Administración de la Producción II

Unidad IV. Selección de Proveedores

Objetivo: Conocer los objetivos y las funciones del área de adquisiciones y
seleccionar los proveedores adecuados, considerando las políticas de la
empresa, para cumplir satisfactoriamente con los requerimientos
programados.

Tema 1. Estrategias de Logística de Adquisiciones

Introducción
Compras es el “proceso de comprar”. Frecuentemente se asume que las compras
son únicamente responsabilidad de Departamento de Compras. Sin embargo la
función es mucho más amplia y para que sea más efectiva se debe involucrar a
todos los departamentos de la empresa.
Las funciones del Departamento de Compras son:
● Obtener el material adecuado.
● En las cantidades adecuadas.
● Con el suministro adecuado (tiempo y lugar)..
● Del proveedor adecuado.
● Al precio adecuado.

Para seleccionar el material adecuado se requiere involucrar a los departamentos

de Mercadotecnia, Ingeniería, Manufactura y Compras. Las cantidades y las
especificaciones de entrega de los productos terminados son determinados por las
necesidades del mercado. Sin embargo, el sistema de planeación y control de la
manufactura (MPC) debe determinar en que momento solicitar las materias primas
para poder satisfacer las demandas del mercado. Compras tiene la responsabilidad
de colocar las órdenes, para asegurar que los materiales lleguen a tiempo.

El departamento de Compras tiene como responsabilidad principal, localizar y

determinar fuentes confiables de suministro, así como la negociación de los precios.
Se requiere la participación y apoyo de otros departamentos, para que el
departamento de Compras pueda evaluar a las posibles fuentes de suministro y
negociar los precios. Comprar, en un sentido amplio es responsabilidad de todos.

Compras y su Influencia en las Utilidades

En promedio, las empresas manufactureras gastan aproximadamente el 50% de
sus ingresos por ventas, en comprar materias primas, componentes y materiales
diversos. Esto permite a la función de compras tener un enorme potencial para
poder incrementar las utilidades.
Ejemplo 4.1. Suponga que una empresa gasta el 50% de sus ingresos en
materiales comprados y tiene una utilidad neta antes de impuesto del 10%. Por cada
$ 100 pesos de venta, la empresa recibe $ 10 pesos de utilidad y gasta $ 50 pesos
en compras. En el rubro de otros gastos se tiene un monto de $ 40 pesos. Se asume

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que todos los costos varían en la misma proporción con respecto a las ventas. En
las siguientes figuras se muestran unos Estados de Resultados simplificados:

Incrementar la utilidad en $ 1 peso, representa un incremento del 10% en las

utilidades, lo que implicará que las ventas se incrementen a $ 110, para lo cual se
requiere que las compras y otros gastos se incrementen a $ 55 y $ 45
respectivamente.

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Sin embargo, si la empresa logra reducir el costo de compras de $ 50 a $ 49, una
reducción del 2 %, se logra el mismo incremento en la utilidad del 10 %.

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En este ejemplo, se muestra que una reducción del 2 % en costos de compras tiene
el mismo impacto en la utilidad, que un incremento del 10 % en las ventas.

Objetivos de Compras
Compras es el responsable de establecer el flujo de los materiales en la empresa,
mediante un seguimiento adecuado con los proveedores y expeditando las
entregas. El tener faltantes en las entregas, puede provocar problemas muy graves,
sobre todo para las áreas de Manufactura y Ventas, pero, por otro lado, si la función
de compras es bien realizada se pueden reducir los problemas para ambas áreas,
y adicionalmente incrementar las utilidades.

Los objetivos de compras se pueden dividir en las siguientes cuatro categorías:

● Obtener bienes y servicios conforme a la cantidad y calidad requerida.
● Obtener bienes y servicios al menor costo posible.
● Asegurar el mejor servicio posible y, la capacidad y rapidez de respuesta, por
parte del proveedor.
● Mantener y desarrollar buenas relaciones con los proveedores actuales y
buscar el desarrollo de nuevos proveedores potenciales.

Para poder satisfacer los objetivos anteriormente descritos, se deben desarrollar las
siguientes funciones básicas:
● Determinar las especificaciones de compra: La calidad adecuada, la cantidad
adecuada y la entrega adecuada (tiempo y lugar).
● Seleccionar al proveedor (la fuente de suministro adecuada).
● Negociar términos y condiciones de la compra (el precio adecuado).
● Liberar y administrar adecuadamente las órdenes de compra.

Ciclo de Compras
El ciclo de compras consiste en los pasos siguientes:
1. Recibir y analizar las requisiciones de compra.
2. Selección de proveedores. Ubicando a proveedores potenciales, liberando
requisiciones de cotización, recibiendo y analizando cotizaciones y
seleccionando al proveedor más adecuado.
3. Determinar el precio adecuado.
4. Emitir órdenes de compra.
5. Dar seguimiento para asegurar que las fechas de entrega se cumplan.
6. Recibir y dar entrada a los artículos.
7. Aprobar las facturas para el pago de los proveedores.

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Recibir y Analizar la Requisición de Compra
La requisición de compra inicia y parte del departamento o persona que será el
usuario final del bien o servicio a comprar. En un ambiente MRP, el planeador libera
órdenes planeadas, con lo cual autoriza al Departamento de Compras para que de
inicio a su proceso, y coloque las órdenes de compra requeridas.

Una requisición de compra debe contener como mínimo la siguiente información:

● Identidad de la persona que origina el documento, firma de aprobación y
cuenta a la cual se asignará el costo del bien o servicio requerido.
● Especificaciones del material.
● Cantidad y unidad de medida.
● Fecha y lugar de entrega requeridos.
● Cualquier otra información adicional que se requiera.

Selección de Proveedores
Identificar y seleccionar proveedores es una responsabilidad muy importante del
Departamento de Compras. Se deberá tener un catálogo de proveedores
aprobados, para artículos que se compran regularmente, así como para artículos
que nunca se han comprado con anterioridad. Si el artículo no se ha comprado con
anterioridad o el posible proveedor no está aprobado, se deberán buscar otras
opciones de posibles proveedores. Si la orden de compra es de poco valor o se
solicitan artículos estándares, es probable que se pueda conseguir un posible
proveedor en catálogos, revistas técnicas o directorios especializados.

Solicitudes de Cotización
Para artículos importantes o costosos, es generalmente deseable solicitar varias
cotizaciones. Ésta es una solicitud por escrito que se envía a los proveedores que
se consideren competitivos y confiables. La solicitud de cotización no es una
orden de compra. Después de que los proveedores han enviado sus cotizaciones
al comprador, las cotizaciones deberán ser analizadas en cuanto a precio,
cumplimiento de especificaciones, términos y condiciones de la venta, entrega y
condiciones de pago. Para los artículos cuyas especificaciones técnicas estén
claramente definidas y éstas puedan ser adecuadamente cumplidas por más de un
proveedor, la selección estará en función del precio, la entrega o las condiciones de
la venta. Para los artículos cuyas especificaciones técnicas no pueden ser
claramente definidas, el análisis de las cotizaciones se hará en función de evaluar
la conveniencia y capacidad técnica del proveedor. La decisión final implica
considerar y encontrar un equilibrio entre los factores técnicos y el precio. Se deberá
involucrar al Departamento que emite la requisición y a Compras para tomar la
decisión final.

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Determinación del Precio Adecuado
La determinación del precio adecuado es responsabilidad del Departamento de
Compras y esta directamente relacionada con la selección de los proveedores. El
Departamento de Compras también es responsable del proceso de negociación del
precio y deberá tratar de obtener el mejor precio posible del proveedor.

Emitir Órdenes de Compra

La orden de compra es el documento legal que ampara la compra. Una vez que es
aceptada por el proveedor, se convierte en un contrato legal para la entrega de
bienes y/o servicios conforme a los términos y condiciones especificados en el
acuerdo de compra. La orden de compra se prepara utilizando la información de la
requisición de compra, de la cotización, o con alguna otra información adicional que
se requiera. El original de la orden de compra es enviada al proveedor: Compras
conserva una copia y son enviadas copias adicionales a: Contabilidad, al
departamento que emitió la requisición y el área de Recibo de Materiales, al menos.

Seguimiento y Entrega
El proveedor es responsable de entregar a tiempo los artículos ordenados. El
Departamento de Compras es responsable de asegurarse que los proveedores
cumplan las fechas de entrega. Si existe duda sobre el cumplimiento de las fechas
de entrega, Compras deberá tomar a tiempo una acción correctiva. Éstas pueden
ser, dar un seguimiento cercano para apresurar la transportación de los materiales,
utilizar proveedores alternos, trabajar con el proveedor para resolver los problemas,
y como última instancia reprogramar la producción.

El Departamento de Compras es también responsable de trabajar con los

proveedores cuando se presente cualquier cambio en los requisitos de la entrega.
La demanda para los artículos cambia con el tiempo, y puede ser necesario
apresurar ciertos artículos o regresar algunos otros. El comprador debe mantener
informado al proveedor sobre los requerimientos reales, de modo que el proveedor
pueda proporcionar lo que se requiere y en el momento que se requiere.

Recepción y Entrada de los Artículos

Cuando los artículos son recibidos, el Departamento de Recibo inspecciona los
artículos para asegurarse de que se han enviado los correctos, que vienen en las
cantidades correctas y que no han sido dañados en el traslado. Utilizando su copia
de la orden de compra y el documento de embarque proporcionada por el
transportista, el Departamento de Recepción acepta los artículos y elabora el
reporte de recepción, donde se anota a detalle lo que se recibe y cualquier variación

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con respecto a lo especificado. Si se requiere alguna inspección adicional para los
artículos, se notifica al Departamento de Control de Calidad para que se lleven a
cabo las inspecciones y controles que se requieran. Si se reciben artículos dañados,
el Departamento de Recibo debe notificarlo al Departamento de Compras y
conservar dichos artículos hasta que se determine la acción a tomar. Cuando los
artículos están en orden y no requieren ninguna inspección adicional, son enviados
al Departamento que originó la compra o al inventario.

Una copia del reporte de recepción se debe enviar al Departamento de Compras

para que revise cualquier variación o discrepancia con respecto a la orden de
compra. Si la orden se considera completa, el Departamento de Recibo cierra la
orden de compra y se lo notifica al Departamento de Compras. En caso contrario,
la orden de compra permanece abierta, hasta que ésta sea completada. Si los
artículos también han sido revisados por el Departamento de Control de Calidad,
éste deberá notificar a Compras si los artículos han sido aceptados o no.

Aprobación de Facturas para el Pago de los Proveedores

Cuando se reciben las facturas de los proveedores, se deberá revisar que la
información contenida en la orden de compra, el reporte de recepción y la factura
sea la misma. Los artículos y las cantidades deben ser las mismas; los precios
deben ser los mismos en la orden de compra y en la factura. Todos los descuentos
y términos de la orden de compra original se deben revisar y validar contra la factura,
Compras debe verificar esto y resolver cualquier diferencia. Una vez que está
aprobada, la factura se envía a Contabilidad para el pago.

Determinación de las Especificaciones

La primera preocupación de Compras –que comprar- no necesariamente es una
decisión simple. Por ejemplo, para comprar un automóvil se debe considerar para
que se va utilizar, con que frecuencia se utilizará, cuanto se está dispuesto a pagar,
y así sucesivamente se pueden encontrar más factores a considerar. Entonces, se
requiere especificar claramente el tipo de coche que se necesita, para poder hacer
“la mejor compra”.

En la compra de un artículo y/o servicio de un proveedor específico, varios factores

se incluyen en el paquete comprado. Éstos deben ser considerados cuando las
especificaciones se están desarrollando, se pueden dividir en las tres categorías
siguientes:
● Requisitos de cantidad
● Requisitos de precio
● Requisitos de funcionalidad

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Requisitos de Cantidad
La demanda del mercado determina las cantidades que se requieren. La cantidad
es importante porque será un factor a considerar para determinar la manera en que
se diseñará el producto, sus especificaciones y su fabricación. Por ejemplo, si la
demanda fuera para un solo artículo, sería diseñado para ser elaborado al costo
más bajo posible, o se seleccionaría un artículo estándar que cumpliera
convenientemente. Sin embargo, si se tuviera una demanda de varios miles, el
artículo sería diseñado para aprovechar las economías de escala, satisfaciendo así,
las necesidades funcionales a un mejor precio.

Requisitos de Precio
La especificación del precio representa el valor económico que el comprador pone
al artículo, lo que está dispuesto a pagar por él. Si el artículo va a ser vendido a un
precio bajo, el fabricante no estará dispuesto a pagar un precio alto por una parte
componente. El valor económico puesto en el artículo debe relacionarse con el uso
del mismo y con el precio de venta estimado.

Requisitos de Funcionalidad
Las especificaciones funcionales se refieren al uso final del artículo y qué se espera
que el artículo haga. Por su misma naturaleza, las especificaciones funcionales son
las más importantes de todas las categorías y gobiernan a las otras.

En cierto modo, las especificaciones funcionales son las más difíciles de definir.
Para ser acertadas, deben satisfacer la necesidad o el propósito verdadero de un
artículo. En muchos casos, la necesidad verdadera tiene elementos prácticos y
estéticos. Una chamarra sirve para mantenerlo a uno caliente, pero ¿Bajo qué
circunstancias se hará esto y cuales otras funciones se esperan de ésta? ¿Cuanto
frío se puede resistir antes de que uno necesite una chamarra? ¿En qué ocasiones
será usada? ¿Se utilizará en un ámbito laboral ó social? ¿De qué color y estilo debe
ser? ¿Qué necesidades emocionales se espera satisfacer con esta prenda? De la
misma manera, podemos preguntar qué necesidades prácticas y estéticas se
espera que satisfaga una manija de una puerta o un espejo retrovisor de un
automóvil.

Especificaciones Funcionales y Calidad

Las especificaciones funcionales están íntimamente ligadas a la calidad de un
producto y/o servicio. Cada uno sabe, o piensa que sabe, que es calidad, pero hay
varias ideas falsas sobre qué es y qué no es. Pregunte a alguien qué es calidad, y
usted obtendrá respuestas tales como, “Lo mejor que hay”, “Perfección”, “Grado de
excelencia”, y “Muy bueno”. Todos suenan bien pero no significan mucho.

Hay muchas definiciones de calidad, pero en todas ellas la idea común y principal
es la satisfacción del usuario. Sobre esta base, se puede decir que un artículo tiene
la calidad requerida, si satisface las necesidades del usuario.
Existen cuatro fases para proporcionar la satisfacción del cliente

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 1. Calidad y planeación del producto.
2. Calidad y diseño del producto
3. Calidad y fabricación del producto
4. Calidad y uso del producto

Calidad y Planeación del Producto

La planeación del producto está involucrada con las decisiones sobre cuales
productos y servicios ofrecerá la empresa al mercado. Se debe decidir sobre el
segmento de mercado que se atenderá, las características del producto y el nivel
de calidad esperados por ese mercado, el precio y el volumen de ventas previsto.
El nivel de calidad es especificado por la alta administración, según su comprensión
de las necesidades y requerimientos del mercado. El éxito del producto depende de
que tan adecuadamente se haga esto.

Calidad y Diseño del Producto

El resultado de los estudios de mercado que realiza la empresa, deben proporcionar
una especificación general del producto y de su funcionamiento, la apariencia, el
precio, y el volumen de ventas previsto. Con esta información disponible, el trabajo
del diseñador será la de incorporar al diseño del producto el nivel de calidad que se
describió en la especificación general. Si esto no se hace correctamente, el producto
puede no tener éxito en el mercado.

Calidad y Fabricación del Producto

Para los productos manufacturados, es responsabilidad de Producción, cumplir con
las especificaciones definidas por el diseñador del producto. Si se trata de un
artículo comprado, es responsabilidad de Compras asegurarse de que el proveedor
pueda proporcionar el nivel de calidad requerido. Para las funciones de Producción
y Compras, calidad significa que los productos sean conformes a las
especificaciones y/o los requisitos definidos y acordados con el cliente.

Calidad y Uso del Producto

Para el usuario final, la calidad se relaciona con sus expectativas sobre cómo debe
funcionar el producto. Para los clientes no es importante la razón por la cual un
producto y/o un servicio es defectuoso. Los clientes esperan su satisfacción. Si el
producto es lo que quiere el cliente y está bien diseñado, bien hecho y se le
proporciona un buen servicio, la calidad es satisfactoria.

Las especificaciones funcionales deben definir el nivel de calidad requerido. Se

deben describir todas las características de un producto determinado en función de
su uso final. Se deben considerar y correlacionar la función, la cantidad, el servicio
y el precio. Es difícil especificar uno sin la consideración de los otros. De hecho, la
especificación final debe implicar el compromiso de cumplir con todos estos
factores, y la especificación más adecuada, representa la mejor combinación de
todos los factores anteriormente descritos. Sin embargo, las especificaciones
funcionales son en última instancia las que rigen a las demás. Si el producto no se
realiza adecuadamente conforme al precio especificado, es muy probable que no
se venda.

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Tema 2. Estrategias de Selección de Proveedores

Introducción
El objetivo de Compras es conseguir la opción que nos proporcione las mejores
características en cuanto a: calidad, cantidad, entrega y precio. Una vez que se
toma la decisión sobre qué comprar, la siguiente decisión importante a tomar es la
de seleccionar al proveedor adecuado. Un buen proveedor, es aquel que tiene la
tecnología para hacer el producto conforme a la calidad requerida, tiene la
capacidad de hacer las cantidades necesarias y tiene un adecuado manejo de sus
finanzas que le permite tener utilidades y vender un producto competitivo.

Fuentes de Suministro
Hay tres tipos de fuentes de suministro para la compra de artículos: fuente única,
múltiple y sola:

1. La fuente de suministro única, implica que solamente un proveedor está

disponible debido a: Patentes, especificaciones técnicas, características
particulares de la materia prima, localización, etc.

2. La fuente de suministro múltiple es el uso de más de un proveedor para un

artículo. Las ventajas potenciales de la compra cuando se tienen fuentes de
suministro múltiples son que la competencia dará lugar a mejores precios y
a un mejor servicio, ya que en función de los resultados habrá continuidad o
no para la fuente. Sin embargo, en la práctica hay una tendencia hacia una
relación adversa entre el proveedor y el cliente.

3. La fuente de suministro sola, implica que la organización tomó la decisión de

seleccionar a un solo proveedor para un artículo, a pesar de tener varias
fuentes disponibles. En este esquema de fuente de suministro, se busca una
sociedad de largo plazo entre proveedor y cliente (socio-proveedor) y es muy
utilizado en filosofías de manufactura como JIT y Lean.
Factores en la Selección de Proveedores
La sección anterior se describió la importancia del cumplimiento de las
especificaciones en cuanto a: la función, la cantidad, el servicio y el precio del
artículo. Éstas son las características que se espera que el proveedor proporcione,
y son la base para la selección y evaluación del mismo. En vista de esto, hay varios
factores en la selección de un proveedor.

Capacidad Técnica
¿El proveedor tiene la capacidad técnica para elaborar o suministrar el producto
requerido? ¿El proveedor tiene programas de desarrollo de productos y de mejora?
¿Puede el proveedor ayudar a mejorar los productos? Estas son preguntas
importantes puesto que, a menudo, el comprador dependerá del proveedor para
proporcionar las mejoras del producto, o para reducir el costo de los mismos. El
proveedor puede sugerir cambios en la especificación del producto, para tener una
mejora o para reducir costos.

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Capacidad de Producción
El proveedor debe poder cumplir las especificaciones del producto
consistentemente y reducir al mínimo los defectos. Esto significa que el proveedor
tiene las instalaciones adecuadas para poder suministrar los productos requeridos,
con la calidad y en la cantidad requeridas. El proveedor debe tener un buen
programa de control de calidad, mano de obra competente y capaz, y buenos
sistemas de planeación y control de la producción para asegurar la entrega
oportuna. Éstos factores son importantes para asegurarse de que el proveedor
pueda suministrar los productos con la calidad y en la cantidad requeridas.

Confiabilidad
En la selección de un proveedor, es deseable seleccionar uno que tenga una
buena reputación, sea estable y financieramente fuerte. Si se tendrá una
relación de largo plazo, es necesario tener un ambiente de confianza mutua
y se debe asegurar que el proveedor sea lo suficientemente sólido desde el
punto de vista financiero, para que pueda permanecer en el negocio.

Servicio Post-Venta
Si el producto es de naturaleza tecnológica, se requerirán piezas de repuesto
(refacciones) y soporte técnico especializado, por lo que el proveedor deberá
proporcionar un adecuado servicio post-venta. Esto debe incluir una buena
organización del servicio y un adecuado inventario de piezas de repuesto.

Localización del Proveedor

Es deseable que el proveedor esté localizado cerca del comprador, o por lo menos
que mantenga un inventario localmente. La cercanía ayuda a reducir los tiempos de
entrega y permite poder responder más rápidamente a cambios de emergencia.

Precio
El proveedor debe poder proporcionar un precio competitivo. Esto no significa
necesariamente el precio más bajo. Sino uno que considere la capacidad del
proveedor de poder proporcionar los artículos necesarios, en la cantidad y con la
calidad requeridas, y en el momento en que se requiera, así como cualquier otro
servicio que se necesite.

Otras Consideraciones
A veces otros factores tales como condiciones de crédito, la posibilidad de continuar
realizando negocios de forma recíproca, y la buena voluntad del proveedor de
mantener inventario para el comprador, deben ser considerados.

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En el actual entorno empresarial, el tipo de relación entre el proveedor y el
comprador es crucial para ambos. Idealmente, la relación estará basada en una
dependencia mutua. El proveedor puede confiar en que continuará teniendo
negocio en el futuro, y el comprador tendrá una fuente confiable que le
proporcionará un producto de calidad, con el soporte técnico adecuado y con la idea
de que se continuará mejorando el producto. La comunicación entre el comprador y
el proveedor debe ser abierta y de confianza mutua, para que ambas partes
entiendan los problemas del otro y pueden trabajar juntas para su solución. La
selección del proveedor y el tipo de relación que se tenga con éste, son aspectos
primordiales que se verán reflejados en los resultados de una empresa.

Identificación de Posibles Proveedores

Una responsabilidad importante del Departamento de Compras es continuar
investigando todas las posibles fuentes de suministro disponibles. Algunas ideas
para poder identificar estas posibles fuentes de suministro serían:
● Información de vendedores
● Catálogos
● Revistas especializadas
● Directorios comerciales
● Información obtenida de otros compradores

Selección Final del Proveedor

Algunos factores en la evaluación de proveedores potenciales son cuantitativos y
se pueden expresar en valor monetario en pesos. El precio es el ejemplo más obvio.
Otros factores son cualitativos y exigen un cierto criterio para determinarlos. Éstos
se precisan generalmente de forma descriptiva. La capacidad técnica del proveedor
puede ser un ejemplo. El reto está en encontrar un método en el que se puedan
combinar estos dos factores principales, para el comprador pueda seleccionar al
mejor proveedor. Un método que combina ambos factores es el método de la
ponderación, el cual se describirá a continuación:

1. Seleccione los factores que deban ser considerados en la evaluación de

proveedores potenciales.
2. Asigne un peso a cada factor. Este peso determina la importancia del factor
en lo referente a los otros factores. Generalmente una escala de una a diez
se utiliza. Si un factor se le asigna un peso de cinco y otro factor un peso de
diez, el segundo factor se considera dos veces más importante que el
primero.
3. Clasifique a los proveedores por cada factor. Esta clasificación no se asocia
al peso. Los proveedores son clasificados en su capacidad de cumplir los
requisitos de cada factor. Una vez más, se utiliza generalmente una escala
de uno a diez.
4. Pondere a los Proveedores. Para cada proveedor, el peso de cada factor es
multiplicado por la clasificación del proveedor para ese factor. Por ejemplo,
si un factor tuviera un peso de 8 y un proveedor tiene una clasificación de 3
para ese factor, el valor de la ponderación para ese factor sería 24.

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 Posteriormente se calculan todas las ponderaciones del proveedor para
tener la ponderación total. Los proveedores pueden entonces ser
enumerados por la ponderación total y el proveedor seleccionado será el
que tenga la más alta ponderación.

En la tabla 4.1 se muestra un ejemplo de este método de selección de proveedores.

El método de la ponderación es una tentativa de cuantificar aspectos que por su

propia naturaleza no son cuantificables. Intenta poner alguna medición en el juicio
subjetivo. No es un método perfecto, pero intenta forzar a las Áreas de Compras, a
que consideren la importancia relativa de los diversos factores.

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