Buenas Prácticas de Recepción de Medicament Os

RECEPCION Y DESPACHO
DE MEDICAMENTOS
Y
DISPOSITIVOS MEDICOS
JORGE LUIS MAYA BENAVIDES Q.F.

Buenas Prácticas para la Recepción de Medicamentos
DEDICATORIA
“Mi gratitud y mi amor a mi esposa y a mis hijos que me

perdonaron por robarles tiempo a fin de escribir esta obra”
“A mis alumnos, amigos y colegas quienes saben que el

concepto de farmacia se está transformando ante nuestros ojos y debemos adaptarnos a las
nuevas circunstancias con inteligencia, creatividad, trabajo y dedicación”
www.farmacus.com.co
1
CONTENIDO
NOTA DEL AUTOR ....................................................................................................... 3
1. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ............................ 4
2. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ......................... 5
3. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS ........................................................................................................................ 13
3.1. LA RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................ 14
3.2. RECEPCION TECNICA..................................................................................... 16
4. DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO .................................. 17
4.1. ROTULACION DEL EMPAQUE SECUNDARIO ............................................... 17
4.2. ROTULACION DEL ENVASE INDIVIDUAL: ..................................................... 17
4.3. DEFECTOS EN LA FORMA FARMACEUTICA ................................................ 20
4.4. NIVEL DE ACEPTABILIDAD ............................................................................ 21
4.5. ROTULACION DEL ENVASE DE LOS MEDICAMENTOS EN VOLUMEN
MENOR A 5 mil ........................................................................................................... 22
4.6. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD PARA
MEDICAMENTOS NO OFICIALES ............................................................................. 22
5. ALMACENAMIENTO ............................................................................................... 23
6. EMPAQUE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ............................. 28
7. DESPACHO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ........................... 29
8. TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ...................... 31
9. RESUMEN DE CONDUCTAS A SEGUIR EN RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
INSUMOS HOSPITALARIOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS ........................ 31
INSUMOS QUIRÚRGICOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS ........................... 32
11. DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MÉDICOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS...................................................... 33
12. DEVOLUCIONES ..................................................................................................... 35
13. REALIZACION DE UN ANÁLISIS ABC / VEN ...................................................... 40
14. ETIQUETADO .......................................................................................................... 42
15. RESUMEN GENERAL DE LAS CONDUCTAS A SEGUIR PARA LA ..................... 43
16. RESUMEN GENERAL DE LAS CONDUCTAS A SEGUIR PARA LA ..................... 44
17. COLORES QUE IDENTIFICAN LAS SUBAREAS DE ALMACENAMIENTO .......... 47
18. ANEXOS .................................................................................................................. 48
www.farmacus.com.co
2
NOTA DEL AUTOR
Este procedimiento tiene como objetivo principal asegurar a los pacientes o clientes del
servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico, el acceso oportuno a los
medicamentos necesarios y/o dispositivos médicos, teniendo en cuenta calidad, eficacia,
seguridad, costo y uso racional...
Reservando la calidad de los medicamentos durante su conservación y almacenamiento
en las instalaciones de la institución o en la bodega y estanterías del establecimiento o
servicio farmacéutico. Además:
1. Verificar que los ingresos y egresos de los medicamentos y/o dispositivos médicos
cumplan con las especificaciones señaladas y estén soportados con los
documentos definidos por la organización.
2. Alistar los medicamentos y/o dispositivos médicos para las diferentes áreas o
unidades del negocio, según solicitud o pedido, verificando que corresponda con la
documentación que los ampara y asegurarse que el pedido sea colocado en el
lugar y tiempo establecido.
3. Realizar devoluciones de los objetos que no cumplan con los requisitos exigidos y
las buenas prácticas de manufactura, de acuerdo con los procesos y trámites
establecidos, verificando que sea descargado del sistema y que los reclamos
respectivos sean atendidos en el tiempo establecido.
www.farmacus.com.co
3
1. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS
Definición del proceso de selección
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria

y participativa se realiza en una institución de salud o en un establecimiento farmacéutico,
para definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar para
asegurar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia,
calidad y costo. En el proceso de selección toma parte activa el servicio farmacéutico y el
Comité de Farmacia y Terapéutica.
Se seleccionarán los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera

regular en la institución, teniendo en cuenta el Manual de Medicamentos y Terapéutica del
Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y los esquemas de tratamiento,
guías o protocolos de manejo con que cuente la institución, cuando apliquen.
En la selección de medicamentos y dispositivos médicos la participación del servicio

farmacéutico será de carácter técnico, además también podrá ser de carácter
administrativo siempre que la organización así lo determine.
Procedimiento para la selección
El procedimiento para la selección de medicamentos y dispositivos médicos se adelantará

básicamente mediante los siguientes pasos:
a) Definición de políticas institucionales.
b) Determinación del consumo histórico.
c) Decisión de selección.
www.farmacus.com.co
4
Control durante la selección
Se contará con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar,

evaluar y gestionar el proceso de selección de medicamentos y dispositivos médicos, de
conformidad con el Decreto 2200 de 2005.
2. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Definición del proceso de adquisición
Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que

permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el
plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades
de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
El objetivo de la adquisición es mantener las existencias necesarias de los
medicamentos y elementos que se requieren para atender a los clientes a precios que
garanticen la rentabilidad de la empresa y la competitividad en el mercado y/o planificar
adecuadamente el suministro a nivel institucional y los usuarios con criterios de
racionalidad y contención de costos. El proceso se realiza para lograr un inventario sano,
logrando la mejor mezcla para no tener sobre stock, agotados ni faltantes
Comité de compras de la institución
Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan

la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos, para
recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa. El director técnico del
servicio farmacéutico dará concepto técnico al comité para la adquisición de los
medicamentos y dispositivos médicos. La participación de este personal es el factor clave
del éxito de la programación.La institución creará mecanismos que permitan adquirir los
dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las urgencias evidentes,
que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).
www.farmacus.com.co
5
En el caso de los establecimientos mayoristas se establece el cargo de un jefe de

compras.
La adquisición se hará a través del Estatuto de Contratación Pública o de la normatividad
vigente para la contratación privada o comercial, según el caso, y estará sometida a
control interno y externo, a excepción de las entidades que no manejen recursos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) o del erario público. Se podrá
adquirir bajo la modalidad de compra, donación, cesión o transferencia y cualquier otra
forma reconocida legalmente.
Procedimiento para la adquisición

El procedimiento para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos se
adelantará básicamente siguiendo estos pasos:
1. Programación de necesidades
El servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico determinará la cantidad de

medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto período, teniendo en
cuenta: el perfil epidemiológico de la institución, la población usuaria y/o consumo
histórico, comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la
oferta de servicios y el presupuesto disponible.
La programación de necesidades debe cumplir los siguientes pasos:
a) Definir período de análisis y de proyección de necesidades.
b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas

por nivel de uso en cada servicio.
c) Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.
d) Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos,

después de comparar los literales a) y c).
www.farmacus.com.co
6
e) Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar las cantidades a
adquirir, teniendo en cuenta los indicadores de punto de reposición, consumos
promedios, niveles mínimos y tiempo de reposición.
f) Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico

de cada medicamento dentro del total (Clasificación ABC/VEN de los
medicamentos) o cualquier otro método idóneo para tal fin.
g) Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo

con la modalidad de adquisición, las necesidades y el flujo de caja de la
institución. La programación de necesidades será evaluada permanentemente y
aprobada por el Comité de Compras.
2. Decisión de adquisición
Definida la programación de necesidades, se aplicará la política de compras de la

organización, determinando la modalidad de la adquisición, la característica de la
negociación, la evaluación de las ofertas y la adjudicación y suscripción del contrato o la
contratación directa.
3. Prevalencia del conocimiento técnico
El criterio técnico del director del servicio farmacéutico prevalecerá cuando se presenten
diferencias de criterios entre el responsable de las compras y el responsable del servicio
farmacéutico, respecto a la calidad, recepción y almacenamiento, distribución, uso
adecuado, devolución al proveedor por fecha próxima de vencimiento, ofrecimiento,
aceptación y/o rechazo de donaciones, destrucción o desnaturalización de medicamentos
y dispositivos médicos.
4. Envío de información
El responsable de la adquisición enviará de manera oportuna, continua y verás al sistema

de información del servicio farmacéutico toda la información que vaya adquiriendo
respecto a medicamentos y dispositivos médicos.
www.farmacus.com.co
7
5. Control durante el proceso de adquisición
La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos que permitan

continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de adquisición
de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto
2200 de 2005. En el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos se controlará
continuamente el cumplimiento de la normatividad para la contratación administrativa, civil
y comercial, según el caso, especialmente, el cumplimiento de los principios de
economía, transparencia y selección objetiva del contratista. Además, se tendrá en cuenta
el sistema de codificación para medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo con lo
que establezca para tal fin el Ministerio de la Protección Social.
PERSONAS INVOLUCRADAS
Jefe de compras Auxiliar de recepción
Auxiliar de devoluciones Departamento de costos
Director técnico Servicios Médicos
Servicios clínicos
DOCUMENTOS Y EQUIPOS INVOLUCRADOS

Orden de compra Factura
Ingreso de mercancía Aviso crédito
Devolución en compra Computadora
CONDUCTAS A SEGUIR
Para efectuar una compra, primero que todo debe existir una preparación previa para
saber qué comprar, en qué cantidades, a qué precios, en qué condiciones de plazos y de
entrega; posteriormente se produce la negociación con el proveedor, el ponerse de
acuerdo en los términos y las cantidades a comprar; luego se emite la orden de compra
en la que se oficializa el pedido y finalmente se produce la entrega de la mercancía a
satisfacción para ser vendida o entregada.
www.farmacus.com.co
8
Definida la programación de necesidades, el comité o jefe de compras de la institución

aplicará la política de compras de la organización, determinando la modalidad de la
adquisición, la característica de la negociación, la evaluación de las ofertas y la
adjudicación y suscripción del contrato o la contratación directa.
Cuando se presenten diferencias de criterios entre el responsable de la división
administrativa encargada de las compras y el responsable del servicio farmacéutico
respecto a la calidad, almacenamiento, distribución, uso adecuado, devolución al
proveedor por fecha próxima de vencimiento, ofrecimiento aceptación y/o rechazo de
donaciones, destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos,
prevalecerá el criterio del director técnico del servicio farmacéutico.
La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos que

permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de
adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, además se controlará
continuamente el cumplimiento de la normatividad para la contratación administrativa, civil
y comercial, según el caso, especialmente, el cumplimiento de los principios de
economía, transparencia y selección objetiva del contratista.
Es de carácter opcional la utilización de algunos programas internos (software) de

compras con base en la rotación de cada cliente para los departamentos de compras, o
de lo contrario tendrán en cuenta el consumo histórico, necesidades, ofertas,
presupuesto, etc.
Para este efecto los medicamentos y elementos se clasifican dentro de un grupo
farmacológico cada uno de los medicamentos y los dispositivos médicos según su uso,
luego se ordenan dentro de cada grupo y se retiran las duplicaciones y no necesarios que
presenten una baja frecuencia de consumo por consumos históricos, previa autorización
del comité. Al listado se le deben realizar evaluaciones periódicas y verificar saldos de
existencia.
En los servicios farmacéuticos estimar las cantidades de medicamentos se hace con
base en:
 Metas de producción de la institución, numero de egresos, numero de consultas,
etc.
 Posibles modificaciones de la demanda de atención.
 Perfil epidemiológico de la institución.
www.farmacus.com.co
9
 Esquema de tratamientos utilizados.

 Identificación de los medicamentos esenciales y vitales (que no deben faltar
nunca), con el objetivo de que ante problemas de financiamiento o de otra índole,
estos nunca falten.
 Emplear la denominación genérica (siempre que sea posible), a fin de facilitar los
procesos de compras y la utilización en la institución.
 Dar cumplimiento a la normatividad que emana de los entes centrales.
 Considerar, como parte de necesidades todo medicamento que ingrese, previa
autorización de gerencia o dirección de la institución, tales como, muestras
médicas donadas, medicamentos de investigación, intercambios
interinstitucionales, etc.
La orden de compra es un documento formal entre el Proveedor y Distribuidora que

perfecciona un contrato de compra venta entre las partes. Al ser un contrato entre las
partes, debemos asegurar que cumpla de manera muy clara y precisa, las cantidades,
precios, plazo de pago, descuentos, fecha de entrega y vigencia. Debe estar firmada por
las partes (de parte de la distribuidora por el jefe de compras y de parte del proveedor por
el vendedor autorizado por este). Una vez emitida y firmada por las partes, no podrá ser
modificada. Para tales efectos, siempre será válida la última orden de compra emitida.
No se debe permitir que se coloquen pedidos por cantidades que superen el plazo de
pago otorgado por el proveedor. La política de algunas empresas es de no quedar
medicamentos pendientes. Tan pronto se emite una orden de compra todas las anteriores
quedan anuladas.
Seguir adecuadamente programas de compras de acuerdo a rotación para las
cantidades a comprar y para ello es necesario clasificar a los proveedores de la
distribuidora, dependiendo del volumen de ventas, en proveedores tipo A, AA y AAA.
 Proveedores tipo A: se debe establecer una frecuencia de pedido mensual o
bimensual y de acuerdo con ello estipular cronograma de visitas.
 Proveedores tipo AA: se debe establecer una frecuencia de pedido quincenal o
mensual y de acuerdo con ello estipular cronograma de visitas.
 Proveedores tipo AAA: se debe establecer una frecuencia de pedido semanal o
quincenal y de acuerdo con ello estipular el cronograma de visitas del
representante.
www.farmacus.com.co
10
Obviamente esto no es una camisa de fuerza y es muy flexible, inclusive el tipo de

clasificación.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y las cantidades que llegan son
inferiores a las solicitadas, se reciben las unidades y se cierra la orden de compra,
cancelando las unidades que no llegaron en el sistema.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y llegan bonificaciones no pactadas en

la orden de compra, se hace otra orden de compra autorizada por el Gerente, por las
unidades bonificadas, a costo cero.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y los productos llegan a un costo menor,
se hace nota crédito por el monto de la diferencia, que entra directamente a otros ingresos
y se ajusta el menor valor del IVA en los casos en que los productos sean gravados por
este.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y los productos llegan a un costo mayor,
se hace nota débito al proveedor por el monto de la diferencia para descontarla de la
factura pasando las facturas a tesorería rápidamente.
Algunos proveedores incluyen el número de la orden de compra en la guía del
transportador.
DETALLES DEL PROCESO
El departamento de compras cita a los diferentes tipos de proveedores según

programación, procesa el pedido, quien arroja los requerimientos, negocia con el
proveedor e imprime la orden de compra. Archiva la copia de la orden de compra
firmada por el proveedor; en orden consecutivo y por laboratorio, la original se le
entrega al proveedor como constancia del pedido.
El auxiliar de costos recibe la factura, si encuentra inconsistencias realiza la nota de
devolución si es por mercancía ó aviso crédito si es por valor, de lo contrario continua el
proceso sin nota. Ingresa al programa de compras imprime el ingreso de mercancía
observa inconsistencias anotadas por el auxiliar de recepción de mercancías y procede a
www.farmacus.com.co
11
convertirla en factura de compra. Genera el informe, programa la fecha de pago y lo pasa

a tesorería junto con las facturas y las órdenes de compras que entraron en el día.
El director técnico o auxiliar de recepción previa autorización del director recibe las
guías del transportador y verifica en el sistema si con el laboratorio se tiene una orden de
compra. Verifica el número de cajas, coloca la fecha, la firma y los sellos y la entrega al
transportador esto si los laboratorios reciben devoluciones; de lo contrario retiene las
guías destapa las cajas verifica las unidades, las fechas de vencimiento, toda la
información general aleatoriamente, si encuentra inconsistencias anota en la guía de la
transportadora.
Abre las cajas, saca la factura y anota en el indicador de gestión de recepción de
mercancía, la fecha, número de orden, proveedor, transportador, hora de llegada, hora de
recibo, hora de recepción, unidades recibidas y numero de cajas. Realiza la entrada de la
mercancía al sistema y continúa con el proceso de recepción de mercancía hasta el final
del proceso de despacho. Al final las facturas pasan al departamento de costos
En el caso de compra de medicamentos en consignación la mercancía administrada es
entregada bajo el formato de consignación previa negociación pactada con el proveedor,
si esta mercancía no ha rotado hasta el momento de cancelar la factura es devuelta al
proveedor.
Para cancelar la mercancía recibida en consignación esta debe haber rotado más del
70% del total de las unidades de la mercancía o de acuerdo a la negociación.
Si no ha rotado procede a pasar al departamento de costos para que realice una nota
de devolución en compras, pasa al auxiliar de devoluciones una copia adicional para que
recoja la mercancía de la bodega y se la entregue al proveedor, haciéndole firmar copia
de recibido. Si por el contrario la mercancía ha rotado se procede a pagar la factura,
previa autorización del departamento de compras.
www.farmacus.com.co
12
3. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS
El Servicio de recepción y almacenamiento de medicamentos, dispositivos médicos,

insumos hospitalarios e insumos quirúrgicos consiste en la recepción de estos elementos
de acuerdo a su clasificación tanto en el área de urgencias como en la farmacia principal y
su posterior distribución a las diferentes áreas con base en las formulaciones médicas. A
nivel del canal comercial o establecimientos farmacéuticos se deben seguir los mismos
principios manteniendo rentabilidad a la empresa, competitividad en el mercado y con un
inventario sano.
El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico deberá contar con los,
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias necesarias para un
tiempo determinado, fijando los niveles mínimo y máximo de existencias, punto de
reposición o punto de pedido y presupuesto necesario, para cumplir con la prestación
oportuna del servicio. Este requisito es de aplicación opcional por parte de los
distribuidores particulares. Se deberá realizar inventario general, pruebas selectivas o
inventario rotativo y el inventario permanente. Requisito de aplicación opcional por parte
de los particulares.
Además se deberá verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos
y dispositivos médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de
vigencia o se solicite con la debida antelación ya sea la devolución o cambio al proveedor.
A continuación se describen claramente los procedimientos para iniciar, desarrollar y
concluir una actividad u operación relacionada con el proceso productivo o de suministro
de elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones
fijadas, el número y características del personal que interviene, etc.
Para este efecto se requiere un espacio físico o área de aprovisionamiento de
elementos, mobiliario y equipo y un recurso humano de diferentes disciplinas, dada la
naturaleza de las actividades que se desarrollan.
DEFINICIÓNES
RECEPCION: Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra
o pedido contra lo recibido físicamente y con lo contenido en la remisión o factura.
Adicionalmente se debe tener en cuenta lo establecido por la legislación vigente para
verificar la calidad del producto.
www.farmacus.com.co
13
LA RECEPCIÓN ES DE DOS TIPOS:

3.1. RECEPCION ADMINISTRATIVA
3.2. RECEPCION TECNICA
3.1. LA RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA: permite constatar si el producto o servicio y

la factura o remisión o cuenta de cobro cumple con las especificaciones pactadas
con el proveedor. En caso de que se requiera una liberación de urgencia del
producto, se debe realizar una verificación administrativa completa y realizar una
verificación no muestreada del estado físico del producto, ejemplo:
a) Condiciones de transporte Se verifica el número de cajas transportadas que

coincida con lo relacionado en la guía transportadora y el estado del embalaje.
b) Estudio de la documentación que contiene el negocio
Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las
condiciones del negocio.
c) Recepción y estudio de la documentación de entrega

Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la entrega.
d) Confrontación de la orden de compra o pedido contra la factura o traslado:
Cantidad registrada en la factura o traslado (TR) coincida con la cantidad
solicitada.
Los productos comprados deben conservar las especificaciones de la orden de
compra o pedido.
e) Confrontación física de los productos vs Orden de compra o pedido:
Los productos recibidos cumplen con las especificaciones de lo pedido y lo
facturado.
Para el caso de los medicamentos se debe verificar específicamente que:
1. El nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o
pedido y factura.
2. La forma farmacéutica (tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, elixir)
coincide con lo solicitado y lo facturado.
3. La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada.
www.farmacus.com.co
14
4. El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de la orden
de compra.
Si al realizar la confrontación se encuentran que:

 Los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al proveedor o al
distribuidor del producto
 Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre
genérico no concuerda, se debe separar el excedente o los medicamentos para
su devolución al proveedor o a la bodega (formato Reporte de novedades) según
sea el caso.
 Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de
Novedades.
f) Muestreo:
Se definirá el plan de muestreo a utilizar y calculará el tamaño de la muestra. La muestra
se extraerá del total del lote y se procederá de conformidad con lo estipulado en la
Resolución del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA
2004008172 de 2004 o las normas técnicas de calidad de INVIMA. Este requisito es de
aplicación opcional por parte de los establecimientos farmacéuticos minoristas.
g) Acta de Recepción:
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el
procedimiento de recepción, especialmente la fecha y hora de entrega, cantidad de
unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones
de trasporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita
identificar en todo momento la muestra tomada. El acta será firmada por la
persona que recibe y la que entrega y será archivada en el sitio previamente
designado y en orden sucesivo.
h) Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas:

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios
farmacéuticos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacéuticos.
www.farmacus.com.co
15
i) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos:

El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico registrará en los medios
existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor
unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos médicos recibidos.
3.2. RECEPCION TECNICA: La Recepción técnica permite constatar el grado de

cumplimiento de las características y especificaciones técnicas del producto. Si a
la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su llegada, se
debe separar sin ser desempacada y dispuesta en la zona de recepción hasta que
pueda verificarse. No se debe retirar ningún artículo de las cajas si la recepción no
se ha realizado. Las especificaciones son:
1 Características físicas
2 Condiciones de almacenamiento
3 Características organolépticas
4 Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y embalaje
5 Forma farmacéutica
6 Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años contados a
partir de la fecha de fabricación.
7 Número del lote de fabricación
8 Registro sanitario
9 Laboratorio fabricante.
El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo
al azar sobre el lote de recepción, utilizando para esto la Norma Técnica Colombiana
NTC-ISO-2859-1 (Tablas Militar Estándar) emitida por el ICONTEC.
Nota: La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote
recepcionado y sobre ella se hace la inspección de las especificaciones técnicas
descritas, las cuales se detallan a continuación:
www.farmacus.com.co
16
4. DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO
EMBALAJE: que la identificación corresponda al producto o a la orden de compra; que el

material del embalaje esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique
deterioro del producto; y que no se encuentre abierto
4.1. ROTULACION DEL EMPAQUE SECUNDARIO

Ausencia de: nombre genérico, número de registro sanitario, forma farmacéutica, número
del lote, fecha de expiración, formulación del producto, cantidad o volumen, formulación
errónea o mal expresada.
Ausencia del laboratorio titular y/o fabricante.
Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto así lo
requiera (ej.: consérvese bajo refrigeración).
Ausencia de la vía de administración.
Ausencia del precio máximo de venta al público (si la norma lo exige)
Descripción incorrecta de la forma farmacéutica.
Impresión defectuosa o no legible.
Alteración o modificación de la impresión original.
No concordancia entre datos del empaque primario y secundario.
4.2. ROTULACION DEL ENVASE INDIVIDUAL:
Ausencia del nombre genérico, número de lote, forma farmacéutica, número del registro
sanitario o de la fecha de expiración.
Ausencia de la vía de administración.
Ausencia de la cantidad contenida en el envase para soluciones, con excepción de las
soluciones parenterales en los cuales se considera CRÍTICO.
Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin necesidad de
especificar excipientes.
Ausencia de la leyenda “agítese antes de usar”, para suspensiones.
Impresión defectuosa o no legible.
Alteración o modificación de la impresión original.
CUANDO SE UTILIZAN ETIQUETAS:
Torcidas o mal pegadas, se exceptúan los medicamentos para reconstituir con señal de
afore, en cuyo caso se considera defecto MAYOR.
Impresión de calidad deficiente. No debe desprender tinta al tocarla con los dedos.
www.farmacus.com.co
17
La NO concordancia de la información contenida en el envase primario y secundario.
Franjas y leyendas:
1 Franja roja en sentido horizontal para los antibióticos, vacunas y vitaminas en forma
líquida.
2 Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica
medicamentos del POS
3 Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial
4 Si el medicamento es de Venta libre puede presentar indicaciones o uso en la
etiqueta
La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”
Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar sucia, manchada, arrugada, mal
pegada, torcida ni rota.
a) nombre del producto;

b) contenido (cantidad);
c) concentración del principio activo
d) forma farmacéutica;
e) forma de presentación;
f) número de lote;
g) fecha de fabricación;
h) fecha de vencimiento;
i) registro sanitario;
j) identificación del fabricante y del importador cuando corresponda; y
k) contraindicaciones, advertencia y condiciones de almacenamiento.
EMPAQUE PRIMARIO:
Envase de vidrio:
Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con fines de foto protección).
Cuando el color del envase con fines de foto protección impide la inspección visual del
producto.
Ausencia de cierre o banda de seguridad.
Manchas o rayaduras en su interior.
Deficiente hermeticidad del cierre.
www.farmacus.com.co
18
Falta de uniformidad en envases de un mismo lote.

Suciedad exterior.
Envase plástico:
Olor No característico* u objetable.
Ausencia de banda de seguridad.
Manchas o rayaduras en el interior de envases
Traslúcidos.
Perforaciones.
Suciedad exterior.
Deformaciones que afectan su apariencia.
Tubos colapsibles:
Perforaciones, grietas o roturas.
Tubos deformados.
Suciedad exterior.
Materiales laminados (blíster, encelofanados, sachet, foil, etc.):
Laminado roto
Producto laminado con llenado incompleto.
Superficie arrugada, rayada o sucia.
Debe tener la información de: Nombre genérico y/o comercial. Lote, fecha vencimiento,
laboratorio fabricante, registro sanitario
Cierres:
Ausencia del agrafe cuando se requiere.
Cierre roto.
Agrafe mal ajustado.
Grafado defectuoso.
Ausencia de perforaciones para apertura.
Reutilizado.
Tapas:
Ausencia de perforaciones o rupturas
Buen ajuste de la tapa que deje escapar parte del medicamento por su mal ajuste
www.farmacus.com.co
19
Que este acompañada de la banda de seguridad.
4.3. DEFECTOS EN LA FORMA FARMACEUTICA

FORMAS FARMACEUTICAS LIQUIDAS (ESTERILES Y NO ESTERILES):
Presencia de cristales en soluciones y heterodispersos, exceptuando los casos en que la
monografía (oficial o no oficial) lo admita (para líquidos esté riles).
Sedimentos o precipitaciones en soluciones.
Sedimento no redispersable en suspensiones.
Color NO característico* o NO homogéneo.
Turbidez en soluciones.
Presencia de partículas extrañas.
Separación de fases en emulsiones.
Olor extraño u objetable.
Fluidez inadecuada.
Envase sin contenido o contenido disminuido.
FORMAS FARMACEUTICAS SOLIDAS ESTERILES:
Color NO característico* o NO homogéneo.
Compactación del polvo.
Solubilización incompleta en caso de polvos para suspender.
Dispersión deficiente en caso de polvos para suspensión.
El polvo debe desprenderse fácilmente de las paredes del frasco
No debe contener partículas extrañas
FORMAS FARMACEUTICAS SEMISOLIDAS:
Color NO característico * o NO homogéneo.
Presencia de material extraño.
Separación de fases.
No homogeneidad en el aspecto del producto.
Olor No característico* u objetable.
Consistencia inadecuada.
FORMAS FARMACEUTICAS SOLIDAS NO ESTERILES:
Polvos y granulados:
Color NO característico o NO homogéneo.
www.farmacus.com.co
20
Presencia de material extraño.

Compactación.
Solubilización incompleta en polvos y gránulos para disolver.
Dispersión deficiente en el caso de polvos para suspensión, exceptuando las
presentaciones unidosis en donde se considera como defecto MAYOR.
Tabletas:
Bordes erosionados y/o tabletas rotas
Color NO característico* o NO uniforme (en la tableta y entre tabletas).
Tabletas manchadas o laminadas.
Polvo del producto adherido a la superficie.
Ruptura o porosidad de la cubierta.
Presencia de partículas extrañas.
Capsulas.
Color NO uniforme.
Rotas, quebradizas, porosas o con cierre defectuoso.
Polvo del producto adherido a la superficie.
Deformaciones.
Suciedad exterior en cápsulas blandas.
Color que no corresponde a la especificación del producto.
Nota: Entiéndase por COLOR CARACTERISTICO el que establece el fabricante para
su producto.
4.4. NIVEL DE ACEPTABILIDAD

Para cada defecto:
DEFECTO CRÍTICO
El producto se acepta con cero (0) defectos críticos. Cuando hay algún defecto crítico el
producto es calificado como no aceptable.
DEFECTO MAYOR
www.farmacus.com.co
21
Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.

DEFECTO MENOR
Se acepta con todos los defectos menores, informando al fabricante para su corrección y
realizando una nueva inspección del producto
4.5. ROTULACION DEL ENVASE DE LOS MEDICAMENTOS EN VOLUMEN

MENOR A 5 mil
La finalidad de esta norma es establecer la información mínima que debe llevar un envase
de un volumen menor a 5 mil.
Todo envase debe llevar impreso como mínimo: nombre del producto, formulación del
producto, número de registro, número de lote, fecha de expiración y vía de administración.
Nivel de aceptabilidad. La ausencia total o parcial de esta información se considera
defecto crítico.
4.6. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD PARA

MEDICAMENTOS NO OFICIALES
OBJETIVO: La finalidad de esta norma es establecer el mecanismo a seguir en el caso
de los productos no oficiales respecto a su control de calidad.
El laboratorio fabricante, anexará además s de la documentación exigida para el registro
lo siguiente:
Metodologías analíticas, validación correspondiente y estándar certificado. El INVIMA
estudiará la documentación y verificará la validez de los métodos analíticos propuestos. Si
los métodos enviados por el laboratorio no demuestran confiabilidad, el INVIMA procederá
a tomar
Una vez conocido el número de defectuosos se procede a la aceptación o al rechazo:

1. Se cruza en la tabla 2 A de la norma técnica colombiana NTC-ISO-2859-1 :
planes de muestreo simple para inspección normal, el número de la muestra
contra el nivel de calidad establecido (Nivel Normal II).
2. En este cruce se encuentra el número de defectuosos con los que se puede
aceptar y el número de defectuosos con el que se debe rechazar el lote de
recepción.
3. En general, los niveles aceptables de calidad son:
www.farmacus.com.co
22
• 1% para defectos críticos,

• 6.5% para defectos mayores,
• 15% para defectos menores
•El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el

N.A.C. (Nivel de Aceptación de Calidad) respectivo, si es superior al establecido en la
tabla, entonces se rechaza lo defectuoso.
•La cantidad de lote rechazada se lleva al área de cuarentena o se devuelve a la bodega
principal y se contacta al proveedor para comunicarle la devolución o el cambio según el
caso
•Si el lote es aceptado se procede a almacenarlo en el sitio que le corresponde
5. ALMACENAMIENTO
Conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las

especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos
médicos.
El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta básicamente los siguientes
aspectos:
a) Selección del sitio.
b) Diseño de instalaciones.
c) Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado y la
conservación de los medicamentos y dispositivos médicos.
d) Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de los
medicamentos y dispositivos médicos y apoyen la planificación de las
adquisiciones.
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO. Se chequeará que coincidan las condiciones

de almacenamiento del producto durante la transportación en el momento de ser
recepcionado con las declaradas en la etiqueta del envase primario y
secundario.Las áreas de almacenamiento deben cumplir básicamente con las
siguientes especificaciones:
a) Estar alejadas de sitios de alta contaminación. Estar alejadas de sitios de alta
www.farmacus.com.co
23
contaminación, para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la

estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados.
b) Facilitar la circulación de personas y objetos. Estar situadas preferiblemente en
el primer piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse
de tal manera que se facilite la circulación de personas y de objetos.
c) Pisos. Contar con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema
de drenaje que permita la fácil limpieza y sanitización.
d) Paredes. Tener paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil limpieza y
sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
e) Techos y cielo rasos. Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de
fácil limpieza y sanitización.
f) Iluminación. Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación
adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen
manejo de la documentación.
g) Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que
garantice la conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos.
No debe entenderse por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que
podrían permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con
polvo y suciedad del exterior.
h) Rayos solares. Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos médicos.
i) Condiciones de temperatura y humedad. Contar con mecanismos que
garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por
el fabricante. Se llevarán registros de control de estas variables con un termómetro
adecuado y un higrómetro calibrado.
j) No contacto con el piso. Los medicamentos y dispositivos médicos no deben
estar en contacto directo con el piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de
material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
k) Mantenimiento de la cadena de frío. Los medicamentos que requieran
refrigeración serán almacenados en cuartos fríos, refrigeradores o congeladores.
Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la
cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente,
deberá disponerse de mecanismos que registren la temperatura. La cantidad de
medios de refrigeración será determinada por las necesidades de almacenamiento
www.farmacus.com.co
24
y verificadas por la entidad territorial de salud, quien podrá disponer el aumento

del número de los mismos.
l) Medidas de seguridad. En las áreas de almacenamiento de medicamentos y

dispositivos médicos se contará con alarmas sensibles al humo y extintores de
incendios. En éstas no se podrán acumular residuos.
Director técnico Departamento de costos
Auxiliar de recepción Auxiliar de empaque.
Auxiliar de bodega Jefe de logística.
DOCUMENTOSY EQUIPOS INVOLUCRADOS

Ingreso de mercancía Lectores de barra
Devolución en compra Rotulación de objetos
Computadora Documentos sobre seguridad industrial
Equipos de pesadas y medidas Codificadores
Normas para almacenamiento de medicamentos y elementos
CONDUCTAS A SEGUIR
No se debe recibir mercancía con vencimiento menor a un año, en dado caso, se negocia
con el proveedor y se hace firmar carta de responsabilidad por si es necesario devolverla.
No se pueden cargar unidades que superen las de la orden de compra. Toda mercancía
que ingrese a la bodega debe ser chequeada y contada. Toda recepción debe ser
soportada con la factura del vendedor.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y las cantidades que llegan son
inferiores a las solicitadas, se reciben las unidades enviadas y se cierra la orden de
compra, cancelando las unidades que no llegaron en el sistemas por el contrario las
cantidades que llegan son superiores a las solicitadas, se recibe el pedido únicamente por
el número de unidades descritas en la orden de compra, se devuelven las unidades en
exceso, y se hace una nota crédito al proveedor, por el valor de las unidades en exceso,
para descontar del valor de la factura.
www.farmacus.com.co
25
Si un pedido se solicita con una orden de compra y llegan bonificaciones no pactadas

en la orden de compra, se debe hacer otra orden de compra autorizada por el comité de
compras, por las unidades bonificadas, a costo cero.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y los productos llegan a un costo menor,
se hace nota crédito por el monto de la diferencia, que entra directamente a otros ingresos
y se ajusta el menor valor del IVA en los casos en que los productos sean gravados.
Si un pedido se solicita con una orden de compra y los productos llegan a un costo
mayor, se hace nota débito al proveedor por el monto de la diferencia para descontarla de
la factura.
Para el cargue de mercancía en el sistema, se sigue el principio de que lo primero que

llega es lo que primero que se carga.
Absolutamente toda la mercancía que ingrese a la bodega, como norma debe ser
chequeada y contada.
El auxiliar de recepción verifica el número de cajas, coloca la fecha, la firma y los sellos
de mercancía recibida sin verificar contenido y la entrega al transportador esto si los
laboratorios reciben devoluciones; de lo contrario retiene las guías destapa las cajas
verifica las unidades, las fechas de vencimiento, toda la información general
aleatoriamente, si no encuentra inconsistencias coloca todos los sellos respectivos si
encuentra inconsistencias serán anotadas en la guía de la transportadora.
Abre las cajas, saca la factura la entrega al departamento de costos y anota en el

indicador de gestión de recepción o un acta de entrada de mercancía, la fecha, número de
orden, proveedor, transportador, hora de llegada, hora de recibo, hora de recepción,
unidades recibidas, número de cajas, nombre del producto vs. el despachado,
concentración, forma farmacéutica, forma de entrega, fecha de vencimiento y lote, registro
sanitario, estado del empaque, no debe haber enmendaduras ni sticker en este, estado
de las etiquetas, información contenida en la etiqueta del envase y empaque,
características físicas y organolépticas del empaque, condiciones de almacenamiento.
www.farmacus.com.co
26
Imprime remisión en la cual se colocan las observaciones correspondientes tales como

mal estado o corta fecha de vencimiento y entrega la remisión al auxiliar de bodega.
El auxiliar de bodega recibe remisión, verifica la cantidad de unidades si encuentra

alguna inconsistencia devuelve al recepcionista, para que pasen al área de cuarentena y
se diligencie el formato de devolución o de rechazo.
El director técnico del servicio de farmacia o jefe de logística deberá informar sobre su
criterio técnico en el caso de medicamentos que por problemas de calidad deben
rechazarse.
El auxiliar de bodega coloca en la remisión la fecha de vencimiento de los productos y el
lote, si no encuentra ninguna inconsistencia firma la recepción y la mercancía puede
ingresarse a la bodega, quien bajo la responsabilidad del farmacéutico o jefe de logística,
será quien ejecutara las acciones pertinentes a la recepción de medicamentos en el
almacén central (cajas selladas van a la bodega y unidades sueltas pasan a ser surtidas a
las estanterías).
El auxiliar de empaque recibe remisión, verifica el estado de la mercancía en cuanto a

(fecha de vencimiento, presentación y cantidad) si encuentra alguna inconsistencia
devuelve la mercancía y anota la observación en la remisión si no tiene ninguna objeción
firma la remisión y así se hace responsable del estado de los productos de su sección. En
caso de encontrar desviaciones de calidad comprobadas, el servicio farmacéutico o
establecimiento farmacéutico deberá comunicarlo a las autoridades sanitarias
competentes, de acuerdo con la legislación vigente, luego definirá el plan de muestreo a
utilizar y calculará el tamaño de la muestra. La muestra se extrae del total del lote y se
procederá de conformidad con lo estipulado por el INVIMA. Este requisito es de aplicación
opcional por parte de los distribuidores minoristas.
Todo medicamento debe ingresar al establecimiento o institución a través del almacén.
En caso de emergencia y/o de manera excepcional, la farmacia podrá recibir
medicamentos, debiendo regularizar el trámite a la mayor brevedad posible.
Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios de la
Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los establecimientos farmacéuticos.
Los medicamentos y dispositivos médicos serán distribuidos dentro del área de

almacenamiento por el auxiliar de bodega previamente asignada y debidamente
www.farmacus.com.co
27
identificada por el director técnico de acuerdo con la clasificación farmacológica y por

orden alfabético, acorde con los criterios de almacenamiento, en los que básicamente
deben incluirse: la frecuencia de demanda, volumen, forma farmacéutica y nivel de
atención. Se deben establecer medios de almacenamiento con un servicio ágil y oportuno
que permita su identificación y asignar códigos a los medios de almacenamientos
(espacios, áreas físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos médicos, y el
departamento de costos hace seguimiento de la factura.
6. EMPAQUE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
El objetivo es coordinar que los medicamentos o elementos a despachar estén en

condiciones óptimas tanto de empaque como en vencimiento evitando costos de
mercancía devuelta. Este punto es exclusivo para los establecimientos farmacéuticos
mayoristas.
Auxiliar de empaque

Factura Rotulación de objetos Guías Lectores de barra
El auxiliar de empaque recibe del auxiliar de bodega los productos y los documentos
totalmente diligenciados. Revisa la fecha de los productos que va a pasar por el escáner,
si tiene fecha de vencimiento muy corta informa si se le puede despachar al cliente o no.
Revisa si los productos están marcados EPS o no y verifica que el cliente tenga
autorización para esta clase de medicamentos. Verifica que los productos no estén en mal
estado si lo están los devuelve al auxiliar de bodega para que este traiga otros.
Ingresa los productos al sistema por el escáner en caso de un producto no sea leído,
ingresa el nombre e informa al jefe de logística para que el código sea creado. Verifica en
el sistema si los productos están completos, si no está completo el pedido informa al
auxiliar de bodega y hace observación de lo sucedido. Imprime la factura y la guía.
www.farmacus.com.co
28
Coloca sellos a la factura, en la guía coloca el valor de la factura y diligencia el rotulo el

nombre del cliente, razón social, dirección, ciudad, factura, numero de cajas y peso. Las
respectivas copias de las facturas pasan una a archivo y otras a clientes.
7. DESPACHO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
El objetivo es coordinar el despacho oportuno y eficiente de los pedidos realizando el

chequeo y empaque de los productos, garantizando la seguridad y óptimo estado de los
mismos. En el caso de las poblaciones se escoge la ruta más adecuada para que el
cliente reciba su pedido en el menor tiempo posible y con la mayor rentabilidad para la
empresa. En este último caso el costo del valor de los despachos dependerá de la
rentabilidad de la negociación, ya que flete, seguros y pago a empleados salen de la
venta. Este punto es exclusivo para establecimientos mayoristas.
LOS PRODUCTOS FARMACÉUTICOS SOLAMENTE SERÁN VENDIDOS Y/O

DISTRIBUIDOS A ENTIDADES AUTORIZADAS SEGÚN LA LEGISLACIÓN
NACIONAL VIGENTE.
Cada lote de producto farmacéutico que se despache estará en conformidad con las
especificaciones de calidad establecidas en el registro de medicamentos. Solo en
situaciones excepcionales los productos pueden ser transferidos bajo estado de
cuarentena a otro establecimiento de la entidad, siempre que esté autorizado por control
de calidad y existan controles apropiados en la nueva ubicación.
Los proveedores de productos farmacéuticos y materiales se asegurarán (antes del

despacho) que las entidades contratadas para la transportación conocen y garantizan las
condiciones apropiadas de almacenamiento y transportación.
Para cada entrega existirá un documento que se llenará cuidadosamente, teniendo en

cuenta las especificaciones solicitadas. El despacho y la transportación de los materiales
y productos farmacéuticos solo se realizarán después de la recepción de dicho
documento.
Se establecerán los procedimientos para el despacho de productos farmacéuticos y

materiales. Estos tomarán en cuenta la naturaleza del producto e indicarán las
precauciones especiales para su manejo y transportación.
www.farmacus.com.co
29
Los registros de despacho contarán con la información suficiente, de manera que sea
factible la trazabilidad del producto farmacéutico desde su origen hasta su destino final. La
información registrada facilitará la retirada de cualquier lote de producto, si fuera
necesario. Cada parte involucrada en la distribución tendrá bien definida su
responsabilidad en relación con la trazabilidad.
Existirá un plan de distribución conforme a las necesidades reales y que no exceda las
capacidades de almacenamiento existentes en el lugar de destino.
Durante el despacho se efectuará una constante verificación atendiendo al documento

establecido.
Auxiliar de empaque Auxiliar de despacho Mensajero

Factura Lectores de barra Codificadores
Documento de pedido Documentos sobre seguridad industrial
Equipos de pesas y medidas Etiquetadoras Transportadora
Mapas de localización de zonas de despacho en la ciudad y las poblaciones
Informe de medicamentos controlados Personal de cartera
Control de ventas y cobros
El auxiliar de empaque recoge el pedido, busca en las estanterías los productos y los
clasifica. Cada compañía tiene diferentes formas de codificar si es para dentro de la
ciudad o las provincias, ya sea por colores o rótulos distintivos. Luego informa al auxiliar
de despacho que tiene un pedido para ser despachado aclarando el destino respectivo.
Introduce la factura dentro del pedido y entrega el pedido al auxiliar de despacho.
El auxiliar de despacho recibe pedido del auxiliar de empaque y realiza el proceso de
chequeo de la mercancía. Empaca el pedido cumpliendo con las políticas establecidas
para esto, revisa, cuenta y pesa. Entrega la mercancía al mensajero junto con la factura y
copias respectivas. Llena planilla con el control de la hora de salida, puntos y hora de
llegada. Recibe las copias respectivas y las pasa a archivo
www.farmacus.com.co
30
El mensajero recibe la mercancía, verifica para donde se dirige el pedido y así asignar
las rutas, de acuerdo a la urgencia. La entrega al cliente y hace firmar copia con hora y
fecha de recibido y luego la entrega al auxiliar de despacho.
Cada compañía toma la decisión de distribuir personalmente la mercancía o contratar
los servicios de una empresa transportadora de acuerdo a rentabilidad.
8. TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Este tipo de transporte y la entrega a su destino final estará sometido a las normas que
reglamenten el comercio y transporte de medicamentos, sustancias o productos que se
relacionen. El remitente será responsable de indicar al transportador, la cual puede ser
propia o contratada las condiciones especiales de almacenamiento, empaque, cargue,
distribución y entrega técnica al destinatario y suministrar la documentación
correspondiente para el mismo e informar al transportador el tipo de producto a
transportar y las condiciones y precauciones para el efecto.
En caso de medicamentos de control especial, estará sometido a la resolución 4651 de
2005.
Las condiciones para el transporte de medicamentos que requieran control de la
temperatura es necesario conservar toda la cadena de frio y en el caso de usar hielo
seco, evitar el contacto con los medicamentos.
9. RESUMEN DE CONDUCTAS A SEGUIR EN RECEPCIÓN Y DESPACHO

DE INSUMOS HOSPITALARIOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS
 Verificación de pedidos y/o órdenes de compra y las facturas remitidas por el

proveedor, así como el contenido de cada uno de los empaques, velando por el
cumplimiento de las especificaciones técnicas y administrativas.
 Registro de los ingresos y salidas de los suministros en la tarjeta de inventario.
 Registro de las fechas de vencimiento en el libro respectivo.
www.farmacus.com.co
31
 Clasificación y ordenamiento de las existencias de farmacia verificando el periodo

de vigencias de los medicamentos y de acuerdo al método utilizado por la
institución.
 Despacho de los medicamentos de acuerdo a las formulaciones medicas
incluyendo las farmacias satélites
 Solicitar en los servicios clínicos las devoluciones de insumos y hacerlas efectivas.
 Archivar consecutivamente y por centro de costos los despachos realizados.
 Despacho de medicamentos de control especial cumpliendo con las normas
vigentes.
 Control permanente de los niveles máximos y mínimos de existencia, con el fin de
iniciar cuando es del caso los trámites de adquisición.
 Ubicación en farmacia de los productos farmacéuticos y elementos de material
médico quirúrgico de acuerdo a su clasificación, velando por una buena
conservación de los insumos.
 Recepción y distribución de pedidos internos.
 Actualización del Kardex efectuando los registros de medicamentos y elaborando
los pedidos respectivos.

INSUMOS QUIRÚRGICOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS
 Realización de inventarios físicos.

 Despacho de medicamentos e insumos quirúrgicos.
 Surtir los medicamentos que se agotan
 Control fechas de vencimiento
 Marca cantidades solicitadas en las fórmulas médicas
 Elaboración de reporte de medicamentos e insumos quirúrgicos
 Reclamo de fórmulas de control por separado y sus respectivos registros médicos.
 Reporte de novedades por escrito de lo ocurrido en el turno.
 Realización de arqueo de medicamentos diario, solicitar a farmacia medicamentos
inexistentes.
www.farmacus.com.co
32
 Notificación de la no existencia de Insumos esenciales en el Almacén o en

farmacia.
 Dar baja en las Tarjetas de Kardex el consumo por turno de enfermería o por
formula medica.
 Control de existencia de medicamentos e insumos quirúrgicos.
 Control del stock de área quirúrgica
 Confrontación de la Facturación con Insumos entregados
 Preparación y entrega de paquetes quirúrgicos según protocolos establecidos.
11. DISTRIBUCIÓN INTRAHOSPITALARIA DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS EN LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS
Los establecimientos farmacéuticos, servicios farmacéuticos de las Instituciones

prestadoras de Servicios de Salud y demás establecimientos autorizados, sólo distribuirán
los medicamentos y dispositivos médicos que cumplan con las condiciones legales y
técnicas para su producción y comercialización. Estos productos deben ser adquiridos y
distribuidos a sitios legalmente autorizados por las entidades territoriales de salud o el
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA.
En la consulta médica donde se requieran medicamentos y dispositivos médicos, estos

serán suministrados por el servicio farmacéutico, para la administración por parte del
médico o bajo su supervisión, por el auxiliar en salud. En estos consultorios se podrán
tener muestras médicas, debidamente recibidas y almacenadas.
Distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos
Es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una

Institución Prestadora de Servicios de Salud por parte del profesional legalmente
autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta
en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud
legalmente autorizado para tal fin y el registro de los medicamentos administrados y/o la
devolución debidamente sustentada de los no administrados con el fin de contribuir al
éxito de la farmacoterapia. El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los
sistemas de distribución intra-hospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos que
www.farmacus.com.co
33
deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar

la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos
médicos que deban suministrarse a los pacientes. Son elementos esenciales de este
sistema de distribución los siguientes: envases unitarios, cantidad disponible y perfil
fármaco terapéutico.
Clases de distribución intrahospitalaria
La distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos se podrá hacer

por uno o varios de los siguientes sistemas:
a) Sistema de reserva por piso (stock).
b) Sistema de prescripción individual, dosis para veinticuatro horas.
c) Sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria.
d) Sistema mixto de prescripción individual y de reserva por pisos.
El Jefe del Servicio de Enfermería del servicio de salud donde se encuentren los
medicamentos y dispositivos médicos responderá por ellos y sus condiciones técnicas de
almacenamiento, sea cual fuere la clase(s) de distribución intra-hospitalaria de
medicamentos que se adopte(n).
Este proceso comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en una

Institución Prestadora de Salud, por parte del profesional legalmente autorizado, la
dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y
vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud autorizado para tal
fin, el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente
sustentada de los no administrados, con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.
El servicio farmacéutico determina el sistema de distribución intrahospitalaria de
medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la Institución
Prestadora de Salud, para garantizar la seguridad, eficacia y calidad de los medicamentos
y dispositivos médicos que deban suministrarse a los pacientes.
www.farmacus.com.co
34
Dentro de las actividades propias de la distribución intrahospitalaria el procedimiento de

alistamiento de medicamentos y empaques o reempaque o reenvase, es diferente al
enunciado anteriormente en los establecimientos farmacéuticos mayoristas o depósitos
de drogas, la cual no comentaremos en este capítulo.
12. DEVOLUCIONES
DEVOLUCIONES DEL CONSUMIDOR O COMPRADOR A LA DROGUERÍA

A pesar de que este aspecto no está reglamentado sanitariamente, solo debe aceptarse
devoluciones bajo las siguientes condiciones:
a) Cuando el producto no ha sido abierto
b) Cuando el producto es devuelto máximo a las 24 horas y ha sido almacenado
siguiendo las Instrucciones del empaque
c) Si el producto requiere cadena de frio (Vacunas) no debe aceptarse su devolución
porque no se puede garantizar que se conservaron estas condiciones.
d) Si el envase y apariencia externa del producto no presenta deterioro
DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
Termino para devolución de la droguería al laboratorio por estar próximo a vencer
el producto
La legislación sanitaria en esta materia está dada por la resolución del Ministerio de Salud
Publica N°418 del 14 de abril de 1958, la cual establece:
Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 5° de la Resolución 1184 de 1953, en
relación con el cambio de productos farmacéuticos cuya vigencia caduque, los
propietarios o administradores de las droguerías o farmacias, que expendan estas
especialidades farmacéuticas deberán dar el correspondiente aviso a los respectivos
laboratorios fabricantes, a sus distribuidores o representantes, con treinta (30) días de
anticipación a la fecha de vencimiento de su vigencia...
La actual vigencia de esta norma fue ratificada por concepto (radicado 181963) emitido
por la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo del Ministerio de la Protección
Social en fecha agosto 19/2008.
Es de advertir que la norma fija mínimo un mes, pero si las partes acuerdan por escrito un
plazo mayor no estaría violando la normatividad.
www.farmacus.com.co
35
Los productos rechazados y aquellos que son devueltos al distribuidor se identificarán

apropiadamente y manejarán de acuerdo con un procedimiento que involucra la
segregación física de tales productos farmacéuticos en un área dedicada, en orden para
evitar la confusión y prevenir la distribución, hasta que se haya tomado una decisión con
respecto a su disposición.
Se realizará la valoración necesaria y se tomará la decisión con respecto a la

disposición de tales productos por una persona designada. Se tendrá en cuenta para la
valoración la naturaleza del producto devuelto al distribuidor, cualquier condición especial
de almacenamiento requerida, su condición e historia y el tiempo transcurrido desde que
fue expedido. Cuando se origine cualquier duda con respecto a la calidad de un producto
farmacéutico devuelto no se considerará conveniente su regreso al surtido
comercializable.
Los medicamentos no defectuosos, que han sido devueltos, se mantendrán

separados del surtido comercializable para evitar su redistribución, hasta que se tome una
decisión al respecto.
Los medicamentos devueltos por situaciones que no impliquen fallas en su

calidad y que se han encontrado fuera de los almacenes del distribuidor mayorista sólo
pueden ser retornados al surtido comercializable si:
Se encuentran en sus contenedores originales, los que mantienen el cierre previsto

y los que están en buenas condiciones. Es conocido que los medicamentos han sido
almacenados y manipulados bajo condiciones adecuadas.
El período de vencimiento remanente es aceptable.
Procedimiento establecido para la devolución de medicamentos (Res 1403 de 2007)
Devolución de medicamentos Las devoluciones de medicamentos se someterán al

siguiente procedimiento:
Área especial. Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta
y/o dispensación y se debe prevenir su redistribución hasta que se decida que
están disponibles.
www.farmacus.com.co
36
Condiciones para la reubicación. Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el

área de disponibles para su distribución o dispensación, si cumplen con las
condiciones siguientes:
a) Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
b) Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones

establecidas por el fabricante.
c) El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
d) Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o servicio

farmacéutico, para autorizar su devolución. Esta evaluación debe tener en cuenta
la naturaleza del producto, condiciones especiales de almacenamiento y el tiempo
transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al
titular del registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. En caso de
comprobar el no cumplimiento de las especificaciones técnicas de calidad, el
servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico deberá comunicarlo en
primera instancia a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislación vigente.
Registro e identificación. Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario

disponible debe identificarse y consignarse en los registros correspondientes. Los
medicamentos devueltos por los pacientes no se deben devolver al inventario, sino
que deben ser destruidos o desnaturalizados.
Rotación. Los productos devueltos deben cumplir con la rotación, primero en expirar,
primero en salir. Este requisito es obligatorio en toda la cadena del medicamento.
El objetivo de devolver la mercancía que llega en mal estado o esta próxima a vencer es
con el fin de no tener mercancía en la bodega de devoluciones que incremente los costos
por seguros para la empresa.
www.farmacus.com.co
37
Auxiliar de devoluciones Departamento de compras
Tesorera Proveedor
Jefe de ventas Cliente minorista
Cartera Contabilidad

Documento de devolución Computadora
Listado de existencias Estándares de calidad
Políticas de servicio al clientes Acuerdos comerciales entre clientes y proveedores
Todo proveedor debe recoger la mercancía que se encuentra en la bodega de

devoluciones para obtener su paz y salvo para iniciar el proceso de compras.
El auxiliar de devoluciones informa al representante de ventas del proveedor sobre este
proceso, señala mercancías a devolver, entrega la mercancía el día estipulado y recibe
documento soporte de la devolución.
Registra el documento soporte de la devolución entregado por el representante de ventas

y lo entrega al departamento de compras junto con el listado de existencias del
proveedor.
El departamento de compras elabora el documento de devolución en compra al
proveedor por vencimiento (nota debito), y sus respectivas copias al auxiliar de
devoluciones, tesorería (para soportar pagos) y al representante de ventas del proveedor
junto con la mercancía.
Es importante aclarar que en cuanto al procedimiento de devoluciones a proveedores,
ya sea por el trámite, volumen o causas, existen algunas normas autorizadas por
gerencia del laboratorio. Causas como daños en el transporte, por vencimiento, daños en
el empaque, productos controlados o refrigerados, por baja rotación, etc., verificando que
el producto haya sido vendido al cliente la cual se verificara con el numero del lote o que
la notificación al proveedor sobre este respecto este dentro del tiempo acordado por las
partes, cajas completas en el caso del pastilleria u otras referencias como los sobres. Las
consideraciones comerciales deben ser aprobadas por gerencia.
www.farmacus.com.co
38
Dentro de los procedimientos para devoluciones, se seguirán procesos como la

elaboración de las respectivas notas, cambio mano a mano, cruces en cartera, etc.
En el caso de la recepción de medicamentos devuelta por los clientes del canal

minorista se deben cumplir los requisitos de la devolución y las políticas de la empresa.
Los proveedores que no aceptan devoluciones deben tener una rotación que no
sobrepase los 30 días en promedio.
El auxiliar de devoluciones debe verificar que el vendedor del establecimiento mayorista
que va a tramitar el documento lo diligencie correctamente con las aprobaciones
respectivas.
Si el producto que se recibe es por vencimiento se debe revisar el tiempo que exige el
laboratorio o proveedor antes de aceptar la devolución. Entrega el aviso de devolución al
departamento de compras.
El departamento de compras genera el documento de devolución al clientes minorista

(nota crédito) y entrega copias al auxiliar de devoluciones, cartera la original y a
contabilidad junto con el informe de devoluciones, revisando que los descuentos estén
correctos, realiza los cruces correspondientes y entrega a jefe de ventas para que a su
vez la entregue al vendedor y este a su vez al cliente.
El auxiliar de bodega revisa nuevamente la devolución, la firma y surte las estanterías
en el caso de que la mercancía este en buen estado, de lo contrario queda para
devolución al proveedor.
Para los servicios y establecimientos farmacéuticos las devoluciones de medicamentos

deben someterse a los procedimientos siguientes:
Deben guardarse aparte del área de productos para la venta y evitar su redistribución
hasta una decisión que considere que son disponibles.
Los productos devueltos sólo deben reubicarse en el área de disponibles para su
distribución o dispensación, si cumplen con lo siguiente:
 Estar en sus recipientes originales, no abiertos y en buenas condiciones.
 Se han guardado y se han manejado bajo las condiciones apropiadas.
 El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
 Han sido evaluados por el director técnico o jefe de logística que autorizó su
devolución. Teniendo en cuenta la naturaleza del producto, cualquier
www.farmacus.com.co
39
almacenamiento especial requerido y el tiempo que pasó desde que fue

despachado. Cuando sea necesario debe solicitarse el concepto al titular del
registro o de la casa fabricante. En caso de encontrar problemas de calidad, el
servicio farmacéutico o establecimiento deberá comunicarlo a las autoridades
sanitarias competentes.
 Cualquier producto que se vuelva a ingresar al inventario debe identificarse y
consignarse en los registros correspondientes. Los medicamentos devueltos por
los pacientes a la farmacia no se deben devolver al inventario, sino que deben ser
destruidos o desnaturalizados.
 Los productos devueltos deben cumplir con la rotación primero en expirar, primero
en salir, obligatorio en toda la cadena del medicamento (FEFO).
13. REALIZACION DE UN ANÁLISIS ABC / VEN
Propósito:
Esta es una herramienta que permite que un planificador o gerente analice los gastos
correspondientes a los productos farmacéuticos y suministros médicos para determinar
las prioridades de adquisición y manejo de inventarios y ayudar en la toma de decisiones
para incluir los ítems necesarios en un formulario.
El análisis ABC es un método mediante el cual los medicamentos se clasifican, de

acuerdo con su uso anual (costo unitario multiplicado por consumo anual), en:
1. Productos de la Clase A (10- 25% de los productos, que dan cuenta del 70-80% de
los fondos gastados).
2. Productos de la Clase B (con tasas de uso intermedias).
3. Productos de la Clase C (la gran mayoría de los productos con una baja tasa de uso
individual, cuyo total da cuenta de menos del 25% de los fondos gastados).
El análisis ABC puede utilizarse para asignar una mayor prioridad a los productos de la
Clase A al tomarse decisiones sobre la selección y adquisición de medicamentos.
El análisis VEN es un sistema para la fijación de prioridades en la selección y compra de
medicamentos según el cual éstos son clasificados de acuerdo con su impacto sobre la
salud: medicamentos Vitales, Esenciales y No esenciales:
www.farmacus.com.co
40
1. Medicamentos Vitales: Medicamentos que tienen el potencial para salvar vidas

(Vacunas) o que producen importantes efectos secundarios al suprimirse el medicamento,
de tal modo que sea obligatorio contar con un suministro regular (por ejemplo, el
propanolol, los esteroides)
2. Medicamentos Esenciales: son necesarios para tratar las enfermedades menos
graves (que las vitales), pero siguen siendo importantes, pero no son absolutamente
vitales para la atención sanitaria básica
3. Medicamentos No esenciales: Medicamentos para tratar enfermedades menores o
autolimitadas, medicamentos de una eficacia dudosa, y medicamentos que tienen un
costo alto y proporcionan una ventaja terapéutica marginal o menor.
El empleo de ambos sistemas genera para el Comité de Farmacoterapéutica importantes
datos que facilitarán el proceso decisorio respecto a cuáles medicamentos pueden
eliminarse, cuáles necesitan incorporarse al formulario terapéutico, y cuáles están siendo
sobre utilizado o subutilizados.
Si se desea, puede hacerse una clasificación más detallada.
Otras designaciones:
Terapia Etiotrópica (dirigida a eliminar la causa de una enfermedad)
Terapia Patógena (dirigida a eliminar o suprimir los mecanismos de desarrollo de las
enfermedades)
Terapia Sintomática (dirigida a eliminar o disminuir ciertas manifestaciones de las
enfermedades)
Terapia de Reemplazo (en casos de insuficiencia de sustancias naturales biológicamente
activas
Terapia Preventiva (se emplea para la prevención de enfermedades)
www.farmacus.com.co
41
14. ETIQUETADO
Las condiciones de la temperatura almacenamiento se realizan teniendo en cuenta las

recomendaciones que haga cada laboratorio fabricante. Debe realizarse un listado de
cada medicamento y se escoge la menor temperatura. Las condiciones de
almacenamiento señaladas en el etiquetado deben interpretarse como se detalla a
continuación:
ETIQUETADO SIGNIFICADO
“No almacenar a una temperatura De +2ºC a +30ºC (275 K a 303 K)
superior a 30ºC” o “Almacenar a una
temperatura no superior a 30 º C"
temperatura no superior a 25º C"
temperatura no superior a 15º C"
“No almacenar a una temperatura inferior De +8ºC a +30ºC (281 K a 303 K)
a 8ºC” o
“Almacenar a una temperatura superior a
8ºC" o
Almacenar a una temperatura entre 8ºC
y 30ºC”
“Manténgase en refrigeración” De +2ºC a +8ºC (275 a 281 Kelvin)
“Manténgase en congelación” o Aproximado a -20ºC (253 Kelvin)
“Manténgase congelado”
“Proteger de la humedad” El producto debe contar con un empaque
semipermeable o impermeable y debe
almacenarse a 65% +/- 5%(HR).
“Proteger de la luz” El producto debe contar con un empaque
que proteja de la luz.
www.farmacus.com.co
42
15. RESUMEN GENERAL DE LAS CONDUCTAS A SEGUIR PARA LA

ADECUADA RECEPCION ALMACENAMIENTO, MANIPULACION Y
DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Es muy importante que todo trabajador llegue puntualmente al sitio de trabajo,

demostrar un trato amable con el equipo de trabajo, atender a los proveedores en forma
cordial e imparcial, implacable imagen y presentación personal
Recepción administrativa y técnica de productos

 Revisar la programación para el recibo de pedidos si lo hubiere
 Atender al proveedor según orden del cronograma de programación si lo hubiere
 Alistar y verificar los documentos: orden de compra y factura del proveedor
 Confrontar la orden de compra con los suministros que ingresan
 Inspeccionar los criterios de calidad y cantidad durante la recepción administrativa:
1. concordancia entre orden de compra, factura del proveedor y pedido a recibir; 2.
Condiciones de almacenamiento y transporte
 Revisar criterios de calidad técnica de los productos que conforman el lote, hora
de llegada, hora de recibido, numero de cajas, unidades recibidas, registro
sanitario, fecha de vencimiento, rótulos, etiquetas, embalaje, empaque, envase
primario y secundario, sellos, nombre del producto, concentración, formas y
presentaciones farmacéuticas.
 Ingresar al sistema los medicamentos y dispositivos médicos recibidos
 Diligenciar los registros con la información establecida: documento de recepción,
orden de compra y remisión de ingreso.
 Separar los productos recibidos de los rechazados para ser enviados al área de
cuarentena
 Aplicar normas de seguridad industrial e higiene durante la recepción,
organización y despacho de los pedidos.
Devolución de medicamentos y dispositivos médicos que no cumplan con

los criterios de calidad.
 Inspeccionar los productos y seleccionar las fallas a la calidad
 Clasificar las fallas a la calidad encontradas: administrativas y técnicas
 Aplicar los procedimientos según causas de devolución:
www.farmacus.com.co
43
Inconsistencias entre orden de pedido, factura y producto recibido

Defectos técnicos de los productos recibidos
Devolución por fecha de vencimiento
Devolución por baja rotación de los productos
Devolución por daños en el transporte
 Contactar y entregar los productos rechazados al proveedor
Almacenamiento y manipulación
 Manipular con cuidado durante la recepción, despacho y devolución de los

medicamentos y dispositivos médicos
 Almacenar con cuidado los productos recibidos y rechazados
Registro de la información
 Diligenciar los registros con la información establecida durante la recepción de
de los productos: documentos de recepción, orden de compra y remisión de
ingreso.
 Diligenciar los registros generados en el proceso de devolución: documento de
devolución, etiquetas de mercancía devuelta.
16. RESUMEN GENERAL DE LAS CONDUCTAS A SEGUIR PARA LA

ADECUADA ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO, MANIPULACION
Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
Es muy importante que todo trabajador llegue puntualmente al sitio de trabajo,

demostrar un trato amable con el equipo de trabajo, atender a los proveedores en forma
cordial e imparcial, implacable imagen y presentación personal y logre organización y
orden en su desempeño.
Organización de los pedidos

 Extrae los productos según la orden de pedido.
 Aplica métodos FIFO y FAFO durante la extracción de los productos.
www.farmacus.com.co
44
 Verifica la cantidad de los productos seleccionados con la orden del pedido.

 Inspecciona criterios de calidad de los productos seleccionados:
-Nombre genérico y comercial
-Fecha de vencimiento
-Numero de lote
-Registro sanitario
-Formas y presentación farmacéutica
-Características fisicoquímicas de los productos
-Etiquetas, envase. Empaques y embalaje.
 Organiza los pedidos aplicando cuidados especiales dependiendo del tamaño,
fragilidad, naturaleza y riesgo sanitario de los productos.
 Marca las cajas de los pedidos con la información establecida para códigos y
etiquetas.
 Confronta con la orden de requisición y el formato de despacho el número de cajas
a despachar.
 Enzuncha las canastillas con las cajas que contienen los pedidos según punto de
venta.
 Verifica las medidas de seguridad establecidas para el carro de transporte de los
pedios.
 Entrega la guía al transportador según procedimiento establecido.
Buenas prácticas de manipulación y almacenamiento de productos
 Manipula con cuidado los productos durante la organización y despacho de los

pedidos.
 Aplica medidas de seguridad y protección especificas establecidas para el
almacenamiento de productos:
-Controlados
-De alto costo
-Con cadena de frio
-Fotosensibles
-Sustancias inflamables
-Radiofármacos
www.farmacus.com.co
45
Otros
 Mantiene presentación personal aséptica.
 Realiza higiene de manos para manipular los productos.
 Limpia y vela por condiciones higiénicas del área de almacenamiento.
 Se abstiene de ingerir alimentos y fumar en las zonas de despacho y
almacenamiento de productos.
 Conserva los productos en condiciones de temperatura y humedad recomendadas
por el fabricante.
 Dispone los residuos generados durante el procedimiento de organización de
pedidos cumpliendo con:
-Código de colores para las bolsas
-Separación de los residuos reciclables, comunes, orgánicos, tóxicos y con riesgo
biológico.
Registro de la información
 Descarga del sistema operativo de información los productos a despachar
 Chequea la orden de requisición del pedido.
 Diligencia los documentos establecidos para el despacho de los pedidos.
www.farmacus.com.co
46
17. COLORES QUE IDENTIFICAN LAS SUBAREAS DE ALMACENAMIENTO
www.farmacus.com.co
47
18. ANEXOS
ANEXO N°1
ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO MAYORISTA
7
5 4 9
8
10 11
13
14
12
1 2
15
12
www.farmacus.com.co
48
1. Área de recepción y revisión

2. Área de almacenamiento
3. Área de manejo y disposiciones de residuos
4. Área de cuarentena o devolución
5. Almacenamiento de magistrales
6. Zona de estanterías
7. Zona de medicamentos para refrigeración( cadena de frio)
8. Zona de control de seguridad
9. Zona de medicamentos de gran volumen
10. Zona de despacho-Empaque-Chequeo
11. Área de entrega
12. Área administrativa (Jefes de Compra, Logística, etc.)
13. Despacho a farmacias, droguerías o puntos de venta
14. Despacho a Ciudad/ Provincias
15. Servicios sanitarios
www.farmacus.com.co
49
ANEXO Nº 2
Recepción y devolución de medicamentos y dispositivos
INICIO
Interpretar orden de pedido
Identificar tipo de proceso
Recepción de medicamentos y dispositivos Devolución de medicamentos y dispositivos médicos

PROCESO
Comprender procedimientos y Realizar procesos de

procesos para recepción de devolución de productos
Medicamentos y Dispositivos rechazado a proveedores
médicos
Verificar programación de los

pedidos Recibir y atender reclamos
sobre proceso de devolución
Revisar documentos involucrados en el
ingreso de los medicamentos y dispositivos Descargar del sistema los
productos devueltos
Confrontar productos y verificar
su calidad frente a orden de
compra Rotular los productos que han
sido aceptados
Reportar problemas presentados
Clasificar los productos

recibidos según cliente o
Separar productos que no proceso
cumplan con los criterios de
calidad
Cargar en el sistema los productos recibidos
Registrar información originada en el proceso
Aplicar buenas prácticas de manipulación y

almacenamiento
FIN
www.farmacus.com.co
50
ANEXO Nº 3
Empaque y despacho de medicamento y dispositivos médicos.
INICIO
Interpretar orden de despacho
Identificar tipo de proceso
PROCESO
Interpretar orden de pedido
Seleccionar medicamentos y dispositivos médicos

solicitados
Identificar características y riesgo sanitario de los

productos solicitados
Separar productos según unidades de empaque
Comparar orden de pedido versus orden de solicitud
Chequeo, empaque y armado de la orden de solicitud
Descargar del inventario
Entregar pedido en el lugar y tiempo establecido
Registrar información generada en el proceso
Aplicar buenas prácticas de manipulación
FIN
www.farmacus.com.co
51
Conclusión
Con el objeto de cumplir con la estructura completa del módulo de formación de
recepción y despacho de medicamentos, proponemos las siguientes lecturas
complementarias como actividades de aprendizaje que contribuyen a mejorar los
conocimientos técnicos y el perfil ocupacional del alumno.
1. Conocimientos generales de seguridad industrial.

2. Servicio al cliente.
www.farmacus.com.co
52
PATROCINADOR ICONIKA
Este libro se publica de tipo no comercial. Se permite su copia y

distribución por cualquier medio siempre que mantenga el
reconocimiento de su autor, no haga uso comercial de la obra y no
realice ninguna modificación de ella.
www.farmacus.com.co
53

Buenas Prácticas de Recepción de Medicament Os

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Buenas Prácticas de Recepción de Medicament Os

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

RECEPCION Y DESPACHO

JORGE LUIS MAYA BENAVIDES Q.F.

“Mi gratitud y mi amor a mi esposa y a mis hijos que me

“A mis alumnos, amigos y colegas quienes saben que el

NOTA DEL AUTOR

1. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Definición del proceso de selección

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria

Se seleccionarán los medicamentos y dispositivos médicos que se usarán de manera

En la selección de medicamentos y dispositivos médicos la participación del servicio

Procedimiento para la selección

El procedimiento para la selección de medicamentos y dispositivos médicos se adelantará

a) Definición de políticas institucionales.

b) Determinación del consumo histórico.

Control durante la selección

Se contará con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar,

2. ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Definición del proceso de adquisición

Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que

Comité de compras de la institución

Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan

En el caso de los establecimientos mayoristas se establece el cargo de un jefe de

Procedimiento para la adquisición

El servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico determinará la cantidad de

La programación de necesidades debe cumplir los siguientes pasos:

a) Definir período de análisis y de proyección de necesidades.

b) Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos y priorizarlas

c) Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos.

d) Analizar las causas que incidieron en la modificación notable de los consumos,

f) Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico

g) Definir programas de entregas o momentos proyectados de compra de acuerdo

Definida la programación de necesidades, se aplicará la política de compras de la

3. Prevalencia del conocimiento técnico

El responsable de la adquisición enviará de manera oportuna, continua y verás al sistema

5. Control durante el proceso de adquisición

La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos que permitan

DOCUMENTOS Y EQUIPOS INVOLUCRADOS

Definida la programación de necesidades, el comité o jefe de compras de la institución

La institución o el establecimiento contará con criterios, técnicas y métodos que

Es de carácter opcional la utilización de algunos programas internos (software) de

 Esquema de tratamientos utilizados.

La orden de compra es un documento formal entre el Proveedor y Distribuidora que

Obviamente esto no es una camisa de fuerza y es muy flexible, inclusive el tipo de

Si un pedido se solicita con una orden de compra y llegan bonificaciones no pactadas en

DETALLES DEL PROCESO

El departamento de compras cita a los diferentes tipos de proveedores según

convertirla en factura de compra. Genera el informe, programa la fecha de pago y lo pasa

3. RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y

El Servicio de recepción y almacenamiento de medicamentos, dispositivos médicos,

LA RECEPCIÓN ES DE DOS TIPOS:

3.1. LA RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA: permite constatar si el producto o servicio y

a) Condiciones de transporte Se verifica el número de cajas transportadas que

c) Recepción y estudio de la documentación de entrega

Si al realizar la confrontación se encuentran que:

h) Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas:

i) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos:

3.2. RECEPCION TECNICA: La Recepción técnica permite constatar el grado de

4. DEFECTOS EN EL MATERIAL DE ACONDICIONAMIENTO

EMBALAJE: que la identificación corresponda al producto o a la orden de compra; que el

4.1. ROTULACION DEL EMPAQUE SECUNDARIO

La NO concordancia de la información contenida en el envase primario y secundario.

a) nombre del producto;

Falta de uniformidad en envases de un mismo lote.

Que este acompañada de la banda de seguridad.