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RACIONALIZACION Y OPTIMIZACIN DE PROCESOS 3.

2 La optimizacin: Lineamientos operativos internos y externos (normatividad) RACIONALIZACIN Es la solucin correcta de un problema profesional que se califica nueva y til para el individuo o el colectivo que la logra, y que su aplicacin aporta un beneficio tcnico, econmico o social Parmetros Espritu crtico. Metodologas alternativas. Capacidad de delinear y afrontar el futuro. Conocimiento de fortalezas y debilidades de los productos y de los procesos. Capacidad de descomposicin. Desarrollo Muchos resultados creativos obtenidos por la humanidad se deben a las acciones racionalizadoras del hombre. La racionalizacin ha sido un componente impulsor de la creatividad a lo largo del desarrollo de la humanidad. Perspectivas Dar posibilidad a la racionalizacin es optimizar y multiplicar la funcin del producto, es lograr la proyeccin hacia la multiplicidad y la polivalencia. La racionalizacin es muy importante para e! desarrollo de la creatividad profesional. Barreras Frenar la independencia de pensamiento y accin. Utilizar expresiones de autoritarismo o de permisividad nociva. No reconocer ni valorar las realizaciones individuales originales Censurar el error y el fracaso. No tolerar el juego libre de ideas. Formas de estimulacin Incitar a la fantasa y la imaginacin.

Valorizar y utilizar las ideas y los productos creativos. Estimular la expresin libre de ideas, la proyeccin y la creacin de productos originales Ventajas de la racionalizacin Grandes son las ventajas que puede lograr una empresa que utiliza mtodos racionalizados de trabajo, frente a otra que trabaja con mtodos implantados sin base cientfica o que no han sido ajustados a las nuevas necesidades. Solamente se analizarn algunas de ellas, las cuales se espera sean lo suficientemente claras para poder indicar la utilidad de los procedimientos racionalizados. a. Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGA Y ESFUERZO que se produce al realizarse actividades intiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y elementos materiales inapropiados. b. DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS que se deriva del hecho de no existir un adecuado estudio de la utilizacin de ellos, y de no realizarse controles durante el proceso, para que se reduzca al mnimo los recursos mal empleados. c. ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinacin en las labores, claridad en la especificacin de las funciones. d. Como es obvio, la eliminacin de todas estas trabas o complicaciones HACE AUMENTAR EL RENDIMIENTO DE LOS FACTORES PRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se-obtiene una produccin de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor aprovechamiento de los capitales con que se cuenta. Este capital, desde luego necesario y escaso para cualquier tipo de economa, lo es mucho ms en un pas de economa incipiente e inflacionaria que, por su estado de subdesarrollo, siente con mucho ms rigor su escasez, la cual se transforma en el principal obstculo en su desarrollo. LA OPTIMIZACION Cmo generar procesos rpidos y eficientes? En la actualidad, la velocidad es una de las caractersticas ms deseadas por las organizaciones que buscan tener xito en su sector. Tener procesos eficientes, rpidos, giles es una garanta de que en esa organizacin se trabaja bien, es una cualidad que habla bien de la modernidad de una empresa, de la eficiencia de su gente, contrariamente de aquellas que son ineficientes. Los procesos describen la forma como una organizacin lleva adelante sus negocios, y como toman sus decisiones; tener procesos eficientes es la mejor garanta de que una empresa trabaja eficientemente.

Por muy capaz que sea un Ejecutivo, si no tiene buenos procesos, no va a funcionar bien o tomar decisiones acertadas. Que son los procesos? Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos El punto clave para renovar un proceso, es cuestionar las cosas como se vienen llevando hasta ahora, examinar la informacin, el procedimiento, los roles y las personas que intervienen en cada proceso El Diagnstico El diagnostico es la primera fase para poder determinar las causas de la optimizacin de procesos, Los sntomas ms comunes que presenta una organizacin con debilidad en sus procesos, son: Constantes demoras en la toma de decisiones de los ejecutivos Errores consecutivos en la toma de decisiones; todo el mundo busca evitar tomar decisiones para no comprometerse Excesivas reuniones de trabajo Hay un creciente N de trabajos postergados por qu no se toman decisiones a tiempo Exceso de supervisin y control, muchas inspecciones o controles para cada cosa El costo de reemplazos es alto Creciente conflicto entre las reas, Tensin que se produce por falta de informacin rpida Muchos de estos sntomas se ven reflejados en la estructura orgnica y los procesos de trabajo y en la cultura organizacional, aspectos que deben ser revisados integralmente para abordar los cambios de mejora que se tienen que realizar. Objetivos de la mejora de procesos Racionalizar actividades, Toda optimizacin de proceso, genera racionalidad, simplicidad, flexibilidad, ahorro en costos, los proceso rediseados son ms rpidos y eficientes, se crean rutas alternativas para los casos complejos. Optimizar costos Se eliminan las actividades que no agregan valor al proceso, (ejemplo, revisiones, verificaciones, firmas, etc.) en cada fase o nivel de proceso Hay un mayor empoderamiento del trabajador, Se dejan los controles para instancias posteriores a la produccin o servicio Flexibilidad; Se Inician actividades an cuando la informacin este incompleta, se desarrollan actividades en paralelo en lugar de obligarlas a ser secuenciadas, etc.

El rediseo de procesos

El punto clave en el rediseo de un proceso, es el cuestionamiento de todas las reglas que controlan las actividades del negocio, explcita o implcitamente, como premisas para el diseo original, todo proceso se componen de entradas de informacin o insumos que se procesan (deciden o ejecutan) y que generan salidas (resultados), esta secuencia muchas veces no andan bien alineada en las organizaciones, en algunos casos, se arrastran procesos con problemas heredados de gestiones anteriores, (que ya han sido superados por procesos ms eficientes en las organizaciones modernas). As por ejemplo, si el tiempo de los desembolsos de crditos en una entidad financiera, no es competitivo frente al mercado, entonces se tiene que cuestionar no slo las personas que ejecutan los procesos, (Qu es lo primero que habitualmente se hace), sino las polticas, reglas y procedimientos que ampara dichos procesos Con el enfoque de optimizacin de procesos, es absolutamente vlido empezar de nuevo, se construye una nueva cadena de valor, (enfoque que permita analizar secuencialmente los pasos de una organizacin para crear valor al cliente), se despliegan los procesos en dos tipos de procesos: a) Los procesos estratgicos (aquellos que orientan la actividad de la empresa). b) Los procesos operativos que intervienen directamente en el negocio. Control de procesos La propuesta de un diseo nuevo de proceso debe tener mediciones claras y explicitas en cuanto a su aportacin en reduccin de tiempos, ahorros de costos, aumento de cuota de eficiencia y productividad, reduccin de papeleo, etc. Ahora bien, las tareas de optimizacin de procesos no acaban con la propuesta de diseo del nuevo proceso, No basta lgicamente disear un nuevo proceso sino que ste tiene que ser comunicado a toda la organizacin y tiene que entrenarse a las personas encargadas de su ejecucin. Los procesos nuevos, por tanto deben ser documentados detalladamente y luego ser confiados, a una organizacin interna, de manera que le hagan seguimiento y tenga autoridad sobre su mejoramiento continuo.

Qu es lo que se documenta de los nuevos procesos? Todas las actividades que componen el proceso identificado Informaciones de entrada y salida Mediciones y expectativas de calidad de las entradas y salidas de informacin Reglas que controlan la ejecucin de cada actividad La nueva estructura interna que se crea para hacerse cargo de la custodia y el mantenimiento de los procesos est liderada por el dueo del proceso. Este rol es muy importante (la persona encargada de vigilar que el proceso se ejecute de acuerdo al diseo y a la vez para se encarga de centralizar los nuevos requerimientos y mejoras que continuamente han de implementarse para optimizarlo. Conclusiones a. La Racionalizacin es un ELEMENTO RELATIVAMENTE NUEVO, empleado en la Administracin y la Gestin por procesos, que requiere el APOYO Y COMPRENSIN y una gran ESPECIALIZACIQN Y COMPETENCIA, de parte de los tcnicos, a fin de que su aplicacin derive en beneficios de la empresa. b. La poltica debe entenderse como el estudio de comportamientos intersubjetivos; como la teora, arte y prctica de un ente que tiene una actividad consecuente, respecto a la orientacin del control, en relacin con sus objetivos o con sus mtodos. c. La aplicacin eficiente de la Racionalizacin, requiere de parte de los tcnicos, un alto grado de MORAL y una LEALTAD a toda prueba, para asegurar que las recomendaciones que presente, son las mejores, en provecho de, la empresa. d. Un Racionalizador, debe ser una persona caracterizada esencialmente por su gran capacidad para efectuar profundos anlisis, de acuerdo a los requerimientos de la naturaleza de los problemas que se tengan que solucionar. Se han realizado esfuerzos orientados a establecer una Doctrina de Racionalizacin, la misma que s considera que requiere un mayor desarrollo. e. Es necesario que toda empresa, determine a priori, la poltica general a seguir, a fin de que en base a ella, se puedan efectuar todos los planes y estudios posteriores. BIBLIOGRAFIA http://es.scribd.com/doc/60923105/55/PASOS-DEL-PROCESO-DERACIONALIZACION http://www.mbsperu.com/index.php?option=com_content&view=article&id=243 %3Aoptimizacion-de-procesos-icomo-generar-procesos-rapidos-y-eficientes&catid=63&Itemid=65