Formato No 004

INSTRUCTIVO PARA LA
ORGANIZACIN DE EVENTOS

OFICINA ASESORA DE
RELACIONES PBLICAS
Y PROTOCOLO

FECHA

DD/ MM/ AA

LISTA DE CHEQUEO PARA LA PLANEACIN DE UN EVENTO

No.
REQUERIMIENTO
1
Objetivo
2

Cantidad de invitados

Caractersticas que debe

tener el lugar
Actividades a realizar

4
5
6

Personalidades que quiero

que asistan
Hora

Fecha

IMPORTANTE

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Definir claramente qu se busca con el evento y qu clase de
evento es: social, poltico, acadmico, deportivo o protocolar
Permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en
cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, material de
apoyo, etc.
En materia de seguridad, comodidad y accesibilidad
Nos permite determinar si se requieren salones alternos y
ayudas audiovisuales como videobeam, computador porttil,
etc.
Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con
tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia
Ser determinada por la caracterstica del evento. Por ejemplo,
si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla a las 10:00 a.m.
Confirmar que el evento no se cruce con otras actividades que
le resten visibilidad
Los actos que requieran organizacin protocolaria se
comunicarn a la Asesora de Relaciones Pblicas y Protocolo,
siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con
quince das de anticipacin.

PROTOCOLO DEL EVENTO

1

Banderas

Atril

3
4

Presentador
Himnos

Habladores

Orden del da o programa

Deben estar siempre, para los actos de la Administracin

Municipal, la bandera de Colombia, Valle del Cauca y Cali. Las
banderas irn atrs en el centro o a la derecha, de quienes
presiden y segn el espacio.
Cuando al evento asiste el Seor Alcalde, deben manejarse
dos atriles.
Persona que orienta el evento
En actos de la Alcalda se deben entonar los himnos de
Colombia y Cali, si asiste el Gobernador o un Diputado es
obligatorio entonar el himno al Valle del Cauca
Permiten identificar la ubicacin de las personalidades en la
mesa principal y en las primeras filas del lugar.
Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Segn
el programa de que se trate, se tendr en cuenta:
- Los himnos van de mayor a menor.
- Los discursos van de menor a mayor. Esto significa que
primero habla el anfitrin y por ltimo, la persona ms
importante o el homenajeado. Todo depende del evento y del

Mesa principal

papel de cada uno de los participantes.

Segn el acto, habr una mesa de honor vestida de mantel
color verde billar.
En esta mesa se ubicarn las personas que presiden el acto.
Siempre ser en nmero impar.

LOGSTICA DEL EVENTO

1

Sonido

Tarima

Ayudas audiovisuales

4
5

Sillas, mesas y manteles

Flores

Invitaciones

Listado de invitados

Transporte

Alimentacin

10

Equipos de comunicacin

11

Seguridad y equipos de
emergencia

12

Material POP

Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere

mayor amplificacin y es prudente, realizar pruebas antes de
dar inicio al evento.
Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio
de las actividades a desarrollar.
Verificar con los expositores el tipo de ayudas audiovisuales
requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes
de iniciar el evento y que el video beam no se debe utilizar en
espacios abiertos con luz da.
Dependen del nmero de invitados y las actividades a realizar
Se pueden utilizar para decorar el saln y en la mesa principal
podrn situarse en el suelo, recostadas a la mesa o en el borde
de la tarima. Nunca encima.
El diseo de las tarjetas debe tener el visto bueno de la Oficina
Asesora de Relaciones Pblicas y Protocolo.
Por cortesa, deben enviarse a los invitados 15 das antes del
evento.
Debe definirse con claridad el pblico objetivo. En lo posible,
confirmar la recepcin de la tarjeta y la asistencia al evento.
En caso de que se requiera ya sea para los expositores o el
pblico asistente.
Depende del horario, la duracin del evento y la cantidad de
invitados.
En caso de que el personal de logstica lo requiera para
garantizar el normal desarrollo del evento.
Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la
actividad. Se puede coordinar con la Secretara de Gobierno,
Convivencia y Seguridad Ciudadana.
Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a travs
de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso
necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas,
volantes, etc).