Fase 3- Comprender y aplicar habilidades en la dirección y los pasos de control

Actividad Colaborativa

Nombre de los integrantes:

Liliana Andrea González CC. 1005869831
Yury Vanessa Eraso Martínez. TI 1004440609
Duvan Felipe Rivera Chala CC. 1024586987

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN

Programa de Administración de Empresas

Noviembre, 2020
 Introducción

El presente trabajo tiene como finalidad demostrar, comprender y aplicar habilidades en la

dirección y los pasos de control para una buena ejecución y dirección de un negocio, empresa u

organización.

Teniendo en cuenta la empresa a trabajar se deben establecer o conocer cuáles son las

habilidades de cada uno de sus empleados para así lograr un buen desempeño y desarrollo de

cada una de las tareas asignadas y cumplir con los objetivos planteados desde la conformación de

la misma.
 Objetivos

Objetivo General

- Identificar las actividades de cada etapa de los procesos administrativos de dirección y control

para el alcance de los objetivos de la empresa a trabajar, en este caso “COMAPAN”

Objetivos específicos:

- Comprender diferentes tipos de estructuras y tamaños que las organizaciones pueden asumir a

lo largo de su desarrollo en el tiempo, como con las estrategias elegidas llevadas a cabo.

- Identificar roles y funciones que los diferentes tipos administrativos asumen en dicha empresa.

- Identificar como los diversos principios administrativos influyen en la empresa a trabajar.

- Describir el proceso administrativo y su relación con la aplicación del mismo en dicha empresa.
 Desarrollo de la actividad individual:
Usted ha sido asignado como gerente de la empresa (Selecciona una de las cuatro empresas como

estudio de caso), para ello debe desarrollar los siguientes puntos:

1. Análisis de la organización: COMAPAN

Elabórese un breve historial de la empresa:

Esta empresa fue fundada hace 70 años aproximadamente por una familia que buscaba beneficios

y bienestar en general; iniciaron ofreciendo pan tajado y con el transcurso del tiempo y gracias a

la buena acogida en sus ventas lograron ir aumentando su productividad y tiempo después

agregaron más productos a su portafolio familiar ofreciendo así desde pan tajado, hasta salsas,

ponqués, mermeladas y muchos más productos para el beneficio de la canasta familiar.

Hoy en día son reconocidos a nivel nacional, brindando oportunidades de trabajo y una excelente

calidad en sus productos.

Años tras año se posicionan en un buen lugar llegando a los consumidores más chicos y a los

más grandes.

Determine para la empresa seleccionada, marque con una X según actividad económica, tamaño

y tipo de sociedad
 ACTIVIDAD
ECONOMICA TAMAÑ0 TIPO DE EMPRESA
•MINERAS •MICRO
•AGROPECUARIAS •PEQUEÑA
•INDUSTRIALES •S.A.S. X
•MEDIANA X
•COMERCIALES X •LTDA
•GRANDE
•SERVICIOS •UNIPERSONAL

•OTRA

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:

Tabla 1 Fortalezas de la Organización COMAPAN
Variables Fortalezas Valor
(Calificar de
1 a 5)
Producción Capacidad amplia 5

Mercadeo Variedad en productos 5

Talento humano Personal responsable y 4

dispuesto a cumplir con
los deberes y
obligaciones de la
organización
Finanzas Los productos se 5
ajustan al bolsillo de los
clientes o consumidores
Total

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las fortalezas (describa el resultado en cuanto a las ventajas y desventajas)

Tabla 2 Debilidades de la Organización COMAPAN
Variables Debilidades Valor
(Calificar de
1 a 5)
Producción Poca Tecnología 3

Mercadeo Poca publicidad 3

Talento humano Falta de capacitación y 3

personal
Finanzas Recursos financieros a veces 3
insuficientes
Total

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades (describa el resultado en cuanto a las ventajas y desventajas)

Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente:

Tabla 3 Oportunidades de la Organización COMAPAN
Variables Oportunidades Valor
(Calificar de
1 a 5)
Clientes Oportunidad de ampliar el negocio 4

Proveedores Productos y entregas a tiempo 4

Social - Cultural Productos apetecibles en cualquier lugar o 4

momento
Político - legal Exoneración de impuestos 3

Económico Aumento en la demanda 3

Total

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades (describa el resultado en cuanto a las ventajas y desventajas)
Tabla 4 Amenazas de la Organización COMAPAN
Variables Amenazas Valor
(Calificar de
1 a 5)
Clientes Una de las oportunidades
que se le puede presentar,
Proveedores A esta empresa es el

Social - Cultural Poder brindar apoyo

Político - legal Y beneficiar a sus 25

trabajadores generando
empleo y desarrollando
sus productos.
Así hay aumento en la
parte financiera y
crecimiento en la parte
social
Económico

Total

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas (describa el resultado en cuanto a las ventajas y desventajas)

Planeación:
2. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:
Establecer la situación actual y el futuro deseado, con los siguientes indicadores de gestión:
Productividad, efectividad, eficiencia y eficacia.
Tabla 5 Diagnóstico de la Organización XXX
Variables Situación actual (De acuerdo con Futuro deseado (Cómo ve la
el análisis DOFA) empresa en el futuro)
Productividad En la actualidad está empresa El futuro de esta empresa es
cuenta con los recursos financieros bueno si se tiene la idea y
un tanto deficientes pero que a la oportunidad de invertir en
larga ayuda a desarrollar y lograr tecnologías, en personal, en
sacar adelante la empresa. campañas de publicidad y así
será mayor la demanda.
Efectividad Actualmente la empresa cuenta En un futuro sería bueno que
con cumplir a los proveedores a los se cumpliera o logrará con el
 clientes con gran esfuerzo los mismos recursos unos
resultados más amplios,
invirtiendo menos tiempo,
pero más calidad.
Eficiencia Actualmente se reducen o escatima En un futuro se debería
los elementos para cumplir, tal vez ampliar las tecnologías y
falta personal aumentar o redistribuir las
tareas para culminar con
mayor organización
Eficacia Actualmente se cumple con el Para cumplir a futuro se
cometido y orden de la empresa de tendría que ampliar o crear el
una forma compleja. abastecimiento adecuado o
necesario.
Fuente: elaboración propia.
Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee una
misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles competitivos de
hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión, elabórelas.
Misión: transformar la materia prima Visión: Consolidarnos como una
utilizando y recreando productos que empresa que proporcione alimentos de
contengan los nutrientes necesarios para primera calidad, no perecederos para
fortalecer el crecimiento y desarrollo lograr una satisfacción ex bienestar en
adecuado de cada uno de nuestros general.
consumidores, teniendo en cuenta
siempre los valores que nos representan.

Determinar los valores corporativos

Responsabilidad: actuar siempre con perseverancia para cumplir con los objetivos y
metas de la empresa.

Servicio: trabajamos para ofrecer productos de calidad y servir con esfuerzo y

dedicación a clientes y consumidores.

Trabajo en equipo: en grupo combinamos talento, tecnologías y manejo de personal

para entregar y cumplir con nuestros servicios, teniendo en cuenta los aportes de los
clientes externos e internos.

Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo

Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a 1 Largo plazo (1 a 5 años)
año)
 Entregar oportunamente los Mejorar la calidad y talento Continuar beneficiando a
productos a proveedores y humano para seguir empleados y futuros con un
clientes ofreciendo productos de trabajo digno y con
primera calidad. perseverancia cumplir los
objetivos propuestos en la
misión y visión.

Realizar las políticas

Política de Política de pago a los Política de horarios Políticas de
satisfacción del proveedores formación al cliente
cliente interno

La empresa cumple No olvidar la Cumplir a la hora Formar y educar a

con los requisitos recepción de facturas de entrada y salida través de
propuestos y efectuarla en el capacitaciones y
tiempo establecido. Llegar a la hora ejercicios a nuestros
acordada. empleados.

Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)

Recurso Gerencia Área Área Área Área Operativa
s Administrati Financiera Comercial
va
Humano (3) (3 (3) (5) (5)
s

Técnico (Impresoras (Impresoras (Impresoras (Impresoras (máquinas,horn

s Computador Computadore Computador Computador o)
es s Escritorios es es
Escritorios) Escritorios) Escritorios)
 Material (Todo lo (Todo lo (Todo lo (Todo lo (Harina,
relacionado relacionado a relacionado relacionado huevos,
a papelería) papelería) a papelería) a papelería) chocolate,
mantequilla
entre otras)

Financier 3.500.000 (2.500.000 (2.500.000 (2.000.000 (1.600.000 por

o Por persona por persona, por persona por persona persona gasto
Gasto por gasto por gasto por gasto por por servicios
servicios servicios servicios servicios generales
500.000) generales generales generales 300.000)
500.000) 500.000) 500.000)

Organización

Realizar la función de la organización:

Investíguese si esta empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y redefinir de acuerdo

con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece del organigrama, elaboré.
Mencionar los cargos y funciones según el organigrama.
No CARGO
1 Gerente
2 Contador
3 Administrador
Supervisores (operativo
4 y comercial)
5 Servicios generales
6 Cajeros
FUNCIONES
Controlar, organizar y dirigir los recursos de la
organización, para cumplir con los objetivos
planteados desde su inició.
Planea y organiza paso a paso las funciones y
cargos a desempeñar, recrea estrategias para
aumentar la efectividad y producción de la
empresa.
Busca proveedores, mantiene el contacto y
comunicación para suministrar o vender los
productos.
Hace revisión para que se cumpla con las
funciones y tareas diarios para cumplir la meta.
Se encarga de mantener el orden y aseo del
lugar.
Atiende a los clientes, entrega y cuida el
dinero, es el que recauda los ingresos y cancela
cunetas.
 Elaborar productos de pastelería, panadería,
repostería.
Se encarga de las preparaciones de los bienes y
7 Panadero, reposteros productos a ofrecer.

8 Área comercial Hacer publicidad y distribuir productos

10

Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

1 Gerente Escritorio, computador, teléfono, impresora

2 Contador Escritorio, computador, teléfono, impresora

3 Administrador Escritorio, computador, teléfono

4 Servicios generales Complementos de aseo

5 Cajeros Caja registradora, papelería

6 Panadero reposteros Materia prima

7 Área comercial Pastelería y productos a distribuir

10

Desarrollo de la actividad Colaborativa:

Continuar con la dirección y control. Para ello, el grupo escogerá una empresa de unos de los

compañeros que este en el foro del paso 2, entorno de aprendizaje colaborativo y que tenga

completa las funciones de la planeación y la organización, elaborar:

Dirección

Desarrollar la función de la dirección:

9.1 Mencione las características que deben tener un líder.

Rta:

Entusiasmo, autoconfianza, claridad en sus expresiones, buen juicio, sentido de urgencia

respecto de su trabajo y profesión, honradez, inteligencia, decisión, seriedad, firmeza y

habilidad; todas las anteriores características o virtudes son las que debe tener un buen líder

para desempeñar y desarrollar su cargo de la mejor manera y cumplir con expectativas y

objetivos personales y de la empresa.

9.2 Cuáles son las estrategias de motivación que van a emplear.

Rta:

Reconocimiento: brindar estímulos, premios para que el trabajador se sienta importante y que

cada día mejore, dispuesto por mantenerse fijo, ganarse su lugar.

Condiciones laborales: ofrecer un lugar que fomente un ambiente de tranquilidad, de confianza,

de tolerancia para que puedan rendir en su trabajo y seguir ofreciendo productos de calidad.

9.3 Cuáles son los medios de comunicación (Formal e informal)

Rta:
 Comunicación formal: se deben seguir lineamientos jerárquicos, la comunicación debe ser

dirigida por personas de mayor mando para debatir o enviar mensajes de orden y manejo de

personal para proporcionar un buen rendimiento de producción y servicios.

Comunicación informal: en esta se deben tener en cuenta líneas de mando establecidas, pero no

son tan extensas como en la comunicación formal, ya que si bien es cierto se trata de llevar un

orden ayuda a generar o acelerar la toma de decisiones, no requiere de tanta formalidad.

9.4 Mencionar las estrategias del trabajo en equipo.

Rta:

*Comunicación asertiva

*Compartir objetivos, metas, logros para tener claro a donde se quiere llegar.

*Delegar funciones, para ser más productivos.

*diseñar encuestas internas y externas para mejor la gestión de la empresa y atención de los

proveedores y consumidores.

Control

10.1 Seleccione unos de los cargos que haya relacionado en el organigrama y realice los

criterios para la evaluación y la forma de medición.

Cargo seleccionado: Auxiliar secretaria

Defina posibles desviaciones y que medidas correctivas aplicaría.

Criterios de evaluación y forma de medición:

 Criterios de evaluación De 1 a 10
1. Gestionar todas las llamadas,
correos electrónicos, correspondencia y
faxes, tanto entrantes como salientes,
además de encargarse de la agenda general.
Contestar dentro de los términos de la
empresa sus labores y llevarlas a cabo del
tiempo asignado.
Dar respuesta a solicitudes efectuadas
dentro de su campo.
Archivar y organizar documentos, tanto
físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros
documentos administrativos.

10.2 Defina posibles desviaciones y que medidas correctivas aplicaría

Posibles desviaciones:

1. Personal inadecuadamente capacitado para realizar actividades del puesto asignado.

2. No aprovechamiento de los recursos de la oficina.

3. Negligencia en la toma de recepción de documentos al igual que no contar con un nivel

básico de cálculos.

Medidas correctivas:

Primero se busca la causa de la desviación, una vez identificada se procede a hacer una medida

correctora adoptada para corregir la deficiencia. Luego podemos hacer un seguimiento y/o

evaluación de la eficacia de la medida correctora.

 Conclusión

Como resultado de esta actividad se aplicó y manejo el buen orden de las habilidades en la

dirección y los pasos para obtener un comportamiento eficiente y oportuno en el desempeño de

las tareas asignadas a cada uno de los miembros que conforman una organización y así cumplir

con las metas establecidas para lograr rendimiento y productividad en la misma.

Bibliografía

Direccion. (20 de 11 de 2020). Obtenido de https://www.academia.edu/36614417/Cap

%C3%ADtulO_4_intEGRaCi%C3%93n_diRECCi%C3%93n_COntROl

Sánchez, M. R. (15 de 11 de 2020). gestiopolis. Obtenido de gestiopolis:

https://www.gestiopolis.com/control-dentro-del-proceso-administrativo/