Actividades de planeación y organización de procedimientos administrativos

La organización de las empresas muchas veces amerita el uso de distintas herramientas con las que se puedan alcanzar
los objetivos sin generar muchas pérdidas de recursos en caso de no obtener los resultados esperados.

Una de estas herramientas se conoce como proceso administrativo, en este artículo te hablaremos de que se trata, como
llevarlo a cabo adecuadamente siguiendo los pasos y cuáles son sus características.

¿Qué es el proceso administrativo?

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Se puede decir que el proceso administrativo es una herramienta utilizada dentro de las organizaciones para alcanzar los
objetivos, además de cumplir con las necesidades sociales de la misma.

Se conforma por un conjunto de normas y actividades que están establecidas por la organización y su finalidad es la de
mejorar la eficiencia del trabajo, aumentar la consistencia de los recursos humanos y materiales.

Este proceso avanza por medio de actividades de planeación y control muy bien conectadas, creadas para aprovechar al
máximo todos los recursos con los que cuenta la empresa para cumplir con su trabajo de manera efectiva.

Cabe destacar que el proceso administrativo es dirigido por los administradores o gerentes de la empresa y de realizarlo
correctamente lograrán alcanzar las metas mucho más rápido y sin tanto inconveniente.

En otras palabras, es posible verificar que tan bueno es el trabajo de los administradores y gerentes a través del nivel de
éxito que tenga el proceso administrativo que se ha aplicado en la organización.
¿Cuáles son sus características?

Como todas las herramientas que se utilizan para gestionar correctamente una empresa, el proceso administrativo
cuenta con una serie de características que lo diferencian de otros y son las que permiten que se alcancen los objetivos.

CONCEPCIÓN SISTEMÁTICA

Las etapas en el proceso administrativo son vistas como un ciclo y por lo tanto siguen un orden muy definido. Gracias a
dicho orden se genera una retroalimentación que ayuda a ver mejor el proceso.

Es decir, los elementos que forman parte de esta herramienta se relacionan entre sí y dependiendo de su correcto
funcionamiento se empezaran a percibir los resultados.

ORDEN LÓGICO Y SECUENCIAL

Esta característica se refiere a la capacidad que tiene el administrador para analizar y generar soluciones para todas las
situaciones que se presenten dentro de la empresa.

SIMULTANEIDAD

Este punto hace referencia a la capacidad que tiene el proceso administrativo de desarrollar diferentes actividades
relacionadas con las etapas de esta herramienta al mismo tiempo y en diferentes lugares de la empresa.

Un ejemplo de esto podría ser cuando en el área financiera se elabora un presupuesto, mientras que en el área de
producción se está fabricando y realizando el control de calidad correspondiente a productos específicos.

ORDEN CÍCLICO

Cuando hablamos del orden cíclico nos referimos a la relación que tiene las etapas entre sí, algunas personas también lo
conocen como el ciclo administrativo.

En el proceso administrativo la etapa de control brinda información a la de planificación para que se pueda dar inicio a la
etapa de organización y luego empezar nuevamente con el ciclo.

SECUENCIALIDAD

Una de las características más resaltantes de esta herramienta es el orden secuencial que se cumplen en las etapas de su
aplicación. Ten presente que las etapas del proceso administrativo son un proceso en sí y posee su propia manera de
realizarlo.

UNIVERSALIDAD

Además de ser aplicado en organizaciones puede ser utilizado en cualquier grupo de personas que deseen alcanzar un
objetivo, en este caso es necesario que se cree una coordinación de recursos para tener éxito.

ESPECIFICIDAD

Sabemos que el área de la administración está formada por diferentes ciencias que ayudan a complementarla, sin
embargo, su esencia no puede ser cambiada ya que se considera única.
LAS 4 ETAPAS DEL PROCESO QUE DEBES SEGUIR
 PASOS PARA UN PROCESO ADMINISTRATIVO EXITOSO
Este proceso tiene 4 pasos fundamentales para su correcto funcionamiento, estos deben ser tomados muy en cuenta ya
que como mencionamos anteriormente cada uno tiene relación con el siguiente y depende de su ejecución en conjunto
el éxito del ciclo.
Estos se agrupan en dos fases, la mecánica, conformada por la planificación y la organización, y la dinámica formada por
la dirección y el control.

1 – Planificación
En este paso se definen los objetivos que se desean alcanzar bien sea a corto, mediano o largo plazo. Además, es cuando
se generan las diferentes estrategias que se consideren adecuadas para llegar a la meta.
También es el momento en el que se especifica cuáles serán las actividades que se realizarán, cuáles son los recursos que
se necesitan y el perfil de las personas que participarán en dichas actividades.
Ten presente que este paso generalmente es realizado por el alto mando administrativo de la empresa ya que se debe
manejar muy bien la misión y la visión de la organización.

2 – Organización
Cuando se llega a este paso se empieza a dar forma a todas las ideas que se generaron durante la planificación, además
se organizan mejor las actividades para continuar con el proceso administrativo.
Es importante que durante la organización se asignen los recursos necesarios para cumplir con las actividades y ya se
tengan seleccionadas las personas que realizarán el trabajo adecuadamente.
En este paso es importante la coordinación de todo lo que se ha planificado anteriormente, ya que se lograran dirigir
adecuadamente los esfuerzos hacia objetivos más concretos.
Recuerda que no sirve de nada establecer los objetivos si no se podrán dirigir a su ejecución, por eso es tan importante
que la organización de los recursos sea realizada correctamente.

3 – Dirección
Podemos decir que este paso es en el que se ejecuta todo lo que se organizó anteriormente, generalmente esto es
realizado por un gerente que se encargue de motivar al personal, comunicar el avance del proceso y supervisar todas las
actividades que se planificaron.
La dirección de este proceso debe ser llevada por un gerente que pueda tomar decisiones adecuadamente y posea una
gran inteligencia que le permita llevar cada actividad como se planificó.
Además es importante que el encargado de dirigir todo el proceso logre tener una buena relación con los integrantes del
equipo de trabajo y sea capaz de recordar siempre los objetivos por los que se están trabajando.

4 – Control
Este es el último paso del proceso administrativo, es acá donde se miden los resultados que se han obtenido para definir
si es necesario realizar algunos cambios que mejoren lo que no esté funcionando adecuadamente.
En caso de ser necesario cambiar algún aspecto se procede a iniciar nuevamente el ciclo, partiendo una vez más desde la
planeación, pero tomando en cuenta los errores que se han cometido.

Cuando se llega al control en el proceso se tiene la oportunidad de cambiar los puntos que no han dado resultados
esperados y confirmar los que han funcionado adecuadamente.

Ten presente que en este paso final se hacen comparaciones entre lo que se había planeado y los resultados.
Este paso es de suma importancia para reconocer los puntos que se deben cambiar a medida que avanza el proceso
administrativo.

Cuando se finaliza el control se decide si es recomendable seguir utilizando la misma estrategia o si se fijan nuevas metas
que funcionen mejor con los resultados que se esperan obtener.