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Resumen de la guía
Administración de Documentos
VALERIA LEON VELEZ 19 DE SEPTIEMBRE DE 2020 17:59

Soporte en papel Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez nalizado su trámite y cuando su consulta
Descripción es constante.

Soporte en papel, empezó a usarse en Colombia en el año 1950

cuando el gobierno nacional expidió el decreto 2527 en el cual se
autorizaba esta técnica para la reproducción de la documentación Conservación preventiva de
en soporte físico.
 
documentos
Esta forma fue modi cada por el Decreto 3354 de 1954 y las dos
constituyen el fundamento del uso de la micro lmación. Descripción
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y
El avance actual de los sistemas informáticos hace obligatorio el
administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro
uso de las tecnologías en todos los campos del que hacer humano.
de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad. 

Archivo
Digitalización
Descripción
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte Descripción
material, acumulados en un proceso natural por una persona o
Técnica que permite la reproducción de información que se
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
casetes, cinta, película, micro lm y otros) en una que sólo puede
e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.  leerse o interpretarse por computador. 

Archivo Histórico Documento facilitativo

Descripción Descripción
Archivo al cual se trans ere del archivo central o del archivo de Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o
comunes en todas las entidades. 
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el
valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Fondo documental
Archivo Central Descripción
Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
Descripción jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. 
Microfilmación Tipo documental

Descripción Descripción
Técnica que permite registrar fotográ camente documentos como Unidad documental simple originada en una actividad
pequeñas imágenes en película de alta resolución.  administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasi carla, describirla y asignarle
categoría diplomática. 

Sistema integrado de
conservación
Descripción
Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran
el mantenimiento adecuado de los  documentos, garantizando su
integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. 
Unidad documental
Descripción
Unidad de análisis en los procesos de identi cación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está
constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente. 

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