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Actividad de aprendizaje 1: Análisis del ejemplo de aplicación con la

empresa Alfa Computadores Ltda

Katherine Arias Varela

Marzo 2019

Universidad de Cundinamarca
Especialización en sistemas de información gerencial
Fundamentos de Sistemas de Información
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Abstract

En el presente documento se encuentra la solución de la actividad número 1 del núcleo

temáticos de fundamentos de sistemas de información en donde se da la introducción de

conceptos básicos de los sistemas de información, los tipos de sistemas y su relación con

el entorno empresarial mediante un caso aplicativo con el cual se realizó esta actividad.

El apoyo del material bibliográfico se puede evidenciar en el desarrollo de esta actividad

mediante la interpretación y análisis que se efectuó para el desarrollo de cada uno de los

puntos de la actividad.
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Tabla de contenido
Capítulo 1 Definición de Sistemas de Información ............................................................ 4
Capítulo 2 Componentes y Elementos de los Sistemas de Información caso Alfa
Computadores ..................................................................................................................... 5
Capítulo 3 Tipos de sistemas de Información en Alfa Computadores ............................. 10
Capítulo 4 Cadena de Valor de Alfa Computadores ......................................................... 11
Capítulo 5 Modelos de Sistemas de Información en Alfa Computadores ........................ 12
Capítulo 6 Análisis del sistema en Alfa Computadores.................................................... 15
Referencias ........................................................................................................................ 17
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Capítulo 1

Definición de Sistemas de Información

Cuando se habla de sistemas de información inmediatamente se remite a la teoría general

de sistemas creada por las investigaciones del biólogo Von Bertalanffy en siglo XX,

donde proporciona un enfoque de totalidad mediante el estudio de las ciencias

estableciendo que estas se deben integrar ya que de manera individual es imposible su

funcionamiento. (Bertalanffy, 1940)

Partiendo de la teoría general de sistemas se puede relacionar un sistema como una

organización, la cual está compuesta por subsistemas que se encuentran todos

interrelacionados y que son dependientes el uno del otro, teniendo todos los mismos fines

en común tal como lo establece Carlos Ramírez Cardona quien además define que cada

una de las partes conformadas en este sistema debe tener un papel determinado por

cumplir. (Cardona, 2016)

Teniendo la definición de sistema se procede a definir que es la información, para lo cual

el autor Idalberto Chiavenato lo concreta como el conjunto de datos con un significado,

que puede reducir la incertidumbre o aumentar el conocimiento dependiendo del campo

de acción, teniendo como principal objetivo o finalidad la toma de decisiones.

(Chiavenato, 2006)

Para finalizar se define a un sistema de información como el conjunto de elementos o

componentes que interactúan entre si teniendo varios elementos a tener en cuenta como

lo son las entradas que es con lo que funciona el subsistema y es la parte que se encuentra
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relacionada entre el sistema y cada subsistema, las salidas corresponden a la información

que son los datos procesados y tratados para que con estos se puedan tomar decisiones

para que se cumplan los objetivos propuesto teniendo en cuenta la relación existente entre

cada uno de los subsistemas lo cual nos da como resultado la retroalimentación para

tomar medidas correctivas que logren un óptimo funcionamiento del sistema. (Mizael,

2011)

Capítulo 2

Componentes y Elementos de los Sistemas de Información caso Alfa Computadores

Componentes

Tecnologías de la información y la comunicación (TIC)

Este elemento hace referencia a todos aquellos recursos necesarios para que un sistema

de información pueda operar, dentro de ellas tenemos el hardware que son todas las

partes físicas de un equipo computacional, el software es el conjunto de programas que se

ejecutan dentro de una computadora.

Teniendo en cuenta lo anterior dentro de la Alfa Computadores Ltda, como hardware

tenemos a los equipos de cómputo para poder realizar las operaciones de pedido,

facturación entre otros; también tenemos los carros que realizan el proceso de entrega del

producto. En Software tenemos los programas con los que se realiza el proceso de

pedido, facturación y contabilidad como lo son Excel, presentaciones en Power Point,

sistemas de pedidos, facturación y contabilidad.

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Talento Humano

En este elemento se reúnen todas aquellas personas que interactúan con el sistema de

información. De acuerdo al tipo de interacción los usuarios pueden ser:

Usuarios administrativos: Son las personas de la administración que controlan todos los

aspectos del contexto; la nueva competencia, los precios del mercado, los nuevos

productos y demás; de tal forma que la compañía se mantenga vigente en el mercado

compitiendo con precios bajos, innovación y un volumen de ventas suficiente, que le

ayude a mantener la rentabilidad prevista.

Usuarios del conocimiento: Son las personas del área contable de la compañía que

verifican de manera permanente los procesos de compra y venta de tal forma que, si hay

un alza en los precios de compra, se vea reflejado inmediatamente en los precios de venta

para no castigar la rentabilidad que ha fijado la administración.

Usuarios Operativos: Son las personas del área de ventas quienes suministran la

información necesaria de las ventas realizadas entregando esta información se puede

realizar la respectiva retroalimentación la cual es realizada por las personas de alta

gerencia en alfa computadores.

Usuarios de Tecnología: En el caso de Alfa Computadores es Pedro Castro a quien

contrataron para que comience con el estudio e indique a los gerentes, propuestas de

solución a la situación del funcionamiento del sistema.

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Datos

Los datos que se obtienen varían de acuerdo al proceso de cada área dentro de lo cual

tenemos:

Departamento de pedidos: Los datos obtenidos son los de los clientes, pedidos,

proveedores e inventarios.

Departamento de Compras: Los datos obtenidos son los de los proveedores, la factura y

la venta.

Departamento de Ventas: Los datos obtenidos son los del cliente, los pedidos, la venta y

entrega del producto.

Departamento Financiero: Los datos obtenidos son los de la factura y la venta.

Procesos

El proceso que Alfa Computadores realiza es el siguiente, el cliente realiza el pedido, el

cual llega directamente al departamento de pedidos quien verifica primero su existencia

en almacén para después, en caso de ser necesario, realiza el pedido con el proveedor.

Cuando se hace una compra al proveedor, este analiza el volumen o cantidad para hacer

los descuentos necesarios y pactados con la compañía. Posterior a ello, el departamento

financiero verifica los precios dados por el proveedor, realiza los ajustes al precio de

venta al cliente y emite la factura. El pedido físico ingresa y se registra en la compañía, se

confirma nuevamente con el departamento de pedidos para verificar el envío y se procede

a cumplirle al cliente; luego el gerente revisa semanalmente las ventas realizadas para

verificar si se están cumpliendo las metas trazadas inicialmente.

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Elementos

Relación

La empresa Alfa Computadores actúa como un sistema el cual está a su vez compuesto

por subsistemas que en este caso son los diferentes departamentos de la organización

como lo son el de ventas, pedidos, financiero y de compras; los cuales interactúan entre sí

para realizar el proceso que tiene como razón social la empresa en este caso la compra y

venta de equipos de cómputo.

Objetivo

Las metas del sistema que estableció Alfa Computadores a Cumplir son las siguientes:

• Permitir que el cliente ingrese su pedido a través de un servicio Web, de tal forma

que quede registrado y se procese inmediatamente, generando la cotización

correspondiente y facilitándole el pago inmediato a través de la misma página,

expidiendo la factura electrónica correspondiente.

• Actualizar las bases de datos de almacenes de manera contante para verificar

existencias.

• Crear una base de datos de proveedores en el sistema con permisos para consultar

los pedidos asignados a cada uno de ellos de manera que suplan inmediatamente los

faltantes.
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Entrada

La entrada para que este sistema funcione son los clientes, los cuales están externos a la

organización y logran que el sistema funcione mediante sus diferentes departamentos que

realizan todo el proceso cuando un cliente decide realizar un pedido.

Salida

La salida en este caso es el producto que recibe el cliente, lo cual se logra con el

funcionamiento del sistema donde interactúan los diferentes departamentos de la

organización para hacer legar el equipo de cómputo al cliente.

Ambiente

En el ambiente, que es lo que rodea a el sistema en este caso la organización Alfa

Computadores corresponde a la competencia la cual es una fuerte amenaza por lo cual un

departamento de la organización se encarga de evaluar estos factores externos.

Totalidad

Este elemento hace referencia a los componentes del sistema como lo son las TIC, que

son herramientas necesarias para que el sistema funcione, el recurso humano, y proceso

de igual forma, de igual manera al ser modificado alguno de estos componentes provoca

cambios en el sistema ya que todos interactúan entre sí para llegar al mismo fin.
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Capítulo 3

Tipos de sistemas de Información en Alfa Computadores

En Alfa computadores se pueden evidenciar los siguientes tipos de sistemas de

información los cuales varían dependiendo del nivel jerárquico en que se encuentre ya

que de acuerdo a esto varían sus funciones.

Gráfica 1. Tipos de sistemas de información en Alfa Computadores.Fuente: Elaboración

propia
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Capítulo 4

Cadena de Valor de Alfa Computadores

La cadena de valor desagrega la organización en actividades específicas en las cuales se

pueden identificar ventajas para competir o desventajas para superar en el entorno. La

cadena de valor facilita la realización de un análisis estratégico de la organización, al

considerarla como una cadena de actividades básicas o primarias y actividades de apoyo.

La cadena de valor de Alfa Computadores está compuesta de la siguiente manera según

se muestra en el gráfico:

Gráfico 2. Cadena de valor de Alfa Computadores propuesta por Porter (1985).Fuente:

Elaboración propia
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Capítulo 5

Modelos de Sistemas de Información en Alfa Computadores

Modelo físico:

El modelo físico de Alfa Computadores se evidencia mediante el diagrama de flujo de

datos elaborado por Pedro el cual se evidencia en el siguiente gráfico; el cual representa

el proceso que se lleva a cabo en la organización y las relaciones que existen entre cada

una de sus dependencias.

Grafico 3. Modelo físico de Alfa Computadores (Cundinamarca, 2015)

Modelo Narrativo:

El modelo narrativo se evidencia en el desgloce del procedimiento del anterior grafico

del diagrama de flujo de datos realizado por Pedro:

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“En el Diagrama se observa la estructura del Diagrama de Flujo de Datos -DFD- de

nivel 0, en el cual se muestra el Sistema de Información de la empresa de manera

general. Las entidades externas; CLIENTE: entidad que captura los pedidos que realizan

los clientes de la compañía, PROVEEDOR: entidad que recibe datos del Sistema de

compra-venta, respecto a los pedidos de equipos de cómputo y entrega datos al sistema,

de los equipos que puede proveer, AREA DE CONTABILIDAD: Entidad que recibe los

datos de pedido para generar la factura del cliente, ADMINISTRACION: Entidad que

recibe los reportes de venta de equipos de cómputo, provenientes del sistema. Los flujos

de datos del sistema con sus funciones; Pedidos: lleva los datos del

pedido del cliente al sistema de compra-venta, Pedido de computadoras: lleva los datos

de pedido para los proveedores de los equipos de cómputo, Ventas de computadoras:

conduce los datos de venta que genera el proveedor al sistema de compra-venta,

Facturas: conduce los datos que genera el sistema de compra y venta al área de

contabilidad, Ventas: conduce los datos de la venta generados del sistema compra-venta

de quipos de computo al cliente, Reporte de compra y ventas: conduce los datos del

reporte de ventas de quipos de computo generados del sistema de compra-venta a la

administración de la organización.” (Cundinamarca, 2015)

Modelo gráfico:

El modelo grafico se evidencia en la matriz de datos que son generados por departamento

tal como se evidencia en el gráfico.

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Gráfico 4. Matriz de los datos generados por departamento (Cundinamarca, 2015)

Modelo Matemático:

El modelo matemático se evidencia en el organigrama de la organización el cual muestra

la jerarquía existente en cada uno de los departamentos y sub departamentos como se

muestra en la gráfica:

Gráfico 5. Organigrama de Alfa Computadores Ltd (Cundinamarca, 2015)

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Capítulo 6

Análisis del sistema en Alfa Computadores

El análisis de un sistema se basa en la identificación de un problema en una organización

que puede ser solucionado mediante la aplicación de un sistema de información como es

el caso de la empresa Alfa Computadores, para lo cual se identifican las siguientes fases

desarrolladas en la propuesta generada por Pedro Castro:

Definición del Problema: La definición del problema se da después de evaluar y realizar

un análisis de cómo se encuentra la empresa y cuál es el proceso que se maneja en la

actualidad para poder determinar las posibles deficiencias en el sistema, para lo cual

Pedro define el siguiente problema:

El servicio que presta ALFA COMPUTADORES LTDA, no es ágil en los tiempos de

entrega de los pedidos a los clientes.

Planteamiento de Objetivos: Al evaluar cuál es el problema que necesita solucionar la

empresa se define de qué manera se va a solucionar esta problemática para lograr así

establecer cuáles son las metas a cumplir en el sistema para lo cual se tomaron en cuenta

las finalidades de la alta gerencia teniendo los siguientes objetivos

•Permitir que el cliente ingrese su pedido a través de un servicio Web, de tal forma que

quede registrado y se procese inmediatamente, generando la cotización correspondiente y

facilitándole el pago inmediato a través de la misma página, expidiendo la factura

electrónica correspondiente.
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•Actualizar las bases de datos de almacenes de manera contante para verificar existencias.

•Crear una base de datos de proveedores en el sistema con permisos para consultar los

pedidos asignados a cada uno de ellos de manera que suplan inmediatamente los

faltantes.

Determinación del requerimiento: para realizar la determinación del requerimiento en

la empresa Alfa Computadores, Pedro realizo entrevistas al departamento administrativo

logrando establecer el proceso y control interno que se llevaba a cabo en el momento de

que un cliente realizara una compra logrando establecer así la interacción existente en

cada uno de los departamentos y la relación existente entre los datos recibidos por cada

uno de ellos.

Después de realizar el proceso de entrevista con la información clave proporcionada del

manejo del proceso, Pedro procede a realizar un diagrama de flujo de datos en donde se

evidencie el proceso que se lleva a cabo actualmente en la empresa uno de manera

general entre departamentos y otro más específico definiendo cada una de las actividades

a realizar.

Elaboración de la propuesta: La elaboración de la propuesta se logra después de

evaluar el sistema actual y comparar cuales son los objetivos que se quieren cumplir para

lo cual Pedro creo un nuevo diagrama de flujo de datos en donde se evidenciara como

sería el proceso con la implementación de un sistema que unificara los datos y a su vez el

proceso logrando así solucionar la problemática de la ineficiencia en los tiempos de

entrega de los productos.

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Referencias

American Psychological Association. (2010). Manual de Publicaciones de la American

Psychological Association (6 ed.). (M. G. Frías, Trad.) México, México: El
Manual Moderno.
Bertalanffy, L. v. (1940). Psicologos en Madrid. Obtenido de
http://psicologosenmadrid.eu/teoria-general-de-sistemas-de-von-bertalanffy/
Cardona, C. R. (25 de Julio de 2016). Biblioteca Digital Minerva. Obtenido de
http://repository.ean.edu.co/bitstream/handle/10882/3643/RamirezCarlos5.pdf?se
quence=2&isAllowed=y
Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw-
Hill Interamericana.
Cundinamarca, U. d. (2015). Oficina de educación virtual y a distancia. Obtenido de
https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/funda
mentos_de_sistemas_de_informacion/alfa_computadores.pdf
Mizael. (Octubre de 2011). Sistemas de Información. Obtenido de [Blog] Recuperado de
http://mizaelkeyboar.blogspot.com/