenia Cedeño Cedeño María Eugenia
6b. Una unidad mas corta precede a una mas larga si su raíz es igual.
Ejemplos: Unidades
Nombres Primera Segunda Tercera
José Amador Amador José
Ángel Amado Amador Ángel
Raul F. Amador Amador Raúl F.
Julia R. Franco Franco Julia R.
Julián N. Franco Franco Julián N.
Julián Z. Franco Franco Julian Z.
• 7.Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión, grado militar o
eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se escribe esta abreviatura después de la
inversión correcta y entre paréntesis.
Ejemplos:
Lic. Manuel Romero Gómez ---------> Romero Gómez, Manuel (Lic.)
Gral. Manuel Ávila Camacho ---------> Ávila Camacho, Manuel (Gral.)
Ing. Pedro Moreno Arias ---------> Moreno Arias, Pedro (Ing.)
Roberto Gómez, Hijo ---------> Gómez, Roberto (Hijo)
Roberto Gómez, Padre ---------> Gómez, Roberto (Padre)
• 8.Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, Da,
O´, se hacen la inversión a partir de dicho vocablo.
Ejemplos:
Albert Fitz Maurice Kelly -------------> Fitz Maurice Kelly, Albert
Joseph R. D´Amil ------------> D´Amil, Joseph R.
Jorge O´Neill del Cid ------------> O´Neil del Cid, Jorge
• 9.En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por
su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición “de” o de la palabra
“viuda” (Vda.), Y por ultimo el apellido del esposo.
Ejemplos:
Lourdes de Silva viuda de Dominguez --------------> Silvia viuda de Dominguez, Lourdes de
Aurora Carillo de De los Monteros --------------> Carillo de de los Monteros, Aurora
Zuly Perez Vda. de Corona --------------> Perez Vda. de Corona, Zuly
Esther Ma. A. de Solis --------------> Solis, Esther Ma. A. de
Esperanza V. de Treviño --------------> Treviño, Esperanza V. de
Olga Ma. Vda de Zazueta --------------> Zauzeta, Olga Ma. Vda. de
•10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considera entoces la dirección como base para su
ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números
se consideraran en estricto orden numérico consecutivo.
Ejemplos:

Pedro Ríos Álvarez ------------------> Ríos Álvarez, Pedro (Morelia)

Calle Olivares 23
Morelia, Mich

Pedro Ríos Álvarez -------------------> Ríos Álvarez, Pedro (Pátzcuaro)

Medellín 43
Pátzcuaro, Mich

Pedro Ríos Álvarez -------------------> Rios Alvarez, Pedro (Zamora)

Oasis 489
Zamora, Mich
 Referencias para nombres de individuos

• Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser

solicitados de manera distinta a como están archivados. Para
facilitar la localización de los mismos se recomienda
establecer “referencias”, esto es “ordenar el nombre de la
persona de manera diferente a la indicada en las reglas de
alfabetización” .

Esta referencia se hace en tarjeta y formara parte de un índice

o catalogo auxiliar.
• 1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría ser
solicitado el documento.
2. Escribir la palabra “véase” en la siguiente línea.
3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos.
4. Marcar con una “X” en el extremo superior derecho.

Se recomiendo la “referencia” para nombres acompañados de títulos religiosos,

títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse
con un nombre de pila.
Ejemplo:
Referencia
Monseñor Alfredo Muñoz -------------> Monseñor Muñoz
Se archiva: Véase:
Muñoz, Alfredo (Monseñor) Muñoz, Alfredo (Monseñor)

Sor Consuelo Vega -------------> Sor Consuelo

Vega, Consuelo (sor) Véase:
Vega, Consuelo (Sor)
 Reglas para clasificar nombres de empresas,
instituciones, compañías o sociedades.

•Reglas generales.
1. Cuando en el titulo aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteración ni trasposición.
-Soilex de México, S.A.
-Laboratorios Técnicos Industriales, S.A
-Electricidad, S.A.
-Agrupación Tropical, S.A.

2. Cuando el titulo es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y apellido), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación.
Ejemplos:
María B. Martínez, S.A.
Filemón Martínez Acabados

Se archiva Referencia

Martínez, María B., S.A María B. Martínez, S.A.

Véase:
Martínez, María., S.A

Martínez, Filemón Acabados Filemón Martínez Acabados

Véase:
Martínez, Filemón Acabados
•3. Si en el titulo aparecen las conjunciones “y” o “e” o el símbolo “&”; o bien, preposiciones como: de, sobre, por, contra, o
bien artículos como: las, el, la, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposición.
Ejemplos:
Almecén de ropa ---------> Maico de México, S.A.
Casa de los Anciones ---------> Audífonos para Sordos
Gómez y Tagle, S.A. ---------> Ramson & Hijos

•4.Si aparece un articulo al inicio del titulo (“the” en ing,les y “el, la, los, las” en español), o también la expresión compañía o su
abreviatura (Cía. En español. Co. en ingles), se coloca al final del nombre entre paréntesis.
Ejemplos:
La Suiza -----------------> Suiza (La)
La Corona, S.A. -----------------> Corona, S.A. (La)
The Start White -----------------> Start White (The)
Cía Nacional de Finanzas -----------------> Nacional de Fianzas (Cía.)
• 5. Cuando en el titulo aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restorán,
restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición, siempre y
cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el numero de
“expedientes excede de los cinco”, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En
este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el titulo de la palabra
genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También se recomienda en
estos casos hacer una “tarjeta de referencia”.
Ejemplo: Z-----Zapaterias
Zapatería La Ribera Troya
Zapatería Señorial Super Barata (La)
Zapatería Troya Señorial
Zapatería El Encanto Rivera (La)
Zapatería La Super Barata Encanto (El)

Se archiva Referencia

Ribera (La) Zapatería La Ribera

Véase: Zapaterías
Ribera (La)
• 6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o
extranjero que no sea ingles se escribe tal como aparece y así se archiva.
Ejemplos:
La Petite Frence ------------> La petite France
II Faro Italiano, S.A. --------------> II Faro Italiano
La Picola Casa -------------> La Picola Casa

7. Cuando una palabra termina en “s” seguida o parecida de apostrofo (s´ o ´s,
posesivos en ingles) permanece tal como esta la razón social.
Ejemplos:
Boy´s Club
Byers´ Baker
Byer´s Rug Cleaners

8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la

dirección para decidir el orden alfabético, en la forma siguiente:

BITAL, S.A. BITAL, S.A

Av. Juárez 116 Romero Rubio 65
Col. Centro Col. Solares
03456 México, D.F 23456 Guadalajara, Jal.
BITAL, S.A. BITAL, S.A.
(Banco Internacional, S.A) Guadalajara, Jal.
Mexico, D.F
•9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, estas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor
claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de las siglas entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia.
Se archiva: Referencia:
CEPAL Comisión Económica para la América Latina
(Comisión Económica para la América Latina) Véase:
CEPAL

10. Cuando en el nombre de una firma o razón social dos o mas letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer
tarjetas de referencia.
Ejemplos:
Radiodifusora XEW
Almacenes S. y R., S.A.

Se archivaran:
XEW, Radiodifusora S. y R., S.A., Almacenes

Referencias:
Radiodifusora XEW Almacenes S. y R., S.A.
Véase: Véase:
XEW, Radiodifusora S. y R., S.A., Almacenes
REFERENCIAS NECESARIAS EN CASO NO
MENCIONADOS
• 1.Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a
ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no parece al inicio del
nombre.
Se archiva Referencia
Farmacia Góngora Góngora, Farmacia
Véase:
Farmacia Góngora
Encuadernaciones Tijuana Tijuana, Encuadernaciones
Véase:
Encuadernaciones Tijuana
2.Cuando una empresa cambia de nombre, archiva bajo el nuevo y se establece una
referencia con el nombre anterior.
Nombre anterior: Almacenes Nacionales
Nombre actual: Almacenes El Nuevo Estilo

Se archiva : Referencia
Almacenes El Nuevo Estilo Almacenes Nacionales
Véase:
Almacenes El Nuevo Estilo
•3.Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, sindico o apoderado.
Nombre: Agencia Asociada, S.A.
Representante de: Materiales Mundilaes, S.A.

Se archiva: Referencia:
Agencia Asociada, S.A. Materiales Mundiales, S.A.
(Materiales Mundiales, S.A.) Véase:
Agencia Asociada, S.A.

•4.Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, estos se ordenan y archivan como si los números estuviesen
escritos con letra, y el numero compre se considera como una “unidad”.
Ejemplos:
8th. Avenue Store -------------------> 8th. Avenue Store
(Eigth)
Refresquería 300 --------------------> Refresquería 300
(Trescientos)
 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INTITUCIONES
GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y
OTROS.
• El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto
a los nuevos nombres de algunas secretarias de estado y de
dependencias importantes en la organización nacional y
gubernamental; para saber como realizar la trasposición de
nombres con base en las reglas básicas para clasificación.

Ejemplos:

-Presidencia de la Republica -Departamento del Distrito Federal

-Procuraduría General de la Republica
-Secretaría de Educación Publica
•Reglas Generales.
1.En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra mas importante. Se recomienda hacer tareas de referencia.
Ejemplo: Secretaria de Hacienda y Crédito Público

•Se archiva: Referencia:

Hacienda y Crédito Público, Secretaria de Secretaria de Hacienda y Crédito Público
Vease:
Hacienda y Crédito Público, Sría. de

•2.En las intituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden encontrar términos como:
Ministro de Sección de Subdirección de Dirección de Comisión de Director de Junta de
También frases en otro idioma como:
Bereau of Service of Board of Section of Commission of

En estos casos las expresiones mocionadas deben escribirse al final y entre paréntesis.
Ejemplo: Gobernador del Estado de Jalisco

Se archiva Referencia:
Jalisco, Estado de (Gobernador del) Gobernador del Estado de Jalisco
Véase:
Jalisco, Estado de (gobernador del)
• Instituciones bancarias.
1.Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen, desacuerdo con las reglas
de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la
mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades.
Ejemplos: Se archivan:
Banco Nacional de México, S.A. Nacional de Mexico, S.A. (Banco)
Socurlas Toluca Toluca, Sucursal
Insurgente Sur 2756
12347 Toluca, Edo. de México

2.Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer

una tarjeta de referencia.
Se archiva: Referencia:
CitiBank, S.A. Banco CitiBank, S.A.
Véase:
CitiBank, S.A.

3.Cuando en la gaveta hay un numero considerable de expedientes con títulos de

bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el
nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia país,
según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que rotule con la
expresión Bancos y colocar los expedientes por orden alfabético
• Nombres de escuelas, colegios y Universidades.
• 1.El nombre de escuela, colegio o universidad, se archiva como aparece, siguiendo las
reglas establecida para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de
referencia si el nombre principal no aparece al inicio.
Se archivan: Referencia:
Universidad Tecnológica de México. Tecnológica de México, Universidad
Véase:
Universidad Tecnológica de México

• Colegio Williams para Señoritas. Williams para Señoritas, Colegio

Véase:
Colegio Williams para Señoritas
•Archivando por asunto
•1.En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en estos, debido a la importancia del mismo, o
porque de una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse
reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.). Se recomienda establecer una
referencia bajo el nombre de la empresa o individuo
Ejemplos:
Carmen López Figueroa, estenógrafa, solicitud empleo.
Material de Construcción, se adquiere en Constructora Mexicana, S.A.
Se archivan: Referencia:

Solicitud de empleo López Figueroa, Carmen

Estenógrafa Véase:
López Figueroa, Carmen Solicitud de empleo
Material de Construcción

Material de construcción Constructora Mexicana, S.A.

Constructora Mexicana, S.A. Véase:
Material de Construcción