Manual de procedimientos del ciclo de compra

Objetivo

Definir la metodología para la compra y venta, mediante un esquema que garantice

eficacia y oportunidad.

Alcance

Este procedimiento Inicia desde las necesidades de los clientes y termina cuando
la

Distribuidora hace la adquisición de los productos necesarios para la satisfacción de los

clientes.

Responsables

 Departamento de ventas

Verificar las existencias físicas de inventario.

Informarse sobre las necesidades que requieren los clientes.

Realizar orden de compra de acuerdo a las solicitudes de los clientes.

Enviar orden de compra al jefe de compras

 Jefe de compras

Mantener estrecha comunicación con el departamento de ventas.

Realizar cotizaciones con diferentes proveedores.

Seleccionar proveedor.

Enviar orden de compra al área de contabilidad.

 Auxiliar de contabilidad

Digitar la orden de compra.

Revisarla antes de su envío.

Hacerla firmar del responsable que es el gerente.

Enviarla al proveedor seleccionado vía correo electrónico.

Confirmar recibido.

 Consideraciones generales

El Jefe de compras es quien defines a que proveedor se le realizara el pedido.

El departamento de ventas debe verificar existencia física antes de informarle al jefe de

compras la necesidad de alguna referencia.

El auxiliar de contabilidad es el responsable del cumplimiento de las normas y

procedimiento de compra.

 Registros relacionados

Listado de proveedores

Listado de proveedores críticos

Cotización

Orden de compra

Factura de venta

Guía de transporte

Mecanismos de control

La compra solo se hace a proveedores previamente seleccionados y autorizados por el

gerente, las cotizaciones deben ser comparadas con todos los proveedores permitiendo

elegir la más conveniente, la orden de compra debe ser confrontada con la factura de

compra verificando que se haya registrado lo que realmente se pidió, al llegar la mercancía

se revisa con la guía de transporte las unidades y se realiza conteo físico antes de ingresar

los artículos al sistema contable, de haber faltantes se notifica al proveedor y se hace la nota

debido.
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Establecer las necesidades de productos

que solicitan los clientes de acuerdo Departamento de ventas Orden de compra
con las existencias físicas de inventario.

En caso de tratarse de un producto

nuevo se remite al procedimiento de
Jefe de compras
selección de proveedores, de lo
contrario se hace la reposición normal.

De acuerdo al listado del procedimiento

de selección de proveedores se elige el Jefe de compras Cotizaciones
proveedor idóneo.

Comunicarse con el proveedor Jefe de compras Correo electrónico

El Distribuido envía solicitud de

cotización con los productos que se Jefe de compras
necesitan.
La Distribuidora revisa los términos de
negociación que el proveedor haya
estipulado, si este no incluye transporte, Jefe de compras. Guía de transporte.
se contactará a un proveedor de
transporte.

Elaborar Orden de compra, escanear

orden de compra y enviar a proveedor
vía correo electrónico; Sacar copia para Departamento de ventas y
almacén, la original va a contabilidad. Orden de compra.
auxiliar contable

Una vez llegada la Factura de Venta, se

revisan las condiciones de pago y se
generan los pagos.

Auxiliar contable Factura de ventas.

Transporte incluido: realizar 10
seguimiento. 3 Guía de transporte.
Transporte no incluido: contratar
uno de los proveedores de
transporte.
Una vez llegada la factura por
servicio de transporte, se entrega
al asistente contable para su Auxiliar contable.
revisión.

Revisar condiciones; términos

de negociación, discriminación
de valores de acuerdo a los
términos de negociación.

Una vez llegada la mercancía, se

verifica la cantidad de la misma.

En bodega se da un visto bueno

de la mercancía y se le comunica Jefe de inventario factura de compra

y por último se califica al

proveedor
 Bibliografía
https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/13337/1/2019_control_compras_inventario.pdf