CENTRO PEDAGÓGICO AMIGONIANO SAN GREGORIO

CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS Código:

PROVINCIA SAN JOSÉ PGD-02-R20
PROCESO: GESTIÓN DIRECTIVA
PROCEDIMIENTO: ANALISIS, SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN Fecha de Aprobación:
INFORME FINAL DE AUDITORIAS INTERNAS 01/12/17

Fecha de la Auditoria: 15/11/2018 Proceso: PGAFI

Procedimiento: PGAFI03

Lista de Asistentes a la Auditoria

Firmas
NOMBRE (señalar AUDITOR – AUDITADO)

Ángela Hernández Auditada

Marizely Pabón Auditada
Yolanda López Auditada
Armando Martínez Auditor
Jacqueline Pinzón Auditor
Raquel Martínez Observadora
N No Conformidad
HALLAZGO conforme
Riesgo
Fortaleza Conforme Mejora
1 Se evidencia interés de las partes auditadas por mejorar
el proceso de archivo y disposición durante toda la X
auditoria.

3 Sería importante establecer un tiempo límite para la

entrega de documentación de ingresos de secretaria al X
área de archivo.

4 El Valoración Sociofamiliar del SIM 6068211944 se

encuentra diligenciado en una versión obsoleta respecto X
a la fecha de elaboración, incumpliendo con el numeral
7.5.3.2 de la NTC ISO 9001:2015

5 No se encontró PLATIN, ni estudio de caso de SIM

13542529 aun cuando se evidencio que contaba con X
evolutivo 1 y 2; lo anterior incumple con el numeral
7.5.3.1, literal b y con el Lineamiento Técnico del Modelo
para la Atención de los Niños, Niñas y Adolescentes,
con Derechos Inobservados, Amenazados o
Vulnerados- Restablecimiento de Derechos- ICBF

6 El 73% de la muestra no evidencia cumplimiento en los

tiempos establecidos para envíos de informes a ICBF y X
en el 84% las casas no cumple con los tiempos de
entrega de documentación al área de archivo;
incumpliendo con el numeral 8.2.3.1 de la NTC ISO
9001:2015 con Lineamiento Técnico del Modelo para la
Atención de los Niños, Niñas y Adolescentes, con
Derechos Inobservados, Amenazados o Vulnerados-
Restablecimiento de Derechos- ICBF

Versión 2
 CENTRO PEDAGÓGICO AMIGONIANO SAN GREGORIO
CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS Código:
PROVINCIA SAN JOSÉ PGD-02-R20
PROCESO: GESTIÓN DIRECTIVA
PROCEDIMIENTO: ANALISIS, SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN Fecha de Aprobación:
INFORME FINAL DE AUDITORIAS INTERNAS 01/12/17

7 Se recomienda establecer por escrito, asignar un

responsable y divulgar el procedimiento de X
diligenciamiento del formato Identificación de Usuario ya
que se corre el riesgo que el documento no repose en
las historias sociofamiliares o en las historias clínicas;
llegando a incumplir con el numeral 8.2.4 de la NTC ISO
9001:2015
9 Se evidencia que en la matrícula SIMAT del SIM
21709729 no está claro el grado al que ingresa el joven, x
se recomienda evitar tachones y enmendaduras pues se
corre el riesgo de asignar al joven al ciclo que no
corresponde e incumplir el numeral 7.5.3.2, literal b de la
NTC ISO 9001:2015

OBSERVACIONES:

 Se recomienda que siempre que sea necesario retirar documentos de historias sociofamiliares se
debe diligenciar el registro Control Préstamo Historia Integral para tener control de los préstamos de
documentación a partes interesadas que cuentan con autorización.
 Se recomienda retroalimentar a los responsables del diligenciamiento de formatos sobre la
importancia de revisar términos de redacción, claridad en la escritura, cierre de espacios en blanco y
coherencia en fechas y datos.
 Se recomienda que cuando ocurran cambios de procedimientos se haga inducción o reinducción
según sea el caso al personal involucrado en el diligenciamiento, manejo y archivo de
documentación correspondiente a historias sociofamiliares o historias clínicas..
 Es recomendable establecer un tiempo límite para que el responsable de Gestiones Externas haga
devolución de informes de deserción al área de archivo para poder hacer cierre de historia
oportunamente.

Versión 2