3.4. Planificación de los parámetros de un proyecto.

(Alcance, estructura,
especificaciones y estimaciones de tiempos, costos y recursos).
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y
una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes
exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de
dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de recursos para
obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.

La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto. Por lo
general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el tiempo ni el gasto que se requieren
para hacer una planeación detallada:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y
la persona u organización que realizará el proyecto.

2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los
proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una
forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del trabajo es
un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el
proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la organización o la persona
individual responsable de cada paquete de trabajo.

3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con
el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama
muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del
proyecto.

5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario
determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada
actividad dentro del tiempo estimado.

Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos
que se requieren para cada actividad.

7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro
del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen
que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las
asignaciones de recursos, hasta que se pueda establecer un plan de línea base (un programa para
lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto
costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien
pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto.
Alcance del proyecto:

Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un proyecto condenado
a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su probabilidad de esto se reduce
considerablemente.

Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a cabo las
actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo para lograr los
objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del
proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los
proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno de los

departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada miembro del equipo
deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye
al siguiente personal clave:

 Gerente de proyectos
 Ingeniero de proyectos
 Gerente de construcción del proyecto
 Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
 Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
 Supervisor de costo y programas del proyecto
 Administrador del proyecto
 Gerente de aprovisionamiento del proyecto
 Asistente del controlador del proyecto

Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los siguientes párrafos:

Gerente De Proyectos.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en contrato, las
necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los compromisos específicos de la
corporación. Su meta principal es mantener el proyecto dentro del presupuesto, dentro de lo programado
y concluirlo de acuerdo a los estándares de calidad aceptables por el cliente y la compañía.

Ingeniero de proyectos.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto. Este trabajo incluye
la preparación de los documentos con respecto a los objetivos técnicos describe el proyecto, el desarrollo
del plan de ingeniería y el presupuesto, y el desarrollo del diseño del proyecto. Asegurar la calidad del
diseño, proporcionar apoyo técnico a otros departamentos y al cliente.

Gerente de construcción del proyecto.

El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la compañía en el lugar
de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra de contratación directa, administración de los
contratos de construcción, ingeniería de campo, aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo,
control de calidad de la construcción, contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia temporal del
equipo y materiales de la planta separadamente.
Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto.
Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las actividades
del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de ingeniería de diseño, de
aprovisionamiento, de costos y programas, y de construcción.

Ingeniero de puesta en marcha del proyecto.

Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales del proyecto.

Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto.

Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y de supervisar
y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la construcción, los materiales y
de los grupos de fabricación en el proyecto.

Supervisor de los costos y la programación en el proyecto.

Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de pronosticar y
supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe implantar un programa de calidad en los materiales
y dirigir la preparación de estudios económicos.

Administrador del proyecto.

Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios administrativos/de
oficina que requieren los miembros del equipo asignado al proyecto. Al igual que se produzcan los
manuales de procedimientos del proyecto y otros internos.

Gerente de aprovisionamiento del proyecto.

Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el proyecto, incluyendo el
aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz.

Asistente del controlador del proyecto.

Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales como la contabilidad
general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de empleados, el registro del tiempo,
las cuentas por cobrar y los registros de obligaciones y de costos.

Especificaciones de proyectos:
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto definen la
geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las especificaciones complementen esto
definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución necesaria. Uno de los problemas encontrados es
que las especificaciones están mal organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy difícil encontrar
lo deseado si no se organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de información en un mismo
párrafo lo que contribuye a aumentar la confusión.