Gr01-ej4-v4 Proyecto: LA PRODUCTIVIDAD SE BASA EN LA

08 de Marzo de 2020 ORGANIZACIÓN

Autores: . HERNÁNDEZ MANCO –
GONZALEZ RUA –
SANTOS ZULUAGA -
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BUSTAMANTE

Módulo de Diseño de Proyectos

4. PROPUESTA DE LA SOLUCIÓN Y SUS COMPONENTES

4.1. Presentación de la solución

4.1.1. Descripción del sistema o producto que se propone y de las relaciones entre sus
componentes internos
Se propone un sistema para restructurar los procesos administrativos de la empresa Muelles y
Frenos Romy con la finalidad de que la empresa mejore la prestación de los servicios de
mantenimiento y venta de piezas incrementando en un 20 % el control organizacional de la
empresa en un periodo de 8 meses, para proyectar una eficiencia de los procesos para brindar un
mejor servicio a sus clientes y mantener en óptimas condiciones los vehículos mediante
mantenimientos preventivos, específicos, inspecciones y mejoras. Así como requerir los repuestos
en un periodo no mayor a 24 horas y darle el seguimiento a cada vehículo, para brindar un mejor
servicio de calidad.

Esta empresa está ubicada en Colombia (Itagüí Antioquia); esta es una comunidad urbana de
clase media cerca de la estación del metro del Itagüí, es una zona clasificada como comercial e
industrial; dicha zona es muy concurrida ya que esta próxima al metro lo cual muestra una
ubicación céntrica para la obtención de nuevos clientes y está próxima a las calles principales
dando acceso para fines de transporte y fácil ubicación.

La situación se genera al momento de recibir los vehículos o vender las piezas; ya que no existe
un sistema eficiente de programación de mantenimiento ni una organización como empresa que
afrente las oportunidades resultantes a la falta de organización, esta situación está ocurriendo
desde hace 6 meses afectando a los clientes. La propuesta es la reestructuración de la empresa,
en donde se realizará una estructura organizacional capaz de prestar los servicios para ayudar a
alcanzar el objetivo de mejorar la organización de la empresa para obtener mejor servicio al
cliente entregando a tiempo. La reestructuración se dará en las funciones administrativas del
taller, almacén y de contabilidad. Se capacitará al personal del taller con el objetivo de que al
momento de emitir un diagnostico en las reparaciones automotrices no lo haga de manera errada.

Los recursos involucrados son:

 Empleados- Operadores- Propietarios

 Consumidores-Entidades sociales
 Terceros- Promotores-Subcontratados

Usuarios relevantes son:

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 Empresa COTRASMEGTE S.A,
 Suplidores de piezas y repuestos y repuestos.
 Empresas de vehículos automotores pesados y livianos.
Dueños de vehículos automotores livianos y pesados

La unidad operativa que operara el sistema es Sociedad comercial de servicios y productos

MUELLES Y FRENOS ROMY S.A.S

4.1.2. Descripción de la composición interna del sistema o producto: Diagrama de

funcionamiento o composición interna.

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 Administración
financiera
 Asistente
Administrativo
 Contabilidad
4.1.3. Los factores externos con incidencia

La empresa debe mejorar en una organización de jerarquización, de establecimiento de

departamentos, de establecimiento de funciones, tareas, procesos, procedimientos, tiempos, para
dar cumplimiento así a las necesidades del cliente, sin afectar que las malas actuaciones internas de
la empresa (falta de reportes, falta de remisión de facturas, aplicación de mantenimiento ordinarios
dos veces al mismo vehículo en el mes, falta de asistencia a servicios extraordinarios, por faltar
personal etc) afecten a los clientes y hagan que estos se encuentren insatisfechos y se bajen la
productividad de servicios y las ganancias para la empresa
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FACTORES
INCIDENCIA
EXTERNOS

1. CLIENTES (Procesos, 1. CLIENTES: Incide en la

tiempos, urgencias) administración, talleres, almacén y
teoría, porque una solicitud debe
hacerse siguiendo parámetros de
2. DISTANCIAS, (Geografía, proceso y funciones de la empresa,
estado climático, transporte, pero teniendo en cuenta la necesidad
vías) y urgencia del cliente
2. DISTANCIA. Los servicios de
desvare se ven afectado por las
3. PROCESO INTERNOS distancias
(autorizaciones, personas a 3. Procesos internos. Cada empresa tiene
cargo, actualizaciones de unos procesos internos como es el de
vehículos etc) pago algunas empresas que no pagan
sino ciertos días al mes por lo que
tesorería debe enviar las facturas en
4. NECESIDADES (Autopartes dichas fechas para la generación de
de difícil consecución, pagos adecuados.
vehículos descuidados, mal 4. Necesidades: No todas las
manejo de reparaciones o de necesidades son iguales, en tiempo,
partes, conductores costo, urgencia, especificidad,
desordenados con los existencia etc.
vehículos, deficiente 5. Proveedores. Nuestros proveedores,
descripción de la necesidad). presentan procesos, procedimientos,
existencia, tiempos, cumplimento a

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4.1.4. Flexibilidad y adaptabilidad del sistema o producto seleccionado con respecto al servicio
deseado por los involucrados relevantes

Variaciones en las entradas

Variables de corrección interna

Posibles cambios Variables de
evaluación de Acciones / Decisiones de gobierno interno
en las entradas funcionalidad
necesarias para la continuidad del sistema

 Disponer de capacidad

Incremento en el costo Control de stock,  Aumentar la eficiencia inmediata

de adquisicion de las permanente,
computadoras, información  Recurrir a jornadas extendidas
licencias de programas actualizada.
office, software  Monitoreo y seguimiento a los procesos
contable, software de y servicios.
facturación.
 Incremento en personal de servicio por
acciones

 Realizar análisis de riesgo sobre las

condiciones actuales y de contingencia.
Disminución de la Control de calidad y
realización de formatos costos, verificación de  Identificación de falencias en la
de plantillas de servicio y satisfacción capacidad de la prestación del servicio
recibido, planillas de de los clientes, ordinario y extraordinario.
solicitud de servicio y
compras, planillas de  Identificación de variaciones en costos
control y seguimiento.
 Identificación de cobro del servicio en
tiempos oportunos.

 Desarrollo de plan operativo de

funciones y tareas.

Incremento en el costo Medición del sistema,  Identificación fácil del departamento que
de la capacitación y evaluación del

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entrenamiento del personal y agilidad en genera la raíz del problema.
personal para el procesos.
manejo de recursos  Seguimiento y control de tiempos y
tecnológicos, funciones.
administrativos y
 Evaluación periódica de resultados y
operativos
productividad.

 Mayor capacidad de personal

 Mejoramiento en los tiempos

Variaciones en las salidas o resultados

Variables de intervención externa

Variables de
Posibles cambios en
evaluación o control Acciones / Decisiones de gobierno externo
las salidas o resultados
de resultados
necesarias para la continuidad del sistema

Control y monitoreo Establecer tiempos de ingresos por números de

en solicitudes, en placas
Incremento en satisfacción del
servicios de nuestros servicio, en cobro del Establecer proceso de solicitud de servicios y
productos. mismo en que no se tiempos de respuesta.
tengan solicitudes sin
Hace programaciones con márgenes de
satisfacer
improviso

No aceptación de los Control y Monitoreo Diseñar incentivos para los empleados.

empleados de los con evaluación de
procesos organizativos eficiencia y eficacia Diseñar cronogramas de atención y reparto de
y materia prima del del personal El cliente servicios.
servicio. recibe la garantía del
Difusión y campañas de enseñanza de los
trabajo realizado
beneficios del sistema

Capacitación al personal
Calidad del servicio
Rotación de descanso.
brindado
Tablas de evaluación periódica

Disminución de la Establecimiento de Realizar controles de satisfacción con los

demanda por procesos controles, planillas y clientes antiguos.
con los clientes y
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satisfacción. prestación del servicio Difusión de las nuevas decisiones y parameros

Realización de simulacros de atención.

4.3. Árbol de las Funciones del servicio a proporcionar

4.4. Estructura de División del Trabajo, a realizar para diseñar y montar el proyecto.

Componentes Actividades principales

Fase de Diseñar la encuesta

Diseño
Definitivo y de Aplicación de la encuetas
Detalle Análisis de los clientes y sus
Sistematización
necesidades
Análisis de resultados

Estudio de mercado Análisis de fuente primara

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Análisis de fuente secundaria

Establecimiento de conclusiones

Establecimiento de necesidades

Análisis de procesos Diseño estructural de organización

Establecimiento d funciones

Establecimiento de responsables
establecimiento de tiempo

Establecimiento de cronogramas

Establecimiento de metas

Capacitación del personal Establecimiento de temas de

capacitación

Contratación de capacitadores

Cronograma de capacitación

Evaluación de aprendizajes

Entrega de proceso.

Entrega de esquema de organización.

Fase de
Montaje o
Construcción
Campaña de difusión de la
organización y procesos de servicio a
los clientes Diseño de la campaña

Difusión

Encueta de satisfacción

Adecuación de instalaciones Diseño de puestos de trabajo

Dotación de puestos de trabajo

4.5. Fecha y responsables

1. Katalina Santos (Coordinador del grupo) 03/08/2020

2. Rene alexander Gonzales (Responsable de ejercicio 4) 03/08/2020

3. Jhon Fernando Hernández 03/08/2020

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4. Marlen Trinidad Medrano 03/08/2020

5. Flavio Leonardo Bustamante 03/08/2020

4.5. Anexos

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