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Procedimiento para selección, evaluación y seguimiento de Proveedores_Joaquín del Val Melús

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Ejemplo de Procedimiento para seleccionar, evaluar y realizar el seguimiento a los proveedores de una organización
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ACADIA

Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Disposición: Uso interno Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xPROC-PROV-001

Rev.: Pág: 1 001 de 7 Fecha: 30-01-2012

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
Preparado por: Jefe de Compras Responsable SIG de Q, MA y PRL Revisado por: Director Técnico Aprobado por: Director General

CONTROL DE CAMBIOS
Rev. núm. Pág. Descripción Fecha

Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012)

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ACADIA
Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx

Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Disposición: Uso interno Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xPROC-PROV-001

Rev.: Pág: 2 001 de 7 Fecha: 30-01-2012

CONTENIDOS
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO………………………………………………………………………3 ALCANCE……………………………………………………………………….3 DEFINICIONES………………………………………………………………...3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………………….3 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD………………………………………….3 6.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN……………………………………………….5 7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES…………………………………………...6 8. REGISTRO DE EVALUACIONES………………………………………………..7 9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS……………………………7 10. REFERENCIAS…………………………………………………………………….7

6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES…………………………………………........4

ANEXOS ANEXO A1. Registro de Proveedores: Listado de documentos para acreditación como proveedor de Acadia ……………………………………………………………...8 ANEXO A2. Registro de Proveedores: A.2.1 Cuestionario de evaluación a proveedores de Acadia………………..9 A.2.2. Valoración y Ponderación de criterios…………………………………12 ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de Acadia (no se adjunta) ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificación y ponderación de criterios………………………………………………………….13 ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia en que se comunica la evaluación efectuada (no se adjunta)

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Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx 1. OBJETIVO

Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Disposición: Uso interno Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia: Definir los criterios de selección, evaluación y aceptación de proveedores Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores

2. ALCANCE Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----. 3. DEFINICIONES   …………. ………….

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD     Jefe de Compras: Tendrá la responsabilidad de dar cumplimiento a este procedimiento en Acadia y su gestión. Mantendrá el Registro de Proveedores. Jefe de I+i y Diseño: Definirá los requisitos técnicos de compra. Jefe de Producción: Será el encargado de la inspección del producto comprado Responsable del Sistema Integrado de Gestión de Q, MA y PRL: Será el responsable de la actualización de este procedimiento y, de acuerdo con el Jefe de Compras, de asegurar la actualización del control de cambios que se produzcan en él así como del control de Registros de Evaluaciones a Proveedores.

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Este procedimiento establece la metodología mediante la cual Acadia selecciona, evalúa y reevalúa a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales (SIG Q, MA y PRL).

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Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Disposición: Uso interno Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES Se entiende como selección de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se consigue la aprobación de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, así como formar parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).

Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados deberán ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos

proveedores se les solicitará la entrega de los siguientes antecedentes para su acreditación (Anexo A1): Legales, financieros y tributarios Técnicos y de experiencia laboral

Asimismo, se pedirá entrega del Cuestionario de evaluación (Anexo A2).

Los proveedores deberán suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el desempeño en calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Los Proveedores que posean certificación en estas materias deben enviar una copia de su certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta certificación, deben presentar un plan de trabajo para su implementación o entregar antecedentes que evidencien avances en estas materias.

Una vez finalizado el proceso de acreditación, y si el proveedor cumple con lo señalado en el presente documento, la empresa se comunicará con el proveedor dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditación para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditación, Acadia informará al proveedor de esta situación, y deberá señalar el o los motivos del no cumplimiento.

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Tipo: Procedimiento Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx 6.1. Criterios de selección

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Además de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones imprescindibles, se realizará una calificación del proveedor en base a los criterios técnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluación. Los proveedores podrán ser clasificados en 3 grupos, según la puntuación obtenida en base a una escala continua de 0 a 100%, según lo especificado en el Anexo A2.  Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50% no podrán seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de Proveedores de Acadia.  En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean

calificados dentro de este rango, podrán ser considerados como parte de la Lista de Proveedores, con la condición de que Acadia pueda validar su plan de acción para atender un resultado mínimo de 70% dentro de un año.  Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel mínimo de conformidad en relación a los requisitos de Acadia y evidencian un claro plan de mejora continua. Este plan será chequeado por el departamento de Compras de Acadia por lo menos una vez al año.

Aquellos proveedores que se acrediten serán incorporados al Registro de Proveedores de Acadia, notificándose formalmente al proveedor.

Para mantener actualizada la información, en octubre de cada año se solicitará a cada proveedor que envíe la documentación financiera del año inmediatamente anterior. Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales, aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deberá adjuntar la documentación correspondiente con objeto de actualizar la información.

La acreditación tiene una duración de 36 meses, y debe ser renovada antes de la fecha de terminación, para lo cual la empresa Acadia iniciará el proceso dos meses de anticipación a la fecha de finalización.

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7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores se

realizará

mediante

el

seguimiento

del

comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato efectivo en el periodo de evaluación. La evaluación se realizará anualmente (por año vencido).

Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento consideran como criterios específicos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La evaluación resulta de la información obtenida por los Departamentos de Compras y Producción, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y una vez que la recepción del mismo se haya realizado.

Estos criterios se

evalúan según lo especificado en el Anexo B1. La escala de

calificación final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 % (máximo de evaluación), obtenido de la puntuación ponderada de las evaluaciones parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se agruparán en 3 clases:   CALIFICADO: Puntuación igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como proveedor. CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuación mayor o igual a 50% y menor que 70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no mayor a 6 meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo.  DESCALIFICADO: Puntuación menor que 50%. Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora para su reevaluación.
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8. REGISTRO DE EVALUACIONES El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en un plazo no superior a los 5 días de la verificación de los productos comprados, de acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.

9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS Se entiende por verificación de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO 9001:2008, el establecimiento e implementación de inspección u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. La verificación también podrá ser realizada en las instalaciones del proveedor si así se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito. Acadia dispone de un procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA), los procedimientos de aceptación y actuaciones ante productos no conformes, así como las normas para realizar la revisión y control de las características de los productos comprados. Se procederá a una revisión del mismo para detallar lo referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de madera, molduras y planchas decorativas). 10. REFERENCIAS     Manual de Calidad de Acadia Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001) Ficha de Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002) Procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-002)

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ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIÓN COMO PROVEEDOR DE
1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA REPRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR    Escritura de constitución Poder de representación y DNI del representante Solvencia económica y financiera  Informe de institución financiera  Cuentas anuales del último ejercicio  Declaración de trabajos realizados en los tres últimos ejercicios 2. SOLVENCIA TÉCNICA Y PROFESIONAL     Relación de trabajos en los últimos 5 años y certificados de dichos trabajos Descripción detallada del equipo técnico: relación de recursos humanos Material, instalaciones y equipos Fábrica o talleres para la realización de los trabajos

3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y OTRAS    De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas Públicas De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social De no haber tenido fallos condenatorios sistemáticos en juicios laborales en los tres últimos años

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ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN A PROVEEDORES DE
Nombre del proveedor Persona de contacto y cargo Dirección, tfno. y email de contacto Fecha envío cuestionario Marque una "X" Parcial ## 1. Gestión empresarial ¿Tiene usted un Plan de Negocios para su empresa? ¿Está su Sistema de Gestión de Calidad certificado por algún organismo 2 certificador según ISO 9001:2008 o según otro estándar internacional? ¿Su empresa permitirá y facilitará el acceso de Acadia a sus instalaciones, 3 personal, documentos e información financiera relevante? ¿Su empresa se compromete a seguir 4 estrictamente los Requisitos de Acadia para proveedores? 1 Parcial ## 2. Medio Ambiente y PRL Comentarios y documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI Comentarios y documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

¿Está su Sistema de Gestión Ambiental certificado según ISO 14:001:2004 o según algún otro estándar internacional? ¿Su compañía cumple con la legislación ambiental de aplicación? (por ejemplo, permisos y autorizaciones requeridos 6 para generación y eliminación de residuos, vertidos de aguas residuales, etc.) ¿Su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en trabajo está certificado según 7 OHSAS 18001:2007 o por algún otro estándar internacional? En los últimos 5 años, ¿su empresa ha estado exenta de accidentes que hayan 8 dado lugar a daños, deterioro de la salud o fatalidad? 5

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# Parcial 3. Calidad en la producción # ¿Su empresa está capacitada y tiene experiencia en la realización de Planes de Calidad cuando así lo requiera Acadia para un determinado producto o contrato específico? ¿Su empresa suscribe el acuerdo de que cuando ocurra algún problema, que implique la posibilidad de suministrar piezas defectuosas, tomar todas las medidas necesarias para proteger a Acadia y a sus clientes de recibir este suministro alterado? ¿Su empresa asegura la calidad y cantidad de materiales y componentes suministrados por sus proveedores por medio de la selección y monitorización continuas? ¿Se lleva a cabo en su empresa el control de calidad de procesos y productos, con el objetivo de implementar mejoras y reducir la variabilidad en el resultado de sus procesos? En caso de ser requerido, ¿se compromete su empresa a entregar evidencia del control estadístico de los productos/materiales recibidos con frecuencia por Acadia? ¿Está implementada en su empresa la comprobación de la calidad y operativo un procedimiento de inspecciones y ensayos? ¿Están sus productos o materiales adecuadamente identificados, de tal forma que se puedan rastrear desde el proceso de producción hasta la entrega en Acadia? (trazabilidad) ¿Dispone de un sistema específico de gestión de stocks (seguimiento de flujos de materiales y control de niveles de stocks) que garantice la disponibilidad de material, en cantidad suficiente y en el momento adecuado? Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

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¿Se compromete su empresa a no hacer alteraciones del producto o proceso, sin la autorización formal de Acadia, en 17 conformidad con los requisitos relativos a pedidos, entrega de componentes, materiales, subproveedores, local de fabricación, etc.? ¿Se compromete su empresa a proporcionar anualmente un plan de 18 mejora continua, como prueba de mejora en el desempeño de su sistema de calidad? Parcial ## 5. Plazos ¿Se compromete su empresa a comunicar oportunamente el progreso o la actualización de los plazos comprometidos) de entrega de sus productos para Acadia? ¿Su empresa, en los últimos 2 años, está exenta de penalizaciones económicas superiores al 1% del importe neto del contrato por retrasos en los plazos de entrega? ¿Acepta plenamente la política de Acadia de penalizaciones económicas por incumplimiento de plazos que figura en las Órdenes de Compra y Contratos? ¿Forma parte de los objetivos de su sistema de calidad la entrega de productos en el plazo previsto en Órdenes de compra y Contratos suscritos con sus clientes? Parcial Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI Comentarios y Documentos justificativos que aporta el proveedor NO SI

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22

## 6. Costes ¿Se compromete su empresa a entregar 23 detalles del coste del suministro, de acuerdo a lo solicitado por Acadia? ¿Acepta responsabilidades financieras por suministro de materiales defectuosos o no conformes y los efectos que tengan en las prestaciones 24 de Acadia a sus clientes, a través de garantías de recuperación de costos por concepto de reprocesos, reemplazo de materiales, reparaciones, transporte u otro tipo de cargos?

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ANEXO A.2.2. VALORACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
Respuestas “SÍ”: 2 puntos Respuestas “PARCIAL”: 1 punto Respuestas “NO”: 0 puntos

Ponderación: Bloque 1.Gestión empresarial (máximo 8 puntos): 10% Bloque 2. Medio ambiente y PRL (máximo 8 puntos): 10% Bloque 3. Calidad en la producción (máximo 20 puntos): 30% Bloque 4. Plazos (máximo 8 puntos): 30% Bloque 5. Costes (máximo 4 puntos): 20%

Luego: Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x 30) + (PB5/4 x 20) donde: PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

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ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE ESCALAS DE CALIFICACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
Escala de calificación (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado por un proveedor, según orden de compra o contrato)
Criterio Descripción del criterio Puntuación - 5 puntos: satisfacción total Desempeño de la calidad - 4 puntos: satisfacción y competencia para aceptable cumplir con los requisitos - 3 puntos: satisfacción descritos en las regular especificaciones de - 2 puntos: satisfacción compra baja - 1 punto: satisfacción nula - 5 puntos: entre 0 y 2 días - 4 puntos: entre 3 y 4 días - 3 puntos: entre 5 y 6 días - 2 puntos: entre 7 y 8 días - 1 punto: 9 días o más - 5 puntos: por debajo del promedio (rebaja superior al 5%) - 4 puntos: por debajo del promedio (rebaja de hasta un 5%) - 3 puntos: precios iguales al mercado - 2 puntos: por encima del promedio (hasta un 5% más) - 1 punto: por encima del promedio (más de un 5%) Aspectos a considerar  Corrige cualquier observación en documentos técnicos, entendiendo que son parte de su oferta Entrega una atención post-venta Entrega la aceptación de la orden de compra al recibirla y acepta en forma total o con observaciones de inmediato Cumple con fechas de entrega de producto acordadas o establecidas en la orden de compra

Calidad

Plazos Periodo de tiempo entre la notificación al proveedor de la aceptación de oferta o medio para la confirmación de la compra y la llegada del producto a las instalaciones de Acadia Precios

Valor en euros del producto adquirido

Respeta el precio entregado en su oferta al aceptar la orden de compra, sin exigir modificaciones al tener que corregir o mejorar el producto para cumplir con lo especificado

Ponderación:
Bloque 1.Calidad (máximo 5 puntos): 40% Bloque 2. Plazos (máximo 5 puntos): 40% Bloque 3. Precios (máximo 5 puntos): 20% Luego: Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde: PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

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