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Técnica de Archivo
Introducción Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda
especie, ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la
finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de
cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservación de todas las informaciones
de interés vital para la organización, el debe ser organizado de modo a proveer, con la mayor
precisión posible, elementos informativos de asesoramiento.
Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeño, mediano o
grande, es : registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a
permitir su localización lo más rapidamente posible, siempre que fuere necesario.

Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habra

enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario,
hasta el más alto dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos
del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y
correspondencia de modo que puedan ser localizados próntamente.
Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen,
los documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se
relacionen con el negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina.
El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidad
imperiosa de adoptar algún sistema cientifico para la ordenación de papeles y documentos. De
ahi la importancia del archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de
una organización: sus documentos.

1. GENERAL

1.1 Concepto antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de
polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación.

1.2 Conceptos modernos. El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación
constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control
funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.

1.3 Conocimientos preliminares de la organización del archivo. En primer lugar, se debe tener
una visión general de las actividades de la empresa u organo cuyo archivo está siendo
organizado. Conocer las reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento
del archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio,
costo, demora en la localización de las informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo
que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios.

1.4 Documentos que se archivan :

 1. La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda
oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.
2. Escrituras, récords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de
profesionales asi como del gobierno.
3. Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas.
4. Tarjetas con distintas informaciones.

1.5 Elementos a considerar en la organización del archivo. Son los siguientes

 Nombre - que origina el orden alfabético.

 Local - que origina el orden geográfico
 Fecha - que origina el orden cronológico.
 Asunto - que origina el orden de asunto.

1.6 Métodos y sistemas de archivamiento. Existen numerosos sistemas de archivo. Todo

sistema de archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo o sistema geográfica consiste
en archivar alfabéticamente por ciudad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar
alfabéticamente de acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en
cuenta el nombre de la persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una
guia alfabética.

1.7 Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo, indirecto.

DIRECTO : La busca o localización del documento es hecha en el local donde se encuentra

archivado.
SEMI-DIRECTO : La busqueda es efectuada a traves de tablas.
INDIRECTO : La busqueda es efectuada depués de consultado un indice, código o fichero.

2. METODOS.

2.1 Metodo alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los
documentos en riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de indice. Para ello es
necesario observar las regelas de alfabetización.
Las regelas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y se
conocen por "Reglas del Library Bureau".
Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las regelas de alfabetización :

2.1.1 Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o
inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se
efectúa la inversión de nombre, DEBE indicarse esta inversión por medio de una COMA puesta
a continuación del apellido o apellidos.

NOMBRES SE ARCHIVA
Anne Marie Menten Amarilla, Severiano
Yolanda Ramos Martinez, Jorge
Severiano Amarilla Menten, Anne Marie
Eddy Vandersmissen Ramos, Yolanda
Jorge Martinez Vandersmissen, Eddy

2.1.2. Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la
unidad o unidades de archivo de que consta el nombre.
Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona,
sociedad, corporación o instutución, salvo las excepciones que más adelante se explican,
constituyen una UNIDAD de archivo.
Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio
de las regelas de alfabetización.

2.1.2.1 Cuando la primera unidad de cada nombre es distinta, éste decide el orden alfabético.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Martinez, Jorge
Jorge Martinez Menten, Anne Marie
Anne Marie Menten Ramos, Yolanda

2.1.2.2 Cuando la primera, segunda, tercera, etc., unidad de cada nombre es idéntica, la
próxima, al ser distinta, decide el orden alfabético.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Ramos, Elva
Elva Ramos Ramos, Elva Lucy
Elva Lucy Ramos Ramos, Yolanda

2.1.2.3 Una unidad más corta precede a una más larga si su raiz es idéntica a aquella.

Nombres Se archiva
Cayetano Ré Ré, Cayetano
Susana Rejala Rejala, Susana
Carolina Rejalada Rejalada, Carolina

3. NOMBRES DE PERSONAS.

3.1 Apellidos. Cuando los apellidos de dos o más personas son diferentes, el orden alfabético
de los nombres se determina por los apellidos solamente.

Nombres Se archiva
Elva Ramos Menten, Anne-Marie
Celso Ochoa Ochoa, Celso
Anne-Marie Menten Ramos, Elva

3.1.1 Las particulas o prefijos de los apellidos se consideran como parte del mismo. El que
haya o no espacio entre ellos no tiene importancia. Por lo tanto, ambos constituyen una sola
unidad de archivo sin que cambien de lugar. Estas particulas incluyen algunas como : D' , De,
Del, La, Los, Mc.O, Van, Van den, Von, etc.

Nombres Se archiva
Arsene Van den Dorpel De Gaulle, Charles
Charles De Gaulle Del Valle, Lucy
Carolina La Rosa Di Ponti, Carlos
Lucy del Valle La Rosa, Carolina
Sabine O'Neill O'Neill, Sabine
Carlos Di Ponti Van den Dorpel, Arsene
3.1.2 Dos apellidos. En español los apellidos de las personas están formados por el apellido
paterno y el materno. Cuando estos apellidos van precedidos de un nombre propio, se
consideran como una sola unidad de archivo en la clasificación alfabética, ya sea que lleven o
no un guión.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos González Ramos González, Yolanda
Sabine Sindermann-Kolosinsky Sindermann-Kolosinsky, Sabine

3.2 El nombre de pila o primer nombre. Cuando los apellidos de dos o más personas son
iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres de pila.

Nombres Se archiva
Yolanda Ramos Ramos, Elva
Lucy Ramos Ramos, Lucy
Elva Ramos Ramos, Yolanda

3.2.1 El nombre intermedio o segundo nombre. Cuando los apellidos y los nombres de pila son
iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres intermedio o la inicial de éstos.

Nombres Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Yolanda Bernarda
Yolanda Cristina Ramos Ramos, Yolanda Carolina
Yolanda Carolina Ramos Ramos, Yolanda Cristina

3.3 Nombres raros. Cuando sea dificil o imposible decidir qué parte del nombre es el apellido,
el nombre de la persona debe ordenarse tal como está escrito.

Nombres Se archiva
Ming Hing Chon Domingo Pedro
Piérre Francois Ming Hing Chon
Domingo Pedro Piérre Francois

3.4 Iniciales. Una inicial se considera como una unidad de archivo. En la comparación de las
unidades entre si, preceden a todos los nombres que comienzan con esa misma letra.

Nombres Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Y. Carolina
Y. Carolina Ramos Ramos, Yolanda B.
Yolanda B. Ramos Ramos, Yolanda Bernarda

3.5 Nombres de mujeres casadas. En paises como el Paraguay, el nombre legal de la mujer
casada está constituido por :

Su nombre de pila
Su apellido de soltera
La preposición "de"
Ejemplo: Lucy Ramos de Ramirez.
 1. La clasificación de estos nombres debe hacerse bajo el apellido de soltera con la
preposición "de" entre paréntesis seguido del apellido del esposo, luego el nombre de
pila y por último, el nombre intermedio.
Lucy Ramos de Ramirez = Ramos (de) Ramirez, Lucy
Se recomienda clasificar en esta forma los nombres de mujeres casadas, porque un
documento asi clasificado facilita su localización, teniendo en cuenta que:
2. La mujer casada no pierde su apellido de soltera ; si se divorcia y queda soltera o
vuelva a contraer nupcias, su apellido de soltera será siempre el mismo.
3. El apellido de soltera la identifica mejor, sobre todo en aquellos casos en que más de
una mujer tiene en mismo nombre de pila y los apellidos de casadas idénticos.

Nombres Se archiva
Maria Duarte de González Acosta (de) González, Maria
Maria Acosta de González Acuña (de) González, Maria
Maria Acuña de González Duarte (de) González, Maria

NOTA : El nombre de una mujer casada, la primera unidad de archivo está formada por el
apellido de soltera, la preposición "de" (encerrada entre paréntesis porque no se considera
unidad de archivo) y el apellido del marido. Debe considerarse a esta unidad como si estuviera
escrita toda junta.

3.6 Titulos. Un titulo profesional, grado académico, eclesiástico o militar no se considera al

determinar el orden alfabético, pero se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva
Ing. Jorge Martinez Amarilla, Severiano (Lic.)
Dr. E. Menten Martinez, Jorge (Ing.)
Lic. Severiano Amarilla Menten, E. (Dr.)
Gral. de Div. Celso Ochoa Ochoa, Celso (Gral. de Div.)

3.6.1. Nombres exactamente iguales. Cuando nos encontramos con dos nombres exactamente
iguales, diferenciados por el titulo, éste determinará el orden alfabético, pero sin que se le
considere unidad de archivo y encerrando entre paréntesis al final del nombre.

Nombre Se archiva
Lic. E. Menten Menten, E. (Dr.)
Dr. E. Menten Menten, E. (Lic.)

3.6.2 Nombes iguales. En el caso que aparezcan dos nombres exactamente iguales y uno de
ellos vaya precedido de un titulo, se clasificará primero el que no lleva dicho titulo por ser más
corto, encerrando siempre el titulo entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo.

Nombre Se archiva
Dr. E. Menten Menten, E.
E. Menten Menten, E. (Dr.)

Excepción :
Si a un titulo le sigue solamente un nombre de pila o un apellido, se clasifica tal como está
escrito, considerando al titulo como unidad de archivo.
 Nombre Se archiva
General Ochoa Doctor Menten
Monseñor Livierez General Ochoa
Doctor Menten Monseñor Livierez
Principe Felipe Principe Felipe

3.7 Designaciones cronológicas. Una designación cronológica, tal como Hijo o Hija (h) en
castellano, Junior y Senior (Jr. y Sr.) en inglés o "III" "IV" en números romanos, se considera
como una unidad de archivo al final del nombre.

Nombre Se archiva
Felipe II Felipe II
Felipe IV Felipe III
John Kennedy, Jr. Felipe IV
Carolina Ramos, Hija Kennedy, John, Jr.
Felipe III Ramos, Carolina, Hija

3.8 Direcciones. Cuando los nombres completos de dos o más personas son idénticos, se
arreglan de acuerdo con el orden alfabético de las ciudades de sus respectivas direcciones.
Por este razón, la palabra "ciudad" no debe usarse en lugar del nombre de la ciudad.

3.8.1 Los nombres de paises, estados, etc. no se toman en cuenta a menos que se trate de
nombres idénticos de ciudades en diferentes paises, estados, etc.
Ramos, Yolanda, Concepción, Chile
Ramos, Yolanda, Concepción, Paraguay

3.8.2 Ciudad identico. Si son idénticos los nombres de la ciudad y el estado o pais, asi como
los nombres completos de las personas, el orden alfabético le determinan los nombres de las
respecitivas calles. Si también los nombres de las calles son iguales ; los nombres se arreglan
de acuerdo con los números de las casas.
Ramos, Yolanda, Constitución, Encarnación, Paraguay
Ramos, Yolanda, Independencia, Encarnación, Paraguay

4. NOMBRES COMERCIALES

En los nombres comerciales la regla general es que las unidades de archivo o partes de éstas,
se consideran en el mismo orden en que están escritas.
Cuando el nombre de la firma lleva el nombre de una persona debe procederse a la inversión
del mismo, considerándose :
1. el apellido o apellidos
2. el nombre de pila
3. el nombre intermedio.

4.1 Unidades consideradas al clasificar. La unidad de archivo que determina el orden alfabético
es la primera unidad. Cuando las primeras unidades de una firma y otras son idénticas, el
orden alfabético se determine por las segundas unidades. Cuando tanto las primeras como las
segundas unidades son idénticas, el orden alfabético se determina por las terceras unidades,
etc.

Agencia Maritima Holandesa, S.A.

Compañia Americana de Aceites
Compañia Paraguaya de Aceites.
4.2 Palabras que no se toman en cuenta al clasificar. En las firmas comerciales como en
instituciones, sociedades, etc., los articulos, conjunciones y preposiciones no se toman en
cuenta como unidades para los fines de clasificación. Generalmente se encierran entre
paréntesis de manera que no se confunden con las unidades que deben considerarse.

Nombres Se archiva
Liga contra el Cáncer Farmacia (del) Carmen
Farmacia del Carmen Liga (contra el) Cáncer

4.2.1 Articulos El, La, Los y Las. Cuando un articulo es la primera palabra del nombre de una
firma comercial, se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Nombres Se archiva
El Imperio de las Flores Casa (de las) Medias (La)
La Perla S.A. Perla, S.A. (La)
La Casa de las Medias Imperio (de las) Flores (El)

Excepción :
Cuando el nombre de la firma tiene un nombre geográfico que se escriban con cualquiere de
estos articulos, debe considerárselo como parte integrante de la unidad.

Nombres Se archiva
La Plata, Cia. de Transportes La Paz, Productos Forestales S.A.
La Paz, Productos Forestales S.A. La Plata, Cia. de Transportes

4.3. Abreviaturas. Una abreviatura en el nombre de una firma, aún cuando conste de una sola
letra, se considera como si estuviera escrita la palabra completa. Si se desconoce la palabra
completa deben agotarse los medios necesarios y averiguarla. Mientras este sucede,
considérese la abreviatura como una unidad y ordénese tal como está escrita.
La abreviatura "Hnos." se considere escrita completamente la palabra, es decir, "Hermanos" ,
para poder determinar el orden alfabético.

4.4 Letras solas. Una sola letra en el nombre de una firma, que no sea una abreviatura, se
considera como una unidad de archivo separada y precede a todos los nombres en la misma
unidad que comiencen con esa letra. Si aparecen varias letras solas, vayan o no separadas
entre si por una coma, punt o guión, se les aplica también la presente regla.

Nombres Se archiva
Libreria El Faro A.B.C. Matutino
A.B.C. Matutino Libreria (El) Faro

4.4 Nombres geográficos. Cada palabra en un nombre geográfico usado para una
denominación comercial, siempre que no sea un articulo o prefijo, constituye una unidad.

Nombres Se archiva
Farmacia San Cayetano Farmacia San Cayetano
Farmacia Santa Rosa Farmacia San Luis
Farmacia San Luis Farmacia Santa Rosa
4.5 Articulos y prefijos ajenos al español. Los articulos y prefijos ajenos al idioma español,
usados en el nombre de una firma comercial, constituyen una unidad de archivo separada.

Nombres Se archiva
Il Progreso Italo Le Petit Chaperon Rouge
Le Petit Chaperon Rouge Il Progreso Italo

4.6 Titulos. Un titulo en el nombre de una firma es una unidad de archivo separada y se
clasifica en el orden en que aparece el nombre.

Nombres Se archiva
Carniceria "Reina Ana" Carniceria "Reina Ana"
Tienda Principe Eduardo Tienda Principe Eduardo

4.7 Direcciones. Cuando los nombres de dos o más negocios en diferentes ciudades son
idénticos, los nombres se arreglan alfabéticamente según los nombres de las ciudades.
Ejemplos :

System Basic Computer , Ayolas.

System Basic Computer , Ciudad del Este
System Basic Computer , Encarnación

4.8 Oficinas del Gobierno. Para los casos en que se deban archivar nombres de oficinas de
gobierno de cualquier pais, pueden presentarse dos posibilidades de archivo :

 Bajo el nombre del pais a que pertenece dicha oficina cuando en el archivo existen
documentos de varios paises, es decir, cuando el archivo sea internacional.
Paraguay, (República del)
Hacienda, (Ministerio de)
Finanzas, (Departamento de)
Contabilidad, (Sección)
 Bajo el nombre de la oficina o repartición cuando el archivo sea exclusivamente
nacional.
Agricultura (y) Ganaderia (Ministerio de)
Créditos (Departamento de)
Interior (Ministerio del)

De lo precedentemente expuesto se deduce que para el archivo de esta especie de nombres

se debe seguir un sistema distinto de clasificación.
En ambos casos, para la clasificación y archivo de este tipo de nombres, debe hacerse la
inversión como se indica en los ejemplos.
En efecto, hay que considerar lo siguiente :
Determinar cuáles son las partes que constituyen unidades de archivo, ya que palabras como
República, Ministerio, Departamento, Dirección, Oficina, Sección, etc., por ser de uso común a
todas las oficinas de gobierno no se consideran unidades de archivo.
Asimismo, las preposiciones, articulos, contracciones y conjunciones ya anteriormente hemos
visto que tampoco se consideran unidades de archivo. Todas estas partes deben encerrarse
entre parentesis para evitar confusiones.
Numerar las unidades de archivo de acuerdo a su importancia. Para el efecto, podemos
establecer una escala más o menos general, de la siguiente forma :

1. nombre del pais

2. nombre de la oficina
3. nombre del departamento o dirección
4. nombre de la sección
5. cualquier otra categoria de dependencia.

4.9 Bancos. Los nombres de los bancos se ordenan igual que los nombres de firmas
comerciales, es decir, tal como aparecen escritos. Con el propósito de identificar el lugar
geográfico donde estos bancos estén localizados, se agrega al final el nombre de la ciudad y
del pais.

Banco Nacional de Fomento, Asunción, Paraguay

Citibank, Encarnación, Paraguay.

4.10 Sucursales o Agencias. Cuando un banco o firma tiene sucursales o agencias en distintos
paises o ciudades, el orden alfabético se determinará de acuerdo a los nombres de dichos
paises o ciudades.

System Basic Computer, Ayolas, Paraguay

System Basic Computer, Ciudad del Este, Paraguay
System Basic Computer, Encarnación, Paraguay

4.11 Nombres de Escuelas, Iglesias, Clubes, Asociaciones y otras organizaciones similares.

Para clasificar estos nombres, se aplica la regla general que
dice : "considérense tal como están escritos". Ejemplo :
Parroquia San José.

5. REFERENCIAS CRUZADAS.

Establecer referencia cruzada no es más que hacer una nueva clasificación del documento de
una persona, empresa, institución o compania, cuando este documento se solicite de los
archivos bajo otro nombre.
En qué casos se hace necesaria la referencia cruzada ? En todos aquellos nombres que
presenten duda o dificultad para determinar su archivo, asi como también, para aquellos
nombres que pueden solicitarse bajo dos o más formas distintas.

5.1 Nombres de mujeres casadas. En estos casos la clasificación principal se hace bajo el
apellido de soltera y la referencia cruzada se hace bajo el apellido del esposo.

Clasificación principal Referencia Cruzada

Ramos (de) González, Lucy González, Lucy Ramos (de)
Véase
Ramos (de) González, Lucy

5.2 Nombres raros de personas. En aquellos casos en que se dificulta determinar cuál es el
nombre de pila y cuál el apellido, el primer nombre se considera como la primera unidad para la
clasificación principal y se prepara una referencia cruzada, usando el segundo nombre como
primera unidad de archivo.

Clasificación principal Referencia Cruzada

Hong Ching Hong Ching
Vease :
Ching Hong

6. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.

El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usa en todos los sistemas de
archivo, ya que son nombres los que usualmente constituyen los titulos bajo los cuales se
archiva todo documento. En los sistemas alfabéticos, los titulos son nombres de personas u
organizaciones. En los sistemas geográficos, los titulos son los nombres de lugares. En los
sistemas por asunto, los titulos son los nombres de cosas o categorias. En los sistemas
numéricos, los titulos son números que se han asignado a nombres y asuntos los cuales son
catalogados alfabéticamente en un indice.
Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabéticos, puede
surgir un titulo de asuntos; en sistemas geográficos, puede surgir un titulo de persona u
organización; en sistemas por asunto, un titulo de persona o geográfico.
Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabético se
aplica a todos los métodos o sistemas.
El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las
personas, de sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenar alfabéticamente. Es un
sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la
institución o bajo determinado asunto. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como
auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.

6.1 Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético.

6.1.1 Guias. Las guias son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la
parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde
aparece escrito el titulo.
Las guias, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo rápidamente
a los sitios que se desean dentro de la gaveta ; y aydan a sostener los documentos y papeles
dentro de la gaveta.

6.1.1.1 Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañas superiores de las
guias pueden tener distintas posiciones que varian de acuerdo con el sistema y el caso que las
produce. Las posiciones dependen del número de direcciones que se han hecho al ancho de la
tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc. posiciones.

6.1.1.2 Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guias, es lo que en
archivo se denomina rótulo o titulo de la pestaña.

6.1.2 Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para
poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como
en las guias, las pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones.
En el archivo de correspondencia, hay dos tipos distintos de corresponsales y asuntos :

1. Activo : Cuando se reciben cinco o más papeles o documentos de un mismo

corresponsal o asunto durante el periodo de archivo.
2. Inactivo: Cuando se reciben menos de 5 papeles o documentos relacionados con un
mismo corresponsal o asunto durante el periode de archivo.

El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las necesidades
de la firma o institución.
Usualmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los
dos tipos de corresponsales y asuntos. Asi tendriamos carpetas individuales para los activos y
carpetas miscelaneas para los inactivos.

6.1.2.1. Carpetas individuales : Al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal

o asunto se hace una carpeta individual. Este se hace poniendo el nombre del corresponsal o
asunto en la pestaña de la carpeta.
Una carpeta individual tendrá correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta
correspondencia incluirá papeles o documentos originales que se reciben y copias de los
papelos o documentos que se envian. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos,
se da la fecha asi como el nombre. Por lo tanto, resulta conveniente tener todos los papeles
dentro de una carpeta individual ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba
los más recientes.

6.1.2.2 Carpetas misceláneas : A menos que se pueda determinar desde el principio que un
corresponsal o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o dirigida a dicho
corresponsal se pondrá en la carpeta miscelánea o general. Alli se colocan los documentos de
varios individuos, entidades o asuntos hasta considerarles de bastante importancia para
abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordena en primer término de acuerdo con
el orden alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más papeles bajo el mismo
nombre, en orden de fechas, colocando el de fecha más reciente arriba.

6.1.2.3 Preparación de las etiquetas para las carpetas. Los titulos en las carpetas pueden ser
directamente escritos a máquina o en etiquetas ya engomadas. En ambos casos hay que
recordar que el nombre o titulo deberá escribirse de acuerdo con las reglas para ordenar
alfabéticamente. En algunas oficinas escriben con mayúsculas todo el titulo ; en otras, sólo
escriben en mayúsculas los principales nombres del titulo o la primera letra de cada nombre.
Hay quienen usan signos de puntuación, mientras otros no. De todos modos, no importa el
método que se use. Lo importante es mantenerlo uniforme.
Se prefiere el estilo de bloque si el titulo incluye más de un nombre. Si la linea del nombre es
demasiado largo, entonces la parte del nombre que falte se escribe con una sangria de tres
espacios, debajo de la primera linea.

6.2 Sistema alfabético Variadex. Se trata de un sistema alfabético, completamente moderno, de

marcadas ventajas sobre otros sistemas. Es directo y de fácil expansión. El juego básico de
guias es completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guias. Se puede ampliar
agregando guias adicionales con sub-divisiones que se usaria en una gaveta; en dos gavetas
se usaria cuarenta divisiones y se seguirian añadiendo divisiones según las necesidades del
archivo.
Las caracteristicas de este sistema son las siguientes :

1. Las guias principales llevan rótulos sencillos y se colocan en la primera posición.

2. Las guias especiales están en la cuarta posición y se usan para aquellos nombres que
tienen un gran volúmen de correspondencia.
3. Las carpetas individuales están en la tercera posición.
4. Las carpetas misceláneas están en la segunda posición y detrás de las carpetas
individuales. Llevan el mismo rótulo alfabético que la guia principal.
5. Caracteristicas especiales: Se usa el color en las pestañas de las guias y en las
pestañas de las carpetas para acelerar la búsqueda de papeles y como verificación
para evitar archivar mal. El color de todas las pestañas de las carpetas detrás de una
guia es igual al color de la pestaña de la guia. Por lo tanto, el empleado se dará cuenta
de que está archivando mal si tratara de poner una carpeta con una pestaña verde
junto con carpeta que tienen pestañas amarillas. Los colores están en una secuencia
de arco iris. El alfabeto se divide en cinco secciones.

6.3 Diferencias entre los sistemas alfabéticos. Existen otros sistemas de archivo alfabético.
Estos sistemas se diferencian entre si :

 Por la organización y posición de las pestañas en las guias y carpetas.

 Por los rótulos; en unos el titulo es sencillo y en otros doble. Unos usan el número
controlando las guias y carpetas y otros no. Los sistemas modernos prefieren rótulos
sencillos sin números controlando las guias y las carpetas.
 Por los colores usados en las pestañas de las guias y las carpetas.
 Por la expansión o flexibilidad posible.

6.4 Ventajes de los sistemas alfabéticos :

  La referencia y el archivo es directo (no se necesita como auxiliar un archivo de
tarjetas); se provee para material miscelánea.
 La organización de las guias y las carpetas es sencilla; los apellidos y nombres se
agrupan con facilidad.
 El sistema alfabético se ajuste perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeños
y grandes, con un gran volúmen de correspondencia o con poca, con nombres
complicados, extranjeros o sencillos, etc.

7. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Es de suma importancia que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento
siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado
la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y
archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase
de oficina.
Sea cual fuere la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el
documento llega a la oficina, es el siguiente :

1. Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar la carta o documento que contiene. Aplicar a
la carta o documento el sello de recibido que debe contenier : nombre de la oficina,
fecha y hora de recibido.
2. Antes de tirar el sobre, enteriorarse de que también se han recibido los anexos que
anuncia la carta. Si la dirección del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se
adhiere éste a la correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la
carta dista mucho de la fecha de recibo de la misma.
3. Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc.,
considerando el asunto a que se refiere y distribuirla.
4. La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de
ella en la forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la
correspondencia.
5. Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho
tiempo la correspondencia a archivarse.
6. La persona que ha atendido la corespondencia deberá marcar la carta con sus
iniciales, lo cual significa que autoriza su archivo.

Ahora bién, llegada la corespondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al
siguiente procedimiento, que consta de cinco pasos :

1. Inspeccionar los documentos.

2. Determinar bajo qué nombre o asunto se archivará.
3. Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere.
4. Clasificar los documentos según el sistema adoptado.
5. Archivar la corespondencia.

7.1 Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o
están autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las
iniciales de la persona que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento
que no esté autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.

7.2 Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará. Es el proceso de determinar el

nombre o titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

1. Bajo el nombre del membrete.

2. Bajo el nombre de la persona o compañia a quien está dirigida la carta.
3. Bajo el nombre de la firma.
 4. Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta.
5. Bajo el nombre del lugar (puéblo, ciudad, pais, etc.) de procedendia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona

encargada deberá determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la
correspondencia de los archivos.
Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva
bajo el titulo más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o
asuntos.

7.3 Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para
archivar, el empleado lo subraya con un lápiz de color para que quede permanentemente
marcado, eliminando asi la repetición de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los
documentos prestados son devueltos a los archivos. Pueden usarse lápices de distintos colores
para cada departamento.
Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada también se deberá subrayar y
marcar con una "X" para indicar que se ha hecho referencia.

7.4 Clasificar los documentos según el sistema adoptado. Consiste en el arreglo preliminar de
los papeles de acuerdo con el titulo que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o
asunto. Es el último paso preparatorio al archivo actual de la correspondencia. Es entonces
cuando se ordenan los papeles en su secuencia aproximada, de modo que se haga más rápido
el colocar de los papeles en las gavetas del archivo. Hasta la oficina más pequeña usualmente
tiene archivos de varias gavetas. Si el archivero no hiciera esta clasificación y orden preliminar
al archivar los papeles, tendria que ir de una gaveta a otra gaveta, abriendo y cerrándolas
muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energias...
La clasificación preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez
y que se puede trabajar sistemáticamente en cada gaveta de adelante para atrás.
En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa
equipo especial para hacer esta clasificación preliminar con más rapidez. Si no hay este equipo
especial, los papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este
caso, se deberá adoptar una rutina similar a la siguiente :

1. Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones
convenientes. Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en
grupos separados por cada letra del alfabeto y asi tendriamos un grupo para la letra A,
otro por la B, otra por la C y asi sucesivamente para cada letra del alfabeto.
2. Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en
el archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los
documentos que deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una
de estas guias.
3. Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guia.
Por ejemplo : detrás de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de
Acosta irá detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

7.5 Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la

correspondencia o documentos en las carpetas del archivo.
Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa
transparente (scotch tape) antes de archivarlos.
Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta
sin sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi
como también para que resulte más facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma.
Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que
el titulo de la pestaña concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o
documento a archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no correponde.
Todos los papeles, no importa cual sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete
hacia el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.
7.6 Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas
pues asi se evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad
máxima de una carpeta corriente es de 100 cartas o papeles.

8. SISTEMA NUMERICO DE ARCHIVO.

El sistema alfabético usa nombres como titulos de las carpetas y hasta de las guias. En el
sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un
numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al
sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de
archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el
contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de
tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o
documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes
circunstancias :

1. En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos

determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos
pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2. En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre.
Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad
que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más
eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números.
Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de
los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los
nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos.

8.1 Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de
archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1. El archivo principal o sección numérica.

2. El archivo misceláneo o alfabético.
3. El tarjetero auxiliar o indice.

Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema :

8.1.1 El archivo principal o seccion numérica :

8.1.1.1 Caracteristica : Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los
documentos de corresponsales activos.
Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta sección son consideradas carpetas
individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una sola persona.

8.1.1.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas numéricas.

Guias : Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen en forma
escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.
Carpetas : Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestañas de
estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida", que ocupa toda la extensión
de la carpeta.

8.1.1.3 Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a los
corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas deben ordenarse de
acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el documento de fecha más reciente.

8.1.1.4 Procedimiento para numerar las carpetas : La numeración de las carpetas debe
hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con
la condición de que se observe un orden lógico a partir de dicho número. Para la asignación de
los números se debe considerar el orden de llegada de los documentos correspondientes a los
corresponsables activos, sin tener en cuenta el orden alfabético de sus nombres.
NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad máxima de papeles que puede contener,
puede subdividirsela usando otra, que debe llevar números auxiliares que ayuden a
identificarla. Por ejemplo si la carpeta nr. 123 se divide tendria esa división el nr. 123.1 y si
necesita otra división el nr. 123.2 sucesivamente. Todas estas carpetas deben ir detrás del
número principal que fue dividido.

8.1.2 El archivo misceláneo o sección alfabética.

8.1.2.1 Caracteristica: Como su nombre lo indica está compuesta de guias y carpetas que
siguen el orden del alfabeto y está destinado a los documentos menos importantes. No se le
debe asignar un número y un sitio en el archivo principal numérico a un corresponsal o asunto
hasta que se haya acumulado suficiente material.

8.1.2.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas alfabéticas.

Guias : Las pestañas de las guias ocupan generalmente la primera posición y llevan impresa
una letra o combinación de letras.
Carpetas : Llevan la misma inscripción de la guia que le precede y sus pestañas ocupan la
segunda posición. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o miceláneas.

8.1.2.3 Ordenamiento de los documentos : En su caracteristica notamos que esta sección

miscelánea está destinada al archivo de documentos menos importantes, es decir, para los de
aquellos corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto, el orden dentro de esas carpetas
debe ser:

1. Orden alfabético, de acuerdo con los nombres de personas, insitutición o razón social.
2. Si existen dos o más documentos con el mismo nombre, poner siempre delante el de
fecha más reciente.

8.2 El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numérico no puede operar sin un tarjetero que sirva
para identificar el número de carpeta alfabética asignada a un corresponsal determinado. De
ahi que debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal, ya sea activo o
inactivo, que indique en qué lugar del archivo se han guardado los documentos
correspondientes. Si el corresponsal es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le
corresponde y si es inactivo, cual es la carpeta alfabética donde se guardaron sus documentos.
NOTA : Como se sabe, existen nombres que necesitan una referencia cruzada para facilitar la
búsqueda de los documentos. En el sistema alfabético las hojas de referencia se colocan en
las carpetas, pero en el sistema numérico éstas van dentro del tarjetero.

8.3 Procedimiento para archivar en el sistema numérico. Cuando el encargado de archivo

recibe la correspondencia o documentos que deberá archivar, aplicando el sistema numérico,
sigue los siguientes pasos :

1. Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado.

2. Determina cómo han de archivarse, bajo qué nombre o asunto y es necesario hacer
referencias. (Para hacer todo esto, tiene que leer los documentos).
3. Marca, haciendo una raya en lápiz rojo, el nombre o asunto que se considerará para su
archivo e indica la referencia si la hay, haciendo una cruz al lado de la misma.
4. Clasifica u ordena la materia en orden alfabético según se marcaron los documentos
5. Busca en el tarjetero el número que corresponde al corresponsal o asunto, según el
caso, y lo escribe en la esquina superior derecha de cada carta o documento.
6. Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institución o asunto, y ha
de considerársele como corresponsal activo, le asigna un número y hace la
correspondente tarjeta para el tarjetero. (Si se va a considerar corresponsal inactivo se
escribe la letra "M", que significa misceláneo).
 7. Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que son
inactivos.
8. Clasifica las cartas de los corresponsales activos en orden numérico y las nuevas
tarjetas en orden alfabético.
9. Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numérico y el tarjetero
estas cartas y tarjetas.
10. Archivo las cartas y documentos de los corresponsales inactivos en la gaveta destinada
a las carpetas misceláneas, siguiendo el mismo procedimiento del sistema alfabético,

9. SISTEMA GEOGRAFICO DE ARCHIVO.

El sistema geográfico de archivo es la ordenación de correspondencia o documentos en la que

se asigna mayor importancia a las divisiones geográficas, ya que se tienen en cuenta para la
clasificación, paises, estados, departamentos, ciudades, puebles, calles, zonas, etc.
En realidad es un archivo con base alfabética en el que se considera en primer lugar la
posición geográfica (lugar donde reside el corresponsal;) y luego el nombre o asunto del
documento.
Cierto tipo de instituciones o empresas (por ejemplo el Ministerio del Interior en la supervisión
de las Delegaciones de Gobierno, o las firmas de venta de bienen raices), por la naturaleza de
sus operaciones, encuentran ventajosa la aplicación de este sistema.

9.1 Disposiciones y función de las guias y carpeas.

Guias. En primer lugar encontramos la guia de la unidad principal, que generalmente
corresponde al nombre del pais.Esta guia ocupa la 1er, y la 2da. posiciones.
Detrás tenemos las guias alfabéticas, que ocupan la 1ra. posición.
Luego vienen las guias con los nombres de los departamentos del pais, que ocupan la 5ta.
posición.
Por último, las guias con los nombres de las capitales de los departamentos del pais, ocupan la
2da. posición.
Carpetas. En el sistema geográfico exiten dos clases de carpetas : Las individuales y las
misceláneas.
Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea suficientemente activo que
lo justifique. Los titulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o
pueblo y luego el nombre del corresponsal.
En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de corresponsales inactivos. En
principio, hay tres clases de carpetas misceláneas : las alfabéticas, las departamentales y las
de capitales de departamentos.
Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelánea, alfabética o departamental, se
acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se debe abrir una
carpeta miscelánea de dicha ciudad o pueblo. En este caso tendriamos cuatro classes de
carpetas misceláneas : las alfabéticas, las departamentales, las de capitales o departamentos y
las de ciudades o pueblos.

6.2 Orden de guias y carpetas en la gaveta de archivo.

1. Guia de la unidad principal.

2. Guia alfabética
3. Guia departamental
4. Guia de la capital de departamento
5. Carpeta individual
6. Carpeta miscelánea de la capital del departamento
7. Carpeta miscelánea departamental
8. Carpeta miscelánea alfabética.
Si se llegase a abrir una carpeta miscelánea de una ciudad o pueblo, éste debe ir después de
la carpeta miscelánea de la capital de departamento y antes de la carpeta miscelánea
departamental.

9.3 Tarjetero. En un archivo en el que se emplee el sistema geográfico debe usarse un tarjetero
para el control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la búsqueda de
papeles.
Debe habilitarse una tarjeta por cada corresponsal y señalarse en la misma el lugar exacto en
que se encuentran los documentos de dicho corresponsal.

10. SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO.

El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se

hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o
documento se determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos,
instituciones o firmas comerciales se consideran en grado minimo.
La dirección de una institución o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar más
interesadas en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos
debieran ordenarse por asuntos. Asi, un gerente de ventas de una ferreteria, necesitará
información sobre las ventas generales, ventas de ciertos articulos determinados :
herramientas de carpinteria, de plomeria, ventas devueltas, pronósticos de ventas, etc., y
queria esa información con preferencia a información sobre el Señor José Ramos o cualquier
otro cliente. Por lo tanto los archivos del gerente de ventas estarán mejor ordenados de
acuerdo con los asuntos, mientras que los de un departamento interesado en individuos
determinados, el de créditos, por ejemplo, estarán mejor organizados de acuerdo con un
sistema alfabético, numérico o geográfico.
Como el archivo por asunto se hace de acuerdo con cierta descripción de un asunto, y no todas
las personas describen un asunto de la misma forma, este sistema no es tan fácil como los
otros, donde se usan nombres especificos o números como titulos de las guias y carpetas. En
un archivo alfabético el nombre Ramos no se podrá confundir con González. Tampoco se
confundirá, en un archivo numérico, el número 4467 con el 5666. Sin embargo, en un archivo
por asunto, el material archivado bajo el titulo de máquinas a escribir también podria solicitarse
bajo el titulo de máquinas de oficina.

10.1 Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas
alfabéticos y numéricos. Hay dos clases de arreglos alfabéticos :

1. Según el diccionario. en el cual no existe relación lógica entre los asuntos, sólo se
sigue el orden alfabético. Ejemplo:
Automotores
Aviación
Bancos
Central telefónica
Dentistas
2. Enciclopédico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lógico y la
secuencia alfabética. Ejemplo :
Dentro del titulo o división principal de repuestos, se encuentran los subtitulos :
Aeroplanos
Automóviles
Bicicletas
Motores industriales
Motores marinos

10.2 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabético.
Cuando se usa un arreglo alfabético con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas
van dispuestas en la siguiente forma :

1. Guias alfabéticas, que van en primera posición.

 2. Guia con los titulos de los asuntos, en segunda posición.
3. Guias especial, en quinta posición. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto
importante o para subdividir algún tópico muy cargado.
4. Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la división o subdivisión en cuarta
posición.
5. Carpeta miscelánea alfabética, con pestaña en tercera posición.

10.3 Arreglo de la gaveta del archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico decimal.
Cuando es necesario hacer una agrupación permanente de material relacionado con divisiones
y subdivisiones de cada asunto, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la
clasificación decimal de Dewey. Según este principio los documentos se agrupan bajo 10 titulos
muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el número 000 hasta el 999, inclusive.
Cada una de las decisiones o titulos principales puede ser dividida en 9 o menos grupos. Por
ejemplo: el grupo principal 200 puede dividirse en grupos numerados 210, 220, 230 etc.
Cada uno de estos grupos pueden luego subdividirse a su vez en 9 o menos grupos. Por
ejemplo : el grupo 240 puede subdividirse en 241, 242, 243, etc. Si todavia fuese necesaria una
división más, cada uno de estos grupos puede dividirse en grupos a los cuales se les asigna un
punto decimal después de la última cifra.
Ejemplo : El grupo 241 puede dividirse en 241.1, 241.2, 241.3 etc.

NOTA : Este sistema de DEWEY es muy importante y muy utilizado. Melvill Dewey,
bibliotecario americano organisó en 1875 un sistema de clasificación para bibliotecas.
Dividió los conocimientos globales en 10 clases principales, más divididos en otras 10 y asi
susesivamente, lo que lleva casa al infinito la posibilidad de subdivisiones.
Basado en ese sistema, se organiza el esquema con los asuntos que existen en la empresa. La
más dificil es la elaboración de las 10 clases iniciales, que deben cubrir todos los asuntos que
se necesite.
También en contabilidad computarizado se usa este sistema decimal de Dewey.

Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico decimal.

000 General

100 Contabilidad

200 Administración

210 Presidente

220 Miembros

300 Créditos

310 Cuentas a cobrar

311 Capital

312 Interior

312.1 Región Occidental

312.2 Región Oriental

320 Deudores morosos

400 Embarques
500 Solicitudes

600 Publicaciones

610 Español

620 Guarani

700 Ventas

710 Al contado

711 Efectivo

712 Cheque

800 Reuniones

900 Sucursales

910 Capital

920 Interior.

Ejemplo de aplicación de la técnica de Dewey en la contabilidad.

1 ACTIVO

1.01 Disponible

1.01.01 Caja

1.01.01.01 Efectivo en Guaranies

1.01.01.04 Cheques y giros en caja

1.01.01.60 Monedas extranjera - US $

1.01.01.61 Monedas extranjera - Pesos

1.01.02 Bancos

1.01.02.01 Citibank - Cuena corriene

1.01.02.30 Citibank - Caja de ahorro

1.01.02.60 Citibank - Nueva York - US $

1.02 Realizable

1.02.01 Clientes

1.02.01.01 Señor X

1.02.01.02 Señor Y
1.02.01.03 Señor Z

1.02.01.99 Clientes varios

1.02.02 Mercancias

1.02.02.10 Deposito general

1.02.02.10.01 Materiales de construcción

1.02.02.40 Almacen comercial

1.02.02.40.01 Azúcar

1.02.02.40.02 Harina

1.02.04 Estampillas

1.02.04.50 Estampillas fiscales

1.02.04.60 Estampillas correo

1.02.08 Deudores

1.02.08.02 Anticipios al personal

1.03 Fija

1.03.05 Maquinarias/ Herramientas

10.4 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico Dúplex.
Al aplicar este arreglo numérico se debe asignar un número a cada asunto o titulo principal. A
las divisiones se les asignan números precedidos por el número del asunto o titulo principal.
Estos números asignados a las divisiones llevan entonces, en primer término el número del
tópico principal y le sigue, separado por un guión, el número de la division. A las subdivisiones
se les asigna una letra, que se añade a los números anteriores.

Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico Dúplex.

1 General

2 Contabilidad

2-1 Contador

2-2 Auxiliares

3 Administración

3-1 Presidente

3-2 Miembros

3-3 Personal subalterno

4 Ventas

4-1 Propaganda

4-1a Revistas

4-1b Periódicos

4-1c Radiodifusión

4-2 Control

4-3 Clientes

4-3a Paraguay

4-3b Extranjero

4-3b1 Europa

4-3b2 América del Sur

5 Producción

5-1 Control

5-2 Estadisticas

5-2a Sección SBC

5-3 Ordenes

6 Exhibiciones

7 Embarques

8 Reclamaciones

11 ARCHIVO DE TARJETAS.

El uso de archivos verticales de tarjetas y de registros visibles se ha desarrollado grandemente

en la acualidad. Instituciones oficiales, empresas comerciales y organizaciones de toda clase
utilizan este tipo de archivo, con el objeto de registrar direcciones posales, indices, listas de
personas o cosas e información de cualquier genero.

11.1 Archivo vertical de tarjeta ( o simplemente tarjetero)

El tarjetero puede usarse en dos formas :

1. Como fuente auxiliar de información, v.g. cuando se usa junto con un sistema de
archivo de correspondencia.
2. Como una forma independiente de anotar y obtener información.
En general, los tarjeteros se usan para anotar información que, de no usarse las tarjetas, se
tendria que haber escrito en forma de una lista en un cuaderno libro.
El uso de tarjetas facilita la localización de la información, ya que dicha información esté
debidamente consignada en una tarjeta determinada, porque a cada asunto corresponde una
tarjeta diferente. Además el sistema de tarjetas es flexible : la información se puede cambiar
simplemente añadiendo o quitando tarjetas, sin que ello afecte el orden en que se encuentren
las demás, lo que ocurriria si la información estuviera consignada en un libro o cuaderno,
siguiendo un orden alfabético.
Por estas razones los tarjeteros tienen hoy mucha aceptación. Son usados para control,
inventarios, registros, listas, contabilidad, etc.
Los tarjeteros, al igual que los archivos de correspondencia y documentos, pueden ser
organizados con una base alfabética, geográfica, por asunto o numérica. Hay que tener en
cuenta, sin embargo, que cada nombre, cosa o asunto deberá anotarse en una tarjeta
separada, de modo que ésta pueda ser archivada según la secuencia que establece el sistema
adoptado.
Para facilitar la localización y archivo de las tarjetas se usan guias, que pueden tener divisiones
alfabéticas, cronológicas, numéricas, geográficas, etc.
Se obtienen mejores resultados en el uso de tarjeteros si no se colocan más de 20 tarjetas
detrás de cada guia. Si el número de tarjetas aumenta demasiado dentro de una guia, se
puede subdividir la cantidad de tarjetas y colocarlas detrás de otra guia. Por ejemplo : se
empieza un tarjetero y todas las tarjetas que empiezan con la letra "A" se colocan detrás de la
guia "A" . Si al cabo de cierto tiempo se observa que hay más de 20 tarjetas detrás de esta
guia, se puede dividir el número de tarjetas desde la "A " hasta la "AL" y desde la "AM" hasta la
AZ" . En este caso se debe poner una guia "AM" antes de las tarjetas que, de acuerdo con las
reglas de archivo, sigan a esta guia. Asi pueden seguir dividiéndose las guias según se
acumulen las tarjetas.
El tamaño de la tarjeta que se use puede variar según la cantidad de información que se va a
poner en la misma. Cuando se preparan tarjetas para archivarse verticalmente en tarjeteros, el
titulo deberá ser escrito a máquina en la orilla superior de la tarjeta (preferiblemente en el
segundo espacio). Toda información adicional importante deberá ponerse lo más cerca posible
de la parte superior de la tarjeta, de modo que se pueda leer sin tener que sacarse la tarjeta del
archivo.

12.2 Registros visibles. Tal como lo inica su nombre el registro visible es aquel tipo en el que
las tarjetas están puestas de tal forma que una parte de las mismas está consantemente
visible. Las tarjetas se ordena de modo que una cae sobre otra, de manera que la orilla inferior
queda visible. Se puede ver el resto del contenido de la tarjeta alzndo la que queda
superpuesta. En este tipo de archivo las tarjetas se insertan generalmente en bolsillos o en
compartimientos especiales.
Los registros visibles pueden ser de dos tipos :

1. del tipo anotación, donde la afirmación se escribe continuamente en la tarjeta.

2. del tipo indice, en el cual no se escribe nada más después que se haya registrado o
anotado cierta información. Se usa el de tipo indice solamente para propósito de
referencia.

Los equipos de registros visibles, que se construyen tanto en forma de gabinetes como de
libros o bandejas, se pueden obtener en dos estilos : protegidos o sin protección, ya sea para
ser usados como registros de anotación o de indice.
El llamado equipo protegido es aquel en el que cada tarjeta de registros se coloca en un
sostenedor o compartimiento especial que tiene una cubierta de plástico transparente en la
orilla del indice.
Se use indistintamente para referencia o para anotación, pero el tipo de anotación se coloca
generalmente en equipo sin protección, para eliminar la molestia que ocasiona quitar la tarjeta
de su sitio original y luego volverla a poner en dicho sitio, cada vez que haya que añadir alguna
nueva información.
Al preparar tarjetas para ser archivadas en registros visibles debe ponerse la información lo
más cerca posible de la parte inferior de la tarjeta.
Hay varios tipos de de registros visibles construidos por firmas comerciales conocidas. Entre
los de mayor difusión está el equipo llamado "Kardex", fabricado por la "Remington Rand". Este
equipo ya se ha empezado a usar con éxito dentro de nuestra administración pública, en
especial para el control de registro de existencia en depósitos, inventarios, entrada y salida de
materiales, contabilidad en general, etc.

11.3 Archivo de catalogos y revistas, planos y dibujos. No solamente papeles, documentos,

correpondencia y tarjetas pueden ser archivados en una oficina. De hecho se da el caso de
fábricas que hacen propaganda a sus productos por medio de catálogos, de empresas que
editan revistas informativas y de instituciones oficiales, como el Ministerio de Obras Públicas y
Comunicaciones que maneja una enormidad de planos, mapas y dibujos. Todo este material,
catálogos, revistas, mapas, planos, etc., también tiene que ser archivado. Para el efecto se han
ideado los equipos y sistemas que veremos a continuación.

11.4 Archivo de catalogos. Dentro de la idea general de catálogos caben también las listas de
productos, prospectos en general, o cualquier impreso en el que se encuentre una lista
ordenada de articulos. Tenemos asi, listas de publicaciones de casas editoras, catálogos de
fabricantes de maquinarias, catálogos de articulos ofrecidos en remate por tal o cual Ministerio
etc.
A veces resulta dificil archivar catálogos debido a la gran variedad en el tamaño de los mismos.
Sin embargo, se ha llegado a la conclusión de que el equipo de archivo más adecuado para el
efecto es el llamado vertical, usado para la correspondencia. Si los catálogos son del tamaño
corriente caben perfectamente en las gavetas del tamaño carta. Para catálogos de mayor
tamaño se pueden usar las gavetas del tamaño oficio.
Un archivo vertical para catálogos eliminaria la necesidad de otros equipos inadecuados de
archivo, tales como tablillas, armarios, etc., que además de hacer dificil el arreglo, ofrecen muy
poca protección contra la suciedad, la humedad, el polvo, el fuego o el robo.

11.5 Sistemas. Al igual que en un archivo de documentos y correspondencia, el sistema a

usarse dependerá de la naturaleza de la organización u oficina. Asi se podrán archivar
catálogos en orden alfabético o en orden numérico.

11.6 Sistema alfabético. En este sistema los catálogos se archivan siguiende un orden
alfabético y teniendo en cuenta el nombre de la institución, razón social o individio que los
publica. Las guias alfabéticas del sistema Variadex pueden usarse. No se necesitan carpetas.
Ejemplo : un catálogo de la "Fabrica de incubadoras Pio-Pio" se debe archivar de la guia "F ".
Se recomienda la aplicación de este sistema cuando el material que debe archivarse es poco
numeroso.

11.7 Sistema numérico. Cuando el material a archivarse es numeroso, de manera que el

encargado de archivo no pueda conocer de buenas a primera el total y exacto contenido de las
gavetas, se recomienda la aplicación del sistema numérico.
En este sistema, a cada institución, razón social o individuo que publica el catálogo se le asigna
un número, y el mismo número se escribe en la esquina superior derecha de la portada del
catálogo correspondiente. Asi, todos los catálogos publicados por una misma institución, razón
social, o individuo, se archivarán juntos. Guias fuertes con pestañas de metal y con los
números deberán usarse para facilitar la búsqueda y mantener ordenados los catálogos.

11.8 Tarjetero. Con todo sistema numérico debe usarse siempre un tarjetero auxiliar. En los
tarjeteros las tarjetas podrán ordenarse :

1. De acuerdo con el nombre de la institución, firma o persona que publica el catálogo.

2. De acuerdo con los nombres de los articulos que se anuncian.

En las tarjetas, además de los nombres y el número, se pueden hacer anotaciones de interés.
Si la tarjeta se hace teniendo en cuenta el nombre de una firma vendedora, por ejemplo, se
debe mencionar la dirección postal de dicha firma, los articulos que vende y el número que se
le haya asignado.
Si la tarneta se hace considerando un articulo determinado deben anotarse los nombres de las
casas vendedoras, dirección postal y los números asignados a los mismos. Asi la referencia
será completa.

11.9 Recortes de periodicos y revistas. Los recortes de periodicos y de revistas pueden

montarse fácilmente en hojas de papel de tamaño carta. En el margen superior izquierde de la
hoja se escribirá el nombre de la persona, institución, razón social o asunto de que trata el
recorte, y éste puede archivarse como cualquier otro documento.
Se recomienda el uso de carpetas para archivar en un mismo sitio los recortes sobre un mismo
asunto o sobre una misma persona o institución.
El objeto de este tipo de documentación es reunir información, o complementaria, de manera
que resulta útil, y disponerla en forma tal que sea fácil su localización posterior.

11.10 Archivo de planos, mapas y dibujos. Los planos, mapas, dibujos, hojas grandes de
cartulina, láminas etc. presentan problemas al archivo : el tamaño y la imposibilidad de doblez
de los mismos para ser guardados.
Cuando no son muy grandes pueden archivarse en el mueble vertical de archivo sin que se
estropeen, pero cuando lo son se presenta el inconveniente de que no se encuentran muebles
apropiados para su archivo.
Actualmente las casas fabricantes de equipos de oficina y archivo construyen muebles
especiales para acomodar planos y dibujos de diferentes tamaños.
Uno de los más novedosos consiste en un tubo cilindrico, de cartón o metálico, en el cual cabe
perfectamente un plano o un mapa enrollado. A este cilindro se le debe poner luego un rótulo
con las indicaciones necesarias para ser posteriormente localizado.
Cualquier sistema de archivo, ya sea alfabético, numérico geográfico o por asunto, puede
usarse al archivar planos, mapas y láminas, pero el que más se recomienda es el sistema
numérico.
Al aplicar el sistema numérico se debe asignar un número a la institución, persona o razón
social, y todos los documentos que correspondan (planos, mapas, dibujos, láminas, etc.) se
archivarán con ese número.
Demás está decir que se necesita un tarjetero auxiliar para controlar las gavetas donde se
encuentran los planos, láminas o mapas.

12 MATERIA PENDIENTE.

En casi toda oficina hay materia, a la que no se le da la atención que recibe corrientemente la
correspondencia. Son aquellos papeles, documentos, impresiones, etc., que permanecen dias
o semanas en el escritorio pendientes de alguna acción o proceso antes de ordenarle en su
archivo. Se debe establecer un sistema adecuado para archivar esta materia pendiente a la
que nos tenemos que referir en cierta fecha futuro. Esta fecha puede ser fija o no. Por eso los
papeles deben guardarse en gavetas de escritorios o armarios, debidamente archivados.
Se recomienda un archivo ordenado estrictamente por fechas, cuando se puede determinar de
antemano la fecha en que dichos documentos se van a necesitar, como en el caso del
vencimiento de pólizas de seguro, o de pagarés que deben ser cumplidos en su debido tiempo,
etc. Las guias deben estar ordenadas por meses y por dias. En esta forma los documentos
llaman la atención, por si solos, el dia que debe dárseles consideración.
Antes de ser enviada a los archivos, la materia deberá estar marcada en la esquina inferior
derecha con la palabra : "Pendiente", seguida de la fecha de vencimiento.
Los distintas formas de controlar la materia pendiente son:

1. Con un archivo de tarjetas por meses y dias. Consiste este archivo en un juego de
guias con los 12 meses del año y un juego de guias con los 31 dias del mes. Estos
juegos de guias van en un tarjetero. Los documentos se archivan en el correspondiente
archivo, de acuerdo con el sistema adoptado, alfabético, numérico, geográfico, etc. La
tarjeta que se prepara, se archiva en el tarjetero, de acuerdo con la fecha de
vencimiento. El tarjetero se dedicará evidentemente, con exclusividad a materia
pendiente. Cada mañana, el encargado de archivo debe buscar detrás de la guia
correspondiente a dicho dia y fijarse en la materia pendiente que debe atenderse ese
dia.
 2. Con hojas de materia pendiente. Consiste en un juego con los 12 meses del año y un
juego de guias con los 31 dias del mes, pero no ya del tamaño de una tarjeta, como en
el caso anterior, sino del tamaño de una carpeta de archivo. Este juego de guias debe
colocarse en la gaveta activa, detras de la guia "P" , si el titulo usado es la palabra
"Pendiente". Se llena una tarjeta sustituta y se archiva detrás de las guias de acuerdo
con el dia y mes que le corresponde. Los documentos se archivan en el archivo activo
dentro de la carpeta correspondiente.

13. SISTEMA DE CARGO.

Con frecuencia departamentos u oficinas, dentro de una misma institutción, necesitan referirse
a documentos ya archivados. Para darle atención a los mismos, deben pedirlos a la persona
encargada del archivo.
Para evitar la pérdida de papeles que salen de los archivos se establecen los sistemas de
cargo, con los cuales es posible establecer un control sobre dichos papeles.
En todo sistema de cargo hay 3 pasos a seguir :

1. Manejo de las solicitudes de documentos archivados.

2. Cargo del documento o papel contra la persona o personas que le soliciten.
3. Control del documento o papel hasta su devolución a los archivos.

13.1 Manejo de las solicitudes de documentos archivados. Todo solicitud de documentos

guardados en un archivo deberá ser hecha por escrito. Es la única manera de que haya una
constancia de que se retiró tal o cual documento. Para ello nada mejor que una tarjeta de
solicitud. Esta tarjeta de solicitud pude ser impresa o hecha a máquina, y debe contener los
siguientes datos :

 Nombre o asunto del documento.

 Fecha del documento.
 Nombre y firma del solicitante.
 Fecha en que se solicita.
 Fecha en que se pedirá que el documento se devuelva a los archivos.

Esta tarjeta se usa no solamente para solicitar la materia archivada, sino también es el recibo
que queda en poder del encargado de archivo, quien, de esta manera, posee una constancia
de que prestó los documentos a cierta persona determinada de la institución.
Las tarjetas de solicitud se deben archivar por sus fechas de vencimiento en un tarjetero
simple. Asi se hará fácil requerir a su debido tiempo la devolución de la materia a los archivos.

13.2 Cargo del documento contra la persona que lo socilite. Cuando el documento solicitado se
saca de los archivos y se entrega al que lo solicita, se debe hacer una anotación en el sitio
exacto de donde sacó dicho documento. Esta anotación indicará, al encargado de archivo,
quien tiene el documento. Hay dos formas de hacer dicha anotación :

1. Por medio de guias de salida.

2. Por medio de carpetas de salida.

Las Guias de salida están hechas del mismo cartón grueso que se usa en las guias corrientes
de archivo. Se pueden obener en dos tipo :

1. Guias de salida con tarjeta de solicitud. Esta es una guia con un bolsillo en la parte
superior delantera donde se coloca la tarjeta de solicitud. La guia se archiva en el sitio
donde deberian estar archivados los documentos solicitados. Esta guia tiene en su
pestaña el titulo : "Salida" o "Fuera" .
2. Guias de salida acumulativa. Es una guia que no tiene bolsillo para guardar la tarjeta.
Como su nombre "acumulativa" lo indica, ofrece una historia completa de como se ha
 usado la documentación y quien la ha usado. Hay en ella espacio para escribir a través
del archo de la guia, el nombre o asunto del documento solicitado, a quien se le
entregó, la fecha del documento, la fecha de salida, etc.
Cuando se usa una guia de salida acumulativa, se necesita un tarjetero para guardar
las tarjetas de solicitud.

Carpetas de salida. Sólo hay una clase de carpetas de salida. La carpeta, en este caso, es
rayada y acumultavia. Se usa cuando se ha solicitado toda la carpeta de una institución,
persona o asunto.
En el rayado se pone toda la información, al igual que en la guia de salida acumulativa.
La carpeta debe dejarse en el mismo sitio donde deberia estar archivada la carpeta prestada.
El propósito de esta carpeta es guardar en ella cualquier material que pueda llegar a los
archivos mientras la otra carpeta, la original, está fuera.

13.3 Control del documentos hasta su devolución al archivo. La clase del trabajo de la
instutición o de la empresa y la naturaleza del documento prestado, determinarán cuanto
tiempo puede permanecer éste fuera de los archivos. Todo material o documento muy
confidencial o de valor deberá devolverse al archivo antes de finanlizar la jornada de trabajo.
Otros documentos, menos importantes, podrán retenerse fuera de los archivos por el tiempo
que se determine como periodo de préstamo de papeles. Una cosa hay que tener en cuenta:
mientras más tiempo estén los documentos fuera del archivo, más dificiles serán de localizar. El
seguir y controlar sistemáticamente los papeles reducirá grandemente la posibilidad de que se
pierdan.
Si la institución o empresa es pequeña, resulte muy sencillo para el encargado de archivo y
verificar las fechas de vencimiento del material solicitado y ubicar el lugar donde se encuentra
el mismo, y que puede obtener diche información de las guias de salida o carpetas de salida
que se encuentran en las gavetas de archivo. Pero cuando la institución es grande y tiene
mucho movimiento de papeles, habria que verificar la información en demasiadas gavetas, lo
que ocasionaria pérdida de tiempo.
Para evitar ese inconveniente se simplifica el procedimiento de seguir y controlar los
documentos solicitados por medio de una pequeña gaveta de archivo.
Bajo este sistema, cuando se saca material de los archivos y se hace el cargo correspondiente
insertando una tarjeta de solicitud en el bolsillo de una guia de salida, se debe hacer una copia
de la tarjeta de solicitud y poner dicha copia en el tarjetero de que hablamos más arriba. La
copia se pone detrás de la fecha en la cual se debe devolver a los archivos el documento
solicitado.
Sea cual fuere el sistema que se use para seguir la correspondencia o documentos fuera del
archivo, el encargado deberá mirar este tarjetero todos los dias para interiorarse del
vencimiento de ciertos documentos y notificar a quien los prestó de que ya llegó la hora de
devolverlos. Si la persona que los tomó prestados necesitará todavia dichos documentos,
entonces se le puede extender la fecha de vencimiento en las misma tarjeta de solicitud.
Cuando deje de necesitar los documentos, los mismos deben ser devueltos a los archivos y se
cancelará el cargo que se habia heco.

13.4 Transferencia de documentos de una persona o departamento a otra persona o

departamento. A veces, especialmente en instituciones grandes, se solicitan documentos de
los archivos que luego serán referidos a la atención de otras personas o departamento.
En estos casos se puede usar el siguiente método :
La persona que originalmente solicitó los documentos del archivo, los envia a la persona o
departamento que los está necesitando y llena una hoja de traspaso. Esta hoja de traspase se
envia al encargado del archivo para que cese la responsabilidad de la persona que hizo el
primer préstamo. En el archivo se cargarán los documentos a la persona o departamento que
se menciona en la hoja de traspaso.

14. SISTEMAS DE TRANSFERENCIA

A toda institución o empresa se le presenta el problema de decidir en un momento dado cuales

documentos conservan y donde guardarlos. Para llegar a una solución, hay que considerar 3
factores:
 1. Si los documentos serán usados
2. En caso de ser usados, con que frecuencia
3. Por cuanto tiempo.

Seria imposible tener todos los documentos en los mismos archivos todos los años. Esto
equivaldria a tener que usar mucho espacio, muchos gabinetes de archivo y significaria gran
pérdida de tiempo.
Para evitar esto, se ha determinado el uso de sistemas de transferencias de documentos al
terminarse un periodo determinado de archivo.
Es de vital importancia establecer un sistema para el traspaso de documentos ya inactivos,
esto es, un sistema que separa la correspondencia, documentos y papeles nuevos y recientes
de los viejos que van pedido parte o toda su importancia. Asi se economiza trabajo, espacio y
equipo y siempre se conservan los documentos debidamente archivados para referencia futura.
Como es natural cada institución deberá establecer una norma a seguir en lo que respecta al
tiempo que deberán los documentos permanecer guardados en los archivos, para establecer la
naturaleza del trabajo, la clase de papeles o documentos, la información que dichos
documentos ofrecen, y lo que establece la ley al respecto.
Un análisis cabal de los factores antes mencionados revela, por lo general, las siguientes
categorias :

1. Papeles o documentos vitales. En esta categoria caben aquellos documentos

esenciales, necesarios para la misma existencia de la institución o empresa, los cuales,
si fuesen destruidos acarrearia una serie de inconvenientes de carácter grave, ya que
su reemplazo seria dificilisimo o tal vez imposible. Los documentos de esta categoria
jamás deberán ser transferidos.
2. Papeles o documentos importantes. En esta categoria caben papeles o documentos
que facilitan el trabajo de la institución o empresa y que pueden ser reeplazados, pero
que ello habria que gastar bastante dinero y se perderia bastante tiempo en
reemplazarlos. Estos documentos pueden ser transferidos si son inactivos y deben ser
puestos en gabinetes que los conservan en buen estado.
3. Papeles o documentos útiles. Estos son documentos útiles por el momento y que
pueden reeplazarse con poco gasto. A menudo se destruyen luego de 3 o 4 años.
4. Documentos o papeles no esenciales. Estos son papeles o documentos que pueden
ser destruidos después de un corto periodo de tiempo.

15. SISTEMAS PARA EL TRASPASO DE DOCUMENTOS INACTIVOS.

Existen varios sistemas o planes para el traspaso de documentos inactivos. El sistema que se
escoja dependerá de la naturaleza de los documentos y la frecuencia con que habrá o no que
referirse a los mismos, del espacio que haya disponible y del sistema de archivo que se
emplee.
Hay dos métodos generales : uno es perpétuo y otro se observa periódicamente. Para facilitar
el encontrar los documentos cuando sean necesarios, el arreglo o el orden de las carpetas
dentro del equipo al que se transfieren, deberá ser el mismo que se usaba en los archivos
corrientes de donde fueron extraidos.
El primer método es conocido con el nombre de traspaso por periódos fijos, y debe llevarse a
cabo una o dos veces por año. Este traspaso puede hacerce en tres formas distintas, a saber :

1. Plan de un periódo. Bajo este plan todos los documentos de las gavetas activas se
pasa a las gavetas inactivas al final de un periodo determinado, por ejemplo :
considerando el año fiscal 1998 como un periodo. Todos los documentos de ese año
con sus carpetas y guias se pasan al finalizar el año, a las gavetas inactivas y se
organizan nuevas gavetas para los documentos del año fiscal 1990.
La única desventaja de este plan es que, a veces, se pasa a las gavetas inactivas
material aún activo. Esas gavetas, por falta de espacio es la oficina de archivo, suelen
estar en cuartos distantes de los archvios activos y resulta incómodo entonces referirse
a la materia.
 2. Plan de dos periodos. Con este plan puede tener archivos de cuatro o cinco gavetas.
En los de cuatro gavetas, se archivan de las dos de arribea los documentos activos.
Cada seis meses o cada año los documentos de las dos gavetas de arriba se pasan a
los dos gavetas de abajo, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli
permanecen otros seis meses o un año finalmente se los pasa a las gavetas totalmente
inactivas.
En los archivos de cinco gavetas, se archiva el material activa en la segunda, tercera y
cuarta gavetas. Cada seis meses o cada año los documentos de esas gavetas pasan a
la primera y la quinta, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli
permanecen otros seis meses o un año y finalmente se pasan a las gavetas totalmente
inactivas.
3. Plan o periodo máximo y minimo. Con este plan se fijan periodos máximos y minimos
como un año y 18 meses. Cuendo llega el periodo de hacer el traspaso, todos los
documentos con fecha dentro de los seis primeros meses del periodo máximo de 18
meses se pasan a las gavetas inactivas. Todo documento con fecha dentro del año, o
sea el periodo minimo, permanece en las gavetas activas, las que quedan en esa
forma preparadas para recibir los documentos de los próximos seis meses, o sea hasta
completar nuevamente el periodo máximo de 18 meses.
El otro sitema para el traspaso de documentos inactivos es el traspaso perpétuo. Con
este sistema los documentos se traspasan a las gavetas inactivas a intervalos
irregulares. Se lleva a cabo cuando los documentos asi lo requieren. Este sistema se
usa en asuntos o casos cerrados, terminados. Dicho sistema debe usarse cuando los
documentos forman una unidad completa.

16. MICROFILMACION.

La microfilmación es una moderna tecnica de archivo. Reproduce los documentos,

reduciendose de tal forma que, en un rollo de 30 metros de pelicula pueden ser guardados
hasta 10.000 documentos. Ventajas de la microfilmación :

 Reducción de espacio
 Preservación de los documentos contra los efectos del tiempo, incendios, etc.
 Rapidez de la información

El microfilm esta siendo usado en la industria, en el comercio, en la administración pública y

privada, en las universidades, en las bibliotecas, hospitales etc.

17. ARCHIVOS ELECTRONICOS.

En la actualidad, la mayor parte de las empresas imporantes de cualquier sector utilizan el

almacenamiento electronico de datos para conformar sus archivos. Estos contienen la
información referente a la actividad de la empresa. A esos archivos se puede acceder
directamente en el lugar en el que se encuentra el control de cálculo, o bien a través de
terminales que pueden estar alejados geograficamente del centro.
En el proceso de expedición de un billete de avión no conocemos donde se encuentra el centro
de control de billetes; no obstante desde cualquier terminal el operador puede reservar un
billete y actualizar el fichero que contiene la información sobre los diferentes vuelos. Este es un
ejemplo de fichero público, que puede ser modificado por cualquier usuario sin que nadie se lo
impida. Podria definirse el fichero público como todo el archivo al que puede acceder el usuario
para leerlo y modificarlo cuando sea necesario. El único impedimente para acceder a este tipo
de fichero es la clave indicativa que se le asigna a cada usuario, pero cualquier persona que la
conozca puede manipular este tipo de ficheros.
Exiten también informaciones referentes a actividades que por diversos motivos no es
aconsejable que sean conocidas, bien por los usuarios de los terminales o bien por algunas
personas del centro informatico de la empresa. Esas informaciones están también
almacenadas en ficheros, aunque en unos ficheros especiales a los que se cataloga como
privados. Estos ficheros se protegen contra posibles accesos no autorizados. Una forma de
protección es utilizar las llamadas claves ensambladas que actúan como un sistema de alarma
; forman parte del hardware del equipo y hay que conocerlas para poder desactivarlas.
Por último, pueden existir ficheros en los cuales hay informaciones de los dos tipos : públicas y
privadas. Este tipo de ficheros son los compartidos. Un ejemplo de estos pueden ser los de una
entidad bancaria. Cuando el cuentacorrentista desea conocer un saldo o sacar dinero el
operador del terminal teclea su clave y actúa sobre el archivo que contiene las cuentas
corrientes. Sin embargo, desde ese terminal tambien se pueden obtener otras informaciones
confidenciales sobre la actividad bancaria del cliente, que sólo competen por ejemplo, al
director.

En un paquete de discos pueden existir almacenados varios archivos o varias secciones de un

archivo. Para poder identificarlo completamente se usa lo que se llama un directorio de archivo.
El directorio contiene el nombre que se le asigna al archivo, la posición del archivo o de su
sección en el disco ; la fecha de grabación o actualización y también la fecha en que caduca la
información almacenada.
El directorio se crea cuando se va a grabar la información en el disco. Es el sistema operativo
del ordenador el que realmente controla el directorio grabandolo y manteniendolo. Cuando el
usuario quiere saber de que archivos está compuesto un paquete de discos, tiene que acceder
al directorio con la ayuda del sistema operativo del ordenador. De lo dicho se deduce
inmediatamente que si se modifica un archivo, es decir se actualiza, esa modificación debe
aparecer en el directorio del archivo y es el sistema operativo el encargado de reflejarlo.
Cuando un paquete de discos contiene varios archivos, cada uno de estos tiene una entrada en
el directorio que le es asignada por el sistema operativo cuando se graba. Si el usuario quiere
saber si puede disponer de un determinado archivo para procesarlo, tiene que acceder al
directorio, con el objeto de cerciorarse de su disponibilidad.
En todos los sistemas existen una rutina de utilidad que permite a cualquier programador
imprimir el directorio y estudiar la configuración del paquete de discos.
Para ayudar el programador a localizar el sector que contiene un registro determinado se
pueden crear directorios dentro del mismo archivo de datos.
El directorio contiene la clave de registro, la dirección, y es en realidad un archivo de referencia
creado por el sistema operativo o por el mismo operador. A este tipo de directorio se le conoce
con el nombre de directorio de indice de claves.

Hay distintas clases de archivos electrónicos:

El archivo maestro es aquel que contiene una información básica que cambia muy poco. Por
ejemplo, un archivo que contiene los datos de los empleados de una empresa es un archivo
maestro. En general, sólo se modifica ocasionalmente para dar altas, bajas, cambios de
categoria, etc.

El archivo de transacciones es aquello que contienen datos que sirven para procesos de
cálculos o de actualización de los archivos maestros.
Un archivo con las horas trabajadas en una semana por los empleados seria un archivo de
transacciones.

En general se hace copias de seguridad de archivos, porque si se grabará una determinada

información en un sólo medio de archivo, podria ocurrir que, debido a cualquier fallo del
sistema de proceso, se borrará parte de la grabación, con la consiguiente perdida de
información. Para evitar esto normalmente se hacen dos grabaciones de un mismo archivo.
Una de ellas se utiliza para ser procesada y la otra se guarda con fines de seguridad. Esta
ultima, llamada copia de seguridas, se graba en cinta magnética, tanto si la grabación original
se hizo en cinta como si se hizo en disco, ya que la cinta es mucho más barata que el disco.
Se dice que un archivo está clasificado cuando sus registros estan ordenados numéricamente
o de forma alfabética, de acuerdo con un determinado criterio.

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ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
CAPITULO 5
Reglas para codificar y alfabetizar nombres de individuos
Materiales que necesita para cuando estén organizando las tarjetas en orden alfabético:
Tarjetas 3" x 5" para invertir y organizar en orden alfabético.
Gomitas
Hoja de Contestaciones
Imprime hojas de contestaciones para escribir los números de las tarjetas después de haberles
organizado en orden alfabético.

REGLAS PARA ARCHIVAR EN FORMA ALFABETICA:

Las reglas de archivar que se usan en este texto están basadas en las reglas promulgadas por
ARMA.
Nota: Usarás las tarjetas para los ejercicios.
Debes estudiar y analizar las reglas 1 y 2 , páginas 56-57. Si tienes alguna duda con
respecto a ellas, me avisas vía correo electrónico, usa el buzón del curso.

Les incluyo resúmenes cortos y ejemplos de las reglas, pero es importante leer y
analizar cada regla presentada por el texto ya que cada regla está explicada en detalle.
La intención de la información ofrecida en estos resúmenes es de servir como
información aclaratoria y no como sustitución del texto. Esto aplica para todos los
capítulos.

REGLA 1: Inversión de nombres de individuos, pág. 56.

Partes A, B, C, D:

Parte A: Explica que al invertir para archivar vas a considerar cada apellido o inicial
como una unidad en estricto orden alfabético. En español se llevan los dos apellidos al
frente, luego el nombre, el segundo nombre o la inicial, si tiene. El primer apellido, es
decir, el apellido paterno es la primera unidad y por lo tanto la unidad clave.
Ver ejemplos en la pág. 56:

En la parte B tienes una lista de doce nombres. La lista es la que comienza con
Antonio Colonavas. Tu primer paso es invertir cada nombre en una tarjeta diferente.

1. Primero inviertes los nombres y apellidos en tarjetas. Se escriben en la primer línea

de la tarjeta.
2. Organizas las tarjetas en orden alfabético por el apellido paterno--Unidad clave.

Si tienes varias personas con el mismo apellido paterno (unidad clave), tomas en consideración
la Unidad 2. Si la segunda Unidad es la misma en varios nombres, tomas en consideración
la tercer unidad. Si la tercer unidad es igual, tomas en consideración la cuarta unidad.

Ejercicio 1 de práctica: Vas a invertir cada nombre en una tarjeta de acuerdo a la regla
estudiada. Luego vas a organizar las tarjetas en estricto orden alfabético. Al terminar verifica si
te quedaron en el mismo orden que aparece en la pág. 56 parte inferior del texto. Si no te quedó
en el mismo orden, verifica la razón.

Regla 1: Partes C : Lee y analiza esta regla, p. 57

Esta regla indica que cuando tengas un nombre y ambos apellidos en inglés, sólo inviertes el
último apellido. Tomemos como ejemplo lo siguiente:
El nombre de la persona es: Richard Graham Murray
Para efectos de invertir para archivar sería: MURRAY RICHARD GRAHAM
Fíjate que sólo se invirtió el último apellido. En países de habla inglesa el último apellido es el
paterno.
Vamos a practicar con varios ejemplos:
Ejercicio 2 de práctica: En tarjetas vas a invertir los siguientes nombres:

1. Paul Rivers Smith

2. Jack Fontaine Belmondo
3. Rachel Peabody Carson

Parte D: La regla también te explica que si tienes un guión entre ambos apellidos,
entonces vas a invertir ambos apellidos. Ejemplo: Rose Michols-King

En este caso, se invierte MICHOLS-KING ROSE

La unidad clave o primera unidad en este caso es MICHOLS-KING
La segunda unidad es ROSE
Ejercicio 3 de práctica: Vas a invertir los siguientes nombres en tarjetas.
1. Judith Winters-Preston
2. James Long-Humphries
3. Spencer Reed-Chatham

Nota: Cuando estés en Estados Unidos, es recomendable que escribas un guión entre
tus apellidos para evitar que lo inviertan incorrectamente. Por ejemplo: Si te
llamas Carmen Rosario Rivera y no le colocas el guión entre ambos apellidos, en E.U.
invierten RIVERA CARMEN ROSARIO. Sinembargo, como deseamos que se invierta
con el apellido paterno como unidad clave, debes colocar un guión así: Carmen Rosario-
Rivera para que inviertan así: ROSARIO-RIVERA CARMEN. (Siempre con el
apellido paterno como unidad clave.)
Parte E:, p. 57: Si tienes nombres extranjeros como chino, japonés, francés, etc., vas a
dejarlo en el mismo orden en que aparece.

Ejemplo:
Chieu Li-Wong va en la tarjeta CHIEU LI-WONG
Takishi Komura va en la tarjeta TAKISHI KOMURA.

REGLA 2: P. 57: Lee y analiza la Regla 2: Nombres y apellidos con prefijos y

apellidos compuestos.

Los prefijos, preposiciones o artículos que forman parte del apellido o nombre se considera
como parte del apellido o nombre que le sigue. Ver Parte A, p. 57.
Te incluyo una lista parcial de apellidos que se consideran como una unidad para efectos de
archivo:
DACEVEDO
DACOSTA
DEJESUS
DELACRUZ
DELAROSA
DELATORRE
DELOSSANTOS
DELRIO
DELTORO
DIEZDEANDINO
GARCIADELANOCEDA
LAFONTAINE
LAFUENTE
LOPEZDEVICTORIA
MACDONALD
MACMURRAY
ONEILL
RAMIREZDEARELLANO
SANJUAN
VANBUREN
VANKIRK

Ejercicio de práctica:
Siguiendo la regla estudiada: Vas a invertir los nombres en la lista que comienza con
Celeste O’Neill, en la p. 57 parte inferior Después de invertir, los organizas en estricto orden
alfabético. Luego verificas con el ejemplo de la página 58 parte superior.
Si después de hacer estos ejercicios de práctica tienes alguna pregunta o duda, envíame tu
pregunta al correo electrónico del curso.

Regla 3: Lee y analiza el Regla 3. Títulos de prioridad familiar, profesional, religioso,

nobiliario: (Considere como elemento de identificación, pero no constituye Unidad)

Si tienes nombre idénticos, considera los títulos como elemento de identificación, en orden
alfabético. Ver ejemplos en pág. 59.
Recuerda que los títulos personales como Sra., Srta. y Sr. en español. Miss, Mrs., Mr. y Ms. no
se consideran como elemento de identificación.
Si tienes a Sr. en inglés (equivale a Senior), se considera como elemento de identificación.

Regla 4

Nombre Legal de Mujer Casada es una de las reglas a las que debemos darle énfasis por que les
puede causar dudas. Esta regla se compone de dos partes. De las reglas de archivar para
la mujer casada--en español y las reglas de archivar para la mujer casada en países de habla
inglesa.
Examinemos primero la regla para la mujer casada--en español.
Veamos un ejemplo:
1.

Sra. Laura Sánchez de Ortiz (es la esposa de Alberto Ortiz)

En este caso se preparan dos tarjetas.

La primer tarjeta la debes invertir así:

SANCHEZ (DE) ORTIZ LAURA- 1 El nombre invertido se escribe en la

primer linea de la tarjeta.

En casos de mujer casada, siempre es recomendable hacer una referencia. En otras palabras,
preparar otra tarjeta como referencia: Va así:

ORTIZ LAURA SANCHEZ (DE) 1X

VEASE: SANCHEZ (DE) ORTIZ LAURA

Ejemplo de cómo va una tarjeta de nombre legal de mujer casada (en español)

Si tienes el nombre de

2. Rafaela Pérez de Rivera (Sra. de Carlos Rivera)

La tarjeta original (la primera)

PEREZ (DE) RIVERA RAFAELA 2

La segunda tarjeta que es la referencia va:

 RIVERA RAFAELA PEREZ (DE) 2X

VEASE
PEREZ (DE) RIVERA RAFAELA

Fíjate que en la parte de VEASE: Se escribe el nombre como lo escribiste en la tarjeta

original.

Es importante que, para efectos de los ejercicios en este curso, les escribas los números
a las tarjetas.

En el primer caso, la idea de preparar dos tarjetas para poder localizarla si piden su
información por Ortiz, o si piden su información por Sánchez. En el segundo caso la
podrás localizar por Perez o por Rivera.

Bien, ahora vamos a hacer varios ejercicios para practicar. Recuerda que si tienes alguna
pregunta, me envías un mensaje rapidito.
Vas a invertir estos ejercicios y también les vas a preparar la referencia. Puedes ver el ejemplo
de Isidra Pérez de Carrasco, Sra. de Alberto Carrasco. Tienes el ejemplo de cómo va la tarjeta
original en la página 62 y cómo va la tarjeta que sirve de referencia en la página 63.
Ahora vas a preparar la tarjeta original y la de referencia de cada uno de los siguientes
nombres. No olvides incluir el número en la parte derecha de la tarjeta. La referencia lleva el
mismo número con una X.
1. Rosario Colón de Rivera es la esposa del Sr. Juan Rivera
2. Delia Rodríguez de Castillo, esposa del Sr. Pablo Castillo
3. Monserrate Méndez de González es la esposa del Sr. José González
4. Belén Márquez de Pagán es la esposa del Sr. Juan Pagán

Vamos a estudiar la regla de mujer casada en países de habla inglesa.

En países de habla inglesa, por lo general, la mujer casada adopta el apellido del esposo como
su apellido oficial. Es decir, si su nombre antes de casarse era Helen Austin y se casa
con John Clinton, vas a invertir así:
Primer tarjeta:
CLINTON HELEN A
MRS. HELEN A. CLINTON
DIRECCION
Debes preparar otra tarjeta. Esta será la referencia. Sería así:
CLINTON JOHN MRS.
VEASE:
CLINTON HELEN A
La idea es que si te piden la informacion bajo Mrs. John Clinton, la encuentres. Si te piden
la informacion bajo Helen A. Clinton, también la encuentres.
Puedes ver un ejemplo de cómo quedaría la tarjeta original y cómo quedaría la referencia en
la pág. 63.
Vamos ahora a hacer varios ejercicios para practicar esta regla.
Preparas la tarjeta y la referencia.
1. Mrs. Paula R. Rivers (Mrs. Tobias Rivers)
2. Mrs. Priscilla A. Towers (Mrs. Robert Towers)
3. Mrs. Carla Smith (Mrs. Harold Smith)

Regla 5: Pág. 60-61: Individuos con Nombres Idénticos: cuando tienes nombres
idénticos:

Ver ejemplo en la página 61.

Nombres de Individuos conocidos por otros nombres (seudónimos):
Ver ejemplo de Chayanne en la página 62.
Vas a preparar los ejercicios en las páginas 65-69. Sigue las instrucciones del texto para cada
ejercicio. Cuando lleve referencia, escríbele el número seguido por X a la referencia.
Cuando te surja una duda, me envías un mensaje electrónico indicando cuál es la pregunta o
duda para aclararla.

TAREAS PARA ESTE CAPITULO:

1. Contesta las preguntas de repaso y términos a definir en la p. 64.

2. Siguiendo las instrucciones de los ejercicios de aplicación, hacer los ejercicios 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 8, 9, 10. páginas 65-69. Cada ejercicio por separado. Llena la hoja de
contestaciones para cada ejercicio. Es importante que me avisen cuando tengan alguna
duda para aclararla.

Incluyo algunas dudas aclaradas. Entra aqui.

Si tienes alguna duda o pregunta, pueden trabajar en equipo usando el foro para sus preguntas y
respuestas.

JESSICA GOMEZ CORONADO

ZEMOG
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Tecnicas de Archivo
08.06.2013 15:59

ARCHIVO

13.06.2013 19:15

ARCHIVO

Es un conjunto de actividades que nos permite guardar información importante, de datos y

documentos de una manera organizada, ordenada, clasificada que nos ayuda a conservar la

información. Es un medio facilitador que nos permite el acceso a una base de datos como

herramientas.

DOCUMENTOS

Es una fuente de información que nos permite individualizar cada proceso de gestión. Cartas,

memorandos, actas, circulares, registro civil, fichas, informes, certificaciones, constancias, historias

clínicas, minutas, oficios, sentencias, edictos, consignas, resoluciones, decretos, leyes, normas,

manuales y proyectos.

INFORMACION

Son mecanismos que nos permiten recopilar, obtener y registrar datos para transmitir.

OBJETIVO PRINCIPAL DEL ARCHIVO

Es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información institucional, sea

recuperable para el uso de la administración en el servicio ciudadano y como fuente de la historia.

Es mantener la información de una manera organizada, clasificada, de tal forma que tenga fácil

acceso.

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

Son etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde el inicio de su producción o recepción y

retención, temporal hasta su final o eliminación.

EDADES DE LAS TRES: GESTION CENTRAL HISTORICO

Edad activa o de gestión: son las edades del documento en el cual se conforma el archivo actual es

decir, el que esta permanente activo en las oficinas.

Edad intermedia o central: son aquellos documentos que conforman el archivo central en el cual

está el depósito externo a las oficinas o en los archivos centrales.

Edad histórica: son los que llegan a una edad final de proceso.

COMO SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de gestión: (edad o etapa de gestión o activa) transcurre en las oficinas y lo conforman los

documentos con alta frecuencia de consulta porque requieren ser tramitados o se han tramitado

recientemente y por tanto se necesita tenerlos cerca de los interesados.

Archivo central: (edad o etapa intermedia o central) transcurre en los archivos centrales o deposito

inactivos y lo conforman los documentos transferidos de todos los archivos de todos los archivos de

gestión cuando finaliza su trámite su consulta es esporádica pero siguen teniendo fuerza para

probar o testimoniar ante la ley, la administración o terceros

Archivo histórico: (edad o etapa histórica) transcurre en los archivos y lo conforman los documentos

que aunque Allan cumplido su vigencia administrativa deben conservarse permanentemente dado

el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura.

Un archivista que no sabe escoger el mobiliario puede cometer errores graves al momento de

organizar archivos. Estos errores pueden influir en costos innecesarios o escogencia de muebles

inadecuados.

PROCESO DE CORRESPONDENCIA EN COLOMBIA

Pasos:

1. Recibido en forma directa por correos o por apartado: a los oficios que llegan por mensajero

directo y se lo coloca el sello de recibido.

2. Clasificación según políticas de radicado: pueden hacerse pilas de correspondencia personal,

folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.

3. Procedimiento de apertura de sobres: se debe saber cómo se abre un sobre para evitar

riesgos de ruptura de los documentos.

4. Procedimiento de radicación: consiste en imprimir el sello de radicación y luego llenar los

datos de número, fecha, hora, pase y recibido.

5. Registro de correspondencia: consiste en utilizar una planilla, libro o sistema automatizado

para consignar los datos básicos del documento recibido.

6. Clasificación por dependencia: consiste en separar la correspondencia por dependencias y

colocarlas en los casilleros. Cada casilla puede marcarse con el código de la dependencia

correspondiente.
PASOS DE PROCESOS DE DESPACHODE CORRESPONDENCIA

1. Elaboración: los oficios se elaboraran en mínimo 1 original y dos copias.

2. Imagen corporativa: revisión de la presentación de todos los oficios que

salen..

3. Fechado: en la oficina de correspondencia.

4. Numeración de originales y copias: con el mismo número del original puede

usarse sello de copias para diferencias las copias del original.

5. Numeración: impresión del sello numerados en la parte central a la

izquierda de la hoja.

6. Registro: alimentar el aplicativo o llenar la planilla manual con los datos del

destinatario.

7. Separación de copias: el original para el cliente externo, la primera copia para

el consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora.

8. Inserción en los sobres. En caso de que la empresa use sobres.

9. Clasificación pre-entrega:

-políticas:

-en cuanto a consecutivo, en cuanto afirmas autorizadas

- DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

PASOS DE PROCESO DE DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Retiro de los casilleros: de los documentos correspondientes a cada dependencia por parte del

auxiliar de mensajería (en caso de la correspondencia interna).

Diligenciamiento de entrega: el auxiliar de mensajería llena todas las casillas en excepción de la

hora y recibido por.

Inserción de documentos en las valijas: cada dependencia maneja dos valijas la que recibe y la que

envía.

Entregas en la dependencia: el representante de los oficios verifica la entrega y llena las casillas de

hora y recibido por.

Recibo de la valija de envió: la dependencia que recibe, entrega al auxiliar de mensajería la valija

con los documentos que necesita enviar el auxiliar verifica los recibidos y firma de conformidad

Retiro de los casilleros: de los documentos correspondientes a cada dependencia por parte del

auxiliar de mensajería (en caso de la correspondencia interna).

Diligenciamiento de entrega: el auxiliar de mensajería llena todas las casillas en excepción de la

hora y recibido por.

Inserción de documentos en las valijas: cada dependencia maneja dos valijas la que recibe y la que

envía.

Entregas en la dependencia: el representante de los oficios verifica la entrega y llena las casillas de

hora y recibido por.

Recibo de la valija de envió: la dependencia que recibe, entrega al auxiliar de mensajería la valija

con los documentos que necesita enviar el auxiliar verifica los recibidos y firma de conformidad.

POLITICAS POR DEFINIR

 Horario de distribución interno y externo (políticas institucionales).
 Participación de empresas de correo local, nacional, internacional.
 Acerca del archivo de guías y formato de control de mensajerías.
 Acerca de la marcación y uso de sobres.

CONTROL DE MENSAJERIA INTERNA

FECHA DE DOCUMENTO RECIBIDO

ASUNTO HORA
ENTREGA (descripción) POR
Derecho de
10:15 am
petición –Juan p.

FIRMA DEL AUXILIAR DE MENSAJERIA: __________________________

SISTEMAS DE ORDENACION ALFABETICOS

Alfabético nominal por persona natural: siempre inicia por los apellidos y se usa para archivos

pequeños o medianos de.

 Historias laborales.
 Archivos de clientes, proveedores naturales.
 Archivos de asociados.

Alfabético nominal por persona jurídica o empresas: se usa para archivos de clientes o proveedores.

Alfabéticos temático o por asuntos: se usa para llevar registros de los principales funciones que

ejecuta la oficina, ejemplo: acuerdos, mantenimiento de vehículos, resoluciones.

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR

NOMBRES 1. UNIDAD 2. UNIDAD 3. UNIDAD

CARMEN ROSA
COLLAZO CARMEN ROSA
COLLAZO
 ENRIQUE
PEREZ ENRIQUE
PEREZ
JUAN JOSE
RAMIREZ RAMIREZ ARIAS JUAN JOSE
ARIAS
CARMEN
MARIA RODRIGUEZ CARMEN MARIA
RODRIGUEZ
JUAN JOSE
PEREZ JUAN JOSE SAMUEL
SAMUEL PEREZ
TALVAREZ TALVAREZ

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Clasificar + ordenación + descripción = organización.

Clasificar es: establecer las clases o grupos documentales que se originan en una unidad

administrativa teniendo en cuenta las funciones, separar grupos por clases.

Ordenar es: disponer los documentos ya clasificados en secuencias alfabéticas, numéricas,

cronológicas o mixtas.

VEINTE REGLAS PARA CLASIFICAR LOS ARCHIVOS

1. Para colocar los nombres en orden alfabético, habrá que comparar las unidades semejantes
de cada nombre.
2. Deberán tomarse en cuenta, solamente cuando la 1ª sean idénticas y la 3ª sean factor
decisivo para el ordenamiento cuando la 1º y 2ª sean iguales.
3. Cuando sea un apellido o una inicial, un apellido deberá colocarse antes que otros de iguales
características, acompañado del nombre de pila o una inicial cuando figure solo un apellido o
acompañado por la unidad del nombre de pila debe de anteceder a otro que lleve el nombre
de pila completo y que comience con la misma letra, esta regla suele expresarse así “NADA
PROCEDE DE ALGO”.
4. Los apellidos que contengan una preposición, un articulo, o una contracción, debe
considerarse como una sola unidad esta regla puede aplicarse a los apellidos extranjeros
pre-cedidos por: d¨, D¨ , DES, di, DU, le, MI, Mac, o¨, st, las abreviaturas st el nombre
compuesto significa saint (ejemplo) George st John . a los efectos del ordenamiento
alfabético, debe considerársela como saint en el idioma nuestro o español, los prefijos de los
apellidos se escribe con letras inicial mayúscula para evitar confusiones.
5. Nombres de casas comerciales: El criterio de clasificación a aplicar para el caso de nombres
de empresas debe ser el mismo que el observado para los nombres de personas. Estos
principios es aplicable cuando esos nombres no incluyan al de una persona.

1. Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de individuos: cuando el nombre de

una casa comercial o de una institución incluya el nombre completo de un individuo, deberá
invertirse el orden de las unidades, al igual que se hace en los ordenamientos nombres
personales el resto del nombre se colocara al final en orden que aparezca.
2. Los artículos: cuando los artículos él, la, los, las, y de “the” en ingles y la contracción del
estén al principio de un nombre, deberán colocarse al final, si, en cambio, están ubicadas en
medio del nombre es necesario colocarlos entre paréntesis pero no deberán cambiarse de
 lugar. En ambos casos no deben considerarse como unidad de clasificación, ni se toman en
cuenta para archivar excepción: los nombres geográficos compuestos por los, la paz, la
guaira, el paso, la guajira, el valle (esta regla va ligada a la regla Nº 12).
3. Nombre unidos por guion: los nombres de casas comerciales unidas por un guion, se
consideran como una unidad de archivo al clasificarlo. Es principio también, aplicable en los
apellidos de individuos unidos por un guion. El caso no es común en español pero es
frecuente en ingles.
4. Abreviaturas: deberán considerarse como si fuesen nombres completos; por su parte las
iniciales y las letras que no sean abreviaturas abran de clasificarse como unidades
separadas.
5. Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de la firma: las conjunciones
preposiciones como: in, para, por, en español “and”, “&”, “for”, “in”, “ot” no tienen que
tomarse en cuenta pare decir al clasificar ni archivar sin embargo no deberán omitirse ni
invertirse cuando de elaboren los títulos de las carpetas por ejemplo: para indicar que no se
han tenido en cuenta en el ordenamiento se colocaran entre paréntesis.
6. Una o dos palabras: los nombres que pueden escribirse indistintamente como 1 o 2 palabras
deber ser clasificados y archivados como 1 sola palabra esta regla tiene mayor aplicación en
el archivo de Ingles.
7. Nombres geográficos compuestos cada parte de un nombre geográfico compuesto se
considera como una unidad.

1ª 4ª
NOMBRES 2ª UNIDAD 3ª UNIDAD
UNIDAD UNIDAD
La paz
mining la paz mining Company
company
Aerolíneas
aerolíneas SAM
SAM
Compañía
nacional de Compañía nacional de chocolate
chocolates

1. Títulos y grados: los títulos y grados académicos que procedan o sigan al nombre de las
personas DR, LIC, DRA, SR, SRA, MGIS, no se tomaran en cuenta para la clasificación o el
archivo, se colocara al final, entre paréntesis, en el caso de SR, SRA, MGIS, los términos que
 designen precedencia en edad también deben ubicarse entre paréntesis y se tienen en
consideración para el ordenamiento y archivo.

Caso A: cuando un archivo se deba clasificar el nombre de un individuo que consista en un título

nobiliario y un solo nombre defina o el apellino (REINA ISABEL) no deberá invertirse el orden de esa

manera, será teniendo en consideración para la clasificación y archivo.

Caso B: cuando se deben clasificar dos nombres idénticos.

1. Caso posesivo: van más aplicadas al Ingles usado en el nunca aparece en español. Como
puede presentarse en situaciones de archivos se incluye aquí la regla cuando una palabra
termina en S seguida o precedida del apostrofo (s`) ignore el apostrofo y considere cada letra
del nombre, incluyendo la S.
2. Gobierno: los gobiernos de cada país se expresan con su nombre oficial completo al
clasificarlo debe considerarse primero el nombre del país; luego las divisiones mayores y por
último las subdivisiones menores, en ingles las 3 primeras unidades de archivo de gobierno
de los estados unidos de Norteamérica son (UNITED STATES GOVERMENT).
3. Otras subdivisiones políticas: los nombres que pertenezcan a otras subdivisiones políticas
tales como estados, departamentos, provincias, ciudades, municipios, distritos deberán
ordenarse y archivar bajo el nombre de la subdivisión política; luego habrá que subdividirlos
de acuerdo con el título del departamento división, comisión o junta.
4. Números: cualquier número que forme parte de un nombre debe considerarse como si
estuviese escrito en letras y consecuentemente como una unidad.
5. Homónimos: los localidades deben ser consideradas como una unidad de archivo
únicamente cuando existen dos o más nombres idénticos, el estado o departamento también
deberá tomarse en cuenta cuando haya más de una ciudad con el mismo nombre , en dos
estados o países diferentes.
6. Bancos: los partes del nombre de un banco o de una empresa financiera se considera en el
mismo orden que se escribe.

NOTA: esta es otra de las reglas cambiadas reciente mente cuya aplicabilidad el idioma español

todavía está sujeta a comprobación. Cuando hay una ciudad que sea diferente dentro de esta el

banco será distinguida por las avenidas, calles, direcciones, transversales etc., donde estén

ubicadas, este facilitara la operación de ordenamiento y archivo.

1. Nombres de mujeres casadas: para invertir el nombre de una mujer casada es razonable
guiarse por la forma en que ella escribe su nombre.
 En los países hispanos el nombre legal de la mujer casada está formado por su nombre de pila
seguido de su apellido y el apellido del esposo unido de la preposición “d” maría de Gómez. La
mujer casada que quisiera suprimir su apellido de soltera y la preposición d escribiría ese mismo
nombre así: maría Gómez.

 En los países de habla inglesa el nombre de la mujer casada puede escribirse de dos maneras el
nombre de pila seguido del apellido paterno o su inicial y después el apellido de su esposo. A
este nombre se le antepone la abreviatura MRS Nancy l. Adams, MRS maría r. Gómez.

SISTEMAS DE ORDENACION

ALFABETICO - por nombre de persona natural o jurídica

- geográfico: por sitios.

- temático: por temas o asunto.

NUMERICOS - ordinal.

- cronológico.
 MIXTOS - ordinal cronológico

- Alfanumérico.

Carpeta externa identificada alfabéticamente por nombre de persona natural para archivo de

gestión.

Albi

s días Sonia.

Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona natural. En las transferencias

primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas la carpeta se queda en el archivo de gestión.

ICBF (fondo)
Sección: recursos
Humanos
Nombre: albis días Sonia
ID: 22.633324
Cargo: conductor
Dependencia: secretaria-gerencia
Fecha ingreso_______
Fecha retiro _______
Estante Nº 17
Caja Nº 10

 Carpeta externa identificada

alfabéticamente por nombre de persona jurídica en los archivos.

Almacén éxito
 Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona jurídica.

ICBF (fondo)
Sección: ventas
Sub-sección: clientes
Nombre: almacenes éxito
NIT: 890663234
Fecha de:
AL:
Caja Nº 10

En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en

el archivo de gestión.

SISTEMA DE NUMERACION NUMERICA

Numero consecutivo: se puede hacer por códigos asignados a cada carpeta o caja, por cedula de

ciudadanía o por el nit de una empresa, este sistema requiere de una base de datos.

Numero consecutivo u ordinal: (disposición consecutiva ascendente que se aplica dentro de los

expedientes).

FACTURA 1745
FACTURA 1746
FACTURA 1747

Cronológico: el sistema de ordenamiento cronológico consiste en colocar las unidades de

almacenamiento en orden de fechas.

SISTEMAS DE ORDENACION MIXTOS

ALFANUMERICO: este sistema se usa en los contratos.

2000 Martínez duran Jorge

2001 Hernández López Susana
Carpeta externa de archivo de gestión identificada numéricamente por códigos.

Y base de datos en los archivos inactivos no se lleva el legajo interno si no solamente la carpeta

pues no es necesario; esto si es necesaria en los archivos de gestión donde la consulta es directo.

IDUC
Sección: recursos humanos
Sub-sección: ____________
Nombre: _____________
ID:

Legajo interno rotulado numéricamente.

En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en

archivo de gestión.

LOS DOS PRINCIPIOS PILARES DE LA ARCHIVISTICA

EL ORDEN ORIGINAL: se trata de ordenar los documentos dentro del expediente respetando la

secuencia original de producción recibo o tramite.

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de conservar los documentos dentro del fondo al cual

natural mente pertenecen. Ejemplo: las facturas deben de estar ubicadas en el lugar donde están

todos los documentos pertenecientes al departamento de contabilidad.

PROCESO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Este procedimiento tiene tres actividades.

 Rotular o marcar las carpetas y demás unidades de almacenamiento (cajas, estantes, etc.).
 Diligenciar el inventario único documental (empresas públicas) o un inventario de datos básico
(empresas privadas).
 Indizar: consiste en colocar índices para agilizar la búsqueda dentro de los expedientes.
 Alimentar las bases de datos.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES BASICAS

FONDO: es la totalidad de la documentación que le pertenece a una empresa y que ha producido a

lo largo de su vida útil, se subdivide y cerrado.

SECCION: son las unidades administrativas mayores.

SUBSECCION: son las subdivisiones de las unidades administrativas mayores.

SERIE DOCUMENTAL: son los distintos tipos documentales que se producen en el desarrollo de las

funciones, ejemplo: actas (series).

SUBSERIES: las subdivisiones de una serie ejemplo: actas de junta directiva (subserie).

ROTULACION EN EMPRESAS PÚBLICAS

ROTULACION DE CARPETAS ROTULACIÓN CAJA

IDUC
ICBF (fondo)
(fondo)
Sección: contabilidad
45
Sub-sección: contabilidad
tesorería
Serie:
Serie:
actaegresos
de entrega
Fecha del: 01-enero 2001
AL: 30-abril-2001
Caja Nº 45
 igue

AL:
IDUC (fondo)
Caja Nº 45
45
Sub-sección: contabilidad
Serie: egresos
 Fecha del: 01-enero 2001
AL: 30-abril-2001
Caja Nº 45
Aki

La marcación de estantes puede hacerse numérica o alfa-numérica es decir, que un estante puede

ser el numero 1, y su primer entre paño puede ser la letra A de modo que al buscar el documento

nos dirán que la carpeta está en la ubicación 1 A.

Las cajas en las empresas públicas deben marcarse reflejando las agrupaciones documentales

correspondientes.

En las empresas privadas es el nombre de la empresa, nombre de la dependencia productora,

nombre del documento y sus fechas iniciales y final.

INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

Acuerdo 042 de 2002 en las empresas privadas se adapta a la necesidad especifica, en las

empresas publicas en inmodificable.

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario.

INVENTARIO DE ARCHIVO

Según la ley 594/2000. Articulo 15, los servicios públicos al desvincularse de las funciones titulares,

entregan documentos y archivos a su cargo debidamente inventariado, conforme a las normas y

procedimiento que establezca el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, sin que ello implique

exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en el caso de irregularidades.

El inventario es un instrumento que describe la relación detallada de las unidades de conservación

de un archivo sirve como medio de control de las existencias y su ubicación física.

Para las entidades públicas existen un formato único que las privadas pueden adaptar a sus

necesidades, debe acompañarse con un acta de entrega y recibo.

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad remitente hoja Nº ____

Entidad productora año___ mes___ día ___

Unidad administrativa nt___ Nº de transferencia

Oficina productora

Objeto
 SERIES O FECHA OB
Nº UNIDAD DE Nº
CODI TIPOS DE S SOPOR F.CONSU S
DE OR CONSERVA FOLI
GO DOCUMEN EXTER TE LTA O
DEN CION OS
TOS NAS ST
Acta de
23-12-99 Z
1 0835 comité c l t a 56 papel E
02-10-00 x
maritario

Entregado por

___ cargo ___

Recibido por___ cargo ____

C= caja T= tomo ST= signatura topográfica L= legajo E= esporádica

PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCION

INDIZACION: consiste en colocar una hoja al principio del expediente donde se relacionan los

documentos contenidos en una carpeta junto con el número del folio o separador donde se

encuentran.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA LEY 594

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programas de gestión documental: las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión

de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los principios y procesos archivísticos. (Art 21).

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales

empleados además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,

fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Foliar: consiste en numerar cada hoja que compone un documento en la parte superior derecha y

por la cara anterior, usando lápiz grafito o tinta negra en forma legible.

Serie documental: equivale a las distintas clases de documentos que produce una oficina en el

cumplimiento de sus funciones y que puede tener subdivisiones ejemplo: serie, actas, subserie,

actas de junta directiva.

Tipología documental: son los distintos tipos documentales que conforman una serie documental

ejemplo: el certificado de antecedentes disciplinarios dentro de un contrato, la cedula de ciudadanía

dentro de una historia laboral.

PROCEDIMIENO GENERAL PARA ARCHIVAR

Inspeccionar: al iniciar el proceso de archivar debemos de estar seguros de que los documentos

hayan cumplido su trámite. Se puede usar símbolos como: ok, chulos, sellos o iniciales.

Clasificar es: agrupar los documentos de la misma clase.

Ordenar: es poner cada grupo de la misma clase en orden alfabético o numérico.

Distribuir: es colocar los documentos dentro de las carpetas, cajas etc.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Consiste en pasar la documentación de archivo de gestión al central y de este al permanente o

histórico.

Clases de transferencias.

Primaria: es la que se efectúa del archivo de gestión al archivo central.

Secundaria: es la que efectúa el archivo central al histórico.

Interna: es la que se efectúa entre las dependencia de una empresa.

Externa: es la que se efectúa entre dos entidades diferentes.

Periódica: es la que se efectúa en periodos establecidos en los calendarios de transferencias que

establecen previamente las empresas.

Perpetua: es la que se efectúa en cualquier época del año.

REQUISITOS.

Ø Depuración: todo documento que se vaya a transferir debe practicársele la depuración

(duplicados, folios en blancos, documentos de apoyo o los que se consideren no esenciales).

Ø Limpieza mecánica: todo expediente debe liberar de las grapas que estén demás y de todos los

clips. A los ganchos legajadores se les debe colocar cinta pegante o contac por detrás para cubrirlos

y protegerlo de la oxidación.

Ø Foliación: los expedientes que se va a transferir deben foliarse según las especificaciones de

foliatura del AGN.

Ø Rotulación: todos los expedientes de la transferencia debe tener los rótulos de ley.

Ø Inventario: toda transferencia documental primaria o segundaria deber ir acompañada de un

inventario.

PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

En las empresas del estado y para evitar muchos problemas se deben tener controles sobre los

préstamos y la consulta de los documentos tanto en los archivos de gestión como en los centrales.

Políticas que se deben definir.

· Definición de los documentos de consulta restringida.

· Especificaciones de consulta (las historias laborales y clínicas respecto del empleado o

paciente).

· Instrumento por utilizar (libro, planilla, fichas etc.).

· Tiempos de préstamo.

· Definición de préstamo de expediente o unidad documental.

· Sanciones por perdidas.

· Sanciones por desacato.

· Conductas regulares, autoridades y organismos autorizados para el préstamo de ciertos

documentos.

FORMATO CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

 Es un instrumento que sirve para controlar las salidas o prestamos de documentos a otras

dependencias. Puede hacerse con guías de afuera, con formatos o planillas, libro o con base de

datos. De forma que se hagan los datos son los mismos.

DEPENDENCIA
FECHAS DE NOMBRE DEL RETIRADO Nº DEVUELTO FECHA DE
PRESTAMO DOCUMENTO POR NOMBRE FOLIOS POR DEVOLUCION
(nombre-firmas)

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

Especificaciones de preservación y conservación.

Preservar: es ejercer controles sobre el microclima del lugar donde se almacena el bien cultural

documental.

Conservar: es ejercer controles sobre las unidades de almacenamiento que rodean al bien cultural

documental.

PAUTAS GENERALES DE CONSERVACION Y CONOCIMIENTO DE LA LEY 594

- Es recomendable comprar carpetas tamaño oficio para que quepan los dos tamaños del papel.

- Utilizar hojas en blanco al principio y al final del expediente evita que se ensucien el primero y

el último documento en legajos que contengan documentos vitales.

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