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Administración #2

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HODURAS

UTH

DIAGNOSTICO DEPARTAMENTALIZADO DE UNA EMPRESA

ADMINISTRACION II

CATEDRATICO:

ING. GUSTAVO SARAVIA

INTEGRANTES:

DELMA PATRICIA RODRIGUEZ 201210010420


IRMA YOLANI PINEDA 201220010113
BAYRON ROMERO
JAIRO MELENDEZ
CARLOS PAREDES 200610820038

FECHA:

Diagnostico departamental izado de una empresa


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INDICE

INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................3

TIPOS DE DEPARTAMENTOS.................................................................................................................4

ESTRUCTURA ORNIZACIONAL AL 2013............................................................................................5

DESCRIPCIONES DE PUESTO................................................................................................................6

INTEGRACION DE PERSONAL Y EL PROCESO DE ESTA................................................................14

FORMATOS DE EVALUACION DE DESEMPEÑO..............................................................................16

PROCESO DE DESARROLLO DE LOS ADMINISTRADORES...........................................................18

MOTIVACION QUE UTILIZA LA EMPRESA.......................................................................................18

RASGOS Y TIPO DE LIDERAZGOS................................................................................................................22

COMO SE ORGANIZAN LOS GRUPOS DE TRABAJO.......................................................................23

 Mapa Estratégico.............................................................................................................................24

 Matriz de Proyectos a Implementar...............................................................................................25

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INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como fin determinar la estructura de la organización, la

distribución de las funciones básicas de la misma, características de cada puesto de trabajo,

responsabilidades, dependencia y perfil de cada cargo correspondiente, así como los principios

estratégicos que conllevan a una respectiva jerarquización.

La organización pone en orden los esfuerzos y formula de una estructura adecuada y la

posición relativa de las actividades que se habrán de desarrollar. La organización relaciona entre

sí las actividades necesarias y dispone quien deberá desempeñarlas.

En este documento se exponen también información sobre cómo se realiza la integración

del personal en la empresa Unicomer, explicar los formatos de evaluación de desempeño, y el

proceso de desarrollo de los administradores.

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TIPOS DE DEPARTAMENTOS

Mercadeo
Contabilidad
Control interno
Créditos y cobro
Servicio al cliente
Mantenimiento
Recursos Humanos
Auditoría interna
Compras
Ventas

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ESTRUCTURA ORNIZACIONAL AL 2013

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DESCRIPCIONES DE PUESTO

Perfil del puesto: Gerente general

Funciones:

1. Designar todas las posiciones gerenciales.

2. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos.

3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar

las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos

(Director Ejecutivo).

4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se

están ejecutando correctamente.

5. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores

para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

6. Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de

manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de

aplicación de nuestros productos y servicios.

7. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

8. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias

desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

9. Actuar como representante legal de la empresa.

10. Firma autorizada para cheques y demás.

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CONDICIONES ESPECIALES PARA ASUMIR ESTE CARGO

1. Experiencia comprobada en posiciones gerenciales.

2. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

3. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para

potenciar sus capacidades.

4. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos

organizacionales.

5. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y

estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

Requisitos:

 Título Profesional en Administración de Empresas, Economía, Contaduría;

preferiblemente con maestría en Finanzas o Administración de Empresas (No

Indispensable).
 Experiencia laboral de 6 años en cargos similares.
 Experiencia en el ramo de artículos para el hogar.
 Excelentes relaciones interpersonales.
 Manejo de personal a nivel gerencial.
 Elaboración y presentación de informes a nivel Ejecutivo (Director Ejecutivo)
 Conocimientos del Idioma inglés Indispensable.

Perfil de puesto: Gerente de control interno

Funciones:

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1. Dirigir y planear la estructuración, desarrollo y consolidación del plan de control interno,

asegurando la presentación y aprobación final por parte de la gerencia general y auditoría

interna.
2. Implementar en la dirección de control interno la normatividad, modelos y metodologías

bajo estándares de control que faciliten los servicios de aseguración y consultoría para la

mejora de los procesos de gestión de riesgos y aseguramiento de un sistema de control

interno eficiente, eficaz y efectivo para el logro de los resultados estratégicos del negocio.
3. Alcanzar los resultados de creación e implementación de un ambiente de control en toda

la compañía propuesta a la gerencia general.


4. Informar a la gerencia general sobre las supervisiones realizadas con previa autorización

y así controlar las operaciones realizadas.

Requisitos:

 Profesional en carreras como contaduría pública y finanzas, sistemas, administración.


 Estudios post grados o maestrías en áreas financieras, administrativas o auditoria.
 Conocimiento de herramientas de aseguramiento de control interno, métodos de

auditoría, administración de riesgos y buenas prácticas de creación y levantamiento

procesos y gestión de proyectos.


 Buen nivel de entendimiento del idioma ingles.
 Poseer tres años de experiencia en puestos de dirección de control o auditoria.
 Conocer métodos y procedimientos para la verificación de procesos y verificación de

resultados.
 Criterio y demostración de eventos de riesgos y sus controles.
 Capacidad de análisis financiero, legal y de procesos.
 Experiencia y capacidad en la evaluación y gestión de riesgo operacionales.
 Capacidad de innovación e implementación de esquemas y metodologías de evaluación

de procesos, proyectos y nuevas prácticas de control.


 Experiencias en sistemas de aseguramiento y riesgo de control
 Excelentes relaciones interpersonales
 Manejo de herramientas de office y base de datos.
 Gestión y seguimiento de riesgos.

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Perfil de puesto: Gerente de recursos humanos

Funciones:

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y

reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente

actualizado.

2. Colaborar con el manejo de presupuesto de los programas del departamento, realizar

revisiones mensuales y controlar los registros de pagos.

3. Revisar y tramitar las liquidaciones de pago por terminación de contrato, vacaciones,

hacer las correcciones del caso, efectuar ajustes manuales de pagos ordinarios y

retroactivos en los casos que procedan.

4. Recibir, registrar en el sistema y dar seguimiento a los movimientos de personal, de

acuerdo con la solicitud de trámite aprobada y la acción de personal, para aspectos tales

como nombramientos, ascensos, sustituciones, recargos, reconocimientos de antigüedad,

incentivos, dedicación exclusiva, disponibilidad, escalafón profesional y otros.

5. Realizar informes y reportes estadísticos, relacionados con las actividades propias de su

especialidad.

6. Desarrollar labores de reclutamiento y selección de personal, así como de clasificación y

valoración de puestos.

7. Preparar y digitar informes de los trabajadores referente a salarios, informe de vacaciones

y liquidaciones, aguinaldo, sanciones de personal, bonos de asistencia, cálculos de

retroactivos y otros.

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8. Calcular, registrar y actualizar las deducciones que deben practicarse a los trabajadores,

previa verificación de la documentación respectiva, tales como: embargos, pensiones

alimenticias, préstamos, pólizas del IHSS, RAP, entre otros.

9. Analizar y tramitar la obtención de beneficios a los empleados de la Empresa.

10. Colaborar en el desarrollo de actividades de capacitación y formación, cuando así le sea

requerido.

11. Atender público y personal de la empresa y brindar información mediante consultas

telefónicas o personalmente, sobre trámites de personal, pago de sueldos y salarios,

trámites de concursos, solicitudes de reasignación, revaloración y otros aspectos

relacionados con el cargo

Condición:

1. Requiere de moderada iniciativa y supervisión, ya que trabaja acatando instrucciones de

carácter general y por consiguiente debe planear sus actividades y decidir sobre métodos

y procedimientos de trabajo a seguir.

Requisitos:

 Licenciada en Administración de Empresas.


 Conocimientos idioma ingles 50%
 Conocimiento en leyes y estatutos laborales
 Experiencia de 3 a 4 años en posición administrativas y de personal.

Perfil de puesto: Gerente comercial

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Funciones:

1. Máximo responsable de la actividad comercial de la Compañía: aportará clientes y

negocio a la empresa en todas sus líneas de negocio.

2. Implementar y dirigir las ventas a nivel global de la empresa, visita y gestiones

relacionadas con las tiendas de la cadena del país, dando una mejor rentabilidad a la

empresa.

3. Fijar los objetivos de venta de la empresa, estableciendo el presupuesto anual y mensual

izado de ventas por producto y zona, que propondrá a la Dirección General para su

aprobación.

4. Establecer las políticas de precios y condiciones de venta con el fin de mejorar la

rentabilidad de negocio actual, cambiando el Mix de ventas, reduciendo los proyectos no

rentables de la línea de negocio Arquitectura e ingeniería y aumentando los proyectos con

mayor valor añadido.

5. Establecer el presupuesto de gastos comerciales: personal, publicidad, promoción, y

gastos financieros relacionados con los créditos consentidos a los clientes y proponerlo a

la Dirección General para su aprobación.

6. Velar por disponer de la red comercial idónea orientada a la consecución de resultados.

Deberá adaptar y reorientar la estructura comercial actual hacia los nuevos retos que

quiere impulsar la compañía, dirigidos principalmente al diseño y ejecución (design &

building) y al sector de la alta tecnología. Estudiará el mercado y seleccionará, formará y

motivará el equipo necesario, fijando con ellos las condiciones comerciales.

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7. Conocer la evolución del mercado y de los productos para aplicar las medidas

necesarias.

8. Animar, coordinar y controlar las acciones llevadas a cabo por el conjunto de personas

bajo su dependencia: modificación de la organización y de los elementos retributivos

ligando su eficacia a través de bonos anuales, evolución y formación de las personas;

gestión que someterá a la Dirección General, para su aprobación.

Requisitos:

 Se requerirá titulación superior, prioritariamente de Ingeniería, Arquitectura,

mercadeo con un máster en administración de empresas.

 Experiencia al menos de 5 años en la Dirección Comercial de empresas en venta de

artículos para el hogar.

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INTEGRACION DE PERSONAL Y EL PROCESO DE ESTA

Unicomer se caracteriza por ser el mejor lugar para trabajar para lograrlo debe comenzar

con el reclutamiento del personal atraer del mercado los mejores empleados.

Antes de hacer el reclutamiento Unicomer por medio del departamento de recursos

humanos deben evaluar los siguientes puntos internos:

De existir una estructura del departamento para el que se va a contratar el personal.

Evaluación de la estructura.

a) Si es por rotación: es porque hay un asenso o terminación de contrato, esta plaza es

autorizada por jefe inmediato.

b) Si es por plaza nueva: ya existe una estructura con antigüedad en el departamento pero ha

aumentado el trabajo y el personal no se da abasto para sacarlo, esta plaza debe ser

autorizada por gerencia general.

c) Si es por apertura: cuando se apertura una nueva sucursal o departamento, esta plaza debe

estar autorizada por el gerente de área.

d) Jefe de área solicita la requisición de personal por puesto una por cada puesto que
necesita.

e) Se publica la plaza y el perfil del puesto por medio de:

a) Concurso interno.

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b) Agencia de colocación.

c) Medios de comunicación.

a) Recomendaciones internas.

1) Análisis del currículo.

a) Se adecua al perfil del puesto.

b) La experiencia laboral.

c) Nivel académico.

d) Imagen persona.

2) Entrevista de preselección, Realizada por el personal de RRHH.

3) Desarrollo de pruebas sicométricas.

a) Inteligencia.

b) Razonamiento.

c) Rapidez.

d) Técnicas

4) Entrevista especifica del puesto, con el jefe inmediato.

5) Selección.

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6) Contratación.

7) Formalización de documentos.

8) Entrenamiento.

9) Certificación.

FORMATOS DE EVALUACION DE DESEMPEÑO.

1) Los formatos de evaluación están divididos en tres partes:

a) Valores.

 Integridad; actúa con rectitud y consonancia con lo que dice y hace.

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 Trabajo en equipo: colabora y coopera con los demás para alcanzar las

metas comunes.

 Lealtad y honestidad: actúa con trasparencia y lealtad a los principios de

la organización.

 Liderazgo: orienta la acción del grupo hacia objetivos claros inspirando

valores.

 Responsabilidad: se compromete y cumple con las tareas a su cargo.

 Servicio al cliente busca satisfacer las expectativas del cliente con calidad.

b) Especificas del puesto.

 Supervisar y dar apoyo al trabajo diario.

 Dar soportes a las diferentes áreas

 Informar

 Monitorear

c) Relaciones humana.

 Maneja relaciones interpersonales asertivas.

 Está orientado al logro de resultados.

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 Logra una comunicación efectiva y oportuna.

 Resuelve de manera efectiva los problemas que se presentan.

 Sabe dirigir las operaciones y el personal a su cargo.

2) La evaluación es de:

 Autoevaluación.

 Evaluación de subalternos y

 Evaluación del jefe inmediato.

3) Se hace por medio de software y para validar la transparencia la información cae a un

proveedor externo.

4) En base a esta evaluación se da el aumento de sueldo.

PROCESO DE DESARROLLO DE LOS ADMINISTRADORES.

Nuestro personal administrativo está altamente capacitado para desempeñar sus funciones

con agilidad y experiencia.

Todos los departamentos – Créditos, contabilidad, Mantenimiento, ventas, servicio al

cliente, etc., reciben también formación específica para mejorar y desarrollar sus funciones

dentro de la organización.

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1) Capacitación continúa.

2) Inducción.

3) Conocimiento de políticas y procedimientos.

4) Técnicas de ventas.

5) Gerenciamientos.

6) 59 días de prueba.

MOTIVACION QUE UTILIZA LA EMPRESA

Los beneficios que te brinda Unicomer son partes de los incentivos que se establecen

exclusivamente para ti y para que cada uno de nuestro grupo de colaboradores sientan el

compromiso que la empresa adquiere cuando ingresan en ella. Dichos aspecto impactan

positivamente en diferentes ámbitos de tu vida el apoyo que recibes va desde el crecimiento

profesional y educativo, hasta la ayuda en momentos difíciles a nivel familiar.

1) Bonos.

 Por cumplimientos de metas (área de ventas)

 Por llegar al mix de créditos.

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 Por llegar al margen comercial.

 Superávit (reducción de costos)

 Venta de exware (garantía adicional.

2) Becas

 Diplomados con universidades.

 Alianzas con instituciones educativas que incluyes descuentos para dependientes directos.

 Facilidad de pagos.

 Nos interesas tus estudios y crecimiento profesional.

3) Seguro Medico.

 Cubierto el 100%por la empresa aumentando la suma aseguradora para todos los

colaboradores.

 Seguro de accidentes personales para colaboradores que realicen su trabajo fuera de las

oficinas.

 Nos preocupa tu bienestar y salud.

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4) Bonos Especiales.

 Por nacimientos de un hijo Lps.1000.00

 Por primeras nupcias Lps 1800.00

 Por fallecimientos de los padres conyugue o hijos Lps 1800.00

 Bono Escolar.

 Entrega de mochilas y útiles escolares para hijos de los colaboradores entre (6 a 12 años).

 Canasta de vivieres 2 entregas al año en el mes de mayo y obtubre.

 Te apoyamos en los momentos más importantes de tu vida. También colaboramos

económicamente en momentos dolorosos y en ocasiones especiales.

5) Bonos por antigüedad.

 5 años Lps. 2,000

 10 años Lps. 4000

 15 años 1 salario y un pin conmemorativo.

 25 años 2 salarios, un reloj u un pin conmemorativo.

 Premiamos tu compromiso y lealtad con la empresa.

6) Celebraciones

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 Fiesta anual.

 Celebración de aniversario.

 Obsequios en días especiales como: día del padre, día de la madre, día del niño entre

otros.

OTROS BENEFICIOS

 Descuentos y tasas preferencial en tus compras

 Fomento del deporte interno: premios, uniformes, alquileres de canchas y arbitraje.

 Medio día libre por cumpleaños.

 Hasta un 20% de descuento en la compra de artículos.

7) Comisariato.

 Compra de producto de la canasta básica a excelente precio pagando quincenal mente por

deducción por planilla.

8) Cooperativa.

 Prestamos hasta 36 meses plazo.

 Préstamo por 2.5 de las aportaciones del afiliado.

9) Retiro voluntario.

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De acuerdo a la antigüedad en la empresa compensamos tu retiro voluntario con

un bono especial en agradecimiento a tu lealtad y colaboración en los años prestados.

 Aplica para colaboradores con más de 2 años de antigüedad bajo los siguientes esquemas:

 2-5 años el 35% de su cesantía.

 5-10 años el 60% de su cesantía.

 10-15 años el 80% de su cesantía.

 De 15 años en adelante el 100%.

Todo este conjunto de beneficios confirman nuestro compromiso contigo.

RASGOS Y TIPO DE LIDERAZGOS

La empresa en su búsqueda del liderazgo y mejora continua ha implementado métodos

para incentivar a su equipo de trabajo, para que estos ejerzan su funciones de forma eficaz y

eficiente; de igual forma busca continuamente oportunidades de crecimiento y expansión de los

mercados en los que actualmente esta posicionado, brindando el mejor servicio posible y con

esto apoya a mejorar la calidad de vida de las familias y el progreso económico de la región,

nuestros líderes se caracterizan por ser:

1. Lideres que Involucren en la meta al equipo. El líder se debe esforzar por convencer al

equipo para que absorba la visión de la organización y la haga suya. El líder podría

lograr demostrando al personal, por medio de la personalidad, la fuerza de su propia

convicción en el poder y la rectitud de la visión.

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2. Líder persuasivo: líder que convenza al equipo en base a pruebas, procedimientos,

técnicas de venta y conocimiento que el trabajo que se está realizando es una alternativa

para el crecimiento mutuo y de la empresa.

3. Líderes Carismáticos: líderes que puedan tener carisma con la gente que ellos puedan

solicitar algo de mejor manera y que el equipo pueda responder de una forma brillante

por la lealtad que le tienen al líder.

4. Uso de las relaciones. Un líder que desarrolle relaciones positivas con otras áreas y que

induzca al personal para que ellos también tengan buenas relaciones. La gente hace lo

que le piden a causa de su relación con el líder.

5. Poner el ejemplo: El líder puede lograr que su equipo sigan el ejemplo positivo que el

les pueda brindar.

Somos una empresa líder en el mercado, debido a que tenemos la capacidad de

inspirar y guiar a individuos o grupos al cumplimiento de sus objetivos comerciales como

personales. El liderazgo es posible medirlo mediante encuestas, niveles de satisfacción,

conservando cartera de clientes (clientes con compras frecuentes), internamente

evaluaciones de desempeño, cumplimiento de objetivos.

COMO SE ORGANIZAN LOS GRUPOS DE TRABAJO

En la empresa se debe de tomar en cuenta capacitaciones, ejercicios de involucramiento y

tormenta de ideas, adaptarse a una nueva cultura organizacional para poder formar un buen quipo

de trabajo, los grupos de trabajo son organizados por departamento, cada uno tienen una meta,

un proyecto que implementar y un plan estratégico.

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 Mapa Estratégico

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 Matriz de Proyectos a Implementar

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DESCRIPCION DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

La estructura gerencial de Unicomer de Honduras obtiene la información por medio de

modernos sistemas de información que recolectan, almacenan y disemina la información

proveniente del entorno de la empresa y sus operaciones interna, cada gerencia de los diferentes

departamentos con los que cuenta Unicomer, tiene un sistema gerencial que se acomoda de

acuerdo a las necesidades de cada departamento estos sistemas muestran a los gerentes

información oportuna, los cuales le permiten:

1. Planear.

2. Organizar

3. Dirigir y

4. Controlar

Por medio de esta administración lograr un buen desempeño organizacional

La información proporcionada por los sistemas de información deben cumplir con los siguientes

puntos básicos:

 Calidad.

 Oportunidad.

 Cantidad y

 Relevancia.

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Unicomer cuenta con 2 sistemas Principales los cuales proporcionan información a todo

el personal de la compañía:

 El sistema de POS muestra diferente información a quien la solicita, ya sea por

consulta de nuestros productos, registro e historial de cliente, facturación ect.

 El sistema RI es el cardex de la compañía el cual registra las entradas y Salidas

de inventario.

SISTEMA Y TIPO DE CONTROLES QUE APLICAN EN LA EMPRESA

Unicomer de honduras en el afán de mantener un mejor control se vio en la obligación de

implementar el sistema de control interno en la compañía dicho sistema consiste en un

proceso llevado a cabo por personas de la organización diseñado con el fin de

proporcionar un grado de seguridad razonable para el logro de sus objetivos,

considerando:

 La eficiencia y eficacia de la operación.

 La fiabilidad de la información financiera.

 Los cumplimientos de leyes y normas aplicables.

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COMO UTILIZAN LA TECNOLOGIA DE INFORMACION EN UNICOMER.

En Unicomer se llevan a cabo las tareas de la organización apoyándose en la tecnología de

información que adquiere un procesamiento más rápido y confiable de sus datos. La

información es accesible y es de mayor integridad, los empleados trabajan con mayor

rapidez y pueden hacer su trabajo con mayor eficiencia, se utilizan diferentes hardware y

software de computadoras, tecnología de redes de comunicaciones (esto incluye Internet).

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