GESTIÓN DEL ALMACENES

5. COSTE Y PRESUPUESTO DEL ALMACÉN

Finalmente, y para acabar con este manual dedicado a la gestión del almacén, vamos a
dedicar este último capítulo a hablar sobre el coste y el presupuesto del almacén. Es
decir, vamos a tratar de determinar todos los elementos que deberemos considerar
para establecer cuánto cuesta el almacén.

5.1 INVERSIÓN

Uno de los principales aspectos que debemos considerar a la hora de configurar

nuestro almacén es el de la inversión. Para ello, será útil que toda empresa elabore un
presupuesto en el que considere todos los gastos a los que va a tener que hacer frente.

Este presupuesto global de todos los gastos de configuración del almacén recibe el
nombre de inversión total, y está compuesto por los siguientes elementos:

- Alquiler o compra del edificio.

- Terreno.
- Compra, renting o leasing de los equipos e instalaciones.
- Maquinaria.
- Mano de obra.
- Equipos informáticos.
- Compra de existencias o materias primas.
- Muebles.
- Transportes.
- La amortización.
- Marcas y patentes.
- Propiedad intelectual.
- Posibles obras. Productividad.

Además de estos factores, dentro de la inversión total, deberemos considerar la

inversión unitaria, compuesta por los siguientes elementos:

- Ventas no atendidas, pérdida de imagen y costes de aceleración de los pedidos.

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- Paradas en los equipos.

- Horas extras.
- Teléfono.
- Costes de adquisición de materiales.
- Mermas.
- Obsolescencias.
- Tiempo de preparación de los pedidos, transporte, espera e inspección.
- Posibles errores en los inventarios.
- Eficacia y eficiencia.
- Costes de logística.
- Rentabilidad.

Tal y como vemos, se trata de toda una serie de costes que no solamente están
relacionados con la puesta en marcha del almacén, sino que deben considerarse
también aquellos gastos que el almacén vaya a tener tanto a corto plazo como a medio
y largo, considerando no solamente la inversión inicial, sino una inversión más global
de cara a la explotación del almacén. Es decir, no solo se deberá considerar lo que
cuesta diseñar y configurar el almacén, sino que se deberá considerar qué cuesta que
el almacén función y que en él puedan realizarse las tareas que han llevado a su
configuración.

En lo que se refiere a la inversión total, resulta importante hablar sobre la

amortización; término utilizado en economía y contabilidad y que se refiere al proceso
de distribución en el tiempo de un valor duradero. En otras palabras, amortizar se
refiere a aquel proceso de carácter financiero mediante el que se extingue, de manera
gradual, una deuda por medio de toda una serie de pagos periódicos, que podrán ser
iguales o diferentes.

En relación a dicho término, debemos considerar, por un lado, la amortización de un

activo y, por otro lado, la amortización de un pasivo.

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Tanto el activo como el pasivo son dos conceptos o elementos clave en la contabilidad
de una empresa, ya que son los términos a partir de los cuales se elaboran los balances
o informaciones relativas a la situación económica y patrimonial de la empresa.

El activo se refiere al conjunto de bienes, derechos y otros recursos de que dispone la

empresa para la ejecución de su actividad diaria, ya sean estos elementos bienes
tangibles o bienes de carácter intangible, y que hacen que la empresa obtenga
beneficios económicos gracias a ellos.

En cuanto al activo, podemos distinguir dos tipos diferentes; el activo no corriente o

fijo, y el activo corriente o circulante.

- Activo no corriente o activo fijo: se refiere a aquellos bienes que han sido
adquiridos con la intención de que permanezcan en la empresa durante más de
un año y que su objetivo no es el de la venta, sino el de facilitar la producción.
Así, el activo corriente o fijo lo constituyen los edificios y la maquinaria.
- Activo corriente o activo circulante: se trata de aquellos bienes o derechos que
han sido adquiridos con la intención de que sean vendidos, siendo su
durabilidad inferior a un año. En este caso, se refieren al activo circulante las
existencias que la empresa adquiere para venderlas a sus clientes, así como los
elementos que acompañan a dichas existencias, como son los embalajes y sus
envases.

Por contra, el pasivo se refiere a las deudas que la empresa posee. Se trata de toda una
serie de obligaciones de carácter económico que se traducen en el pago a terceros,
como los bancos, proveedores, trabajadores e impuestos entre otros.

En cuando al pasivo, se pueden distinguir dos tipologías, por un lado el pasivo no

exigible y, por otro lado, el pasivo exigible.

- Pasivo no exigible: se refiere a los fondos propios de los titulares del capital.
- Pasivo exigible: lo conforman las deudas que la empresa posee frente a
terceros y a las que debe hacer frente.

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Gracias a estos datos, la empresa podrá realizar lo que se conoce como balance
general, que le permitirá comparar su activo y su pasivo, con el fin de conocer su
situación económica y determinar si está obteniendo pérdidas o ganancias.

Así, de lo que se trata es de conocer lo que se posee y lo que se debe, de manera que
la empresa pueda conocer realmente si su situación es buena o mala. Por norma
general, y en lo que se refiere a la inversión inicial para la configuración, diseño y
puesta en marcha del almacén, lo habitual es que durante los primeros años el pasivo
sea superior al activo debido a la complejidad y al enorme gasto que supone poner en
marcha un negocio. No obstante, en unos años la amortización deberá ser visible, por
lo que lo ideal es que en el balance general, los bienes que forman parte del activo
sean superiores a las deudas y pagos a los que tiene que hacer frente la empresa.

En relación a la amortización del activo y la amortización del pasivo, en ambos casos se

refiere a un valor, cuya duración se extenderá a varios periodos o ejercicios contables.
En cada uno de ellos se calcula una amortización, de manera que se reparte ese valor
entre todos los periodos en los que permanece.

Por ejemplo, en lo que se refiere a las amortización referentes a una deuda, que se
refieren al pasivo exigible, cada pago o cuota que se entrega le sirve a la empresa para
pagar los intereses y reducir el importe de la deuda.

En términos generales, el proceso de amortización tiene un sentido muy claro para la

empresa, ya que si ésta no cargase la depreciación o pérdida de valor experimentada
por parte de sus activos inmovilizados en el transcurso del año en la cuenta de
resultados, el beneficio obtenido sería ficticio, debido a que al final de su vida útil el
inmovilizado habría desaparecido y la empresa se encontraría en una situación de
empobrecimiento.

Vistas estas consideraciones, y en relación también a la inversión, pasemos a hablar

sobre el coste operativo anual.

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5.1.1 Coste operativo anual

El coste operativo anual se refiere a los costes que tiene la empresa a nivel anual para
adquirir todos aquellos recursos, ya sean humanos o materiales, que le permitan
operar. Así, forman parte del coste operativo anual los siguientes costes principales:

- Costes de aprovisionamiento, que se refieren a los costes de las compras,

incluyendo en ellas aspectos tales como el transporte de las mismas, y los
costes derivados de los problemas que puedan surgir consecuencia de una
posible rotura de stock.
- Costes de almacenaje, refiriéndose a coste del almacén en general, y a los
costes que implican que dicho almacenaje pueda producirse, como son los
costes de los equipos e instalaciones, el coste del personal de almacén y los
costes de los suministros eléctricos que hacen posible que el almacén funcione.
Además, aquí se deben considerar todos aquellos costes de mantenimiento en
relación, no solo a las propias instalaciones, sino también en relación a la
mercancía almacenada.
- Costes de distribución, que se refieren a todos aquellos elementos que
permiten que la empresa pueda distribuir los productos. Entre ellos están los
costes de preparar los pedidos, tanto a nivel humano como material y los
costes de traslado y transporte de los pedidos hacia los muelles y hacia el
cliente final.

Además de estos tres costes principales, toda empresa debe considerar también los
siguientes cinco costes:

Costes de posesión

Forman parte de los costes de posesión todos aquellos costes relacionados con la
posesión de capital inmovilizado de stocks, edificios, espacios y equipos. Este coste
puede incorporar un porcentaje elevado del valor de los bienes almacenados,
procedente de la financiación, los seguros y los impuestos.

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Costes de emisión

El coste de emisión se refiere al coste resultado de solicitar y recibir un pedido. Lo

habitual es que sea proporcional al número de lotes.

Así, los costes considerados de emisión son los costes de:

- Administración.
- Recepción.
- Control.
- Manipulación.
- Transporte.

Costes de ruptura

Los costes de ruptura derivan de la ausencia de stocks en el momento en que surge la

necesidad de éstos, de modo que se trata de un coste proporcional a la demanda
insatisfecha, lo que implica que, en algunos factores, su medición resulte compleja.

En cuando a este coste, los principales elementos que lo conforman son:

- Variación de la producción.
- Horas extras.
- Mano de obra.
- Pérdida de la imagen corporativa y reputación.

Costes de riesgo

Los costes de riesgo vienen representados por aquellos gastos que la empresa efectúa
con el objetivo de evitar o compensar las causas que pueden llegar a provocar una
disminución en el valor de los inventarios.

Estos costes vienen representados por:

- Los seguros.
- La obsolescencia.
- Los daños.

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- La recolocación.

Costes de adquisición

Se refiere al coste propio de la compra y en la producción de lotes para las solicitudes

internas.

En relación al coste operativo anual, resulta interesante que, además de considerar el

coste real de los diferentes elementos relacionados con la producción, la empresa
considere también los siguientes elementos:

- Índice de ocupación.
- Índice de rotación.

Pasemos entonces a conocer brevemente cada uno de estos elementos, para

seguidamente pasar a hablar del presupuesto.

Índice de ocupación

El índice de ocupación se refiere a los huecos del almacén que son ocupados, cuyo
porcentaje indica el grado de utilización del espacio dedicado al almacenamiento.
Dicho espacio es percibido como el número de huecos existentes en las diferentes
estanterías o en los espacios que han sido acondicionados para la colocación del
material disponible en el almacén.

En cuanto a la ocupación y a la ubicación que reciben las diferentes referencias,

podemos encontrarnos con dos tipos de organizaciones:

- Almacenaje ordenado o hueco fijo.

- Almacenaje caótico.

En lo que se refiere al almacenaje ordenado o hueco fijo, éste se caracteriza por el

hecho de que cada referencia tiene una ubicación asignada, y cada ubicación tiene
unas referencias específicas asignadas. De modo que presenta un orden total ya que
los productos siempre están almacenados en el mismo sitio.

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Además de ésta, podemos destacar las dos siguientes particularidades en relación a

este sistema, que son:

- Se facilita mucho la gestión manual del almacén.

- A pesar de que presente un orden perfecto, en el supuesto de que no se
disponga de stock de una referencia, ese hueco quedará vacío, ya que ese no
podrá ser ocupado por otra referencia, lo que supondrá que existan huecos
vacíos en el almacén.

Por el contrario, el almacenaje caótico se caracteriza porque las mercancías son

depositadas en el primer espacio libre que se encuentre en el almacén.

De este modo, nos encontramos con un sistema organizativo en el que no existen

ubicaciones preasignadas, presentando así las siguientes particularidades:

- Dificulta el control manual del almacén debido a que no se siguen unos criterios
preestablecidos.
- Optimiza la utilización del espacio disponible del almacén, evitando así la
existencia de huecos vacíos.
- Acelera el almacenamiento de las mercancías recibidas a diario.
- Requiere sistemas de información electrónicos.

Índice de rotación

Tal y como ya hemos comentado, la rotación se refiere al número de veces que la

empresa, durante el periodo de tiempo de un año, renueva su mercancía.

Con el fin de lograr una gestión del almacén correcta, los flujos físicos de mercancía
dependen directamente de que los flujos de información sean comprensibles y se
elaboren de manera veraz y acorde con el stock que mantiene el almacén. De este
modo, resulta imprescindible que la mercancía esté perfectamente codificada, ubicada
en el lugar que le corresponde y los procesos de manutención se deben acortar.

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En relación al índice de rotación, resulta interesante citar otros índices logísticos que
ayudarán a la empresa, no solo a gestionar correctamente el stock, sino también a
considerar los diferentes costes que dicha gestión le supone.

Estos índices son:

- Índice de obsolescencia: se consigue dividiendo las entregas-año por la

rotación.
- Índice de rotura: se obtiene a partir de: referencias no servidas*
100/referencias almacenadas.
- Índice de cobertura: es la división de la existencia media semanal por la salida
semanal.
5.2 PRESUPUESTO

Pasemos ahora a hablar sobre el presupuesto, con el fin de conocer aquellos

elementos que deberemos tener en cuenta durante su realización.

En cuanto a éste, deberemos considerar dos tipologías:

- Presupuesto de inversiones.
- Presupuesto operativo.

Pasemos a conocer de manera detallada cada uno de estos presupuestos, con el fin de
saber qué engloba cada uno de ellos.

5.2.1 Presupuesto de inversiones

Lo primero que debemos saber sobre el presupuesto de inversiones es que consiste en

saber a cuánto asciende la inversión que se necesita para poner en marcha el negocio,
en el caso que nos ocupa, para configurar y poner en marcha el almacén.

Además de la inversión, en él se debe detallar el tiempo estimado de inicio del

proyecto hasta su puesta en marcha, considerando entonces la fase diseño, duración
de las obras, acondicionamiento y obtención de los permisos pertinentes para su
operatividad.

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Las partidas que deben integrar el presupuesto de inversión son:

 Estudios previos a la puesta en marcha

Esta primera partida se refiere a los servicios dedicados al asesoramiento, contratos y

estudios de viabilidad, y debe englobar los siguientes conceptos:

- Proyectos de arquitectos, ingenieros y estudios de diseño.

- Escrituras: notario, registro e impuestos.
- Gastos de constitución de la empresa.
- Gastos para la obtención de financiación.
- Terreno.
 Compra o alquiler del local o nave

Aquí nos referimos a aquellas inversiones relacionadas con el local en el que se

realizará la actividad empresarial.

En este caso se incluyen las siguientes inversiones:

- Obra civil, que incluye la obra así como la habilitación de todas las instalaciones
que serán necesarias para el buen funcionamiento.
- Obras de carácter exterior, con el fin de acondicionar los caminos, realizar el
abastecimiento de agua, luz, gas, teléfonos de vigilancia y seguridad,
alcantarillados, depuradora, cercados y los desperfectos causados con las obras
en vías públicas.
- Equipamiento interior, considerando todo lo que será necesario para el
desarrollo de la actividad diaria en el almacén.
 Vehículos y medios de transporte

En relación a los vehículos y medios de transporte, se deberán considerar tanto

aquellos vehículos que se utilizarán en el interior del negocio como en el exterior,
considerando aspectos tales como:

- Coste de los viajes, dietas y comunicaciones del personal necesarios hasta la

finalización del proyecto.

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- Alquileres.
- Equipamiento de oficina.
- Servicios de comedor y cafetería.
- Tratamiento de los residuos, en caso que fuese necesario.
- Instalación y coste de los servicios de telecomunicaciones.
- Equipos contra incendios.
- Licencia de obras y licencia de apertura del negocio.
- Gastos de ocupación de la vía pública.
- Publicidad de lanzamiento.
- Importe medio de las existencias que permanecen fijas.
- Gastos financieros referentes a la ejecución del proyecto.
- Porcentaje destinado a imprevistos.

A la hora de determinar el presupuesto en relación a la inversión total, deberemos

considerar, además de esta inversión total, los costes unitarios por unidad de
almacenamiento.

En relación al coste de inversión total, éste estará formado por los activos tangibles y
los activos intangibles.

Los activos tangibles se refieren a:

- Las inversiones en terrenos y obras.

- Maquinaria, equipos y muebles.

Los activos intangibles están compuestos de:

- Patentes.
- Estudios de viabilidad.
- Gastos de puesto en marcha.
- Gastos de formación personal.
- Gastos de licencias.
- Gastos financieros.

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En relación a los costes unitarios por unidad de almacenamiento, se refiere a los costes
de producir la unidad y a los costes de todas las operaciones que conlleva el almacenar
dichas unidades, de modo que se deberán considerar los siguientes elementos:

- Material.
- Mano de obra directa.
- Combustible de los equipos que se utilizan.
- Tiempo que se emplea.
- Repuestos para maquinaria y equipos.
- Sistemas informáticos de gestión de almacén.
- Distribución, publicidad, venta y posventa.
- Costes de fabricación.
- Costes de depreciación, roturas y robos.
- Costes administrativos.
- Pagos de servicios a terceros, como pueden ser los servicios de mantenimiento,
seguros o seguridad.
5.2.2 Presupuesto operativo

En lo que se refiere al presupuesto operativo, éste configura un documento que

recoge, en términos económicos, la previsión de la actividad productiva de la empresa.
Éste forma parte del presupuesto de ventas, cuya elaboración se basa en relación a la
previsión de las ventas, implicando, por lo tanto, un análisis del mercado, tanto en
relación a la oferta como en relación a la demanda, un estudio de la tendencia de la
economía, las capacidades y limitaciones de la empresa, así como las opiniones y
visiones de los propios trabajadores del almacén. De este modo, se obtiene una visión
general de la situación, que ayudará a preveer que puede pasar en un futuro.

De este modo, podemos afirmar que el presupuesto operativo se podrá realizar

siempre y cuando ya se haya elaborado el presupuesto de ventas. Para ello, se deberá
tener en cuenta además la política de existencias de los productos terminados en
cuanto a calidad, cantidad y plazo de entrega, factores que ayudarán a la elaboración
del presupuesto operativo, también llamado presupuesto de producción.

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Para su elaboración, además del presupuesto de ventas se deberán tener en cuenta los
siguientes factores:

- La capacidad de producción de la empresa.

- Las unidades a producir.
- El coste de producción.

Tal y como vemos, se trata de preveer lo que la empresa va a producir con el fin de
determinar de cuánto dinero debe disponer para llevar a cabo su producción, de modo
que dicho presupuesto deberá estar integrado por las siguientes partidas:

- Presupuesto de materias primas.

- Presupuesto de mano de obra directa.
- Presupuesto de gastos de fabricación.
- Otras partidas.

Pasemos a ver qué elementos integran cada una de estas partidas, con el fin de que a
la hora de elaborar el presupuesto operativo para nuestra empresa no nos
descuidemos ningún elemento.

Presupuesto de materias primas

La partida referente a las materias primas implica calcular el consumo de materiales

que serán necesarios para ejecutar la producción prevista, de modo que en dicho
presupuesto deberemos incluir:

- Número de unidades que se deberán adquirir en base al presupuesto de

producción y a la política del almacén.
- Precio de compra de dichos materiales, incluyendo en este precio aspectos
tales como su transporte hasta el almacén.

Presupuesto de mano de obra directa

Otro elemento a tener en cuenta es la mano de obra de la que la empresa deberá

disponer para hacer frente a la previsión de la producción.

Para ello, en el presupuesto de mano de obra directa se deberán considerar:

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- Número de empleados que se necesitan para llevar a cabo el nivel de

producción previsto.
- El tiempo empleado en mano de obra directa por cada unidad de producto y en
cada centro de responsabilidad.
- El coste de la hora de la mano de obra directa, teniendo en cuenta aquí
factores tales como el número y la categoría de los empleados, así como las
características y la cualificación de éstos.

Presupuesto de gastos de fabricación

Otro elemento que no podemos descuidar para una correcta elaboración del
presupuesto es el relacionado con todos los costes indirectos de fabricación, así como
su asignación a los diferentes centros productivos. En este caso, y para facilitar el
trabajo, lo ideal será diferenciar los costes indirectos en fijos y variables.

Además, se deberán incluir también los gastos generales, que deberán incluir todos
aquellos gastos distintos a los de producción, excepto los financieros, como pueden ser
los costes comerciales, administrativos o de distribución.

En este presupuesto, se deberán considerar entonces factores tales como:

- Las operaciones de carga y descarga.

- Picking.
- El almacenaje.
- El control de entradas y salidas.
- Acondicionamiento final del pedido.

Otros

Finalmente, y además de todos los costes que acabamos de nombrar en relación a la

elaboración del presupuesto operativo, existen otras partidas presupuestarias que
deberemos considerar en relación a la producción de la empresa.

Estas partidas son:

- La factura de la luz, agua y gas.

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- Los gastos en relación a las comunicaciones, como pueden ser el teléfono e

Internet.
- El material de oficina.
- Seguro e impuestos.
- Posibles imprevistos, como reparaciones en la maquinaria, incidentes con algún
trabajador, incluyendo por lo tanto la prevención de los riesgos laborales,
problemas con el stock o la entrega, etc.

En la elaboración del presupuesto, nos toparemos con varios tipos de costes.

Estos costes son:

- Costes variables: varían en función del volumen de la actividad.

- Costes fijos: se mantienen siempre igual, por lo que el volumen de la actividad
no implica ninguna variación en ellos.
- Costes directos: están estrictamente relacionados con el producto.
- Costes indirectos: se trata de los costes que no se identifican con un producto
determinado, ya que son costes comunes a varios productos.

Finalmente y, para acabar con el tema, comentar que a menudo surgen diferencias
entre el presupuesto y la realidad. Estas diferencias reciben el nombre de
desviaciones, por lo que, en el supuesto en que surjan, se deberán comparar los
resultados reales con los presupuestos, de modo que nos permita determinar las
causas que han llevado a un presupuesto diferente a la situación real, ya sea porqué se
ha hecho más de lo previsto o se ha hecho menos.

En cuanto a estas desviaciones, éstas pueden surgir por varios motivos:

- Variación de la cantidad de recursos empleados.

- Variación en el coste de los recursos.
- Causas ajenas a la empresa, como puede ser la variación en la demanda o la
aparición de una empresa competidora más fuerte que nosotros.

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