PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CÓDIGO: PR-VT-03

VERSIÓN: 01
FECHA: 2013-09-09
MUESTRAS
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. OBJETIVO

El objeto de este procedimiento es establecer las directricesnecesarias para las actividades de suministro y
entrega de requisiciones de muestras, con el fin de gestionar todas las solicitudes de pinturas bajo los
lineamientos establecidos por Industrias Flórez Taibel S.A.S.y realizarlesel
lesel debido seguimiento con el fin
obtener una retroalimentación y evaluación de los productos enviados y conseguir en un futuro clientes
activos con la empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable

ble a las requisiciones de muestras de pinturas solicitadas por losclientescon los
diversos tipos de productos ofrecidos en toda la región Caribe y a nivel internacional
ernacional de la empresa
Industrias Flórez Taibel S.A.S.

3. DEFINICIONES

Se exponen a continuación la definición de conceptos, aplicable

aplicables en Industrias Flórez Taibel S.A.S.
S.A.S.:

• Muestra:Es una cantidad mínima, parte o porción de un producto que permite conocer la calidad y las
características del mismo.
• Producto:Es un bien que se ofrece a un mercado especifico con la finalidad de lograr los objetivos que
persigue una compañía. (Utilidades,
Utilidades, impacto
mpacto social, etcétera), y soluciona la necesidad de un cliente.
• Solicitud:Es una acción que se plasma a través de un documento por medio del cual se requiere el
derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
atendido
• Almacén:Ess un lugar o espacio físico donde se guarda el inventario de producto perteneciente a la
cadena de suministro.
• Procedimiento:Son pautas,
autas, pasos e instrucciones predefinidas por IFT SAS para actuar y desarrollar una
labor de manera eficaz.
• Seguimiento: Consiste
onsiste en el llevar a cabo un análisis, retroalimentación y recopilación sistemática
sistemátic de la
información a medida que avanza un proceso para mejorar la eficacia y efectividad del mismo.

4. RESPONSABILIDADES

• El Jefe de Operaciones: Se encarga de supervisar el cumplimiento

plimiento de todo el procedimiento de acuerdo
a los requerimientos de ventas y las nece
necesidades de los clientes.

• Auxiliar de contable y facturación:

facturación Lleva a cabo la gestión del proceso de soli solicitud de muestra de
acuerdo a los lineamientos establecid
establecidos por Industrias Flórez Taibel SAS. See responsabiliza por realizar la
entrega de la solicitud al Jefe de Planta, Desarrollo y Calidad, de los productos requeridos; así mismo,
entregar al solicitante de la muestra, la respectiva documentación (cartas y el formato de
retroalimentación) junto con el producto,
producto llevando el archivo de estos documentos.
documentos Adicionalmente

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KATHERINE DONADO RIVERO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Auxiliar contable y facturación Representante de la Gerencia Gereente General
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efectúa el seguimiento al asesor de la entrega de los formatos de retroalimentación a la empresa y en

ocasiones confirma el recibido de muestras por parte del cliente.

5. PROCEDIMIENTO/
ROCEDIMIENTO/ DESARROLLO

5.1 Políticas

1. Toda solicitud de muestra de pintura que requiera un cliente deberá realizarse

realizarse medianteel “Formato
). Este debe ser estar diligenciado de forma legible y completa y llevar a cabo
solicitudde muestra”(FT-VT-02).
el cumplimiento de responsabilidades de este procedimiento
procedimiento.

2. Para la solicitud de una muestra de pintura el cliente deberá cumplir los siguientesrequisitos:
a) Cliente activo que no ha adquirido un determinado tono o color de pintura o que quesolicita algún
nuevo producto sin ser de uso exclusivo de él.
b) Ser cliente nuevo.

3. La cantidad de una muestra de pintura deberá ajustarse al volumen siguiente:

a) Para pinturas de vinilo,
vinilo esmalte, anticorrosivo,
ticorrosivo, impermeabilizante, estuco, lacas, la cantidad
máxima autorizada es de un cuarto ((1/4) por color solicitado.

NOTA: La cantidad de la muestra varía según sea la actividad del cliente y su nivel de experiencia en el
mercado, existen algunas excepciones, cuando el cliente es del sector industrial o constructor o un cliente
potencial (empresa reconocida)
econocida) se puede
pue otorgar una muestra de galón o cuñete de acuerdoa los
requerimientos del solicitante y este SOLO PUEDE SER AUTORIZADO POR GERENCIA deIFT SASdescribiendo
en la solicitud la justificación de la misma.

5.2 Desarrollo de Actividades

N° Actividad Documento Responsable
1 Llevar a cabo las visitas a los clientes y si se requiere se Departamento de
solicita una muestra o se realiza directamente el Ventas
pedidoaIFT SAS.
2 Cuando el cliente solicita las muestras de producto, el Formato de Asesor comercial
asesor comercial encargado deberá diligenciar “Formato Solicitud de encargado.
de solicitud de muestras” (FT-VT-02) Muestras
3 El “Formato de solicitud
olicitud de muestras” (FT-VT-02) debe ser Formato de Gerencia, Asesor
diligenciado de forma legible y completa. Diligenciar la solicitud de comercial encargado.

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información representativa del cliente

cliente: quien solicita la Muestras
muestra, el producto solicitado, cantidad, presentación y
la firma del asesor quien recibe la solicitud.
4 Después de que el “Formato
ormato de solicitud de muestras” Formato de Asesor comercial
(FT-VT-02) muestras ras de producto este diligenciado,
diligenciado el solicitud de encargado.
asesor encargado deberáá dirigirse a G Gerencia para que muestra.
autorice esta muestra, otorgando una firma en el formato
y quedando la evidencia de la aprobación.
5 El asesor con esta firma se dirige a la Auxiliar contable y Formato de Auxiliar contable y
facturación para gestionar esta solicitud. Esta persona le solicitud de facturación
entrega la solicitud al Jefe de Planta, Desarrollo
D y Calidad muestras.
quien tramita en Planta la salida de la misma y la prepara
dependiendo del almacén origen.
6 El Jefe de Planta, Desarrollo y Calidad,
C debe verificar que Jefe de Planta y
la muestrade
de los productos solicitado
solicitados hayan existencias Desarrollo y Calidad.
en el almacéndestinado
destinado para este;y si éste no tiene
inventario, se retiran dell almacén de producto terminado.
7 Cuando las muestras se obtienen del almacén de Formato solicitud
olicitud Jefe dePlanta,
producto terminado el JJefe dePlanta, Desarrollo y de muestras. Desarrollo y Calidad.
Calidad, debe dirigirse a Gerencia
G para que autoricen la
salida del producto. En el espacio de observaciones del
formato de muestra se diligencia y se especifica que la
muestra fue obtenida del almacén producto terminado.
8 Jefe de Planta, Desarrollo y Calidad; entrega a la Auxiliar Formato Solicitud Jefe de Planta,
contable y facturación las muestras solicitadas detallando de muestra. Desarrollo y Calidad;
en el formato el almacén de procedencia. Culminado así Auxiliar contable y
su responsabilidad. facturación

8 Luego, se realiza la salida de producto del inventario en el Formato Salida

alida de Jefe de
sistema por medio del formato de Salida de almacén.Este almacén. Operaciones;Auxiliar
es diligenciadopor el Auxiliar contable y facturación
facturación; contable y
quien efectúa la salida del sistema Marfil BSCdel Sistema Marfil facturación;
productoterminado, parra no afectar el inventario BSC: Salida de Jefe de Planta,
existente. En el espacio de observaciones se debe almacén Desarrollo y Calidad.
colocarel
el motivo del movimiento y especificar los detalles autorizada por
del cliente, luego se imprime o se anota el número del auditoría.
movimiento en el formato de salida de almacén. El tipo
de movimiento es una salida ““autorizadade auditoría”del
sistema Marfil BSC y se archiva de la siguiente manera
manera:
Formato de salida de almacéncopia
almacén blanca se le anexa la
salida autorizada por auditoria del sistema Marfil BSC, (si
se imprimió),junto con el formato de solicitud de
muestra, estosos documentos son archivados en la carpeta
de salida de almacén.
9 Omitir el paso N° 8 si la muestra se encuentra en el Jefe de Planta,

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almacén de muestras. Solo se debe colocar en el formato Desarrollo y Calidad.

que será retirado del almacén destinado para muestras.
10 La Auxiliar contable y facturación realiza la carta dirigida Carta: Detalle de Auxiliar contable y
al cliente, donde se especifi
especifica el tipo de producto y las la muestra. facturación
cantidades enviadas. Junto con el “Formato de evaluación
de muestras” (FT-VT-05) El asesor comercial debe velar Formato
por el regreso del formato de evaluación de muestras Evaluación
ación de
(retroalimentación) a la empresa y el procedimiento de muestras
solicitud de muestra se realice de manera correcta.
11 La Auxiliar contable y de facturación verifica las Sticker “Muestra
Muestra Auxiliar contable y
cantidades solicitadas diligenciadas en el “formato de sin valor facturación
solicitud de muestras” (FT-VT-02)
(FT y procede a generar la comercial”
entrega del stickerpara
para muestras. Este se debe pegar en
el producto.
12 El asesor comercial o persona encargada debe dar Gerencia, Asesor
seguimiento al cliente con respecto a las muestras Comercial
enviadas.
13 El asesor comercial debe verificar que el “Formato de Formato de Jefe de Planta,
evaluación de Muestra”” se diligencie completo y se evaluación de Desarrollo y Calidad;
entregue all Dpto. de Producción para obtener Muestra. Asesor comercial;
retroalimentación del cliente. Auxiliar contable y
facturación,
Gerencia.

6. REGISTRO DE CAMBIOS.

NUMERO ULTIMA
DESCRIPCION DEL CAMBIO
VERSIÓN Y FECHA

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