tarea semana 4

Gisel Soledad Beltran

Proyecto de titulo

Instituto IACC

16-09-20
 Desarrollo

Elaborar un documento exponiendo los puntos:

Antecedentes generales de la empresa:

Nombre: Constructora San Felipe S.A

Rut: 89.126.400-3
Casa matriz: Cerro los cóndores #121, Quilicura-Santiago
Misión: Trabajar en conjunto al desarrollo tecnológico y cuidado del
medio ambiente.
Visión: Diseño y ejecución de infraestructura vial, apoyando al
desarrollo de Chile a lo largo y ancho de su geografía.
Actividad: Preparación del terreno, excavaciones y movimiento de
tierras.

Estructura organizacional

Jefe
residente

Jefe de jeje de J. de Jefe de

Ayudante terreno
prevencionista topografia administración laboratorio j.mecánico
residente

Ayudante Planta,
ayudante
adm. camioneros,
Nivelador, mecánicos
pasatiempo maquinaria,c
ayudantes uadrilla
jornales

bodeguero
2.- flujograma del área de compras en cualquier obra de la

empresa.

Inicio del Se realiza SIM (solicitud de

proceso materiales)con firma y
autorizacion del residente

Se envia esta solicitud para

aprobacion del jefe de zona
correspondiente

Se sube al Sistema ax, esta

solicitud

Avisar a Santiago ,casa matriz, para

que el area de compras , la ejecute

Se realiza una orden de compra

Se compra el
Se recepciona Se recibe
material factura
en ax

Guarda o
entrega el
material el
bodeguero
Primeramente se realiza la solicitud de material que se necesita en la obra

correspondiente o área de la empresa ya sea de administración, de topografía,

prevención de riesgos, laboratorio, terreno o mecánica todo absolutamente todo

pasa por aquí , esta solicitud lleva la cantidad, el nombre del producto o materia, y

luego se desglosa con qué fin es solicitado, lo revisa el jefe o residente de obra y lo

firma, se escanea y se envía digitalmente con un correo adjunto al jefe de zona

quien tendrá que aprobar esta solicitud otorgando el visto bueno para solicitar esta

compra a Santiago a la casa matriz, una vez aprobado por el , se sube al sistema ax

con código de cada artículo y su cantidad , dentro del programa AX existe un

desglose que se le denomina justificación , en donde se debe volver a desglosar el

porque de la solicitud del material.

Posteriormente a ello cuando es creada la solicitud aparecerá en el sistema con un

numero ejemplo orden de compra n°13444 el cual servirá para hacerle el

seguimiento a dicha orden de compra por si esta se demora, aunque esta dentro de

la política de la empresa que luego de generar esta orden y dar aviso a Santiago

con el numero de la orden de compra , dos días después se pueda preguntar a

Santiago a través de un correo electrónico o podemos ver en el sistema ax en que

proceso se encuentra la compra.

Será la casa matriz de Santiago y el área de compras los encargados de ver

proveedor y realizar la compra y despacho hacia la obra, una vez llegado el material

se recibe la factura revisando que llegue todo, el bodeguero recibe físicamente el

material y serán los de administración los encargados de recibir en el sistema ax

dicha compra. Con esto se termina el proceso de compra , lo que hace un poco

dificultoso es el tema que cuando se necesite nuevamente encargar material si este

que ya fue comprado no fue rebajado del sistema a través de guía de despacho y

con Rut a quien se le entrego dicho material, no se podrá realizar otra compra

porque esta será rechazada desde Santiago, sucede mucho con los elementos de

Protección personal, hay que no se justifica pedir mas si aun no esta rebajados y

figuran en el inventario del sistema AX como que esa cantidad aun esta físicamente

disponible obra.

3.- Justificar la elección del área de la empresa a partir de la

identificación de necesidades de mejora.

Esta Área administrativa quien es la encargada de llevar a cabo el proceso de

compras de materiales , a través de solicitud de materiales llamado SIM, es la que

más falencias tiene a nivel nacional , sobre todo en las obras que están alejadas de

Santiago , ya sea por la cantidad de tiempo que se demora en llegar las cosas y
considerando que la burocracia interna que tiene dicha empresa es muy larga en

cuanto al proceso de una compra, como lo explicaba en el flujograma de trabajo son

muchos los pasos para que el producto o material que se solicita llegue a la obra.

Debe pasar por varias aprobaciones , esto considerando que muchas veces sucede

que después de todo el proceso de burocracia, al llegar a Santiago si este material

no tiene una buena explicación de porque lo necesitan es rechazado, sucede mucho

con la solicitud de neumáticos para las camionetas de la empresa , ya que la vida útil

de un neumático esta evaluada para usarla en pavimento y no se considera los

riesgos y el desgaste que tiene una de ellas usada en la Patagonia, con camino de

ripio y generalmente en mal estado. Otras de las falencias grande y graves al

momento de evaluar es la cantidad de tiempo que se demora en llegar un material

solicitado, una semana por parte baja, y toca muchas veces que las solicitudes de

material, como para la reparación de un letrero o la instalación de uno de ellos la

han solicitado para ser entregada en menos de una semana , y es por esta razón que

siempre están con multas por parte de vialidad porque no se logra cumplir con los

plazos solicitados por el MOP , para la entrega de estos. Se necesitan mejoras, tal

vez una de ellas sean que estos materiales se soliciten cuando una obra se adjudica

el trabajo, sobre todo los materiales que mas se demoran, como es una empresa

grande ya saben los materiales que ocuparan dependiendo de la zona y de los

trabajos que vallan a realizar, por otro lado la agilización de la compra con menos

vistos buenos sería una opción para poder darle mayor fluidez a la compra, Hay un

punto muy importante es que la empresa escatima no realiza las capacitaciones

para la realización de las compras todo muy por encima, en la obra 795 de San

Felipe , era el jefe administrativo y su ayudante encargados de muchas tareas , a

demás quienes solicitaban las compras de todas las áreas de la obra con muy poco

apoyo en el tema de capacitaciones ,

Necesidad de la empresa: Mayor capacitación al personal, para que este este

preparado, y realizar de manera eficiente y eficaz la tarea designada.

4. Relacionar el área de la empresa donde se desarrollará el

trabajo con la carrera que estudia.

Directamente con el área administrativa, ya que en las obras pequeñas no existe el

área de RR.HH, este solo se encuentra en la casa matriz Santiago, y son los

administrativos que ven el tema de la contratación de los recursos Humanos de la

empresa , quienes reciben a los nuevos , le realizan los contratos, los envían a las

charlas del prevencionista , les explican el sueldo, los días libres y están enterados

de todo lo que tenga que ver con el trabajador, en cuanto a que enfermedades

tiene, cantidad de hijos, lugar de donde viene (si recibe viáticos o no) y con la ayuda
de la pasatiempo se entrega un libro para firmar asistencia a cada cuadrilla de

trabajo, entregando un libro a cada uno de los que trabajen en maquinaria , siendo

el jefe de terreno quien debe fiscalizar la llegada de cada uno de ellos, aunque este

contrato es de amplios kilómetros es un poco complejo revisar o poder fiscalizar a

diario la labor de cada uno ellos, esta obra tiene a mas de 150 trabajadores los

cuales se encuentran distribuidos en Futaleufú, Palena y Chaitén . trabajar en una

obra de estas tiene varios beneficios, ya que aprendes mucho, El estudio es la base,

pero la experiencia la obtienes trabajando, y estas empresas al ser privadas es

arduo el trabajo que se realiza.

Con relación a la necesidad de mejora que existe se llevara a cabo este mapa

conceptual.
 Hoylers (1970) La capacitación es una inversión y no un costo, considera la capacitación como
una inversión de la empresa que tiene la intención de capacitar al equipo de trabajo para reducir
o eliminar la diferencia entre el desempeño presente y los objetivos y logros propuestos. La
capacitación es un esfuerzo dirigido hacia el equipo con el objetivo de facilitar que este alcance,
de la forma más económica posible, los objetivos de la empresa, no es un gasto sino una
inversión que produce a la organización un rendimiento que de verdad vale la pena.
Chiavenato nos presenta 4 cambios de conducta transmisión de información el contenido es el
elemento esencial de muchos programas de capacitación, repartir la información como un
conjunto de conocimientos entre los trabajadores. Información respecto a la empresa, sus
productos y servicios, su organización, políticas y reglamentos
Desarrollo de habilidades: Destrezas y conocimientos directamente relacionados con el
desempeño del puesto o posibles funciones futuras, capacitación orientada directamente hacia las
tareas y operaciones que se realizan.
Desarrollo o modificación de actitudes: de actitudes negativas convertirlos en mas favorables,
aumentar la motivación o desarrollar la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión.
Desarrollo de conceptos para facilitar la aplicación de conceptos en la practica de la
administración.
Hinrichs, John (1976) objetivos de la capacitación, Preparar a las personas ,para la realización
inmediata de diversas tareas del puesto.
Brindar oportunidades para el desarrollo personal, no solo para sus puestos actuales sino también
para otras funciones mas complejas y elevadas.
Combinar la actitud de las personas, Crear un clima satisfactorio entre ellos o aumentarle la
motivación y volverlos mas receptivos a las nuevas tendencias de la administración.
Hinrichs, John (1976) Ciclo de capacitación, se asemeja a un modelo de sistema abierto
Insumos: como educandos, recursos de la organización, información, conocimientos.
Proceso u operaciones; Procesos de enseñanza, aprendizaje individual, programas de
capacitación.
Productos: como personal capacitado, conocimientos competencias, éxito o eficacia
organizacional.
Retroalimentación: como evaluación de los procedimientos y resultados de la capacitación.
Análisis Organizacional, objetivos a largo plazo de la organización: para ver la perspectiva y la
filosofía de la capacitación. El análisis organizacional determina la importancia que se dará a la
capacitación, verificar los factores: los costos, beneficios esperados de la capacitación
Hinrichs Jhon (1976) análisis de los recursos humanos constata si son suficientes en términos
cualitativos y cuantitativos para cubrir las actividades presentes y futuras.
Análisis de operaciones y tarea, efectuara el nivel de puesto y se sustenta en los requisitos que
exige a su ocupante, a las personas, la capacitación, los puestos para los cuales las personas
deben capacitarse. Sirve para determinar los tipos de habilidades conocimientos, actitudes y
conductas.
Capacitación programa de capacitación, se prepara el programa cual es la necesidad, ¿Dónde se
determina en primer lugar? ¿ocurre en otra área? ¿Cuál es su causa? ¿Cómo resolverla? ¿es
necesario tomar algunas medidas iniciales? ¿la necesidad es inmediata? ¿Cuál es su prioridad?
¿ la necesidad es permanente o temporal? ¿Cuántas personas y cuantos servicios se atenderán?
¿Cuánto tiempo hay disponible para la capacitación? ¿Cuál es el costo probable para la
capacitación? ¿Quién realiza la capacitación?
Planeación de la capacitación, ¿Quién debe capacitarse? ¿Quién va a capacitar? sobre que va a
capacitar, ¿Dónde será la capacitación? ¿Cómo será la capacitación? ¿Cuánta será la
capacitación? ¿para qué es la capacitación?

La capacitación será totalmente una inversión para la empresa San Felipe de la obra

795 , la jefa de Recursos Humanos “Daniela”, es quien hace las capacitaciones es

ella la encargada de repartir sus conocimientos de la empresa, los procesos sobre

la organización, políticas de la empresa hacia los trabajadores del área

administrativa , con una capacitación directamente orientada a las tareas y

operaciones que se realizan entre ellas el proceso de compra, brindando la

oportunidad para el desarrollo personal, logrando un mejor clima laboral ya que la

frustración no hace empleados felices.

Ciclo de capacitación, tenemos a las tres personas que trabajan en el área

administrativa (jefe administrativo, ayudante administrativo, bodeguero) la

información necesaria y los conocimientos (quien realiza la capacitación), para la

retroalimentación cada vez que se realiza una capacitación viene luego una auditoria

por área para evaluar que se cumplan los plazos establecidos y los procesos como

corresponde.

Los objetivos a largo plazo de la organización esta es una empresa grande, si bien la

obra (contrato) puede acabar se abren otros contratos y cuando el personal esta
capacitado, muchas veces trasladan al personal a nuevas obras en otras ciudades, se

evalúan los costos de la capacitación, pero también los beneficios esperados de esta

capacitación.

Análisis de operaciones y tareas, los puestos ya están designados, y las personas

que realizaran la capacitación también, conociendo sus actitudes y conductas a

demás de los conocimientos que cada una de ellas posee.

Programa de capacitación:

¿Cuál es la necesidad? Capacitar al personal administrativo

¿Dónde se determino en primer lugar? En el área de Recursos Humanos (Santiago)

¿ocurre en otra área? Solo en el área de administración

¿Cuál es su causa? Un retraso en el proceso de compras
¿Cómo resolverla? Por separado solamente el área administrativa
La necesidad es inmediata si, dado que este genera un problema en cuanto a multas
en el retraso de trabajos para el mop.
¿La necesidad es permanente? Será temporal hasta que se capacite
A cuantas personas se atenderá y cuantos servicios, 4 personas capacitadas, el
principal cliente MOP
¿Cuánto tiempo hay disponible para la capacitación? dos semanas
Costo probable de la capacitación: pasajes $160.000 (vuelo ida y vuelta) alojamiento
cabaña $15.000 por noche x 14$210.000 almuerzos y cenas $160000 total
estimado $530000
¿Quién realiza la capacitación? Jefa de RR.hh (Santiago, es ella quien realiza las
capacitaciones en la obra)
La capacitación se realizará dentro del horario de trabajo, pero saliendo de sus
responsabilidades, designando 2 horas diarias a la capacitación de lunes a viernes
de las 16:00 a 18:00 hs y los sábado desde las 8 hasta las 12:00

Planeación de la capacitación:

Se capacitará el jefe de administración, ayudante de administración, bodeguero.

será la jefa de RR. HH de Santiago quien realiza las capacitaciones, quien a demás

esta a cargo de las licencias que se otorgan en el sistema ax (permiso para usar el
sistema), la capacitación se llevara a cabo en las dependencias de la obra 795 en

otra oficina para no ser interrumpidos , utilizando los computadores de la empresa

ya que están conectados con el Id de Santiago y las licencias para los sistemas de la

empresa, la capacitación partirá el día 5 de octubre hasta el día 17 de octubre del

presente año, con las medidas correspondientes.

Alcances para desarrollar el proyecto

 Este proyecto está dirigido al área administrativa.

 El proyecto se basa en realizar capacitación para el área antes mencionada.

 Solo considerara esta área, solamente la obra 795 de fan Felipe Futaleufú.

 Solo considera capacitación para el proceso de compras

Limitaciones del proyecto

 Quedarán fuera las demás áreas de la obra, tales como topografía, terreno,

laboratorio y prevención de riesgos.

Muestra y población a considerar para el desarrollo del proyecto

3 personas con las cuales contamos para que sean capacitadas

 Homogeneidad: los que realicen la capacitación.

 Tiempo; el periodo de este proyecto 2 semanas.

 Espacio: se llevará a cabo en las dependencias de la obra

 Delimitación y cantidad: 3 personas capacitadas, una obra y un cliente para el

cual trabaja esta obra (MOP)

ELABORAR los instrumentos que permitan la recolección de información de la

muestra seleccionada:
Un examen de conocimiento par evaluar el nivel de conocimientos que poseen los

trabajadores.

Realizar un análisis de tareas que realizan en sus puestos,

Realizar una entrevista estructurada o encuesta

Nombre
Edad

¿Qué elementos dificultan el trabajo que realiza?

¿Qué elementos facilitan el trabajo?

De la siguiente lista, cuales cree usted que necesita para una posible

capacitación:

o Sistema ax remoto

o Proceso de compras

o Inducciones políticas de empresa

o Conocimientos de procesos internos de San Felipe

o Otros (menciónelos)____________________________________

_________________________________________________

La encuesta será presencial, no lleva mucho tiempo responderla y gracias a ella

podemos sacar información necesaria para atacar desde la mayor falencia y llevar a

cabo esta capacitación.

Cronograma:
 Actividad Fecha Observaciones
Determinar el objetivo 31-08-2020 La necesidad de

del instrumento capacitación.

Construir instrumento 11-09-2020 Encuesta
Citar participantes 12-09-2020 A través de teléfono o

correo electrónico
Preparación de material 11-09-2020
Aplicación de instrumento 15-09-2020 Vía telefónica
Ordenar información 16-09-2020
Análisis preliminar de la 16-09-2020

información obtenida
Redactar informe 16-09-2020 Según formato

Bitácora:
Lunes 31 de agosto de 2020: se determina la necesidad de capacitación en el área de

administración, para una mejora continua y permanente en el proceso de compras para la

empresa San Felipe.

Viernes 11 de septiembre de 2020: Se construye encuesta a participantes.

Sábado 12 de septiembre de 2020: Se cita vía telefónica a los participantes para programar un

día y poder dar la encuesta.

Martes 15 de septiembre de 2020: Se realiza vía telefónica (de acuerdo con los protocolos de

pandemia) la encuesta pudiendo recabar información valiosa para este proyecto.

Miércoles 16 de septiembre de 2020: Se ordena la información recibida en la encuesta. A

demás se realiza un análisis preliminar de acuerdo con la información recibida:

Dos de las tres personas encuestadas creen que la mayor dificultad al realizar el trabajo es el

sistema ax, políticas de la empresa, mientras que uno de ellos cree que lo que más le dificulta es

rebajar en el sistema cobra el consumo de petróleo. En cuanto a los elementos que facilitan el

trabajo, dos de ellos contestaron que la tecnología era uno de los elementos en conjunto con la

ayuda en los procedimientos que reciben desde Santiago, mientras que el otro contesto que las

guías de despacho y son las que ayudan en el proceso. Con respecto al listado presentado como

posible capacitación los tres contestaron que les gustaría recibir capacitación en el sistema ax, en

el proceso de compras y en políticas de la empresa, como acotación todos coinciden en que las

políticas de la empresa al menos las que ellos conocen están hechas como para un procedimiento

de una ciudad que se encuentre más cerca de Santiago , mientras que la realidad que vive la obra

795 con respecto a la distancia es otra, el tiempo que se demora en enviar un sobre hasta

Santiago, la solicitud de firmas. Aquí todo se vuelve más extenso, más aún sumándole la

burocracia de los procesos.

 Análisis de los datos cualitativos

pregunta 1    
cuál es la mayor dificultad al realizar el trabajo?
   
opciones costumbres porcentaje
sistema ax 2 66,67%
políticas de empresa 2 66,67%
rebajas del sistema cobra 1 0,33333333
total 3  

2.5 costumbres
2

1.5

0.5

0
tecnologia ayuda de guias de despacho
procedimientos

pregunta 2    
¿Qué elementos que facilitan el trabajo?
   
opciones costumbres porcentaje
tecnología 2 66,67%
ayuda de procedimientos 2 66,67%
guías de despacho 1 0,33333333
total 3  
 2.5 costumbres
2

1.5

0.5

0
tecnologia ayuda de guias de despacho
procedimientos

Objetivo: indagar sobre la necesidad del área de administración en la empresa san Felipe obra

795.

Recolección de datos: Entrevista abierta.

Contexto: Entrevista a tres personas del área administrativa: jefe de administración , Felipe Isla,

bodeguero, Pablo Medina y ayudante administrativa, Patricia Mancilla.

desarrollo de matriz FODA

Fortaleza: Tecnología y ayuda en los procedimientos recibidos desde Santiago por

parte del área de Recursos Humanos.

Oportunidad: La capacitación que se realizará al personal de administración.

Debilidad: Sistema ax, y políticas de la empresa.

Amenazas: Distancia que existe entre la oficina y su central para poder hacer

llegar la documentación ya que esta no solo debe hacerse llegar a la casa matriz

con respaldo digital, sino que también debe llegar físicamente para poder ser

aprobada (cualquier solicitud de compra)

 Bibliografía

Iacc2020,,file://

file:///C:/Users/56965/Downloads/Chiavenato._Administracion_de_Recursos_H.pdf

Semana 2 , iacc 2020.