Ebook - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Una Empresa V2

CÓMO EMPEZAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN
DOCUMENTAL DESDE CERO EN TU EMPRESA

“Una guía que despejará tu camino hacia la Gestión

Documental”
SEGUNDA VERSIÓN
2 POR EDIN GUTIÉRREZ

Profesional en Archivística
ÍNDICE
¡Qué bien, estás aquí! 4
Desde donde debes iniciar a implementar

9
Gestión Documental
Paso #1 Conociendo la Empresa 12
Paso #2 Consigue un visto bueno y un apoyo 16
Paso #3 Desarrolla un Diagnóstico Integral

19
Archivístico
Paso #4 Conforma el Comité de Gestión

24
Documental
Paso #5 Establece una política Institucional

29
de Gestión Documental
Paso #6 Construye el Plan Estratégico Archivístico 32
Paso #7 Define políticas y lineamientos para el

control de los documentos desde los 38
productores de la información
Paso #8 Diseña herramientas de control para la 44

Gestión Documental
¿Qué sigue de aquí en adelante? 46
¿Alguna pregunta? 48

¡Qué bien, estás aquí!
¡Hola!
Soy Edin Gutiérrez y me alegra tenerte leyendo estas
páginas.
He escrito este corto Ebook sobre Gestión Documental pensando en ti y tu

trabajo o proyecto.
Cada semana me encontrarás en mi blog Nosonpapeles.com hablando sobre
temas relacionados con Archivística y Gestión Documental, compartiéndote
estrategias, información y recursos que te puedan ser de utilidad para despejar
tus dudas, resolver problemas u oportunidades de mejora a través de la Gestión
Documental.
Porque créeme, La Gestión Documental tiene un sinnúmero de caminos que
recorrer todos los días.
No solo es organizar “papelitos” - ¿Te suena Familiar? -
Desde que comenzó el hombre a comunicarse y registrar mensajes en
diferentes soportes (piedras, tablillas, etc.); absolutamente todo se basa en
información y las entidades, no son la excepción a la regla.
¿Habrá algún día que la actividad institucional no produzca información?
No obstante, hasta ahora; pocas han prestado atención a este hecho.
Las organizaciones se han basado (y así debe de ser, para eso existen) en las
ventas, la producción.
En pocas palabras, permanecer en el tiempo de forma sólida y estable.
Pero mantener sus documentos debidamente organizados y gestionados, no
siempre ha formado parte del proceso.
Afortunadamente con el tiempo esto está cambiando y es nuestra tarea que
continúe mejorando.
¿Cómo algo tan antiguo como los Archivos y los

documentos podría revolucionar el mundo de las
organizaciones?
Te diré la manera…

Si implementas Gestión Documental en tu entidad, ayudarás a:

 Asegurar la conservación de los documentos misionales estén estos en
cualquier soporte (núcleo del negocio)
 Incrementarás la Gestión de la Información para agilizar la toma de
decisiones.
 Diferenciarás la empresa de la competencia por su agilidad en el servicio
al contar con la información en el momento oportuno.
 Aportarás en la economía de la empresa mediante la utilización de
estrategias documentales que minimicen costos.
Hasta hace poco, cuando se creaba una empresa, no se daba importancia a la
figura del Archivista ni a la del Gestor Documental; mucho menos, a tener una
persona con conocimientos mínimos en Archivística.
El Archivista es ante todo un gestor de información, y

todas sus tareas están orientadas a satisfacer las
necesidades informativas precisas para que una
entidad desarrolle sus funciones con rapidez,
eficiencia y economía… En resumen, es un soporte
para el buen funcionamiento de cualquier
organización, cuya tarea – la gestión de los recursos
informativos, de los documentos – resulta tan vital
como la gestión de los recursos humanos, financieros
y materiales. – Michel Duchein.
Es más, cuando se está planeando una empresa o lleva poco tiempo operando
(un año máximo), se piensa en todo, menos en la gestión documental, porque
se considera que está es al final, cuando la empresa ya tiene muchos
documentos arrumados.
Conservar adecuadamente los documentos no tenía relevancia, lo único que
importaba era vivir el día a día atendiendo clientes.
Hoy las cosas han cambiado. Esto es solo el principio y por eso estás aquí.
Seguramente estás leyendo estas líneas porque….

 Sientes que puedes aportar mucho más a la empresa que solo archivar y
prestar documentos.
 Quieres convencer a tu jefe que tu perfil es valioso, que puedes aportar
beneficios a la empresa.
 No sabes cómo hacer para salir del concepto de depósito que guarda
documentos y convertir tu área en una más participativa en la gestión de
la empresa.
 No consigues resultados significativos para la empresa con lo que estás
haciendo hasta el momento con tu labor.
 Recién has terminado tu formación académica y tu perfil se
responsabiliza de la puesta en marcha de la gestión documental, y tienes
aún muchas dudas de por dónde empezar.
La pregunta es…
¿Implementar Gestión Documental podría ser la clave?

Aquí estoy para sacarte de dudas y para que descubras porqué la Gestión
Documental es la solución.
Yo siempre lo he sabido y por eso he escrito esta esta guía gratuita.
He creado este Ebook por tres razones:
 Para que cualifiques tu perfil como responsable de la información de la
empresa mediante la puesta en marcha de políticas, estándares,
lineamientos y procesos estables y eficientes de Gestión Documental.
 Darte una guía sencilla y práctica de los pasos que deberías llevar a cabo
en tu entidad para implementar Gestión Documental.
 Tercera razón de peso: no quiero seguir viendo como dejas pasar tu
tiempo dedicándote a las mismas labores que no te permiten crecer
profesionalmente y aportar mucho más a la empresa.
Quiero que seas cada vez más consciente de que los Archivos no son el
problema por el que crees que tu cargo no es importante para la empresa.
No lo olvides, la Gestión Documental no es solo archivar y foliar “papelitos”.
La fórmula perfecta:

Prácticas
Archivísticas
Prácticas de
GESTIÓN
Gestión
Empresarial DOCUMENTAL
TIC´s
Elaboración propia: La fórmula para la Gestión Documental
La Gestión Documental es el reflejo de tu

capacidad para solucionar problemas y
necesidades administrativas en tu organización,
combinando teorías y técnicas Archivísticas con
procesos administrativos y utilizando la
tecnología como aliado.
¡Vamos a ello!

“Vive el presente sin

olvidar el pasado, pero
siempre mirando hacia
el futuro.” – Anónimo.

TEN ESTO PRESENTE ANTES DEL PASO #1...

¿DESDE DÓNDE DEBES INICIAR A IMPLEMENTAR
GESTIÓN DOCUMENTAL?
La entidad nunca ha tenido nada de gestión documental.
Contrata a un Archivista.
Tú.
Para que empieces a implementar gestión documental.
Y lo común es, ojalá no para ti, pero si para ellos. Empezar por intervenir los
documentos ya acumulados.
Es posible pensar que implementar gestión documental consiste en “organizar
los documentos más antiguos” que la entidad tiene arrumados en algún
depósito.
Pero no.
Cuando vayas a iniciar con la implementación de la Gestión Documental en una
entidad, primero deberás centrarte en el tiempo actual; es decir, en el día a día.
En palabras simples, tu punto de partida debe ser desde las oficinas; ya que
desde ellas está la producción actual de los documentos.
¿Qué podría suceder si decides empezar por el Fondo

Acumulado?
Que cuando hayas terminado de organizarlo, las oficinas aumentarán su
“cúmulo de documentos” carentes de lineamientos y prácticas de gestión
documental.
Además, en el tiempo que estés dedicado al Fondo Acumulado, la entidad
continuará con los “problemas e inconvenientes” en su gestión administrativa
debido a la ausencia de buenas prácticas de gestión documental que
complementen y mejoren las actividades administrativas.

Debes leer esta imagen desde tu derecha a izquierda.
NO INICIES DESDE AQUÍ LA

GESTIÓN DOCUMENTAL EN
TU ENTIDAD DESDE AQUÍ EMPIEZAS LA GESTIÓN DOCUMENTAL DESDE CERO EN TU ENTIDAD
10
“Y muchas veces
vacías la copa en tu
afán de llenarla.”–
Fiedrich Nietzsche

PASO #1 CONOCIENDO LA EMPRESA.

Ten presente que implementar Gestión Documental, no solo es organizar los
documentos que la entidad tiene en los distintos lugares o unidades de
almacenamiento.
No cometas el error de tomar decisiones sin información fiable sobre la entidad.
Lo que te pudo haber servido en otra entidad o lo que ya está funcionando en
otra, no significa que por regla servirá para la tuya.
Si inicias por conocer tu entidad, tendrás un panorama amplio que facilitará tu
proceso de toma de decisiones en aras que las acciones de gestión documental
beneficien a toda la organización.
¿Pero qué debes de conocer de la entidad?

La información que debes recopilar sobre la entidad podría basarse en estos
aspectos:
 ¿En qué año se constituyó?
 Este dato te permitirá conocer cuál es el posible volumen de los
documentos de su fondo documental.
 Además, crearás una primera imagen de la probabilidad de
crecimiento administrativo por el que ha pasado la entidad.
 ¿Cuál es la actividad económica de la organización?
Este aspecto te permitirá identificar los posibles documentos misionales
y por ende el valor que representan para la entidad.
 ¿Cuál ente de control los vigila?
Si sabes cuál entidad de control supervisa la entidad, deberás realizar una
indagación sobre qué directrices en materia de asuntos Archivísticos y de
Gestión Documental ha expedido dicho ente de control y que por ende la
entidad debe cumplir.
 ¿Cómo funciona la entidad en lo administrativo y operativo?

Identifica cuál es la estructura organizacional con la cual la entidad
desarrolla su misión.

Algunos ejemplos de estructuras:
Orgánico
funcional Por procesos Por proyectos
(dependencias)
Elaboración propia. Algunos tipos de estructuras administrativas
Además de estructuras geográficas, por productos, por cliente, entre otros.

Con ello obtendrás el tamaño de la entidad y cuál será el posible sistema
de clasificación documental que se debe utilizar.
NOTA: En Colombia, las entidades públicas y privadas con función pública

deben basar su sistema de organización documental en la estructura
orgánico funcional.
En el caso que también cuenten con procesos, estos deben adaptarse al
sistema anterior.
Si no estás en Colombia, revisa la normatividad de tu país, en especial si
estás en una entidad pública.
Si tu caso es que tu entidad no cuenta con una estructura organizacional

definida, haz saber la necesidad de establecerla a quién corresponde esta
decisión.

La estructura organizacional definida, debe reflejar la realidad del cómo

opera el negocio con base en su misión corporativa.
NOTA: Si la estructura está por cargos, solicita que sea revisada para
establecer la estructura por áreas (esto no significa que se deba eliminar
la de cargos, ambas se complementan y cumplen su propia función).
Esto con el fin de que la organización documental agrupe los documentos
de tal manera que se reflejen los productores, de lo contrario la
información podría quedar particionada o fragmentada.
 ¿Cómo producen (crean, reciben y capturan), organizan y controlan los

documentos?
Haz un recorrido por los puestos de trabajo para observar estos como
producen, gestionan, organizan y controlan los documentos.
Si es necesario que te acerques a algún colaborador a hacer una

pregunta, hazla, pero solo algo general, sencillo, no de fondo, recuerda,
estás conociendo.
Además, da un recorrido por los depósitos en donde custodian (o quizás

solo almacenan) los documentos.
Ve al área de TIC’s y solo haz la siguiente pregunta.
¿Qué acciones llevan ellos a cabo con respecto la información electrónica

que la entidad produce (crea, recepciona y captura)?
Solo escucha.
Por ahora, no ahondes en más preguntas.

“Juntarse es un
comienzo. Seguir
juntos es un
progreso. Trabajar
juntos es un éxito”.
- Henry Ford.

PASO #2 CONSIGUE UN VISTO BUENO Y UN

APOYO
No empieces a hacer sin antes convencer.

¿Cómo así?
Tú sabes bien que pasa que la alta dirección por su desconocimiento del aporte
que podría hacer la gestión documental a la entidad, no le presta el valor ni la
atención que este proceso se merece.
Seguro alguna vez has padecido las consecuencias y hasta te has sentido mal
por esto.
Por lo mismo, cómo estrategia (a mí me ha servido montones) solicita a quien
corresponda una reunión de máximo 30 minutos.
El fin de la reunión es para que tú expliques qué piensas hacer, cual será tu plan
de trabajo para ayudar a la entidad a mejorar o a potenciar sus fortalezas.
Como tú, a través de la gestión documental aportarás a la economía y la
eficiencia de la operación del negocio.
Explícales que no solo es organizar documentos, qué implementar gestión
documental impacta todas las actividades de la entidad ya que todas generan y
consumen información que se registra en distintos soportes.
¿Con quienes deberías hacer ese primer encuentro?

Mínimo para ese primer encuentro busca reunirte con el gerente y el líder o
responsable de la gestión administrativa de la entidad.
Lo común ha sido, que este último tiene bajo su responsabilidad el Archivo de la
entidad y la implementación de proyectos que impacten el desarrollo
administrativo.
Mucho mejor sería si puedes agregar al responsable del sistema de calidad y
también Tic’s.
O si en tu entidad en poco tiempo (una semana como máximo) se va a reunir un
comité de nivel importante, como un comité de gerencia, comité directivo,
entre otros, que están integrados por los cargos que te recomendé antes,
solicita que te den un espacio de mínimo 15 minutos (mucho mejor los 30).

¿Qué debes conseguir en el espacio que te brinden?

Interés.
Inquietar.
Crear expectativa.
Atención.
Aprobación.
No, no y no pierdas ese tiempo tan valioso explicando tecnicismos.
No es una capacitación.
Es un espacio (de ojalá más de 30 minutos, pero prepárate como si fueran 15
min.) para que tú expliques de modo general el objetivo de tu trabajo.
Puedes mencionar algunas fortalezas que viste en tu recorrido, pero también
que falencias hallaste.
Te aconsejo que las falencias que nombres estén relacionadas con los
productores de la información (oficinas) y al mismo tiempo des a conocer estas
falencias como impactan la gestión administrativa de la entidad y cuál debería
ser la práctica correcta.
Lo del depósito y el fondo acumulado (documentos sin criterios de organización)
será más adelante, pero en este momento no.
Algo más, si te queda tiempo, regala 4 o 5 tipos de gestión documental que ellos
puedan aplicar de inmediato en su puesto de trabajo y que les ayude de agilizar
sus funciones.

“No se puede
desatar un nudo,
sin saber cómo
está hecho.”
Aristóteles

PASO #3 DESARROLLA UN DIAGNÓSTICO

INTEGRAL ARCHIVÍSTICO (DIA)
Pon atención a la definición que le doy al diagnóstico
El Diagnóstico Integral Archivístico es una herramienta con la cual se identifica
el estado actual de una entidad con relación a su fondo documental (en todos
los soportes), en lo que se refiere a la conservación y preservación, así como
también al nivel de aplicación de procesos archivísticos y de gestión documental
a nivel institucional, con base ya sea en los requerimientos administrativos y
normativos en materia de Archivística y Gestión Documental.
Con base en la anterior definición, te aconsejo: No empieces a poner en marcha
algún proceso de gestión documental o elaborar un instrumento archivístico,
sin antes tener muy claro lo que se necesita.
Pero si puedes ir aplicando prácticas o acciones archivísticas que tú sabes (según
tu experiencia y formación) es necesario controlar desde ya, como, por ejemplo,
la producción de los documentos.
Necesito que tengas muy presente algo.
Una cosa es hacer un diagnóstico del archivo (o archivístico), y otra cosa es
llevar a cabo un Diagnóstico Integral Archivístico (DIA).
El primero te mantiene en los depósitos de Archivo. Analizando el estado de
conservación y de organización de los documentos.
Muy poco te servirá para iniciar a implementar gestión documental.
Mientras que el segundo, el DIA, te hará salir de las cuatro paredes de los
depósitos e ir más allá de analizar los documentos ya generados, estén estos en
soportes físicos o en medios electrónicos.
¿Por qué es importante aplicar un Diagnóstico Integral

de Archivístico?
Hay un refrán popular que dice: “Del afán solo queda el cansancio”.
Si te saltas el paso del Diagnóstico Integral Archivístico, podrías estar ante la
posibilidad de utilizar mucho tiempo en algunas actividades que de alguna
manera tu entidad ya tiene adelantadas y te podrían servir como base para lo
que harás.

El Diagnóstico Integral Archivístico te permite conocer de forma específica:
 Cómo la entidad trata, custodia, conserva y preserva los documentos ya

generados (físicos o electrónicos)
 El volumen documental que se hallan en toda la entidad, ojo, no solo en
los depósitos de los fondos acumulados.
 Cómo produce y recibe los documentos.
 Cómo los productores de la información administrar sus documentos.
 Cuáles son prácticas (o quizás procesos) archivísticos y de gestión
documental la entidad implementa.
Al igual, podrás conocer según los criterios que evalúas, de qué carece la
empresa o en su defecto, las actividades archivísticas que aplican, pero
inconscientemente; es decir, sin saber que son una buena práctica archivística.
¿Cuáles son los pasos para hacer un Diagnóstico Integral

Archivístico?
Paso 1. Haz una reunión del comité de gestión documental, (podría ser en la
primera reunión que hiciste), y explica de manera general en qué consiste el DIA
y porqué es importante para tu trabajo y para la entidad.
El objetivo de este paso es que tengas el aval y el compromiso por parte de la
entidad para que faciliten el tiempo y la entrega de los datos que requieres.
NOTA UNO: Si estás en una entidad pública o privada con funciones
pública de Colombia, recuerda que la ley obliga la creación del comité de
archivo, o si tú entidad cuenta con Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, este tendrá a cargo las funciones del comité de archivo.
NOTA DOS: Si estás en una entidad privada, mi primer consejo es tener
un comité de gestión documental desde el inicio.
Aunque seamos sinceros, las empresas no son tan amigos de los comités,
y menos de uno del que poco conocen y que además seguramente
piensan que lo que tu solo vas a hacer, es organizar documentos.
Así qué, si no es posible el comité de gestión documental (también
podría ser por el tamaño de la entidad), ubícate de manera estratégica
en un comité con capacidad de decisión.
Luego cuando la empresa perciba todo el valor que tú desde la gestión
documental le vas a dar, seguro será más sencillo crear el comité.

Paso 2. Reúne información sobre la entidad como:
 Su estructura organizacional (no olvides que las entidades no solo se

estructuran por dependencias, también puede ser por procesos o
proyectos, entre otros).
 Los documentos de su constitución.
 Diagnósticos previos tanto a nivel administrativo como archivísticos.
 Inventarios documentales.
 Otros documentos que arrojen información sobre el estado Archivístico
de la entidad.
 Y toma fotos de todo lo que hagas.
Paso 3. Realiza la medición de los acervos documentales de la entidad.
Los documentos físicos que la entidad alberga en todos sus depósitos, los
pueden medir en metros lineales.
Básate en la Norma Técnica Colombia 5029 para la medición de Archivos.
También es importante que identifiques el volumen documental que la entidad
tiene en medios electrónicos.
Ya aquí la unidad de medida es por Gigabyte, terabyte, peta byte, etc.
Eso sí, incluye los documentos que se encuentran en las oficinas.
No solo los acumulados.
Paso 4. Evalúa los elementos archivísticos con los que la entidad debería contar.
Toma como referencia cada una de las etapas o procesos de la Gestión
Documental y crea para cada uno, una lista de chequeo con los criterios que
evaluarás.
Es importante que incluyas en la lista de chequeo, los requerimientos mínimos
que la ley le exige a la entidad tener, en materia Archivística.
Paso 5. Elige una muestra entre el 5% y el 10% de los documentos físicos y otra
para los electrónicos; con ella lo que harás es identificar las características de su
producción y el estado de organización y conservación.
Para realizar la tarea anterior, puedes elaborar otra lista de chequeo con
criterios de organización documental y evalúa si los documentos de la muestra,
cumplen con dichos criterios de organización.

Paso 6. Analiza las condiciones medioambientales bajo las cuales se encuentran

expuestos los documentos.
Valora criterios como la temperatura, la humedad, las unidades de
conservación, la infraestructura, los riesgos a los que están expuestos los
documentos, la seguridad ocupacional, entre otros.
Para tomar mayor información, puedes buscar en los instrumentos del Archivo
General (o Nacional) de tu país, es común que publiquen guías o normas sobre
este tema.
Prepara un informe con los resultados del Diagnóstico

Integral Archivístico.
Termina el diagnóstico elaborando un informe final en el que registres los
resultados hallados en su aplicación.
Elabóralo con normas de presentación de informes; utiliza tabla de contenido,
gráficas en las que representes datos, también imágenes y tablas.
Es decir, presenta el informe no solo con texto.
Una vez has terminado el informe final del diagnóstico, presenta los resultados
al Comité de gestión documental o al que corresponde.
Usa no más de 40 minutos, de nuevo te recomiendo que seas muy visual.
Enfoca tu presentación en el comité mostrando lo que encontraste de la entidad
y a partir de esto, qué debería implementarse para darle solución.
Para complementar este primer punto sobre el Diagnóstico Integral Archivístico,
te recomiendo leer mi artículo “Como hacer un Diagnóstico Integral Archivístico
en 7 pasos” que he publicado en mi blog sobre Archivística y Gestión
Documental NoSonPapeles.com.
Además, podrás descargar el formato de Diagnóstico que yo utilizo en mis
proyectos.

“Cuando quiero
que un asunto no
se resuelva, lo
encomiendo a un
comité.” - Napoleón
Bonaparte

PASO #4 CONFORMA EL COMITÉ DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Con base en lo que te he mencionado en los pasos anteriores sobre la

conformación de un comité de gestión documental, si hay un momento idóneo
para hacerlo, es en punto.
Después del Diagnóstico Integral Archivístico.
Pero como te dije antes, sí lo ves oportuno, depende de tu realidad en la
entidad.
Tampoco olvides lo que te dije sobre la obligatoriedad del comité en las
entidades públicas y privadas con funciones públicas para el caso de Colombia.
Sigamos.
Un error en el que no puedes caer es trabajar solo.
Si trabajas solo, te será más lento el proceso de implementación de Gestión
Documental porque no tendrás un respaldo unánime por parte de la entidad.
Una decisión estratégica para contrarrestar el punto negativo anterior, es
apoyarte de colaboradores que sus decisiones tienen relación e incidencia en la
fundamentación de las bases para montar el Sistema de Gestión Documental.
Porque la verdad es que, aunque la entidad te haya contratado para hacer este
trabajo solo, el tema de la Gestión Documental es desconocido por muchos y
eso lleva a que no sea muy valorado.
De allí la importancia de trabajar en equipo.
¿Qué es el Comité de Gestión Documental?

Es un órgano asesor a nivel institucional en materia archivística y gestión
documental, con el objetivo de establecer políticas, estrategias, lineamientos
y planes encaminados a la implementación eficiente de gestión documental
con el fin de garantizar la conformación de archivos que salvaguarden la
memoria institucional y que por ende sirva como apoyo para la toma de
decisiones.

¿Quién debería conformar el Comité de Gestión

Documental?
Las decisiones que se toman en un Comité de Gestión Documental, no solo
afectan al área de Archivo.
No.
Las decisiones tomadas en este comité impactarán en toda la entidad, puesto
que son decisiones relacionadas con la producción, manejo, control y gestión de
los documentos.
Además, recuerda que toda la entidad crea información en algún soporte.
Por tanto, te propongo que elijas para el comité los siguientes cargos.
 El Gerente de la entidad: con él se agilizará la toma de decisiones.
Además, el comité se beneficiará indirectamente con su presencia y
tomará más fuerza; por eso, haz lo posible porque sea un integrante
activo.
 El Jefe Administrativo de la entidad: lo común es que el Archivo o Centro
de Administración Documental dependa como mínimo de su área; por lo
cual, debe de ser parte del comité, asimismo, es el conocedor de los
procesos administrativos.
 El responsable de Sistemas: recuerda que la Gestión Documental no solo
aplica a los documentos en soporte papel; todos los documentos en
medios electrónicos también hacen parte de las decisiones del Comité de
Gestión Documental.
 El responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: como sabes, el
sistema de calidad tiene como una de sus funciones principales,
garantizar el adecuado manejo de los procesos documentados y
determinar controles para la producción de la información.
 El encargado del área de Archivo o de Gestión Documental, es decir, tú.
 Otros invitados de acuerdo al asunto de la reunión.
Si eres parte de una entidad pública o privada con funciones públicas de
Colombia, el comité de archivo ya está regulado en el decreto 1080 de 2015 art.
2.8.2.1.14 y la circular conjunta 100-004 de 2018.

¿Qué debes hacer para crear el Comité de Gestión

Documental?
Para que este Comité de Gestión Documental no sea solamente una creación
del momento, te recomiendo que, si perteneces a una entidad privada, tomes
en cuenta lo que El Archivo General de la Nación de Colombia exige a las
entidades que vigila, crear el Comité de Gestión Documental mediante un acto
administrativo.
Al establecer el Comité de Gestión Documental mediante un documento formal,
harás institucional el comité.
¿Con cuál tipo de documento puedes crear el Comité de

Archivo?
Si estás en una Entidad Pública, lo debes de crear mediante un decreto o una
resolución.
Si tu caso es una entidad privada, lo más común es que no se generen ni
decretos ni resoluciones, entonces te recomiendo que el comité se cree en un
acta de una reunión de un comité de la entidad que pueda tomar este tipo de
decisiones.
El Comité de Gestión Documental podría ser creado mediante una reunión del
Comité de Gerencia o el Comité Administrativo (o los que hagan las veces en tu
entidad).
O a través de una circular reglamentaria que expida el responsable de la gestión
administrativa o el gerente.
Te recomiendo que cuando reúnas el comité en el cual se tomará la decisión de
crear el Comité de Gestión Documental, no solo hables de su creación.
No.
Esta es tu mejor oportunidad para mostrar la importancia de lo que vas a llevar
a cabo o tus avances.
Debes sorprenderlos con tu conocimiento.
¿Cómo lo puedes hacer? Siempre recomiendo basar la reunión en dos puntos:
 Explícales que sí es la Gestión Documental (en menos de 5 minutos)
 Luego, plantéale al Comité que tu objetivo en la entidad, no es tan solo
organizar los documentos del fondo acumulado; es también, además,

crear un Centro de Administración Documental desde el cual se coordine

toda la Política de Gestión Documental de la compañía incluyendo todas
las sucursales o sedes (sí es que las tiene).
Y claro, los documentos en todos sus soportes.
Para asegurar un control de toda la información generada o recibida por

la entidad, de tal manera que esté siempre disponible para soportar la
toma de decisiones.
¡Listo, ya has creado el Comité de Gestión Documental!

Ahora, ¿Con qué debes de seguir?
Tómalo con calma.
Se estratega de los momentos que requieres que el comité se reúna.
Recuerda la frase de Napoleón con la que inicié este paso.
No conviertas el comité en inoperante.
No canses a los integrantes.
Conviértelo en un comité al que los integrantes a pesar de sus múltiples tareas,
no les dé pereza o “jartera” que sean citados, ya que ellos saben que es un
comité en el que se aporta valor no solo a la entidad sino también para ellos.
Para este paso, te recomiendo tener en cuenta este artículo de mi blog: 7 pasos
claves que harán que tu Comité de Gestión Documental sea más productivo.

“Cambia de opinión,
pero mantén tus
principios. Cambia
tus hojas, pero
mantén tus raíces”. -
Víctor Hugo

PASO #5 ESTABLECE UNA POLÍTICA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Este es el momento idóneo.
No es otro.
Es ahora.
Créeme.
No es después de organizar el fondo acumulado.
No es después de tener un instrumento archivístico.
No es después de comprar el software de gestión documental.
No.
Y de nuevo te lo repito.
No.
Disculpa mi insistencia.
Pero el paso siguiente cuando vas a implementar gestión documental desde
cero, es definir una política institucional de gestión documental.
Ese es el paso a seguir más adecuado.
¿Por qué?
Porque como ya te he dicho, la gestión documental no solo son los
instrumentos archivísticos u organizar los documentos.
Poner a funcionar la gestión documental en tu entidad, requiere de una
estrategia organizacional.
Seguro que ya has notado que muchas entidades públicas o privadas tienen
áreas de archivo o Centros de Administración Documental –CAD-, instrumentos
archivísticos, software e insumos para archivo.
Pero la gestión documental no pasa más allá de recibir documentos, radicar,
archivar y prestar.
Además, los directivos, colaboradores, clientes, entes de control, etc., no hablan
el mismo idioma, y cada uno hace lo que puede por su propia cuenta.
¿Por qué pasa esto?

Porque no tiene definida las reglas del juego.

No tiene definida su política institucional.
Y es que la política institucional es la declaración de un compromiso o principio
que la entidad establece sobre un asunto específico y determina su manera de
actuar sobre este.
Así las cosas, cuando tú elaboras la política institucional de gestión documental,
estás declarando un compromiso o principio que va a regir el quehacer de tu
entidad en todo lo concerniente al alcance que tiene o tendrá la gestión
documental.
POR EJEMPLO:
La Empresa S.A.S declara como política institucional de Gestión

Documental su compromiso por adoptar las mejores prácticas de
gestión documental orientadas a la adecuada producción, captura,
administración, organización, preservación, disposición final y
valoración de la información generada y recibida como evidencia
del desarrollo misional. Además, la aplicación de estrategias que
garanticen durante todo su ciclo de vida la integridad, autenticidad,
disponibilidad y confidencialidad de los documentos en sus
diferentes medios y soportes, de tal manera que se propenda por
una gestión institucional transparente para los asociados, entes de
control y demás partes interesadas en la información de la
cooperativa en concordancia con la normatividad vigente sobre el
acceso a esta.
Es un ejemplo de política, no es algo real.
NOTA: Sí estás en una entidad pública o privada con función pública de

Colombia, la política institucional que desarrolles, debe ir en
concordancia con las exigencias del decreto 1080 de 2015 sobre este
tema.
Para este paso, te recomiendo tener en cuenta este artículo de mi blog: 5

motivos por los que sí o sí tu empresa debe contar con políticas de gestión
documental.

“No es que
tengamos poco
tiempo, sino que
perdemos mucho”.
Séneca “De la brevedad de la vida”

PASO #6 CONSTRUYE EL PLAN ESTRATÉGICO

ARCHIVÍSTICO
Recuerda que el concepto común que tienen muchos líderes de entidades sobre
el Área de Archivo o de Gestión Documental, se reduce a solo un “depósito” que
guarda “documentos viejos”, que en muchos casos “no aporta valor” a los
procesos de la entidad.
Por este motivo asume tu responsabilidad muy en serio.
¡No solo eres un “custodio de documentos”!
¡Tú eso lo sabes, pero es hora de demostrarlo!
¿Cómo?
Con calidad en lo que haces y como lo haces.
Un consejo, no te límites al nivel de tu salario.
Si no ganas aún lo que consideras que te mereces, con mayor razón demuestra
tus capacidades y todo lo que puedes aportar a través de la gestión documental.
Demuestra que tú eres un profesional que realiza su trabajo con altos
estándares de calidad y no “improvisas”.
Todo lo que harás estará encaminado al logro de unas metas que ayudarán al
desarrollo de la entidad.
Lo que no te recomiendo, es que no definas cuales deben ser los resultados que
la gestión documental debe alcanzar para tu entidad.
Hay un refrán popular que dice: “Quien no sabe para dónde va, cualquier
camino le sirve”.
Ese refrán no debería ser tu slogan.
Porque si tu empiezas a hacer, sin previamente definir que las metas a corto,
mediano y largo plazo, es muy probable que, a fin de año, sientas que trabajaste
muy duro, pero no se notan los resultados o hacen mayor eco, más allá de
contar con los documentos organizados.
Por eso te recomiendo que teniendo como base la información que se obtuvo
del diagnóstico, construyas un Plan Estratégico Archivístico de la Empresa a
corto y mediano plazo.

¿Qué es el Plan Estratégico?

Es un documento en el que los responsables de una organización plasman la
estrategia que seguirán en un plazo que oscila entre uno a cinco años.
Entonces:
¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico?

Es un documento ruta en el que la empresa define los objetivos que en materia
archivística y de gestión documental se pretende alcanzar a través de planes y
proyectos definidos que impacten el ciclo de vida de la información.
Estos objetivos deben de ir acompañados de metas y estrategias que indiquen
el camino a seguir para alcanzar el logro esperado.
A su vez, en el Plan Estratégico Archivístico se plasman los planes, programas y
proyectos que la entidad ha determinado indispensables para fortalecer la
gestión documental y que está a la vez potencia a la gestión administrativa a
través del logo de los objetivos planteados.
¿A cuánto tiempo debes diseñar el Plan Estratégico

Archivístico?
Como lo mencioné en la definición anterior, debes de diseñar el Plan Estratégico
Archivístico con objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Es decir, que el plan no debería ser menor a 3 años ni superar los 5 años.
En máximo 5 años la empresa debería alcanzar los objetivos que se ha trazado.
NOTA: Tanto las entidades públicas como las privadas, elaboran planes de lo que van
a realizar en el presente año.
En ambos sectores, lo llaman plan operativo anual.
Por favor, no los confundas con un Plan Estratégico Archivístico.
Pues el Plan operativo anual (ya su nombre lo dice) es a un año. Es operativo más no
estratégico.
Incluso, las actividades que se registran en un Plan Operativo Anual, deberían estar
basadas en lo que tiene definido el Plan Estratégico Archivístico para cada año.

Que no se te pase…
Es claro que el Plan Estratégico Archivístico requiere de recursos físicos,
económicos y tecnológicos para poderse llevar a cabo.
Por lo cual es necesario que a cada uno de los objetivos que has definido para la
entidad, le asignes el recurso y la cantidad que se requiere para poderse
cumplir.
¿Qué se requiere para hacer un Plan Estratégico

Archivístico?
Para diseñar este plan ajustado a la realidad de la entidad, requiere que primero
hayas llevado a cabo el Diagnóstico Integral Archivístico para identificar las
“falencias y oportunidades de mejora”.
Como segundo elemento que necesitas, te aconsejo realizar una Matriz DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) sobre la entidad para
complementar la información que has obtenido del Diagnóstico.
¿Cuáles son los componentes de un Plan Estratégico

Archivístico?
 Riesgos y necesidades de mejora: De forma muy sencilla, en el plan se

deben de indicar cuales han sido los riesgos y las necesidades de mejora
en materia Archivística, gestión documental (tanto para documentos
físicos como electrónicos), seguridad de la información, que se han
identificado tanto en el Diagnóstico de Archivo como en la matriz DOFA.
A partir de estos riesgos y necesidades de mejora, se define el propósito
del área de Archivo, se establece la visión que este alcanzará.
 La Misión: Debes definir cuál es el propósito que el área de Gestión
Documental o el Centro Administrativo Documental tiene en la Empresa.
 La Visión: La visión debe estar determinada a partir de la situación actual
en la que está la entidad en materia Archivística. Con la visión tendrás
claro el punto en el que la entidad desea estar de 3 a 5 años en el tema
Archivístico.
 Los Objetivos Estratégicos: Los objetivos son finalidades, resultados
concretos que se esperan alcanzar. Se le considera estratégicos porque
permitirán dar un “valor o una ventaja” a la entidad en comparación con
otras. Para este caso, los objetivos estratégicos permitirán que el área de

Archivo, brinde a la entidad un valor importante en su actividad

comercial.
Te recomiendo que cada objetivo, busque mitigar un riesgo o una
necesidad de mejora identificada.
 Las Metas: Las metas sirven para “cuantificar” los objetivos. Ejemplo: Si
has definido como objetivo estratégico: “Organizar el Fondo Acumulado
de la entidad Sancho Pansa de acuerdo a la política archivística”. Una
meta podría ser: “Elaborar en el 2021 la Tabla de Valoración Documental
para la organización del Fondo Acumulado”.
 Estrategias: Una estrategia es una “acción” que permitirá alcanzar los
objetivos y metas.
Si continuamos con el ejemplo anterior, una estrategia podría ser: “Hacer
capacitaciones al personal de la entidad en materia archivística para que
puedan ayudar con el levantamiento del inventario documental natural”.
 Planes y/o proyectos: Son el detalle de las actividades que llevarás a
cabo para cumplir con los objetivos planteados.
Te aconsejo que cada uno de los planes apunte a un objetivo o a varios
siempre y cuando tengan una relación entre ellos.
Un plan se compone de los siguientes campos:
 Objetivo del Plan: Debe ser el objetivo estratégico al que apunta.
 Alcance del Plan: Qué abarca este plan.
 Responsable: Quién o quiénes son los responsables del plan.
 Actividades y Tiempos: Cuáles son las actividades a ejecutar y el
tiempo estimado. En este punto puedes utilizar el siguiente
modelo presentado como tabla:
Fecha Fecha Meta

# Actividad Responsable Entregable Observaciones
Inicio Fin relacionada
1 Elaboración Jefe área de Enero Julio Tablas de Elaborar Las TVD deben
de las TVD Archivo 2021 2021 Valoración para el 2021 ser aprobadas
Documental las TVD. antes de su
aplicación.
2 Organizació Jefe área de Agost Marzo Fondo Aplicar el Los documentos
n Fondo Archivo o 2022 Documental principio de se deben de
Acumulado 2021 organizado procedencia organizar con
y orden base en las TVD
original a debidamente
todos los aprobadas.
documentos

 Recursos necesarios para ejecutar el plan. Recuerda que pueden

ser humanos, tecnológicos y económicos.
 Utiliza indicadores para cada plan que permitan controlar su
avance y cumplimiento.
Por ejemplo:
Indicadores
Indicador Fórmula Meta
Tabla de Valoración Tabla de Valoración 100%
Aprobada aprobada / Nro. De
Periodos
administrativos
Metro lineal organizado Metro lineal organizado 100%
/ Total de metros
lineales del fondo a
organizar
Súmale otras herramientas administrativas que consideres necesarias para

complementar y fortalecer tu metodología.
Una vez has culminado con el Plan Estratégico Archivístico, preséntalo al Comité
de Gestión Documental (sí lo hay) para que lo revisen, hagan las observaciones y
se realicen los ajustes necesarios.
En caso que no haya el comité de gestión documental, preséntalo al comité
directivo que ya has reunido.
El proceso de elaboración del Plan Estratégico Archivístico culmina con la
aprobación.
Determina tiempos de seguimiento y control con el fin de estar atento a
cualquier situación que requiera de cuidado y acciones oportunas.
Los pasos siguientes consisten en darlo a conocer a toda la entidad y empezar
con su puesta en marcha.
Para ampliar esta lectura, te recomiendo leer mi artículo: Cómo elaborar un
Plan Estratégico Archivístico y salir de la improvisación en el área de Gestión
Documental.

“Las reglas son

para la obediencia
de los necios y la
orientación de los
sabios”. – Douglas Bader

PASO #7 DEFINE POLÍTICAS Y LIENAMIENTOS

PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DESDE
LOS PRODUCTORES DE LA INFORMACIÓN.
¿Recuerdas el título de este ebook?
5.…..4……3……2……1……0.
Espero que lo hayas recordado.
Por si acaso no.
Cómo empezar a implementar gestión documental desde cero en tu empresa.
Empezar.
Desde cero.
Es decir, el contenido que te estoy entregando es cómo se inicia, cuando no hay
nada.
O muy poco.
Entonces el paso seguir no es hacer La Tabla de Retención Documental, o hacer
el Programa de Gestión Documental, entre cualquier otro instrumento.
¿En dónde crees tú que inicia el desorden o las problemáticas con los
documentos?
En los productores de la información.
Sí.
Así es.
Desde las oficinas.
La respuesta sale por sí sola.
Son los productores de la información quienes crean, reciben y capturan los
documentos.
Desde ellos inicia todo.
Tú te vas a poner a realizar un instrumento archivístico, que te podría llevar
mínimo cinco meses, o te vas a poner a organizar el fondo acumulado que,
según su tamaño, podría llevarte un año.

¿Mientras que los productores de la información siguen con el mismo

descontrol?
No, por allí no va el asunto.
¿Qué debes hacer entonces?
Planeación documental: Funcional - secuencial
• Registar • Clasificar
• Crear Control de
Producción
trámites • Radicar Organización • Ordenar
• Recibir
• Seguir • Describir
Conservación y preservación documental
Elaboración propia: Primeros componentes a fortalecer de la Gestión Documental

Mi sugerencia.
Para iniciar, fortalece la producción documental, el control de los trámites, y la
organización de los documentos.
Pero en todo este proceso, haz una planeación documental.
Es decir, básate en la misión, objetivos y funciones de la entidad para
determinar las posibles agrupaciones documentales, y en los procedimientos u
operaciones para determinar los tipos documentales y sus características de
estructura, disposición y relación con otros documentos.
De tal modo que lo anterior, facilite identificar qué documentos:
 Se deben producir (crear o recibir).
 Generan un trámite y debe ser controlado hasta su resolución.
 Deben ser clasificados, ordenados y descritos de tal manera que se
respete el vínculo archivístico.

Tanto los Los documentos
Organización
Control de los trámites
Los documentos
Producción documental
documentos que han sido

son producidos creados como los creados o
en una entidad recibidos por la recibidos, deben
cuando esta los entidad, activan el ser clasificados,
crea o cuando los desarrollo de un ordenados y
recibe como trámite el cual descritos desde los
parte de sus puede ser solo productores de la
activiades o interno o incluir el información.
funciones sector externo, por
ende requiere ser
controlado.
Elaboración Propia. Explicación de los componentes iniciales de la Gestión Documental que

deben ser fortalecidos.
Con respecto a la producción documental:

 Define políticas operativas que los productores de la información deben
cumplir con respecto a la creación de los documentos de cualquier clase
o soporte.
Un ejemplo muy sencillo: 1) crear una política operativa que indique en
qué casos los documentos que se creen, serán impresos o quedarán en
soporte electrónico. 2) Determinar que cuando se cree un documento
electrónico de clase sonoro, su formato deberá ser bwf o mp3 (es un
ejemplo para que me entiendas), o si es una foto, en formato jpg2000.
 Establece los formatos y plantillas básicas para la creación de
documentos. Más adelante, estructuras el resto de formatos y plantillas,
por ahora las básicas.
 Define lineamientos sobre cómo crear los documentos.
 Establece cómo se recibirán los documentos externos, cuáles serán los
canales. Por ejemplo: recepción presencial, a través de correo
electrónico, por redes sociales, por formularios de página web, etc.
 Define una política operativa sobre cómo se deben recepcionar los
documentos según el canal.
 Y crea lineamientos para la recepción de los documentos.
 Crea un procedimiento qué estandarice la producción documental en
cuenta a la creación como la recepción de los documentos.
 Elabora instructivos que sirvan de apoyo para la producción documental.

Con respecto al control de los trámites documentales:

 Define una política operativa del cómo se deberá controlar los trámites
que se inician en la entidad por la creación o recepción de los
documentos.
 Define un mecanismo de radicación de los documentos recibidos por los
diferentes canales. No solo radiques lo físico.
 Adopta las plantillas, formularios ya sea en Excel o un aplicativo para el
registro de los documentos ya radicados.
 Diseña los lineamientos para el reenvío de los documentos ya radicados y
registrados al destinatario competente del trámite.
 Define un método de seguimiento a los trámites que corresponden a los
documentos que radicados y registrados.
 Crea un procedimiento qué estandarice la revisión de los documentos
recibidos, su radicación, registro y redirección al destinatario competente
del trámite.
 Elabora instructivos que sirvan de apoyo para el control y la gestión de
los trámites.
Con respecto a la organización documental:
 Define las políticas operativas sobre la organización de los documentos
tanto físicos como electrónicos.
 Determina los lineamientos mínimos para la organización de los
documentos físicos como electrónicos.
 Mínimo, el primer instrumento archivístico que debes hacer, es el cuadro
de clasificación documental. Este es el instrumento base para la
organización de la información, puesto que establece las agrupaciones
documentales.
 Según la serie documental, determina el sistema de ordenación a
implementar.
 Establece la herramienta de descripción documental en primera medida
que usarán los productores de la información. Esta debería ser un
inventario documental.
 Crea un procedimiento qué estandarice la organización de los
documentos por parte de los productores de la información, tanto de lo
físico como de lo electrónico, en el que se incluya la clasificación,
ordenación y descripción.

 Elabora instructivos que sirvan de apoyo para la organización

documental.
SUGERENCIA: Haz una planeación documental a través de un análisis de

los objetivos de la entidad, así como de las funciones que se llevan a cabo
con el fin de determinar los tipos de documentos, el trámite que
desarrollan y los procesos relacionados con estos, e identifica a qué
procesos y procedimientos pertenece o tienen relación.
NOTA: Debes crear y establecer buenas prácticas de conservación de

documentos físicos y preservación de la información electrónica, ambos
pensados desde los productores de la información.
¿Qué error no deberías cometer cuando soluciones

problemas en tu entidad gracias a la implementación de
buenas prácticas de Gestión Documental?
¡Quedarte callado!
No darle la publicidad a los logros que has conseguido.
Por experiencia, sabes que, desde las áreas de Archivo o Gestión Documental,
se logran objetivos muy interesantes para la entidad, pero cometemos el mal
hábito de no darlos a conocer.
Recuerda que un común denominador en los Archivos o las áreas responsables
de la información en documentos, es que conviven con el estigma de “no
aportar” a la gestión administrativa institucional.
Ambos sabemos que sí se hacen aportes, pero debes difundirlos en los informes
y reuniones correspondientes.
¿Bajo qué visión debes de implementar las prácticas de

Gestión Documental?
Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso
de Gestión Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de
la entidad y así aportarás a la economía de la misma, mediante la reducción de
elementos innecesarios, o bien, con mejoras o hasta innovaciones que agilicen y
ahorren costos.

“No se puede
mejorar lo que no se
controla; no se
puede controlar lo
que no se mide; no
se puede medir lo
que no se define.” -
W. Edwards Deming.”

PASO #8 DISEÑA HERRAMIENTAS DE CONTROL

PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Es claro, los buenos resultados para la empresa traen consigo un mayor nivel y
desarrollo del área de Archivo o Gestión Documental.
Una vez dicho esto, no solo es poner a rodar procesos o prácticas de Gestión
Documental.
Según la teoría gerencial, una “planeación sin control” carece de sentido, toda
vez que no se sabe si se están cumpliendo con los resultados esperados.
Por esto, te sugiero que implementes indicadores que te permitan medir los
avances de las actividades que realizas, encontrar desviaciones y saber qué tan
cerca estás de lograr las metas y los objetivos.
¿Por qué debes implementar herramientas de control y

medición para la Gestión Documental de tu empresa?
Porque de lo contrario, puedes caer en el club de los que todo el día hacen y
hacen, pero siempre falta mucho más.
Lo que te quiero decir, y sé que estarás de acuerdo conmigo, sobre que “en las
áreas de Archivo siempre hay mucho para hacer.”
El problema está cuando no llevas un control de todo eso que haces.
Ahora bien, quiero que te comiences a preguntar…
¿Lo que estás haciendo, va encaminado hacia una meta en común con la
entidad?
¿Estás seguro que vas hacia el resultado que esperas?
¿Qué pensarías si después de tres o más meses, te das cuenta que el trabajo
que venías realizando se pudo haber hecho más rápido?
¿O peor aún, que no era necesario tanto trabajo?
¡Piénsalo!

Algunas actividades que podrías medir.

Hay quienes no están de acuerdo con que los procesos Archivísticos se midan,
porque consideran que el valor no está en la cantidad, sino en el resultado para
la sociedad.
No digo que estoy en desacuerdo, simplemente pienso que la gestión de las
empresas conlleva a utilizar herramientas de medición que ayuden a indicar el
logro de metas o avise a tiempo que no se va a llegar a ella.
Pero desde un punto de vista empresarial, es claro que la Gestión Documental
debe ser medida; además, ¿Qué hay de malo en ello? Mejor, así podrás
demostrar a tu entidad todos los aportes que tu labor está entregando, con los
resultados obtenidos.
Cuídate de no llenarte de indicadores, solo mide lo que consideres deba tener
toda tu atención.

¿QUÉ SIGUE DE AQUÍ EN ADELANTE?

Primero, hasta aquí que tienes ya:
1. Datos valiosos sobre el fondo documental.
2. El visto bueno de tu entidad de la gestión documental que te has
propuesta implementar.
3. El Diagnóstico Integral Archivístico.
4. Conformado el Comité de Gestión Documental (obligatorio en el sector
público de Colombia. Excelente práctica para todo sector privado).
5. Un Plan Estratégico Archivístico que aporta valor a los objetivos de la
entidad.
6. La producción documental (creación y recepción) definida y controlada a
través de políticas, lineamientos, un procedimiento e instructivos.
7. La identificación de los trámites a los cuales da respuesta tu entidad, a
través de un control con políticas, lineamientos, un procedimiento e
instructivos.
8. Los parámetros de la organización documental desde los productores de
la información a través de:
a. Un Cuadro de Clasificación Documental.
b. Los sistemas de ordenación que se deben utilizar según las
características de cada serie y subserie documental definidos en el
Cuadro de Clasificación Documental.
c. Los elementos para la descripción de los documentos, así como el
inventario como instrumento archivístico mínimo de descripción
documental.
d. Las políticas, lineamientos, un procedimiento e instructivos.
9. Buenas prácticas de conservación de documentos y preservación de la
información electrónica para los productores de la información,
establecidas en políticas y lineamientos.
10. Algunas herramientas de control que te permitirán medir los avances y
resultados de las prácticas de gestión documental que has establecido.
¿Con qué deberías seguir?
Entonces ten presente.
La gestión documental no tiene un final, sí un inicio, pero no un final.
Es constante.
Debería evolucionar con la misma evolución de la entidad.

Pero del camino que ya has iniciado con la gestión documental (estando desde
cero), los pasos que deberías seguir y concentrarte son:
Primero: Cumple con lo que has establecido en el Plan Estratégico Archivístico.
Segundo: Consolida el área de Gestión Documental, desde donde se administre
el Archivo Central, el Archivo Histórico y se coordinen (para todos los soportes)
las políticas, lineamientos, pautas, procedimientos y acciones enfocadas en los
productores de la información.
Tercero: Elabora una Tabla de Retención Documental como un instrumento
archivístico clave en la valoración de los documentos que son y serán
producidos por las áreas u oficinas.
SUGERENCIA: Por favor, la TRD no soluciona todos los problemas de la gestión

documental. La TRD no es la solución de la gestión documental. La TRD es un
instrumento archivístico que cumple una función importante dentro de la gestión
documental.
Por ello, hazla a conciencia de tal forma que aporte mucho valor para los usuarios
del área de Gestión Documental.
No solo la debes de construir por cumplir con una obligación de ley.
Tú eres responsable si esto pasa.
Cuarto: Documenta el proceso de gestión documental y sus procedimientos.

Quinto: Haz la planeación operativa del proceso y los procedimientos de la
gestión documental, a través de la consolidación de las políticas operativas, los
lineamientos y las actividades de corto, mediano y largo plazo el proceso y sus
procedimientos.
Aquí, para mí, el Programa de Gestión Documental, es indispensable. Y como la
TRD, hazlo desde la realidad de tu entidad, y no lo veas como un instrumento
más que hay que hacer para cumplir la ley.
En fin, hagas lo que hagas, hazlo pensando en el valor que puede aportarle la
gestión documental a tu entidad, más allá de recibir, archivar y prestar.
Piensa no solo en el soporte físico, sino también en la información electrónica.
Trabaja de manera interdisciplinaria. Gana aliados dentro de tu entidad.
En conclusión:
Haz de tu Archivística, memorable.

¿Alguna Pregunta?
Para complementar esta guía ¡tengo el material que necesitas!
Está en mi blog esperándote.
¡No te quedes atrás y comienza a implementar Gestión Documental en tu
entidad!
Consigue aportar valor a tu entidad y saca tu área de una vez por todas del
anonimato.
No quiero despedirme, sin antes darte las gracias por dedicar tu tiempo a la
lectura de este e-book.
Recuerda que si te centras en aportar beneficios a tu entidad, puedes conseguir
terminar con el estigma de que “el Archivo solo es para guardar documentos”.
Tú eres la voz de la Gestión Documental. Nadie mejor que tú lo conoce. ¡Eso no
lo olvides nunca!
Espero que con este E-book sobre Gestión Documental hayas aclarado dudas y
porque no, te haya abierto el apetito al punto de tomar la decisión de una vez
por todas de comenzar con la implementación de la Gestión Documental en tu
entidad y ya no solo tener un rol de custodio de documentos.
Te recomiendo que sigas aprendiendo y fortaleciendo nuevas fórmulas y
métodos para mejorar tus conocimientos como Archivista y facilitar la puesta en
marcha de los pasos, herramientas y procesos que te recomendé con el fin de
comenzar hacia la implementación de la Gestión Documental.
No olvides que esto es como andar en bicicleta. Una vez que lo dominas, es para
toda la vida.
¡Y disfruta el recorrido!
Te espero en mi blog www.nosonpapeles.com con contenidos con los que
podrás fortalecer tu perfil como Archivista.
Y si me quieres enviar un correo sobre este E-book, lo puedes hacer a esta
dirección: info@nosonpapeles.com. Me encantaría recibir tu opinión.
¡Un fuerte abrazo!
Edin Gutiérrez
Profesional en Archivística - Administrador de Empresas
Especialista en Gerencia de Proyectos

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