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Construyendo un Cuadro de Mando Integral - Actividad Evaluativa EJE 4

Presentado por:

Yeltsin Edelmar Briñez Lezama

Ingrid Paola Estupiñan Bello

Erika Xiomara Giraldo Bautista

Karen Mariza Vásquez Tavera

Facultad De Ciencias Administrativas, Económicas Y Financieras, Fundación Universitaria Del

Área Andina

Administración De Empresas Gestión Por Procesos

María Fernanda Hernández Ballesteros

Bogotá, D.C

28 de septiembre de 2020
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

● Objetivo General

● Objetivos Específicos

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1. Exploración individual

2. Lectura Crítica del caso

3. Líderes de equipo

4. Organigrama

5. Mapa de procesos

6. Indicadores de gestión de diferentes páginas WEB

6.1 Indicadores de Gestión de Acuerdo al Mapa de Procesos, Matriz de calidad

7. Matriz de Calidad

8. Indicadores de gestión

9. Cuadro de Mando Integral CMI

10. Conclusiones
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INTRODUCCIÓN

La adecuada organización de la compañía Soluciones Dieléctricas SAS es muy

importante, teniendo en cuenta que nos ayuda a determinar los métodos correctos para que las

tareas sean realizadas de manera efectiva, reduciendo los costos de su operación, evitando la

duplicidad en las tareas, estipulando las responsabilidades de cada uno de los trabajadores.

Por lo anterior debemos realizar la gestión por procesos, de esta manera podremos

conocer las necesidades no solo de nuestros clientes externos, sino también, de nuestros

colaboradores en general.

Cuando diseñamos un modelo de gestión por procesos, buscamos que se fortalezcan

los procesos productivos, con ánimo de optimizar los niveles de competitividad frente al

mercado actual y el objetivo debe estar orientado en establecer mejor la asignación de los

recursos, considerando las restricciones del sistema productivo, para el desarrollo de un

modelo de gestión que esté a un nivel más allá del tiempo y que comprenda la determinación

de los niveles de producción, la correcta administración de inventarios, los planes de

mantenimiento programado y rutinario entre otras labores tácticas. (Ortiz & Caicedo, 2015).
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OBJETIVOS

Objetivo General

Diseñar un Cuadro de Mando Integral CMI, en donde se pondrá en práctica todos los

conceptos y teorías manejadas en el curso.

Objetivos Específicos

Aplicar los conocimientos adquiridos en el recorrido del curso “Gestión por Procesos”,

en cuanto al análisis en una empresa, apoyando los procesos de gestión y organización para

la empresa, elaborando la representación gráfica de la estructura que la empresa tiene

actualmente - Organigrama, identificando los niveles organizacionales.

Diseñar un mapa de procesos para Soluciones Dieléctricas SAS a partir de las

necesidades que la organización tiene actualmente, diferenciando procesos estratégicos,

procesos misionales y procesos de soporte, siguiendo los lineamientos de los referentes de

pensamiento y las lecturas complementarias.

Construir una matriz en la que clasifiquen los indicadores encontrados.

SOLUCIONES DIELÉCTRICAS S.A.S

Descripción De La Actividad

La wiki es una actividad de naturaleza colaborativa, para este caso tiene como principal

objetivo, proponer dar solución a una problemática a partir de la construcción de un cuadro de

mando integral CMI. Los integrantes son 4 y son los que vienen trabajando.

Usted es socio de Soluciones Dieléctricas S.A.S una pequeña empresa dedicada a la

fabricación, comercialización y distribución de uniformes deportivos. Al momento, Usted y sus

socios se han dividido el trabajo de forma muy natural de acuerdo con las habilidades que cada

uno posee o a la disciplina de estudio propia:

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el socio 1: Rigoberto Urán está estudiando ingeniería, es un joven emprendedor y tiene

muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal que tiene a

cargo, le gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la gente participe o

aporte sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto decidieron que él debía

ser el encargado directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4 operarias,

pero por necesidad se le pidió a una de ellas que cada fin de mes colabore como auxiliar de

contabilidad de la empresa, que al momento representa una tarea muy sencilla. El socio 1,

Rigoberto, también se encarga del control de calidad, almacenamiento de mercancías,

negocios con proveedores, diseño de nuevos productos y publicidad de los mismos.

El socio 2: Mariana Pajón, está estudiando comunicación, es una persona un poco

dispersa, pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está muy de acuerdo con

la forma en que Rigoberto trata a los operarios, pero como da buenos resultados, no interviene.

Ustedes decidieron que ella se encargará de las actividades comerciales, básicamente busca

los negocios estratégicos, negocia con proveedores y hace las relaciones públicas, ayuda a

elaborar los inventarios de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la

apoyan 2 vendedores.

Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y evalúa el

personal, hace la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la distribución de los

productos y la parte logística, almacenamiento y suministros de oficina o producción si es

necesario. Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria.

¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se ven los primeros resultados, los

negocios han ido aumentando y en consecuencia el nivel de producción. Para cubrir la

demanda de productos y no quedar mal con sus clientes claves, deben contratar 6 personas

más de acuerdo con las actividades que se deben realizar, que básicamente son:

manteamiento, I+D+I, servicio postventa y gestión financiera.

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Instrucciones

Para cumplir con la entrega de esta actividad cada estudiante del equipo debe cumplir

con los siguientes pasos:

1. Llevar a cabo la exploración individual de los siguientes videos

https://youtu.be/viTe46MVz7w

(Enlaces a un sitio externo.) y https://youtu.be/ij6FMxiGoxA

(Enlaces a un sitio externo.) en los que se muestra la manera de participar en una wiki

colaborativa.

2. Cada estudiante deberá llevar a cabo una lectura crítica del caso de estudio las veces

que sea necesario.

3. Debatir y elegir un líder de equipo, informando al docente.

Líderes de Equipo:

● Ingrid Paola Estupiñan Bello

● Erika Xiomara Giraldo Bautista

4. Organigrama

A continuación podremos observar la representación gráfica de la estructura

organizacional que la empresa maneja en la actualidad, ofreciendo una mejor visualización de

los cargos ocupados por cada uno, permitiendo conocer quién está conectado jerárquicamente

el empleador.
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Representación gráfica de la estructura de la empresa - Organigrama

Figura 1. Estructura Organizacional Soluciones Dieléctrica SAS

Fuente: Propia

Socio 1 - Rigoberto Uran: Encargado directo de la producción, cuenta con (4) cuatro

operarias y se encargan del control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios con

proveedores, diseño de nuevos productos, publicidad de los mismos, de igual forma aportan a

la parte de contabilidad en la empresa.

Socio 2 - Mariana Pajon: Responsable de las actividades comerciales, cuenta con (2)

dos vendedores, básicamente busca los negocios estratégicos, negocia con proveedores y

hace las relaciones públicas, ayuda a elaborar los inventarios de la empresa y está en las

ventas directas cuando se requiere.

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Socio 3: Responsable de la parte administrativa, cuenta con (1) una secretaria. sus

funciones radica en seleccionar, contratar y evaluar el personal, hace la nómina, realiza la

evaluación financiera, se encarga de la distribución de los productos y la parte logística,

almacenamiento y suministros de oficina o producción si es necesario.

5. Mapa De Procesos

Como parte del direccionamiento y planeación estratégica de la empresa Soluciones

Dieléctrica SAS, el equipo de trabajo ha diseñado un mapa de procesos, en el cual hemos

podido identificar los procesos de la empresa de forma más detallada y profunda de acuerdo a

la realización de las diferentes actividades en los que la empresa está involucrada.

Para la ejecución de sus funciones como estrategias de manufactura, la empresa tiene

un esquema organizacional, el diseño del producto, las necesidades de mano de obra y

conocimiento, el nivel de calidad, los sistemas y procedimientos de planeación y control de la

producción, entre otras (Boyer y Lewis, 2002).

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Figura 2. Mapa de Procesos Soluciones Dieléctrica SAS

Fuente: Propia

6. Indicadores De Gestión De Diferentes Páginas Web

Los indicadores de gestión son conceptos claves para realizar la medición de los

mismos incluyendo una objetividad en el análisis, siendo coherentes con las políticas y

objetivos propuestos por la compañía. Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D. F.

(2017). menciona datos o información que sirve para conocer o valorar las características y la

intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura.

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6.1 Indicadores De Gestión De Acuerdo Al Mapa De Procesos , Matriz De Calidad

Según la investigación realizada sobre los indicadores de gestión se deciden tomar los

siguientes:

● Eficacia entrega de pedidos a tiempo

● Crecimiento en ventas

● Promedio de ventas

● Crecimiento de clientes

● Clientes previstos

● Conformidad de la producción

● Eficiencia de producción (tiempo)

● Garantías

● Ausentismo

● Nivel de quejas

● Eficacia en el tratamiento de quejas

● Eficiencia tratamiento de quejas

● Índice de satisfacción del cliente (CSAT)

● Tasa de retención de clientes

● Satisfacción del cliente

● Eficacia de las acciones

● Clima organizacional

● Nivel de participación actividades de formación

● Rotación de personal

● Resultado encuesta de renuncia

● Exactitud de inventario
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7. Matriz De Calidad

Se adjunta excel con cuadro y se carga en drive compartido

(https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OnCUsu7cbakfMOEXXkahm2TYo2nAxHc_BkO5OZ

62U1c/edit#gid=0) Con matriz de calidad.

8. Indicadores De Gestión Según El Mapa De Procesos

Materia Prima Dieléctrica S.A.S

Según las estadísticas y proyecciones en tiempo y porcentaje, se evidencia una

tendencia en crecimiento de producción gracias a la tecnología implementada y el seguimiento

realizado por la Gestión por procesos, cubriendo la oferta y demanda por los clientes.

Figura 3 Cuadro y estadística de Materia Prima

Fuente Propia

Ventas

En esta gráfica se refleja un aumento de la cuarta parte de inversión, gracias a las

nuevas estrategias comerciales vinculadas con la gestión por procesos de cada área

establecida en su entrada- producción- salida del producto y un riguroso seguimientos de

garantías realizadas a los uniformes, certificando una garantía en el material utilizado. Con

esto se ha llegado a establecer nuevos lugares para su distribución e impacto al mercado

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donde los clientes pueden acceder con más facilidad a los productos y confianza en material.

Con esto la empresa obtiene una estabilidad económica y logra brindar un buen producto al

cliente.

Figura 4 Cuadro de Ventas Realizadas de Uniformes Deportivos

Fuente Propia

Calidad

Para satisfacer las necesidades de los clientes el nivel de producción debe ser acorde a

la demanda y requerimientos de los clientes, por lo tanto la calidad del material debe ser óptimo

para garantizar una línea de primera categoría en garantía, es por esto que los clientes buscan

el producto generando y ayudando a la estabilidad económica e impulsando el buen nombre

y/o imagen de la compañía hacer una de las empresas más competitivas en el mercado.
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Cuadro de Producción Ventas y Calidad

Fuente: Propia

9. Cuadro De Mando Integral (CMI)

Para poder supervisar el desempeño de la organización se ha creado un Cuadro de

Mando Integral, como herramienta en la búsqueda de los objetivos propuestos por la empresa

a través de diferentes indicadores.

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Cuadro de Mando Integral.

Fuente propia
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10. Conclusiones

Como conclusión importante se puede nombrar la importancia del cuadro de mando

integral CMI, dentro de una compañía para identificar aspectos importantes como lo son las

finanzas, los clientes, los procesos internos y la formación y aprendizaje y cómo funcionan cada

uno de ellos dentro de la empresa. Adicional conocer cómo funcionan el orden jerárquico y el

mapa de procesos, para la identificación de las funciones y labores del personal en la

compañía.

Como gestión de procesos evidenciamos que cada paso emitimos nos fortalece como

compañía, de ahí la importancia de tener una organización con un organigrama el cual nos no

indique la estructura organizacional y saber la jerarquía en una compañía, dejando de ver una

estructura piramidal y más horizontal , el saber los procesos que se manejan y que cada uno en

su enfoque es valioso y con trabajo conjunto se cumplen los objetivos de la compañía de ahí

radica la importancia de manejar indicadores que nos ayuden tener en seguimiento y control

las metas que se desean alcanzar y así dar cumplimento a ellas.

El cuadro de mando integral (CMI) proporciona a los directivos de la empresa

Dieléctrica SAS, el equipo de instrumentos y herramientas necesarias para navegar hacia un

éxito competitivo futuro.

La importancia de los indicadores en la Gestión por Procesos en una empresa, radica

en el hecho, de que nos permite alinear las estrategias de la organización, con fórmulas de

cálculo claramente definidas, identificando los responsables en cada proceso, identificando las

metas de control óptimo, para la implementación de unos sistemas de reportes eficiente, eficaz
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y a la vez efectivo para las personas que necesiten dicha información para su

retroalimentación.

Referencias

Coneval (s,f) ¿Qué es la matriz de indicadores? Recuperado de Website:

https://www.coneval.org.mx/Evaluacion/Paginas/Normatividad/MatrizIndicadores/MatrizI

ndicadoresQuees.aspx#:~:text=La%20Matriz%20de%20Marco%20L%C3%B3gico,para

%20obtener%20y%20verificar%20la.

Oxford dictionaries (s,f) citado por Betancourt, D. F. (2017). Indicadores de gestión: Definición,

elaboración e interpretación con ejemplo práctico. Recuperado de Website;

www.ingenioempresa.com/indicadores-una-guia-incompleta.

Rangel M. A(2014) Diseño e implementación de un sistema de indicadores de gestión del

proceso logístico de COMERTEX S.A. Recuperado de Website:

http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/tesis/2014/152057.pdf

Roncancio.G (2018) ¿Qué son indicadores de gestión o desempeño (KPI) y para qué sirven?

Recuperado de Website: https://gestion.pensemos.com/que-son-indicadores-de-gestion-

o-desempeno-kpi-y-para-que-sirven

Tiempo Minero (2019) Indicadores de gestión: ¿qué son y para qué sirven en el negocio?

Recuperado de Website: https://camiper.com/tiempominero/indicadores-de-gestion-que-

son-y-para-que-sirven-en-el-negocio/.

Información de conocimiento y aprendizaje módulo 4 Gestión por Procesos. Recuperado de

Website: https://areandina.instructure.com/courses/8648