TEMA 1: PROYECTOS.

1.-¿QUE ES UN PROYECTO ?

Es un conjunto planificado de tareas que, combinado con recursos humanos,

materiales y un presupuesto financiero, se encamina para obtener un producto o lograr un
determinado servicio, con un tiempo de inicio y de fin determinado. El proyecto es una
actividad que tiene un principio y un final, no es una actividad regular.

ANTES DE INICIAR UN PROYECTO DEBEMOS CONCRETAR:

El Alcance del proyecto: El alcance de un proyecto tiene como finalidad la determinación

clara, sencilla y concreta de los objetivos que se intentarán alcanzar, a lo largo del
desarrollo del proyecto en cuestión, su cumplimiento generará la culminación exitosa de
dicho proyecto. Definir el alcance de un Proyecto requiere que hayamos entendido
exactamente lo que quieren conseguir con el.

Definiendo el alcance correctamente evitamos problemas con los entregables del

Proyecto, con la facturación y con el cierre del proyecto. Como conseguimos una
definición muy clara del resultado del Proyecto nos evitamos muchos problemas. Si todos
los actores interesados tenemos claro que queremos conseguir con el Proyecto todo será
más claro y sencillo.

Los directores de proyecto definen el alcance para conseguir una descripción detallada,
tanto de los entregables del proyecto, como de los trabajos necesarios para conseguirlos.

• Cuáles son las tareas a realizar

• Quién se encargará de las tareas

• Cuanto tiempo durarán esas tareas

• Cuál será el coste del proyecto

En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definición del alcance se empieza
durante la preparación de la oferta en la fase comercial y se define totalmente durante las
primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el director de proyecto
participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.

Veamos esto con un ejemplo:

Alcance del proyecto A: construir una carretera

Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la población A a la población B

según el proyecto ejecutivo adjunto, y con un plazo máximo de 12 meses.

¿Podrías calcular los costes del proyecto A? Según esta definición la carretera podría tener
2 o 20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a Pequín, puede ser de tierra, asfalto, u
oro… Creo que con este simple ejemplo queda clara la necesidad de definir bien el alcance
del proyecto.

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo,

por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART. Que significa esto?

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TEMPORALIDAD

Todo proyecto está delimitado por una fecha de comienzo y una fecha de finalización. Por lo
general se sabe la fecha de comienzo y se calcula la fecha de finalización. Pero en
ocasiones se sabe la fecha de finalización, plazo de entrega máximo y nos toca calcular el
comienzo con la idea de tener todos los recursos disponibles y no crear “agujeros” días no
útiles.

2.-LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y

recursos para alcanzar un objetivo, con delimitaciones de tiempo, recursos y costos.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto
en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los
miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
Además, todos los proyectos constan de tres etapas principales:

1. Fase de Creación y Planificación de un Proyecto

2. Fase de Ejecución y Seguimiento del Proyecto

3. Fase de comunicación del proyecto

Para la creación de un proyecto hay que comenzar por tener una visión global del conjunto,
fijar un objetivo, ayudar a organizar ideas, gestionar el tiempo, planificar mejor las tareas,
tomar decisiones, entre otras cosas; y para esto se puede empezar con una hoja de papel,
un lápiz y colores para comenzar ó si se quiere ser mas tecnológico, hay varios programas
de computador que ayudan a esta tarea como son MindManager, Xmind, iMindMap, etc.

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 donde permite planificar un proyecto para luego para luego ser exportado a un software de
gestión de proyectos como Microsoft Project o ProjectLibre.

. 1.- Fase de creación y planificación del proyecto

• Se definen los objetivos generales del proyecto.

• Se definen los recursos que se necesitan para realizarlo.
• Se decide el tipo de organización que debe usarse.
• Se deciden las personas que se encargarán de gestionarlo.

• Especificaciones del proyecto

Una correcta y detallada definición del proyecto es imprescindible para una correcta
planificación. Si existen imprecisiones en la definición del proyecto, éstas se reflejarán en la
planificación, que dejará de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestión del
proyecto.
• Definición del calendario del proyecto
Es imprescindible asegurarse de que el número de horas disponibles entre la fecha de inicio
y final de proyecto es igual al número de horas necesario para realizar el proyecto.

• Definición del esquema del proyecto

El final del proceso de división de las actividades en actividades elementales vendrá
determinado por el grado de control que se vaya a tener sobre cada actividad durante la
gestión del proyecto.

• Determinación de las características de cada actividad

Es conveniente documentar todas las características de cada una de las actividades. Esto
permite, frente a imprevistos durante la realización del proyecto, replanificar rápidamente,
reduciendo las posibilidades de cometer errores en el proceso.

• Localización de hitos o puntos claves de control

Los hitos se utilizan como marcadores o puntos de control. Indican fechas o puntos dentro
del proyecto que se han de tener en especial consideración. Un hito es una actividad de
duración nula (0 horas)

• Búsqueda de dependencias entre actividades

Es necesario explicitar todas las dependencias, y no sólo las más restrictivas. La obtención
de una planificación fiable depende, en buena medida, de una correcta determinación de las
dependencias entre actividades.

• Determinación de los recursos que participarán en el proyecto

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Consideraremos un recurso a toda persona, empresa, instrumento o material necesario
para llevar a cabo una actividad.
Definición del calendario de disponibilidad de cada recurso
Asignación de recursos a cada tarea

• Revisión y análisis crítico del proyecto

Resolución de conflictos de programación
Resolución de conflictos de recurso
Verificación de plazos con proveedores y subcontratistas
Verificación de plazos con departamentos implicados
Análisis crítico: búsqueda de posibilidades de optimización.

Existen en el mercado una variedad de programas (software) que permiten ayudar a los
administradores de proyectos a ejecutar sus labores de una mejor manera. Nosotros vamos
a hablar de ProjectLibre que es un programa gratuito para la gestión de proyectos.

Esta aplicación permite organizar la información acerca de:

• la asignación de tiempos a las tareas

• los costos asociados

• los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto

Para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los
objetivos planteados.

Mas del 85 % de los proyectos fracasan por no tener una buen

cronograma de actividades, una buena planificación de la ejecución de
las obras, un estudio de los recursos necesarios y una visión real de los
tiempos necesarios

• Una vez finalizada deberá elaborarse un documento donde

se detalle:

• Objetivos del proyecto.

• Identificación del producto o servicio final.

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 • Diseño de la organización del proyecto.

• Estimación de los recursos a emplear.

• Estimación de su duración.

• Elaboración del presupuesto general.

• Definición y enumeración de las actividades que integran el

proyecto

2.- Fase de ejecución y seguimiento del proyecto La

ejecución especifica el plan del proyecto con mayor detalle:

• Estructura detallada de las actividades.

• Estimación de tiempo necesario por actividad.

• Secuenciación de las actividades según el orden adecuado.

• Calculo del comienzo y terminación de cada actividad.

• Elaboración del presupuesto detallado de cada actividad.

• Asignación del personal a cada actividad

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificación inicial. Requiere:

• Creación de un plan de referencia

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Es la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el
proyecto, se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se
esperaba.
Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario
crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

• Recolección de datos reales

Determinación de la periodicidad del seguimiento. Podrá ser diario, semanal, quincenal o
mensual, en función de la duración y naturaleza de las actividades.
Determinación de la información a recoger para cada actividad. Usualmente son: fecha de
inicio y finalización real, tiempo que falta para completar las actividades iniciadas, recursos
utilizados y gastos reales
Es importante que la información recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control
del proyecto.

• Análisis del seguimiento del plan original

Realimentación de la programación con valores reales para obtener una planificación que
incorpore el estado real del proyecto Comprobación de la utilización de los recursos.
Comparación de la planificación basada en valores reales con el plan original
Determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programación y
en los recursos.

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario
crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

3.- Fase de comunicación del proyecto:

Cierre y control del proyecto

• Medir tiempos, coste y calidad en la ejecución de cada actividad.
• Comparar reales y planeados.
• Decidir y poner en marcha una acción correctora.

Comunicación
El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los participantes de la
evolución del proyecto, así como intercambiar información y opiniones sobre su marcha. La
comunicación se realiza mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién van
dirigidos:
- Informes para la dirección
- Informes para el responsable del proyecto
- Informes para los recursos - Informes para el cliente

3.-ETAPAS DE UN PROYECTO:

El método tradicional de gestión de proyectos lo divide en cinco fases. Es

prácticamente lo mismo pero, como es lógico, empieza con la viabilidad
mientras que los programas de ayuda consideran que el proyecto está aceptado

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y es viable. También se separa la etapa de ejecución ya que está mas dentro de
las actividades prácticas.

Hay muchas formas de trabajar con la gestión de proyectos según el tipo, autor
e incluso la especialidad, pero todas hablan de planificación, seguimiento y
cierre

• ANÁLISIS DE LA VIABILIDAD: Estudios previos

Es la etapa inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa

debe o no embarcarse en dicho proyecto

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

• Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión

de la empresa.

• Análisis previo del alcance del proyecto.

• Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.

• Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad

Plantilla para el registro y seguimiento de riesgos en proyectos Matriz de

Seguimiento. Identificar los elementos claves que están afectando (limitando o
favoreciendo) la marcha del proyecto, con el propósito de definir y ejecutar
acciones correctivas o impulsoras para la conducción cabal del mismo.

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 • ETAPA DE PLANIFICACIÓN

Se establecen objetivos claros, precisos, cualificados y cuantificados para

alcanzar la meta final planteada.

Merece la pena de dedicar un tiempo a poner por escrito qué es lo que quiero
conseguir, para qué y qué criterios debo usar para considerar el proyecto
terminado.

Actividades de esta fase:

• Listado de Tareas y asignación de tiempos.

• Introducción de Recursos y asignación de los mismos a las tareas.

• Verificación Tareas Criticas y Ruta Critica

• Ajustar tareas sobreasignadas a los recursos

• Realizar y Guardar Líneas Base

Las Lineas Base del Proyecto son la referencia constante que el Director de
Proyecto tendrá que monitorizar durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto para
detectar y corregir las posibles fluctuaciones que pueda tener el Proyecto. Las
Lineas Base del Proyecto permiten medir el progreso real del Proyecto.

Qué definen las Líneas Base del Proyecto

• Línea Base del Tiempo del Proyecto: Cuanto durará el Proyecto.

• Línea Base del Coste del Proyecto: Cuanto costará el Proyecto.

• Línea Base del Alcance del Proyecto: Que objetivos conseguiremos

con la realización del Proyecto.

• FASE DE EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN

La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan

todo su Know how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
• Establecimiento del entorno de trabajo.
• Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
• Ejecución de las tareas planificadas.
• Gestión de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control
del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del
trabajo realizado.

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De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un
problema para el éxito del proyecto.
• Llevar y actualizar información del avance del Proyecto

• Comparar avances con la Línea Base

• FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más

importantes para el éxito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados.

• Gestión de entregables (incluido control de la calidad).

• Gestión de incidencias.

• Generación de informes de seguimiento.

• FASE DE CIERRE

Cierre del proyecto

El administrador del proyecto deberá hacer un balance de las delimitaciones del

proyecto que son ámbito (tareas), costo y tiempo.

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para

verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto.
Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

• Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en
el proyecto (stakeholders).

• Realización del backup del proyecto.

• Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.

• Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.