Objetivo general

El lector aplicara las técnicas y eta-

pas del proceso de organizacion.

Capitulo

rganiza

Cuatro hombres valientes que no se conocen entre si no se atreveran

a atacar a un leén. Cuatro menos valientes, pero que se conocen bien,
seguros de su confiabilidad y consecuentemente de su mutua ayuda,
atacaran resueltamente. He ahf la ciencia de la organizacion.

Coronel Charles Ardant Du Picq, 1821-1870

\ Objetivos especificos

El lector desarrollara habilidades para:

Definir el concepto organizacion.

Describir en qué consisten cada una de las etapas de la organizacién.

Distinguir los distintos tipos de organizacion.

Explicar las etapas de la organizacin.

Describir en qué consiste la division del trabajo.

Definir el concepto de coordinacién.

Describir qué son las técnicas de organizacion.

Elaborar organigramas verticales, horizontales, circulares, estructurales

y funcionales.

Elaborar e interpretar un diagrama de flujo.

Explicar en qué consiste la tipologia de la organizaci6n, asi como los tipos

de organizacion que existen.

Enumerar las principales técnicas de organizacién.

Describir cual es la importancia de los valores al disefiar una estructura

organizacional.

Aplicar los principios y las técnicas de organizacion a situaciones prdcticas.

Ejercer valores y actitudes de honestidad compromiso, colaboraci6n y :

oS responsabilidad durante el proces

eS SG eG #H eG €G 2G *#G

ae 9d eg 8G

oe

ed
56 Capitulo 4 ¢ Organizacion

Mapa conceptual

Organizacién

ee

Consiste en:

Definir
Procesos

Simplificacién
del trabajo

Establecer
estructuras

Optimizar
recursos

El proceso de organizacién requiere:

Divisién
del trabajo

Descripcién

lerarquizacién ;
Jerarq de funciones

Departamentalizacién
Coordinacién

Se lleva a cabo a través de:

Técnicas de
organizaci6n

Carta de :

Andlisi
Manuales Organigramas Diagramas distribucién de saesins
del trabajo 7
Aplicando:

Principios
4.1 Importancia de la organizaci6n

El proposito de la organizacién es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar

funciones y recursos. En otras palabras: lograr que el funcionamiento de la em-
presa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en
ella, asi como para la atencién y satisfaccidn de los clientes.

En esta etapa se definen las areas funcionales, las estructuras, los procesos,
sistemas y jerarquias para lograr los objetivos de la empresa asi como los siste-
mas y procedimientos para efectuar el trabajo.

La organizacion implica multiples ventajas que fundamentan la importancia

de desempeniar las actividades eficientemente, con un minimo de esfuerzo.

* Reduce los costos e incrementa la productividad.

® Reduce o elimina la duplicidad.

® Establece la arquitectura de la empresa.

® Simplifica el trabajo.

: 4.2 El proceso de organizacion

Division del
: . = oe trabajo
El proceso de organizacién esta constituido por las siguientes

etapas:

® Division del trabajo.

® Coordinacién.

Refuerza tus conocimientos. Revisa y analiza el video

del capitulo 4 que se encuentra en el sitio web y elabo-
ra un ensayo.

4.3 Division del trabajo

Para dividir el trabajo es necesario llevar a cabo una secuencia que abarca las
siguientes etapas:

1. Describir los procesos es el primer paso para llevar a cabo la organizaci6n;

es la descripcién de los procesos basicos, macroprocesos, o funciones prin-
cipales que se desempefian en la organizaciédn. Como ya se menciond, un
proceso es la secuencia de etapas para realizar una actividad.

Definir las funciones mas importantes.

Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos.

Establecer lineas de comunicacion e interrelacién.

Definir los microprocesos: una vez que se han definido los macroproce-
sos se procede a organizar los procesos de los departamentos o areas de la
empresa.

oe wf

4.3 Division del trabajo 57

La organizacién consiste en
el disefio y determinacién de
las estructuras, procesos,
sistemas, métodos y pro-
cedimientos tendientes a la
simplificacidn y optimizacién
del trabajo.

Coordinacién

Etapas
de la
organizacion

Etapas de la organizaci6n¢

La divisién del trabajo es la

delimitacidn de las funciones
con el fin de realizar las acti-
vidades con mayor precisidn,
eficiencia y especializacién
mediante la simplificacién de
los procesos y el trabajo.
58 Capitulo 4 # Organizacion

Jerarquizacién es la disposi-
cién de las funciones de una
organizacion por grado de
importancia y mando.

Los niveles jerarquicos son el

conjunto de areas agrupadas
de acuerdo con el grado de
autoridad y responsabilidad que
posean, independientemente
de la funcidn que realicen.

La departamentalizacion es la
division y el agrupamiento

de las funciones y actividades

en unidades especificas, con
base en su similitud.

4.3.1 Jerarquizaci6n

La jerarquizacion implica la definicion de la estructura de la empresa estable-

ciendo centros de autoridad y comunicacién que se relacionen entre si con
precision.

@ Los niveles jerarquicos deben ser los minimos e indispensables. Se debe

propiciar la creacion de organizaciones planas; es decir, con los minimos
niveles jerarquicos.

° Definir claramente el tipo de autoridad ya sea lineal, funcional y/o staff

de cada nivel.

4.3.2 Departamentalizacion

La departamentalizacion se logra mediante una division organica que permite a la

empresa desempenar con eficiencia sus diversas actividades.
Al realizar la departamentalizacioén es conveniente seguir esta secuencia.

¢ Definir los procesos.

e Listar todas las funciones.

© Clasificarlas de acuerdo con su similitud.

e Ordenarlas en relacion con su jerarquia.

® Asignar actividades a cada una de las areas agrupadas: departamentos o

areas funcionales.

e Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las funcio-

nes y los puestos.

Establecer lineas de comunicacion e interrelacién entre los departamen-

tos.

El tamafio, la existencia y el tipo de organizacion de un area deberan relacionar-

se con el tamano y las necesidades especificas de la empresa.
4.3.3 Descripcién de actividades

Cuando se han definido los niveles jerarquicos y departamentos de la empresa,

se requiere definir con toda claridad las labores y actividades que habran de
desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo 0 puestos de los distintos
departamentos o areas de la organizacion. Esta etapa de la division del trabajo
consiste en determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios
para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo. La descripcién de funciones
se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de andlisis de puestos y de
la
carta de distribucién del trabajo o cuadro de distribucién de actividades.

4.4 Estructuras de organizacién

Dependiendo de las caracteristicas y requerimientos de cada empresa, es posible

utilizar diversos tipos de organizacion aplicables a la estructuracion de departa-

mentos 0 areas; las mas usuales son:
4.4 Estructuras de organizacion 59

* Funcional. Consiste en agrupar las actividades analogas segtin su fun-

cién primordial para lograr la especializacién y, con ello, una mayor efi-
ciencia del personal. Este es el tipo de organizacién mas usual.

Direccién de
finanzas

|
|

Contabilidad = Tesoreria Presupuestos

Organizacién funcional

Por productos. Es recomendable en empresas que se dedican a la fabri-

caci6n de diversas lineas de productos. La departamentalizacion se hace
con un producto © grupo de productos relacionados entre si.

Gerencia de
planta
| |
ow.
Divisién de 5 Division de Divisién de
aceltes : pastas galletas

Organizacién por producto

e Geografica 0 por territorios. En general se utiliza cuando las areas de

la organizaci6n realizan actividades en sectores alejados fisicamente, y/o
cuando el tramo de operaciones y de personal es muy extenso y esta dis-
perso en areas muy grandes y diferentes. Se utiliza sobre todo el area de
ventas. Por ejemplo: organizar la empresa en zonas regionales.

Direccién
Latinoamérica
| |
| i
at # ‘ e * ee %
México Centroamérica Brasil (Figura 4.4 )

Organizacién geogrdfica
60 Capitulo 4 ¢ Organizacién

&

(CFigura 45)

.. Organizacion por clientes

Organizacién por procesos

Clientes. Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es servir

a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empre-
sas comerciales, principalmente en tiendas de autoservicio y almacenes
departamentales, aunque puede también utilizarse en organizaciones de
servicio e industrial.

Ventas calzado-

Caballeros

Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, cuando el proceso o

equipo es fundamental en la organizacion, se crean departamentos enfo-
cados al proceso 0 equipo (herramientas de produccidn), sobre todo si re-
portan ventajas econdmicas, de eficiencia y ahorro de tiempo, ya sea por
la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso
asi lo requiera. La secci6n de corte en un departamento y la de maquinas
de coser en otro, es un claro ejemplo de la departamentalizacién por
equipos en una fabrica de ropa.

Produccién
| |
Cortadora de Control Proyector ,
; Pulidora
plasma numérico de perfiles
.. Organizacién por equipo ics : ano
Proceso
|
| |
1
1
Moldeo Mecanizado : Electroerosién Acabado
« Secuencia. Se utiliza por lo general en niveles intermedios u operativos.
Es conveniente cuando por razones técnicas 0 econdmicas se requiere
hacer la departamentalizacion por secuencias alfabéticas, numéricas
o de tiempo. Asi, una empresa que trabaja por turnos sin interrup-
cién puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

Produccién
Turmo Tumo Tumo
matutino vespertino nocturmo

Cuando se trata de areas que manejan una gran cantidad de numeros y/o
letras, por ejemplo, un departamento de cobranzas que maneja infinidad

de tarjetas de crédito establece diversas secciones de acuerdo con la nu- .

meracion de las tarjetas; una institucion bancaria lo hace con los apellidos
de los cuentahabitantes.

Departamento
de crédito

i |

Cliente Cliente Cliente Cliente

0 - 1000 1001 - 2000 2001 - 3000 3001 - 4000

“4.5 Coordinacion

Es indispensable que la divisién del trabajo se sustente en la coordinaci6n, la

cual consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal que las funciones y
los resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempos ociosos y fugas de res-
ponsabilidad.

La importancia de la coordinacién puede ejemplificarse de una manera senci-

lla con la organizacién de un equipo de remo: de nada servira contar con magni-
ficos remeros especialistas en su area, y haberles asignado su posicién (division
del
trabajo), si no existe sincronizacion, armonia, comunicaci6n y coordinacion entre
los integrantes durante la competencia. Por mas habiles que sean los deportistas
individualmente, sus esfuerzos se nulificaran si no existe coordinaci6n.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estara en relacion directa con

la coordinacion, misma que se obtiene a través del establecimiento de lineas de
comunicacion y autoridad fluidas.

Organiza

4.5 Coordinacién 61
La coordinacidn es el proceso
de sincronizar y armonizar

las actividades para realizarlas

con la oportunidad y calidad
requeridas.
62 Capitulo 4 # Organizacion

La estructura es la forma de
disponer los niveles jerarquicos.

4 Estructura lineo-funcional

4.6 Modelos de organizacion'

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizaciona-

les que se pueden implantar en una empresa.

La determinacién de la clase de organizacion o estructura mas adecuada

depende de factores tales como el giro, magnitud, caracteristicas, recursos, ob-
jetivos, tipo y volumen de produccion de la empresa. Los tipos de estructuras
mas comunes son:

4.6.1 Lineal o militar

Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona, que toma

todas las decisiones y tiene la responsabilidad basica del mando. EI superior
asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un
solo jefe. Se le conoce como organizacién lineal o militar porque se origind en
instituciones militares, ya que la autoridad y la responsabilidad se transmiten
integramente por una sola linea.

Gerente general

Subgerente

Jefe de
departamento

4.6.2 Lineo-funcional

La organizaci6n Iineo-funcional es la que se usa con mayor frecuencia por ser la

mas practica. Se basa en agrupar las funciones de acuerdo con las areas funcio-
nales de las empresa. Las mas comunes son: mercadotecnia, recursos humanos,
finanzas, produccion y sistemas.

Gerente
de planta
Jefe de
produccién
| |
|
Producto
Compras Proceso terminado

"Este apartado fue tomado del libro de Miinch, Lourdes, Organizacion, Trillas,
México, 2012.
4.6 Modelos de organizacién

4.6.3 Staff

Este tipo de estructura surge de la necesidad de las empresas de contar con la

ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos, capaces de proporcionar
informacion experta y asesoria a los departamentos de linea. Es aconsejable en
las empresas medianas o grandes.

La organizacién staff carece de autoridad de linea o poder para imponer sus

decisiones. La autoridad se representa por medio de lineas punteadas mientras
que la autoridad lineal se representa con linea continua.

Director
general
Asesor i
juridico
|
~
i
Subdireccién de Subdireccién Subdirecci6n
administracién de operaciones de produccién

4.6.4 Comités

Consiste en asignar funciones 0 proyectos a un grupo de personas de la empresa

que se reuinen y se comprometen para discutir y decidir en comun los asuntos que
se les encomiendan. Los comités generalmente son de cardcter temporal y existen
en combinacion con otros tipos de estructura. Los comités mas usuales son:

* Directivo. Integrado por los accionistas o alta direcci6n de una empresa

que se encargan de los asuntos estratégicos.

* Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo para que ejecute los acuerdos.

® De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de supervisar las

labores de los empleados de la empresa.

2 Consultivo. Esta formado por especialistas que, por sus conocimientos 0

estudios, emiten dictamenes sobre diversos asuntos.

Director
general

:
| |

Comiterds Reclutamiento
higiene y Produccién eeaer Mercadotecnia
seguridad PESO

Estructura staff
Operaciones

Estructura por comités

63
64 Capitulo 4 # Organizacion

4.6.5 Multidivisional

Este tipo de estructura es propia de grandes empresas en las que, por la mag-
nitud de sus operaciones y para lograr una mayor eficiencia, la organizacion
se subdivide en unidades con base en productos, servicios, areas geogrdaficas o
procesos.

Presidencia
Latinoamérica

| |
|

| |

Division Divisién it
Refrescos de cola Agua purificada ebidas
energizantes

.. Estructura multidivisional

4.6.6 Holding

Con el crecimiento de las grandes empresas se crean los holdings. En su forma

mas amplia, una compafiia holding es una sociedad que esté constituida por di-
versas empresas de giros diferentes con funciones y administracién independien-
tes. Puede ser también una empresa de la que dependan unidades de negocio
autodnomas que forman parte de la empresa matriz, en la cual, sin embargo, cada
unidad de negocio funciona independientemente y mantiene los nombres origi-
nales de sus empresas, su identidad y sus propias estructuras.

Corporativo
|
| | |
| |
J eEE Compaiiia | Compafiia 2 Compaiia 3
Figura 4.15} 25% acciones 50% acciones 25% acciones

Estructura holding

4.6.7 Matricial

Esta forma de estructura es propia de grandes empresas. También se conoce

como organizacién de matriz, de parrilla o de proyectos. Es una combinacién de
distintos tipos de organizacion y consiste en combinar la departamentalizacién
por proyecto con la de funciones. De esta manera, existe un gerente funcional
a cargo de las labores inherentes al departamento, a la vez que un gerente de
proyecto es el responsable de los resultados de los objetivos de un proyecto en
el que puede participar personal de diversos departamentos 0 areas. Los involu-
4.6 Modelos de organizacién

crados en el proyecto reportan al gerente de proyecto, pero para sus funciones

normales reportan a los jefes de los departamentos a los que estan adscritos.

Se distingue de otros tipos de organizacion en que se abandona el principio

de la unidad mando en favor del sistema de mando multiple 0 de “dos jefes”. El
sistema de mando multiple requiere de una estructura administrativa solida y de
mecanismos especiales de apoyo basados en una modificacién a los esquemas
tradicionales de estructuras organizacionales.

Director
ejecutivo
| | |
| |
|
Direccién Direccién Direccién Direccién
de planta de ventas de servicios de finanzas
| ]
| |
i |
i Equipos Ventas
Perens ;
industnales de consumo
{
I

4.6.8 Transnacionales o globales

El crecimiento y la expansion de las empresas como resultado de la globalizacién

ha generado estructuras organizacionales mas complejas que varian de acuerdo
con el grado de descentralizacidn. Las mas comunes son:

Divisiones internacionales. Se mantiene la estructura del pais de ori-

gen y la division internacional opera de forma similar. Tiene la ventaja de
la transferencia de tecnologia y la desventaja de la falta de las adaptacio-
nes locales de los productos a la situacién del pais extranjero.

Sucursales internacionales. Actuan independientemente de la matriz;

las areas funcionales se estructuran de manera regional. Existe mayor
descentralizacion y la empresa matriz controla a través de los sistemas de
informacion.

Integrada. La empresa se fracciona en divisiones que se dirigen desde

una base internacional, esto permite promover la eficiencia de informa-
cion y la transferencia de tecnologia. Las filiales en distintos paises pue-
den fabricar en un pais y ensamblar en otro aprovechando las ventajas
competitivas de costo.

Estructuras mixtas. Se aprovechan las ventajas de las distintas estructu-

ras anteriores. Cada empresa nacional funciona independiente pero co-
labora y comparte capacidades con las otras empresas. La empresa cen-
tral dirige la red global, mantiene la cultura organizacional y los sistemas
para que opere eficientemente.

Figura 416)

65
66 Capitulo 4 ¢ Organizacion

(Figura 4.7)

Un organigrama es una repre-

sentacidn gréfica de la estructu-
ra formal de una organizacién;
muestra las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerarqui-
cos, las obligaciones y las lineas
de autoridad.

Director general
Latinoamérica

Direccién
corporativa

Director general
USA

Director general
Asia

‘Estructura transnacional o global

Pa Compaiiia | ss Compaiiia | — Compaiiia |

r— Compaiifa 2 bb Compafia 2 a Compajifa 2
Eee Compaiiia 3 14 Compaiiia 3 Lic Compaiiia 3

_ 4.7? Técnicas de organizacion

Las técnicas de organizacion que se utilizan en el proceso de organizacién deben

aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa. A continuaci6én se
describen las principales técnicas de organizacién.

4.7.1 Organigramas
Para representar de manera grafica las areas funcionales y delimitar funciones,
responsabilidades y jerarquias, se utilizan los organigramas o graficas de orga-
nizacién. A través de un organigrama es posible entender cémo estan estruc-
turadas las funciones, asi como los niveles de autoridad o jerarquia y las areas
funcionales que conforman a la empresa.

También se les denomina graficas de organizacion o cartas de organizacién.

Los organigramas pueden clasificarse en:
4.7 Técnicas de organizaci6n

Funcionales. Indican las areas y funciones de los

departamentos.
Especiales. Se destaca alguna caracteristica.

Generales. Representan toda la organizacién

Se llaman también cartas maestras.

Departamentales. Representan a la organizacién
de un departamento o seccidn.

Organigramas

Esquematicos. Contienen sdlo las areas

principales, se elaboran para el publico, no
contienen detalles.

- Analiticos. Mas detallados y técnicos.

Existen cuatro tipos de organigrama:

1. Vertical. Los niveles jerarquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Asamblea =
accionistas

Director

Mercadotecnia = Finanzas : C©peraciones Talento humano

2. Horizontal. Los niveles jerarquicos se representan de izquierda a derecha.

—— Comercializacién

Finanzas
Gerente
comercial
REL ESETS ee | Talento
humano
1
L Operaciones

+ Estructurales. Muestran la estructura administrativa.

67
(Figura 4.18 |

Clasificacién de los

organigramas

Organigrama vertical

a
68

Capitulo 4 @ Organizacién

3. Circular. Los niveles jerarquicos se representan desde el centro hacia la pe-

riferia.

ee
e —

ane aa

Mercadotecnia Produccién

FF

.. Organigrama circular

4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, combina el formato horizontal y

el vertical.

Director
general

renee Talento

Finanzas
humano

-— Seleccién

ee Retribuciones

Higiene y
Figura 4.22) seguridad

Organigrama mixto
4.7 Técnicas de organizacién 69

4.7.2 Manuales

Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser de politicas, depar-

tamentales, organizacionales, de procedimientos, especificos, técnicos y de
puestos.

Bes
organizacion

Departamentales Técnicos

De

De puestos procedimientos

Especificos De politicas

5n de los manuales de las organizaciones

Enseguida se presentan algunas de las ventajas de los manuales:

e Son un medio para lograr que se observen y se respeten la estructura

formal y los procesos.

* Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe

hacerse y como debe hacerse.

e Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

® Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.

4.7.3 Diagramas de proceso

También se les conoce como flujogramas.

Los diagramas de proceso permiten:

* Simplificar el trabajo.
* Mejorar los procesos.
® Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Algunos de los diagramas de proceso mas usuales son:

e Flujo de operaciones.
© Ubicacién de equipo.
* Procedimientos.

Los manuales son documentos

que contienen en forma siste-
matica, informacién acerca de la
organizacidn.

Los diagramas de proceso son

la representacién grdfica del
conjunto de actividades para
realizar una funcidén.
70 Capitulo 4 Organizacién

Un procedimiento es una serie

de actividades de cardcter re-

petitivo que se realiza en forma

cronoldgica y secuencial.

4.7.4 Simbologia

En los diagramas de flujo se utilizan distintos simbolos para indicar ciertos pro-
cesos, la figura 4.24 muestra la simbologia mas usual; otros simbolos aparecen

en la figura 4.25.

Sy lnicio.~

Revisién

Espera o demora

ctividad 0 proceso

Decisién

| Almacenamiento
Transporte 0 traslado”

Hay. operacién cuando algo esté siendo creado,

cambiado 0 afadido, es decir, cuando se modifican
las caracteristicas de ese algo.

Cuando algo es revisado, verificado o inspeccio-

nado, sin ser alterado en sus caracteristicas.

Acto: de mover de. un lugar a otro.

Etapa en que algo permanece ocioso en espera

de que algo acontezca.

También se le llama almacenamiento 0 archivo

temporal.

++ Indica una acci6n.o proceso.

Cuando se toma un curso de accién entre dos o

més alternativas.

+ Cuando se almacena 0 archiva-algo para ser

+ guardado con cardcter definitivo.

Inicio

Operacién

Traslado

Demora

Decisién

Documentos

Entrada y salida
de informacién

Correccién

Final
4.7. Técnicas de organizacién 71

4.7.5 Etapas para elaborar un diagrama de proceso

Oo procedimiento

Las etapas para elaborar un diagrama de proceso o procedimiento son:

* Compromiso y autorizacién de la direccién y de los involucrados.

* Llenar el formato de descripcién de actividades con cada de una de las

actividades, secuencias y tiempos en que se realizan.

* Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.

* Analizar el procedimiento o proceso actual, aplicar los principios de orga-

nizacion, eliminar duplicidades y simplificar tiempos y actividades.

e Presentar la propuesta con los ahorros de tiempo y costo-beneficio.

* Elaborar la descripcién del proceso o procedimiento propuesto.

e Elaborar el diagrama de flujo propuesto.

@ Obtener la aprobacién de quien realiza el proceso o procedimiento y de

su jefe inmediato.

Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.

Implantar el nuevo proceso o procedimiento.

Los procesos 0 procedimientos se describen en un formato que se llama des-

cripcién del procedimiento, con base en el cual se disefia el diagrama de flujo.
A continuacioén se muestra un ejemplo de ambos.

Num. Actividades Observaciones

f
| | Solicitar requerimiento al drea —> =}
i
2. | Se recibe informacidn solicitada 10
i mia f =
3 | Se analiza la informaci 2
I i ion oO
4 | Se envia convocatoria cS 8.
1 : 2
i
5 | Se integra carpeta y se elabora O 3
| version estenogrdfica
6 | Se elaboran tarjetas de opinion ae oS
:
7 | Se lleva a cabo la Sesién Ordinaria I
8 4 Se elabora proyecto de Acta oS 10:
2 | Se envia proyecto de Acta a los 5
i miembros del Comité =>
4
‘ :
LO. | Se incorporan comentarios-al Acta ee hee
| SS
11} Se inicia tramite de firmas 1S
1 e fi | => |

i i i

(Cfigura 426 )

Descripcién de procedimiento
72

Capitulo 4 ¢ Organizacién

Actividades
|} Solicitar requerimiento al drea
2. | Se recibe informacidn solicitada
i
3 Se analiza la informacion
4 Se envia convocatoria
5 Se integra carpeta y se elabora
version estenogrdfica
6 Se-elaboran tarjetas de opinion
7 Se lleva a cabo la Sesién
| Ordinaria
8: Se elabora proyecto de Acta
i
9 Se envia proyecto de Acta a los
miembros del Comité
10 Se incorporan comentarios al
Acta
Ul Se inicia tramite de firmas

§Jofo |

C2)
Z

{ud
Formato tabular para diagrama de proceso

4.7.6 Cuadro de distribucién del trabajo o de actividades

A través del cuadro de distribu-

cién del trabajo se analizan las
actividades que se realizan en
un departamento o en un area
con la finalidad de mejorar la
distribucién de cargas de traba-
jo y optimizar tiempos.

Por medio del cuadro de distribucién de actividades es posible:

@ Delimitar las actividades de los puestos y de los departamentos.

® Eliminar la duplicidad e ineficiencia.

e Normalizar y estandarizar procedimientos.

* Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos

eliminando tiempos ociosos.

e Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo.

4.7.7 Formulacion

Para elaborar un cuadro de distribucién del trabajo se deben realizar los siguien-
tes pasos:

® Formular una lista de los deberes 0 actividades que debe realizar cada persona.
Elaborar una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo
0 seccién.
Vaciar dichas listas en la forma del cuadro de distribuci6n de actividades.

* Complementar la informacién con la observacién y la entrevista.

Sumar verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden

a cada persona.

* Analizar el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistri-

buirse o eliminarse.

* Someter a consideracién del responsable del area.

e Con los cambios sugeridos y actualizados se elabora un nuevo cuadro.

: _Puesto boo
‘Actividad

§
i
'
{
‘
t
f
|
i}
|
+
}
1
4
i
|

4.7.8 Analisis de puestos

El analisis de puestos esta integrado por los siguientes elementos:

1. Identificacién. Datos generales del puesto.

Descripcion genérica. Descripcion sintética de las principales funciones y
responsabilidades del puesto.

3. Descripcién especifica. Descripcién detallada de las actividades que se rea-

lizan en el puesto: actividades diarias y constantes, periddicas y eventuales
y esporadicas.

4. Perfil del puesto o requisitos. Requisitos fisicos, mentales, de personali-

dad, habilidades, competencias y responsabilidades que deben cubrirse para
desempenar el puesto.
Refuerza tus conocimientos. Analiza el video y resuelve los ejercicios
del capitulo 4 que se encuentra en el sitio web.

i 4.8 Principios

Los principios que deben observarse durante todas y cada una de las etapas del
proceso de organizacién son:

4.8 Principios 73

Cuadro de distribucién
de actividades

El andlisis de puestos es una

técnica en la que se definen
pormenorizadamente las

- labores que se desempefian en

una unidad de trabajo especffi-

ca e impersonal (puesto), asi
como las caracteristicas, cono-
cimientos y aptitudes, que debe
poseer el personal que lo
desempefia.
74

Capitulo 4 ¢ Organizacion

Principio

Principios de organizacién

Postulado

Todas las actividades deben orientarse a lograr la misién de la organizacién.

El trabajo se realizard més facilmente si se subdivide en actividades especificas.

A mayor especializacién mayor eficiencia y destreza,

AORN

Establece que la organizacidn es una jerarquia. En la empresa se deberdn definir

claramente
los niveles jerérquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de propiciar el
orden y la

disciplina y evitar las fugas de responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad

necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Los subordinados no deberdn reportar a mds de un superior ya que ocasiona fugas de

responsabilidad, confusién e ineficiencia.

La filosoffa organizacional y los manuales, procesos y procedimientos deben de

estar a disposicidn del personal y las areas que tengan relacién con los mismos,
con el
fin de que se propicie la comunicacién y coordinacién entre las areas.

Un directivo no debe ejercer autoridad directa en mas de 5 0 6 reas. La

centralizacién

origina falta de control.

Las areas y departamentos de la empresa siempre deberdn mantenerse en armonia.

La empresa eficiente requiere una estructura organizacional que propicie la

sincronizacién de procesos y comunicacién efectiva.

La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa y

mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para una microempresa en

un
momento dado puede no serlo cuando ésta crezca. Es indispensable observar las ;
necesidades de la empresa y efectuar los ajustes y actualizaciones para adaptarse
al entorno. =
4.8 Principios

Organizacién

— De la misién \
— Especializacién

— Jerarquia

=! — Paridad de autoridad y responsabilidad

bo Unidad de mando

| = Difusién

—Amplitud 0 tramo de contre!

— De la coordinacién
— Continuidad E

— Manuales
3: — Diagramas
i ;
— Organigramas

t
t

+ — Cuadros de distribucién de actividades

—Tiempos y movimientos

— Ingenieria de métodos
| —Muestreo de trabajo

Técnicas y principios del proceso de organizacién

Refuerza tus conocimientos. Resuelve las autoevaluaciones, ejerci-
cios y casos del capitulo 4 que se encuentran en el sitio web.
[i aie deape on dit ca A me