MACROPROCESO GESTION HUMANA

Proceso Permisos y Ausencia

Instructivo Política de permisos, licencias y Ausencias
Fecha: 13/04/2023
Código INUR-PT-02
Versión: 1
Revisó: Carolina Gómez Orozco Aprobó:

OBJETIVO:

Establecer las pautas y los procedimientos para la gestión de los permisos y las ausencias de los
empleados en Ingenio Urbano, con el fin de garantizar un sistema justo y equitativo asegurando al
mismo tiempo la continuidad y la productividad de la empresa.

• Establecer un sistema justo y equitativo para la gestión de los permisos y ausencias de los
empleados, sin discriminación alguna.
• Garantizar la continuidad y la productividad de la empresa, asegurando que siempre haya
personal disponible para cubrir las necesidades del negocio.
• Proporcionar un marco para la gestión de la carga laboral de los empleados, asegurando
que no se les exceda en términos de horas de trabajo y responsabilidades.
• Garantizar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones laborales aplicables en
relación con los permisos y ausencias de los empleados.
• Fomentar la buena comunicación entre los empleados y sus supervisores o encargados de
departamento en relación con los permisos y ausencias, lo que puede aumentar la
satisfacción y la moral de los empleados.

ALCANCE:

La política de permisos y licencias debe abarcar todos los tipos de permisos y licencias que se
reconocen en la empresa, incluyendo, pero no limitándose a, permisos por enfermedad, permisos
por maternidad/paternidad, licencias médicas, permisos por fallecimiento de familiares, permisos
por motivos personales, vacaciones y permisos por estudios.

1. TIPOS DE PERMISOS Y LICENCIAS:

Los tipos y permisos reconocidos por la empresa son:

• Permiso por Enfermedad (Incapacidad EPS), para los casos en que el empleado esté
enfermo o incapacitado para trabajar
 • Permiso Remunerado por calamidad doméstica, permite al trabajador ausentarse de
sus funciones laborales, por el surgimiento de un hecho inesperado que requiere de su
atención.
• Permiso Remunerado por Matrimonio
• Licencia de Maternidad, para los empleados que necesiten tiempo libre por el
nacimiento o adopción de un hijo.
• Licencia de Paternidad, para los empleados que necesiten tiempo libre por el
nacimiento o adopción de un hijo.
• Licencia por luto, para los casos en que un empleado necesite tiempo libre por el
fallecimiento de un familiar cercano
• Licencia no remunerada, para los casos en que un empleado necesite tiempo libre para
asuntos personales importantes
• Permiso Cita médica.
• Dia compensatorio por Jurado de Votación, Permite que el empleado disfrute de una
jornada de descanso por servir como jurado de Votación
• Media jornada compensatoria Votaciones, Permite que el empleado disfrute de media
jornada de descanso por cumplir con el deber de Votar
• Dia de la Familia, Los empleadores deberán facilitar, promover y gestionar una jornada
semestral en la que sus empleados puedan compartir con su familia

2. DURACIÓN DE LOS PERMISOS Y LICENCIAS.

Cabe resaltar que Ingenio Urbano alineara sus políticas de permisos y ausencias con lo
decretado en la ley colombiana.

• En el caso de ausencia por incapacidad médica, el tiempo será el decretado por el

médico de la EPS y que se encuentre especificado en la incapacidad.
• Para las licencias por calamidad doméstica, será el empleado en acuerdo con su jefe
directo y/o el área de recursos humanos, quienes determinen la duración de esta.
• Licencia por maternidad, Paternidad y Luto, los tiempos estipulados para estas licencias
serán las estipuladas en la ley.
a) Licencia de maternidad: Toda madre trabajadora puede gozar de una licencia de 18
semanas para cuidar a su bebé y 20 semanas si el parto es múltiple. Estos cuatro
meses y medio de descanso pueden repartirse desde dos semanas o una semana
antes de la fecha estimada del parto, según las indicaciones del médico o los deseos
de la madre.
b) Licencia de Paternidad: el padre gozará de ocho (8) días hábiles de descanso
remunerado.
c) Licencia por Luto: En caso de fallecimiento de conyugue, compañero/a permanente
o un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y
primero civil, la licencia será de 5 días hábiles
• Dia de la familia: Ingenio urbano deberá facilitar, promover y gestionar una jornada
semestral en la que sus empleados puedan compartir con su familia en un espacio
suministrado por el empleador o en uno gestionado ante la caja de compensación
familiar con la que cuentan los empleados. Si el empleador no logra gestionar esta
 jornada deberá permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo con sus
familias sin afectar los días de descanso.

3. SOLICITUD DE LOS PERMISOS Y AVISO DE LAS AUSENCIAS.

Todo empleado vinculado mediante cualquier tipo de contrato deberá reportar a su jefe directo
y/o al área de recursos humanos mediante correo electrónico y con el formato destinado, las
licencias o solicitudes de permiso, toda ausencia deberá estar debidamente justificada con los
soportes requeridos en cada caso.

a) Para las incapacidades médicas, deberá informarse lo antes posible al jefe inmediato, y una
vez sea posible deberá enviarse mediante correo electrónico la incapacidad expedida por
un doctor de la EPS.
b) Para la jornada compensatoria por ser Jurado de votación solo se podrá disfrutar dentro de
los siguientes 45 días posteriores a las elecciones, la fecha deberá ser acordada con
anterioridad con el jefe inmediato o jefe de área, el empleado estará obligado a presentar
el soporte expedido por la registraduría nacional que lo acredite como Jurado.
c) En el caso de medio día de descanso remunerado por Votar solo se podrá solicitar durante
los 30 días siguientes a las elecciones, la fecha deberá ser acordada con anterioridad con el
jefe inmediato o jefe de área, el empleado estará obligado a presentar el certificado
electoral para gozar de dicho beneficio.
d) Para la jornada por el día de la familia, Ingenio Urbano deberán facilitar, promover y
gestionar una jornada semestral en la que sus empleados puedan compartir con su familia
en un espacio suministrado por el empleador o en uno gestionado ante la caja de
compensación familiar con la que cuenten los empleados. Si Ingenio Urbano no logra
gestionar esta jornada deberá permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo
con sus familias sin afectar los días de descanso, esto sin perjuicio de acordar el horario
laboral complementario, En este caso el empleado podrá solicitar una jornada laboral de
descanso remunerado enviando el formato dispuesto, previo acuerdo y autorización del jefe
directo.

Esta política entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación y será revisada periódicamente
para asegurar su efectividad y adecuación a las necesidades de la empresa.