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GESTION LOGISTICA TU

FARMA

ALUMNO: Fernando Macedo Mendoza


ESQUEMA DE CONTENIDO

I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO

II.-OBJETIVOS

III.- PROCESOS LOGSTICOS:

III. 1. APROVISIONAMIENTO
a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:
- METDO DEL CONSUMO HISTRICO
- METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO
III.2. ALMACENAMIENTO

Recepcin - Verificacin

Conservacin
GESTIN LOGSTICA

Los procesos logsticos bsicos para todo tipo de mercancas, son los mismos: compras, stocks y
transporte, compramos productos terminados para vender tal cual, normalmente productos para
que el cliente los seleccione; es decir los criterios y formas de compra cambian, pero tambin los
criterios de almacenamiento: ambientes ms decorados, con el confort y comodidades hacia el
comprador, con permanencia de vendedores en de personal de almacenes, la cantidad de stock
tiende a ser mayor para atender a los clientes, los costos asociados a los stocks varan pues son parte
del costo de venta, en vez del costo logstico.

I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO

Maximizar el acceso de los clientes a medicamentos de alta calidad.


Mantener actualizado el sistema informtico que contiene la base de activos proporcionando datos
objetivos y oportunos al regente.
Controlar el Ciclo interno (subjetivo) de todos los procesos.
Generar competitividad, rentabilidad y el desarrollo integral del recurso humano e institucional.
Direccin tcnica, responsable y garante del cumplimiento de las normativas.
Control de temperatura a lo largo de toda la cadena de almacenaje y distribucin
Control exhaustivo del inventario: referencia, lote, ubicacin, cajas, unidades, y estado o
disponibilidad del inventario.
Seguimiento sistemtico del nivel de servicio y control de incidencias a travs de un sistema de
indicadores.
II.-OBJETIVOS

Todo sistema logstico farmacutico exitoso debe proporcionar: Un producto farmacutico

ADECUADO

En la cantidad ADECUADA
En el estado ADECUADO
En el lugar ADECUADO
En el momento ADECUADO
Por el costo ADECUADO

III.- PROCESOS LOGSTICOS:

III. 1. Aprovisionamiento (En la cantidad ADECUADA)

Este proceso consiste en Estimar y Programar oportunamente los requerimientos de los activos
(productos farmacuticos) asumiendo criterios tcnicos-sanitarios, administrativos y/o
mercadotcnicos para su seleccin.

a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:


Se realiza el tratamiento de informacin del sistema de activos actualizado (rotacin de stock), y
coordinar con el rea encargada la programacin del abastecimiento cuantificndole las
necesidades y variables de previsin que permitan establecer puntos de pedido, siendo estas las
encargadas de valorizarlas, para posteriormente generar un Cuadro de Adquisicin.

Las previsiones pueden prepararse empleando diversas fuentes:

-Usando estadstica del movimiento de stock, acceso de usuarios datos de poblacin, zonas de
competencias

-Evaluando las cotizaciones a los proveedores el medicamento mas indicado para el caso concreto
no solo se decide en base al precio.
Se fundamentan en la informacin disponible sobre frecuencia en la utilizacin de los medicamentos
esenciales
Formular el CUADRO DE ADQUISICIN de los medicamentos que a la fecha requieran iniciar la
reposicin de Stock, proyectndose cubrir perodos no menores de tres meses.

ESTIMACIN Y VALORIZACIN DE NECESIDADES

a. METDO DEL CONSUMO HISTRICO: recetas despachadas, historias clnicas, o kardex manual
arroja una cantidad determinada de medicamentos para un periodo establecido que puede
promediarse y proyectarse.

NECESIDAD = FRECUENCIA EN LA FORMULACION

(*) Cuando se van a solicitar o adquirir medicamentos, entrarn en juego otras variables tales como
existencias o inventarios

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO - INVENTARIO

(*) La disponibilidad presupuestal va a determinar en ltima instancia, si se atiende total o


parcialmente las necesidades, en ltimo caso se debern establecer prioridades a travs del mtodo
VEN (Vitales, Esenciales, No esenciales).
Es conveniente recalcar la importancia de la depuracin del dato, a travs de procedimientos
idneos, y la necesidad de considerar la demanda insatisfecha.

ESTIMACIN DE NECESIDADES
Para efectos de clculo se considera la propuesta de Griffiths llamada del Consumo ajustado, con
dos alternativas.
Hacer el clculo en base a los registros de pacientes, siempre y cuando haya anotacin de los
tratamientos, en otras palabras registros completos.

Efectuar los clculos sobre la base de los datos de existencias o stock en el almacn. Generalmente

la segunda alternativa es la ms viable, y se aplican las siguientes frmulas:


Con posterioridad debe realizarse ajustes por mermas y prdidas evitables, dependiendo de la
historia del sistema de salud en un 10%, 20%, etc. En tal caso la cantidad a adquirir ser:

CONSUMO = EXISTENCIAS + INGRESOS INVENTARIO MENSUAL INICIALES DURANTE MES FINAL

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO + PERDIDAS MENSUAL EVITABLES

El mtodo toma en cuenta el agotamiento de existencias; cuando no se dispone de un medicamento


para una parte del perodo analizado, el clculo slo se hace sobre el lapso de tiempo en el cual se
cont con existencias; la frmula es como sigue:

CONSUMO A ADQUIRIR = CONSUMO X PERIODO DE CALCULO

PERIODO C/EXISTENC.
Finalmente el cuadro siguiente resume las diferentes variables:
b. METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO
En la presencia y/o aparicin de enfermedades en la poblacin local ().
se basa en la frecuencia de la morbilidad, medida por la proporcin de prevalencia, en tasas de
incidencia o nmero de episodios; y la cantidad de medicamentos necesarios para tratar la
enfermedad, de acuerdo al esquema de tratamiento establecido.

NECESIDAD = FRECUENCIA X CANT. MEDICAMENTOS MORBILIDADPOR TRATAMIENTO

(*) Cuando se recurre a tratamientos alternativos para una misma patologa, por respuestas
individuales, intolerancia, sensibilidad, etc., es recomendable no asignar el 100% del clculo a una
sola alternativa, tal es el caso de los analgsicos: cido acetilsaliclico y paracetamol. Si se selecciona
nicamente el primero, se cuantifica el 100%, as no podrn atender necesidades de quienes no
toleran el ASA.

Si existe informacin, se har una distribucin conforme a los datos, por ejemplo, 70% para ASA y
30% para paracetamol.
En este caso las variables de inventario y prdidas evitables, tambin deben tenerse en cuenta.

Estimar CUNTO DURAR EL SUMINISTRO DE UN MEDICAMENTO es como sigue:

Abastecimientos en reserva/Consumo mensual promedio (CMP) = Meses de abastecimientos en


reserve.
III.2. Almacenamiento: En el estado ADECUADO

a.- Recepcin - Verificacin.- Consiste en examinar la entrega (registro, sellos, envolturas,


envolturas, embalajes), verificacin cualitativa y cuantitativa de la mercanca, asimismo la
descripcin y condicin del producto valorizado. Otorgndole la conformidad correspondiente segn
el caso, sobre la documentacin consignada (orden de compra y gua respectiva).

c.- Conservacin.-con equipos o anaqueles adecuados que protejan los productos de la luz,
humedad, lluvia, etc.

e.- Tratamiento de existencias.- (En el momento ADECUADO gestionar el stock)

Control de existencia dinmica

El objetivo de este proceso es MANTENER la existencia ptima de cada uno de los medicamentos
que el servicio de farmacia suministra permanentemente, para lo cual llevar un control estricto de
stock y en base a esto decidir cundo hacer pedidos habitualmente (punto de reposicin), cunto
deben pedir evitando el desabastecimiento y cuando reponer sin sobre -stockearse.

Para minimizar la tasa de egresos por merma que es consecuencia del sobre-stock el personal
realizara revisiones peridicas de aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento
muy cortos y para la categora restante revisiones a lapsos ms largos.

Lo importante de este proceso es monitorizar el Ingreso y Salida de los medicamentos (Suministro-


ingreso/venta-egreso). En tanto se requiere una tarjeta de control visible de existencias (sistema
manual de egresos) por producto en el caso de establecimientos no sistematizados o contar con un
programa informtico (SISFAR, LOLFAR, etc.) que permita la visualizacin en lnea de la venta
realizada por cada caja.

registradora, desglosada en todas las formas de pago, que cuantifique la venta total por da del local
y la acumulada en el mes en curso, as como rinda el stock en tiempo real, ofreciendo al detalle la
siguiente informacin:
1. Denominacin del producto farmacutico (entre parntesis: nombre comercial)
2. Cdigo de producto
3. Unidad de Medida: Forma farmacutica, concentracin.
4. Existencia mxima
5. Existencia mnima

informtico estndar (SISFAR o LOLFAR, etc.) que permite el control la visualizacin en lnea de la venta
realizada por cada caja registradora.
Inventario muestreo: Lo dispone el auditor institucional quien asigna un grupo de bienes
previamente seleccionados para comprobar si los registros de stock se mantienen actualizados y
verificar que las existencias fsicas concuerden con los registros de las tarjetas de control visible de
almacn y las tarjetas de existencias valoradas. En la mayora de los casos se realiza paralizando el
movimiento de almacn y el flujo de la documentacin involucrada.
PROCESO DE INVENTARIO

PREPARACION DEL INVENTARIO

Ordenamiento Fsico del Almacn

Suspensin de movimiento de stock

Direccin: Las gatas 236 Balconcillo -La Victori rencia@educarte.com


Documentacin Actualizada o Regularizar Pendientes egresos- ingresos Base de datos del Sistema

con Existencias Valoradas al da

IMPLEMENTACION

Equipo de auditores.- Lo realiza la Comisin Encargada (Oficina de Logstica) en ningn caso ser
integrada por el mismo personal del establecimiento.

Medios o instrumentos.- Dotar al equipo de verificadores de catlogos, winchas, calibradores,


metros, balanzas, etc. Para certificar medidas y denominadores, pesos, cdigos, etc. Para el caso de
establecimientos estatales los Instrumentos bsicos en el registro de activos durante el inventario
son: TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN. TARJETAS DE EXISTENCIAS VALORADAS DE
ALMACEN, NOTA DE ENTRADA A ALMACEN, PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA.

RESULTADOS DE INVENTARIO

CRUCES

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Este caso se resuelve por ajuste, anulando la salida del sobrante sustentada con el informe de la
comisin de verificacin y registra en sistema la salida del producto faltante. En la practica diaria los
descruces se realizan reparando en el registro contable con salida del faltante y dispensacin del
sobrante.

SOBRANTES

Determinar el origen y pueden ser debido a: Documentos de fuentes no registrados en la T E V

Bienes entregados en menor cantidad Estos casos se subsanan incorporando en los registros de
existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacn

FALTANTES

Los bienes perdidos por robo o sustraccin, con el informe


de la Comisin de Inventario, el expediente de las
investigaciones y denuncia policial.

Direccin: Las gatas 236 Balconcillo -La Victoria- LIMA PERU Telfonos: 980815356 981427056 142*7056 Email:gerencia@educarte.com
Es la suma de los costos de los productos que formaron parte del inventario del local y que sin
haber sido vendidos ya no se encuentran fsicamente. Su causa mayoritaria es el hurto, pero
tambin estn consideradas las prdidas por problemas tcnicos que afectan a los productos.

Se determina de dos maneras:

Inventario diario de los productos: Diariamente se inventaran determinados sectores del local y los
resultados de merma se van acumulando en un informe denominado Bodega de Merma.

Faltante por robo o sustraccin.- Expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la


denuncia policial

MERMAS

Son todos aquellos productos que al ser expuestos a factores adversos (ver fundamentos de
estabilidad) o por tiempo de vida til caducada, se encuentran en completo estado de inutilidad, no
aptos para administrarse.

Los casos son:

Preparados galnicos slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan,


Productos con fecha de vencimiento expirada.
Productos daados en la integridad de su empaque por accin de roedores o insectos o por mala
manipulacin.
Productos sanitarios o material medico de exigencia estril que evidencia contaminacin
Productos que evidencian descomposicin del vehiculo por accin de agentes microbiolgicos tales
como mohos o bacterias.
Productos con caractersticas organolpticas defectuosas distintas al aspecto especificado.
Productos que de manera no intencionada fueron expuestos a condiciones extremas en las
instalaciones del establecimiento tales como alta temperatura, humedad o luz solar directa.

Cuando se reporta alta tasa de merma se puede atribuir la perdida por negligencia al jefe de
almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia pues son responsables tanto pecuniaria
como administrativamente de la perdida.

No obstante se puede justificar como merma circunstancial siempre y cuando en el caso de los
productos galnicos estn dentro del tiempo de vida til o la empresa se abstenga a la iniciativa de
previsin en el acondicionamiento ptimo de las instalaciones, seguridad y saneamiento del
almacn.
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BAJA DE BIENES

Se cuantifica y se declara Vencidos son separados e identificados siendo dados de baja ante el
proveedor, procedindose a su destruccin o devolucin a los laboratorios.

La comisin evaluara e informara sobre la merma Con el Informe Sanitario respectivo y el informe
de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.

Resuelve la baja se registra, informa y sustenta su salida.

f.- Custodia.- Medidas de seguridad

El personal y los bienes almacenados, deben protegerse de robos, sabotaje, incendios,


inundaciones y para ello el personal debe contar con equipos e implementos de custodia.

Ciertas formulaciones sujetas a fiscalizacin deben resguardarse bajo responsabilidad del regente,
as como preveer la Rotacin de Psicotrpicos.

Consideraciones adicionales:

MANEJO DE RECURSOS HUMANOS.- El xito de una


botica o farmacia se sustenta en lo ms valioso que posee cualquier institucin, su personal; existen
elementos intangibles tales como Honestidad, comunicacin vertical y horizontal fluida, tolerancia y
metas claras, que no son menos importantes que el tecnicismo o sistematizacin de los procesos
explicados sobre gestin logstica. En tanto para exigir eficiencia a los Recursos Humanos, el regente
debe clarificar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

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Debemos estar al tanto en medir sobre nuestro personal auxiliar aspectos como:
Identificacin (sentirse ligado a su institucin)
Motivacin (en este caso vocacin de servicio)
Preparacin (capacitado para lo que va a hacer)

-SUPERVISIN DE PERSONAL.- La direccin superior y los subalternos que ocupan puestos de


jefatura deben ejercer una supervisin constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones
y operaciones con el propsito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la
normativa y las disposiciones internas y externas en vigencia.

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