SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE FORMACIN DE
PERSONAL

Cdigo: GHPR0502
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i. OBJETO
El propsito de este procedimiento es determinar las necesidades de capacitacin del
personal, satisfacerlas y medir la eficacia de las acciones tomadas, para lograr de esta
manera, como objetivo principal un personal idneo, entrenado y competente que ejecute de
manera sobresaliente los procesos de la organizacin y apoye de manera efectiva los
objetivos del negocio.
2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN
Este procedimiento ser aplicable a partir de la fecha de su aprobacin para todo el personal
de BIOCOMBUSTIBLES S.A.
3 RESPONSABLES
Es responsabilidad de los siguientes cargos con sus respectivas funciones hacer cumplir el
presente procedimiento.
Gerente General: Encargado de aprobar el plan de Capacitacin y la partida
presupuestal para el desarrollo del mismo.
Gerente de Recursos Humanos: Encargado del diseo y revisin del programa de
capacitacin de acuerdo con las necesidades, coordinacin, implementacin y
seguimiento del mismo, con el apoyo de todos los Gerentes y Directores de
BIOCOMBUSTIBLES S.A.
Gerentes y Directores de rea: Son responsables de asegurar la participacin del
personal en las actividades de capacitacin y formacin, igualmente de detectar e
informar sobre las necesidades grupales e individuales de capacitacin y formacin
del personal a su cargo.
Personal de BIOCOMBUSTIBLES S.A: Son los responsables de participar
activamente en las actividades de capacitacin y/o formacin determinadas por la
organizacin y aplicar los conocimientos aprendidos.
ii.

CONDICIONES GENERALES

La capacitacin que se llevar a cabo en BIOCOMBUSTIBLES S.A. estar

conformada por dos tipos: la primera ser capacitacin bsica o de induccin, de
acuerdo a lo establecido en el GHPR03- Procedimiento de induccin que ser
suministrada a todo el personal anualmente y/o en caso de ingreso de personal nuevo;
y la segunda, aquella capacitacin destinada a satisfacer las necesidades detectadas
a los empleados actuales de acuerdo a lo estipulado en el plan de capacitacin.

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5 DESARROLLO
5.1 CAPACITACIN EN EL PUESTO DE TRABAJO
La capacitacin inicial del puesto de trabajo deber ser suministrada por el Jefe Inmediato
y/o la persona ms experimentada en la actividad, su nivel de profundidad y entrenamiento
depender de la experiencia del nuevo empleado; esta capacitacin ser suministrada no
solo a los nuevos empleados, sino tambin a aquellos que han sido promovidos o rotados
dentro de la organizacin. En sta capacitacin se ensear de manera informal al
trabajador el manejo de equipos, herramientas, uso de los elementos de proteccin
personal, instrumentos, aplicacin de procedimientos, software, precauciones, niveles de
calidad exigidos y todas las actividades especficas del perfil del cargo establecidas en las
fichas de funciones y responsabilidades (GHFC01 en adelante).
5.2 CAPACITACIN PARA EMPLEADOS ACTUALES
El proceso de capacitacin para empleados actuales se realiza en las siguientes etapas:
PRIMERA ETAPA
SEGUNDA ETAPA
TERCERA ETAPA
CUARTA ETAPA
QUINTA ETAPA

:
:
:
:
:

Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Elaboracin del Plan de Capacitacin
Aprobacin del Plan
Ejecucin de la Capacitacin
Evaluacin de La eficacia de la Capacitacin

PRIMERA ETAPA: DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

El Plan de Capacitacin para los empleados actuales se realiza basado en las necesidades
de capacitacin identificadas a travs de los siguientes medios:
a) Por resultados de la Evaluacin de 360
b) Por resultados de la evaluacin de competencias
c) Por optimizacin de los procesos que impliquen cambio total o parcial en la rutina del
trabajo.
d) Por falta de aplicacin de los procedimientos establecidos.
e) Por los Planes de Desarrollo de la organizacin (logro de nuevos objetivos)
f) Por solicitud de los Gerentes de Proceso
g) Por ajuste del Perfil del empleado al del Cargo
h) Inclusin de nuevos requisitos legales
i) Nuevos proyectos y negocios
j) No conformidades reales o potenciales
k) Ocurrencia de incidente y/o emergencias
l) Traslados
m)Preparacin del Empleado para cargos Futuros

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a) Por resultados de la Evaluacin de 360: Si la necesidad de capacitacin fue

detectada por medio de la evaluacin de 360 (Ver FOGH009- GESTIN DE
DESEMPEO), el Gerente de Recursos Humanos conjuntamente con el Gerente de
Proceso, determinan las prioridades y elaboran el plan de capacitacin.
b) Por resultados de la Evaluacin de Competencias: Si la necesidad de capacitacin
fue detectada por medio de la evaluacin de competencias (Ver GHPR02
VALORACION
DE
COMPETENCIAS
FOGH010EVALUACIN
DE
COMPETENCIAS), el Gerente de Recursos Humanos conjuntamente con el Gerente
de Proceso, determinan las prioridades y elaboran el plan de capacitacin.
c) Por optimizacin de procesos que cambien la rutina del trabajo: Si se presenta
cambio en la rutina del trabajo a causa de variacin en los procesos, el Gerente de
Proceso tramitar la aprobacin del Plan de Capacitacin diseado con la ayuda del
Gerente de Recursos Humanos.
d) Por falta de aplicacin de los procedimientos establecidos. Si se presenta
incumplimiento en la aplicacin de los procedimientos establecidos por
BIOCOMBUSTIBLES S.A. de ser necesario el jefe del Proceso correspondiente o jefe
de rea tramitara la solicitud de capacitacin ante la Gerencia de Recursos Humanos
para su gestin y de ser aprobada debe ser incluida en el Plan de Capacitaciones.
e) Por planes de Desarrollo de la Organizacin (logro de nuevos objetivos): Si se
presenta necesidades de capacitacin a causa de nuevos planes de desarrollo de la
empresa, la Gerencia General comunicar verbalmente a cada Gerente de Proceso y
al Gerente de Recursos Humanos quienes elaborarn el Plan de Capacitacin
conforme a las necesidades detectadas.
f)

Por solicitud de los Gerentes de Proceso: Si la necesidad de capacitacin tiene

iniciativa por el Gerente de Proceso, ste solicita la capacitacin y deber presentarla
con base en el Plan de Capacitacin diseado el cual deber llevar el visto bueno del
Gerente de Recursos Humanos.

g) Por ajuste del Perfil del Empleado al del Cargo: En caso de detectarse diferencias
entre el perfil del empleado y la capacitacin exigida por el perfil del cargo, el Gerente
de Proceso deber tramitar la aprobacin de la capacitacin requerida para ajustar al
empleado al cargo y disear, con el apoyo del Gerente de Recursos Humanos el
respectivo Plan de Capacitacin.
h) Inclusin de nuevos requisitos legales: En el caso de caso de presentarse la
inclusin de nuevos requisitos legales en el desarrollo de las actividades de la
organizacin que deban ser conocidos o afianzados por el personal involucrado, el
Director Jurdico solicita la capacitacin y deber presentarla con base en el Plan de
Capacitacin diseado el cual deber llevar el visto bueno del Gerente de Recursos
Humanos.

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i)

Nuevos proyectos y negocios: Cuando se presenten nuevos proyectos o negocios

que ameriten capacitacin al personal involucrado, Gerencia General y/o otras
Gerencias deber tramitar la aprobacin de la capacitacin requerida al rea de
Recursos Humanos y de ser aprobada se debe incluir en el Plan de Capacitacin.

j)

No conformidades reales o potenciales: En el caso de presentarse como resultado

del anlisis de causas de las no conformidades reales o potenciales acciones donde
se contemplen capacitaciones los jefes de Proceso del Sistema de Gestin Integral se
solicitara la capacitacin al Gerente de Recursos Humanos para su aprobacin.

k) Ocurrencia de incidente y/o emergencia: Cada vez que ocurra un incidente y/o
emergencia que amerite realizar una capacitacin hacia los trabajadores, El Director
de HSE solicitara a la Gerencia de Recursos Humanos la aprobacin de la
capacitacin.
l)

Traslados: Toda persona que dentro de sus funciones sea promovido o trasladado a
otro cargo, ser necesaria la capacitacin necesaria para desempear las funciones
del mismo.

m) Preparacin del empleado para cargos futuros: De acuerdo a las exigencias del
Jefe Inmediato y por autorizacin de Recursos Humanos para que la persona sea
promovido a otro cargo se aportara la capacitacin necesaria para el desempeo de
sus funciones en el cargo y desarrollo de sus competencias.
SEGUNDA ETAPA: ELABORACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN
Teniendo en cuenta los aspectos de la primera etapa los Jefes de Proceso deben enviar por
medio de correo electrnico los requerimientos de las capacitaciones al departamento de
Recursos Humanos. Con estos registros, Recursos Humanos procede a la elaboracin del
plan de capacitacin.
Los responsables de la elaboracin del plan de capacitacin son el Gerente de Proceso
solicitante y el Gerente de Recursos Humanos quien manifestar su aprobacin mediante la
firma del la solicitud de Capacitacin a la Gerencia General.
TERCERA ETAPA: APROBACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN
La aprobacin del programa de capacitacin est a cargo de la Gerencia de Recursos
Humanos.
CUARTA ETAPA: EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
La cuarta etapa del proceso es la ejecucin de la capacitacin. El Departamento de
Recursos Humanos es el responsable de coordinar y hacer el seguimiento; durante y hasta
el final del proceso, controlando que se realice de acuerdo a lo planeado. La asistencia
queda registrada en el formato FOGH006 -Control de Asistencia de Formaciones para

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capacitaciones llevadas acabo dentro de la Organizacin, y las capacitaciones externas se

controlaran con el certificado del curso.
QUINTA ETAPA: EFICACIA DE LAS CAPACITACIONES
La eficacia de las capacitaciones se efectuar de la siguiente manera:
EVALUACIN DIRECTA DE LA CAPACITACIN: Se podr realizar evaluacin escrita u
oral sobre la capacitacin dada a los asistentes, por parte del responsable de la formacin;
en el caso que no sea aprobada dicha evaluacin se tomaran las medidas que se
consideren necesarias para su eficacia.
EVALUACIN DE JEFE DEL ENTRENADO: Se realizar la medicin de la eficacia de las
capacitaciones externas con el formato FOGH022-Eficacia de las formaciones.
6 DEFINICIN DE TRMINOS
Capacitacin: Proceso mediante el cual se proporciona a los empleados la formacin
necesaria para desempear correctamente su trabajo.
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Fichas de Perfil de cargo- GHFC01 en adelante

Diccionario de competencias - (GHOT01)
Valoracin de competencias- (GHPR02)
Procedimiento de Induccin- (GHPR03)

8 ANEXOS

Control de asistencia de formaciones- (FOGH006)

Evaluacin de desempeo (FOGH009)
Evaluacin de competencias- (FOGH010)
Eficacia de entrenamiento (FOGH021)

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Reviso: Hernando Bermudez
Cargo: Gerente Recursos Humanos

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PERSONAL
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Reviso: Guiovanni Mahecha
Cargo: Coordinador de HSEQ

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Aprob: Sergio Sanchez Laverde
Cargo: Rep de la Direccin del SGC
Fecha: 04-06-2009