EL MAPA DE PROCESOS

COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA UNA EMPRESA

ADAPTARSE RAPIDAMENTE A LOS CAMBIOS QUE PROPONE SU
ENTORNO

Importancia de la implementación de la gestión por procesos en las

empresas:

El mundo actual donde el mercado ha sido globalizado, donde los

clientes cada vez son más exigen y van en busca de mayores valores agregados
en los productos y servicios que requieren, ha generado la necesidad en las
empresas de implementar sus métodos y procesos claros y definidos para
mantenerse en constante competitividad y asegurar una sostenibilidad
rentable y económica soportándose en la planeación estratégica de la
organización.

Al mismo tiempo el intelecto de las personas ha ido creciendo ¿Por qué?

Por que las empresas se han vuelto más direccionadas a la organización
estratégica y con planteamiento de objetivos claros hasta el punto de llegar a
la globalización. En el momento que inicio la revolución industrial las
empresas se convirtieron en parte importante en la economía de los países
llevando a todos los ciudadanos a formar parte de las mismas, siendo sus
colaboradores directos y elaborando productos en gran cantidad con mayor
eficiencia y efectividad.

Hace algún tiempo se ha observando que las empresas existe la

necesidad de analizar constantemente la operación organizacional, para
identificar los puntos de mejora que le permitan ser más eficaces, cambiando
el concepto de trabajo por áreas a Gestión por procesos, lo cual significo un
cambio cultural en las organizaciones y en la forma como se hacen las cosas
hoy en día.

El modelo de Gestión basada en los Procesos, esta orientado a ampliar la

misión de la organización, por medio de la satisfacción de las expectativas de
sus partes interesadas, (proveedores, accionistas, empleados, sociedad en
general) y lo qué hace la empresa para satisfacerlos, en lugar de centrarse en
aspectos estructurales como cuál es su cadena de mandos y la función de cada
departamento.

Empresas líderes han aplicado este cambio organizacional, estableciendo

sus procesos, escogiendo los que son relevantes para analizarlos y mejorarlos
con el fin de utilizar esto en pro de transformar sus organizaciones. Luego de
la satisfacción por el resultado logrado, se aplica la experiencia obtenida para
optimizar el resto de los procesos en toda la organización.

El nuevo tipo de organización enfocada a los procesos contiene el

concepto del valor agregado para su cliente interno o externo y exige atender,
no sólo a los factores internos del sistema (técnicos, etc.), sino también los
requerimientos de dicha producción de valor. ¿Cuál es la finalidad? es la
misma que se considera en el método del análisis del valor con finalidad de
satisfacción de necesidades del cliente.

Por todo este cambio en el entorno laboral, también existen secciones de

servicios, educación y administración pública y todas con necesidades
organizacionales antes se necesitaba mucha mano de obra con buena
producción y gran calidad y ahora eso no es suficiente por la competitividad ya
no solo se consigue mediante el número máximo de piezas si no en términos
de conocimiento e innovación.

Como antes la organización de las empresas era basada en las jerarquías,

dependiendo de su especialización. En los niveles superiores se encuentran los
que transmiten las ordenes pasando de mando en mando hasta que llegan a
los de más bajo rango encargándose de que estas órdenes sean cumplidas, en
segunda característica estas ramas se organizan según su tipo de
conocimientos que dichas tareas necesitan y en estas tenemos como ejemplo,
las que administran, las que diseñan, las que desarrollan, etc. y estos se les
denomina departamentos, estas jerarquías facilitan las prioridades de la toma
de decisiones permitiendo potenciar el conocimiento, y mantener un
adecuado orden administrativo.

Cualquier organización o empresa que quiera ser competitiva debe

innovar y mejorar continuamente haciéndolo solo con una mejora en las
capacitaciones, con autonomía de las personas y la toma de sus propias
decisiones para realizar las actividades, puesto que no hay innovaciones sin
personas autónomas.

El modelo de jerarquización sería útil en caso de lograr separar las

necesidades del cliente dependiendo el departamento involucrado aportando
valores en cada uno de ellos.

Adaptación de los procesos.

Un principio fundamental de la calidad total es el papel que juegan los

clientes como interventores absolutos de la misma. La calidad inherente del
producto o del servicio, la adecuación al uso y cualquier otra orientación de la
calidad ligada directamente a características propias de la empresa
proveedora y de sus ofertas al mercado quedan subordinadas a la respuesta de
este mercado. La calidad total busca la satisfacción de los clientes y, mediante
ella, su Fidelización a la empresa proveedora. Como consecuencia, el diseño
de los productos y servicios, su realización, la forma de entregarlos, todos esos
procesos han de ser pensados y ejecutados con ese objetivo en primer plano:
¿Qué opinará el cliente de lo que va a recibir?

Esto quiere decir que el entorno está sometido a variaciones rápidas

originadas por una globalización creciente y por los
constantes cambios tecnológicos, y los clientes piden a cada proveedor y a sus
competidores nuevas soluciones con características derivadas de las
novedades tecnológicas.

Hay aspectos muy importantes que se pueden ignorar y que resultan ser
muy eficaces dentro de la organización y sus procesos.

Estos aspectos son:

1. Orientación hacia los resultados.

2. Orientación hacia los clientes.
3. Liderazgo y constancia en los objetivos.
4. Gestión por procesos y hechos.
5. Desarrollo e implicación de las personas.
6. Aprendizaje, innovación y mejoras continuas.
7. Desarrollo de alianzas.
8. Responsabilidad social

A continuación, se explican algunos aspectos con el fin de dar un enfoque

más específico: 
 El mapa de procesos y su
importancia en la gestión de
una organización
20 junio, 2016 Pro Optimgestion empresarial

El mapa de procesos y su elaboración es

una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. El mapa de proceso
contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que
ordinariamente lo conocemos,  A través de él podemos percatarnos de tareas o pasos que a
menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o
negativamente el resultado final del trabajo
Los mapas de procesos son útiles para:

 conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente
 analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad
 analizar si la estructura y las funciones de la empresa son fieles a las tareas que
realiza cada persona
 utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo
proyectos demejoramiento del proceso
 orientar a nuevos empleados
 desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos–
evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados
 nos ayudará a definir los procesos internos y como creamos un Manual de
Procedimientos haciendo referencia a estos procesos

Tabla de Contenidos
 ¿Para qué un mapa de procesos?
 Errores más comunes en la elaboración de un mapa de procesos
 ¿Qué implicaciones tendrá en la organización?

¿Para qué un mapa de procesos?

La definición de un mapa de procesos sirve para entender y mejorar una organización, ya que
los procesos conforman la estructura medular de ésta. Dibujar un proceso nos da la
oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, lo cual nos permite
ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas facilitando así el trabajo de
corrección y mejora. Y ver todas los “actores” que participan en cada una de las tareas. 
La definición de un mapa de procesos sirve para entender y mejorar una
organizaciónCLIC PARA TUITEAR
Una organización que pretenda una gestión sólida y bien orientada hacia sus objetivos
estratégicos y sus resultados clave, requirirá de una perspectiva global y transversal que sólo
puede darse mediante una visión de procesos.
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La gestión por procesos conlleva:

 Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la

organización y que es coherente con la estructura organizativa (Organigrama real)
 Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los
procesos tanto desde un punto de vista interno (indicadores de rendimiento) como
externo (indicadores de percepción).
 Una designación de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar el
cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (costes,
calidad, productividad, medio ambiente, seguridad y salud laboral, moral)

Errores más comunes en la elaboración

de un mapa de procesos
Para aprovechar adecuadamente el potencial de esta herramienta, debe tenerse cuidado de no
caer, a veces de manera inconsciente, en alguno de los siguientes errores o trampas:

 Dibujar la versión “como debe ser” en vez de “como es”, falseando la interpretación
de la forma actual de proceder. La mente trabaja muy rápido y en ocasiones
mapeamos lo que creemos que sucede o lo que nos gustaría que sucediera, en lugar de
lo que está sucediendo realmente.

 Encargar la elaboración del mapa a una persona que no tiene conocimiento profundo
del proceso.

 Hacer los mapas demasiado extensos y complejos, perdiendo los beneficios de

comprender mejor y más rápido mediante una imagen. Tampoco hay que caer en el
 otro extremo. Hemos comprobado en la práctica que un mapa que contenga entre 20 y
30 pasos (símbolos) es de mayor utilidad.

 No registrar los datos básicos para el adecuado control y actualización del

documento, por ejemplo: título, quién lo realizó, quién lo validó, fechas, versión, etc.

¿Qué implicaciones tendrá en la

organización?
No quisiéramos terminar este artículo sin antes mencionar algunos de los cambios que la
gestión de los procesos facilitará en una organización que tome este camino:

 El ritmo de cambio aumentará.
 Reducirá la burocracia basada en la jerarquía.
 Aumentará la capacidad de flexibilidad y adaptabilidad.
 Incrementará la participación de empleados.
 Eliminará barreras, la organización se hará en función de la forma de operar.
 Se eliminarán actividades que no aporten valor añadido.
 La información estará disponible fácilmente.
 La gestión por hechos y datos se verá potenciada.
 La innovación conducirá a las mejoras de productividad.

Mejorar los procesos clave, optimizando de manera eficiente los resultados y creando
empresas más ágiles y flexibles te permitirá mejorar la productividad:

1. Mejora tus procesos con un estudio de tiempos

2. Organiza tus procesos eliminando recorridos y esperas, sitúa los elementos
relacionados entre sí juntos, gana flexibilidad
3. Reduce los tiempos de preparación de máquinas y elementos de trabajo para los
cambios de producto
4. Añade valor a tu proceso trabajando con lotes pequeños y elimina pérdidas de tiempo
en forma de unidades de producto esperando que se termine el lote o el producto
anterior.
5. Toma decisiones descentralizadas: GAP. Los grupos autónomos de producción deben
tomar decisiones que les conciernen
6. Planifica los aprovisionamientos.
7. Cuida el mantenimiento de tus equipos, de tus máquinas, porque los paros y las
piezas defectuosas son una pérdida de tiempo.
8. Innovación, innovación e innovación = Kaizen
9. Reduce el tiempo no sólo en producción, si no en ventas, administración…haz de tu
empresa una organización moderna, productiva y lean

Mejorar los procesos clave, optimizando de manera eficiente los resultados y creando
empresas más ágiles y flexibles te permitirá mejorar la productividad CLIC PARA
TUITEAR
Mejora la productividad de tu empresa. En Pro Optim nos comprometemos con los resultados,
¿Tu empresa necesita aprovechar el tiempo para ser más competitiva? Te ayudamos.
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