Ejemploujograma

PROCESO: GESTION DE TESORERIA
PROCEDIMIENTO: CANCELACION ORDENES DE PAGO
VERSION: 3.0 CODIGO: PRC-TES-001
CODIGO: PRC-TES-001
ELABORADO POR: AMPARO MORALES DE GASTELBONDO, Asesora Grupo de Tesoreria
FIRMA: _________________________________ FECHA: ____19 DE MARZO 2013_____________________
REVISADO POR: ANTONIO ROJAS MARTINEZ, Profesional Universitario
FIRMA: _________________________________ FECHA: ___19 DE MARZO 2013______________________
APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesorería
FIRMA: _________________________________ FECHA: _19 DE MARZO 2013______________________
1. OBJETIVO:
Cancelar las ordenes de pago a un proveedor o una cuenta de egreso.
2. ALCANCE:
Desde que nace la intensión del compromiso hasta que se extingue el compromiso con la cancelación total del mismo.
Los responsables son los ordenadores del gasto y tesorero del Municipio.
3. BASE LEGAL:
Acuerdo de Aprobación del presupuesto (anuales), Decreto 111/96, Ley 594/00, Acuerdo 062 /98 (Estatuto Organico de
Presupuesto Municipal)
4. DEFINICIONES:
Orden de pago:
Acto por el cual la autoridad competente, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, ordena a la Tesorería que
se proceda al pago de una obligación. La orden debe especificar el concepto y la cuantía.
Ejecución de Gastos:
Es la cusación de compromisos, ordenación de gastos, realización de pagos y los registros correspondientes. Proceso
de generación y atención de pasivos con cargo al presupuesto.
Plan Anual Mensualizado de Caja "PAC" :
Instrumento para la ejecución presupuestal que fija los montos máximos de fondos a disposición de tesorería para
pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera
programar el flujo de pagos.
5. CONDICIONES GENERALES:
Los compromisos legalizados y entregados a satisfacción de los bienes y servicios, debidamente soportados que
cumplan con el procedimiento presupuestal ( disponibilidad y registro ) y contable para proceder al pago.
6. ACTIVIDADES:
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Punto de
No. Etapa Actividad Responsable
Control
Registro Flujograma
1 2 Radicar la Orden de pago en el Auxiliar Adtivo Ordenes de Software
pago inicio
software de Tesoreria si contiene
la disponibilidad y Registro recibidas
presupuestal correspondiente, Revisa orden
Revisar de pago
orden de
en caso contrario devolverla al pago
Grupo de presupuesto.
Si
Si No
cumple
requisitos?
Radica orden
orden Devuelve
de pago
pago cuenta
cuenta a
contabilidad
contabilidad
2 Aprobación. No de Orden de
Comprobante pago
de Egreso Si
la OP se
puede
aprobar?
Codificar Orden de pago, No

No
mediante la verificación de: PAC, (1) Profesional
identificar recurso, cuenta Universitario
(1) asesor Soluciona la novedad
bancaria, embargos, cesiones y
descuentos en general.
Codifica la orden de
pago en software
3 Determinar si la cuenta se paga

por fiducia ó por tesorería. No
No
(1) Profesional paga
paga orden
orden de
de
pago
pago por
por
Universitario fiducia?
fiducia?
(1) asesor
Si
Si
4 Envió fiducia o Si se paga por recursos Propios boletín de

pago tesorería. elaborar e imprimir boletín de egresos Elabora
Elabora boletín
boletín
egresos
egresos
egresos para enviar a fiducia o
pagar por tesorería si son (1) Profesional
Recursos del Sistema general de Universitario
Participacion SGP, firmar y (1) asesor
Elabora boletín
entregar a la tesorería General. de egresos
5 Boletines de boletín de Firma boletín

egresos egreso
firmado
Firma boletín
Recibir, analizar y firmar boletín
de Egresos y entregar al Directora Grupo de
Profesional Universitario o Tesorería
asesor b c
Pág. 2 de 110
6 Archivo
c
plano b
Generar archivo plano de pagos Genera archivo

plano (boletín)
para enviar a fiducia vía e-mail o
para realizar pagos en tesorería Genera Plantilla de
electrónicamente en plantillas y (1) Profesional
Genera Plantilla
Universitario pagos
de pagos
pasar a la actividad No 9, Hacer Envía por e-
(1) asesor mail a la
oficio de solicitud de cheque y fiducia
Envía por e-mail
Hacer traslado de fondos a la fiducia
(acreedores)
Carga en el
portal de Banco
Carga en el
portal de Banco
Solicita Cheque
al banco
7 Remitir las ordenes de pago a Aprueba pago
Remite
fiduciaria relacionadas en boletín (1) Profesional soportes del
de egresos autorizando el pago. Universitario boletín
(1) asesor (orden de
pago)
8 Contabilización. Envíar copias de boletines de Registro boletín de

Remite soportes
egresos al Grupo contable y contable egresos Remite
del boletín
financiero para su afectación. boletines
(orden deal pago)
(1) Profesional Grupo
Universitario Contable
(1) asesor
9 En tesoreria diligenciar las

Remite boletines al
plantillas de pago electrónico, (1) Profesional Grupo Contable para
solicitar los cheques al banco o Universitario su afectación
trasferencias de fondos a (1) asesor
acreedores
10
Aprueba
Archivo
pago a
Aprobar pagos de tesorería, en Clave y
Directora Grupo de portal
el portal electrónico de cada Tesorería modem de
del,banco
banco. acceso a
fin
Un (1)
11 Reclama y fotocopia cheques, Profesionale Consignacio
realiza consignacion y pago Universitario y Un n Cheque Reclama,
fotocopia y
(1) Asesor
12 Pago a planillas
Recibir yderadicar
Cesantias ( Fondos)
memorandos Auxiliar Adtivo Memorando entrega
Acreedores y actualiza listado
remitidos por lade control de
Secretaria
cheques
13 Revisar que el acreedor Un (1)
cheques
responsable, corresponda
Autorizando el Profesionale
relacionado al Revisa la
pago,
archivodel fondo de Acreedores
pendiente de pago Universitario y Un solicitud con el
(1) Asesor archivo
( Cedula, periodo, Nomina,
14 Nombre etc) en
Codificar Sofware de Un (1) Codigo en el
Tesoreria sin afectación Profesional comprobante d
presupuestal, nit, valor nombre Universitario y Un de egreso y sofware de
(1) Asesor numeración tesoreria
del acreedor identifica recurso,
Codifica sin
cuenta Bancaria , embargos. afectación
presupuestal
15 Elaborar e imprimir boletin de Un (1) Boletines de

egresos, y entregar para revision Profesionale Egresos Proyecta boletín
aprobacion y firma de tesorero Universitario y Un
(1) Asesor
(a).
16 Un (1) Clave y portal del
diligenciar la plantilla de pago Profesionale modem de banco Planilla de pago
electronico para trasferencia a Universitario y Un acceso
cuenta de acreedor (1) Asesor
17 Aprobar los pagos de tesoreria Directora Grupo de Clave y portal del

en el portal electronico de cada Tesorería modem de banco Aprueba pago
Banco. acceso
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Aprueba pago
18 Un (1) Listado
Descargar del listado de Profesionale Actualiza
Universitario y Un listado
acreedores, verificar el pago acreedores y
(1) Asesor registra pago
19 Archivo. Archivar ordenes de pago, y Un (1) Archivo Tabla de
Archivo
boletines de egresos, Profesionale retenciones a
memorandos de autorización de Universitario y Un
(1) Asesor
acuerdo a ley general de
archivo.
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
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PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE CERTIFICADOS DE MAYORES VALORES
CODIGO: PRC-TES-002
ELABORADO POR: CIELO HELENA GUAYARA MONROY, Contratista
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR: LUZ NELLY ARBELAEZ GOMEZ, Directora Grupo de Tesorería y Deuda Pública
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
APROBADO POR: LUZ NELLY ARBELAEZ GOMEZ, Directora Grupo de Tesorería y Deuda Pública
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Certificar los mayores valores recaudados de la vigencia como saldos reales de tesorería que permiten a la
administración cubrir compromisos adquiridos no legalizados de la vigencia anterior.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el momento de la emisión del informe de la ejecución de ingresos donde se
determina los mayores valores recaudados los cuales deben ser certificados para su incorporación y en los saldos
de tesorería aplica desde el momento de la emisión del informe de la ejecución de gastos definitivo de la vigencia
anterior, hasta la determinación del saldo máximo que la administración esta en condiciones para cumplir con los
compromisos adquiridos y no legalizados.
3. BASE LEGAL:
Ley 617/00, ley 358/97, ley 819/03, ley 1176/07, ley 715/01 y Dec 111/93.
4. DEFINICIONES:
Compromisos adquiridos no legalizados:
Son aquellos que se han adquirido por medio de convenios u otros medios pero que aun tesorería aun no ha sido
legalizado el giro.
Saldos de compromisos:
Aquellos saldos que se encuentran legalizados y que la tesorería certifica para atender los diferentes compromisos
de la Administración.
Saldos bancarios de cuentas de recursos certificados:
Verificar el saldo de las cuentas bancarias con los saldos certificados por tesorería.
Mayor valor recaudado:
Son todos aquellos valores que generan un valor mayor al presupuestado inicialmente en la ejecución presupuestal
de ingresos.
Certificación:
Documento que expide la tesorería al jefe de presupuesto para la incorporación de los mayores valores en la
ejecución presupuestal.
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Para ejecutar este procedimiento mensualmente (del día 1ro al 10o), se requiere el cierre definitivo de ingresos que
depende de los extractos recibidos de las entidades financieras, ultimo boletín de la fiducia, traslados de recursos
entre cuentas bancarias,
6. ACTIVIDADES:
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Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Elaboración de Recibe memorando del Técnico Ejecución de
certificado. ingresos inicio
grupo de presupuesto con la
ejecución de ingresos oficial. recibidos
Recibe presupuesto
de ingresos
2 Compara el Presupuesto
Compara
definitivo Vs. el saldo presupuesto vs.
acumulado de la renta, y saldo acumulado
obtiene el mayor recaudado.
3 Proyecta certificación de Certificado

Proyecta
mayores valores y remite certificación y
memorando al Grupo de memorando
Presupuesto.
4 Recibe y firma certificación. Directora Grupo de
tesorería y Deuda Firma certificación y
Publica memorando
5 Entrega el memorando Memorando y

certificado Entrega certificación
anexando certificado, al y memorando
Grupo de Contabilidad y entregado
aplica el "procedimiento de
certificación de incorporación Proceso de Gestion
de recursos". contable
6 Archiva memorando y
Archivo
certificado
fin
Fecha Versión Descripción
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PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO
ELABORADO POR: MARIELA CAYCEDO ZULUAGA, Profesional Universitario.
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR: MARIELA CAYCEDO ZULUAGA, Profesional Universitario.
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesoreria
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Realizar las acciones tendientes a obtener el pago de las obligaciones a favor del Municipio, mediante el cumplim
normatividad vigente, con el fín de evitar el detrimento patrimonial.
2. ALCANCE:
Inicia con la recepción del título ejecutivo para cobro, hasta proferir el auto que ordena la terminación y archivo del p
3. BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, Manual de Jurisdicción coactiva expedido por el Ministerio de Hacienda; Estatuto
Acuerdo 031 de 2004, Reglamento Interno de cartera del Municipio.
4. DEFINICIONES:
Titulo ejecutivo:
Documento que permite incoar una acción procesalmente denominada ejecutiva, que constituye plena prueba de la
contenida la cual debe ser expresa, clara y de inmediata exigibilidad.
Obligación fiscal:
Es el vinculo jurídico en virtud del cual el estado, denominado sujeto activo exige un deudor, denominado sujeto
cumplimiento de una prestación pecuniaria excepcionalmente en especie.
Prescripción:
Instituto jurídico por el cual el transcurso del tiempo produce el efecto de permitir la extinción de los derecho y obliga
Procedimiento Administrativo coactivo:

Procedimiento por medio del cual la administración hace efectivo los créditos fiscales a su favor, a través de s
dependencias, funcionarios sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria.
Contenido del acta de remate:1) fecha y hora y lugar de la diligencia. 2) designación de las partes del
identificación dos ultimas ofertas, nombre postores.4) designación del rematante, determinación de los bienes r
5. CONDICIONES
procedencia GENERALES:
del dominio del ejecutado si se tratase de bienes registrados. 5) El precio del remate, si la licitación
La administración
desierta deberá contar con un contrato de correo certificado; contar con
se deja constancia. equipos del
Contenido de computo
acta queyaprueba
de impresió
el
respectivos
funcionario competente aprobará el remate dentro de los cinco días siguientes, mediante auto en el que dispondrá:id
elementos y papelería; un sistema de archivo rodante; infraestructura locativa adecuada y personal
administrar
1. el alto de
volumen de expedientes y un software para administración
que afecten alybien
control.
El La cancelación
título debe mostrar los
la gravámenes
obligación deprendarios
forma clara o hipotecarios
expresa y exigible. objeto del remate.
2. La cancelación del embargo y del secuestro.
3.
6. La expedición de copia del acta de remate y del auto aprobatorio, las cuales deberán entregarse dentro de los cin
ACTIVIDADES:
siguientes a la expedición de este último. Si se trata de bienes sujetos a registro, dicha copia se inscribirá y protocol
notaría correspondiente al lugar del proceso; copia de la escritura se agregará luego al expediente.
4. La entrega por el secuestre al rematante de los bienes rematados.
5. La entrega al rematante de los títulos de Pág.la8cosa
de 110rematada que el ejecutado tenga en su poder.
6. La expedición o inscripción de nuevos títulos al rematante de las acciones o efecto públicos nominativos que h
rematados, y la declaración de que quedan cancelados los extendidos anteriormente al ejecutado.
7. La entrega del producto del remate al acreedor hasta concurrencia de su crédito y la costas, y del remanente al
Punto de
Control
Registro
Memorando de
Recibir el titulo ejecutivo radicado, constancia
con los demas ejecutoria y de
Recepción del titulo Auxiliar Titulo
documentos que lo notificación. recursos
ejecutivo de las administrativa ejecutivos
conforman , debidamente interpuestos y
dependencias del Municipio. (ventanilla) ejecutoriados notificacion de los
ejecutoriado, y agotada
la vía gubernativa. mismos.
2 auxiliar
Registrar en el Software administrativa
de Jurisdicción Coactivo, archivo de
el concepto de la cobro coactivo. Software de Cobro
entrada del expediente registro sofware
obligación enmarcada en coactivo
el titulo ejecutivo, envía
a reparto.
3 evaluacion
juridica del titulo
ejecutivo con
resultado de
viabilidad de
cobro persuasivo
o coactivo.
Profesional
Recibir y revisar si el
Universitario
título y la
encargado de resultado viabilidad
Estudio jurídico documentación . Estudio
la revisión de cobro.
jurídico definiendo si es
preferiblemente
viable hacer cobro.
abogado.
4 devolucion del titulo

Profesional
dependencia de origen
Si el titulo es imperfecto Universitario
registro novedad en
devolver a la encargado de oficio de
sofware y palnilla
dependencia de origen. la revisión devolución,
salida
preferiblemente
abogado.
5
Recibir el expediente con
los documentos
pertinentes y
organizarlos en una
carpeta, rotular carpeta,
adjudicar un numero al carpeta del expediente,
expediente, ingresar al expediente en consecutivo de
conformar expediente. Para profesional de
sistema de información, físico y numeración
cobro de la deuda. archivo
y enviar a cobro magnético, con expediente y registro
persuasivo o coactivo número. sofware.
según estudio de
viabilidad. Hacer
reparto de acuerdo
lineamientos Director o
jefe.
Pág. 9 de 110
6 informe del expediente con
De acuerdo al estudio estudio de informe del estudio
viabilidad de cobro jurídico y decisión de la profesional de viabilidad y juridico
persuasivo? Dirección pasar a cobro archivo políticas de la
persuasivo o coactivo. Dirección
Recibir y enviar al
deudor. Oficio
Iniciación etapa cobro y oficio con
informandole de la
persuasivo, solicitud profesional de cobro
deuda, invitándolo a planilla recibido y
información adicional, e cobro persuasivo
cancelar la deuda. Si es oficios
investigación de bienes, persuasivo. enviado a
necesario solicitar
otros. deudor. 8 dias
información adicional
para implementar la
documentación existente
dentro de los ocho días
siguientes al recibo del
expediente inicial.
8
El deudor recibe oficio

cobro persuasivo. Se
debe definir si: A) Solicita deudor a quien
Deudor recibe cobro acuerdo de pago ir al se le inicio definir conducta
oficio persuasivo
persuasivo. (Paso10), B) Cancela la cobro del deudor.
totalidad de la deuda ir al persuasivo
( paso 9). C) Rehusa el
pago ir al ( paso 8).
9 auto archivo
El deudor rehusa el etapa
pago: archivar etapa profesional de persuasiva y
auto, planilla y
Rehusa pago persuasiva y enviar cobro planilla de
expediente.
expediente, para iniciar persuasivo. devolución
etapa cobro coactivo. expediente
Revisar los pagos en para reparto.
Bancos, si cancelo el
10 profesional de Certificación de
Cancela la totalidad de la total de la deuda ir al auto, planilla y
cobro pagos, o
deuda paso (82)., y remitir expediente.
persuasivo. historial.
expediente para archivo
11 inactivo del Municipio.
solicitud de
Evaluar la procedencia acuerdo de
del acuerdo de pago y pago. Cuenta
profesional de
El Deudor solicita Acuerdo verificar que contenga con un mes
cobro radicado y solicitud.
de pago. los datos exigidos por las para subsanar
persuasivo.
Resolución de Cobro información y
Coactivo. radicar
nuevamente.
12 Emitir proyecto de
Resolución que concede
el acuerdo de pago,
especificando los
proyecto de
Emitir Resolución que términos, intereses de profesional de
resolucion de
concede el acuerdo de mora y los de cobro resolución
acuerdo de
pago. financiación, valor cuotas persuasivo.
pago.
y cuenta bancaria donde
debe consignar la cuota
o forma de pago
diferente a esta.
13 Remitir para revisión al

proyecto de resolución El profesional
de Acuerdo de pago al de cobro
asesor de la Ofcina para persuasivo a
aprobar y enviarlo junto Asesora Oficina Revisión y
firmas Resolucion
con el expediente para Cobro Coactivo firmas
que la Directora del y a Directora de
Grupo de Tesorería Grupo
suscriba el acto Tesorería.
administrativo.
Pág. 10 de 110
14
profesional de
cobro
oficio citación
Elaborar la citación para persuasivo. control numeracion
Notificación del acuerdo de para sutir
notificación acuerdo de Firmas consecutiva del
pago. notificacion
pago. Asesora Ofcina oficio.
personal
Cobro
Coactivo.
15
Elabora guía y lo
adjunta a la citación y auxiliar Citaciones guia empresa de
Guia correo notificación.
entrega al correo con administrativa enviadas. correo.
planilla.
16
Elaborar constancia de
Notificación de la profesional
notificación personal o en constancia de
Resolución del Acuerdo de cobro
su defecto las demás notificación
pago. persuasivo.
notificaciones de Ley.
entrega copia
constancia y
resolución al deudor.
Si deudor incumple
acuerdo de pago, profesional de
revocar mediante acto cobro
administrativo y persuasivo.
continuar con la Firmas informe secretarial,
incumplimiento del acuerdo investigación de bienes, Asesora Ofcina Auto revocatorio del
17 de pago ordenar medidas Cobro Coactivo
Autos
acuerdo de pago,
cautelares, firmados por quien revisa y orden de embargo.
Directora del Grupo de de la Directora
Tesorería por Asesor del grupo de
Oficina Coactivo quien Tesorería.
revisa.
profesional de
Recibir expediente del proyecto
cobro coactivo
reparto. acuerdo de
que esta
Iniciación etapa cobro Proyectar mandamiento pago,
18 coactivo de pago y citación para
facultado para
expediente
auto.
realizar el
notificación. debidamente
Entregar a la Asesora de impulso
profesional del
foliado.
la Oficina de Cobro proceso.coactivo
cobro
19
Coactivo para su revisión impulsador del
el auto el mandamiento proceso.
proyecto control
Revisión y firmas de pago. Y una vez Firman auto con soportes
firmas.
aprobado, envíar en dos Asesora Oficina
copias a la Directora del Cobro Coactivo
Grupo de Tesorería para y Directora
20 que ella lo suscriba. Tesorería.
citación.
Hacer citación al deudor, dispone de 10
para que este se días hábiles a
presente a recibir Profesional de partir de la
Notificación personal -
notificación personal del cobro coactivo fecha de proyecto de citación
citación
auto de mandamiento de impulsador entrega de la
pago y enviar por correo citación en el
certificado. Ir al paso 15. domicilio del
deudor.
21 Guia correo notificación.

Entregar citación y guía auxiliar guia y oficio
guia y oficio citatorio
al correo oficial. administrativo citatorio
Pág. 11 de 110
22
planilla y auto
Recibir de la empresa de
citación
surte notificación de la correo la guía con la
auxiliar devuelto y
citación o devuelve correo novedad de entrega o planilla correo
administrativo archiva guia
con novedad. devolución y archivar en
con folio
el expediente.
consecutivo.
Profesional de
23 cobro coactivo
Controlar términos de
impulsador y sofware y planilla entrega
control de términos citación; para hacer
tecnico y documental correo
notificación personal.
profesional de
archivo.
24
Si el deudor se presenta
Constancia de
a recibir notificación
notificación
personal, hacer plena constancia suscrita
personal
Notificación personal identificación del deudor, por el deudor y el
suscrita por el
notificar y entregar copia funcionario.
funcionario y el
del mandamiento de
deudor
pago.
25
Si vencido el termino no profesional
se ha presentado universitario
oficio de
Notificación por correo personalmente; Elaborar encargado del oficio
devolución,
oficio notificación por impulso
correo. procesal.
26
Elaborar guía de la
empresa de correo y
auxiliar guia de la
Elabora guia adjuntar la notificación guia
administrativa. empresa correo
por correo y copia del
mandamiento de pago.
27 Entregar notificación por

auxiliar
Entrega correo. correo, el mandamiento planilla y auto.. planilla
administrativa.
de pagode
Recibir y guía al correo.
la empresa de planilla y auto
correo la guía con la citación
28 novedad de entrega o auxiliar devuelto y
recibe guia correo. planilla correo
devolución y archivar en administrativa archiva guia
el
Seexpediente la guiados
puede presentar de con folio
29 correo.
opciones: a) el correo consecutivo.
devuelve la notificación archiva la guía
auxiliar novedad de la
Notifica? con el Auto de en el
administrativa notificación
mandamiento de pago o expediente.
b) Que el deudor reciba
el auto MP.
30 contratar un medio
escrito con fin de cumplir
notificacion por aviso con la notificación por aviso periodico
Asesora. pagina web
publicitario o pagina Web aviso o por publicación. y/o Web.
Se puede hacer por
pagina web mpal
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Elaborar y firmar la
(Nota1. el
constancia secretarial: 1.
deudor dispone
Si se notifico dentro del
profesional de 15 días
Deja constancia de termino de citación: en
universitario hábiles a partir constancia
31 notificacion y de forma personal, por
impulsor del de la secretarial
presentacion recurso. correo o por aviso y, 2. Si
proceso. notificación
dentro del termino
para presentar
presento excepciones ó
excepciones.
no.
32
termino para
responder
Si el deudor presento
excepciones un
excepciones al auto de
(1) mes
mandamiento de pago; Profesional
Proposición de Excepciones despues de Resolucion.
Proyectar la respuesta Universitario
recibida la
de excepciones. Si no, ir
propuesta por
al paso (59).
correspondenci
a del Municipio
33
Asesorar revisar y firmar

respuesta a las Asesor y
Resolución que
excepciones y envíar Director del
Firmas decide resolución y firmas
junto con dos copias Grupo de
excepciones
para la firma de la Tesorería
Directora.
(dispone de 10
Hacer citación al deudor días hábiles a
34 para presentase a recibir
profesional
partir de la
universitario
citacion personal. notificación personal de fecha de notificación personal
impulsor del
la respuesta de entrega de la
proceso.
excepciones. citación en el
35 domicilio )
empresa de correo y
adjuntar a la citación
auxiliar planilla recibido citacion para
elabora guia respuesta excepciones,
administrativa del correo notificación personal
entregar citación y guia
correo al Correo
certificado contratado.
Recibir de la empresa de
36
correo la guía con la
guia firmada
novedad de entrega o
auxiliar con numeracion
recibe guia correo. devolución. Ir al paso guia
administrativa consecutiva del
(23) y archivar en el
expediente.
expediente con
numeración consecutiva.
37
Si el contribuyente se
presenta a recibir
notificación personal,
hacer plena
auxiliar Constancia de entrega copia
identificación del deudor,
Notificación personal administrativa constancia y
notificar y entregar copia
(ventanilla. notificacion. resolución al deudor.
de la "respuesta de
excepciones" con
constancia de
notificación.
Pág. 13 de 110
38 Si vencido el termino no
por un termino
se presenta; Hacer profesional
constancia de no de diez (10)
constancia de no universitario constancia de no
presentacion suerte días hábiles.
presentación, firmar y impulsor del presentación.
notificacion correo. Correo
envíar copia de la proceso.
certificado.
resolucion por correo .
39
Hacer y firmar la Notificaciones de
constancia secretarial: 1. Excepciones
Si se notifico dentro del realizadas.
profesional (Nota2. el deudor constancia de
termino de citación: en
constancia de notificacion y universitario dispone de 5 días
forma personal y, 2. Si a partir de la notificación y
de presentacion recurso. impulsor del
dentro del termino notificación para presentación.
proceso.
presento recurso de presentar
reposición a las Recurso de
excepciones ó no. Reposición).
El funcionario
dispone de 1
mes para dar
40 Si el deudor presento profesional
respuesta, el
recurso de reposición; universitario
Recurso de Reposición termino
Proyectar la respuesta al impulsor del
comienza a
recurso de reposición. proceso.
correr a partir
41 Revisa y avala de la radicación
el Asesor de la del Recurso.
oficina de
Firma respuesta al Cobro Coactivo Recurso de
firmas.
Recurso de Reposición. y suscribe la reposición.
Directora del
grupo de
Tesoreria
Pág. 14 de 110
42
(dispone de 10
Hace citación al deudor días hábiles a
profesional
moroso para presentase partir de la fecha cita al deudor para
universitario
cita deudor a recibir notificación de entrega de la surtir notificacion
impulsor del citación en el
personal del recurso de personal
proceso. domicilio del
reposición
deudor)
43
auxiliar guia y oficio
elabora guia empresa de correo y guia
administrativa citatorio
adjuntar a la citación.
44
entrega correo para citación Entregar citación y guía auxiliar
planilla recibido guia correo
de notificación personal. al correo. administrativa
45
Archiva la guía
auxiliar
Recibir de la empresa de en el
administrtativa
correo la guía con la expediente y
recibe guia correo. y profesional o guia en expediente
novedad de entrega o numera en
tecnico de
devolución. forma
archivo.
consecutiva.
46
diez dias a
Controlar términos de profesional o
aprtir de la
control terminos citación; para hacer tecnico de control fisico.
entrega de la
notificación personal. archivo.
citacion.
Si el dedudor se
presenta a recibir La notificación
47 notificación personal, profesional personal se
constancia de
hacer plena identificación universitario practicarä por
Notificación personal notificación y acto
del contribuyente, impulsor del funcionario de
administrativo.
notificar y entregar copia proceso. La
48 de la respuesta del administración.
Si vencido
recurso de el termino no
reposición.
se presenta; Hace
profesional
constancia de no Edicto lo
universitario constancia
constancia secretarial presentación y hace el publica por diez
impulsor del secretarial
edicto, lo firma y publica dias habiles.
proceso.
en un lugar visible de la
administración Municipal.
49
profesional
Desfijar edicto, y hacer
universitario desfijcion anotacion de
desfijacion edicto constancia de desfijación
impulsor del edicto. desfijación.
del edicto.
proceso.
Pág. 15 de 110
50
Hacer y firmar la Notificaciones Archiva en el

constancia secretarial: 1. profesional de Recursos de expediente la
Si se notifico dentro del universitario Reposición notificación personal
constancia secretarial
termino de citación: en impulsor del realizadas. ó edicto y constancia
forma personal o por proceso. Control secretarial
edicto. consecutivo debidamente foliada.
En cualquier momento profesional

51 Compromisos de pago ó puede recibir solicitud de universitario solicitud del
contestacion deudor.
Pago total compromiso de pago, impulsor del deudor
efectuar pago total. proceso.
52
profesional
Proyectar y firmar el
universitario
compromiso de pago. Y
impulsor del
remitir a la asesora de la resolución
proceso. firma y
proyecta resolucion Oficina para su revisión y compromiso de
Asesora consecutivo
firma. Luego envíar a pago.
revisa y firma, y
Directora para firma y
Directora Grupo
número de consecutivo.
de Tesorería
53
Notificar el compromiso
de pago, con lo cual
profesional
Notificación de la suspende el Compromisos
universitario
Resolución del Acuerdo de procedimiento, pero si lo de pago incumplimiento
impulsor del
pago. incumple, elaborar Auto notificados
proceso.
de incumplimiento y
reanudar el proceso.
54
profesional
Revisar periódicamente Compromisos
control pagos compromiso universitario control pagos
el cumplimiento del de pago
de pagos. impulsor del sofware.
compromiso de pago. incumplidos
proceso.
55
Recibe del deudor el
recibo de pago total de la profesional
deuda ó detecta en el universitario
recibe factura pago factura
Software de la Alcaldía impulsor del
que pagaron la totalidad proceso.
de la deuda. Paso
56 profesional
Decretar medidas universitario Medidas
cautelares, a criterio del impulsor del Cautelares
funcionario, antes, proceso. emitidas revisa y materializacion
Medidas cautelares
simultanea y después de firma,Asesora y medidas cautelares
dictar el Auto de Directora Grupo
mandamiento de pago. de Tesorería
57 Revisar expediente, si es profesional revisa Expediente

un predio embargar ante universitario expediente .
la Oficina de impulsor del
Instrumentos Públicos ó proceso.
si es un establecimiento
comercial embargar ante Asesora revisa
la Cámara de Comercio, y firma, y
si es de Transito Directora Grupo
revision expediente para embargar el vehiculo, de Tesorería
embargo. también se puede
embargar todo tipo de
bienes, cuentas
bancarias, salarios,
vehículos acciones etc.
que figuren a nombre del
ejecutado.
Pág. 16 de 110
58 Embargo y secuestre. Proyectar auto de profesional firma proyecto de embargo
embargo y secuestre. universitario responsable de
impulsor del oficina y
proceso. Director del
grupo tesoreria
59 inscribe embargo. Envíar por correo el auto profesional Embargos guia correo
de embargo, para universitario realizados por
proceder a inscribir el impulsor del concepto
embargo en proceso.
Instrumentos Públicos,
Cámara de Comercio ó
Transito, etc.
60 ordena pago costas Imponer el pago el de asesora liquidación de auto de liquidación

costas procesales. costas
61 selección de secuestre. Asesora lista de los lista de secuestres.

Seleccionar el secuestre auxiliares de la
en forma optativa, del justicia de la
listado de auxiliares de rama judicial
justicia, ubicado en el
Palacio de Justicia, u
otro profesional.
62 diligencia de embargo. profesional formato de

universitario diligencia.
Se reúne con el impulsor del
secuestre en el lugar proceso.
donde se realizará la Y Asesora de
diligencia de embargo o la Oficina de
secuestre. Cobro.
63 levantamiento de inventario. profesional Secuestres de

universitario bienes
Elaborar acta de impulsor del realizadas
inventario, de proceso.
reconocimiento e Y Asesora de
identificación del objeto a la Oficina de
embargar. Cobro.
64 Remate profesional Autos de seguir

universitario adelante
impulsor del emitidos
Emitir el "Auto de seguir proceso.
adelante la ejecución" de Revisa
remate. Asesora de la
Oficina de
Cobro.
65 selección de perito. Seleccionar el perito en Asesora lista de los lista de secuestres.

forma optativa, del auxiliares de la
listado de peritos justicia de la
ubicados en el Palacio rama judicial
de Justicia u otro
profesional.
66 auto que ordena nuevo profesional Asesora revisa auto

Emitir Auto de orden universitario
avaluo. y firma,
para realizar el Avaluó. impulsor del
proceso.
67 recepcion diligencia avaluo. Recibir la diligencia del y Directora dentro del diligencia
perito, en donde Grupo
Asesora dey expediente
determino el avaluó del Tesorería
profesional foliado y
objeto embargado universitario numerado
(dando traslado para ser impulsor del
objetado). proceso.
68 reclamaciones ejecutado El ejecutado presenta profesional Espera 5 días a

reclamaciones que universitario partir
considere pertinentes. impulsor del
proceso.
Pág. 17 de 110
69 revision reclamaciones. Si el ejecutado presenta profesional
reclamaciones, entregar universitario
al perito para revisar la impulsor del
reclamación. proceso.
70 respuesta perito. profesional

Recibir la respuesta del
universitario
perito.
impulsor del
71 determinacion del valor de proceso.
profesional
remate. universitario
impulsor del
proceso.
Determinar el valor del Asesora
remate: 70% del avaluó. revisa y firma, y
Directora Grupo
de Tesorería
Pág. 18 de 110
72 Liquidacion del remate profesional
universitario
Hacer auto de liquidación impulsor del
de: 1). Valor de la deuda, proceso.
2). Costas procesales, Asesora
3). Honorarios del revisa y firma, y
secuestre, 4). Honorarios Directora Grupo
del perito. de Tesorería
73 avisa remate. profesional

Elaborar aviso de remate universitario
impulsor del
proceso.
74 selección de postores
Seleccionar postores,
de la lista de
Asesora lista de los lista de secuestres.
llegado el día oportuno
y hora para auxiliares
revisa de lay
y firma, auxiliares de la
según pago y Directora
justicia siGrupono justicia de la
el remate el secretario o
valor. de Tesorería
el encargado de decide rama judicial
Directora
conformarGrupolista el sobre deberá
75 realizarlo anunciará en contener la oferta
de Tesorería y
propia
diligencia de remate. alta voz la apertura de la suscrita por el Remates realizados
Asesora del interesado el
licitación, para que los
grupo. deposito previsto.
interesados presenten en
76 sobre cerrado sus
Directora Grupo
elabora acta de remate. Extender de Tesorería y acta de remate.
ofertas. acta de remate. Asesora del
grupo.
77 aprueba remate. Emitir acta que aprueba Directora Grupo acta de remate.
el remate con la de Tesorería y
adjudicación del bien. Asesora del
grupo.
78 ordena cancelacion Directora Grupo orden escrita orden
honorarios. Ordenar por escrito la de Tesorería y
cancelación de los Asesora del
honorarios de los peritos. grupo.
79 factura costas y deuda. Directora Grupo factura

Remitir la factura de de Tesorería y
costas y deuda a favor Asesora del
de la Administración grupo.
Municipal
80
Ordenar pagar al
ejecutado, el saldo que
resulte del valor del Directora Grupo
remate menos de Tesorería y
ordena pago ejecutado. orden de pago 3 dias
honorarios del secuestre, Asesora del
honorarios del perito, grupo.
valor de la deuda y
costas procesales.
81 acta de entrega acta.

1) Proyectar y firmar el en un termino
acta de entrega del bien de quince dias
entrega del bien con acta. rematado. 2) Asesora siguientes a la
hacer la entrega material solicitud.
del bien.
82 Archivar el proceso de
jurisdicción coactiva,
cuando el deudor ha
cancelado totalmente el profesional
acuerdo de pago ó universitario
efectuado pago total de impulsor del
la deuda, o demuestre proceso.
Archivo del proceso de que esta a paz y salvo Procesos
ARCHIVO
jurisdicción coactiva por algún beneficio Asesora revisa archivados
recibido ó se concluya el y firma, y
proceso de remate. Directora Grupo
de Tesorería
Pág. 19 de 110
PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO
CODIGO: PRC-TES-003
DO ZULUAGA, Profesional Universitario.
______________________ FECHA: _________________________
ZULUAGA, Profesional Universitario.
______________________ FECHA: _________________________
NZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesoreria
______________________ FECHA: _________________________
ner el pago de las obligaciones a favor del Municipio, mediante el cumplimiento de la

r el detrimento patrimonial.
o para cobro, hasta proferir el auto que ordena la terminación y archivo del proceso.
ual de Jurisdicción coactiva expedido por el Ministerio de Hacienda; Estatuto Tributario;

no de cartera del Municipio.
ón procesalmente denominada ejecutiva, que constituye plena prueba de la obligación

a y de inmediata exigibilidad.
el estado, denominado sujeto activo exige un deudor, denominado sujeto pasivo el

ria excepcionalmente en especie.
o del tiempo produce el efecto de permitir la extinción de los derecho y obligaciones.
vo:
dministración hace efectivo los créditos fiscales a su favor, a través de sus propias
ad de acudir a la jurisdicción ordinaria.
cha y hora y lugar de la diligencia. 2) designación de las partes del proceso.3)
mbre postores.4) designación del rematante, determinación de los bienes rematados,
si se tratase de bienes registrados. 5) El precio del remate, si la licitación se declara
contrato de correo certificado; contar con equipos del
Contenido de computo
acta queyaprueba
de impresión con sus
el remate: el
sistema de archivo rodante; infraestructura locativa adecuada y personal
ate dentro de los cinco días siguientes, mediante auto en el que dispondrá: idóneo para
tes y un software
endarios para administración
o hipotecarios que afecten alybien
control.
objeto del remate.
orma clara expresa y exigible.
uestro.
mate y del auto aprobatorio, las cuales deberán entregarse dentro de los cinco (5) días
o. Si se trata de bienes sujetos a registro, dicha copia se inscribirá y protocolizará en la
ceso; copia de la escritura se agregará luego al expediente.
nte de los bienes rematados.
de la cosa rematada que el ejecutado tenga en su poder. Pág. 20 de 110
os títulos al rematante de las acciones o efecto públicos nominativos que hayan sido
dan cancelados los extendidos anteriormente al ejecutado.
l acreedor hasta concurrencia de su crédito y la costas, y del remanente al ejecutado,
Flujograma
inicio
Recibe titulo ejecutivo, con

las constancias de notificación
y de ejecutoria.
Registra
inicio
POSIBILIDAD DE COBRO DEL
si TITULO.
no
Recibe titulo
ejecutivo
Titulo imperfecto
Registra
devuelve
Proyecta mandamiento
de pago
conformar el expediente y
adjudicar un número de
identificación. registro.
Pág. 21 de 110
Entrega expediente a
No
la Tesorería
ES VIABLE EL COBRO POR VIA PERSUASIVA?
18
Firma mandamiento
de pago
Enviar oficio persuasivo y
oficios información
adicional y de bienes.
oficios.
A Recibir cobro persuasivo y definir

opciones de pago.
Proyecta citación C
Diligencia guía de
correo
Rehúsa el pago.
18
Entrega a la empresa
de Cancela
correo la deuda.
Recibe guía de la
empresa de correo
Acuerdo de pago?
Archivo
Proyecta la resolución de
acuerdo de pago.
Controla términos de
Firman
citaciónResolución
de Acuerdo de pago.
Pág. 22 de 110
aProyecta citación
para presentación
personal.
Si
o
se presento el
contribuyente
?
No
Notifica
personalmente y
entrega copia del
acto
Diligencia guía de
correo
Proyecta y entregapor
notificación correo
correo
Notifica la Resolución
Diligencia guía de del
Acuerdocorreo
de pago.
cumplimiento
Entrega guía adelaacuerdo de
empresa depago.
correo
Si
NO
82 autos
Recibe guía de la
empresa
Proyecta de correo
el Mandamiento de pago.
entrega auto
Archivo
mandamiento de
pago para firmas.
Elaborar y enviar
citación para
notificación. Si
o
se realizó la
notificación
por correo?
15
b
No
Entrega a la empresa
de correo
Hace notificación por
aviso
Pág. 23 de 110
avisoguía de la
Recibe
Hace yempresa de correo
firma constancia
secretarial
Arch
ivo
Archivo
c citación
c b
se presento el
contribuyente?
Si
No
Notifica
personalmente No y
se presentoentrega copia
excepciones? del acto.
Si d
o
Analiza y proyecta
respuesta a
excepciones
ProyectaFirma
notificación correo
excepciones
Diligencia guía de
Proyecta y firma
correo
citación-excepciones
Diligencia
Entrega guía guía de
a la empresa de
correo
correo
Recibe
Entrega guía
guía de la
a la
empresa
empresa de correo
de correo
Recibe guía de la
empresasede correo
realizó la Si
notificación
por correo?
31
no

Archivo
aviso
Pág. 24 de 110
Elabora constancia
citación
secretarial.
Arch
ivo
se propusieron Si No
o
se presento el
excepciones?
contribuyente
?
59
No Si
Notifica
Emitir resolución que
personalmente y
resuelve Excepciones
entrega copia del
acto
e f
e excepciones
Firma
Proyecta y firma constancia

de no presentación
Proyecta y firma edicto
Publica el edicto
Desfija edicto
Proyecta y firma citación
notificación excepciones.
Diligencia guía y
entrega al correo.
Proyecta y firma
constancia secretaria
Archivo
Recibe guía de correo y
archiva. f
23 Arc
hiv
o
No
se presento
se presento el
recurso de
deudor?
reposición? Si
No Notifica
personalmente,
entrega copia del
Si d
o
acto.
Analiza y Proyecta
respuesta al recurso de
reposición
Pág. 25 de 110
Proyecta y firma constancia de no
Firma recurso
presentacion de para
. Y oficio
enviarreposición
por correo.
Proyectay yfirma
Proyecta firma
constancia secretarial.
citación-recurso de
reposición
Arch
ivo
Diligencia guía de No
Presento
correo
recurso?
Entrega guía a la
Firma recurso
empresa de
de correo
reposición
Pág. 26 de 110
Proyecta y firma citación-
g
recurso de reposición.
Recibe guía de la
empresa de correo
Diligencia guía de
Archivo
correo.
Controla
Entregatérminos
guía a lade
citación
empresa de correo
Recibe guía de la
empresa de correo Si
o
se presento el
contribuyente
?
Archiv
o
No
Notifica
personalmente y
entrega copia del
acto
Controla
Proyecta términos
y firma de
constancia
de no citación
presentación
Proyecta y firma edicto
Publica el edicto
Desfija edicto
se presento el Si
deudor?
Proyecta y firma constancia de no

presentación.
Proyecta y firma
constancia
Proyecta secretaria
y firma edicto.
Publica el edicto
Desfija edicto
Archivo
Pág. 27 de 110
hconstancia dedno
Proyecta y firma
presentación.
Archi
vo
hay solicitud No
de
compromiso
de pago?
Si 1
o
Proyecta
compromiso
compromiso
y firma
hay solicitud de
de de
pago No
pago ?
Proyecta y firma
compromiso
Notifica de pago
personalmente
y entrega copia del acto
Revisa el cumplimiento
Notifica personalmente
del compromiso de
y entregapago
copia del acto
Esta No
cumpliendo?
Si
o
Revisa el cumplimiento
del compromiso de
pagopago
la total?
No
Si
Proyecta
o
pagoy total
firmade
auto de
laarchivo
deuda?
No
Si
i 82
DICTA MEDIDAS
CAUTELARES.
1
Revisa expediente
Revisa expediente
Pág. 28 de 110
k
Proyecta y firma auto

de embargo
Proyecta y secuestre
y firma auto
de embargo y
secuestre
Envía por correo el auto

Envía por correo el auto
de embargo
de embargo
Impone
Imponeelelpago
pagodede
costas
costas
Selecciona secuestre
Selecciona secuestre
Realiza diligencia de
Realiza diligencia
embargo de
o secuestre
embargo o secuestre
Hace acta de inventario

Elabora acta de
inventario
Emite
EmiteAuto dede
Auto seguir
seguir
adelante
adelante
Selecciona
Selecciona
elel
perito
perito
Emite Auto
Emite autode de
orden
orden
para realizar
para avaluó
realizar avalúo.
Recibe valor del avaluó

Recibe valor del avaluó
No
hay No
hay
reclamaciones
reclamacione?
?
Si
o
Pág. 29 de 110
hay
reclamacione?
Si
o
Entregaalalperito
Entrega peritopara
suanálisis
análisis
para
su
Reciberespuesta
Recibe respuestadel
del
perito
perito
Determina valor del

remate
Pág. 30 de 110
ProyectaLy firma auto
de liquidación
Proyecta y firma auto de

liquidación
Proyecta, firma y publica

aviso de remate
Proyecta, firma y
publica aviso de
remate.
Selecciona postores
Conforma Selecciona
postores mediante auto
Realiza diligencia de
Realizaremate
diligencia de
remate
Emite acta de remate
Elabora acta de remate.
Emite acta aprobando

Elabora acta aprobando
el remate
remate.
Ordena pagar
honorarios
Emite factura
Emite parapara
factura cancelar
cancelardeuda.
a favor de la
administración
Ordena pagar al
Ordena pagar
ejecutado al
el saldo.
ejecutado el saldo
Proyecta
Proyecto y firma
firmado delacta
acta
de entrega
de entrega del bien
del bien.
Hace entrega
Entrega deldel bien
bien
Archivo
i
Archivo
fin
fin
Descripción
Pág. 31 de 110
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS

CODIGO:
ELABORADO POR: DAGOBERTO NIETO ARCE, Técnico
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR: MARGARITA RUTH GRIMALDO ANDRADE, Profesional Universitario
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Conciliar mensualmente la información de los movimientos en los auxiliares de Bancos con los reportados en los
extractos bancarios, a fin de establecer razonabilidad entre los dos reportes, a efecto de determinar el origen de las
diferencias que se presentan que pueden ser por la propia operación y/o por falta de información (cheques o
depósitos en transito, cargos o abonos no contabilizados) o por errores u omisiones.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca desde la generación de los movimientos hasta la respectiva conciliación bancaria y
aplicación de los ajustes.
3. BASE LEGAL:
Constitución Nacional de 1991, Articulo 354; Plan General de la contabilidad Pública; Resolución Reglamentaria No.
035 de 1999; Modelo de sostenibilidad de la contabilidad publica
4. DEFINICIONES:
Conciliación Bancaria:
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados en una cuenta de
ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Extracto Bancario:
Es el documento que elabora mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros,
relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giro de cheques,
retiros, notas debitos o créditos y los saldos
Libro auxiliar de bancos:
Documento donde se registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria como son: el giro de
cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito anulación de cheques etc.,
Nota Crédito:
Son comprobantes de índole contable y tributario que sirven para sustentar el otorgamiento de un descuento,
bonificación, anulación total o parcial de la devolución de bienes vendidos.
Nota Debito :
Pág. 32 de 110
Son comprobantes de índole contable y tributario que sirven para sustentar el aumento del valor de las operaciones
de venta que consiste en la rectificación por suplemento del precio facturado errores u omisiones en el monto de la
operación.
La administración deberá contar con equipos de computo y de impresión (láser) con sus respectivos elementos y
papelería; un sistema de archivo rodante; e infraestructura locativa adecuada.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 33 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de la Recibe de la Institución Profesional Extractos
información. Bancaria el extracto mensual en Universitario y/o bancarios inicio
original de las cuentas Técnico recibidos
bancarias utilizadas para la
administración del gasto Recibe extracto
público.
2 Accesa el Sistema de Libros Software de

auxiliares contabilidad Accesa el sistema de
contabilidad y emite el auxiliar información
de Bancos mensual. impresos
Emite auxiliar de
bancos
3 Análisis de la Compara los valores en los Diferencias

información. libros por cada operación encontradas
Cruza información
efectuada y registrada en los
libros auxiliares frente a los
extractos bancarios.
Si
o
Coinciden
valores?
No
a
4 Establece las partidas que no Cantidad de Formato de
cruzan entre si y se registran en partidas conciliaciones
el formato de conciliación como conciliatorias
partidas conciliatorias. Registra partidas
conciliatorias
5 Determina las causas de la Formato de

conciliaciones Determina
inconsistencia. inconsistencias
6 Proyecta memorando Memorando

Proyecta
ordenando el ajuste de la memorando e
conciliación en tesorería ó en informe
contabilidad, y lo entrega la
tesorera.
7 Entrega formato de conciliación

debidamente diligenciado con Entrega memorando
el memorando anexando conciliación
8 Recibe, analiza y firma el Directora Grupo de

informe con el memorando. tesorería y Deuda
Publica Firma memorando y
conciliación
9 Recibe y archiva copia del Profesional Archivo

informe. Universitario y /o
Técnico
10 Aplicación de La inconsistencia detectada es

ajuste de de tesorería ó de contabilidad? No
tesorería. Inconsistencia
de tesorería?
Si
b
o c
Pág. 34 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
11 Si el ajuste es de tesorería, Profesional
recibe y analiza el informe de Universitario c
ajuste de tesorería.
Recibe informe
12 Aplica novedad en el software Ajustes Software de

de tesorería. aplicados tesorería
Aplica novedad de
tesorería
13 Si el ajuste corresponde a una Profesional

devolución (por comisión Universitario
bancaria, ó retefuente reteiva); Hay derecho a No
proyecta oficio solicitando su devolución?

reintegro
Si
o
Proyecta oficio
14 Recibe, analiza y firma el oficio. Directora Grupo de Firma oficio

tesorería y Deuda
Publica
15 Entrega oficio a la oficina de Profesional Remite a la oficina de

correspondencia para su Universitario correspondencia
enumeración y fechado y
posterior envió.
16 Archiva el oficio
Archivo
17 Proyecta memorando de la Memorando

novedad que fue aplicada, con
destino al procesos de gestión Proyecta
memorando
contable.
18 Recibe analiza y firma el Directora Grupo de

memorando, con destino al tesorería y Deuda
procesos de gestión contable. Publica Firma memorando
19 Contabilización Recibe y realiza el ajuste Profesional Ajustes Software

del ajuste contable enviado por el universitario contabilizados b
(proceso de proceso de gestión de
gestión contable). tesorería.
Realiza ajuste contable
Pág. 35 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
20 Confirmación de Confirma la coincidencia de los Profesional a
la conciliación valores, revisando auxiliar vs. Universitario y /o
bancaria. extracto. Técnico
Confirma coincidencia
auxiliar vs. extracto
21 Proyecta conciliación bancaria conciliación Conciliación

incluyendo todas las partidas bancarias Proyecta
proyectadas conciliación
conciliatorias, e imprime, y
entrega a la Directora del
Grupo de Tesorería y Deuda
Pública.
22 Recibe analiza y firma la Directora Grupo de

conciliación. tesorería y Deuda Firma conciliación
Publica
23 Recibe conciliación y archiva Profesional

extracto, libro auxiliar y el Universitario y /o Archivo
d
memorando con el informe. Técnico
fin
Pág. 36 de 110
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ESTAMPILLAS
CODIGO: PRC-TES-005
ELABORADO POR: ANGELICA SANDOVAL MONTEALEGRE, Asistencial
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Estudiar y controlar el flujo de estampillas.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca las estampillas de procultura y proancianos, se inicia desde el momento que son
entregadas por el contratista hasta el recaudo efectivo por parte de los bancos.
3. BASE LEGAL:
Acuerdo 071 de diciembre 07 de 2001, Acuerdo 001 de marzo 08 de 2005, Acuerdo 026 de diciembre 07 de 2006
arts. 4 y 5.
4. DEFINICIONES:
Arqueo de estampillas:
Documento emitido y firmado por entidad financiera ó inspección de policía, en donde se manifiesta: las estampillas
vendidas y las que quedan en su inventario.
Denominación:
Valor en pesos colombianos por el cual se expide una estampilla ( $1000, 2000, 5000, 10000, 20000 y 50000).
Estampillas:
Documento idóneo para acreditar el pago del servicio recibido, la cual encuentra su razón de ser en la necesidad
fiscal y económica del municipio.
Tipo de estampilla:
Concepto para identificar su cobro por medio de una estampilla determinada: Estampilla procultura y Estampilla
proanciano.
Recaudo de estampilla:
Actividad para aumentar el recaudo a través de estampillas, vinculando las entidades publicas al uso de estas para
tramites indicadas en la normatividad municipal.
Pág. 37 de 110
Para realizar este procedimiento, se debe contar con un medio de seguridad para su custodia y reserva, y con un
software para su control y guía de las estampillas, y un contrato vigente para su elaboración del documento
denominado estampillas, y convenio con una entidad financiera para la venta al publico de las estampillas.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 38 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recepción de Recibe oficio emitido del Asistencial
estampillas. contratista de las estampillas de inicio
proancianos y procultura.
Recibe estampillas
c
2 Verifica por tipo de estampilla, Cantidad de

denominación y por cantidad, estampillas Verifica lo recibido
vs. Oficio. recibidas
3 Proyecta acta de recibido por Acta de

tipo de estampilla, recibido
es No
denominación y la cantidad, en
correcto lo
caso contrario de no coinciden, recibido?
hace anotación en el oficio.
Hace anotación
Si en el oficio
Proyecta acta de
recibido
4 Se almacena las estampillas en

Archivo
la caja de seguridad.
5 Entrega de Revisa mensualmente el

estampillas inventario de estampillas. Revisa cantidad de
estampillas
almacenadas
6 Recibe de la entidad financiera

ó inspección de policía, oficio ó Recibe solicitud
memorando de solicitud de
estampillas.
7 Si hay inventario entrega lo Cantidad de Oficio ó

requerido o el saldo de estampillas memorando Hay
No
inventario. entregadas de solicitud inventario?
Si
a
Entrega estampillas
8 Revisión de Los cinco primeros días de cada Actas de

existencias mes, recibe de la entidad arqueo Recibe arqueo
financiera ó Inspección de recibidas
policía, el arqueo de las
estampillas.
9 En base a los arqueos recibidos,

determina la cantidad de Determina existencia
estampillas en existencia total. de estampillas
Pág. 39 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
10 Si la cantidad de existencia es Memorando
baja, se proyecta oficio de b
emisión, elaboración y compra
de estampillas.
No
existencia
baja?
Si
Proyecta solicitud
de emisión
Firma memorando de solicitud, Directora Grupo de Cantidad de c

a la Secretaria de Desarrollo tesorería y Deuda memorandos Firma oficio
Social. Publica de solicitudes
11 Archiva actas de arqueo, de

entrega, oficios de solicitud.
Archivo
fin
Pág. 40 de 110
"PROCESO GESTION DE TESORERIA"
"PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE TITULOS JUDICIALES"
VERSION: 3.0 CODIGO: PRS-TES006
CODIGO: PRS-TES006
ELABORADO POR: YEIMY PATRICIA ROBAYO MEDINA, Contratista
FIRMA: _________________________________ FECHA: 23 de Agosto de 2010

REVISADO POR: ADRIANA CATALINA RINCON ROJAS, Profesional Universitario

APROBADO POR: NESTOR RAUL FALLA QUIROGA, Director Grupo de Tesorería
1. OBJETIVO:
Controlar el tramite que debe surtir los titulo judiciales que son remitidos a la tesorería municipal
2. ALCANCE:
Este procedimiento tiene el fundamento esencial de determinar, ordenar y controlar la adjudicación y
aplicación de títulos.
3. BASE LEGAL:
Ley 624 de 1989, Código Civil, Ley 011 de 1987, Ley 066 de 1993.
4. DEFINICIONES:
Deposito judicial:
Es la cantidad de dinero que de conformidad con las disposiciones legales y vigentes, deben consignar
en los bancos autorizados para tal efecto según orden judicial y administrativa.
Titulo judicial:
Titulo valor que determina la cantidad establecida en un deposito judicial, y el determina el consignante,
el beneficiario y el propósito de conformidad a la ley.
Para realizar este procedimiento de debe contar con un software que permita administrar los títulos
judiciales y sus actuaciones, y un medio físico altamente seguro para su custodia.
Pág. 41 de 110
6. ACTIVIDADES:
Punto
No Registr
Etapa Actividad Responsable de Flujograma
Clasifica titulo
. Control o judicial
1 Clasificación e Recibir titulo judicial. Técnico títulos Hoja de
Digitainicio
datos del
identificación del judiciales Excel titulo judicial
titulo. recibidos
Recibe titulo judicial
2 Clasificar titulo judicial según su Archivo

competente: 1. Cobro coactivo, Clasifica titulo
judicial
2. Fondo de pensiones - cuotas
partes pensiónales, 3.
Concordatos y liquidaciones, 4.
Multas y sanciones, 5. Alumbrado
Público, 6. Espectáculos públicos,
7. Infracciones de transito, 8.
Multas a transporte público, 9.
Impuesto predial, 10. Industria y
comercio.
3 Digitar la identificación del titulo Hoja de

Digita datos del
Excel Proyecta
judicial indicando: 1. titulo judicial
memorando
Competente, 2. Concepto, 3.
Monto, 4. Consignante, 5.
Beneficiario, y otros datos.
4 Archivar y controlar el inventario Profesional Títulos Archivo

de los titulos judiciales de cobro Universitario archivado
Firma memorando
coactivo s
5 Proyectar memorando u oficio Memoran Archivo

do Proyecta
dirigido al competente, para memorando
determinar su aplicación.
6 Recibir y firmar el oficio. Directora Grupo

de tesorería y
Deuda Publica Firma
Recibememorando
respuesta
7 Entregar y archivar memorando u Técnico Memoran Archivo

oficio. dos
entregado Endosa
s
8 Recibir del contribuyente Recibe solicitud

Proyecta
solicitud de aplicación del titulo oficio
ejecutivo.
9 Imprimir recibo Recibo Imprime

impreso a Recibo
Firma oficio
10 Fraccionamiento Si el valor del titulo judicial es Técnico
Envía por correo No
del titulo mayor al valor de la deuda;
fraccionar el titulo Valor titulo
mayor a la
deuda?
Pág. 42 de 110
Valor titulo
mayor a la
deuda?
6. ACTIVIDADES:
11 Proyectar oficio al Banco Agrario Archivo
Si
donde se solicita se fraccione el
titulo judicial donde se debe
constituir dos nuevos títulos
judiciales a b

a pago
de tesorería y Ejecuta
Deuda Publica
Firma memorando
13 Hacer entrega al Banco Agrario Técnico

del titulo original con el oficio.
Entrega oficio
el titulo y Titulo
judicial
No
original
fue
fraccionado?
Si
14 Fraccionar el titulo en los valores Banco Agrario ó
fiducia Fracciona Titulo
indicados por la tesorería.
15 Recibir los dos nuevos títulos Técnico Recibe nuevos titulos

derivados del fraccionamiento.
16 Archivar Oficio y títulos Oficios Archivo

archivado
s
17 Verificar la calidad dentro del Verica requisitos del

proceso del demandado, por lo reclamente
cual debe anexar los documentos
respectivos que lo acrediten: 1.
Persona Natural: fotocopia de la
cedula de ciudadanía; 2. Persona
Jurídica: Certificado de existencia No
y representación legal, y Cumple
fotocopia de la Cedula de requisitos?
ciudadanía; 3. Poder o
Autorización autenticado.
Si
18 Proyectar Acta de entrega del Proyecta

titulo y del respectivo oficio. oficio
19 Hacer acta de entrega del titulo Titulo Acta Entrega titulo

endosado y del oficio al entregado
contribuyente
20 Aplicación del Aplicar el valor del titulo judicial a titulo
b
titulo judicial la deuda según conste en recibo aplicado
que contenga la liquidación del
impuesto y/o multa que origino
el embargo
Aplica el valor del
titulo a la deuda
21 Actualizar el estado del titulo en

la base de datos o archivo de Actualiza estado del
Excel titulo
(ProcedimientoTituloJudiciales.xl
s)
Pág. 43 de 110
6. ACTIVIDADES:
22 Proyectar Oficio al banco Proyecta
recaudador ordenando la oficio
aplicación del titulo, adjuntando
recibo y titulo original
c

de tesorería y c
Deuda Publica
Firma Oficio
24 Archivar documentos Archivo

d
fin
Pág. 44 de 110
PROCEDIMIENTO: REALIZAR OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO
CODIGO: PRC-TES-007
ELABORADO POR: ALEXANDER MOSQUERA CRUZ, Asesor Despacho de Hacienda.
FIRMA: _________________________________ FECHA: 4 DE ABRIL 2013_________________________
REVISADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesorería y Deuda Pública
FIRMA: _________________________________ FECHA: _4 DE ABRIL 2013________________________
APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ , Secretario de Hacienda Municipal (E )
FIRMA: _________________________________ FECHA: __4 DE ABRIL 2013________________________
1. OBJETIVO:
Gestionar recursos de crédito público para coadyuvar a la financiación del Plan de Desarrollo.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia con la necesidad de contratar crédito publico y finaliza con la entrega del informe S.E.U.D. a la Contralorí
al Ministerio de Hacienda y Credito Publico.
3. BASE LEGAL:
Ley 358 de 1997, Ley 617 de 2000, Ley 819 de 2003, Decreto Ley 1333 de 1986, Decreto 2681 de 1993.
4. DEFINICIONES:
Contratos de emprestito:
Son contratos de empréstito los que tienen por objeto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o e
plazo para su pago.
Operaciones de credito publico:
Actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas
cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.
D.T.F:
Tasa de captación Promedio Ponderado de los Depósitos a Termino, obtenida por el Banco de la República.
S.E.U.D:
Sistema Estadístico Unificado de Deuda
Pág. 45 de 110
Para ejecutar este procedimiento se requiere un software con un modulo de deuda pública para su administración. Cu
los indicadores de ley 358 de 1997, 617 de 2000, 819 de 2003. Proyectos
actualizados y concordantes con la operacion de credito publico.
6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control Registro
1 Evaluación Contratar un Alcalde y/o Solicitudes recibidas

de crédito publico, Secretario de
necesidades según las Hacienda
2 de crédito Proyectar
necesidades de Memorandos
publico. memorando
financiacion
donde se solicita
plasmadas en el a
la
PlanSecretaria de de
3 Recibir
Planeación, la
el Certificado de
Desarrollo.
viabilidad de o la la viabilidad recibido
envio
respuesta
certificación si queel
proyecto
contenga estala
desactualizado
viabilización de los o
no existe.
proyectos objeto
Continua
de crédito. en
actividad 6.
4 Comunicar al
ejecutor la
novedad, para
que realice lo
5 Archivar Asesor de
pertinente, si el
el Certificado de
certificado de Despacho viabilidad
proyecto esta
viabilidad.
desactualizado o
no existe.
6 Verificar que la
Calificación de
Riesgo Financiero
de la Alcaldía de
Ibagué se
7 Iniciar
encuentreel vigente
proceso
contractual si la
calificacion del
riesgo financiero
no se encuentra
vigente, según lo
contemplado en el
articulo 16 de la
Ley 819 de 2003.
Pág. 46 de 110
8 Solicitar Secretario de Oficio
informacion a las Hacienda
dependencias,
según los
requerimientos de
la firma
calificadora de
riesgo.
Pág. 47 de 110
9 Hacer el análisis Asesor de Documentos enviados
de las finanzas, Despacho
tomando como
base las
ejecuciones
presupuestales,
los estados
10 financieros,
Programar con la
indicadores
firma de ley,
calificadora
y
deenviar
riesgojunto con
la visita
la
tecnica informacion
para Secretario de
requerida
sustentar de las la Hacienda
otras secretarias y
informacion
11 entes
enviada.de la firma
Recibir Calificacion
descentralizados
calificadora dela entregada
la
riesgo, firmala
12 Elaborar
calificacionproyecto
calificadora del Asesor de Proyecto de acuerdo
de acuerdo con
riesgo.
solicitada. Despacho
sus anexos y
presentarlo para
revision y firma del
13 Radicar
Secretario el
de Proyecto de acuerdo
proyecto
Hacienda. de
acuerdo en la Oficina Juridica
Oficina Juridica
para su revision y
14 Gestiona visto bueno.
Obtener firma del Alcalde Proyecto de acuerdo
crédito Alcalde una vez la
publico. Oficina Juridica de
el visto bueno.
15 Radicar el Asesor de Proyecto de acuerdo

proyecto de Despacho
acuerdo en el
Concejo
Municipal.
16 Sustentar el
proyecto de
acuerdo ante la
Comision de
Secretario de
Presupuesto del
17 Sustentar el Hacienda
Concejo Municipal
proyecto de
acuerdo ante la
plenaria del
Concejo
18 Recibir el Acuerdo
Municipal, si es Acuerdo aprobado Acuerdo aprobado
debidamente
aprobado por la
legalizado,
Comision en
de
caso de
Presupuesto. ser
19 Proyectar
aprobado por oficios
el Oficio
invitando
Concejo a las
diferentes
Municipal.
entidades
financieras a
participar en la Asesor de
operación de Despacho
crédito aprobado
por el Consejo.
20 Enviar Solicitud de
documentos documentos
requeridos por las
entidades
financieras para
su respectivo
estudio.
Pág. 48 de 110
21 Recibir propuestas Secretario de Propuestas
de las entidades Hacienda recibidas
financieras.
22 Seleccionar la Alcalde y
entidad financiera. Secretario de
Hacienda
23 Recibir de la Secretario de Contrato de emprestito

Entidad Hacienda y
Financiera, Asesor de
proyecto de Despacho
contrato de
empréstito para
análisis
24 Enviar a la Oficina Secretaria Contrato de emprestito

Juridica el Jurídica
proyecto de
contrato de
empréstito para
25 Firmar
análisis el ycontrato
visto Alcalde Contrato de
de empréstito.
bueno. emprestito
26 Legalizar el
contrato de
empréstito: 1. En
la notaria para el
reconocimiento de
27 Incorporació Remitir
firmas, copia del 2. Contrato de emprestito
n al contrato
Publicación en de el
presupuesto empréstito
portal del SECOPy
. registro del Asesor de
3. Solicitud
Ministerio Despacho
registro ante de la
Hacienda
Contraloríaal Grupo
de Contabilidad
Municipal. 4.
para la emisión
Solicitud registro
del
ante certificado de
el Ministerio
ingresos.
de Hacienda.
28 Emitir certificado Director Grupo de Certificado de ingresos

de ingresos y Contabilidad
enviar a la
Direccion de
Presupuesto para
su incorporacion.
29 Realizar la Director Grupo de Incorporacion

incorporación de Presupuesto
los recursos del
credito.
30 Desembolso Programar el Secretario de Cronograma d
s del cronograma de los Hacienda y
crédito. desembolsos del Secretario
crédito de Ejecutor
conformidad a la
ejecucion del
proyecto o Pág. 49 de 110
desarrollo del
mismo.
31 Proyectar oficio de Oficio
solicitud de
desembolso a la
Entidad
Financiera.
Asesor de
Despacho
32 Envíar a la Documentos
Entidad Financiera
los documentos
solicitados para
desembolso:
Publicación en el
Portal del SECOP,
registros ante la
Contraloría
Municipal y del
Ministerio de
Hacienda entre
otros.
Pág. 50 de 110
33 Recibir de la Secretario de Pagare
Entidad Hacienda y el
Financiera, el Asesor de
pagare y revisar Despacho
que los datos del
pagare(s)
concuerde con el
34 Enviar
contratoa la Oficina
del Secretaria Pagare
Juridica el pagare,
empréstito; en Jurídica
para
caso analisis
contrarioy
visto
hace bueno. oficio
solicitando la
35 corrección
Firmar el pagare. o Alcalde Pagare
cambio de
documentos
según sea el caso.
36 Solicitar al Grupo Secretario de Memorando

de Tesorería la Hacienda
apertura de la
cuenta bancaria,
37 Obtener
para depositar elel Comprobante
comprobante
desembolso. de desembolso
desembolso
Director Grupo
emitido por la
38 Enviar copia del Tesoreria Comprobante
entidad financiera.
comprobante de desembolso
desembolso a la
Direccion
39 Pagos del Recibir de la Pagare
Contable y
crédito Entidad Financiera
Secretario de
publico. copia del pagare y
Hacienda.
el plan de pagos
con el fin de
40 Crear una tabla de
determinar: 1. Archivo en Excel
amortización
fecha inicio por de
cada
pagos, pagare en 2.
hoja electronica
periodicidad. 3.
excel.
monto a pagar y 4.
verificar si el pago
es anticipado o
vencido.
41 Revisar
periódicamente el
plan de pagos y
determinar los
compromisos a
42 Consultar
realizar el
en valor
el
de la D.T.F.
periodo segúnenlas
la Asesor de
pagina WEB.
condiciones Despacho
pactadas.
43 Efectuar el calculo liquidacion entidad

de las cuotas a financiera
pagar y hacer el
44 cruce de
Actualizar la tabla Archivo en Excel
información
de con
amortizacionla
liquidacion
de cada pagarede enla
entidad financiera.
la hoja electrónica
excel.
Pág. 51 de 110
45 Proyectar la Memorando
solicitud de
disponibilidad
presupuestal,
registro
presupuestal y
orden de pago.
46 Firmar la Secretario de
disponibilidad Hacienda y
presupuestal, Ordenador del
registro Gasto
presupuestal y
47 Gestionar
orden de pago. la Disponibilidadregistro
disponibilidad presupuestal
presupuestal y
registro
presupuestal ante
48 Gestionar
la Direccionla orden
de Orden de pago
de pago
Presupuesto ante la
Direccion Grupo
de Tesoreria.
49 Verificar la Aplicación de pago

correcta aplicación Asesor de correcta
del pago realizado Despacho
por la Entidad
Financiera.
50 Archivar los
comprobantes de
pago con sus
soportes en la
carpeta
51 Informes de Elaborar
respectiva. Informe SEUD
deuda mensualmente el
publica. informe S.E.U.D.
para enviar
electronicamente
a la Contraloría
7. HISTORIAL DE CAMBIOSMunicipal y al
Ministerio de
Hacienda y
Credito Publico.
Pág. 52 de 110
ROCEDIMIENTO: REALIZAR OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO
CODIGO: PRC-TES-007
RUZ, Asesor Despacho de Hacienda.
______________ FECHA: 4 DE ABRIL 2013_________________________
RUZ, Directora Grupo de Tesorería y Deuda Pública
______________ FECHA: _4 DE ABRIL 2013________________________
RUZ , Secretario de Hacienda Municipal (E )
_____________ FECHA: __4 DE ABRIL 2013________________________
ar a la financiación del Plan de Desarrollo.
ratar crédito publico y finaliza con la entrega del informe S.E.U.D. a la Contraloría Municipal y
3, Decreto Ley 1333 de 1986, Decreto 2681 de 1993.
eto proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con
entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas mediante las
rante de obligaciones de pago.
pósitos a Termino, obtenida por el Banco de la República.
Pág. 53 de 110
ftware con un modulo de deuda pública para su administración. Cumplimiento de
819 de 2003. Proyectos debidamente
edito publico.
inicio
Recibe solicitud
Proyecta
memorando
Flujograma
Firma oficio
inicio
Recibe solicitud
Envía por
Proyecta
correspondencia
memorando
Recibe respuesta
proyecto No
viabilizado? No
proyecto
viabilizado?
Si Comunica
novedad a la
secretaria
Comunica
Si ejecutora
novedad a
la secretaria
ejecutora
Archivo
a
VerificaArchivo
calificación
riesgo financiero
Si
calificación
vigente?
No
Inicia proceso de
contratación
Hace análisis
Verifica de
calificación
crédito
riesgo financiero b
b Elabora proyecto de
Si
acuerdo
calificación
vigente?
No
Inicia proceso de
contratación
Pág. 54 de 110
Inicia proceso de
contratación
Revisa proyecto de
Acuerdo de
Solicitud
informacion
Pág. 55 de 110
b
Hace análisis
Recibe de las
Acuerdo
finanzasaprobado
municipal y envia
informacion a la
Calificadora
Proyecta oficios
Programacion visita
tecnica
Firmacalificacion
Recibe oficios
de riesgo crediticio
Envía por correo

Elabora proyecto de
acuerdo
Recibe solicitud
Revision juridicade
della
entidad de
proyecto financiera
Acuerdo
Firma Alcalde
Recibe del
propuestas
proyecto de acuerdo
Radicacion
Selecciona del
entidad
proyecto de acuerdo
financiera
Recibe y analiza
Sustentacion
proyecto en
de contrato
Comision
de del
empréstito
proyecto de acuerdo
Recibe y analiza
Sustentacion
proyecto en
de contrato
Plenaria del proyecto
de acuerdo
Firma
Recibecontrato
Acuerdo
de aprobado
empréstito
Proyecta oficios
Legaliza contrato de
empréstito
Envio
Remitedocumentos
copia del a
entidades financieras
contrato
Pág. 56 de 110
Recibecertificado
Recibe propuestasy c
copia del contrato
c c entidad
Selecciona
financiera
Realiza incorporación
de recursos
presupuestales
Determina
Recibe los
y analiza
desembolsos
proyecto de contrato
de empréstito
Proyecta oficio de
Recibe y analiza
solicitud de
proyecto de
desembolso
contrato de
emprestito
Alcalde
Firma oficio
firma
contrato
de empréstito
Envía por correo

Legalizacion
contrato de
empréstito
Remite copia del

contrato
Envía de
a la entidad
emprestito
financiera
documentos
solicitados
Recibe y revisa el
pagare de
Certificado
ingresos
Si
el pagare esta
correcto?
No
Solicita su corrección
o cambio
Recibe y da visto
Incorporación
bueno al pagarede
recursos
presupuestales
Firma pagare
Cronograma
desembolsos
Pág. 57 de 110
Solicitud
Proyecta desembolso
memorando
Firma memorando
Envía a la entidad
financiera
documentos
solicitados
d
Pág. 58 de 110
Recibe y revisa el
d
pagare
Entrega memorando Si
pagare esta
correcto?
No
Coordina con la
d Recibe
entidad
y da visto
buenofinanciera
al pagare el
desembolso
Firma
Revisa pagare
diariamente
movimientos
bancarios
No
hay
desembolso?
Si
Obtiene
Solicitudcomprobante
desembolso
de desembolso
Desembolso
Confirma el
efectuado
desembolso
Legaliza
Enviodesembolso
soporte a
Contabilidad y
Despacho Hacienda
Recibe plan de pagos

de cada pagare
Recibe copia pagare y

plan de pagos Bitmap
Bitmap Bitmap
Crea tabla de
Bitmap Bitmap
amortización
Determina
Bitmap Bitmap
(en Excel)
parámetros para el
Bitmap pagoBitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap Bitmap
Crea tabla
Bitmap de
Bitmap
amortización
Revision periodica
Bitmap
(en Bitmapde
Excel)
los compromisos a
Bitmap Bitmap
realizar
Bitmap Bitmap
Bitmap Bitmap
Bitmap
Consulta Bitmap
D.T.F.
Bitmap Bitmap
Determina
Bitmap Bitmap
compromisos a
Bitmap Bitmap
realizar
Bitmap Bitmap
Bitmap
Consulta
Cruce D.T.F.
de informacion
con la entidad
financiera
Confirma
Actulizacion
valor
tabla
de de
cada
amortizacion
cuota
Pág. 59 de 110
e solicitud
Proyecta
disponibilidad y
registro
Actualiza hoja
electrónica de cada
pagare
Proyecta
Firma solicitud
memorandos
disponibilidad y
registro
Firma memorandos
Gestiona
Remite memorandoy
disponibilidad
registro
Entrega memorandos
Gestiona orden de
a presupuesto
pago
Remite memorando
Proceso de gestión
presupuestal
Verifica la correcta
aplicación del pago
Remite comprobante
de pago
Verifica la correcta
Archivo
aplicación del pago e
e Archivo
Envía por vía e-mail al
Ministerio de
Hacienda
a
Envía por medio físico
a la Contraloría
Municipal
Envía por vía e-mail al

Descripción Ministerio de
Hacienda
Archivo
fin
Pág. 60 de 110
PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION DE INGRESOS
CODIGO: PRC-TES-008
ELABORADO POR: ANTONIO ROJAS MARTINEZ, Profesional Universitario
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Distribuir los ingresos presupuestados en los diferentes fondos de acuerdo a la normatividad vigente.
2. ALCANCE:
Este procedimiento se aplica para provisionar a cada uno de los fondos los recursos.
3. BASE LEGAL:
Decreto de liquidación del presupuesto, ley 617/00, ley 358/97, ley 819/03, ley 1176/07, ley 715/01, acuerdo 062/98
y Dec 111/96
4. DEFINICIONES:
Distribución de Ingresos:
Instrumento mediante el cual se provisionan el recaudo diario, mensual y anual los recursos a los diferentes fondos
clasificándolos en Ingresos corrientes de Libre destinación, ingresos corrientes de destinación con recursos propios
e ingresos de destinación especifica.
Presupuesto Anual de Ingresos:
Estimativo de los ingresos líquidos.
Estatuto Presupuestal:
Cada ente territorial es competente para expedir su respectivo estatuto presupuestal que regule los aspectos
referentes a la programación, preparación, aprobación, modificación y ejecución de sus presupuestos. Se trata de
una norma orgánica espedida por la corporación de elección popular correspondiente, atribución consignada en los
artículos 300/ 313 de la constitución Nacional. "Acuerdo 062/98"
Ejecución de Ingresos:
Es la causación, liquidación, recaudo y registro de los ingresos. Proceso de incorporación de los ingresos
presupuestales al los activos del Municipio.
Plan Anual Mensualizado de Caja "PAC" :
Pág. 61 de 110
Instrumento para la ejecución presupuestal que fija los montos máximos de fondos a disposición de Tesorería para
pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa m
Se debe tener el decreto de liquidación del presupuesto de ingresos de la vigencia, para provisionar y destinar los
diferentes rentas del uso indicado en la normatividad vigente.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 62 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Análisis del A partir del presupuesto Profesional Archivo en
inicio
ingresos anual de ingresos, determina Universitario Excel
las destinaciones de cada
rubro rentístico según Determina
estatuto presupuestal y lo destinaciones de
cada rubro
ajusta de acuerdo a la
normatividad vigente.
Ajusta de acuerdo a
la normatividad
2 Analiza la naturaleza del

ingreso de recurso propio, Analiza la naturaleza
ingresos de la Nación de del ingreso
acuerdo a la normatividad
vigente SGP, Regalías,
Convenios etc.
3 Determina los porcentajes a Porcentajes Archivo en

distribuir de ingresos de calculados Excel
Determina
recursos propios, porcentajes
Transferencias órganos de
control, inversiones, SGP,
Regalías, convenios de
acuerdo a la normatividad
vigente.
4 Distribución del Realiza la distribución de Archivo en

Realiza distribución
ingreso ingresos en valores Excel
aplicando los porcentajes a
los valores de cada rubro
rentístico del presupuesto de
ingresos.
5 Imprime la distribución de Distribución Distribución Imprime

ingresos, la firma y la impresa de ingresos distribución
entrega a la Tesorería.
6 Recibe, analiza y firma la Directora Grupo de

distribución de ingresos. tesorería y Deuda Firma distribución
Publica
7 Obtiene cinco ( 5 ) copias de Profesional

la distribución. Universitario Fotocopias
8 Proyecta oficio a la
Fiduciaria comunicándole la
distribución de ingresos,
Proyecta oficio
anexa copia de la
distribución y lo entrega a la
Tesorería.
9 Proyecta memorando al Proyecta

Grupo de Presupuesto, memorando
Grupo gestión de ingresos,
Secretario de Hacienda.
Pág. 63 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
10 Recibe y firma oficio y Directora Grupo de Firma oficio
memorandos. tesorería y Deuda
Publica
Firma memorandos
a b
Pág. 64 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
11 Entrega oficio anexando la Técnico
distribución, a la oficina de a b
correspondencia para su
enumeración, fechado y envió.
Entrega oficio y de la
distribución a
correspondencia
12 Entrega memorando al Técnico

Grupo de Presupuesto, Entrega memorandos
y distribución de
Grupo gestión de ingresos, ingresos
Secretario de Hacienda,
anexando la distribución
13 Archiva distribución. Archivo
14 Seguimiento. Hace seguimiento mediante Asistencial Boletines y Verifica boletines Vs.

la revisión diaria a los distribución distribución
boletines de ingresos para revisadas
verificar que se cumpla con
la distribución autorizada. No
Hay
diferencia?
Si
15 Si hay diferencia, proyecta Oficio

oficio a la fiduciaria para que Proyecta oficio
en el próximo boletín se
realice el ajuste ó corrija el
actual.
16 Recibe, analiza y firma oficio. Directora Grupo de Firma oficio

tesorería y Deuda
Publica
17 Entrega oficio a la oficina de Técnico

correspondencia para su Entrega oficio a
enumeración, fechado y envió. correspondencia
18 Recibe respuesta de la
fiduciaria y verifica que la Recibe respuesta de la
fiduciaria
novedad se halla corregido
19 Archiva respuesta de la Archivo

fiduciaria. c
fin
Pág. 65 de 110
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL ESCENARIO FINANCIERO
CODIGO: PRC-TES-009
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Programar la distribución de los recursos propios del municipio.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la elaboración del escenario financiero que es presentado ante el Ministerio de
Hacienda y Crédito Publico para evaluar la viabilidad del municipio.
3. BASE LEGAL:
ley 617/00, ley 358/97, ley 819/03, ley 1176/07, ley 715/01 y Dec 111/96
4. DEFINICIONES:
ESCENARIO FINANCIERO:
Herramienta financiera que facilita la programación económica de ingresos y gastos del municipio y permite
garantizar la viabilidad financiera.
Ejecución de Ingresos:
presupuestales al los activos del Municipio.
Ejecución de Gastos:
Es la causación de compromisos, ordenación de gastos, realización de pagos y los registros correspondientes.
Proceso de generación y atención de pasivos con cargo al presupuesto.
Para la realización de este procedimiento se debe tener los cierres de ingresos y gastos mensuales y de la vigencia,
con el fin de medir los índices de gastos generales, funcionamiento y establecer el superávit o déficit del ejercicio.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 66 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de Hace cierre PAC de ingresos Profesional Cierre PAC Cierre de
inicio
la información. y gastos dentro de los Universitario ejecutado PAC, en el
primeros diez (10) días de sistema
terminado cada mes. Hace cierre de PAC de
ingresos y gastos
2 Recibe las ejecuciones de archivo plano Recibe ejecuciones

ingresos y gastos del mes a de de ingresos y gastos
procesar. ejecuciones
generado
3 Análisis de Clasifica la ejecución de informe Archivo Clasifica ejecución de

información. ingresos en corrientes de resumen plano en ingresos
recursos propios, de distribución Excel e
ingresos Impreso
destinación especifica de
recursos propios y de
destinación especifica.
4 Clasifica la ejecución de informe Archivo Clasifica ejecución de

gastos en Funcionamiento, resumen plano en gastos
transferencias, pensionados, distribución Excel e
gastos Impreso
de deuda pública de
inversión etc..por diferentes
conceptos.
5 Elaboración de Identifican los ingresos Escenario Archivo

Elabora escenario
informe. corrientes de libre financiero plano en financiero
destinación, gastos de elaborado Excel e
Impreso
funcionamiento (Servicios
personales, Gastos
Generales, Transferencias),
gastos órganos de control,
rentas de destinación
especifica de recursos
propios y otras
destinaciones, gastos de
destinación especifica,
reservas, servicios de la
deuda e inversiones con
recursos propios y
destinación especifica.
6 Establece los limites de Limites de Escenario Establece limites de

gastos, las fuentes de gastos financiero gastos
financiación y el superávit. definidos
7 Calcula los índices Indices Escenario Calcula índices

financieros, de gastos Financieros financiero
generales, funcionamiento, calculados
órganos de control.
8 Certificación. Proyecta certificación de Certificación Certificación Proyecta certificación
superávit del periodo de superávit de superávit
evaluado, enviando a Grupo elaborado e
impreso
de contabilidad y
Presupuesto para su
incorporación. No
Hay
superávit?
Si
incorpora superávit al
presupuesto
Pág. 67 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
9 Recibe, analiza y firma Directora Grupo de Certificación Firma certificación de
certificación de superávit. tesorería y Deuda superávit
Publica
10 Recibe, analiza, y firma del Escenario

a
Escenario financiero y lo financiero
remite al Secretario de
Hacienda.
Firma Escenario
financiero
11 Recibe, analiza, y firma del Secretario de Escenario

Escenario financiero y Hacienda financiero
Firma Escenario
devuelve al Grupo de financiero
Tesorería.
12 Hace entrega Certificado y Profesional Informe Escenario

Entrega Certificado y
Escenario financiero al Universitario escenario financiero Escenario financiero
Secretario de Hacienda. financiero
entregado
13 Archiva el Certificado y el
Archivo
Escenario financiero, con la
firmas de recibido.
fin
Pág. 68 de 110
PROCEDIMIENTO: GESTIONAR EL PAGO DE REGALIAS, COMISIONES Y OTROS
CODIGO: PRC-TES-010
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Cumplir con las obligaciones de Ley según lo dispuesto por el gobierno nacional y las originadas por convenios.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la distribución y pago de regalías según directrices del la Dirección Nacional de
Planeación, y el pago de comisiones del Encargo fiduciario.
3. BASE LEGAL:
Ley 141/94
4. DEFINICIONES:
Regalías:
Contraprestación económica causada a favor del estado.
Comisión:
Para la ejecución de este procedimientos se requiere de recursos tecnológico y logísticos.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 69 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de la Recibe mensualmente las Técnico Facturas Libro
inicio
información. facturas por los servicios recibidas radicador
prestados del encargo
fiduciario.
Recibe facturas
2 Revisa la circular emitida por la Circular Hoja de Excel

Dirección Nacional de revisada Determina
Planeación, la cual determina porcentajes
los porcentajes a distribuir
trimestralmente a las
entidades.
3 Determinar que la base archivo en

establecida en el convenio para Excel e Verifica la base
el calculo de la comisión (base impreso.
fija y variable) sea aplicada o
corresponda según el recaudo
mensual; según lo legalizado
mensualmente; por el concepto
de regalías, trimestralmente se
debe determinar el monto total
recibido para realizar la
distribución correspondiente al
giro según la Dirección Nacional Determina monto a
de Planeación (Dirección de distribuir
Regalías).
4 Análisis de Se proyecta certificados de la Certificaciones, Archivo Word

base de e impreso Certificado de
información. calidad del servicio prestado y calidad de
el valor de la comisión a pagar a liquidación servicio
la fiduciaria, se determina el confirmada
valor a pagar al Fonpet, aportes
al Departamento, Dirección Determina valor
de la camisón
nacional del Tesoro, Dirección
Nacional del Tesoro Determina valor a
Interventorias. cada entidad
5 Proyecta disponibilidad Memorandos Proyecta memorandos

presupuesta, registro
presupuestal y orden de
pago.
6 Recibe y firma disponibilidad Secretario Hacienda
presupuesta, registro yGasto
Ordenador del Firma memorandos
presupuestal y orden de Remite memorando
pago.
7 Elaboración y Entrega disponibilidad al Técnico disponibilidad, disponibilidad,

tramite de proceso de gestión registro y registro y Entrega memorandos
ordenes de pago. presupuestal orden de pago orden de pago a presupuesto
(ver entregados
procedimiento de Remite memorando
elaboración de
Entrega al Proceso de
disponibilidades, registros y Gestión Presupuestal
giros presupuestales); con
sus respectivos anexos
(Certificaciones, Distribución
etc.).
Pág. 70 de 110
8 Se archiva reportes, anexos en
cada carpeta. Archivo
fin
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PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION Y CONTABILIZACION DEL RECAUDO DE RENTAS
CODIGO: PRC-TES-011
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Ejercer el control sobre la información de los ingresos recaudados para proceder con el respectivo proceso de
legalización.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la elaboración, contabilización y afectación presupuestal de la ejecución diaria de
ingresos soporte de la Ejecución Presupuestal de Ingresos Mensual que es presentada a la Secretaria de Hacienda
y Contraloría Municipal
3. BASE LEGAL:
ley 1176/07, ley 715/01 y Dec 111/93
4. DEFINICIONES:
Renta:
Son todos los ingresos de orden municipal, departamental y nacional que componen el presupuesto y que realizan
las personas naturales, jurídicas a la Administración Municipal
Ingresos:
Recursos que por todo concepto percibe la Administración Municipal.
Ejecución de ingresos:
presupuestales al los activos del Municipio
Ingresos tributarios:
Producto de los impuestos que perciben la entidades publicas.
Ingresos no tributarios:
Son los que percibe la entidad pública generados por sus actividades cuando estas implican beneficio
individualizable o por las actividades de los particulares frente al estado ( tasas, tarifas etc.).
Impuesto:
Obligación fijada en dinero asignada a los particulares por el estado en ejercicio de su autoridad.
Pág. 72 de 110
Este procedimiento debe tener los reportes diarios de recaudo de la fiducia.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 73 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de la Recibe de la fiducia facturas de técnico Facturas,
informaron pago de los diferentes Archivo plano, inicio
impuestos (tributarios y no Reportes por
tributarios), archivos planos, conceptos, por
bancos, boletín Recibe documentos
listados por conceptos, boletín de ingresos, de la fiducia
diario de ingresos, reporte por recibidos
banco, reporte consolidado.
2 Procesamiento Accesa al software de tesorería Datos cargados Software de

de la información para subir los archivos planos en el Sofware tesorería
por los diferentes conceptos de tesorería. Si Hay archivo No
(Impuestos), digitar ingresos no plano?

contemplados en los planos
(ventas ambulantes, Deguello
de ganado menor, Valorización, Sube
Transito, costas etc.) electrónicamente
datos
Digita
manualmente
ingresos
3 Revisa la información del Informe

sistema con la información detallado por Revisa datos del
física (facturas), reportes de la impuestos software vs. Físicos
fiducia
4 Elaboración de Genera e imprime el reporte de ejecución Reporte de Genera reporte de

Informes predial, industria y comercio y detallada de ingresos por ingresos x concepto
de los diferentes recaudos ingresos concepto y
diarios y a su vez el software bancos
automáticamente alimenta la
ejecución de ingresos. Firma reporte
5 Consolida por concepto y por

bancos, proyecta, imprime y
firma memorando remisorio al Consolida por concepto
grupo de gestión de ingresos (al y por bancos
área a que corresponda)
Proyecta
memorandos
Firma memorando
6 Entrega el memorando
Entrega memorando
anexando el reporte al grupo al Grupo de ingresos
de gestión de ingreso (al área a
quien corresponda).
a
7 Elaboración de la Accesa el software de tesorería, Software de Contabiliza ingresos

ejecución y contabiliza los ingresos diarios tesorería
presupuestal
diaria
b
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Punto de
Control
Registro Flujograma
8 Realiza la afectación Software de b
presupuestal del recaudo tesorería
diariamente.
Realiza afectación
presupuestal
9 Genera e imprime Comprobante

comprobante de ejecución de de ejecución Imprime
de ingresos comprobante
ingresos, y remite a la Directora
de tesorería
10 Recibe y firma comprobante de Directora Grupo de Comprobante

ejecución de ingresos y lo tesorería y Deuda de ejecución
Firma comprobante
remite al técnico. Publica de ingresos
11 Entrega el comprobante técnico

Entrega comprobante
anexando soportes al grupo de al Grupo Contable
gestión de contable.
12 Proyecta acta de cierre diario Acta de cierre

de los ingresos. diario Proyecta cierre diario
de ingresos
13 Recibe y firma acta de cierre Directora Grupo de Acta firmada

diario y lo remite a los asesores tesorería y Deuda Firma acta
del Grupo Gestion de ingresos. Publica
14 Reciben y firman acta, y la Asesor Acta firmada

Firma acta
devuelve al Grupo de tesorería.
15 Archiva memorando, reportes y Técnico

ejecución y actas. a
Archivo
fin
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PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE AVANCES
CODIGO: PRC-TES-012
ELABORADO POR: CARLOS ROBERTO PORTELA CANIZALES, Asistencial
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR: CARLOS ROBERTO PORTELA CANIZALES, Asistencial
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Verificar y constatar la veracidad de los documentos que soportan el gasto para su respectiva legalización
presupuestal y contable de los avances asignados a servidores públicos.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el desembolso de tesorería hasta la legalización presupuestal y contable del
avance cuando halla suplido la necesidad del servicio.
3. BASE LEGAL:
Acuerdo 014 de 2003, y Resolución 651 de octubre 01 de 2007 emitida por la Secretaria de Hacienda Municipal.
4. DEFINICIONES:
Avance:
Documento que autoriza la realización de un gasto sin los soportes correspondientes.
Para la ejecución de este procedimiento se requiere de condiciones locativas adecuadas para archivar los
documentos administrados.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 76 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Registro de Recibe del funcionario la Asistencial
avance. orden de pago para avance inicio
debidamente firmado por el
Ordenador del Gasto. Recibe orden de
pago
2 Revisa si el servidor publico

esta a paz y salvo con la Si
tiene
legalización de avances, en pendiente por
caso contrario no asigna legalizar algún
avance?
consecutivo de avance.
a
No
3 Asigna consecutivo de Ordenes de Orden de

pago pago Asigna consecutivo
avance para enumerar la de avance
orden de pago . enumerados
4 Consulta relación de Hoja en Excel

Crea registro y lo
movimientos de avances y diligencia
crea registro asignando
número de consecutivo,
nombre funcionario,
concepto de avance, código
presupuestal y valor del
avance.
5 Entrega al funcionario la Devuelve orden de

Orden de Pago enumerada y pago
se le recuerda que dispone
de diez (10) hábiles para su
legalización a partir de su
pago.
6 Seguimiento a la Revisa diariamente las Revisa ordenes de

orden de pago Ordenes de Pago con sus pago canceladas
(avance) soportes del gasto y
determina cuales
corresponden a Avances y
extrae consecutivo asignado, la orden de
nombre funcionario y la pago es de
avance?
fecha de pago. No
Si
7 Hace cruce de datos entre: Avances

la relación de movimientos pendientes
de avances y las orden de por legalizar
pago de Avances pagados Extrae fecha de pago
del avance
por la fiduciaria, confirma
numero de consecutivo y
nombre del funcionario, y
adiciona la fecha de pago
para hacer el respectivo
control.
8 Archiva en forma separada Archivo

las órdenes de pago de los
avances no legalizados.
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Punto de
Control
Registro Flujograma
9 Hace control de términos (el
servidor publico dispone de Controla términos
diez (10) días para su
legalización a partir de su
pago.
b
Pág. 78 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
10 Revisión de Si ha trascurrido el termino y
términos y no ha presentado soportes b
soportes. para legalizar el avance,
proyecta memorando al
Ordenar del Gasto y
Secretario jefe del
funcionario del presento Si
incumplimiento, para que soportes para
legalizar,
inicien las acciones dentro del
pertinentes. termino?
No
Proyecta
memorando
11 Recibe y firma el Directora Grupo de

memorando. tesorería y Deuda
Publica Firma memorando
12 Recibe y revisa los soportes Asistencial

aportados por al servidor
público a quien se expidió el
avance.
Recibe soportes
13 Anexa a la orden de paga

los soportes necesarios para soportes
su legalización. suficientes?
No
Si
14 Descarga y actualiza la
relación de avances. Recibe soportes
15 Hace memorando al Grupo Memorando Memorando

enviados Proyecta
de Contabilidad con la orden memorando
de pago y los soportes para
su contabilización y
legalización.
16 Recibe y firma el Directora Grupo de
memorando. tesorería y Deuda
Publica Firma memorando
17 Recibe y entrega Asistencial

memorando al proceso de Entrega memorando
gestión contable para su
contabilización y
legalización.
18 Contabilización Recibe y realiza contabiliza y Profesional Avance Software
de la legalización legaliza el avance en el proceso Universitario contabilizado Contable Contabiliza y legaliza el
del avance de gestión de contabilidad. y legalizado avance
(proceso de
gestión contable).
19 Archivo de orden Recibe del proceso gestión Asistencial

Recibe avance
de pago (avance) contable la orden de pago Contabilizado y
del avance. legalizado
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Punto de
Control
Registro Flujograma
20 Archiva orden de pago del Avance
avance. archivado a c
Archivo
fin
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PROCEDIMIENTO: MAXIMIZAR LA RENTABILIDAD DE LOS DINEROS ADMINISTRADOS POR LA
TESORERIA MUNICIPAL
CODIGO: PRC-TES-013
ELABORADO POR: ANGELICA SANDOVAL MONTEALEGRE, Asistencial
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Colocar los dineros a la máxima tasa de rentabilidad del mercado financiero.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el análisis del dinero disponible hasta su colocación en Certificados de Termino fijo,
Aperturas de cuentas bancarias de ahorro o corriente, hasta la legalización de los rendimientos financieros
3. BASE LEGAL:
Ley 819 de 2003, Decreto 565 de 2008
4. DEFINICIONES:
CDT:
Alternativa de inversión segura y rentable, para el manejo de recursos de mediano y largo plazo con periodo de
tiempo y tasas de interés previamente definidas.
Convenio de cofinanciación:
Documento por medio del cual se obtiene las bases conceptuales y metodologícas del estudio de las condiciones de
seguridad para contratar y financiar.
Cuenta bancaria:
Contrato financiero con una entidad bancaria, en virtud del cual se registra el balance y los subsiguientes
movimientos de dinero del cliente.
Cuenta Corriente:
Son depósitos corrientes que pueden ser utilizados en cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la
cuenta, lo cual los retiran por medio de cheque.
Cuenta de Ahorro:
Quienes depositan tiene la facultad de retirarlos según su conveniencia y los clientes que lo poseen ganan intereses
sobre sus saldos bancarios.
Rendimientos financieros:
Porcentaje de beneficio prometido sobre una inversión en particular.
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Para ejecutar este procedimiento se requiere de disponibilidad de efectivo en las cuentas bancarias y determinación
del tiempo de inversión.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 82 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Cotización. Revisa mensualmente el Directora Grupo de
tesorería y Deuda inicio
plan anual mensualizado Publica
ajustado de los Ingresos y
egresos de las inversiones y
determina saldos Determina saldos
disponibles
disponibles.
2 Determina el periodo de Determina periodo

inversión. de inversión
3 Identifica las cuentas Técnico Cuentas

bancarias Identifica cuenta
bancarias (existentes) y los revisadas bancarias y sus
saldos disponibles. saldos
4 Recibe copia del convenio Convenio de

Recibe convenio de
de cofinanciación y oficio cofinanciación
cofinanciacion
recibido
solicitando apertura de la
cuenta por la secretaria
ejecutora.
5 Consulta la calificación de Directora Grupo de
Consulta calificación
tesorería y Deuda
riesgos de los bancos. Publica de riesgos
6 Solicita cotización a los Técnico

bancos con calificación AAA
(dto. 583). Banco con No
calificación
AAA?
a
Si
Solicita cotización
7 Recibe y selecciona la Directora Grupo de Cotizaciones

tesorería y Deuda recibidas Selecciona la
cotización con la tasa mayor Publica cotización
rentabilidad.
Tasa con No
mayor
rentabilidad
?
Si
a
8 Constitución del Hace constitución del Titulo Titulo Titulo ó

titulo ó apertura ó apertura de cuenta constituido ó comprobante No Si
de la cuenta. cuenta de apertura cuenta
bancaria. bancaria de la cuenta bancaria?
creada
Constituye Hace apertura

titulo de cuenta
bancaria
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Punto de
Control
Registro Flujograma
9 Determina la fecha de Técnico
Determina fecha de
vencimiento y hace control vencimiento b
del vencimiento.
Hace control de
vencimiento
10 Ordena que capital del titulo Directora Grupo de

tesorería y Deuda c
valor se devuelve al recurso Publica b
inicial.
Devuelve el capital al
recurso inicial
11 Legaliza los rendimientos Técnico Rendimientos

financieros. legalizados Legaliza rendimientos
financieros
12 Archiva documentos.
Archivo
a
fin
Pág. 84 de 110
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC
CODIGO: PRC-TES-014
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Realizar la proyección mensualizada de los recursos asignados a las necesidades de la Entidad y sus Unidades
Ejecutoras, efectuando un adecuado seguimiento y control permanente sobre la ejecución del PAC asignado.
2. ALCANCE:
Este procedimiento permite que a partir del presupuesto de ingresos y egresos del municipio y el documento del
CONPES que se refiere del Sistema General de Participación, se elabore PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA
3. BASE LEGAL:
Dec. 111/96, Dec 359 feb 22/95, Ley 225/95, Decreto 568/96, estatuto de presupuesto
4. DEFINICIONES:
Plan anual mensualizado de caja "PAC":
Instrumento para la ejecución presupuestal que fija los montos máximos de fondos a disposición de Tesorería para
pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera
programar el flujo de pagos.
PAC con situación de fondos:
Corresponde a los giros realizados a cargo del ente territorial.
PAC sin situación de fondos:
Corresponde a los registros que realiza la entidad sin afectación de recursos en el ente territorial.
PAC cuentas por pagar:
Se derivan de compromisos sobre los cuales se efectuado la entrega a satisfacción de los bienes y servicios a 31 de
diciembre de cada vigencia.
PAC reservas presupuestales:
Solo podrán incluirse las obligaciones legalmente contraídas, siempre que no se deriven de la entrega a satisfacción
de los bienes y servicios antes del 31 de diciembre de cada vigencia.
Pág. 85 de 110
Se debe tener el decreto de presupuesto de ingresos y gastos, las proyecciones de los últimos tres (3) años de
ingresos y la programación de pagos enviados por cada secretaria ejecutora.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 86 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de Proyecta y firma Directora Grupo de Oficios
la información. memorando, solicitando a las tesorería y Deuda inicio
Publica
diferentes Secretarias
Ejecutoras y ordenadores del
Proyecta y firma
gasto la programación memorando
mensual de pagos de la
apropiación anual asignada.
Entrega memorandos y Técnico Oficios

Archivo
archiva. entregados
2 Analiza la estacionalidad de Profesional Proyección Analiza

ingresos de recursos propios Universitario en hoja estacionalidad de
de los últimos 3 años y se Excel los ingresos
toman los ingresos de la
Nación de acuerdo a la
normatividad vigente SGP,
Regalías, Convenios etc.
3 Recibe las propuestas de Jefe de Grupo Recibe propuestas de

pagos, analiza y evalúa las Tesorería y pagos
proyecciones del PAC, de Deuda Publica
las Dependencias y
Evalúa proyecciones
Unidades Ejecutoras, para del PAC
consolidar la información en
una sola propuesta.
Consolida propuestas
4 Recibe del Grupo de Profesional Recibe el decreto de

presupuesto el Decreto de Universitario liquidación de
liquidación de ingresos y ingresos y gastos
gastos de la vigencia.
5 Evaluar Realiza la programación de Profesional PAC PAC
Elabora PAC
requerimiento y ingresos y la necesidad del Universitario elaborado
comportamiento gasto mensual procediendo
de ingresos y a la elaboración del PAC.
gastos.
6 Firma PAC por la Tesorera y Jefe de Grupo Firma PAC
remite al CONFIS. Tesorería y
Deuda Publica
7 Consejo Aprueba el Plan Anual CONFIS PAC Acta El CONFIS aprueba el

Municipal de Mensualizado de Caja aprobado CONFIS PAC
Política Fiscal "PAC".
"CONFIS".
8 PAC. Digita en el Software de Profesional Software Digita el PAC, en el
Tesorería, el PAC Aprobado. Universitario software de tesorería
9 Se imprime el PAC. PAC impreso Imprime el PAC
Distribuye el PAC a Distribuye el PAC

contraloría municipal,
personería, concejo,
secretarias ejecutoras y
ordenadores del gasto.
Pág. 87 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
10 Archiva PAC. Archivo
fin
Pág. 88 de 110
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE PAZ Y SALVOS MUNICIPALES
CODIGO: PRC-TES-015
ELABORADO POR: MARIELA CAICEDO ZULUAGA, Profesional Universitaria
FIRMA: _________________________________ FECHA: __19 DE MARZO 2013_______________________
REVISADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ , Directora Grupo de Tesoreria
FIRMA: _________________________________ FECHA: _19 DE MARZO 2013________________________
APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ , Directora Grupo de Tesorería
FIRMA: _________________________________ FECHA: ____19 DE MARZO 2013_____________________
1. OBJETIVO:
Expedir certificados de paz y salvos a los bienes inmuebles ubicados en al ciudad de Ibagué por concepto de Impuesto Predial y
Valorización.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el recibo verbal de la solicitud hasta la entrega fisica del paz y salvo.
3. BASE LEGAL:
Ley 014 de 1983, articulo 27.;Acuerdo 023 de 2005, articulo 101. articulos 6,9,10 del 19 de diciembre del 2012
4. DEFINICIONES:
Contraseña:
Documento que se entrega al usuario que contiene el número del consecutivo del paz y salvo municipal, la fecha y la hora para que
sea reclamado.
Novedades del paz y salvo:
Son todos aquellos recibos ó facturas generadas por Impuesto Predial, Valorización y cobro coactivo, y emitidos después de
haberse generado el documento del paz y salvo, ó cualquier otra circunstancia que impide la firma del documento del paz y salvo.
Paz y salvo municipal:

Documento que certifica que el contribuyente no tiene obligación tributaria con la administración.
Para la ejecución de este procedimiento se requiere de un software de Impuesto predial, y de cobro coactivo interrelacionados y
altamente seguros; diariamente recibe de la fiduciaria los reportes de los recibos recaudados del Impuesto Predial.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 89 de 110
Punto de
No. Etapa Actividad Responsable Registro Flujograma
Control
Solicitud inicio
Solicitar verbalmente el paz inicio
y salvo con el numero de
ficha catastral e solicitud de paz y
1 ficha catastral y/o cedula de Contribuyente usuario salvo
identificacion
ciudadania del propietario he
identificacion del usuario. Recibe solicitud de
paz y salvo
contraseña Generar y entregar al

usuario el recibo de la Imprime paz y
numero salvo
solicitud con la fecha de funcionario registro
2 consecutivo
entrega del paz y salvo, responsable digital entrega Recibo de
digitalizado solicitud
identificando el nombre y
cedula del usuario, ficha
Verificar
catastral, en el sistema
nombre el
y cèdula sofware Software
historico de pagos del Entrega contraseña
del propietario
verificacion impuesto predial, funcionario no ESTA A PAZ Y
3 contribucion de valorizaciòn SALVO?
pagos responsable
y estado de cartera.
f
SI
Generar e imprimir el Paz y salvos

historico de pago y .el paz y funcionario generados con Software Extrae fecha
Imprime paz y de pago
4
salvo en papel de seguridad, responsable consecutivo salvo
con las firmas mecanicas de
firma los responsables de cada firma documento
Valida y firma.
proceso. validadora. Recibe reporte
validar con su firma el paz y funcionario de la fiduciaria
5
salvo emitido. responsable
Entregar el paz y salvo al Paz y salvos copia Averigua fecha

usuario identificado en el funcionario Entrega paz y salvo.
6 generados con original ultimo pago
recibo de la solicitud, con la responsable consecutivo aplicado
presentaciòn de la cèdula.
comunicar al contribuyente la comunicacion entrega
novedad, que puede ser por verbal historico. comunica la novedad al
salto de pago, no pago de usuario.
costas proceso , prescripciòn funcionario fecha de pago
7 fue aplicada?
de deuda, pagos irregulares responsable
no convalidados por el banco No
supuesto receptor. Si
8
decision usuario Tomar la decisión el usuario
una vez conocida la novedad usuario
comunicacion
verbal
Hace relación de
consecutivos
o
no USUARIO
DECIDE
PAGAR?.
pagar Si el usuario decide factura
Emite recibo de
pagar,Emitir la factura de Entrega paz y salvos
pago.
pago. funcionario para revisión
9 genera factura
responsable
Pág. 90 de 110
Cancela verifica Verifica en el software
banco deCancela recibos en
valorización
receptor la entidades
financieras
pago
Si
o
No
esta a paz y
salvo con
3
valorización?
Si el usuario cancela los

recibos pendientes de pago
10 Contribuyente
del paz y salvo. Vuelve al Emite recibo de
valorización
paso tres (3).
Anexa recibo Firma paz y

al paz y salvo salvo
No cancela recoger el recibo entregado contraseña referencia a

al usuario y referenciar la novedad . recoge contraseña y
funcionario referencia novedad
11 novedad a la oficina
responsable Entrega paz y salvo a
competente para que inicie la oficina de predial
cobro.
archiva copia Verifica en el software
original de Archivo
predial
Si
o
No
esta a paz y
salvo con
predial?
fin
archivar el recibo con
funcionario
12 historico de pagos,
responsable
identificando la novedad. Emite recibo de
predial
Anexa recibo Firma paz y

Emite histórico
de pagos
Anexa histórico de
pagos al paz y salvo
Descarga y entrega
paz y salvo a la oficina
Fecha Versión Descripción de cobro coactivo
Verifica en el software
de cobro coactivo
esta a paz y Si
o
salvo con
costas?
No
Pág. 91 de 110
Revisa expediente
Si es viable el No
o
paz y salvo?
Emite recibos de
cobro coactivo
b
Anexa recibos Firma paz y

Entrega paz y salvo al

despacho de la
Tesorería
No
Paz y salvo con
novedad?
Si
o
Almacena en una
carpeta
Archivo
Organiza paz y salvos

de acuerdo al
consecutivo
Recibe contraseña del

usuario
Busca consecutivo del

paz y salvo
encontró paz y Si
o
salvo firmado
por la
tesorería?
d
No
Busca en la carpeta
de novedades y retira
recibos
Pág. 92 de 110
Comunica novedad al
usuario y/o entrega
recibos para su pago
Cancela recibos en la
entidades financieras
continua No
tramite?
Si
o
Recibe facturas
pagadas
f Recoge la
contraseña
Devuelve recibos
originales
Anula documento
de paz y salvo
Recoge la contraseña
Entrega paz y salvo y

factura original ó copia
Archivo
b
fin
Pág. 93 de 110
Pág. 94 de 110
PROCEDIMIENTO: PAGO DE LA DECLARACION MENSUAL DE RETENCION EN LA FUENTE
CODIGO: PRC-TES-016
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Diligenciar y pagar la declaración de retenciones en cumplimiento a la obligación tributaria del municipio por su
calidad de autoretenedor.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica desde el momento en que la tesorería municipal realiza las retenciones de Retefuente,
Reteica y timbre, hasta el pago de las mismas a la DIAN, dentro de los términos establecido por la DIAN para evitar
sancione pecuniarias.
3. BASE LEGAL:
Estatuto Tributario
4. DEFINICIONES:
Declaración de retención en la fuente:
Manifestación escrita en formularios oficiales, que deben proporcionar los agentes de retención (Contribuyentes y no
contribuyentes del impuesto de renta) mensualmente a la DIAN, por intermedio de los bancos comerciales, acerca
de los valores retenidos por pagos o abonos en cuenta sujetos a retención y por impuesto de timbre.
Retención en la fuente:
Sistema de recaudo del tributo por el cual se obliga a quienes efectúen determinados pagos, a retener, del valor
respectivo, cierto porcentaje a título del impuesto sobre la renta, a cargo de los beneficiarios de tales pagos; tiene
como premisa que el hecho sujeto de retención sea materia imponible.
Impuesto de Timbre:
Tributo sobre actos que implican desplazamiento de la riqueza, circulación de valores o manifestación de capital.
Para la realización de este procedimiento, se debe tener la liquidación del impuesto a pagar, cumpliendo de esta
manera con lo mandado en el estatuto tributario, en lo que respecta al cumplimiento del tributo.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 95 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Recolección de Recibe liquidación del Profesional Relación de
inicio
la información. impuesto tres (03) días Universitario terceros
hábiles siguientes al recibida
vencimiento del impuesto Recibe liquidación
según calendario tributario
para cada vigencia fiscal.
2 Clasifica las retenciones Retenciones

practicadas Clasifica las retenciones
practicadas a titulo de renta practicadas
y complementarios, IVA y por impuesto
Timbre Nacional.
3 Diligenciamiento Digita la información de las declaración Formulario Diligencia el borrador de

del formulario. rentas en retenciones mensual de digital la declaración
practicadas a titulo de renta retenciones
en la fuente
y complementarios, IVA y
Timbre Nacional en la pagina
Web de la DIAN.
4 Firma digital con clave el Directora Grupo de Medio Formulario Firma digitalmente
formulario declaración tesorería
Publica
y Deuda magnético digital
mensual de retenciones en con archivo
de la firma
la fuente en la pagina Web
de la DIAN.
5 Presentación declaración Declaración Presentación Presenta
mensual de retenciones en presentada declaración electrónicamente la
mensual declaración de
la fuente en la pagina Web retención en la fuente
de la DIAN.
6 Liquidación del Genera diligenciando el Profesional Recibo de Recibo de
pago. recibo de pago en la pagina Universitario pago impreso pago Diligencia e imprime
Web, y lo imprime. recibo de pago
7 Genera oficio con la firma de Oficio Genera e imprime oficio

la Tesorera ordenando el ordenando el pago
pago de la retención y anexa
el recibo de pago a la
fiduciaria popular, y lo
imprime.
8 Pago Genera y envía la nota Fiduciaria popular Nota debito Genera nota debito para
debito al banco comercial el pago
para el pago de la
declaración mensual de
retención en la fuente.
9 Envía el original de pago a la Recibo Recibo de Envía origina al Grupo

Tesorería para su archivo. cancelado pago con de Tesorería
timbre del
banco
10 Archiva formulario y recibo Profesional

Archivo
de pago. Universitario
fin
Pág. 96 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
Pág. 97 de 110
PROCEDIMIENTO: GESTIONAR TRASLADO DE FONDOS DE SOBRETASA AMBIENTAL Y
ALUMBRADO PUBLICO
CODIGO: PRC-TES-017
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Hacer traslados de los valores recaudados por concepto de Sobretasa Ambiental y Alumbrado Público.
2. ALCANCE:
Este procedimiento transfiere los valores facturados y recaudos por el Grupo Gestión de Ingresos, y que por ley son
de propiedad de CORTOLIMA e INFIBAGUE.
3. BASE LEGAL:
Ley 44 de 1994
4. DEFINICIONES:
Transferencia:
Es todo desplazamiento que tiene por objeto una entrega dineraria o en especie entre los distintos agentes de las
administraciones públicas y de estos a otras entidades públicas ó privadas
Este procedimiento se ejecuta trimestralmente para realizar el traslado de fondo a CORTOLIMA e INFIBAGUE.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 98 de 110
Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Elaboración de Consulta la ejecución de Técnico
certificado ingresos y/o Software de inicio
Tesorería, y determina
montos reportados del Recibe presupuesto
ingreso por Sobretasa de ingresos
ambiental, y Alumbrado
publico, ( La Sobretasa
Ambiental se gira Determina montos
trimestralmente y el
Alumbrado Publico a
solicitud de INFIBAGUE).
2 Calcula valor de la comisión Calcula comisión a

que el municipio, cobra a cobrar a INFIBAGUE
INFIBAGUE.
3 Proyecta certificado de los Certificado
Proyecta certificado
montos recaudados.
4 Recibe y firma el certificado Directora Grupo de Certificado

Firma certificado
de lo recaudado por tesorería
Publica
y Deuda firmado
concepto de la Sobretasa
Ambiental y/o Alumbrado
Publico.
5 Gestionar el Proyecta oficio a la fiduciaria Técnico Oficio
Proyecta oficio
traslado de para que realice el pago por
fondos. transferencia electrónica a
CORTOLIMA e INFIBAGUE
(descontando la comisión).
Recibe y firma el Oficio. Directora Grupo de Oficio firmado

Firma oficio
tesorería y Deuda
Publica
6 Recibe comprobante del Técnico Recibe comprobante

pago electrónico de pago electrónico
7 Verifica que el traslado Transferencia Confirma

realizado corresponda al electrónica transferencia
solicitado. realizada
8 Archiva copia del oficio,

Archivo
certificado y comprobante de
pago.
fin
Pág. 99 de 110
PROCEDIMIENTO: TRASLADAR FONDOS ENTRE CUENTAS BANCARIAS
CODIGO: PRC-TES-018
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO:
Hacer traslados entre las cuentas bancarias administradas por el municipio.
2. ALCANCE:
Este procedimiento se requiere para el normal desarrollo de las actividades realizadas en la Tesorería General del
Municipio.
3. BASE LEGAL:
ley 1176/07, ley 715/01
4. DEFINICIONES:
Traslados Bancarios:
Mecanismo mediante el cual se trasladan recursos entre cuentas bancarias en la mismo entidad producto de la
aplicabilidad de la normatividad vigente.
Los cierres mensuales de acuerdo a los mayores ingresos y recursos de Ley 715 de 2001, regalías y los traslados
entre fondos cuando así lo requiera la liquidez de tesorería.
6. ACTIVIDADES:
Pág. 100 de 110

Punto de
Control
Registro Flujograma
1 Determinación Determina la necesidad de Profesional boletín de
inicio
del traslado. hacer traslado de fondos Universitario traslado
entre cuentas bancarias,
para dar cumplimiento al Determina necesidad
normal de desarrollo de la de hace traslado
tesorería.
2 Revisa saldos bancarios y Revisa saldos

compromisos a cubrir, para bancarios
determinar las cuentas que
serán objeto de retiro y
consignación de fondos.
3 Traslado de Hace oficio ó boletín de Profesional Traslado de Oficio
Elabora oficio ò
fondos. traslado de fondos entre Universita fondos boletín de traslado
cuentas bancarias del
municipio; y traslado entre
cuentas de los recursos del
Sistema General de
Participación (Ley 715 de
2001).
4 Recibe, analiza y firme Directora Grupo de Boletines de boletín de Firma oficio o

boletín y lo entrega al tesorería
Publica
y Deuda traslado traslado boletín
Profesional Universitario. firmados
5 Ordena a la fiduciaria y/o Jefe de Grupo Ordena traslado

entidad financiera, hacer la Tesorería y
transferencia electrónica, ó Deuda Publica
emitir el cheque y
consignación del mismo.
6 Recibe comprobante de Asistencial boletín Boletines Recibe
traslado de fondos (Notas traslados comprobantes de
crédito y debito). traslado
7 Entrega Oficio ó Boletín de

Entrega oficio ò
traslados y/ó el de boletín a
transferencias a entidades contabilidad
bancarias" al Grupo de
contabilidad
8 Contabiliza el traslado entre Contabiliza

las cuentas bancarias del traslado
municipio y las
correspondientes al Sistema
General de Participación
(SGP), en el software de
tesorería.
9 Archiva oficios o boletines de

Archivo
traslado.
fin
Pág. 101 de 110

Punto de
Control
Registro Flujograma
Pág. 102 de 110

"PROCESO GESTION DE TESORERIA"
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE TITULOS JUDICIALES DEL FONDO DE CONTINGEN
CODIGO:
ELABORADO POR: AMPARO MORALES DE GASTELBONDO, Asesora Grupo de Tesoreria
FIRMA: _________________________________ FECHA: _13 de MARZO DEL 2013________________________
REVISADO POR YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ , Director Grupo de Tesorería
FIRMA: _________________________________ FECHA: _13 DE MARZO 2013________________________
APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ , Director Grupo de Tesorería
FIRMA: _________________________________ FECHA: _13 DE MARZO DEL 2013________________________
1. OBJETIVO:
Registrar y legalizar todos los pagos de títulos judiciales ordenados por los respectivos Juzgados a los Fondos del Municipio de Ibagué, manejados
Fiduciaria o por la Tesorería.
2. ALCANCE:
Este procedimiento inicia en el momento en que la Fiduciaria o en su defecto la Tesorería recibe la orden de embargo del Juzgado, y culmina
legalización de la salida de los recursos financieros contenidos en el título judicial.
3. BASE LEGAL:
Régimen de la Contabilidad Pública, Ley 11 de 1987 y ley 66 de 1993. acuerdo 31 de 2004 y acuerdo 028 de 2009
4. DEFINICIONES:
Boletín de Egresos
Este documento específica la cuenta bancaria, el concepto, el valor total y el nombre del tercero.
Embargo Judicial:
Documento generado por el Juzgado donde ordena a la Fiduciaria o a la Tesorería, la retención de los recursos para el tercero.
Título Judicial:
Es un título valor a favor de un tercero y contiene la información necesaria de reconocimiento, valor, identificación de las partes implicadas en el proce
manejo de los depositos judiciales se encuentra regulado por las leyes 11 de 1987 y 66 de 1993, a la luz de la ley 66 de 1993 un deposito judicial se en
como la cantidad de dinero que de conformidad con las disposiciones legales y vigentes deben consignarse a ordenes de los despachos de la rama ju
los cuales se deben consignar en los Bancos legalmente autorizados para tal efecto. En la actualidad el Banco agrario es el ùnico establecimiento Ba
Autorizado para recibir depòsitos judiciales en todo el Territorio Nacional.
Legalización Deposito Judicial:
El deposito judicial se legaliza con el tramite de la Orden de pago, disponibilidad y registro presupuestal por el valor retenido con el embargo.
Remanentes
Son los reintegros ordenados por el juzgado por concepto de saldos para devolver al demandado, una vez definido el fallo de un proceso jurìdico.
Se maneja un control del embargo, el pago del titulo judicial y el reintegro.
6. ACTIVIDADES:
Punto de
No. Etapa Actividad Responsable Registro
Control
1 Pago del valor del Recibir de la fiduciaria o de la Auxiliar adtiva Consecutivo Oficio del
Titulo Judicial entidad financiera, oficio del despacho (Grupo Juzgado,
juzgado donde comunica que una ó de Tesorería) Libro
varias cuentas bancarias tienen radicador
orden de embargo
2 Autorizar mediante oficio a la

Fiduciaria para debitar a cargo del
Fondo de Contingencias y Directora Grupo de
comunicar a los demás bancos consecutivo Oficio
Tesorería
para que no embarguen las
cuentas de la tesorería del
municipio.
3 Consignar el valor de la medida Fiduciaria/ Asesor Consignacion
cautelar en el Banco Agrario, si el oficio del del Deposito
prueba de esta operación obtener Juzgado se recibe Judicial
copia de la consignación del de un Banco
depósito judicial
4 Envíar oficio al Juzgado Asesor, Directora consecutivo de

comunicando que el título Judicial grupo de Tesoreria prueba de
fue constituido en el Banco Agrario entrega al
dando cumplimiento a la medida Juzgado
cautelar y solicitar informar a los
bancos, y prueba de entrega al
Juzgado
5 Asesor (Grupo de Consignacion oficio de la
Recibir de Fidupopular, oficio de la Tesorería) del Deposito operación
operación bancaria y el Judicial bancaria y el
comprobante de consignación. comprobante
de
consignación.
6 Incluye Base
de Datos: No
memorando,
Proyectar memorando para
identificacion
informar a Jurídica sobre el Asesor (Grupo de
demandante , Memorando
embargo o proceso contra el Tesorería)
tipo de
municipio
proceso,
juzgado, No de
Oficio.
7 Recibir y firmar memorando Directora Grupo de Consecutivo
remisorio. Tesorería
8 Entregar a la oficina Jurídica Memorando

memorando, anexando: 1. Oficio entregado
del Juzgado, 2. Comprobante de Asesor (Grupo de
consignación de los dineros, 3. Tesorería)
Oficio remisorio de la fidupopular ó
Entidad Financiera.
9 Juridica envia respuesta asignando consecutivo memorando
asesor juridico
Director oficina
jurídica
10 Control de proceso por asesor y Seguimiento

seguimiento permanente a cada permanente
proceso asesor juridico y
asesor de tesoreria
Hacer informe del fallo

12 relacionando el nùmero del Oficina Jurídica Informe Registro
memorando y fecha de remisiòn del entregado a memorando
proceso de embargo que ha sido tesoreria, Jurídica
oficiado por tesoreria, en armonia relacionando
13 con el item No 8 Profesional en No
Consignacion memorando
derecho (Oficina memorando
Titulo Judicial
Entregar el título que fuè expedido Jurídica). con que fuè
a nombre del alcalde por medio de remitido
memorando ú oficio a la Tesoreria inicialmente el
del Municipio, con copia del fallo. proceso.
14 Ordenar al Banco Agrario mediante Directora Grupo de memorando

momorando hacer efectivo el Título Tesorería, asesora
Legalización del Judicial y consignar su valor en la
22 ingreso del valor cuenta delelFondo
Legalizar ingresodedecontingencias.
los recursos profesional
del Título Judicial (ver procedimiento para la universitario
elaboración de certificados de ingresos (Grupo de
24 mayoresavalores).
Enviar Contabilidad copia del Tesorería) Registro
informe del fallo y/o oficio remisorio asesor (Grupo de
memorando
del tìtulo para su archivo ( anexa Tesorería)
con anexos
copia de la consignaciòn) y enviar
25 asesor (Grupo de control de
copia a oficina Jurídica
Tesorería) titulos
llevar control de títulos cancelados Titulo y
y achivar soportes. soportes

LOS JUDICIALES DEL FONDO DE CONTINGENCIAS
ES-019
013________________________
13________________________
013________________________
os Fondos del Municipio de Ibagué, manejados por la
la orden de embargo del Juzgado, y culmina con la
28 de 2009
ecursos para el tercero.
dentificación de las partes implicadas en el proceso. El

uz de la ley 66 de 1993 un deposito judicial se entiende
narse a ordenes de los despachos de la rama judicial,
el Banco agrario es el ùnico establecimiento Bancario
por el valor retenido con el embargo.
vez definido el fallo de un proceso jurìdico.
Flujograma
inicio inicio
Recibe Oficio
Autoriza cancelar
Autoriza el el Título
cancelar
Título
Consigna
Consigna valor valor
del del Título
Título
Comunica
Comunica al al Juzgado
Juzgado la constitución
la constitución del
del
Título Judicial
Título Judicial
RecibeRecibe
comprobante
comprobante de
de consignación
consignación
Proyecta
Memorando
Proyecta Memorando
Firma memorando
Firma memorando
Entrega memorando a
Secretaría Jurídica
Proyecta
Asigna :asesor jurídico
Disponibilid
ad, registro
presupeust
al
control proceso
Firma
memor
andos
Informe delEntrega memorandos

fallo por parte de a
la Secretaríapresupuesto
Jurídica
SI
Proyecta
Recibe: Título Judicial
orden de
pago
Firma orden de pago

Ordena consignar
Título Judicial
Legaliza ingreso
Solicita del de pago
giro orden
valor del título
Entrega copia a
contabilidad del Orden de pago
Autoriza Giro
fallo
Archivar soportesPago
y
control de títulos
canceladosContabilización
Realiza
Contabilización
fin
Legaliza Orden de Pago
Archivo
Descripción
Archivo
Informe del fallo por parte de la

Secretaría Jurídica
¿Hay Remanentes?
SI
Recibe Título Judicial

Ordena consignar Título Judicial
Entrega copia a contabilidad del

fallo
Fin

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PROCESO: GESTION DE TESORERIA

PROCEDIMIENTO: CANCELACION ORDENES DE PAGO

VERSION: 3.0 CODIGO: PRC-TES-001

ELABORADO POR: AMPARO MORALES DE GASTELBONDO, Asesora Grupo de Tesoreria

FIRMA: _________________________________ FECHA: ____19 DE MARZO 2013_____________________

REVISADO POR: ANTONIO ROJAS MARTINEZ, Profesional Universitario

FIRMA: _________________________________ FECHA: ___19 DE MARZO 2013______________________

APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesorería

FIRMA: _________________________________ FECHA: _19 DE MARZO 2013______________________

Codificar Orden de pago, No

3 Determinar si la cuenta se paga

4 Envió fiducia o Si se paga por recursos Propios boletín de

5 Boletines de boletín de Firma boletín

Generar archivo plano de pagos Genera archivo

8 Contabilización. Envíar copias de boletines de Registro boletín de

9 En tesoreria diligenciar las

15 Elaborar e imprimir boletin de Un (1) Boletines de

17 Aprobar los pagos de tesoreria Directora Grupo de Clave y portal del

VERSION: 2.0 CODIGO: PRC-TES-002

ELABORADO POR: CIELO HELENA GUAYARA MONROY, Contratista

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

3 Proyecta certificación de Certificado

5 Entrega el memorando Memorando y

VERSION: 3.0 CODIGO: PRC-TES-003

ELABORADO POR: MARIELA CAYCEDO ZULUAGA, Profesional Universitario.

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

REVISADO POR: MARIELA CAYCEDO ZULUAGA, Profesional Universitario.

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

APROBADO POR: YENNY MILENA GONZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesoreria

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

Procedimiento Administrativo coactivo:

4 devolucion del titulo

El deudor recibe oficio

13 Remitir para revisión al

21 Guia correo notificación.

27 Entregar notificación por

Asesorar revisar y firmar

Hacer y firmar la Notificaciones Archiva en el

En cualquier momento profesional

57 Revisar expediente, si es profesional revisa Expediente

60 ordena pago costas Imponer el pago el de asesora liquidación de auto de liquidación

61 selección de secuestre. Asesora lista de los lista de secuestres.

62 diligencia de embargo. profesional formato de

63 levantamiento de inventario. profesional Secuestres de

64 Remate profesional Autos de seguir

65 selección de perito. Seleccionar el perito en Asesora lista de los lista de secuestres.

66 auto que ordena nuevo profesional Asesora revisa auto

68 reclamaciones ejecutado El ejecutado presenta profesional Espera 5 días a

70 respuesta perito. profesional

73 avisa remate. profesional

79 factura costas y deuda. Directora Grupo factura

81 acta de entrega acta.

DO ZULUAGA, Profesional Universitario.

______________________ FECHA: _________________________

ZULUAGA, Profesional Universitario.

______________________ FECHA: _________________________

NZALEZ CRUZ, Directora Grupo de Tesoreria

______________________ FECHA: _________________________

ner el pago de las obligaciones a favor del Municipio, mediante el cumplimiento de la

ual de Jurisdicción coactiva expedido por el Ministerio de Hacienda; Estatuto Tributario;

ón procesalmente denominada ejecutiva, que constituye plena prueba de la obligación

el estado, denominado sujeto activo exige un deudor, denominado sujeto pasivo el

FIRMA: _____________ FECHA: 19 DE MARZO 2013_

FIRMA: _______________________________ FECHA: _19 DE MARZO 2013______________________

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FECHA: ___

FECHA: ___

FECHA: ___

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _