BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECOMENDADAS POR 5

EXPERTOS EN ARCHIVÍSTICA

Hacer uso de buenas prácticas de Gestión Documental no es una situación que

solo se dé en empresas grandes. ¡Todo lo contrario! Todos, absolutamente todos
estamos en las condiciones de poner en marcha buenas prácticas de Gestión
Documental en las organizaciones para las que trabajamos. ¡Y tú no eres la
excepción! Es posible que estés pensando que no tienes el suficiente tiempo para
implementar acciones nuevas de Gestión Documental en la empresa. Incluso,
puedes estar considerando que no tienes la suficiente experiencia para aplicar
buenas prácticas de Gestión Documental. También puedes estar considerando
que requieres sumar más años dentro de la empresa para proponer e implementar
buenas prácticas de Gestión Documental.

Permíteme te doy mi punto de vista. Sé que trabajar en un Archivo o un Centro de

Administración Documental consume mucho tiempo y más cuando eres el
responsable de la radicación, tan solo con esta tarea se te va el día. Pero te
sugiero que este obstáculo no sea impedimento para que muestres a todos el
valor que puedes aportar a la empresa con tus conocimientos en Gestión
Documental.

Además, podría ser la oportunidad perfecta que tienes para empezar a crecer
dentro de la organización, tanto tú como el área de Gestión Documental. Albert
Einstein tiene una frase que me encanta: Si buscas resultados distintos, no hagas
siempre lo mismo. A todas estas, ¿qué es una Buena práctica? ¿Qué son las
Buenas Prácticas de Gestión Documental?

Por buenas o mejores prácticas se entiende un conjunto coherente de acciones

que han rendido buen o incluso excelente servicio en un determinado contexto y
que se espera que, en contextos similares, rindan similares resultados. Estas
dependen de las épocas, de las modas y hasta de la empresa consultora o del
autor que las preconiza. No es de extrañar que algunas sean incluso
contradictorias entre ellas.

Si tomas en cuenta la definición anterior, las buenas prácticas de Gestión

Documental consisten en acciones enfocadas a la gestión, tratamiento y
conservación de la información y los documentos, que han sido ya probadas en
distintos contextos con resultados positivos. Una vez aclarado el concepto de
Buenas Prácticas de Gestión Documental, pasemos a conocer las buenas
prácticas recomendadas por expertos.
Buenas Prácticas de Gestión Documental recomendadas por 5 expertos en
Archivística y Gestión Documental.

Margarita María Torres Rodríguez

Profesional en Ciencias de La información, la Documentación, Bibliotecología y

Archivística. Se desempeña como Docente en Universidades. Además Trabaja en
la Empresa de Desarrollo Urbano EDU como profesional en Gestión Documental.

Es autora del Libro: “Los documentos, una historia para contar”, desce el cual
Margarita nos acerca de una manera pedagógica a los archivos personales.
Puedes conocer la versión online del libro en este
enlace: www.documentosparacontar.com
Contacto: margara0708@gmail.com
Sus Buenas prácticas de Gestión Documental.

Uno. Conocer las fortalezas y debilidades del Área de Gestión Documental que se
administra (que sea un reflejo de la realidad) técnicamente denominado
Diagnóstico.

Dos. Elaborar, actualizar y utilizar permanentemente el Inventario Documental del

Fondo(s) que se administra.

Tres. Optimizar cada recurso con el que se cuenta, Documentar los Procesos y
Procedimientos.

Cuatro. Manejar Estadísticas que permitan medir la gestión realizada

(Indicadores).

Cinco. Hacer difusión permanente de las fortalezas en la Gestión Documental y

de manera discreta ir trabajando los aspectos por mejorar.
Ignacio Manuel Epinayu Pushaina, Bibliotecólogo y Archivista Wayúu.
Actualmente es el Presidente de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de
Archivistas. Consultor en Archivística y Gestión Documental.

Uno. Diagnosticar. Sin diagnóstico no hay línea base para saber de dónde
arrancamos y hacia donde vamos; no es posible medir cuanto hemos avanzado.
Un adecuado diagnóstico debería indicarnos que hacer en el corto, mediano y
largo plazo.

Dos. Pensar la Gestión Documental con enfoque de Proyecto. Formular

proyectos, medibles, trazables, mostrables, con un inicio y un fin, nos libera del
empantanamiento y la rutina de hacer lo mismo siempre. Documenta tus
proyectos, la foto del antes y el después son buena opción.

Tres. No dejarse vislumbrar por el auge tecnológico. Si tu proceso documental

en papel funciona óptimamente, no lo cambies por un medio tecnológico, a menos
que tengas asegurado el componente legal (validez legal), económico (reducción
de costos con la automatización), técnico (cumpla con requisitos y estándares
archivísticos) y administrativo (eficiencia en la gestión).

Cuatro. La norma no lo es todo. Nunca vendas proyectos acudiendo a las

normas. Vende tus proyectos mostrando el costo/beneficio a corto, mediano y
largo plazo. Vende beneficios de un óptimo funcionamiento de la Gestión
Documental, no porque una norma obligue a hacerlo.

Cinco. Articular. Trabajar interdisciplinariamente consiste en tomar elementos de

otros sistemas y modelos de gestión de la entidad, pero también incorporar
elementos de la Gestión Documental en la consecución de los objetivos de los
otros procesos. Por ejemplo: la reducción de papel en la entidad.
Nelly Del Carmen Panesso Arias

Profesional en Archivística. Docente de Archivística de la

Escuela Interamericana de Bibliotecología en la Universidad de
Antioquia. Estudiante de la Maestría en Gestión Documental y
Administración de Archivos de la Universidad de la Salle. Apoya
la ejecución de proyectos Archivísticos del Centro de
Investigaciones en Ciencias de la Información – CICINF – de la
Universidad de Antioquia. Twitter: Npanesso1

Sus Buenas Prácticas en Gestión Documental

Uno. Ver la entidad como un todo, realizar un adecuado

proceso de identificación, que contemple el reconocimiento de estructura administrativa,
mapa de procesos, funciones generales, objetivos, misión, visión, procedimientos, etc.
Esto, con el propósito de visualizar la producción documental de arriba hacia abajo para
mayor comprensión.
Dos. Clasificar la información que se produce, ya sea por organigrama y funciones o por
procesos y procedimientos, de acuerdo con el tipo de entidad y su organización
administrativa. Promover el hábito de clasificación por parte de TODOS los empleados de
la entidad, de tal manera que siempre que generen o reciban un documento,
inmediatamente lo asocien con la serie que corresponda al Cuadro de Clasificación
Documental.
Tres. Articular los Instrumentos Archivísticos con los demás Sistemas de Gestión de la
entidad, con Calidad (ISO o NTC GP), con Control Interno (MECI), con atención al
ciudadano – Instrumentos de Gestión de Información (Ley de transparencia y acceso a la
información y con Ley de Habeas Data), con Gobierno en Línea, con Arquitectura TI, con
Plan de Capacitación y Formación, Plan estratégico de la entidad, etc.
Cuatro. Buscar el trabajo interdisciplinario SIEMPRE, para cualquier actividad relacionada
con la Gestión Documental y la Administración de Archivos de la entidad, ya que siempre
se requiere el conocimiento y perspectiva de otros profesionales para garantizar que las
políticas sean aplicables por todos, esto incluye por supuesto involucrar a la Alta
Dirección.
Quinto. Participar en grupos de discusión y estudio con otros profesionales de la
disciplina para mantener actualizado y estar orientado a implementar estrategias teniendo
en cuenta las lecciones aprendidas por otros.
Y otras recomendaciones que Nelly propone para un nivel más básico.
Uno. Establecer formatos para documentos de uso común en la empresa
(Comunicaciones Internas y Externas, Actas, Listados de Asistencia, Resoluciones, etc)
Dos. Priorizar el uso de la tecnología para el envío de información y solo utilizar los
servicios de mensajería en los casos que legalmente sea necesario.
Tres. Promover el hábito de identificar a qué serie pertenece cada documento que se
produce o recibe, para ello, por supuesto debe existir ya el Cuadro de Clasificación
Documental – CCD – a nivel de tipos documentales.
Cuatro. Optimizar el uso de papel, por ejemplo: los encabezados y pie de página de
logotipos de la empresa con el menor tamaño de márgen posible, impresión por las dos
caras, a blanco y negro, en borrador, si son comunicaciones internas o documentos solo
para revisión, se pueden imprimir en hojas ya usadas.
Oscar Betancurt Betancurt

Administrador Documental. Coordinador de Gestión Documental de la Universidad

Remington, Igualmente es Consultor empresarial en Gestión Documental y
asesorías Archivísticas. E-mail: oabetancur534@hotmail.com

Sus Buenas Prácticas en Gestión Documental.

Uno. El primer paso debe ser ordenar la casa, Documentar el Proceso y generar
credibilidad y confianza.

Dos. Realizar un buen Diagnóstico, conocer los puntos más críticos en

organización de los Archivos de Gestión, capacitar al personal asistencial y
elaborar un Plan de Trabajo.

Tres. Identificar los recursos dispuestos por la organización para el proceso, y

presupuestar los recursos necesarios para prestar un servicio de calidad
implementando una correcta operación al interior del Archivo Central.

Cuatro. Conocer el sector al cual pertenece la empresa, la normatividad interna y

externa que la impacta, y las expectativas de la dirección referentes a los
resultados del proceso.

Cinco. Dar a conocer el proceso y la importancia del mismo, por todos los medios
que estén a disposición.

Seis. Implementar los procesos técnicos en la Unidad de Correspondencia, desde

elementos básicos, con el objeto de atender las necesidades del día a día.

Siete. Generar un Inventario Documental y/o Bases de Datos, que permitan

conocer la documentación que posee el proceso, por la cual responderán a los
diferentes usuarios.
Sergio Gómez Florez, Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y
Archivística. Consultor en Gestión de Documentos Electrónicos. Escritor en diferentes
Blogs sobre Gestión Documental. Twitter: @sghomez Perfil de Linkedin: Sergio Gómez
Florez E-mail: Serghio.gf@gmail.com

Sus Buenas prácticas de Gestión Documental.

Uno. Clasifica y reinarás: La clasificación documental es la columna vertebral del

asunto. Si definimos claramente cuál es la estructura documental de la entidad, quien
produce qué y cómo se agrupa de forma jerárquica, funcional y lógica toda la
documentación de la empresa, fácilmente podemos hacer que los demás procesos sean
más fluidos. Al tiempo que podemos identificar qué información es vital, que áreas
producen documentos duplicados.

En términos de Documento Electrónico, la estructura documental es el todo a partir del

cual se puede parametrizar el modelo de metadatos, las reglas de retención y disposición,
roles y permisos de acceso, reglas de recuperación, entre otros. Resulta que al final de
todo, el Cuadro de Clasificación Documental es más que relevante.

Dos. Retención y Disposición: Esto está orientado a optimizar los recursos físicos de
almacenamiento, a conservar los documentos cuyos valores son significativos en el
tiempo y, para mí en ultimas, a cumplir con disposiciones legales.

La buena práctica acá consiste en hacer procesos juiciosos de Valoración Documental,

más allá de crear instrumentos en archivos de Excel que poco o nada sirven a lo largo del
tiempo. Hablo de elaborar procesos a conciencia con equipos interdisciplinarios, que
puedan aportar contexto a cada Serie y Subserie a fin de darle valores que permitan
definir cuanto tiempo los conservo en determinada fase del Ciclo de Vida del Documento y
qué proceso realizar luego de cumplidos dichos tiempos.

La interdisciplinariedad es la clave. Sin dejar de lado que el criterio de quien produce el

documento es valioso. Por último, independiente de cuál sea su criterio, no establezca
Tiempos de Retención menores a los que se establecen en leyes de estricto
cumplimiento.

Tres. La Gestión Documental es el principio, no el fin: Muchos Proyectos de Gestión

Documental, inician y finalizan y hasta ahí llega todo. Lo cierto es que la Gestión
Documental es solo el comienzo de otros temas, como por ejemplo la Gestión del
Conocimiento, ¿para la cual el principal insumo es la documentación e información
correctamente organizados y adivinen cómo se logra esto? Sí, con Gestión Documental.

Qué tal si hablamos de Big Data, estamos en el mismo escenario, el insumo es la Gestión
Documental.

¿Y si hablamos de transparencia? También.

A esto me refiero, la gestión documental debe verse como una pieza muy grande de un
rompecabezas empresarial que, al completar y unir todas las fichas, llevará a las
empresas a un estadio de alta competitividad basados en gestión documental. Pero al
final no es solo un tema de gestión documental, es un tema en el que escalonadamente,
confluyen varios temas.

Cuatro. El software no lo es todo: está muy de moda la implementación de plataformas

de gestión de documentos electrónicos. Todas las empresas, casi indistintamente de si
son públicas o privadas, están desde hace un par de años, en el proceso de adquirir e
implementar software y están dejando de lado y en el olvido, los documentos que hasta el
momento habían creado en soportes análogos. O lo que es peor, están iniciando
proyectos de implementación de software, sin tener un programa de gestión documental
robusto, con políticas claras y medibles, y sin generar conciencia en el usuario final; quien
al final es quien da éxito o condena al fracaso el sistema.

La buena práctica es primero organizar lo que hay, empapar al usuario sobre las
eficiencias que se obtienen con una buena gestión documental, definir políticas,
procedimientos, y luego si, luego de una madurez, definir los requisitos para su software e
iniciar el proceso de adquisición e implementación.

Cinco. Sin metadatos no hay gestión de documentos electrónicos: Si ya estas en el

largo trayecto de implementación de un sistema de Gestión de Documentos electrónicos
es vital que sepas que sin metadatos, no hay nada.
Los metadatos son el todo en el documento electrónico. La única forma de comprobar
autenticidad, integridad y fiabilidad es a partir de metadatos.

No se trata de metadatos mínimos, se trata de los que su entidad y sus necesidades

específicas demanda. Lo mínimo es lo que el core de su negocio requiere para que desde
la gestión de documentos electrónicos se optimicen procesos y se puedan satisfacer
necesidades.

Al final, mi concepto en este sentido, es que cada empresa es un universo independiente

y en razón de ello la gestión documental se debe moldear para que sea fácilmente
implementada en la empresa.