ADMINISTRACION Y LOGISTICA

DIPLOMADO EN CONVIVENCIA,
2015
SEGURIDAD CIUDADANA Y PREVENCIÓN
UNIDAD I. FUNDAMENTOS DE LOGISTICA
La logística es definida por la real academia española como el
conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la
organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de
distribución.
La logística definida a continuación por varios autores
Jhon F. Magee (1968) en un libro "Industrial Logística" definió la
logística como "el movimiento de los materiales desde una fuente u
origen hasta un destino o usuario". La Londe y Grabner (1971) y
Christopher (1972) en sendos artículos publicados respectivamente,
definen la logística como la unión de la Gestión de los Materiales con
la Distribución Física. (TORRES 2004).
Según (BALLOU 1991) “la logística empresarial abarca todas las
actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de
productos que tienen lugar entre los puntos de adquisición y de
consumo”.
“Es el conjunto de actividades interrelacionadas que a partir de los
materiales entregados por el proveedor crean una utilidad en forma,
tiempo y lugar para el comprador”. [Prida & Gutiérrez (1996)].
HISTORIA DE LA LOGÍSTICA
Etimológicamente, la palabra logística proviene del griego "logistikos",
que significa saber calcular y razonar. Los romanos usaban la palabra
logística al referirse a sus administradores de ejércitos y también se
denominaba así a un grupo de científicos médicos que basaban sus
teorías en la observación. Su origen al ser netamente militar, el
logísta era el encargado de tácticamente establecer los planes para
mover y aprovisionar los ejércitos, elección de terrenos, plazas
fuertes.
Fue Leo VI, Káiser bizantino, el que introdujo este concepto de la
logística en la elaboración de las campañas militares. Durante las
Guerras mundiales, tuvo su auge la logística, pero fundamentalmente
en la II Guerra, y en particular después de ésta, donde se llegaron a
establecer reglamentos al respecto. Como ocurrió en otras ocasiones,
estas experiencias obtenidas en la esfera militar fueron asimiladas por
la esfera productiva. Fue así que en 1962 por primera vez se utilizó el
concepto de logística por Jhon F. Magee.
Prácticamente desde el principio de los tiempos del mundo, los
productos que la gente desea o no se producen en el lugar se quieren
consumir o no están disponibles cuando se desea consumirlos. Por
aquel entonces, la comida y otros productos existían en abundancia
sólo en determinadas épocas del año. Al principio, la humanidad tuvo
que optar por consumir los productos en el lugar donde se
encontraban o transportarlos a un lugar determinado y almacenarlos
allí para uso posterior. Como no existía un sistema desarrollado de
transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se
limitaba a lo que una persona podía acarrear, y el almacenamiento de
los productos perecederos era posible solamente un período corto.
Este sistema de transporte y almacenamiento obligaba a las personas
a vivir cerca de los lugares de producción y a consumir una gama
bastante pequeña de productos o servicios.
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UNIDAD II. CANALES DE DISTRIBUCIÓN
DEFINICIONES Y CONCEPTO DE CANAL Y DISTRIBUCIÓN
Distribución: Es el diseño de los arreglos necesarios para transferir la
propiedad de un producto y transportarlo de donde se elabora a
donde finalmente se consume.
Es un sistema que mueve físicamente los productos desde donde se
producen al sitio en que se pueden tomar posesión de ellos y
utilizarlos.
Canal: Conducto a través del cual se desplazan los productos desde
su punto de producción hasta los consumidores.
Son grupos de individuos y organizaciones que dirigen el flujo de
productos a los consumidores.
Canal de Distribución: Un canal de mercadotecnia (también llamado
canal de distribución) es una estructura de negocios de
organizaciones interdependientes que va desde el punto de origen del
producto hasta el consumidor. Los productores se mueven a través
de los canales de mercadotecnia por medio de la distribución física.
a. Canales de distribución para productos industriales
Los productos industriales tienen una distribución diferente de los
productos de consumo y emplean cuatro canales que son:
Productores usuarios industriales: Este es el canal más usual para los
productos de uso industrial ya que es el más corto y él más directo;
utiliza representantes de ventas de la propia fábrica. Ejemplos:
Grandes fabricantes de metal, productores de bandas
transportadoras, fabricantes de equipos para construcción y otros.
Productores distribuidores industriales consumidores industriales: En
este caso los distribuidores industriales realizan las mismas funciones
de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan las funciones
de ellos y de la fuerza de ventas de los fabricantes.
Productores agentes distribuidores industriales usuarios industriales:
En este canal la función del agente es facilitar las ventas de los
productos y la función del distribuidor es almacenar los productos
hasta que son requeridos por el usuario industrial.
Productores agentes usuarios industriales: En este caso los
distribuidores industriales no son necesarios y, por lo tanto, se
eliminan. Ejemplo: productos agrícolas.
b. Canales de distribución para productos de consumo
Los Canales para productos de consumo se dividen a su vez en cinco
tipos que se consideran los más usuales:
Productores Consumidores: Esta es la vía más corta y rápida que se
utiliza en este tipo de productos. La forma que más se utiliza es la
venta de puerta en puerta, la venta por correo y la venta por teléfono.
Los intermediarios quedan fuera de este sistema.
Productores minoristas consumidores: Este es el canal más visible
para el consumidor final y gran número de las compras que efectúa él
público en general se realiza a través de este sistema. Ejemplos de
este canal de distribución son los concesionarios automatices, las
gasolineras y las tiendas de ropa. En estos casos el productor cuenta
generalmente con una fuerza de ventas que se encargara de hacer
contacto con los minoristas que venden los productos al público y
hacen los pedidos.
Productores mayoristas minoristas o detallistas: Este tipo de canal lo
utiliza para distribuir productos tales como medicina, ferretería y
alimentos. Se usa con productos de gran demanda ya que los
fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus productos a
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todo el mercado consumidor. Productores intermediarios mayoristas
consumidores: Este es el canal más largo, se utiliza para distribuir los
productos y proporciona una amplia red de contactos; por esa razón,
los fabricantes utilizan a los intermediarios o agentes. Es muy
frecuente en los alimentos perecederos.
IMPORTANCIA DE LOS CANALES DE DISTRIBUCIÓN
Las decisiones sobre los canales de distribución dan a los productos
los beneficios del lugar y los beneficios del tiempo al consumidor.
El benéfico de lugar se refiere al hecho de llevar un producto cerca
del consumidor para que este no tenga que recorrer grandes
distancias para obtenerlo y satisfacer así una necesidad. Este se
puede ver desde dos puntos de vista:
El primero considera los productos cuya compra se favorece cuando
están muy cerca del consumidor, el cual no está dispuesto a realizar
un gran esfuerzo por obtenerlos.
El segundo considera los productos exclusivos, los cuales deben
encontrarse solo en ciertos lugares para no perder su carácter de
exclusividad; en este caso, el consumidor está dispuesto a realizar
algún esfuerzo, para obtenerlo.
El beneficio de tiempo es consecuencia del anterior ya que si no
existe el beneficio de lugar, tampoco este puede darse. Consiste en
llevar un producto al consumidor en el momento más adecuado.
Los canales de mercadotecnia también logran economías de escala
por medio de la especialización y división de la mano de obra al
ayudar a los productores que carecen de motivación, financiamientos
o conocimientos para vender directamente a los usuarios o
consumidores finales.
Funciones de canal
Los intermediarios de los canales de mercadotecnia desempeñan
varias funciones esenciales que hacen posible el flujo de bienes entre
el productor y el comprador.
Las tres funciones básicas que desarrollan los intermediarios son las
siguientes:
1 Las funciones transaccionales se refieren al contacto y
comunicación con los compradores potenciales para que tomen
conciencia de los productos existentes y explicarles sus
características, ventajas y beneficios.
2. Las funciones logísticas incluyen selección, integración, asignación
y clasificación de productos en conjuntos homogéneos o
heterogéneos.
3. Las funciones de facilitación incluye la investigación y el
financiamiento. La investigación proporciona información acerca de
los integrantes del canal y los consumidores. El financiamiento
asegura que los miembros del canal tengan el dinero suficiente para
que los productos sigan fluyendo por el canal hasta el consumidor
final.
LOS COSTOS LOGÍSTICOS Y COMPRAS
El ejecutivo que actúa en el área logística es muy importante que
tenga claro los conocimientos de costos y las características de los
costos logísticos. Ya que esto le permitirá analizar, controlar, evaluar
los costos en relación con los planes logísticos establecidos;
administrarlos con efectividad y tomar las decisiones adecuadas.
Elementos del costo
Está compuesto por: materias primas, mano de obra y gastos de
fabricación, que contablemente requieren buen manejo y control. El
cual facilitara proporcionar la información necesaria para realizar un
análisis efectivo de la rentabilidad de un sistema logístico.
Tipo de costos logísticos:
Relacionado con las actividades logísticas:
1.-Costo unitario.- Precio de compra, más los gastos para que los
artículos lleguen a la empresa (flete, seguro, transporte a empresa,
etc.)
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2.-Costo de renovación.- Suma de todos los gastos inherentes al
abastecimiento de materiales en un lapso de determinado, dividido
entre el número de órdenes de compra emitidos en el mismo periodo
de tiempo.
Los gastos para renovación o adquisición de existencias pueden ser:
a.- Gastos de ordenar: Suma de gastos efectuados desde la
preparación de la requisición hasta la emisión de la orden de compra
y su envío al proveedor.
b.- Gastos de seguimiento: Suma de gastos para conseguir que el
proveedor cumpla con remitir la mercadería en la fecha ofrecida.
Ejemplo: teléfono, etc.
c.- Gastos diversos: Gastos correspondiente a las actividades
posteriores al ingreso de materiales a la empresa.
ALMACENAMIENTO:
Los gerentes de distribución vigilan el flujo constante de productos
desde el fabricante hasta el consumidor final. Sin embargo el usuario
final tal vez no necesita o desea los artículos al mismo tiempo en que
el fabricante los produce y desea venderlos.
MANEJO DE MATERIALES:
Ingresa el inventario a la bodega, lo mueve dentro de ella y lo saca de
allí. El manejo de materiales incluye estas funciones:

3.- Costo de posesión o de almacenaje.- Relacionados con el

mantenimiento y control de los materiales que se almacena.
Gastos de inversión + G. de riesgo+ G. de cuidado + G. de
impuestos.

4.- Costo de faltantes o de roturas stock.- la falta de stock genera

muchas veces un costo adicional.

SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA

Paquete de actividades realizadas por un proveedor para asegurar
que el producto correcto este en el sitio y en el momento correctos.
EQUILIBRIO ENTRE SERVICIO Y COSTO
La mayoría de los gerentes de distribución tratan de fijar su nivel de
servicio a un punto tal, que ofrezca el mejor servicio pero a costos
mínimos. Para esto, necesitan examinar el costo total de todos los
aspectos del sistema de distribución física almacenamiento, manejo
de materiales, control de inventario, procesamiento de pedidos y
transporte a través del enfoque de costos total. La idea básica del
enfoque del costo total es el análisis de la relación de factores como
el número de bodegas, el tamaño de inventario de artículos
terminados y los gastos de transporte. Desde luego, el costo de
cualquiera de estos elementos debe examinarse también en relación
con el nivel del servicio a clientes.
-Recepción de los artículos para meterlos a la bodega o centro de
distribución.
-Identificación, selección y etiquetado de los artículos.
-El despacho de los artículos a un área de depósito temporal.
-Recuperación, selección o búsqueda de artículos para su embarque
(lo que incluye empacar el producto en su envase protector para su
embarque).
La meta del sistema de manejo de materiales es mover los artículos
con rapidez con un mínimo de manejo.
CONTROL DE INVENTARIOS:
Sistema que desarrolla y mantiene un adecuado surtido de productos
para satisfacer las demandas de los consumidores. Las decisiones de
inventario influyen mucho en los costos de la distribución física y el
nivel de servicio que se proporciona.

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ADMINISTRADORES DE INVENTARIO JUSTO A TIEMPO (JIT):
Rediseño y simplificación del proceso de manufactura mediante la
reducción de los niveles de inventario y la entrega de partes justo
cuando se necesitan en la línea de producción.
Objetivo del (JIT)
Conseguir que el trabajo fluya por el sistema de producción
según las necesidades del cliente. Esto implica entregar
materias primas o componentes a la línea de fabricación de
forma que lleguen “justo a tiempo” a medida que son
necesarios.
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Es esencial una buena comunicación entre los representantes de
ventas, el personal de oficinas y bodegas y embarques para un
procesamiento correcto del pedido.
TRANSPORTE
Se selecciona el transporte con base en el costo, tiempo de tránsito,
confiabilidad, capacidad, accesibilidad, y rastreabilidad.
DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS SERVICIOS
El sector de crecimiento más rápido en la economía es el de los
servicios, las mismas técnicas y estrategias que sirven para
manejar el inventario de productos es útiles para el manejo del
inventario de servicios:
Lo que distingue la distribución de los servicios de la distribución
tradicional, es que la producción y el consumo son simultáneos
en un ambiente de servicios. Los beneficios de un servicio son
relativamente intangibles. Ejemplo: En la distribución tradicional
o de bienes, el retraso en la producción se soluciona utilizando
existencias de seguridad, esto no es posible con los servicios ya
que los beneficios son también intangibles.
LA DISTRIBUCIÓN DE LOS SERVICIOS SE ENFOCA EN TRES
GRANDES ÁREAS.
a. Reducción al mínimo de tiempo de espera:
Reducir el mínimo de tiempo que el cliente espera en una cola,
que les sirvan en un restaurante, al esperar en el consultorio del
médico. Este es un factor clave en el mantenimiento de la
calidad del servicio.
b. Administración de la capacidad del servicio:
Para un fabricante esto se arregla surtiendo su almacén durante los
periodos de demanda pico, lo cual no es tan sencillo para las
empresas de servicios, ya que si no tienen capacidad para satisfacer
la demanda, deben de rechazar algunos posibles clientes, bajar los
niveles de servicio, o aumentar su capacidad.
c. Mejoramiento de la entrega mediante nuevos canales de
distribución.
Estos nuevos canales son capaces de prolongar el tiempo en el
que los servicios están disponibles como los cajeros automáticos
las 24hrs. O elevan la comodidad del cliente como la entrega de
pizzas a domicilio.
TENDENCIAS Y PROYECCIONES DE LA LOGÍSTICA
a. Conductuales
• Compradores más expertos y exigentes
• Crecientes expectativas del cliente
• Globalización de los mercados
• Poder de los clientes
• Los competidores domésticos como globales luchan por capturar
clientes que no los satisfacen totalmente.
b. Tecnológicas
• Automatización de la Fuerza de Ventas
• Oficinas virtuales móviles, Plataformas para dominar búsquedas y
con Internet más visual
• Mercado Multipantalla
• Realidad aumentada, Smart TVs
• La reputación online es clave
• Gaming (hacer negocios – juego)
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c. Administrativas
• Exceso de información
• Estrategia pull sobre push
• Comunicación visual
• Del Concepto de todo gratis al concepto de que en productos y
servicios de calidad todo se paga
• Uso del cloud computing
• Interpretación de los datos (minería de datos)
• Demanda de nuevos perfiles profesionales en la empresa
• Formación continua base del conocimiento.
LOGISTICA A LA INVERSA
A continuación, analizaremos las últimas definiciones de logística
reversa o inversa con el objetivo de identificar su importancia y
contribución al mundo empresarial.
1. "La logística reversa comprende todas las operaciones
relacionadas con la reutilización de productos y materiales. (…) se
refiere a todas las actividades logísticas de recolección,
desensamblaje y proceso de materiales, productos usados y/o sus
partes, para asegurar una recuperación ecológica sostenida".
2. "Es el proceso de planificar, implementar y controlar
eficientemente el flujo de materias primas, inventario en curso,
productos terminados y la información relacionada con ellos,
desde el punto de consumo hacia el punto de origen, con el
propósito de recapturarlos, crearles valor o desecharlos".
3. "Como logística reversa, en el sentido más amplio, se entienden
todos los procesos y actividades necesarias para gestionar el
retorno y reciclaje de las mercancías en la cadena de suministro.
La logística inversa engloba operaciones de distribución,
recuperación y reciclaje de los productos".
Los elementos más importantes y representativos de la logística
inversa son el tratamiento de mercancías, productos, envases,
embalajes y la disminución en origen, es decir, emplear y utilizar
herramientas en el ciclo de vida del producto para obtener la
mínima cantidad posible de residuos, desechos y materiales no
reciclables o recuperables. Es un nuevo compromiso ambiental en
la cadena de abastecimiento, que propicia el desarrollo de una
producción (o servicio) más limpia, con mejores prácticas
ambientales y de producción.
La logística reversa o inversa se propone como objetivo
estratégico económico, ya que agrega valor y diferenciación en las
compañías. El concepto hace parte de los nuevos retos
empresariales de competitividad y responsabilidad social
empresarial frente a la ecología.
LA LOGÍSTICA REVERSA O INVERSA EN LA GESTIÓN DE
LOS RESIDUOS A TRAVÉS DE UNA CADENA DE
ABASTECIMIENTO
Para reducir la contaminación generada por las empresas y
determinar los impactos derivados de los desechos de sus
productos y servicios son necesarias herramientas eficaces como
los Sistemas de Gestión de Logística Inversa o Reversa (SIGEIN)
de fácil y rápida implementación y desarrollo, que no eleven los
costos de los productos.
Para las empresas, la logística reversa o inversa es clave no solo
por motivos medioambientales, sino para gestionar de forma
eficiente los productos introducidos por diferentes motivos en la
cadena, con el fin de recuperar el máximo de su valor y
contribución.
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 Nos queda un pequeño porcentaje que por diferentes razones (tipo de
objeto, alimentos, computadores, etc.) deben regresar a su lugar de
origen: logística inversión.

¿Qué se hace con los productos devueltos?

La logística inversa gestiona el retorno de las mercancías en la

cadena de suministro, de la forma más efectiva y económica posible;
se encarga de la recuperación y reciclaje de envases, embalajes y
residuos peligrosos; así como de los procesos de retorno de excesos
de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e
inventarios estacionales.

Es el proceso de planificar, implementar y controlar eficientemente el

flujo de materias primas, inventario en curso, productos terminados y
la información relacionada con ellos, desde el punto de consumo
hasta el punto de origen, con el propósito de recuperarlos, crearles
valor o desecharlos.

Reducción en origen.

AVANCES LOGRADOS POR EL COMITÉ TÉCNICO DE LA MESA

SECTORIAL DE LOGÍSTICA

¿Por qué nace la logística inversa?

Por las devoluciones y la necesidad de qué hacer con ellas para

generar la menor pérdida posible, creándoles así un valor agregado.

Razones de devolución de productos

El 90,62% de las devoluciones se genera antes del despacho. El 8,24

se puede generar antes, durante y en el recibo del despacho. Por lo
tanto, las acciones correctivas deben estar antes de la puesta en
venta.

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RAZONES PARA APLICAR LOGÍSTICA INVERSA seguimiento en las salas de ventas. La implementación de un
sistema de trazabilidad es clave.
 Cumplimiento de la legislación ambiental.  Elementos clave: gestión de la información, gestión de la
 Beneficios económicos: disminución en los costos de demanda y gestión de los inventarios.
producción, ahorros en compra de materias primas, etc.  Las políticas de liquidaciones y reparaciones por reclamos
 Recuperación de materias primas difíciles de conseguir. deben estar alineadas para que en lo posible no haya
logística de reversa.
 Servicio al cliente y garantías.
 Recapturar: en el Brasil las empresas son responsables de la
 Responsabilidad social. logística reversa de retorno de sus productos de posconsumo
(aceite lubricante, lámparas fluorescentes, baterías de
 Ventaja competitiva.
celulares, entre otros productos), de acuerdo con lo que
expresa la legislación (normatividad).
RETOS A NIVEL EMPRESARIAL
 Logística reversa es un amplio término relacionado con las
 En materias primas: debe ser factible recuperarlas y habilidades y actividades involucradas en el gerenciamiento
reprocesarlas. de reducción, movimiento y disposición de residuos de
productos y embalajes.
 En el diseño de sus productos: no solo se exige fácil
procesamiento y ensamble, sino también facilidad de  La logística se ha convertido en una herramienta
desensamble (diseño para el desensamblaje). indispensable para que las empresas sean eficientes,
rentables y competitivas dentro de las exigencias del mercado
 Los procesos de planeación y procesamiento: deben permitir actual.
la combinación de materia prima virgen, con material
reciclable.
 La programación de producción: debe manejar el alto grado
de variabilidad de los productos y sus diferentes factores:
cantidad, disponibilidad, oportunidad de suministro, etc.
 En el manejo de inventarios: además de los problemas
anteriores, por la alta posibilidad de deterioro u obsolescencia
debido al tiempo y condiciones de almacenaje.
 En el mercado: nuevas oportunidades y nichos (mercados
verdes).

TIPS INFORMATIVOS

 La clave en todo proceso es el concepto de trazabilidad: el

rastro por el que se sostiene un sistema de control y revisión,
no sólo de los procesos, sino también de la distribución y

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 UNIDAD III

RESOLUCIÓN NÚMERO 03049 DEL 30 DE JULIO DE 2014 DE LA

RESOLUCIÓN “POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE
CONTRATACIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL” CAPÍTULO III
ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN NUMERAL 1.1

1.1 Estudios previos

Los estudios y documentos previos relacionados con la contratación

se elaborarán en la etapa de planeación de acuerdo con lo señalado
por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y con
sujeción a lo previsto en artículo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio
de 2013, sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego,
los pliegos de condiciones y el contrato, de manera que los
proponentes o el eventual contratista, respectivamente, puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la unidad
policial, así como el de la distribución de riesgos. Los estudios y
documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de
manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y
permanecerán a disposición del público durante el desarrollo del
proceso de contratación. Tales documentos deberán contener los
siguientes elementos además de los indicados para cada modalidad
de selección:

a. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer

con el proceso de contratación.

Se deberá detallar en forma precisa todo lo relativo a la necesidad del

bien o servicio requerido, estableciendo el ámbito dentro del cual la
satisfacción de la necesidad permitirá alcanzar un objetivo o la
prestación de un servicio, según corresponda. Aquí se deberá
puntualizar la justificación de la contratación, es decir, las razones
que sustentan la celebración del contrato, (el qué, el por qué y el para
qué de la contratación) para lo cual se tendrán en cuenta en especial
tres aspectos: i) La necesidad, que hace referencia a las causas que
determinan a la unidad policial a contratar el bien, servicio u obra,

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incluyendo la definición técnica de la necesidad y su respectivo
soporte. ii) La conveniencia, que apunta a la utilidad o provecho que
reportará a la unidad policial, el objeto a contratar el análisis para el
efecto deberá aludir, de ser procedente, la conveniencia ambiental,
como herramienta que oriente la decisión frente a la selección del
bien o servicio a adquirir, el que en todo caso, será el más ajustado a
la política ambiental. iii) La oportunidad, que alude a las razones que
sustentan la contratación del bien, servicio u obra, dentro del plazo en
el que se ejecutará el contrato.
Se deben identificar las distintas alternativas que existen para
satisfacer la necesidad, tanto desde el punto de vista técnico como
económico, realizar un análisis de cada una de ellas precisando la
conveniencia o inconveniencia de cada una.
b. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el
contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para
el desarrollo del proyecto.
Se considera necesario determinar la naturaleza jurídica del contrato,
el resultado que se espera obtener y su alcance. Para el efecto será
necesario señalar entre otros aspectos: i) Objeto: Descripción clara,
detallada y precisa de los bienes, servicios u obra que se requieren.
Se deben definir las características técnicas y de calidad que
permitan individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la
necesidad de la respectiva unidad policial. Para ello se deben
considerar para el estudio técnico según se trate de bienes o
servicios, aspectos tales como: posibilidades futuras de actualización,
vida útil de los bienes, compatibilidad con otras soluciones adquiridas
por la entidad, las condiciones de calidad del personal técnico para la
prestación de los servicios, y en general los elementos o condiciones
que incidan en la satisfacción de la necesidad. Así mismo, en materia
técnica será necesario contemplar los compromisos, declaraciones y
acreditaciones que deberán efectuar los eventuales oferentes, y que
serán objeto de verificación como requisitos habilitantes. ii)
Obligaciones del contratista: Se deben precisar claramente las
obligaciones que con ocasión del contrato deberá cumplir el
contratista. Para su concreción podrán usarse verbos como: realizar,
entregar, ejecutar, suministrar, atender, etc., Será igualmente
necesario considerar los servicios conexos, que corresponden a
aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, tales
como capacitaciones, mantenimiento preventivo y correctivo, soportes
técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte, disposición
final etc. iii) Obligaciones del contratante (unidad policial): Además de
las propias de su condición, deberá indicarse aquellas que
correspondan a actividades o trámites a cargo de la administración, a
partir de los cuales, el contratista estará obligado al cumplimiento de
sus obligaciones contractuales. iv) Plazo de ejecución: Término para
el cumplimiento de las prestaciones a que se obliga el contratista. v)
Forma de pago: En términos en los que claramente se señale las
condiciones de tiempo y modo en que la administración atenderá los
compromisos económicos que demanda el contrato. vi) Forma de
ejecución del contrato: Indicando todos los aspectos relevantes para
efectos de las prestaciones a cargo del contratista (entrega de bienes,
prestación de servicios, construcción de obra, etc.)
NOTA 4. Con el fin de alinear la actividad contractual de la Institución
a las buenas prácticas en materia ambiental, en esta parte del estudio
previo se incluirán las características ambientales deseables en el
bien o servicio que se pretende adquirir. Dentro de los procesos que
se adelanten con miras a la adquisición de bienes y/ o servicios, se
debe incorporar criterios articulados con la protección del medio
ambiente a partir de la inclusión de parámetros como la compra verde
o responsable, que significa la integración del componente ambiental
en la toma de decisiones de compra de bienes y contratación de
servicios. Esto implica escoger los productos y servicios en función
de:
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  Su composición.
 Su contenido. (contemplar mínimos de elementos reciclados y
procedencia de empresas que trabajan sosteniblemente).
 Las hojas de seguridad y fichas técnicas de los productos
utilizados.
 La posibilidad de reciclaje.
 Los residuos que generen.
 La eficiencia energética.
 Si tienen Eco-etiqueta (productos). Si el producto o servicio
cuenta con certificaciones ambientales, o se encuentra dentro
de los indicadores ambientales de favorabilidad y
confiabilidad.
 Si los proveedores cuentan con certificación ISO 14001 y/o si
han sido reconocidos por una autoridad ambiental por su
respeto y consideración al medio ambiente.
NOTA 5. Se denominan Compras Verdes, la adquisición de bienes o
servicios por parte de las entidades, bajo parámetros establecidos
como ambientalmente aceptables a nivel nacional, regional o
internacional. Es decir, que contemplen disposición final, materias
primas empleadas, posibilidad de reutilización etc., y cuyas
características ambientalmente amigables son certificables a través
de algún tipo de proceso estandarizado (ISO, sellos verdes locales o
internacionales).
En materia ambiental también debe considerarse el concepto de
Compras públicas sostenibles, relacionado con la satisfacción de las
necesidades de bienes, servicios y obras de tal forma que alcancen
un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que
se traduce en beneficios no solo para la institución, sino también para
la sociedad y la economía, al tiempo que reduce al mínimo los daños
al medio ambiente.
NOTA 6. Para la adquisición de bienes se deberá tener en cuenta los
siguientes aspectos:
 Propender por la participación de empresas certificadas con
la norma ISO 14001, ante entes certificadores acreditados.
 Preferir la adquisición de insumos ecológicos o
biodegradables para jabones y detergentes, que no
contemplen sustancias tóxicas, corrosivas, peligrosas o
irritantes y demás elementos de aseo, disolventes, aerosoles
(sin CFC cluorofluorocarbonados,) que no impacten
negativamente la capa de ozono, papel reciclado o
blanqueado sin cloro y todos los elementos fabricados en
material reutilizado y/o reciclado.
 Preferir tintas para impresoras y plotters que puedan ser
reutilizables, que no contemplen metales pesados y que no
ocasionen daño a la salud pública.
 Considerar la adquisición y uso de bombillos y lámparas de
bajo consumo de energía (Ahorradores).
 Considerar la adquisición de productos eficientes
energéticamente, como automóviles de alta eficiencia en el
uso de combustible y bajas emisiones contaminantes a la
atmósfera, computadoras ahorradoras de energía.
 Para equipos eléctricos y electrónicos verificar que cumplan
con los requerimientos de la Energy Star, que contemple
dispositivos de automatización para los momentos que no se
utilicen. Los elementos que conforman los equipos eléctricos
y electrónicos deben considerar el uso de elementos
reciclables y que sus baterías y acumuladores no contemplen
cadmio, plomo o mercurio. Los electrodomésticos deben
contar con calificación A, A+ o A++ en cuanto a su eficiencia
energética.
Elaborado por Área Académica ESJIM
 Priorizar la adquisición de artículos de oficina como lápices,
bolígrafos, plumones, tintas, estanterías, etc., que no utilicen
en su composición o al menos minimicen el uso de materiales
contaminantes, y que sus materiales envolventes sean
reciclables y fácilmente separables por tipo de material.
 Promover la adquisición de productos y servicios que tengan
el sello ambiental, por cuanto este símbolo es una
herramienta educativa que permite a los consumidores
nacionales identificar y orientar sus preferencias de compra,
al tratarse de productos y/o servicios que no afectan de
manera significativa el medio ambiente.
 Especificar en los estudios previos los requerimientos de
orden legal en materia ambiental de obligatorio cumplimiento
por parte del proveedor, de acuerdo con el tipo de bien a
adquirir.
 Para la adquisición de productos alimentarios y en los
contratos de arrendamiento de cafeterías o restaurantes,
incluir dentro de las obligaciones del contratista la aplicación
de buenas prácticas de manufactura – BPM según el Decreto
3075 de 1997 y la Resolución 2674 de 2013, o cualquiera otra
disposición que los modifique, adicione o reemplace.
 Adquirir productos en cuyo proceso de elaboración no se
utilicen químicos, ni tóxicos peligrosos.
 Adquirir productos en presentaciones simples cuya
disposición final permita el reciclaje, la transformación hacia
otros artículos o su fácil descomposición (sin plastificados y
sin pintura).
 Adquirir productos cuyo proceso de elaboración y ciclo de
vida se realicen con el menor consumo de agua y energía.
 Adquirir productos elaborados en material reciclado, que
contengan en su manufactura material reciclado de post-
consumo y/o que estén empacados con materiales
reciclados.
 Solicitar las licencias y/o permisos ambientales
correspondientes para cada actividad, según se requiera,
expedidos por la autoridad ambiental competente, según lo
determine la institución.
 Las obras estructurales y mantenimientos que incluyan redes
eléctricas deben cumplir con la Resolución 180466 de 2007
RETIE o las normas que la aclaren, modifiquen, adicionen o
sustituyan.
 En cuanto a los contratos de mantenimiento de piscinas se
debe dar cumplimiento a la Ley 1209 de 2008, el Decreto
2127 de 2009, y las Resoluciones 1618 de 2010, 1510 de
2011 y 4498 de 2012, o las normas que las modifiquen,
aclaren, adicionen o sustituyan.
 En la adquisición, mantenimiento y recarga de aires
acondicionados se debe solicitar el uso de refrigerantes
ecológicos tipo R407A o R410A, que no causen impactos
negativos a la capa de ozono.
NOTA 7. La Dirección de Sanidad para la adquisición de sus bienes
tendrá en cuenta si éstos una vez utilizados generan algún tipo de
residuo hospitalario, con el fin de exigir a sus contratistas o adoptar
las medidas administrativas que se requieran, acorde con lo previsto
Elaborado por Área Académica ESJIM
en el instructivo No. 000058 DISAN-AGESA del 04 de mayo de 2009
y las demás disposiciones de la normativa ambiental vigentes.
NOTA 8. En todos los contratos cuyo objeto sea la adquisición o el
suministro de bienes como los que a continuación se indican,
considerados como contaminantes del medio ambiente, con sujeción
a la legislación ambiental en materia de post-consumo, se deberá
contemplar la estipulación atinente a la responsabilidad del
contratista, para que este una vez terminada la vida útil de los bienes
que provea a la entidad, los reciba nuevamente y proceda a realizar
su disposición final adecuada.
 Llantas para vehículos y motocicletas.
 Baterías para vehículos y motocicletas.
 Pilas, acumuladores y baterías para medios de comunicación
como: celulares, avanteles, radios de comunicación, etc.
 Cartuchos de tinta.
 Computadores con todos sus accesorios, especialmente las
pantallas.
 Luminarias de todo tipo.
 Agroquímicos.
 Medicamentos vencidos.
NOTA 9. Para la contratación de servicios se deberá tener en cuenta:
 Análisis de impacto ambiental. Para ello, previo a la
contratación se hará un análisis detallado de los
componentes, material de fabricación, impactos sobre el
medio ambiente y la salud humana, además de cualquier otra
información relevante de los servicios que se van a contratar,
con el fin de establecer claramente el impacto del servicio,
teniendo en cuenta los parámetros del Plan de Manejo
Ambiental, según corresponda.
 Los oferentes no deben encontrarse en el Registro Único de
Infractores Ambiental RUIA.
 Especificar en los estudios previos los requerimientos de
orden legal en materia ambiental que debe cumplir el
contratista, de acuerdo con el tipo de servicio de que se trate.
Para el caso de obra por ejemplo, las normas que regulan el
cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposición
final de escombros de construcción, demolición, ruido, la
emisión de polvo, volumen de residuos generados,
contaminación ambiental, las relativas al manejo de
materiales nocivos (sustancias) para la flora, la fauna, salud
humana, etc.
 Incluir en las obligaciones del contratista la relativa a la
aplicación de buenas prácticas ambientales, de acuerdo con
el tipo de servicio a contratar.
 Establecer como obligación del contratista que cualquier
infracción ambiental por omisión de permisos, concesiones o
licencias ambientales que hubiese sido necesario tramitar
antes, durante y al finalizar el servicio u obra, será asumida
Elaborado por Área Académica ESJIM
 como su responsabilidad, y sobre el particular la periodicidad
con que debe presentar informes.
 El proponente contratado para la disposición final de residuos
o desechos deberá presentar las actas de disposición final
correspondientes y las licencias ambientales de quienes
realizarán dicha disposición, sean nacionales o extranjeros.
 El contratista que tenga personal bajo su responsabilidad,
deberá contemplar capacitaciones en temas ambientales
como: impactos ambientales, manejo de residuos sólidos,
líquidos, escombros entre otros, donde se realice el manejo y
actuación de los mismos, e igualmente identificar los
elementos utilizados (químicos, eléctricos, manufacturación,
entre otros), para el bien o servicio que se va a realizar, de
acuerdo a cada actividad específica que se desarrolle.
 Solicitar en lo posible al contratista el Análisis de Ciclo de
Vida del producto y/o servicio a contratar, según corresponda.
NOTA 10. Para adquirir bienes y/o servicios se recomienda consultar
los directorios de empresas que participan en programas de gestión
de las autoridades ambientales, como es el caso del
ECODIRECTORIO EMPRESARIAL DE BOGOTÁ, elaborado por la
Secretaría Distrital de Ambiente. Con respecto a las compras públicas
sostenibles, la guía conceptual y metodológica de compras públicas
sostenibles del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible.
NOTA 11. En materia de la construcción y/o adecuación de
instalaciones policiales deberá considerarse, además de los requisitos
ambientales, ecológicos y bioclimáticos enunciados, los siguientes
aspectos a fin de que las nuevas estructuras físicas cuenten con:
 Iluminación natural a fin de evitar la utilización en horas
diurnas de luz artificial.
 Ventilación natural a fin de evitar la utilización de aire
acondicionado y/o ventiladores.
 Colores claros que resalten la luz natural.
 Trampas de grasas que filtren las grasas, jabones y aceites
no emulsionados en los casinos, ranchos y/o cocinas.
 Tanques recicladores para reutilizar aguas lluvias, en la
realización de tareas de aseo como: lavado de vehículos,
pisos, riego de plantas etc.
 Instalación de dispositivos (llaves, grifos) ahorradores de
agua para los baños y cocinas.
 Instalación de bombillos de bajo consumo energético.
 Adecuación y/o construcción de un centro de acopio temporal
o portátil para residuos (peligrosos y no peligrosos
aprovechables), para la respectiva separación y clasificación
de los residuos generados.
 Cuando se trate de un proyecto, obra o actividad de este tipo
es necesario considerar las restricciones de carácter legal,
que deben ser tenidas en cuenta (reservas forestales, áreas
forestales, parques nacionales, usos del suelo, ocupación del
espacio público, bienes de interés cultural y patrimonio
arqueológico, comunidades indígenas y negras), además del
cumplimiento de la normativa ambiental vigente en cuanto al
manejo de escombros, residuos peligrosos generados,
ocupación de cauces, de lo cual se debe solicitar registro de
cumplimiento.
 Se debe certificar la legalidad de los materiales pétreos y
maderables utilizados en las obras de mantenimiento y
construcción.
 En la construcción de unidades de tratamiento para aguas
residuales, las cuales generen vertimientos, el contratista
deberá hacer todos los estudios previos de análisis a las
aguas y el cuerpo de agua receptor y tramitar las licencias
requeridas por la autoridad ambiental competente.
Elaborado por Área Académica ESJIM
  Manual de funcionamiento y operación de los elementos que
han instalado, involucrando componentes ambientales para el
manejo de los mismos.
NOTA 12. En los estudios previos de los contratos de obra cuyo valor
supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la
modalidad de selección, se deberá determinar la necesidad de contar
con interventoría (Par. 1º art. 83 Ley 1474 de 2011). En los contratos
de obra igualmente se deberá observar en materia de licencias, lo
previsto en el artículo 192 del Decreto - Ley 019 de 2012, con
respecto a la licencia de construcción con el fin de verificar
únicamente el cumplimiento de las normas de sismo resistencia y
demás reglamentos técnicos que resulten aplicables. Así mismo se
deberá verificar las autorizaciones permisos y licencias requeridos
para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción,
los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
La intervención de bienes de interés cultural del ámbito nacional
deberá contar con la autorización del Ministerio de Cultura o el
Archivo General de la Nación, según el caso. Para el patrimonio
arqueológico, esta autorización compete al Instituto Colombiano de
Antropología e Historia (Inc.3 art.212 D.L.0019 de 2012). La
intervención de un bien de interés cultural del ámbito territorial deberá
contar con la autorización de la entidad territorial que haya efectuado
dicha declaratoria (inc.4 art.212 D.L.0019 de 2012).
NOTA 13. En los eventos en que para el pago del contrato se prevea
la entrega de anticipo o de pago anticipado, en el respectivo estudio
previo se deberá consignar la justificación para el efecto, indicando el
beneficio económico, técnico, administrativo o de cualquier otra
índole, que la forma de pago le reportará a la unidad policial.
c. La modalidad de selección del contratista y su justificación,
incluyendo los fundamentos jurídicos.
Se expresarán las razones que llevan a escoger la modalidad de
selección de que se trate, indicando sobre el particular, los aspectos
que se consideran determinantes para la aplicación de una u otra
modalidad. (Podrán considerarse para los efectos enunciados las
características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación, la cuantía o destinación de los bienes, servicios u obra,
la naturaleza de los contratantes, etc.)
d. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando
el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la unidad
policial contratante deberá incluir la forma como los calculó y soportar
sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso
del concurso de méritos, no se publicarán las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato y cuando se trate de
concesiones, no se publicará el modelo financiero utilizado en su
estructuración (num.4 art.20 D.1510 de 2013).
Los precios estimados deberán soportarse en las características
técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las
condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las prestaciones
contractuales. La consulta de precios de mercado se incluirá como
parte del análisis realizado. En el numeral 1.2 de este capítulo se
incluye lo relacionado con el estudio de mercado.
Elaborado por Área Académica ESJIM
e. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
De conformidad con lo previsto en el artículo 88 de la Ley 1474 de
2011 que modificó el numeral 2º del artículo 5º de la Ley 1150 de
2007, la oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta
los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación
precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la
unidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los
contenidos en dichos documentos.
Para cada variable o aspecto que se determine como criterio de
selección se deberá indicar su pertinencia y conducencia.
De acuerdo con lo previsto en la Ley 816 de 2003, se debe establecer
un puntaje entre el 10% y el 20% para estimular la industria nacional.
Cuando la oferta es de bienes y servicios extranjeros, se debe
establecer un puntaje de entre el 5% y el 15%, cuando tales ofertas
incorporan bienes colombianos (artículo 2 de la Ley 816 de 2013)
Para adquirir bienes y servicios, las unidades policiales deben
establecer que el 20% del total de la calificación de las ofertas sea
otorgado a las ofertas de bienes agropecuarios colombianos tanto
productos frescos como productos procesados. (Colombia Compra
Eficiente - Circular No.7 de 3 de octubre de 2013 sobre Incentivos a
los bienes agropecuarios nacionales en el sistema de compras y
contratación pública)
Mientras el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y Colombia
Compra Eficiente establecen la forma como el oferente debe certificar
la nacionalidad de los bienes agropecuarios ofrecidos, el oferente
debe presentar un certificado expedido por una asociación
agropecuaria o asociación campesina debidamente inscrita en la
cámara de comercio correspondiente. (Colombia Compra Eficiente-
Circular No.7)
NOTA 14. En los pliegos de condiciones las unidades policiales
deben establecer dentro de los criterios de calificación de las
propuestas, los incentivos para los bienes, servicios y oferentes
nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la
existencia de trato nacional. Incentivos que no serán aplicables en los
procesos para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes, artículo 151 del Decreto 1510 de 2013. Con
sujeción a la mencionada norma se consignará en los pliegos de
condiciones los puntajes que se otorgarán, dentro de los criterios de
calificación de las propuestas. Para el efecto, se deberán tomar como
referencia las definiciones sobre bienes y servicios nacionales
contenidas en el Decreto 2680 de 2009. (art.3º D.1510/13) o las
normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan
f. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
Se deben identificar las posibles aleas anormales del contrato, con el
fin de prever el manejo de los riesgos y de esta forma facilitar la
ejecución del mismo. Para los efectos mencionados debe
considerarse la definición de riesgo contenida en el artículo 3º del
Decreto 1510 de 2013, que señala: “Riesgo es un evento que puede
generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un
Contrato”.
Los riesgos involucrados en la contratación corresponden entonces, a
todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el
desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar
su resultado o los objetivos del mismo, pero que dada su
Elaborado por Área Académica ESJIM
previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente
pactadas en los contratos, excluyéndose así del concepto de
imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993.
El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y
cuantificable en condiciones normales.
Con respecto a la distribución de riesgos en los contratos estatales, el
artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 establece “Los pliegos de
condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación,
tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la
contratación”. Con sujeción a ello para los efectos enunciados
deberán determinarse los aspectos que pudieran amenazar la
eficiencia y la efectividad del contrato, identificando las causas que
puedan generar los riesgos y el impacto que tal situación pueda
producir con relación a los resultados esperados con la ejecución del
contrato.
Según lo prevé el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, las unidades
policiales deben evaluar el riesgo que el proceso de contratación
representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo
con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra
Eficiente.
En el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente,
en desarrollo de lo ordenado por el artículo 159 del Decreto 1510 de
2013, se expresa “La administración o el manejo del riesgo debe
cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la
liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o
la disposición final del bien, y no solamente la tipificación, estimación
y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del
contrato.”
Se trata entonces de realizar el análisis del riesgo considerando con
anticipación las eventualidades muy propias del negocio de que se
trate, sus especiales condiciones y la complejidad del objeto
contractual, así como establecer cuál es la parte que estará en
mejores condiciones de controlar el riesgo.
De conformidad con el ya citado Manual para la Identificación y
Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por
Colombia Compra Eficiente, “para reducir la exposición del Proceso
de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden
presentar, la entidad debe estructurar un sistema de administración
de Riesgos…” Para el efecto, los siguientes aspectos deben ser
considerados:
 Los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato
como resultado del proceso de contratación;
 Los eventos que alteren la ejecución del contrato;
 El equilibrio económico del contrato;
 La eficacia del proceso de contratación, es decir, que la
unidad policial pueda satisfacer la necesidad que motivó el
proceso de contratación; y
 La reputación y legitimidad de la unidad policial como
encargada de prestación del servicio.
Elaborado por Área Académica ESJIM
NOTA 15. Para la identificación y distribución de los riesgos se deben
considerar los siguientes factores: i) Establecer un contexto interno y
externo con el fin de evaluar aquellos factores que permiten la
materialización del mismo actuando como causas. ii) Precisar qué
puede suceder en perjuicio del contrato, definiéndolo como riesgo con
el fin de tratarlo. iii) Analizar el riesgo identificado con el fin de
identificar los factores, agentes generadores, causas, formas de
materialización y efectos. iv) valorar el riesgos frente a los conceptos
de probabilidad (exposición frecuencia) e impacto del mismo frente al
contrato a realizar. v) Determinar quién debe asumir el riesgo
(contratante – Contratista), al igual que la opción de tratamiento a
tomar y las acciones de control a aplicar a las posibles causas
identificadas al riesgo. vi) Seguimiento a las acciones de control: en
esta etapa se debe realizar un seguimiento adecuado y puntual a las
acciones de control planteadas dentro del plan para mitigar los
riesgos identificados y evitar su materialización.
La metodología para la identificación, estimación y distribución de los
riesgos, se encuentra dispuesta en el Manual para la Identificación y
Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, el cual se
encuentra disponible para su consulta y aplicación en el link
http//www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. El registro de los
riesgos se realizará de acuerdo con el formato de Estudios Previos
elaborado por la Dirección Administrativa y Financiera.
Una vez identificados los riesgos del proceso de contratación, según
lo señala el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en
los Procesos de Contratación, expedido por Colombia Compra
Eficiente, la respectiva unidad policial debe clasificarlos según su
clase, su fuente y la etapa del proceso de contratación en la que se
encuentra el riesgo, y su tipo.
NOTA 16. El Documento Conpes 3714 de 2011 clasifica los riesgos
de acuerdo con los siguientes tipos:
Riesgos económicos: son aquellos que se derivan del
comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de precios de
los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos entre
otros.
Riesgos sociales o políticos: son aquellos que se derivan por cambio
en las políticas gubernamentales que sean probables y predecibles,
tales como cambio en la situación política, sistema de gobierno y
cambio en el sistema social que impacten en la ejecución del
contrato.
Riesgos operacionales: son todos aquellos riesgos asociados a la
operación del contrato (al desarrollo del contrato). Ejemplo: plazos,
montos previstos para el desarrollo que no se ajustan a las
necesidades del contrato, causas imputables a las partes.
Riesgos financieros: este riesgo tiene dos componentes básicos: el
riesgo de consecución de financiación o liquidez, y el riesgo de las
condiciones financieras.
El primero hace referencia a la dificultad de conseguir recursos
financieros, ya sea en el sector financiero o en el mercado de
capitales para lograr el objetivo del contrato. El segundo se refiere a
los términos financieros de dichos recursos, entre los cuales
encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías,
refinanciaciones entre otro.
Riegos regulatorios: son los posibles cambios reglamentarios o
regulatorios que siendo previsibles afecten el equilibrio contractual.
Ejemplo: cambio en las cifras, mercados regulados, regímenes
especiales, planes de ordenamientos territorial, expedición de normas
de carácter técnico o de calidad entre otros.
Elaborado por Área Académica ESJIM
Riegos de la naturaleza: son los eventos de la naturaleza causados
sin la intervención de la mano del hombre o su voluntad, que aunque
pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnostico están fuera del
control de las partes, para la determinación de su existencia y/o
previsibilidad.
Riesgos ambientales: se refieren a las obligaciones que emanan o
surgen de las licencias ambientales, de los planes de manejo
ambiental, de las condiciones ambientales y ecológicas exigidas y de
la evolución de las tasas retribuidas y del uso del agua, ejemplo:
cuando dentro de la ejecución del contrato se configuren pasivos
ambientales causados por la mala gestión de la licencia ambiental
conferida para el cumplimiento del contrato.
Riesgos tecnológicos: se refieren a eventuales fallos en las
telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento
de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser
tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la
obsolescencia tecnológica.
En los estudios previos de los procesos de contratación y en los
pliegos de condiciones, se deberán incluir los riesgos que se estima
puedan afectar la ejecución del contrato y que hayan sido
identificados en la matriz de administración de riesgos que se elabore
para el respectivo proceso. Esta misma matriz debe incluirse en el
proyecto de Pliego de Condiciones o su equivalente y la información
contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del
proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a
garantías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser
incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta
del contrato.
Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre la
tipificación, estimación y asignación de riesgos en las observaciones
al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, la cual será
obligatoria en la licitación pública y voluntaria para las demás
modalidades de selección en las que se considere necesario, caso en
el cual, se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión
acontecida. En la audiencia de asignación de riesgos, se debe
presentar a los interesados el análisis de riesgos efectuado y la matriz
incluida en los pliegos, así como revisar la asignación de los mismos.
El ejercicio para el análisis de riesgos debe efectuarse para cada
proceso, en el entendido que éstos no pueden estandarizarse pues,
cada proceso de contratación tiene su propia complejidad y
características. El análisis de riesgos deberá efectuarse con arreglo a
la metodología para la identificación, estimación y distribución de los
riesgos, prevista en el Manual para la Identificación y Cobertura del
Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por Colombia
Compra Eficiente.
Elaborado por Área Académica ESJIM
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos previstos, debe
constar en el pliego definitivo, así como la justificación de su
inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su
objeto contractual no se encuentren. La presentación de la oferta
implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de
riesgos previsibles efectuada por la entidad en el respectivo pliego
g. Las garantías que la Entidad contempla exigir en el proceso de
contratación.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a
amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el
caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo
con la reglamentación sobre el particular.
Se establecerán los distintos aspectos evaluados para exigir al
oferente y al contratista, la constitución de garantías que
correspondan al tipo de obligación de que trate. Además, se precisará
la necesidad de solicitar amparos autónomos para garantizar otros
riesgos (responsabilidad civil extracontractual).
Las garantías en la contratación deberán cubrir el cumplimiento de las
obligaciones surgidas en favor de la entidad (unidad policial) con
ocasión de: i) la presentación de las ofertas; ii) los contratos y su
liquidación; iii) los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
(unidad policial), derivados de la responsabilidad extracontractual que
pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas. (Art. 110 D.1510 de 2013)
En los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o
naturaleza se considere necesario con ocasión de los riesgos del
contrato, se deberá exigir el otorgamiento de una póliza de
responsabilidad civil extracontractual que proteja a la entidad de
eventuales reclamaciones de terceros derivadas de las actuaciones,
hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. La
responsabilidad extracontractual para los efectos enunciados
solamente puede ser amparada con un contrato de seguro (Art.114
D.1510 de 2013)
Se podrá prescindir de la exigencia de garantía de seriedad de la
oferta, para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de
bienes.
Igualmente las unidades policiales podrán abstenerse de exigir las
garantías establecidas en el Título III del D.1510 de 2013 para los
contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa, salvo
que en el estudio previo correspondiente se establezca la
conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del
contrato respectivo. (Art. 77. D. 1510/13). En todo caso, cuando se
considere que no es necesario exigirla se deberá justificar en el
respectivo estudio previo las razones que originan tal determinación.
Elaborado por Área Académica ESJIM
Con sujeción a lo previsto en el artículo 91 Ley 1474 de 2011, se
deberá tener en cuenta que en los contratos de obra, concesión,
salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista debe
suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio
autónomo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la
Superintendencia Financiera, a la cual la entidad debe entregar el
valor del anticipo.
Los recursos entregados a título de anticipo dejan de ser parte del
patrimonio de la entidad para conformar el patrimonio autónomo. Los
recursos del patrimonio autónomo y sus rendimientos son autónomos
y serán manejados de acuerdo con el contrato de fiducia mercantil.
(Art. 35 D.1510/13). Para efectos de las condiciones del patrimonio
autónomo se sugiere consultar los documentos que expida Colombia
Compra Eficiente
h. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un
acuerdo comercial
Las unidades policiales deberán observar las obligaciones que en
materia de acuerdos comerciales vinculen al Estado colombiano, para
lo cual establecerán si la respectiva contratación a realizar se
encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto verificarán:
 Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras
públicas.
 Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del
capítulo de compras públicas.
 Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran
excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
NOTA 17. Cuando el proceso de contratación esté sometido a uno o
varios Acuerdos Comerciales, la unidad policial debe elaborar el
cronograma de acuerdo con los plazos previstos en dichos Acuerdos
Comerciales. (Art. 148 D.1510/13). Si un mismo proceso de
contratación está sometido a varios acuerdos comerciales, la unidad
policial debe adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de
la totalidad de los compromisos previstos en ellos. (Art. 149
D.1510/13). Adicionalmente, se deberán tener en cuenta entre otros
aspectos los siguientes: trato nacional, publicación del proceso de
contratación que permita accesibilidad de los posibles oferentes,
especificaciones técnicas claras y necesarias, condiciones de
participación esenciales, experiencia previa que no discrimine la
participación de eventuales oferentes.
Con respecto al trato nacional el art.150 del D.1510/13 señala que
este se debe conceder a: i) los oferentes, bienes y servicios
provenientes de los Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos
Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos; ii) a los
bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista
un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno
Nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios
nacionales gozan de trato nacional , con base en la revisión y
comparación de la normativa en materia de compras y contratación
pública de dicho Estado. (Para efectos de consulta esta puede
hacerse en el
link:http://wwwcolombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de-trato-
nacional-por-reciprocidad); iii) a los servicios prestados por oferentes
miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta
la regulación andina aplicable a la materia. (Consulta link:
http://www.comunidadandina.org/Quienesaspx)
Elaborado por Área Académica ESJIM
La Dirección Administrativa y Financiera deberá periódicamente
remitir a las unidades policiales, la información sobre los Acuerdos
Comerciales a los que estarán sometidos los diferentes procesos de
contratación de la entidad.
Para determinar los Acuerdos Comerciales a los cuales está sujeto un
Proceso de Contratación, se recomienda utilizar el Manual para el
Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de
Contratación de Colombia Compra Eficiente (Versión M.MACPC-03) o
cualquier otro documento que para el efecto expida la citada entidad.
UNIDAD IV
CARACTERIZACIÓN DEL GRUPO SINGERGIA LOGISTICA DEL
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (SILOG)
Que es el SILOG?
SILOG, sigla que identifica al Sistema de Información Logística del
Sector Defensa, como grupo de homologación logística permite
reaccionar rápidamente para cubrir las necesidades de la Fuerza
Pública su función es la de implementar y administrar la plataforma
logística SAP, basando sus actuaciones en el pilar de la
homologación de las mejores prácticas logísticas por medio de la
herramienta tecnológica SAP.
Cuál es la historia del SILOG?
En abril de 2004 nació el SILOG, uno de los proyectos más grandes
del gobierno colombiano que ha recibido todo el apoyo de su
homólogo norteamericano. El SILOG incluye software por parte del
gobierno americano y el estado Colombiano se encargaría de la
parametrización, la adquisición del hardware, infraestructura de las
comunicaciones, aseguramiento de la calidad, capacitación,
entrenamiento, mantenimiento de licencias, sostenibilidad y
crecimiento del proyecto; se inicio a trabajar en el programa el 25 de
julio de 2004, el nombre inicialmente cuando se estaba trabajando
en el Ejercito se llamaba SILOG, Sistema Logístico,
posteriormente cuando se inició ya el trabajo se le cambió, con la
misma sigla, SILOG, Sinergia Logística y en la actualidad con la
misma sigla se denomina Sistema de Información Logística del
Sector Defensa que integra a las cuatro Fuerzas Armadas de
Colombia: Ejército nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea
Colombiana y Policía Nacional.
En poco tiempo, el SILOG logró que al interior de la Fuerza Pública se
cuente con una de las mejores prácticas logística a nivel mundial,
como lo es el manejo eficiente de un ERP, lo cual significa un mejor
equipamiento, rápido y eficiente, que provee a la Fuerza Pública, los
equipos y municiones que necesitan, para derrotar el terrorismo.
Lo que hoy conocemos como SILOG se ha logrado gracias a la
implementación del sistema SAP R/3 en sus inicios y hoy en día en la
con el SAP ECC 6.0 como plataforma tecnológica, a una planeación
acertada que permitió minimizar la posibles variable que
conllevaran al fracaso y su mayor fortaleza es el talento humano.
La planeación se llevó en cuatro fases así: Las fases I y II se
llevaron a cabo en el
2005 con unidades piloto del Ejército Nacional y la Fuerza
Aérea, las cuales basadas en de la experiencia ganada
permitieron ajustar la planeación y las proyecciones, en el año 2007
se decidió iniciar la implementación con las unidades de la Armada
Elaborado por Área Académica ESJIM
Nacional y la Policía Nacional de Colombia, para lo cual se consolido de Estrategia y Planeación (Ministerio de Defensa Nacional), el grupo
un nuevo grupo de funcionarios con perfiles y competencias definidas SILOG aportaría sus conocimientos para el mejoramiento de los
por la alta gerencia que conformarían el denominado: Plan choque procesos y procedimientos en las prácticas logísticas que
manejan al interior de cada institución y se capacitarían en el
(Directiva Ministerial Nº 16 del 17 de Septiembre de 2004 “Creación”,
manejo de la plataforma.
Directiva Ministerial Nº 09 del 08 de Agosto de 2008 “Obligatoriedad
de uso”, Directiva Ministerial Nº 11 del 14 de Junio de 2007 “Plan
Choque”, Directiva Ministerial Nº 24 del 24 de Julio de 2009,
“Modificación Anexo A Plan Choque”), donde sus funciones eran
las de fortalecer los diferentes procesos en busca de la misión
institucional del Ministerio de Defensa Nacional.

Actualmente todas las unidades de la Fuerza Pública cuentan de

manera eficiente con el sistema SAP ECC 6.0. Cuál es la Misión o Propósito General del SILOG?

Como y quienes conforman el SILOG?

El Ministerio de Defensa Nacional, bajo la dirección del Presidente de
la República, conduce a las Fuerzas Militares y a la Policía Nacional,
mediante la formulación, diseño, desarrollo y ejecución de las
El SILOG está conformado por las secciones:
políticas de defensa, seguridad nacionales. El fin último del esfuerzo
que se realice es mantener la soberanía nacional, la independencia,
la integridad territorial y el orden constitucional y contribuir a
garantizar las condiciones necesarias para el ejercicio de los
derechos, obligaciones y libertades públicas...

Quienes conforman el SILOG

Cuál es la Visión u Objetivo Nacional del SILOG?

Las secciones son integradas por personal del Ministerio de Defensa

Nacional, Fuerzas Militares de Colombia, la Policía Nacional y
funcionarios no uniformados, este personal es altamente calificado
en el manejo de diferentes disciplinas del conocimiento, qué con sus
experiencias y conocimientos alimentan la filosofía del grupo SILOG.
Los segundos comandantes de las Fuerzas Militares, el señor
subdirector de la Policía Nacional son los directamente responsables
desde sus inicios de la implementación y la sostenibilidad, los
integrantes de la empresa de consultoría del SAP, el Vice Ministerio
Avanzar hacia un sector Defensa y Seguridad con capacidad para
adaptarse a los retos que imponen las diferencias amenazas
convencionales y no convencionales, así como de garantizar un
territorio nacional consolidado y seguro, en un marco de respeto de
los Derechos Humanos, administración efectiva y personal altamente
calificado.

Elaborado por Área Académica ESJIM

Cuál es la responsabilidad central del SILOG?
SAP “ SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS E N
Implementar y mantener el sistema de información integrado y PROCESAMIENTO
modular “SAP” en las áreas de logística, mantenimiento y financiera DE DATOS”
para las unidades administrativas que conforman la Fuerza Pública.
Que es un ERP?

Las siglas traídas del idioma Ingles ERP (Enterprise

Resource Planning), traducen planeación de recursos
empresariales, es un sistema de gestión
empresarial integrado y diseñado para facilitar los
procesos de las empresas, proporcionando
centralización y control de la información, su misión
es facilitar la planificación de los recursos, mejorando
las estrategias y brindando mayores ventajas
competitivas en el ámbito empresarial.

Historia del sistema SAP como empresa

La corporación SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim,

Alemania, por antiguos empleados de IBM bajo el nombre de "SAP
Systemanalyse, Anwendungen und Programmentwicklung". (El
análisis de sistemas, aplicaciones y desarrollo de programas.)" El
nombre fue tomado de la división en la que trabajaban en IBM. Pero
en la actualidad SAP traducido al idioma español es “Sistemas,
Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos”; se ha
desarrollado hasta convertirse en la quinta más grande compañía
mundial de software. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el
nombren de la empresa y el de un sistema informático. Este sistema
comprende muchos más que módulos completamente integrados,
que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración
empresarial. Ha sido desarrollado para cumplir con las necesidades
crecientes de las organizaciones mundiales y su importancia está
más allá de toda duda.

Elaborado por Área Académica ESJIM

A comienzos de 2004 sostuvo conversaciones con Microsoft
sobre una posible fusión. Las empresas dijeron que las
conversaciones finalizaron sin un acuerdo. Sin embargo, a comienzos
del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y
Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office
de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet".
SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo, así ofrece un
sistema único que soporta todas las áreas en una escala global.
SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran número de
sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en
organizaciones ya establecidas, con un solo sistema modular. Cada
módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para
trabajar con otros módulos. Está totalmente integrado ofreciendo
real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa.

SAP es una compañía alemana, pero opera en todo el mundo, con 28

sucursales y afiliadas y 6 compañías asociadas, manteniendo oficinas
en 50 países y 25 en el sectores industriales, cuenta con más 35.873
Empleados, Posee más de 13’000.000 de usuarios en el Mundo,
100.700 Implantaciones.

Es un ERP que se encuentra para el Ministerio de Defensa Nacional

la versión ECC 6.0 que entre otras funcionalidades permite su manejo
en múltiples idiomas facilitando su operatividad.

El aplicativo SAP puede ser consultado en tiempo real, es un sistema

de información centralizada que brinda control permanente, es
modular e integrado esto facilita la adquisición de paquetes supliendo
las necesidades individuales, sin presentar traumatismos en el
momento de la integración.

La sigla SAP, al idioma español es “Sistemas, Aplicaciones y

Productos en Procesamiento de Datos”

Elaborado por Área Académica ESJIM

Entorno del sistema SAP
PLM - Product Lifecycle Management, “Gestión efectiva de la
producción y desarrollo de productos y servicios”.
CRM- Customer Relationship Management, “Servicio al cliente,
empresas centradas en el cliente”.
SCM- Supply Chain Management, “Control de stocks y gestión de la
cadena de suministro”.
SRM- Supplier Relationship Management, “Gestión de relaciones con
proveedores”.
BI- Business Intelligence “Negocios inteligentes”.
BSC- Balanced Scorecard “Cuadro de mando integral equilibrado”
BW- Business Warehouse “Negocios, Administración, gestión de
almacén”.
EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA “SIIF”
El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es una
herramienta modular automatizada que integra y estandariza el
registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una
mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus
entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y
confiable.
El SIIF como sistema centralizado esta soportado en una arquitectura
de software Cliente-Servidor implementado en un servidor ubicado en
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los equipos de cómputo
Clientes de los usuarios se encuentran en las entidades y acceden al
SIIF para efectuar sus transacciones utilizan como medios
de comunicación la Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano
RAVEC y a través de Internet usando una Red Privada Virtual
(VPNSSL).
La situación financiera de cualquier organización, pública o privada,
constituye un insumo básico para los procesos de toma de decisiones
a todos los niveles y, en general, un elemento crítico para evaluar su
gestión en organizaciones pequeñas y poco complejas el
conocimiento detallado de este tipo de información resulta
relativamente simple: las funciones de gestión están fuertemente
concentradas y los procedimientos aplicados son sencillos de
monitorear, permitiendo extraer en cada momento los datos que se
consideran relevantes.
En organizaciones complejas, caracterizadas por la especialización
de las funciones atribuidas a los distintos órganos, divisiones y/o
departamentos, el conocimiento de la situación financiera, derivada
de la gestión, requiere una estricta disciplina procedimental y la
existencia de claros criterios de general aceptación, de modo que
cada sujeto que participa en el proceso de gestión global, opere
consistentemente con el resto de la organización. Con base en lo
anterior es factible establecer sistemas de información capaces de
facilitar datos homogéneos, referidos a periodos de tiempo
delimitados.
Elaborado por Área Académica ESJIM

Normatividad del SIIF Nación; Decreto 2789 de 2004, el SIIF Nación
es un aplicativo modular automatizado que integra la gestión
financiera pública, con el fin de generar eficiencia en el uso de los
recursos públicos y de brindar información confiable y oportuna. La
Administración del Sistema está en cabeza del Viceministerio General
de Hacienda. Las entidades que conforman el Presupuesto General
de la Nación están obligadas a registra en el SIIF Nación la gestión
presupuestal, contable y de tesorería. Las entidades que conforman
el Presupuesto General de la Nación que no estén en línea
registrarán la información mediante archivos planos. La información
registrada tiene carácter oficial.
Cuál es la relación SILOG- SAP
Como se mencionó en los capítulos anteriores, el SILOG como grupo
es el encargado de integrar e implementar bajo una plataforma
tecnológica los procesos administrativos, logísticos y financieros del
Sector Defensa para el control y administración de los recursos,
encaminados al apoyo efectivo de las operaciones que adelanta la
Fuerza Pública.
Se tuvieron infinidad de posibles variables para tomar la decisión
acertada en la adquisición de un software que cumpliera con las
necesidades en cuanto logística se refería, entre las que se puede
mencionar está el “Good Will” de las compañías, investigar las
experiencias vividas en diferentes países, respaldo en el mundo,
seguridad de la información entre otros.
Este estudio tardo aproximadamente un año, en donde se recibieron
múltiples propuestas de ERP, donde se visitaron diferentes lugares
del país y áreas de operaciones, se analizaron en diferentes comités
técnicos, financieros, logísticos y administrativos la viabilidad de las
propuestas; posteriormente se logró obtener, una ayuda valiosa en
este gran sueño de integrar y unificar la Fuerza Pública, esta fue el
apoyo económico por parte de la Misión Americana, la cual prestaba
asistencia militar a Colombia, pero solo fue posible hasta el año 2004
en el mes de abril cuando se materializo los esfuerzos realizados por
las Fuerzas Militares durante casi siete (7) años; para entonces se
había tomado la decisión de adquirir un ERP llamado SAP R/3, la cual
sobrepasaba positivamente las necesidades planteadas por el
Ministerio de Defensa.

En el plan de negocio del grupo SILOG en representación del

Ministerio de Defensa Nacional, es el encargado de alinear los
procesos para la implementación de un sistema, aunque este método
no obedece a una serie de procedimientos al azar, esto es el
resultado de estudios e investigaciones que hacen referencia a las
mejores prácticas del mundo SAP, como punto de partida en la
aplicación del sistema que cubra una planificación total del proyecto,
minimizando las posibles falencias o variables en las proyección.

Porque el Ministerio de Defensa Nacional adopta el sistema SAP

Desde los inicios de la idea del proyecto en el año de 1997, las

empresas de venta de software más importantes del mundo
representadas en Colombia presentaron su propuesta para un
sistema de información que permitiera integrar la logística del ejército,
entendiendo las situaciones particulares socioeconómicas y culturales
y geográficas.

Elaborado por Área Académica ESJIM

Como se integran los procesos en la Fuerza Pública
Teniendo en cuenta que la Ley 42 de 1993 suprimió el control previo
que ejercía la Contraloría General de la República, estableciendo
únicamente el control posterior y selectivo, derogando por
consiguiente, la facultad al Contralor General de la República para
dictar normas sobre manejo de bienes de la Nación, se hizo necesario
por parte del Ministerio de Defensa Nacional, dentro del principio de
autonomía administrativa el establecimiento y manejo de las
operaciones y procedimientos necesarios para el cabal cumplimiento
de la misión.
De igual forma, el artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87
de 1993, consagran como obligación para las entidades públicas,
diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los
recursos, y fruto de ello, son los manuales y el ERP SAP, que se
constituirá en una herramienta fundamental para integrar los procesos
y para la toma de decisiones administrativas.
UNIDAD V. LA LOGÍSTICA EN LA POLICÍA NACIONAL
El desarrollo de la misión institucional tiene como punto de apoyo la
gestión administrativa, por cuanto esta orienta y apoya efectivamente
su actividad para adquirir, suministrar, mantener y supervisar el uso
final de los bienes y servicios demandados, por el servicio policial.
Así, la Institución, a través de la articulación de los procesos de
“administración de recursos financieros” y “logística y abastecimiento”
materializa los objetivos institucionales desde donde se impactan los
resultados operativos tanto en el contexto urbano como rural.
Entendida la actividad logística como el conjunto de acciones y
medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios para
apoyar el cumplimiento de la misionalidad institucional en tiempo,
ubicación, forma y al menor costo posible, en un marco de
oportunidad y calidad se puede definir la actividad logística como la
encargada de la distribución eficiente de los bienes y servicios que
requiere la Institución para el cumplimiento de sus funciones.
El Manual Logístico de la Policía Nacional es una herramienta
fundamental para el manejo logístico de la Institución, el cual aclara y
fortalece el hacer del personal que realiza labores administrativas y lo
convierte en herramienta óptima de consulta frente al actuar
administrativo y disposición normativa rectora sobre el manejo de
bienes.
Finalidad
El Manual Logístico es el resultado de las experiencias sobre el
manejo de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la
materia y concordantes con la Constitución Política. Tiene como
propósito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a
fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio
institucional y generar doctrina con relación a la administración y
cuidado de los bienes de la Policía Nacional.
El Manual Logístico se convertirá en un instrumento de permanente
consulta y aplicación por parte de los servidores públicos de la Policía
Nacional, constituyéndose en la disposición administrativa rectora
sobre el manejo, conservación y uso de los bienes.
Elaborado por Área Académica ESJIM
Ámbito De Aplicación
El Manual Logístico será de aplicación en las unidades policiales que
estén involucradas en la administración, conservación y uso de los
bienes que apoyan la prestación del servicio de Policía.
Alcance Legal
Son responsables de la aplicación y observación del Manual
Logístico, todos los servidores públicos pertenecientes a la Institución
que desempeñen tareas administrativas en concordancia con la
aplicación de los procedimientos contemplados en los procesos de
“administración de recursos financieros” y “Logística y objetivos institucionales y el óptimo cumplimiento de los planes y
abastecimiento”, y de conformidad con lo señalado en la Constitución.
Marco Conceptual
El Manual Logístico se desarrollará sobre la base de los principios de
eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos
disponibles para la Institución, para asegurar el alcance de los
objetivos estratégicos y la utilización óptima de los recursos en favor
del servicio policial.
UNIDAD Vl.
BALANCE SCORECARD
Las compañías que en la actualidad pretendan colocarse en el grupo
de empresas altamente competitivas, con prácticas administrativas y
operativas eficaces y eficientes requieren tener un sistema de
medición, monitoreo y evaluación de su gestión que le brinde a toda
la organización la información apropiada para tomar las mejores y
más oportunas decisiones en busca del logro de la visión, misión y
programas.
Una de las más avanzadas herramientas administrativas disponibles
en la actualidad para esto es el “Balanced Scorecard”.
Según Robert Kaplan y David Norton, el BSC es la representación en
una estructura coherente, de la estrategia del negocio a través de
objetivos claramente encadenados entre sí, medidos con los
indicadores de desempeño, sujetos al logro de unos compromisos
(metas) determinados y respaldados por un conjunto de iniciativas o
proyectos. Un buen Balanced Scocerard debe “contar la historia de
sus estrategias”, es decir, debe reflejar la estrategia del negocio.
Con ello se quiere destacar que el BSC es más que una lista de
indicadores de cualquier índole.
Componentes básicos de un BSC (Kaplan y Norton):
 Cadena de Relaciones de Causa Efecto: Que expresen el
conjunto de hipótesis de la estrategia a través de objetivos
estratégicos y su logro mediante indicadores de desempeño.
 Enlace a los Resultados Financieros: Los objetivos del negocio
y sus respectivos indicadores, deben reflejar la composición
sistémica de la estrategia, a través de cuatro perspectivas:
Financiera, Clientes, Procesos Internos, y Aprendizaje y
Crecimiento. Los resultados deben traducirse finalmente en logros
financieros que conlleven a la maximización del valor creado por el
negocio para sus accionistas.
Elaborado por Área Académica ESJIM
 Balance de Indicadores de Resultados e Indicadores
Guías: Fuera de los indicadores que reflejan el desempeño final
del negocio, se requiere un conjunto de indicadores que muestren
las cosas que se necesita “hacer bien” para cumplir con el objetivo.
Estos miden el progreso de las acciones que acercan o que
propician el logro del objetivo. El propósito es canalizar acciones y
esfuerzos orientados hacia la estrategia del negocio.
 Mediciones que Generen e Impulsen el Cambio: La medición
motiva determinados comportamientos, asociados tanto al logro
como a la comunicación de los resultados organizacionales, de
equipo e individuales. De allí que un componente fundamental es
el de definir indicadores que generen los comportamientos
esperados, particularmente aquellos que orienten a la organización
a la adaptabilidad ante un entorno en permanente y acelerado
cambio.
 Alineación de Iniciativas o Proyectos con la Estrategia a
través de los Objetivos Estratégicos: Cada proyecto que exista
en la empresa debe relacionarse directamente con el
apalancamiento de los logros esperados para los diversos
objetivos expresado a través de sus indicadores.
 Consenso del Equipo Directivo de la Empresa u
Organización: El BSC, es el resultado del diálogo entre los
miembros del equipo directivo, para lograr reflejar la estrategia del
negocio, y de un acuerdo sobre como medir y respaldar lo que es
importante para el logro de dicha estrategia.
Implantación del BSC: (Kaplan y Norton). Modelo de las 4 fases:
Fase 1: Concepto Estratégico: Incluye misión, visión, desafíos,
oportunidades, orientación estratégica, cadena del valor, plan del
proyecto.
Fase 2: Objetivos, Vectores y Medidas Estratégicas: Incluye objetivos
estratégicos, modelo causa-efecto preliminar, indicadores
estratégicos, vectores estratégicos y palancas de valor.
Fase 3: Vectores, Metas e Iniciativas: Incluye objetivos estratégicos
detallados, modelo causa-efecto con vectores y palancas, indicadores
estratégicos, metas por indicador, iniciativas estratégicas.
Fase 4: Comunicación, Implantación y Sistematización: Incluye
divulgación, automatización, agenda gerencial con BSC, planes de
acción para detalles, plan de alineación de iniciativas y objetivos
estratégicos, plan de despliegue a toda la empresa.
El Balanced Scorecard en Perspectiva:
Perspectiva Estratégica:
El BSC parte de la visión y estrategias de la empresa. Luego se
determinan los objetivos financieros requeridos para alcanzar la
visión, y estos a su vez serán el resultado de los mecanismos y
estrategias que rijan nuestros resultados con los clientes. Los
procesos internos se planifican para satisfacer los requerimientos
financieros y los de clientes, es un instrumento para expresar la
estrategia.
Perspectiva del Accionista:
Respondiendo a las expectativas del accionista. La perspectiva
financiera tiene como objetivo el responder a las expectativas de los
accionistas. Se centra en la creación de valor para el accionista. Esto
requerirá definir objetivos e indicadores que permitan responder a las
expectativas del accionista en cuanto a los parámetros financieros de:
Crecimiento, Beneficios, Retorno de Capital, Uso del Capital. La
Elaborado por Área Académica ESJIM
arquitectura típica de la perspectiva financiera incluye objetivos Perspectiva de Aprendizaje Organizacional:
estratégicos como Maximizar el Valor Agregado, Incrementar los
Ingresos y diversificar las fuentes, Mejorar la Eficiencia de las Se refiere a los objetivos e indicadores que sirven como plataforma o
Operaciones y Mejorar el Uso del Capital. motor del desempeño futuro de la empresa, y reflejan su capacidad
para adaptarse a nuevas realidades, cambiar y mejorar.
Perspectiva de Clientes: Estas capacidades están fundamentadas en las competencias
medulares del negocio, que incluyen las competencias de su gente, el
En esta perspectiva se responde a las expectativas de los Clientes. uso de la tecnología como impulsor de valor, la disponibilidad de
Del logro de los objetivos que se plantean en esta perspectiva información estratégica que asegure la oportuna toma de decisiones y
dependerá en gran medida la generación de ingresos, y por ende la la creación de un clima cultural propio para afianzar las acciones
“generación de valor” ya reflejada en la Perspectiva Financiera. transformadoras del negocio..
Esta propuesta de valor cubre básicamente, el espectro de La consideración de esta perspectiva dentro del BSC, refuerza la
expectativas compuesto por: calidad, precio, relaciones, imagen que importancia de invertir para crear valor futuro, y no solamente en las
reflejen en su conjunto la transferencia al cliente. Los indicadores áreas tradicionales de desarrollo de nuevas instalaciones o nuevos
típicos de este segmento incluyen: Satisfacción de Clientes equipos, que sin duda son importantes, pero que hoy en día, por sí
Desviaciones en Acuerdos de Servicio, Reclamos resueltos del total solas, no dan respuesta a las nuevas realidades de los negocios.
de reclamos, Incorporación y retención de clientes, Mercado. Algunos indicadores típicos de esta perspectiva incluyen: Brecha de
Competencias Clave (personal), Desarrollo de Competencias clave,
Perspectiva de Procesos Internos: Retención de personal clave, Captura y Aplicación de Tecnologías y
Valor Generado, Ciclo de Toma de Decisiones Clave, Disponibilidad y
En esta perspectiva, se identifican los objetivos e indicadores Uso de Información Estratégica, Progreso en Sistemas de
estratégicos asociados a los procesos clave de la organización o Información Estratégica, Satisfacción del Personal, Clima
empresa, de cuyo éxito depende la satisfacción de las expectativas Organizacional
de clientes y accionistas.
Usualmente, esta perspectiva se desarrolla luego que se han definido
los objetivos e indicadores de las perspectivas Financiera y de
Clientes .Es recomendable que, como punto de partida del despliegue
de esta perspectiva, se desarrolle la cadena de valor o modelo del
negocio asociado a la organización o empresa.
Luego se establecerán los objetivos, indicadores, palancas de valor e
iniciativas relacionados.
Los indicadores de esta perspectiva deben manifestar la naturaleza
misma de los procesos propios de la empresa u organización.
Algunos indicadores de carácter genérico asociados a procesos:
Tiempo de Ciclo del Proceso (cycle time), Costo Unitario por
Actividad, Niveles de Producción, Costos de Falla, Costos de Trabajo,
Desperdicio (Costos de Calidad), Beneficios Derivados del
Mejoramiento Continuo, /Reingeniería, Eficiencia en Uso de los
Activos.

Elaborado por Área Académica ESJIM

UNIDAD VII. ADMINISTRACION DE RECURSOS LOGISTICOS EN
LA POLICIA NACIONAL.
MANEJO DE BIENES
El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la
responsabilidad de los entes públicos, a través de los funcionarios, los
cuales han de ser claros, precisos y metódicos ante los mecanismos
de clasificación, valoración, identificación, registro, orden, control y
conservación que se adoptan en forma permanente. Bajo este criterio
se podrá medir el grado de organización, calidad de la gestión,
eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el desarrollo de su
actividad, además de conseguir la confiabilidad y utilidad de la
información contable. Finalmente, facilitar el control fiscal
administrativo y la evaluación del cumplimiento para la toma de
decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y contable
de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional, se
describen a continuación:
1. Concepto de bien. Se define como todo artículo inventariable o
activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos,
materiales y artículos en proceso de producción. Para efectos el
Manual Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12
diciembre 2013, se consideran como tales únicamente los elementos
en depósito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y
equipo de la Institución, intangibles y los recibidos para la
administración uso y explotación excluyendo el dinero, títulos valores
y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con su
naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas
establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública.
2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la Policía Nacional tienen como finalidad apoyar
logísticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al
cumplimiento de la misionalidad Institucional.
3 Clasificación de los bienes. De acuerdo con sus características, se
catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover de
un lado a otro sin su destrucción o deterioro y los elementos que, por
su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden
trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberías, lotes,
cableados, los CAD, centros de cómputo, entre otros. Y bienes
muebles, son los que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a
otro, sea moviéndose ellos mismos como los animales manteniendo
su integridad, sea que solo se muevan por una fuerza externa, como
las cosas innanimadas; estos a su vez se clasifican en:
3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no
retornables, que por su utilización en el desarrollo de las actividades
que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen
como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros . No son objeto de depreciación,
provisiones y amortización.
3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se
hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar. Se
encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan
General de Contabilidad Pública.
3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que al ponerlos, agregarlos o
aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia
independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de
otros. Se encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas
del Plan General de Contabilidad Pública.
Elaborado por Área Académica ESJIM
3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos aéreos o
marítimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el
uso, y cuya orden técnica acepta reparación. Para lo anterior se
deberá ejercer un control en el sistema de información adoptado por
el sector defensa para la administración de los recursos disponibles
en el desarrollo de su gestión ”SILOG”.
3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma
física (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero que
tienen un valor económico a causa de los derechos o privilegios que
confieren a la Policía Nacional. Los intangibles deben registrarse por
el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo de adquisición o el
valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo y
amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública.
Se encuentran identificados en el Catálogo General de Cuentas del
Plan General de Contabilidad Pública.
3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su
naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro,
obsolescencia, número de horas de uso, término de su vida útil, o por
razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser
devueltos por los funcionarios a quienes la administración se los
entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.
3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles,
adquiridos a cualquier título, que tienen las características de
permanencia y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en
desarrollo de la función administrativa o en cumplimiento de la misión.
Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo,
en los almacenes de la unidad. Identificados en el catálogo general de
cuentas del plan general de contabilidad pública; si el saldo de los
bienes en bodega es significativo, debe indicar al contador de la
unidad, el motivo (ingreso de remesas, cumplimiento a planes de
distribución), en caso de no cumplir con la distribución de los bienes,
dar a conocer las razones a fin de ser reflejados en las notas a la
información contable.
3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles de
propiedad de las unidades policiales, adquiridas a cualquier título,
para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestando
servicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes la
responsabilidad de los mismos.
La depreciación de los bienes devolutivos se realiza por el método de
línea recta y los años de vida útil. Se toma la normatividad vigente,
expedida por la Contaduría General de la Nación; así mismo, su
reconocimiento y revelación contable estará determinada por la
norma anual expedida por este órgano rector, la cual establece las
cuantías para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la
depreciación dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o
según su vida útil. Se encuentran identificados en el Catálogo General
de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
3.2.3 Pólizas de seguros. Todos los bienes de la Policía Nacional
deben estar asegurados, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes; así mismo, los empleados de manejo deben tener
pólizas de seguros.
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HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS : Se establece la obligatoriedad
del uso de la herramienta informática SAP, sistema de información
adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestión, así mismo sistemas
informáticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO
Y SISAP, utilizados para el registro de todos los movimientos de los
bienes, clasificación, manejo de inventarios de la Policía Nacional, al
igual servirán de base para la aplicación de los mecanismos de
control y seguimientos estipulados en el Manual Logístico de la
Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre 2013.
Si en el ámbito institucional surge una necesidad de información,
previamente se debe explorar si dicha necesidad es suplida por el
sistema de información adoptado por el sector defensa para la
administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestión antes de la implementación de una nueva herramienta, en
busca de optimizar los recursos y cumplir con los principios de
oportunidad, celeridad e integralidad entre otros.
OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS
VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O
ADMINISTRACIÓN :Las dependencias de la Policía Nacional y los
servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles
o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario
valorizado de ellos, ciñéndose a las disposiciones, normas técnicas,
índices, codificación y reglamentación establecida en el Manual
Logístico de la Policía Nacional Resolución No. 4935 del 12 diciembre
2013, además en las providencias complementarias que, sobre la
materia, dicte la entidad.
CONTROL DEL KÁRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un
registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso,
permanencia en servicio y salida definitiva. Este puede ser manual o
sistematizado y debe indicar como mínimo: procedencia, fecha de
ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas, salidas y
saldo.
BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS: Los
bienes en los almacenes de las unidades policiales deben
encontrarse ubicados y clasificados en nuevos, reintegrados
inservibles o reintegrados en buen estado; así mismo, los inventarios
deben estar clasificados teniendo en cuenta los sitios de
almacenamiento o de ubicación física que se relacionan a
continuación:
1 Bodega
1.1 Principal de almacén. En esta bodega se encuentran los bienes
muebles de consumo y devolutivos nuevos, adquiridos a
cualquier título, de utilización futura en desarrollo del cometido
estatal.
1.2 Bienes reintegrados en buen estado. Se registran los bienes
devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron
reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia.
La característica principal de estos bienes es que se encuentran
en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al
servicio. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la
bodega, no podrán permanecer en ella por más de (30) días,
excepto el stock estratégico para armamento. Se deben adelantar
gestiones administrativas para determinar, en forma oportuna, la
destinación de los bienes. Cabe resaltar que cuando el bien es
reintegrado al almacén debe suspenderse la depreciación hasta
cuando empiece a usarse nuevamente, remitirse al Manual de
Lineamientos Contables para la Policía Nacional.
En los eventos en que los suministros médicos que tiene a cargo la
Dirección de Sanidad su rotación será de 90 días para su distribución
y entrega teniendo en cuenta el sistema de costeo.
Teniendo en cuenta que por características o circunstancias
especiales el parque automotor que se encuentre pendiente por
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asignación de placa de identificación para su movilización, se
trasladará a propiedad planta y equipo no explotado mientras se
protocoliza o se realiza la entrega formal de la identificación por parte
de la entidad correspondiente, observando para ello los plazos o
tiempos establecidos del elemento en citada cuenta.
naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico,
organizado alfabéticamente, e informará y documentará al
almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el
control de los mismos.

1.3 Bienes muebles en mantenimiento. Representa los bienes

muebles que requieren mantenimiento preventivo o correctivo,
con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de
producción y utilización del bien. Cuando el bien es retirado
temporalmente del servicio, por mantenimiento, debe
suspenderse la depreciación hasta cuando empiece a usarse
nuevamente.

1.4 Bienes reintegrados inservibles. Se registran los bienes

devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron
reintegrados o devueltos al almacén por encontrarse en mal
estado o no se pueden colocar nuevamente al servicio por figurar
mediante peritaje técnico como obsoletos, inservibles e
innecesarios al ente público. Cabe resaltar que estos bienes, una
vez ingresados a la bodega, no podrán permanecer en ella por
más de (90) días o de acuerdo con lo establecido en la
normatividad ambiental vigente, se deben adelantar gestiones
administrativas y dar aplicación al procedimiento de baja de
bienes inservibles.
2 Servicio
2.1 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias. Se
registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios
o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual
fueron adquiridos o recibidos en donación. El informe de existencias
físicas en servicio se debe disponer de tres formas:
- Por funcionario responsable
- Por dependencias (centro de costos o ubicación)
- Por cuenta contable -
2.2 Bienes recibidos en comodato. Representa los bienes recibidos
en préstamo sin contraprestación por parte de una entidad de
naturaleza pública o privada, para su uso o administración, mediante
contrato suscrito entre las partes. En el caso que haya bienes de esta
Bienes inmuebles. Las unidades policiales que tengan a su cargo el
cuidado, custodia o administración de bienes inmuebles en propiedad
y/o ocupados por la Institución, deberán a través del jefe del Grupo de
Bienes Raíces o quien haga sus veces elaborar un inventario de
estos bienes, precisando con exactitud las características físicas,
jurídicas, económicas y fiscales, así como los pormenores de su
titulación (compra, cesión, donación, adjudicación, destinación
definitiva y sentencia) u ocupación (comodato o destinación
provisional). El señor Director de la Policía Nacional es la única
persona con competencia para celebrar convenios y comodatos de
bienes inmuebles.
3 Presentación de inventarios
3.1 General. Los almacenistas realizaran la toma física del total de
inventarios, con corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los
elementos en bodega y en servicio que se encuentren bajo su
responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentación a los
entes de control internos y externos, estos deberán reposar en
forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá

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 ser anexado en medio magnético y con la certificación del mismo
en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la
Jefatura de Contaduría General. No obstante, se dispondrán de
verificaciones o revistas periódicas total o parcializadas a fin de
cumplir con las políticas de control interno contable de la unidad
como criterio de verificación y comprobación sistemática y física
de los mismos, soportándose en los listados actualizados que
contenga el sistema de información adoptado por el sector
defensa para la administración de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestión” SAP ECC6.0”, y/o demás aplicativos
implementados en la Policía Nacional.
4 Responsables por pérdida o daño de los bienes. Las personas
que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad
de la Institución o en calidad de comodato, para su utilización,
administración o custodia, son responsables de la pérdida o daño
que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo
las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza
mayor o caso fortuito.
5 Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales
de los bienes. El ente administrativo hará entrega a los
empleados, trabajadores de cualquier categoría o contratistas, de
los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,
administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo
de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben
firmar en original y copia que conservará cada uno y mediante
actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes
para la ejecución de la reclamación, las cuales deberán contener,
entre otros:
- Identificación completa de los bienes
- El valor en libros
- La persona que está a cargo de los mismos
- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a
causas naturales.
CONTROL DE LOS BIENES: El control de los bienes es el registro
ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de
elementos (inventarios generales y parciales de las unidades) que
integran el patrimonio de la Policía Nacional. Estos inventarios deben
ser administrados por los almacenistas, con el objetivo de que las
existencias físicas concuerden con las cantidades y descripciones
registradas en el sistema de información adoptado por el sector
defensa para la administración de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestión, “SILOG” y/o demás aplicativos
implementados en la Policía Nacional.
1 Objetivos del control de bienes
- Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución.
- Identificar claramente los bienes para los diferentes procesos de
adquisición, almacenamiento, administración y entrega.
- Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente
cuando señala que la adquisición de bienes que necesitan los
órganos que hacen parte del presupuesto general de la Nación, para
su funcionamiento y organización, requieren de un Plan de Compras.
- Permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las
necesidades reales de la unidad, teniendo en cuenta los datos
históricos de las compras realizadas y consumos efectivos.
- Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las
necesidades de la Institución.
- Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el
manejo de bienes.
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2 Unidad funcional. Para ejercer un mejor control de los bienes en
las unidades policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad
y volumen de operaciones, se deberá crear la unidad funcional
(almacén), teniendo en cuenta la siguiente organización
administrativa:
- Almacenista
- Auxiliar(s) de Almacén
No obstante lo anterior, las unidades policiales que por su
complejidad y volumen de operaciones, que así lo requieran, pueden
crear los siguientes cargos en concordancia con el manual de
funciones así:
- Coordinador de inventarios
- Responsables de los bienes raíces
- Armero
3 Puntos de control
- Aplicar los puntos de control definidos en la caracterización del
proceso de Logística y Abastecimientos, sus despliegues en segundo
nivel y los contenidos en sus procedimientos, dejando los registros
necesarios que evidencien su aplicación.
- Conservación y seguridad del material que se encuentre en
depósito.
- Los bienes que entrega el proveedor, deben ajustarse a la cantidad,
calidad, marca, unidad de medida, importe y fechas de vencimiento
no sean inferiores con las necesidades de consumo de la unidad,
como lo estipule el contrato, para lo cual debe haber recibido con
anterioridad la copia del contrato, constatando el estado físico, sin
perjuicio de la recepción de materiales por parte del personal idóneo
para cada área.
- Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida
de almacén y soporte de quien entrega.
- Contar con una base de datos de los contratos en comodato de los
bienes muebles e inmuebles, con su soporte documental.
- Los bienes en el almacén deben estar organizados y clasificados de
tal forma que permita y facilite su movilización. La ubicación física
debe coincidir con lo especificado en el sistema de información.
- Las instalaciones del almacén deben ceñirse a las normas técnicas
de almacenaje, demarcaciones, equipos de seguridad y normas de
seguridad industrial, norma de bioseguridad y medio ambiente,
concordantes con la normatividad vigente para el mantenimiento
semestral de los equipos de seguridad.
- Las novedades referentes a pérdidas, faltantes, sobrantes, hurto o
daño, deben reportarse al jefe inmediato.
- Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacén,
deben ser debidamente reubicados dentro de los 30 días siguientes,
para ejercer el control administrativo pertinente.
- Se debe llevar el archivo de correspondencia y documentos soporte
del movimiento de la dependencia, en concordancia con las normas
de gestión documental.
- Las entregas y cambios de elementos deben realizarse de acuerdo
con la normatividad establecida.
- Los documentos generados en el proceso de entrada y salida de
bienes, que soportan el movimiento de bienes, deben estar
debidamente firmados.
- Por medio del sistema se reflejan los respectivos movimientos
generados por los almacenes el cual debe ser reportado a
contabilidad, de acuerdo con los formatos establecidos.
- Para control de los elementos y medicamentos veterinarios, en las
unidades de Carabineros y Guías Caninos, será el Grupo Remonta y
Veterinaria el encargado de estandarizar el sistema a emplear,
debiendo permanecer actualizado en tiempo real.
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- Los bienes en bodega deben ser verificados mensualmente, - No se podrá variar el destinatario en la salida de almacén, ni
efectuando pruebas selectivas, de cuyo resultado se dejará cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean similares o
constancia por medio de un acta. tengan el mismo valor.

- Los inventarios asignados a la cuenta del almacén deberán ser

sistematizados, depurados y codificados en concordancia con el
sistema de información adoptado por el sector defensa para la
administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestión “SAP ECC6.0” y/o demás aplicativos implementados en la
Policía Nacional.

- El control y seguimiento de los bienes enviados se realizará hasta la

recepción por parte de la unidad de destino.

- Los bienes registrados en la cuenta contable 1637 “Propiedades,

planta y equipo no explotados” deberán ser verificados
permanentemente, con el fin de dar de baja los que se consideren
inservibles.

- Los bienes muebles en servicio y en bodega, que se encuentren en

estado de obsolescencia, inservibles, reparación antieconómica y
aquellos que generen riesgos para los usuarios daño o deterioro
deberán ser propuestos para realizar el procedimiento de baja.

- No se podrán entregar bienes mediante autorizaciones verbales o

vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por
la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción
interior). Igualmente, no se podrá exigir la firma de la salida del
almacén por parte del destinatario, mientras este no reciba los bienes,
como tampoco se podrá solicitar la expedición de constancias por
excedentes o saldos pendientes de entrega.

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