7 puntos claves para la codificación de

estructuras organizacionales
¿La codificación de estructuras organizacionales?

«Aaahh eso es ponerle números a cada dependencia. ¿No?»

Si eres Archivista esta no podría ser tu respuesta.

Primero, porque una estructura organizacional no siempre es por dependencias o áreas.

Segundo, porque no solo es poner unos números. Va mucho más allá que eso.

Tercero, para poderlo hacer debes tener muy claro tanto conceptos archivísticos como de
administración.

Cuarto, porque la codificación no siempre es con números.

Quinto, porque debes entonces prestar mucha más atención a la codificación de la

estructura organizacional dado que tiene varias funciones en el desarrollo de la gestión
documental.

¿Qué es una estructura organizacional?

Te daré una definición sencilla para ser más claro.

La estructura organizacional es la forma en la que una entidad se organiza de acuerdo con

sus necesidades y capacidades, de tal manera que pueda ejecutar sus actividades para
obtener los resultados que espera.

En mi experiencia, las dos estructuras organizacionales más comunes son:

 Orgánico – funcional y
 por procesos

Pero existen otras formas en las que una entidad puede establecer su estructura
organizacional.

Todo depende de su contexto institucional.

Otras formas como:

 Por proyectos, por productos, por geografía, por clientes, por cargos etc.
¿Para qué sirve que codifiques la estructura
organizacional de tu entidad?
No solo para las Tablas de Retención Documental.

Eso si te lo aseguro.

El error común que he visto es que solo se codifica la estructura organizacional como un
paso que hace parte de las Tablas de Retención Documental y ya, no se usan para más lo
códigos, hasta el momento de las transferencias documentales.

(No incluyo las Tablas de Valoración Documental porque estas están orientadas a las
estructuras que existieron y yo estoy hablando de las estructuras organizacionales actuales).

Tú le puedes dar diferentes usos a la codificación de la estructura organizacional.

 La más común es para identificar el productor (área o proceso) con las series y
subseries documentales.
 Para identificar las áreas o procesos de la empresa.
 También para relacionar los trámites desde la ventanilla de radicación (o cómo la
llamen en tu empresa) con las áreas o procesos responsables de su resolución.
 Para ubicar en la parte superior de los documentos (no lo confundas con el código
del formato) e identificar así el área o proceso responsable de su elaboración.

7 puntos claves que debes tener en cuenta cuando vayas a

hacer la codificación de estructuras organizacionales
Punto clave #1. Halla la forma en la que está organizada tu entidad.

Es clave que desde el inicio determines como trabaja tu empresa.

Cuál es su estructura.

Si orgánico – funcional o si es por procesos.

O quizás trabaja bajo otra estructura organizacional distinta a las dos más comunes que te
mencioné.

Hay entidades que dicen estar organizadas por procesos pero en el fondo trabajan es bajo
una estructura orgánico – funcional.

Ahí tú debes tomar la decisión.

Si tu entidad realmente se enfoca en estructura orgánico – funcional o definitivamente
prevalece el trabajo por procesos.

También es probable que tengan ambas estructuras, en todo caso deberás tomar la decisión
de cuál será la que prevalezca, en especial para no tener enredos en la utilización de la
codificación que se le dio a la estructura organizacional.

Ten mucho cuidado, en Colombia, el Archivo General de la Nación estableció que las
entidades del estado deben basar su sistema archivístico en la estructura orgánico –
funcional.

Pero recuerda, se estableció para las entidades del estado.

Punto clave #2. Establece el sistema de codificación para la estructura

organizacional

La codificación no solo es numérica.

Ten en cuenta que también puedes usar la codificación alfabética. En esta asignas letras al
productor documental.

La codificación alfabética es más común para los procesos.

Casi siempre se usan las letras iniciales. Ejemplos:

 PR-GD (PRoceso – Gestión Documental)

 PR-GTH (PRoceso – Gestión del Talento Humano)

Aquí tú determinas los niveles de las siglas para codificar tanto los procesos como los
procedimientos, estos últimos son en los que se divide cada proceso.

Pero aunque la codificación alfabética es más común en los procesos, también se puede
usar en la estructura organizacional orgánico – funcional.

También podrías usar las iniciales de las áreas o dependencias, o usar otra combinación de
letras. En todo caso, de nuevo, eres tú (con el visto bueno de la empresa) quien determina la
codificación.

Luego está la codificación mixta, que es la combinación de las letras y los números.

Lo que sí debe imperar en el momento que codificas es que siempre debe ser clara la
relación jerárquica entre las áreas o entre los procesos y procedimientos.

Sin importar el sistema de codificación que uses, esto siempre debe ser claro.
Observación: Si tu entidad tiene área de gestión de la calidad o un responsable de este
tema, trabaja en equipo.

Punto clave #3. Identifica los niveles jerárquicos.

Aquí me centraré en la estructura orgánico-funcional.

Un nivel jerárquico hace referencia a niveles de autoridad, mando y responsabilidad con

respecto al cumplimiento de una o varias funciones de la organización.

Este artículo no trata de administración, por ende te estoy explicando conceptos generales;
así que tú puedes ahondar por ejemplo en la temática de niveles jerárquicos.

Sigamos…

Hay tres grupos de niveles jerárquicos básicos:

1. Nivel de mando alto,

2. de mando medio y
3. nivel de mando bajo.

El siguiente concepto que debes tener muy claro, es el de  Secciones y Subsecciones
documentales.

Las secciones documentales se identifican con las dependencias de mayor nivel jerárquico.

Y las subsecciones son las oficinas o grupos de trabajo en las que se divide las secciones.

En una entidad las dependencias de mayor nivel jerárquico se identifican porque son las de
mando alto.

Ojo, la Gerencia (o dirección, presidencia o despacho del alcalde, tú me entiendes) siempre

será la de mayor nivel jerárquico, pero aparte de esta área, hay otras también de mayor
nivel jerárquico.

Son las áreas macro que acompañan a la gerencia en el desarrollo de la misión institucional.
De la imagen anterior, Dirección General, Dirección Administrativa, Dirección Financiera
y Dirección de Proyectos, son las dependencias de mayor nivel jerárquico.

Por ende son Secciones.

Gestión de la Calidad es la subsección de Dirección General, y es un área de segundo nivel

jerárquico.

Luego aparecen talento humano, almacén y gestión documental que son subsecciones de
Dirección Administrativa.

Después están las áreas de nómina y salud ocupacional que son subsecciones de la
subsección de Talento Humano.

Así en este organigrama se pueden identificar tres niveles jerárquicos:

 Secciones (primer nivel),

 subsecciones (de segundo nivel) de las Secciones (de primer nivel) y
 subsecciones (de tercer nivel) de las Subsecciones (de segundo nivel).

Si por ejemplo del grupo de facturación se desprendiera otra oficina o grupo de trabajo,
entonces la estructura ya tendría cuatro niveles jerárquicos.

Observación:

El Archivo General de la Nación de Colombia entre sus muy buenas publicaciones, tiene
una que te recomiendo donde mencionan este tema (en la página siete). Solo da clic aquí.
Punto clave #4. Asigna el número de dígitos según los niveles jerárquicos.

¿Por qué es tan importante identificar los niveles jerárquicos?

Porque según la cantidad de niveles jerárquicos es el número de dígitos del código.

¿Recuerdas que la estructura organizacional de arriba se compone de tres niveles

jerárquicos?

Entonces si tú vas a codificar la estructura organizacional de arriba con un sistema

numérico, los códigos deberán tener tres dígitos.

Ten claro una cosa.

Cada dígito del código representa un nivel jerárquico.

«¿Cómo así?»

Mira el ejemplo:

Otra forma muy técnica en la que se leería el código 212 que pertenece a la oficina de Salud
Ocupacional podría ser:

La oficina de salud ocupacional es la Subsección 2 de tercer nivel de la Subsección 1 de

segundo nivel de la Sección 2 de primer nivel.

Sería lo mismo que como aparece en la imagen, solo que le agregué el nivel al que
pertenece la subsección y la sección.
Cómo ves entonces, cada dígito representa un nivel jerárquico.

Haz de cuenta que una oficina tiene el código 4218:

Fuente: Elaboración propia

La imagen anterior muestra el código 4218, lo que significa que la estructura

organizacional a la que pertenece se compone de cuatro niveles jerárquicos.

Punto clave #5. Ten cuidado con los grupos de reunión.

Tú sabes que una entidad (pública o privada) se compone de órganos decisorios,

consultores y asesores.

Una empresa siempre tiene como órgano máximo una asamblea de accionistas o de socios.

También tienen juntas directivas, juntas de administración, asamblea de usuarios, entre

otros.

Las entidades del estado de igual manera poseen estos órganos, tal vez dependiendo del
sector en el que se desenvuelven tienen nombres diferentes según las funciones que
desempeñan.

Además de estos órganos, también existen los comités.

Algo así:
Y ¿por qué no se codifican?

Porque cuando estás hablando de una estructura orgánico – funcional estos no son áreas o
dependencias sino que son grupos de personas que se reúnen a debatir sobre algún tema en
específico.

Los documentos más comunes que producen son actas y acuerdos, pero ambas series
documentales pertenecen al área responsable de la asamblea, junta o comité.

Por ejemplo, las actas de junta directiva deberían estar cargadas a la gerencia en su Cuadro
de Clasificación Documental.

Las actas de comité de gestión documental son responsabilidad del área de gestión
documental.

Y así con los demás.

Punto clave #6. No  confundas áreas o dependencias con cargos

Hay entidades que en su organigrama aparecen no áreas sino cargos y esto no está mal, ya
que es un tipo de estructura organizacional.

Pero, para facilitar la aplicación del principio de procedencia, además de los procesos de
gestión documental, entre una estructura por cargos y una estructura orgánico – funcional,
esta última es bajo la cual se debería tomar la base.
Así que si tu empresa presenta cargos en su organigrama, pero se desprende de un área o
dependencia, solo codifica el área más no el cargo.

Y en el caso que todo el organigrama esté por cargos, deberías analizarlo y convertirlo a
áreas o dependencias.

Habrá cargos como el director comercial que si se puede transformar a área: Dirección
Comercial.

Pero habrá cargos que son eso, cargos.

Tampoco caigas en el error de codificar cargos asesores, como el asesor contable, asesor
jurídico, revisor fiscal. Son cargos y en muchas entidades no son ni cargos, sino
profesionales contratados para una prestación de un servicio.

Te recomiendo revisar la anterior imagen, allí también está el ejemplo de este punto clave.

Observación: Una entidad no tiene que prescindir de uno o del otro, todo lo contrario,
puede tener un organigrama de cargos y a la ves un organigrama por áreas o dependencias.

Cada uno cumple su función.

Punto clave #7. Solo trabaja con la estructura organizacional reconocida y

aceptada.

Ya sea una estructura orgánico funcional, o por procesos, o por proyectos, etc., trabaja con
la actual.

La actual se identifica porque está reconocida y aprobada por un acto administrativo como
un decreto o resolución en las entidades públicas.

En las privadas puede ser por acuerdo de junta, o por acta, o por circular.

Lo que tu empresa utilice para fijar las decisiones.

Ten en cuenta… 
Ya sea por procesos o por orgánico funcional, cuando estos sufren alguna modificación, lo
mismo pasará con la codificación.

También ten en cuenta que te estoy hablando es de la codificación de estructuras

organizacionales y no específicamente para la organización documental.

No estoy diciendo si es mejor o peor trabajar la clasificación orgánica-funcional o funcional

o por procesos. No. Tan solo me centré en la codificación de estructuras organizacionales.