1.

PROPÓSITO:

Establecer las disposiciones para seleccionar y gestionar el talento humano que

requiere (NOMBRE DE LA EMPRESA) para el aseguramiento de lo referente a
documentación, requisitos de ley, exámenes de ingreso y las respectivas
inducciones a las funciones del cargo y responsabilidades en nuestro sistema de
gestión de Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente.

2. ALCANCE:

Aplica para las actividades de Selección, Vinculación, Administración, Retiro,

Disciplina, Evaluación y Mejoramiento del personal que trabaje para (NOMBRE DE LA
EMPRESA) brindando herramientas necesarias para su desempeño y un clima
laboral adecuado.

3. DEFINICIONES:

 Vacante: cargo y oficio libre, sin proveer o disponible en la organización.

 Convocatoria: consiste en realizar el llamamiento o reclutamiento de las

personas que con determinados aspectos cumplen un perfil especifico, para
posteriormente proceder a la selección del mismo.

 Contrato: pacto entre el CONTRATANTE y el CONTRATISTA, en el cual

se estipulan condiciones de trabajo.

 Perfil de Cargo: documento en el Sistema de Gestión de Calidad, donde se

ha determinado la competencia del personal.

 AFP: Administradora del fondo de pensiones

 EPS: Empresa Prestadora de Salud
 ARL: Administradora de Riesgos laborales
 EPP: Elementos de Protección Personal

 Falta disciplinaria: es una violación y/o incumplimiento del Reglamento

Interno, contrato Laboral o al Código Sustantivo del Trabajo. También es
considerada falta laboral las mencionadas en el artículo 60 de dicho código.
  Descargo: respuesta por escrito del empleado a la acusación de una falla
disciplinaria.

 Sanción: es la medida disciplinaria impuesta a un empleado que ha

cometido una falla disciplinaria

4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

4.1 Selección de personal:

4.1.1. Cuando se presenta una Solicitud de personal como necesidad de

uno de los procesos de (NOMBRE DE LA EMPRESA) el Director Administrativo
corroborara que el personal solicitado realmente es necesario y se
encuentra dentro del presupuesto establecido el cual debe ser aprobado por
el Gerente.

4.1.2 La solicitud de persona se efectúa verbal o vía email, la selección y

vinculación del personal requerido según las necesidades, se efectuara con
la previa autorización del Gerente.

4.1.3 La Solicitud de Personal es remitida a la Asistente Administrativa y si

ninguna de las hojas de vida que se encuentran en archivo cumple con los
requisitos de la solicitud, se procederá a hacer convocatoria de la siguiente
manera:

 El Director Administrativo solicita a la Asistente Administrativa, hacer

convocatoria según las necesidades e importancia de la misma, la cual se
puede hacer por medio de personal recomendado por la gerencia.
 Se verificara que el cargo para el cual se necesita el vacante se
encuentre en el organigrama, si no existe se procederá a realizar la
creación así como el perfil de cargo correspondiente.
 Una vez recibidas las hojas de vida de la convocatoria, la Asistente
Administrativa hace un filtro o Pre-selección de las mismas de acuerdo a
las características principales del “Perfil de Cargo” informadas
previamente por el Director Administrativo, para esto se utiliza el formato
Verificación de Competencias 1BP-TH-VC.

Las hojas de vida de los aspirantes no seleccionados se mantendrán

vigentes dentro del archivo físico de hojas de vida en la oficina de
Administración por termino de un mes, posteriormente serán clasificadas
de acuerdo a la especialidad.
 La Asistente Administrativa entregara al Director Administrativo las hojas
de vida Pre-seleccionadas para que verifique el cumplimiento con respecto
al “Perfil de Cargo” y realice la programación de las entrevistas
correspondientes.

Las entrevistas serán registradas en el formato “Control de Selección”, por

el dueño del Proceso que requirió el cargo, si la persona vinculada a la
empresa es para desempeñarse en los procesos misionales de la
compañía esta persona se enviara a pruebas psicotécnicas con el
proveedor seleccionado para este fin.

Una vez seleccionado y contactado el candidato, el Director Administrativo

formaliza la propuesta laboral y le especifica las características
contractuales, así como la documentación requerida para realizar la
contratación.

4.2 Vinculación del personal:

El Coordinador de HSE informa al aspirante seleccionado que debe realizar

los exámenes médicos de Ingreso (Medicina General, laboratorio clínico,
audiometría y optometría) en la entidad especializada que posea Licencia
de Salud Ocupacional contratada previamente por la Organización.
Además le solicita que debe estar vacunado contra fiebre amarilla y tétano.

Una vez realizados estos exámenes, la entidad los remite al Director

Administrativo quien los revisa, en el caso de los exámenes médicos
arrojen un concepto desfavorable se considera el candidato no apto y el
Director Administrativo se contactara con esta persona para informarle de
las razones por las que no es posible efectuar la contratación, el proceso
volverá a iniciarse.

El Director Administrativo solicitara a el aspirante la documentación

requerida para elaborar el contrato de trabajo y el Coordinador de HSE las
procederá a realizar afiliaciones a seguridad social (ARL, AFP, EPS y Caja
de Compensación Familiar y Parafiscales). Si la persona se encuentra
vinculada a alguna entidad administradora de Pensiones se solicita el
Certificado de Afiliación.

Con autorización del Director Administrativo se envía al seleccionado a

Exámenes con el Psicólogo autorizado por la empresa.
Con el certificado de Aptitud, los documentos exigidos y el Contrato de
Trabajo elaborado, la Asistente Administrativa procede a conformar la
carpeta (hoja de vida) del empleado contratado y a solicitar permiso (carnet)
para ingreso a su área de trabajo en las instalaciones del aeropuerto.
Además le solicita una foto para elaborar el carnet de la empresa.

El Director Administrativo envía carta a la entidad bancaria para apertura de

cuenta de ahorros para realizar el pago de nomina.

Cuando se trate de personal interno promovido o nombrado en un nuevo

cargo, que posea (1) un año de antigüedad no se le exigirán el certificado
de contraloría y procuraduría y libreta militar (para los hombres).
Adicionalmente se solicitaran las certificaciones para ajustarse al perfil
actual y cumplir con el mismo.

Según el término de contratación se establecen los siguientes formatos de

contratos:

 Contrato de Trabajo a Termino Indefinido

 Contrato de trabajo a Término Fijo Inferior a Un Año
 Contrato de Prestación de Servicios Profesionales.

Para la vinculación del personal se utilizara la lista de chequeo 1BP-TH-

LCV, en donde se verifica que toda la documentación requerida por la
empresa sea anexada la cual tendrá plazo máximo de 7 días para entrega
de toda la información por la persona contratada.

4.3 Administración del personal:

Para todos los cargos, posterior a la vinculación se hará una charla de

inducción, por el Coordinador de HSE en la oficina de Administración y
será registrada en el formato “Inducción al Personal”, sobre los siguientes
aspectos:

 Información básica general de la Organización

 Historia, Organigrama, horario, reglamento Interno.
 SG-SST y Seguridad Industrial.
 Reglamento Interno de Trabajo.
 Sistema de Gestión de la Calidad
 Proceso al cual pertenece el nuevo trabajador.
En este mismo formato se registra la inducción específica al cargo la cual
es realizada por el responsable del proceso.

Según el Perfil de cargo, el Coordinador de HSE evaluara la dotación

requerida para el cargo y hará entrega de esta mediante el formato Entrega
de Elementos de Protección Personal.

Cuando se trate de contratistas que se requieran para alguna labor o

servicio el coordinador de HSE hace entrega de la Dotación de EPP de
acuerdo con la labor a realizar. Realiza la Inducción a las Políticas de la
empresa y recomendaciones de seguridad. Se dan las Instrucciones
necesarias por parte del dueño del proceso y luego se Formaliza el
contrato y/ o orden de servicio según el caso.

4.3.1 Por medio del formato “Control de Contratos” el Director

Administrativo, registrara, verificara y controlara el estado de los contratos
de trabajo vigentes de la Organización. El área financiera tendrá acceso a
este formato en caso de que requiera información para el registro de la
nomina.

4.3.2 Cuando el personal requiera un permiso o efectuar una diligencia

laboral diligenciara el formato “Solicitud de Permiso” y presentara
posteriormente los soportes necesarios en el caso en el que aplique al tipo
de diligencia.

4.3.3. El Director Administrativo, notificara a los responsables de procesos

la vigencia de los contratos y así determinar la continuidad o terminación
del mismo soportado con la “Evaluación de Desempeño”.
4.4 Evaluación del Personal:

La “Evaluación de Desempeño” se efectuara anualmente en el mes de

noviembre, dicha actividad es liderada por el Coordinador de HSE, teniendo
en cuenta que:

Con base en el resultado de las evaluaciones de desempeño y las

necesidades internas identificadas se emprende la toma de decisiones y
acciones correctivas, preventivas o de mejora según sea el caso.

4.5 Mejoramiento del Personal:

El Coordinador de HSE solicitara al personal de la organización la

elaboración de una encuesta para medir la satisfacción del cliente interno,
diligenciando la “Encuesta de Clima Organizacional” anualmente en el mes
de junio del año correspondiente.

El Coordinador de HSE debe preparar y presentar a Gerencia al final de

cada año, el programa de bienestar social y laboral para todos los
trabajadores de (NOMBRE DE LA EMPRESA) Aplicable al periodo siguiente, por
medio del formato “Cronograma de Actividades”.

El Coordinador de HSE programara mensualmente una reunión con todo el

personal, en el cual se trataran temas de seguridad aérea, seguridad
industrial en todas las dependencias de la organización, mejoramiento,
motivación, condiciones laborales, entre otros. Los contenidos de estas
reuniones quedan consignados en el Registro de Asistencia.

4.6 Retiro del personal

Cuando se presente un retiro definitivo de un empleado esta se hará por

medio de la Carta de terminación de contrato entre las partes.

El Director Administrativo solicitara al trabajador tramitar el “Paz y Salvo”,

la cual debe ir firmada por jefe inmediato, el cual es un requisito
indispensable para tramitar la liquidación de prestaciones sociales, entre los
ítems que se contemplan en el paz y salvo se encuentra la entrega de
trámites pendientes, llaves, correos, carnets de la empresa, de Aerocivil,
Documentos pendientes o tareas pendientes.
Si es contrato directo con la empresa se le enviara por correo certificado los
soportes de pagos de seguridad social correspondientes a los tres últimos
meses.

Se notifica a entidades bancarias o entidades con las cuales se haya

afiliado por medio de la empresa, la desvinculación del empleado de la
empresa.

Cuando se retire a un trabajador el Director Administrativo elaborara la

autorización para que se realice los exámenes de egreso pertinentes.

El Coordinador de HSE confirma los datos del trabajador retirado con el

Director Administrativo vía email para luego registrar en la planilla del SOI la
novedad de retiro del trabajador para, ARL, EPS, Fondo de Pensiones,
Caja de Compensación Familiar y Parafiscales.

Se hace entrega de la siguiente documentación al trabajador:

 Cheque de liquidación
 Certificación laboral
 Carta de retiro de cesantías (si aplica)
 Solicitud de exámenes de retiro

4.7 Proceso Disciplinario

Inicialmente, la falta disciplinaria debe ser manifestada al Jefe Inmediato de

manera verbal o escrita, se revisa el caso se informa al empleado en
cuestión vía telefónica o personalmente, se cita en la oficina se toman los
descargos por escrito al empleado en el formato “Comunicado Interno”.

Los hechos y los descargos serán revisados por el Gerente, Director

Administrativo y jefe inmediato, quienes determinan si se aplicara sanción al
empleado y qué tipo de sanción debe aplicarse, tomando en cuenta el
Reglamento Interno de Trabajo, el Contrato Laboral y el Código Sustantivo
de Trabajo.

En caso de aplicarse sanción se notifica al empleado por escrito en un

“Comunicado Interno”, y una vez recibida y firmada la copia, esta reposara
en la carpeta de la hoja de vida del empleado.

En el caso de considerar que la falta no requiere sanción se efectuara un

llamado de atención que puede ser verbal o escrito “Comunicado Interno”,
pero no irá con copia a su hoja de vida.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

 Ley 789 de 2002

 Ley 100 del1993
 Código Sustantivo del Trabajo
 Decreto 1295 de 1994
 Decreto 1832 de 1994
 Perfil De Cargo
 Entrevista de Selección de Personal
 Inducción al Personal
 Entrega de Elementos de Protección Personal
 Control de contratos de Personal
 Solicitud de Permiso
 Evaluación de Desempeño
 Cronograma de Actividades
 Paz y Salvo
 Comunicado Interno
 Registro de Asistencia
 Contrato de Trabajo a Termino Indefinido
 Contrato de Trabajo a Termino Fijo Inferior a Un año
 Contrato de Prestación de Servicios laborales.
 Verificación de competencias