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CATALOGACIÓN Y ARCHIVO
I UNIDAD
1ª. Semana
Historia, orígenes e importancia del Archivo
Tipos de Archivo
Mecanografía:
Los primeros registros de que se tiene noticia corresponden a los sumerios en la antigua
Mesopotamia, durante la Edad de Bronce, treinta siglos antes de Cristo. Más tarde:
Archivos Históricos:
Son archivos permanentes debido a que sus documentos son
de tipo histórico, políticos, cultural, legal científico, etc.
Antiguamente se les llamaba “muertos”.
El archivo histórico pertenece a una ciudad, a entidades del
gobierno, por ejemplo el Ministerio de Relaciones Exteriores
en donde se manejan los asuntos internacionales, las
Municipalidades, las Iglesias, el Congreso, La Corte de
Justicia, etc.
Estos archivos por su importancia, deben tener una atención
especial. El manejo de los documentos de este archivo es
muy diferente al del archivo empresarial pero de la misma
manera se aplican muchas de las técnicas modernas de
archivo.
EL ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA:
- Es determinante para el éxito de un negocio.
- Constituye la memora de la empresa.
- Narra la historia de la misma.
- De la rapidez con que se localicen los documentos, depende
su mayor o menor utilidad.
VOCABULARIO:
Clasificar o Catalogar: Invertir y colocar las distintas partes del nombre para archivar.
Palabra de Orden: Primera palabra del nombre, ya catalogado, que nos sirve para decidir el
orden alfabético.
Ejemplo:
Nombre: Juan Pérez Palabra de orden: Pérez
Referencia: Anotación que se hace bajo otros nombres o asuntos por los que puede ser
solicitado un documento.
Inversión: Colocación que se le da a las distintas partes del nombre para catalogarlo y
clasificarlo.
Las reglas para clasificar o catalogar, también son llamadas “reglas universales de archivo”.
5. Una inicial debe colocarse antes que un nombre que principie con la misma letra.
C. Ortega Ortega C.
Carlos Ortega Ortega Carlos
se
Carlos Manuel Ortega Ortega Carlos Manuel
archivan:
Carlos Manuel Ortega Urruela Ortega Urruela Carlos Manuel
1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad
6. Un nombre más corto precede a otro más largo, si tiene las mismas letras.
7. Un apellido solo, aparece antes que el mismo apellido con nombre de pila.
Gómez
Gómez Mario
1ª. Unidad 2ª. Unidad
8. Los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola palabra:
9. Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc. Se clasifican tal como
se escriben.
Finca Tres Marías
Hotel Camino Real Hotel Camino Real
Finca Tres Marías se archivan: Instituto Nacional Guatemalteco
Instituto Nacional Guatemalteco 1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad
10. Los artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no constituyen
unidad de archivo.
El Salvador El Petén
Los Ángeles Se archiva: El Salvador
El Petén La Salle University
La Salle University Los Ángeles
1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad
13. Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una unidad cada
una.
Comercial M (y) R
Compañía Internacional, S. A.
Compañía Americana (de) Automóviles
Co. Americana de Automóviles
Compañía Internacional Sociedad Anónima
G y T Aseguradora
G (y) T Aseguradora
Comercial M y R 1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad 4ª. Unidad
15. Los términos padre, hijo, junior, etc., se colocan al final entre paréntesis y cuentan como
unidad de archivo.
16. Los artículos en otros idiomas que no sean español o inglés se quedan en el mismo lugar y
cuentan como unidad de archivo.
17. Cuando dentro de un nombre se encuentran números debemos escribirlos con letras.
Boutique Los 199 Trajes se archiva: Boutique (Los) Ciento Noventa (y) Nueve Trajes
Deportes 2000 Deporte Dos Mil
18. Los nombres de las mujeres casadas en el idioma inglés cambia su apellido por el del
esposo.
Los nombres de las mujeres casadas en nuestro idioma se invierte siguiendo la regla No. 1.
19. Los nombres de los Bancos se consideran tal como se escriben Si en el nombre no figura la
palabra “Banco” puede anteponérsele.
Cuando existen agencias en diferentes ciudades, con el mismo nombre, se agrega el nombre de
la ciudad y éste nos da el orden alfabético.
a) Si hay varios nombres idénticos con diferentes direcciones se ponen las direcciones en
forma alfabética.
b) Si hay varios nombres idénticos en la misma calle o avenida, se arreglan por número.
c) Si hay sucursales puede usarse el nombre de la ciudad.
Guatemala Gobierno (de) Minería (e) Hidrocarburos (Ministerio de) Hidrocarburos (Dirección
General De)
23. Cuando los nombres son de instituciones que no pertenecen al Gobierno o que son semi-
autónomas, se archivan tal como se escriben.
Liga Guatemalteca de Higiene Mental se archiva: Liga Guatemalteca (de) Higiene Mental
24. Cuando son nombres pertenecientes a Departamentos, Municipios, etc. Se clasifican por el
lugar y luego por el nombre.
CENTRADOS
Los siguientes ejercicios pueden practicarse en el periodo de clase o asignarse como tarea.
Deben estar sin errores y aplicar correctamente la técnica de Centrado Vertical y Horizontal.
Hágalos una vez a espacio simple y una vez a espacio doble, en hojas tamaño carta.
Centrado No. 1
DEPARTAMENTOS DE GUATEMALA
Huehuetenango
San Marcos
Totonicapán
Sololá
Retalhuleu
Suchitepéquez
Quetzaltenango
Escuintla
Santa Rosa
Jalapa
Jutiapa
Zacapa
Chiquimula
Guatemala
El Progreso
Chimaltenango
Sacatepéquez
Alta Verapaz
Baja Verapaz
Quiché
Izabal
Petén
Centrado No. 2
Guatemala
San José Pinula
Santa Catarina Pinula
San José del Golfo
San Pedro Ayampuc
San Juan Sacatepéquez
San Pedro Sacatepéquez
San Miguel Petapa
San Raymundo
Mixco
Palencia
Chinautla
Fraijanes
Chuarrancho
Villa Nueva
Villa Canales
Amatitlán
Centrado No. 3
LEYENDAS DE GUATEMALA
El Sombrerón
La Llorona
La Siguanaba
El Cadejo
Los Penitentes de la Recolección
Pie de Lana
La Tatuana
La Mula Herrada
El Taxista de la Muerte
La Viejecita de la Doce Avenida
Practíquense 5 veces cada uno, hasta hacerlo con exactitud y limpieza. Márgenes: 10 – 75.
Trate de copiarlos en tres minutos o menos c/u.
Ejercicio 1
La elegancia del estilo, llámese comercial o literario, resulta del uso acertado de la forma que
más lógicamente conduzca al pensamiento de cada caso. Puede decirse que el estilo es como
el traje de la idea y la idea comercial, por tener múltiples facetas, luce distintos trajes y toma
una aureola mística cuando nos brinda un rosario o un misal; se nimba de candor al ofrecernos
un libro de cuentos para niños y hay repiques paganos cuando nos da vinos generosos o
manjares exquisitos. La forma en cada caso será el más elegante según el estilo en que se
expresa la idea.
Ejercicio 2
La carta de publicidad es la carta comercial por excelencia, que debe ser conductora de
impresiones más bien que de emociones, impresiones que pueden llegar a ser muy vivas sin
permitirse ser violentas. Se propone esta carta crear un estado de conciencia y por ello, es
siempre insinuante y pintoresca. Toma una cierta inquietud de lejanías al incitar a un viaje y
crea un ambiente de superficialidad galante al ofrecer un producto de belleza.
Ejercicio 3
Entendemos por armonía la condición de un escrito que le habla a la inteligencia estética del
hombre y a su buen gusto; es como la sonoridad y ritmo en el estilo. La atención y la memoria
son sensibles al ritmo y ambas a la armonía; por eso deben escogerse con esmero, frases
rítmicas en cualquier campaña de publicidad, para cautivar la atención de los lectores.
Ejercicio 4
Ejercicio 5
Ejercicio 6
Vibraba el órgano con sus voces trémulas, vibraba acompañando la antífona, llenando la nave
con su armonía gloriosa; los cirios ardían goteando sus lágrimas de cera entre la nube de
incienso; que inundaba los ámbitos del templo con su aroma sagrado; y allá en el altar, el
sacerdote, todo resplandeciente de oro, alzaba la custodia cubierta de pedrería, bendiciendo a
la muchedumbre que fervorosamente se arrodillaba.
Ejercicio 7
De pronto volví la vista cerca de mí, al lado de mi ángulo de sombra, había una mujer que
oraba vestía de negro y estaba envuelta en un gran manto; su rostro se destacada severo,
sublime, teniendo por fondo la vaga oscuridad de un confesionario. Era una bella faz de ángel,
con la plegaria en los ojos y en los labios; había en su frente una palidez de flor de lis y en la
negrura de su manto resaltaban juntas, sus pequeñas manos, blancas y adorables que también
invocaban su oración ante el altar.
Ejercicio 8
La sigla UNESCO, quiere decir: Organización de las Naciones Unidas para la Educación de la
Ciencia y la Cultura, fomenta la colaboración entre las naciones en la enseñanza. Así como
aspira a una mayor difusión mundial de la cultura y la eliminación de las barreras que estorban
el libre paso del pensamiento, y por eso su programa comprende la instrucción fundamental.
Ejercicio 9
Es únicamente por métodos de disciplina interna, por concentración y por pureza de acción y
de intención, como se vitaliza el espíritu. Así como el cuerpo necesita de ejercicios, aire, agua,
etc., así es indispensable para el alma fortalecer sus propósitos con el silencio, la meditación y
la soledad, tratando a la vez, de ampliar la comprensión para obtener una especie de dilatación
espiritual que permita la fusión de todo lo creado por Dios.
Ejercicio 10
El espíritu necesita también hábitos, gimnasia interna y hasta excitantes para lograr un
ascenso; entre estos está seguramente el ritual y la música sacra. Para algunas almas es
suficiente la contemplación del majestuoso templo de la naturaleza. Poner la mirada en el
infinito, subir hasta las estrellas, nacer el alma entre la espuma del mar; extasiarse ante una
rosa; ello es suficiente para sentirse ligado ante el Creador de todas las cosas.
Ejercicio 11
Hay un misticismo más perfecto, más seguro y eficaz para la verdadera penetración al plano de
la expansión divina, y es la concentración, la oración sin palabras, la lectura silenciosa, que
necesitan lugar especial ni estimulo alguno que ni pide ni espera, sino que simplemente anhela
fundirse con la ausencia de la Divinidad. Es un éxtasis fuera de tiempo y de lugar, es dejar de
ser uno mismo para sentir que se diluye en el infinito, en lo impenetrable, en lo de más allá.
Ejercicio 12
Creo que el espíritu para ligarse a su Creador, debería no necesitar estímulos, sino
sencillamente en la soledad y en el silencio, volcarse hacia lo eterno. Como quiera que viva,
con abundancia o con escasez, con agobiante trabajo o esfuerzo, con facilidad o sobra de
tiempo, con salud o sin ella, con factores propicios a la felicidad o al contrario, a la angustia y
al dolor. Todo hombre debería emplear unos instant3es cada día para esa oración muda, para
ese diálogo con si mismo, para esa búsqueda en el gran manantial de posibilidades con que ha
sido dotado por Dios para que él mismo se surta de lo que ha menester en todas las
actividades de su vida.
Ejercicio 13
El goce de la vida cubre muchos aspectos; gozar de nosotros mismos; de la vida hogareña, de
la frondosidad de los bosques, del colorido de las flores, de la inmensidad de los mares, de los
serpenteantes ríos y bullentes cataratas, y en fin de las mil cosas de la naturaleza; y así como
del arte de la poesía y de la música; pero también se goza con la amistad sincera, con la
lectura sana y recreativa, con una amena conversación, y en una y otra formación de la
comunión de los espíritus que ase comprender para convivir mejor.
Ejercicio 14
Existen cosas obvias, como el goce de la comida de una alegre fiesta, o de una reunión
familiar, un paseo al aire libre en una montaña de primavera, en fin pueden haber cosas más
obvias como el arte de la recitación enana forma rutinaria o bien el de escuchar música de
cualquier clase, o bien la simple imitación de las modas, etc. Lo que ha sido imposible llamar
material y espiritual a estas dos clases de goce, primero, porque no se hace una distinción
clara entre ambas y segundo, porque se pierde el entendimiento humano ante tan difícil tarea.
Ejercicio 15
En un fólder entregue sus ejercicios de centrado y exactitud. No deben tener errores. Deberán
estar sellados por su catedrática(o) con la fecha en que se trabajaron en clase o se entregaron
como tarea.