Tabla Valoracion Documental

GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogotá, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.

GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización

de los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN
Capitulo I
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS

1.1 Definición
1.2 Procesos de Valoración
1.2.1 Valoración documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principio de procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripción Documental
1.4.1 Denominación del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodología organización de fondos acumulados
Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

2.1 Definición
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Acción
2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental
Capitulo III
3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD

3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la
institución
3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación
3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 Propuesta Tabla de Valoración Documental
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental
Capitulo IV
4. DEFINICIONES
BIBLIOGRAFÍA
Anexos
INTRODUCCION
La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de

documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios
acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de
ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depósitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y

teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus
archivos.
Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la

necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la
organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía
Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos,
que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una
de las organizaciones.
Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario

definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a;
conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información.
Para ello se definieron lineamientos sobre:
• Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación

• La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas.
• Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración
• La aplicación de la TVD
De la aplicación y el cumplimiento metódico de la presente guía, depende el

éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria
Institucional y documental.
Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
CAPITULO I
1.1 DEFINICIÓN
Son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningún
criterio archivístico de
organización sin las mínimas
condiciones de conservación y
con pocas posibilidades de ser
fuente de información y de
consulta eficiente para los usuarios
1.2 PROCESOS DE VALORACIÓN
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo

Acumulado, se forman con los
documentos del Archivo Central o
Históricos, que adquieren un valor
permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigación, la
academia, la historia, la ciencia y la
cultura. Por este motivo es importante
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 7

establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de

organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un
principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 años, o en
segunda instancia siguiendo el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de
la Nación (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la
documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de
Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina
técnicamente fondo acumulado y será sometida a un proceso de
organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD)
1.2.1 Valoración Documental
Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,

se analizarán desde una triple perspectiva: “la trascendencia como testimonio
de la Entidad, la trascendencia de la actuación de la administración y la
1
trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.”
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su

Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoración
documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo”. En este orden de ideas los valores a evaluar
son los siguientes:
1
CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57.

V INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA

A Y AL INICIADOR
L
O 9 Administrativo
9 Legal
R
PRIMARIOS Aspectos 9 Fiscal
E 9 Contable
S 9 Técnico
9 Su trámite
D Existen en 9 Su vigencia
O 9 Su plazo precaucional
C
U INTERESAN A LA INVESTIGACIÓN Y A LA HISTORIA
M
E 9 Predecibles
N SECUNDARIOS Clasificación 9 Evidénciales
T 9 No predecibles
O
S 9 Destrucción
Se juzgan para 9 Conservación permanente
Fuente: Archivo General de la Nación - Colombia
1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS
Para definir la disposición final del

conjunto de la documentación que
haya sido producida y conservados,
las entidades deberán adelantar el
análisis de sus Fondos
Acumulados, aplicando los
principios por los cuales se rige la
organización de los documentos en

1.3.2 Principio de Orden Original
Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos “deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”.
Definido por el AGN como: conservación de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
“para efectos de elaboración de TVD debe ser entendido como el principio
que hace referencia a la secuencia lógica, en la que se producen los
documentos, en la ejecución de los trámites para la resolución de los
diferentes asuntos”3
DOCUMENTO ORDEN
- Orden de pago 05-Enero-2002

- Autorización de pago 18-Febrero-2002
- Contrato 25-Febrero-2002
- Recibos y/o facturas 10-Marzo-2002
- Póliza 15-Marzo-2002
- Informe 10-Mayo-2002
- Acta de entrega 30-Junio-2002
1.4 LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentación producida por

la misma como la que recibe. Una entidad genera información en tres
3
Guía Practica Para la Elaboración de Tablas de Retención Documental. Op cit., p.6

direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras

instituciones.
Con el fin de facilitar la comprensión y la organización de los fondos

acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas
agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio documental:
Fuente: Primer curso de capacitación en Archivística - AGD
1.4.1 Denominación del Fondo
El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora

(Institución o Persona).
TIPO DE FONDO DENOMINACIÓN
- Gobernación del Departamento de

- Fondos generados por instituciones
Cundinamarca
- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodríguez
- Entidades productoras cuyo nombre a - Alcaldía Municipal de Medellín /

variado a través del tiempo Alcaldía Ordinaria del Distrito de Medellín

1.5 BASE LEGAL
Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general
de archivos y se dicta otras disposiciones”
Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código

Disciplinario Único”
Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley

80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de
los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan
otras disposiciones”
Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos”
Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental”
1.6 METODOLOGÍA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en las siguientes

paso, que en ocasiones se trabajan simultáneamente, en otras

consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e

Investigación. El caso de Bogotá:4
• Inventario preliminar de unidades de conservación

• Clasificación y ordenación: reubicación de las unidades de
conservación por principio de procedencia y orden original
(actualización inventarios)
• Cuadros de Clasificación
• Valoración documental: propuesta TVD
• Identificación de documentos afectados por biodeterioro
• Evaluación de condiciones medio ambientales y depósitos de doc.
4
SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organización de archivos: un objeto de investigación,
Bogotá: Proyecto Desarrollo e implementación del Sistema Distrital de Administración de
Archivos, Miércoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.

CAPITULO II
2.1 DEFINICION
Definido por el Archivo General de Distrito AGD

como: Producto del análisis y organización de un
fondo acumulado que presenta el listado de
agrupaciones documentales o series documentales
con anotación de sus fechas extremas, sus
valoración, su disposición final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición
final.
2.2 OBJETO
El objetivo de la Tabla de Valoración

Documental es servir de instrumento
de soporte para recuperar la
memoria institucional mediante la
aplicación de criterios archivísticos y
que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias

2.3 ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoración

Documental como elemento
archivístico es proporcionar, el
instrumento dentro del Programa
de Gestión Documental que
describe en forma sencilla y clara la
totalidad del fondo acumulado y se
convierte en la guía para la
organización, selección y expurgo
de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.
2.4 PLAN DE ACCIÓN
Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo

objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas,
frente a la organización de los fondos acumulados y en la elaboración y
aplicación de las TVD, que es el tema que en este documento nos concierne.
La ejecución del plan deberá estar sujeto a la aprobación definitiva por parte
del Comité de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas
requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros
alcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programación
de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento
que se presenta a continuación:

PLAN DE ACCION
ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________
QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE?

ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES F.I F.C F.T RESPONSABI RECURSOS RESULTADO
LIDAD
Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
F.I= FECHA INICIAL

F.C= FECHA CONTROL
F.T = FECHA TERMINACIÓN
2.5 METODOLOGÍA APLICACIÓN TVD5
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo
central o Histórico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las
siguientes acciones:
• Capacitación: Aplicación TVD

• Selección: retiro de la documentación que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD
• Foliación
• Eliminación: elaboración inventarios
• Preparación física de la documentación a conservar: limpieza, retiro
de material metálico y sustitución de unidades de conservación.
• Inventario: actualización
5
SOLANO, op. cit., p. 6

CAPITULO III
Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo

que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin
documentos e información los organismos no podrían ser
administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con
la elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye
como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo
Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma
practica los pasos que se presenta a continuación para adelantar los
procesos de diagnostico, investigación, plan de acción y la
propuesta de la TVD.
3.1 ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL

ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN
Es la fase de la metodología para la

elaboración de las TVD, a través del cual se
identifica y analiza la situación real del
archivo y la conservación de documentos
frente a los diferentes factores internos y
externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se
debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la
organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.

3.1.1 Elementos a Evaluar
Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información,
conservación, cantidad, ubicación y estado físico.
6
ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION
Capacitación en el área
TALENTO HUMANO
Experiencia
Características del
soporte
Conservación
RECURSOS documental
DOCUMENTALES
Valorares de los
documentos
Ubicación
Funcionalidad
RECURSOS
LOCATIVOS
Condiciones físicas y
de seguridad
6
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Guía para la asistencia en administración
documental. Medellín: SENA, 1995. 54 p.

Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración

Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La
identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de
la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y
Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin
embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás,
este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados
según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los
elementos más importantes dentro de la organización de los fondos
acumulados.
La evaluación a nivel cualitativo permitirá

visualizar, detectar y apreciar la situación
real del Fondo Acumulado, identificando
(Datos del Archivo, Planta física, Sistemas
de Clasificación, Ordenación, Consulta e
instrumentos de recuperación, Plazos de
retención y Conservación). El Anexo A nos
presenta un modelo para realizar el estudio
de los recursos documentales y locativos.
La evaluación a nivel cuantitativo a través

del Inventario, se puede identificar a nivel
documental el estado físico, deterioro
biológico y las unidades de conservación
(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros,
paquetes entre otros. Puede ejecutarse
aplicando el formato que se presentan el
Anexo B.

3.2 ESTUDIOS INSTITUCIONALES
Algunas veces, por la antigüedad de los

documentos, se desconocen las fuentes de
información pertinentes para llevar ha cabo
esta tarea. En estos casos, es necesario
identificar esas instituciones, reconstruir su
estructura organizativa y averiguar cuales
fueron sus funciones y actividades, los pasos a
seguir serian los siguientes:
¾ Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la información se

pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo
institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas más
detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de
organización del Fondo Acumulado
¾ Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,

mejorar la comprensión y análisis del caso en estudio haciendo uso de
información documental y bibliográfica. Este acercamiento se soporta en
la búsqueda de Actos administrativos de creación de la entidad,
Organigramas, Actos administrativos de codificación institucional,
Legislación contemporánea de la entidad que se esta tratando y la
relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades
administrativas.

3.2.1 Evolución de La Estructura Orgánica de la Institución
Como resultado de la etapa anterior de

recopilación de las fuentes primarias y
secundarias, el personal encargado de esta
actividad diligenciara Los Cuadros de
Evolución de Estructuras Orgánicas del
Fondo Acumulado, el cual brinda los
siguientes resultados:
¾ Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los

documentos.
¾ Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.
¾ Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad
orgánica y a cada una de sus partes.
¾ Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que
durante diversos periodos históricos hayan afectado a la entidad.
¾ Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la
entidad orgánica.
“El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe

elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretación de los
datos” 7. A continuación se señala el modelo que deberá considerar en este
sentido:
7
PROYECTO “DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA UNICO DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”. Curso taller para ajustes y aplicación de Tabla de
Retención Documental. Bogotá. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.

CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS
DEPENDENCIA__________________________________
FUNCIONES FUNCIONES DOCUMENTOS QUE

ANTERIORES ACTUALES GENERA
ACTO ADTIVO:________ ACTO ADTIVO:_______

FUNCIONES: FUNCIONES:
3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)
A partir del análisis de la información

compilada que ha obtenido de las
fuentes documentales. Se puede
construir la propuesta del Cuadro de
Clasificación, en términos básicos
podría definirse el CCD como “la
herramienta que nos permite codificar
e identificar cada oficina con sus
respectivas series, subseries y
tipologías documentales”8, para todas las dependencias que se
reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.
8
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.

Esquema Conceptual de la Clasificación de Archivos
Fuente: Archivo Histórico – Pontificia Universidad Javeriana
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación documental
Para el desarrollo del

presente documento se
debe recordar que la
Propuesta de
Reglamento General de
Archivos para el Distrito
Capital, define cuadro
de clasificación como:
sistema de clasificación
elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una
Entidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un
fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y
procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodología divulgada

por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoración Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificación correspondiente.
3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificación
El fondo acumulado esta

compuesto por todos aquellos
documentos que se produjeron a
lo largo de su vida institucional y
la ejecución de las funciones
propias asignadas a cada una de
las dependencias. La aplicación
del Cuadro de Clasificación,
consiste en que los documentos
de cada dependencia de acuerdo
a sus funciones se separan y se agrupan a través de la serie a la que
pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.
3.3.3 Elementos de Todo Cuadro
A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificación Documental, que concibe tres áreas:
El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe

diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.

DENOMINACIÓN ORGANIZACIÓN
LOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
SERIES GENERALES
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Años
Serie
Dependencia tipología Documental Extremos
Subserie
NOTA ACLARATORIA:
SERIES ESPECIFICAS
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Años
Serie
Dependencia tipología Documental Extremos
Subserie
NOTA ACLARATORIA:
Fuente: Proyecto Archivo – Universidad de la Salle
Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del formato
- Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.
- Sección Documental: nombre de la dependencia o unidad

administrativa de superior jerarquía
- Subsección Doc: nombre de la unidad administrativa que produce y

conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones

Encolumnado
Con la incorporación de todas las series, subseries documentales y tipos

documentales de cada dependencia nos dará un conocimiento claro y rápido
de los documentos que produce cada gestión administrativa.
- Codificación de Unidades Administrativas: La codificación de

oficinas se desarrolla basándose en el código asignado mediante norma
interna de la institución a cada una de las unidades según corresponda,
adaptándose el siguiente esquema por código y oficina.
22400 GRUPO RECURSOS HUMANOS
CODIGO
DENOMINACIÓN DEPENDENCIA
DEPENDENCIA

- Codificación de Series Documentales: La codificación de series y

subseries documentales se estructura de acuerdo a la definición del numero
de series que se generen en cada dependencia. Existiendo un numero propio
para cada serie, en el caso de existir subseries documentales se identifican
con un punto después del código de la serie.
1.1
CODIGO CODIGO
SERIE SUBSERIE
Existen dos división en la codificación de las series:
Series Generales: Se refieren a documentos administrativos que son

comunes en todas las dependencias, también conocidos como documentos
Facilitativos, ya sea por información, consulta o tramite. Su codificación es
igual en todas las dependencias del fondo acumulado. Utilizando los primeros
dígitos del sistema de clasificación general.
Series Especificas: Los documentos característicos de cada oficina, con

base en sus funciones especificas. La codificación de cada una de estas series
es propia de la oficina. Se asigna un espacio No... números propios en cada
Unidad Administrativa.

NOMBRE FONDO ACUMULADO

INDICE GENERAL CONSOLIDADO DE SERIES
Y SUBSERIES DOCUMENTALES
CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE

SERIE ASUNTO, SERIE SUBSERIE ASUNTO, SUBSERIE
1. ACTAS 1.1
Actas del Comité Administrativo
Actas del Comité Interdisciplinario
1.2
Subsistema de Talento Humano
1.3 Actas del Consejo Directivo
2. CONTRATOS 2.1 Contratos de Consultoría
2.2 Contratos de Mantenimiento
2.3 Contratos de Prestación de Servicios
3. INFORMES 3.1 Informes de Gestión
Los códigos del 1 al 30, están asignados para todas las series generales o en
común de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado
ASEO Y
31.
CAFETERIA
MANTENIMIENTO Reparaciones e Instalaciones
32. 32.1
PLANTA FÍSICA Locativas
32.2 Compras y adquisición de Elementos
Los códigos del 31 al 39, están asignados al Grupo de Servicios Generales
Los códigos del 40 al 59, están asignados al Grupo de Recursos Humanos
Fuente: Proyecto Archivo – Universidad de la Salle
- Denominación de Series: Las series y subseries documentales

deben reflejar los documentos generados o recibidos en razón a las
funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con su
competencia, para su definición los siguientes son elementos a tomar en
consideración: ( La oficina productora, El destinatario, La legislación, El
tramite administrativo, Los documentos que componen la serie simples o
compuestos, La ordenación de esos documentos y su contenido).
Es preciso anotar que por tratarse de fondos acumulados la

denominación de la serie documental puede encontrarse contenidas dos
o mas agrupaciones en un mismo legajo, tomo o asunto que contengan
varias series documental, así no respondan a los principios básicos de la
archivística.

Ejemplo: los documentos de la Alcaldía Ordinaria del Distrito de Medellín, en

la Secretaria de Hacienda y en la oficina de la Tesorería General, conforma
los grupos documentales Actas comité de compras, Créditos Nacionales,
Planillas de control de cuentas, Informes de caja menor, Boletín de tesorería.
Como están organizados en tomos debe respetarse esta organización, sin la
posibilidad de ser agrupados de acuerdo a la serie a la que pertenecen. Por lo
tanto la denominación de la serie seria Correspondencia y la Subserie
Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Envida y Recibida. Así
no responda a los criterios normalizados para la asignación de nombre a
Agrupaciones Documentales
Código de
la Serie
Código de
Oficina Nombre
Serie Doc.
Código de
la Subserie Nombre de
la subserie
Años
Tipología Extremos
Documental

- Años Extremos: al describir series y/o subseries documentales se

debe anotar. Las fechas inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y
término de la serie, Fechas aislada. Va entre paréntesis (1940) 1940 –
2000 y Fechas de lagunas que dar a conocer 1950 –1978 (Falta 1966 –
1971) etc.
Notas
Si se han creado series y agrupado diferentes tipos documentales o se

considera que alguna denominación puede producir dudas o conflictos de
interpretación, “el Cuadro de Clasificación llevara incorporadas cuantas
anotaciones sean necesarias.”9
22400/ 30 INFORMACION INTERNA

- Comunicaciones internas generales
- Solicitudes de información
- Comunicados entre jefatura y personal
Nota Aclaratoria: Escritos remitidos por otras oficinas por su

función informativa, que no forman parte de ninguna serie o
subserie, se ubica por dependencia o remitente y dentro de cada
carpeta los documentos se ordenan cronológicamente, guardando
juntas la carta recibida y la respuesta de la misma.
3.4 PROPUESTA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL- TVD
El presente apartado ofrece al lector una conceptualización básica en

cuanto a la elaboración y el formato a diligenciar, que le permita
tener un marco teórico practico para orientar la actividad
profesional, y el desarrollo de las Tablas de Valoración Documental.
9
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas
municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.

Fuente: Seminario Conservación Preventiva en Archivos - SCA
La propuesta de TVD tiene por objeto lograr una política documental

precisa y completa al interior de la organización; en la cual se
controle, perfeccione y simplifique el sistema de documentación, así
como fijar las normas para la utilización y conservación de los
documentos.
3.4.1 Elementos de toda Tabla de Valoración
Partiendo de la información anterior, elabore la Tabla de Valoración

Documental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos

Código No
Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias

productoras de los documentos como sus series documentales. Este
debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificación
Documental establecido en la entidad.
Serie o Contenido de la Documentación
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

documentales, y en la medida de lo posible la denominación
propuesta para la Agrupación Documental no deberá construirse
con base en (Sitios Geográficos, Nombres de Entidades, Nombres
de Formatos, Comités, Elementos físicos etc.,). De igual forma
También se listaran las subseries y tipologías documentales
correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro
de Clasificación Documental (CCD).
Algunas series y subseries documentales se encuentran

denominadas por la misma tipología documental, por ejemplo:
ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecerá el
listado de los documentos que la conforman.
Serie Documental
ACTAS
Subserie Documental
Actas de Arqueo de Caja
Fuente: Archivo General del Distrito – Guía Metodologíca para la elaboración de TRD

Fecha
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupación

documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben
colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo :
1950 – 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando
la documentación no tengan fecha se anotará s.f., que significa sin
fecha.
CODIGO SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS

DOCUMENTALES
D S- Sb INICIAL FINAL
22400 1. CORRESPONDENCIA
1.1 Correspondencia Interna Enviada, Recibida, 1985 1990
Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
1.2 Correspondencia Externa, Enviada Recibida, 1974 1983
Enviada y Recibida
- Oficios
1.3 Correspondencia Interna y Externa, Enviada, 1987 s.f
Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
22400 2. RELACIONES 1982 1988

- Relación de descuentos
- Relación de retiros en la fuente
- Relaciones de ingreso
- Relaciones de cheques
- Relación de traslado de fondos y valores

Valor Documental
Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el

autor, Cruz Mundet Ramón define de una forma clara este termino
”es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar
los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general
de toda la documentación de una entidad, no sobre una base
parcial”
Esto nos indica que hay que hacer una evaluación de los valores de
los documentos, que tendrá que indicarnos:
P = Posee Valor Primario S = Posee Valor Secundario
En la casilla de Valoración Documental se debe indicar si las

Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o
secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o
subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y
siempre en forma independiente para cada uno de estas
agrupaciones.
En este orden de ideas los valores a evaluar serán:
VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos

para el organismo de origen y que persisten incluso después haber

perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de

carácter:
9 Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su

creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por
su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones
9 Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho común
9 Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos

testimoniales (Registro Civil)
9 Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

Tesoro o Hacienda Pública
9 Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que

soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de

referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la
memoria colectiva. Son de carácter:

9 Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de

las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,
Política interna, economía, estadísticas, etc.).
9 Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde

el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en
Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
9 Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas

de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AÑOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central
CORRESPONDENCIA 1985 1990

Correspondencia Interna Enviada, P 20
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos 1974 1983
Correspondencia Externa, Enviada
- Oficios 1987 s.f
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
Retención
Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta
determinada por la valoración derivada del estudio de la
documentación producida por las diversas unidades administrativas.

Los tiempos de retención en el Archivo Central se deben asignar

en años, para cada serie documental identificada, en caso de
establecer subseries, se asignará los tiempos de retención en forma
independiente para cada una de estas.
RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AÑOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada,
1985 1990 P 20
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, Enviada
Recibida, Enviada y Recibida 1974 1983
- Oficios
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. 1987 s.f
- Oficios
- Memorandos
Disposición Final
Definición de los procesos que se aplicaran a los expedientes

correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los
resultados arrojados durante el proceso de valoración, la cual se
señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
CT = Conservación Total: Para aquellos documentos que adquieren

valores secundarios y por tanto se consideran de valor histórico, es decir se
convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la
cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.

E = Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos

que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores históricos.
La eliminación es un proceso irreversible, por tanto esta decisión debe estar
muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoración abordado
durante el proceso de elaboración de la Tabla de Valoración Documental.
M = Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y

obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican
otros soportes electrónicos o magnéticos.
S = Selección: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o

subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que
poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras
series y/o subseries documentales. Una vez se efectué la selección,
implícitamente se esta determinando eliminación sobre la documentación no
seleccionada.
“Para que un proceso de selección documental se realice de manera

acertada, es indispensable la participación de personas que tengan total
conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda
aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre
los documentos que son objeto de selección”10.
La selección documental debe aplicarse mediante técnicas de muestreo

establecidas de acuerdo con las características y volúmenes de
10
CORTEZ MESA, Elizabeth. Guía metodologíca para la elaboración de tablas de retención
documental (Propuesta Final). Bogotá D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.

documentación. para una mayor comprensión el Anexo C presenta algunos

métodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.
RETENCION
FECHAS EN AÑOS
DISPOSICION
VALOR
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTA
FINAL
DOCUMENTALES Archivo
INICIAL INICIAL CT E S M
Central
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna 1985 1990 S 20 X X
Enviada, Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, 1974 1983
Enviada Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
Procedimientos
En esta columna se explicará, cuando sea necesario, en forma

concisa y clara la forma en que se aplicarán los procedimientos
relacionados con los términos de retención y la disposición final,
ejemplo los expedientes se transferirán al Archivo Histórico la Serie
Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de
empresa, en el archivo Central serán microfilmados aquellos que
de acuerdo con una selección cualitativa, el Comité de Archivo
determine que se deben conservar.

FECHAS PROCEDIMIENTO
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS
INICIAL INICIAL DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada, 1985 1990 Esta serie posee Valor Histórico,
Recibida, Enviada y Recibida Científico y Cultural, ya que refleja
- Oficios el funcionamiento de la entidad ya
- Memorandos que contiene comunicaciones de
Correspondencia Externa, Enviada 1974 1983 todas las dependencias. Pasados 20
Recibida, Enviada y Recibida años se selecciona una muestra
- Oficios aleatoria del 5% por cada año.
Correspondencia Interna y Externa, 1987 s.f
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
Norma o Disposición Legal
Este campo enuncia las normas que son de competencia de los

expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la
normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la
entidad, fijan unos periodos de prescripción de los documentos, los
cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el
momento de asignar los tiempos de retención en el Archivo Central.
y argumentar la disposición final.
NORMAS O DISPOSICIÓN LEGAL:
La serie Correspondencia abarca todos los valores secundarios de la documentación,

en primera instancia esta cobijada por la Constitución política nacional. Art. II y
Subsiguientes, Código Contencioso Administrativo Art. II y Subsiguientes. Ley 489/98,
Art. 3. Código Penal, Art. 80 y 82, en la cual hace alusión sobre la acción penal la cual
prescribe a los 20 años , por tal razón la correspondencia debe permanecer en su
estado original durante este periodo.

3.5 PRESENTACION DE LA TABLA DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD
Una vez que se ha elaborado la propuesta de

Tabla de Valoración Documental – TVD para
cada unidad administrativa del fondo
acumulado y sugerido el plazo de retención
para cada serie y/o subserie documental,
deberá ser sustentada y presentada ante el
Comité de Archivo de la Entidad, quienes
deberán evaluarla para su aprobación. Antes
de la aprobación final del TVD, si surgieran
dudas, o en los casos de revisión de la
valoración documental o la adición de nuevas series, o si alguna es
eliminada, conviene que el Bibliotecólogo y Archivista consulte las fuentes
primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el
equipo de trabajo la modificación a efectuarse, y verifique si la valoración
documental y los procedimientos para su aplicación son correctas y
sustentarla nuevamente ante el Comité de Archivo de la entidad, hasta lograr
su aprobación.

CAPITULO IV
Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la

elaboración de la Tablas de Valoración Documental, y lo promulgado por La
Ley General de Archivos, la cual señala la importancia y fundamento de la
normalización de la función archivística, se presenta una serie de definiciones
que pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminología técnica
asociada con las TVD.
Los términos definidos obedecen al vocabulario técnico definido por la Ley

594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el
Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nación11
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos

por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta
no están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente
comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación , ciencia y la cultura.
11
COLOMBIA. Presidencia de la República: “Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-
48.

ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los

soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en
su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de

definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son

transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.
DEPURACIÓN: operación por la cual se separan los documentos que

tienen valor permanente de los que no lo tienen
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: destrucción de documentos que han

perdido su valor administrativo, jurídico, legal fiscal o contable y que no
tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnología.
FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el

transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de
organización.

INVENTARIO: instrumento que describe la relación sistemática y detallada

de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series
documentales. Puede ser esquemático, general , analítico y preliminar.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por

su valor histórico o cultural.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que

los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se designa en la tabla de retención documental.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el

destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su
conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando
puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o
externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando
técnicas matemáticas y estadísticas.
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
SUBSERIE DOCUMENTAL: división o divisiones de una serie documental

con el propósito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades
documentales que hacen parte de la misma
TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con características

internas y externas que lo definen y distinguen como tal.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión desde el archivo de gestión

o central al histórico de los documentos declarados como de valor histórico ,
de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla
de valoración correspondientes.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.

BIBLIOGRAFÍA
¾ ALVAREZ RODRÍGUEZ, Mariela. Ordenación y descripción de

archivos. Armenia: Universidad del Quindío, 1992. vi. 210 p.: il.
¾ CASILIMAS, Clara Inés. ¿Que son y como proceder con los fondos
acumulados?. Bogotá D.C., Archivo General de la Nación: División de
Clasificación y Descripción, 2001. 4 p.
¾ CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de
archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales,
1992. p.57.
¾ CONTRALORÍA DE BOGOTA. Procedimiento para la organización de
fondos acumulados. Bogotá D.C., Resolución reglamentaria numero
001, 2003. 39 – 43 p.
¾ CORTEZ MESA, Elizabeth. Guía metodologíca para la elaboración
de tablas de retención documental (Propuesta Final). Bogotá D.C.,
Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.
¾ COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Propuesta de
reglamento general de archivos para el distrito capital (Documento de
trabajo). 1 ed. Bogotá: AGD, 2001. 43 p
¾ COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Guía Practica Para la
Elaboración de Tablas de Retención Documental: Documento de
Trabajo. 1 ed. Bogotá: AGD, 2001. 55 p.: il
¾ COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000. Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia, 2000. 89 p.
¾ ESPAÑA. Ayuntamiento de Barcelona . Técniques de Mostreig.
Castellá: Ayuntamiento de Barcelona, s.f. p. 1-19

¾ FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de organización de archivos de

gestión en las oficinas municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.
¾ GOBIERNO DE NAVARRA. Cuadro de clasificación para los archivos
municipales y concejiles de navarra. España: Grupo de archiveros al
servicio de las administraciones publicas, 2001. 63 p.
¾ LOPEZ GOMEZ, P. (Coor), Los cuadros de clasificación en los
archivos históricos. La Coruña: España: Comisión Nacional de Archivos
Históricos, 1994. 3 p.
¾ SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Guía de Servicios Grupo Centro
de Documentación, Bogotá D.C.; Departamento Administrativo de
Catastro Distrital: DACD, 2003. 25 p.
¾ SOLANO PLAZAS, Mercedes. Metodología y procedimientos para la
organización de fondos acumulados, Bogotá: Centro de
Documentación e Información, 2003. 4 p.
¾ SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organización de archivos: un objeto
de investigación, Bogotá: II encuentro de Archivos e Investigación,
Miércoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.
¾ UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestión.
Bogotá: Proyecto Archivo, 2001. 9 p.

Anexo A
ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL
ARCHIVISTICO12
RECURSOS DOCUMENTALES
1. ARCHIVO
¾ Desde qué fecha se conservan los archivos de la entidad:
───────────────────────────────────────────────
¾ Qué tipo de organización tiene el archivo?
Centralizado? ────── Descentralizado?────────
Otro?──────
Cual? ─────────────────────────────────────
¾ Existen normas generales de archivo consignadas en:
Manual ────── Instructivo ─────── Otro ───────
¾ La organización del fondo acumulado obedece a normas técnicas?
Sí ───── No─────
Por qué?
─────────────────────────────────────────────────────────
¾ Se han definido términos de valoración documental para los fondos acumulados?
Sí No
Por qué? _________________________________________________________
¾ La empresa tiene integrado un comité de Archivo?
Sí───── Quienes lo integran (cargo) ────────────────────
12
Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TÉCNICA EN ADMINISTRACION
DOCUMENTAL – SENA – Regional Medellín.

No───── Por qué? ──────────────────────────────────
FONDO ACUMULADO
¾ Qué cantidad (volumen o peso indique en mts2 ó metros lineales) se conserva

actualmente? ────────────────────────
¾ En que fecha se realizó el último expurgo (selección o desafectación)

─────────────────────────────────────────────────
Con base en Tabla de Valoración?────────────────

Criterio propio───────────────
Otro?─────────────────
¾ Qué cantidad (volumen o peso) de documentos se han destruido (indique en mts2 y m ó

Kg)────────────────
¾ Se han elaborado actas de incineración o destrucción de documentos?
Sí──────── No─────── Explique la razón:──────────────────--

─────────────────────────────────────────────────
─────────────────────────────────────────────────
¾ Desde qué fecha está sin clasificar los documentos: ───────────────── Por qué?
─────────────────
───────────────────────────────────────────────
¾ Qué auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondo
acumulado:
Listado─── Índices ── Inventario── Catálogo─--
¾ Indique qué medidas de prevención y de conservación documental se aplican:
Contra insectos y hongos: Cámara de Desinfección────────

Otro─────────────
Control de humedad: Higrómetro─────────────
Extractor de humedad─────────────────
Control de temperatura: Termógrafo──────── Otro─────────
Contra incendio: Sí─────── No─────── Automáticos────────
Otros─────────────
Contra la polución: Sí──── No───── Cuál─────────────────
Periodicidad────────────────
Plan de mantenimiento de la empresa: Sí────── No────────

Periodicidad────────────────
¾ Se restauran los documentos: Sí──────── No────────
En qué forma? ──────────────────────────────────
¾ Cómo se guardan los documentos históricos:
Caja──────── paquete──────── Encuadernado──────

Microfilmación──────── Disco Optico────────────────
CARACTERISTICAS DEL SOPORTE
¾ Qué cantidad (volumen o peso) de documentos hay en el fondo acumulado, distribuidos

así:
Textuales (texto escrito)───────────────────────────────

Gráficos (mapas, planos, dibujos)───────────────────────
En imagen (fotografía, diapositivas)────────────────────
Audiovisuales (discos, cintas, películas)───────────────
Legibles por máquina (diskettes, cinta magnética,
microfilm)──────────────────────────────────────────
Otros────────────────────────────────────────────────────
¾ Hay documentos empastados? Sí─────── No────────
Cuáles? ────────────────────────────────────────────
CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
¾ Los documentos se consultan en forma:
Permanente─────── Esporádica─────── Nunca────────
¾ Cuál es el procedimiento para localizar los documentos requeridos?

─────────────────────────────────────────────────
─────────────────────────────────────────────────
¾ Existen control para la consulta, préstamo y devolución de documentos?

No────── Sí────── Escrita────── Oral────── Otro──────────
Consignada en una norma? No───── Sí───── Cuál?──────────

─────────────────────────────────────────────────
¾ Cuánto tiempo transcurre para que el documento solicitado llegue al solicitante?

───────────────────────────────────────────────
¾ En qué porcentaje se dejan de atender las solicitudes de consulta?
100%───── 75%──── 50%──── 25%──── 5%───-
Razones: _______________________________________
Fecha de diligenciamiento ──────────────────

Nombre y cargo del encuestador──────────────────────────

ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL

ARCHIVISTICO
RECURSOS LOCATIVOS
UBICACION
¾ Qué área en m2 tiene el archivo? ─────────────────
¾ La distancia del archivo a las oficinas es:
Cercana ─────────── Lejana ─────────────
¾ En qué piso se encuentra el archivo? ────────
Ventajas y desventajas de la ubicación ____________________________________________

____________________________________________________________________________
__________________________________________________
¾ Está señalizada el área? No────── Sí ────────
¾ Existen áreas restringidas? No─────── Sí ──────

Cuáles________________________________________________________
FUNCIONALIDAD (Distribución de muebles, equipos y puestos de trabajo)
Graficar el área con la distribución y ubicación de muebles, equipos y puestos de trabajo.

Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.
¾ Existe una zona de servicio al usuario? No ────── Sí ───────
Con qué equipo? Fotocopiadora ──── Lector de Microfilmación ──────
Muebles, cuáles?________________________________________________
____________________________________________________________________________
__________________________________________________
CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD
¾ La iluminación es: Natural─────── Artificial──────

Buena───────── Regular─────── Deficiente ───────
Existen ventanas? Sí────── No────────────────────
De vidrio ───── De seguridad ────── Otras ──────────────
¾ Su ubicación proporciona una ventilación:

Buena ────────── Regular ───────── Deficiente ────────
¾ Se dispone de equipo de ventilación?

Sí──── No───── Cuál? ──────────────────────────────
¾ Hay humedad? Sí ───── No ───── Causa: ────────────

───────────────────────────────────────────────
¾ Los depósitos cuentan con:

Termómetros? No ───── Sí ───── Cuántos? ────────────
Higrógrafo? No ───── Sí ───── Cuántos? ────────────
Termómetro higrógrafo? No ───── Sí ──── Cuántos? ───── Extractor de humedad?
No ───── Sí ──── Cuántos? ─────
¾ Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes:

Incendio _______ Causas _________________________________________
Inundación _____ Causas _________________________________________
Robo _____ Causas______________________________________________
Qué correctivos ha aplicado la administración?

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_____________________________________
Fecha de diligenciamiento: _________________

Nombre: ______________________________________________________

ANEXO B
13
Modelo de Inventario de Archivos en su Estado Natural
INVENTARIO DE OFICINAS: ____________________________________________________________________________

DEPENDENCIA PRODUCTORA: __________________________________________________________________________
FECHAS UNIDAD DE CONSERVACION TIPOS

No. NOMBRE DE LA CARPETA O UNIDAD DE No.
EXTREMAS DOCUMENTALES
Orden CONSERVACION Folios
Inicial Final Caja Carpeta Legajo Otro
Nombre: _______________________________________________
Cargo: ________________________________________________________________
Firma:_____________________________________________________ Fecha: Día Mes A
13
Formato tomado del Mini-Manual No 3 GESTION DOCUMENTAL BASES PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA

ANEXO C
TÉCNICAS DE SELECCIÓN DOCUMENTAL
TÉCNICAS CARACTERÍSTICAS
CUANTITATIVAS
Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservación tienen la misma probabilidad
de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no
depende, en ningún momento, de pautas o periodos. Es un
método basado en la estadística.
Muestreo numérico Es un muestreo aleatorio estadístico que consiste en conservar
una muestra de expedientes escogidos de manera rígida o
sistemática. Se selecciona a priori un determinado tamaño de la
muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por
ejemplo: 15, 25, 35….N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este
método depende del establecimiento de una pauta de selección ,
según la cual se conservan cada enésimo elemento o bien todos
los documentos de un mes, año o de cualquier otra unidad
cronológica.
Muestreo sistemático La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica
mediante fórmulas matemáticas (Población finita e infinita).
Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigue
estimaciones más precisas.
Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto
de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le
denomina afijación. Cuando la muestra se reparte por igual entre
los diferentes estratos se dice que la afijación es igual o
uniforme.
N = número de elementos o tamaño de la
población
n = tamaño de la muestra
L = número de estratos
N1+N2+…NL = N
N1+n2+…nL = n
Muestreo por conglomerados Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.
o áreas Cuando el conglomerado se corresponde con un área o zonas
territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el
nombre de muestreo por áreas: los conglomerados tiene que ser
lo más heterogéneo posible.
Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos
subconglomerados y así sucesivamente. También se le llama
polietápico.
El más frecuente de los muestreos por etapas es el bietápico, en
el que se seleccionan los conglomerados o áreas y después las
unidades secundarias que corresponden a los elementos del
conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar
ningún otro tipo de unidad intermedia.
TECNICAS CARACTERISTICAS
CUALITATIVAS
Muestreo representativo o Cuando hay un gran número de grupos documentales idénticos

topográfico en varios departamentos, se decide conservar grupos externos en

un número determinado de departamentos. No reduce el tamaño
de la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de
archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad central
que tiene adscritas y/o vinculadas.
Muestreo por elección al Consiste en escoger un cierto número de unidades según un
azar sistema aleatoria, estando organizada la elección de forma que a
cada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de ser
incluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades se
seleccionaran.
Método del ejemplar Conservación de expedientes o piezas documentales más
significativos de una serie documental.
Conservación de uno o más ejemplares de una serie de
documentos, con la finalidad de ilustrar la práctica administrativa
en una fecha determinada.
Muestreo cronológico Conservación de la totalidad de los documentos producidos
durante unos años de referencia preestablecidos y eliminación
del resto. Se debe aplicar independientemente de los cambios
políticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzca
entre los años que abarque la serie. Depende de la ordenación
cronológica de los documentos.
Muestreo alfabético Se utiliza para la conservación parcial de archivos integrados por
documentos o expedientes nominales. Se conservan los
expedientes que empiecen por una determinada letra. Se escoge
una inicial determinada y representativa o también se puede
escoger una inicial poco usual.
TECNICAS CUALITATIVAS
Muestreo selectivo o Es una operación subjetiva, pues la selección se basa en un
cualitativo conjunto de criterios con la intención de conservar los
documentos más importantes o significativos de una clase de
serie ya que algunos materiales pueden tener un valor especial
con fines de investigación. Se aplica cuando la serie no tiene
ninguna importancia.
Método selectivo o de Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondo
vaciado selectivo que se considera con un cierto interés histórico en base a la
eliminación de ejemplares repetidos, documentos de trabajo que
se hayan utilizado, por ejemplo para la elaboración de informes.
Muestreo opinático Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenas
razones para considerarla como “representativa” del conjunto a
estudiar.
14
14
ESPAÑA. Ayuntamiento de Barcelona. Técniques de Mostreig. Castellá: Ayuntamiento
de Barcelona, s.f. p. 1-19

NOMBRE FONDO ACUMULADO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Hoja No: 1

DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CODIGO FECHAS RETENCION EN AÑOS DISPOSICION FINAL

SERIES, SUBSERIES,
VALOR DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS DISPOSICION FINAL
TIPOLOGIAS DOCUMENTALES Archivo
D S Sb INICIAL FINAL CT E M S
Central
SERIES GENERALES
SERIES ESPECIFICAS
NORMA O DISPOSICIÓN LEGAL:
CONVENCIONES
CÓDIGO DISPOSICION FINAL SÍMBOLOS
D = Dependencia CT = Conservación Total E = Eliminación SERIE = MAYÚSCULA SOSTENIDA SUBSERIE = Mayúscula Inicial
S = Serie Sb = Subserie M = Microfilmación S = Seleccionar P = Posee Valor Primario. S = Posee Valor Secundario. - = Tipo Documental
Vo Bo Coordinador del Proyecto: Aprobó Comité de Archivo Acta No
LUIS FERNANDO SIERRA

58ESCOBAR
LUIS FERNANDO SIERRA

59ESCOBAR

Tabla Valoracion Documental

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GUIA METODOLOGICA PARA

LUIS FERNANDO SIERRA E.

El reto frente a la organización

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS

2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD

La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de

El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y

Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la

Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario

• Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación

De la aplicación y el cumplimiento metódico de la presente guía, depende el

Son documentos reunidos por

1.2 PROCESOS DE VALORACIÓN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 7

establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de

1.2.1 Valoración Documental

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 8

V INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA

Fuente: Archivo General de la Nación - Colombia

1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposición final del

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 9

1.3.2 Principio de Orden Original

- Orden de pago 05-Enero-2002

1.4 LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentación producida por

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 11

direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras

Con el fin de facilitar la comprensión y la organización de los fondos

Fuente: Primer curso de capacitación en Archivística - AGD

1.4.1 Denominación del Fondo

El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora

TIPO DE FONDO DENOMINACIÓN

- Gobernación del Departamento de

- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodríguez

- Entidades productoras cuyo nombre a - Alcaldía Municipal de Medellín /

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 12

1.5 BASE LEGAL

 Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código

 Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley

 Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

 Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el

1.6 METODOLOGÍA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en las siguientes

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consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e

• Inventario preliminar de unidades de conservación

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Definido por el Archivo General de Distrito AGD

El objetivo de la Tabla de Valoración

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El alcance de la Tabla de Valoración

2.4 PLAN DE ACCIÓN

Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo

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ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________

QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE?

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

F.I= FECHA INICIAL

Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el

ENTIDAD : ___________________________ FECHA: _

ACTO ADTIVO:__ ACTO ADTIVO:_