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INFORME DE AUDITORIA VERSIÓN 4

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FECHA DE VIGENCIA Marzo 3 de 2014

FECHA INICIO: 18/11/19 FECHA CIERRE: 20/11/19 No Auditoria:

AUDITOR: PROCESO: Calidad, SST y ambiente

Diana Patricia Gómez AUDITADO (S): Melvin Velandia – director de Calidad, Álvaro
Guzmán – director comercial, Angélica Martínez – directora
administrativa, Daniel Arias – HSEQ Tunja

Eutinio Gámez, José Miguel López, Sandra Sánchez,

METODOLOGÍA AUDITORIA

Entrevista, verificación documental, observación

FORTALEZAS

Se encontró muy buena disposición por parte de los auditados para la realización de esta auditoría

DESCRIPCIÓN HALLAZGO
CONFORMIDAD
ISO 9001: 2015: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 8.1,
8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1, 9.2, 9.3, 10
ISO 1400: 2015: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 8.1, 8.2,
9.1, 9.2, 9.3, 10
OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6

Se cuenta con el procedimiento planificación de los sistemas de gestión integral V9 del 11/01/17
en el cual se identifica cómo se planifica el sistema, los responsables y la metodología a seguir,
en este también se tienen en cuenta la gestión del cambio (se describe en qué caso se gestiona
el cambio), cambios en la normatividad, reintegros o reubicaciones laborales, cambio en
procedimientos, etc.

Se encuentra matriz partes interesadas V1 última actualización 31/03/18, En esta se identificaron

como partes interesadas:
Junta directiva Representante legal Directores de áreasCliente Interventores
Externos:
Comunidad
ARL
Entidades de control
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Para cada uno se determinan los niveles de interés y de influencia: alto, moderado, bajo), a partir
de lo identificado se define cuales se convierten en requisitos legales y otros requisitos, para
entidades de control se menciona la consulta de la legislación vigente: 1. Matriz de requisitos
legales SST, matriz de requisitos ambientales, requerimientos contractuales. Ministerio de
transporte, ministerio de ambiente, ministerio de salud

Se determina qué requieren las partes interesadas, frecuencia de monitoreo, responsable de

realizar el monitoreo. Se verifica para clientes, acta de medición y seguimiento del SGI

Se encuentra la matriz PCI en la cual se analiza el contexto

A partir del análisis de contexto y de partes interesadas se planifica el SGI teniendo en cuenta el
mapa de procesos V4 del 31/03/18 en el cual se incluyen entradas y salidas, se tiene en cuenta
el ciclo PHVA, procesos directivos, operativos

Se verifica documentada la política y objetivos del SGI de los sistemas de gestión de calidad,
seguridad y ambiente V7 del 31/03/18, estos han sido socializados a los trabajadores

Para el proceso RETIE se encuentra matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos e

identificación de controles, se encuentra procedimiento gestión de riesgos V17 del 31/03/18,

Se encuentra Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales en

condición de emergencia V4 de 02/05/16 en la cual se identifica el consumo de agua
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ISO 9001:2015: 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 7.3, 9.1.2, 8.4

ISO 14001:2015: 7.3, 8.1
OHSAS 18001: 2007: 4.4.2, 4.4.6

ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015: “Diseño, comercialización, manufactura, instalación y servicio
postventa de analizadores de calidad de la potencia y equipos electrónicos para el sector
energético; así como los proyectos de reducción de pérdidas de energía incluyendo el servicio de
inspecciones eléctricas”

OHSAS 18001:2007: “Proyectos de reducción de pérdidas de energía incluyendo el servicio de

inspecciones eléctricas”

Producto: aparatos medida de energía, no ha habido nueva propuesta comercial.

Servicios: Contrato con cliente EBSA - Boyacá
Certificaciones: RETIE, reglamento técnico de instalaciones eléctricas. Programa Sysretie.
Cliente Villa Tala Melgar, en documento en Excel se identifican los requisitos del cliente, oferta
enviada P4296, inspección de red de 90 m subestación tipo poste, rede de 50 m de longitud,
circuito alimentador, se especifican todas las condiciones comerciales, tiempos de entrega,
documentación previa a la visita de inspección, aspectos a tener en cuenta, política de
confidencialidad, aceptación por parte del cliente según 17020, aceptación de la oferta,
autorización del propietario, factura del 10/11/18, registro fotográfico, Juan Carlos director técnico
verifica la actividad, informe de inspección 09/08/19 (fecha de inspección), se menciona norma a
norma por qué cumple y por qué no, 53 NC, documentación legal

Se encuentran alrededor de más de 1000 proyectos ejecutados

Se verifica para casas Fontibón, informe de inspección certificado dictamen de inspección y
verificación de cumplimiento del RETIE instalaciones de distribución firmado por el director
técnico y el inspector, se verifica subido en la página del ministerio de minas y energía d18381-1
res acreditación 12-oin-028, emisión del 16/07/19

En el procedimiento de compras se describe que se cuenta con el sistema Sistock, la solicitud de

la compra la puede realizar el director de proyecto,

Se compran dotación, herramienta, exámenes médicos, residuos, prestación de servicios

El desempeño de los proveedores se analiza mediante las evaluaciones realizadas a los

proveedores
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ISO 9001: 2015: 6.1, 7.4, 7.5, 9.2, 10

ISO 1400: 2015: 6.1, 7.5, 9.1, 9.2, 10, 8.2
OHSAS 18001:2007: 4.4.3, 4.5.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.5.1, 4.4.7, 4.5.3, 4.4.5, 4.5.4

Se observa disponible la matriz de identificación de requisitos ambientales, de SST y de otra

índole
Matriz de requisitos legales SST V5 del 05/10/15, último seguimiento en junio de 2017 se verifica
incluido el decreto 1072/15, último seguimiento a junio 17, resolución 1401/07

En la Matriz de requisitos ambientales y otros ambientales se encuentra decreto 1076/15,

decreto 4741/05 Se han documentado los siguientes programas:

Programa de vigilancia epidemiológica osteomuscular
Programa de higiene industrial
Protección contra caídas
Prevención riesgo biológico: mordedura de perros V1 de
30/07/11 De riesgos prioritarios
De seguridad vial
Programas de manejo ambiental: ahorro de agua, ahorro de energía, residuos sólidos (Bogotá).
Se evidencia el procedimiento de manejo de residuos sólidos en el cual se describa la
metodología para manejo de residuos sólidos SSOP030 V2 del 03/06/14

Para Bogotá se encuentra Plan de emergencias 2017 elaborado por SURA, se evidencia
Capacitación en kit de derrames 14/08/18, en la sede Bogotá, se encuentra señalizada la ruta
de evacuación y es claro cuál es el punto de encuentro.

Se observa documentado el procedimiento de acciones correctivas y de mejora V9 del

31/03/18, las fuentes pueden se: auditorías internas y externas, incidentes y accidentes, no se
encuentran más fuentes (no se mencionan más fuentes), análisis de causas mediante
metodología causa origen y/o espina de pescado), se verifican las acciones derivadas de
NC1de6 de ONAC, NC5 de 6 de ONAC para las cuales se encuentra implementado lo
establecido

Se encuentra procedimiento para realizar auditorías internas, se ha establecido que se

realizarán de manera anual, se encuentran documentos correspondientes a plan de auditoría e
informe de auditoría.

Se evidencia prestación del servicio en avenida norte No 60 – 82 Tunja acta 63041657

y en Transversal 4 No. 60 -48 Tunja acta 63040986 el personal cuenta con sus
respectivos EPP para la realización de la actividad: casco con barbuquejo, botas de
seguridad, guantes, careta, monja. Se observa que el área a intervenir se encuentra
señalizada

Los entrevistados tienen claridad de cuándo y cómo realizan pausas activas, han recibido
capacitaciones en autocuidado.

Se evidencia conocimiento en procedimientos operativos, manejo de residuos,

seguridadvial, política integral, responsabilidades y roles.
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Se verifican disponibles los siguientes documentos, los cuales son diligenciados por los
auditados:
Permiso de trabajo integral eléctrico y en alturas
Observaciones de seguridad y ambiente
Plan de seguridad y
ambiente
Preoperacional
vehículo

Se evidencia que se han realizado los respectivos controles preoperacionales tanto

para el vehículo de placa EXX108 como para las actividades a realizar, el personal es
consciente de los riesgos a los cuales se encuentra expuesto así como los aspectos
ambientales que puede impactar mediante la prestación del servicio, ante lo cual se
toman los controles establecidos tales como uso de los EPP, señalización de áreas,
organización de su puesto de trabajo, acompañamiento para realización de la actividad,
uso de elementos apropiados, entre otros

Es claro por parte de los auditados en qué momentos se puede liberar el servicio y en
qué momento se toman acciones por salidas no conformes.

Se evidencia continua comunicación con el usuario desde el momento que se va a

iniciar el servicio para informar el tratamiento que se va a realizar y solicitar el debido
permiso.

Se cuenta con el formato resumen programación operativa en Tunja se encuentran

programadas 3 cuadrillas, esta fue enviada para semana del 18 al 22 de noviembre a
la interventoría, se cuenta con 24 cuadrillas de medida directa y 1 semidirecta.

En la programación se puede observar el personal programado, se verifica para José

Miguel López a quien se realiza entrega de las órdenes de trabajo:
231792, 231794, 231793, 231797, 231791, 231795, 231796 perteneciente a la
cuadrilla 156. Para cada orden se especifica consumo promedio, ubicación, nodo 148
dirección: diag. 60 No. 3ª-02. Tunja,

Una vez se cuenta con las órdenes de trabajo se diligencia el plan diario de seguridad
y ambiente propiedad del cliente EDSA se diligencia 1 por cuadrilla, actividad a
realizar, vehículo, rutinario o no, tipo de actividad, elementos y equipos de seguridad,
ruto grama (se define dónde va a estar la cuadrilla) certificación de información
preliminar, planilla de alistamiento de vehículo, comunicación en caso de emergencia,
planificación diaria de seguridad y ambiente, se describen el paso a paso de la
actividad, riesgo potencial y nivel de riesgo, barrera de seguridad, barrera de soporte
En campo:
Inspección visual
Desconexión de cargas y pruebas de equipo de medida, controles: uso EPP,
procedimiento medidas revisiones directa
Formato evaluado por el supervisor, ingeniero HSEQ o por la interventoría, esto se
realiza de manera aleatoria.
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ISO 9001: 2015: 7.1, 7.2, 7.3

ISO 1400: 2015: 7.1, 7.2, 7.3
OHSAS 18001:2007: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6

Se verifican las siguientes hojas de vida:

Eutinio Gámez – técnico electricista examen de ingreso 24/07/18
Periódico 10/08/19 trabajo en alturas, se verifica realizado teniendo en cuenta el
profesiograma (contacto eléctrico, alturas, desplazamiento en alturas)
Certificado reentrenamiento trabajo en alturas vigente hasta 20/08/20 Pase, curso
manejo defensivo, matricula profesional de técnico electricista Capacitaciones:
Se verifica disponible el plan de capacitaciones:
Brigadas de emergencias. 5/09/19
Procedimientos seguros: procedimiento medida especial, reglamento interno de
trabajo, revisión instalación usuarios V12 de 2018
Riesgo sicosocial

Sandra Sánchez – técnico electricista CONTE, resolución

Asistencia a curso de reentrenamiento trabajo en alturas 23/04/19 Afiliación ARL
10/04/19 contrato desde el 10/04/19
Riesgo 4

José Miguel López – técnico electricista 26/08/19 clase 4

Certificado trabajo alturas 22/07/19 con el SENA Contrato 26/08/19
CONTE resolución matricula profesional

Simulacro de conato de incendio, primeros auxilios, evacuación y rescate 05/09/19,

con los mismos asistentes a la capacitación, se realizaron las actividades y se
observan las conclusiones

En la oficina de Bogotá se encuentran 25 personas que se encuentran distribuidas en

los siguientes cargos: Se verifica el organigrama incluido en el manual integral
SGCM001 V18 del 04/04/16
Gerente
8 Directores, en realidad hay 4
Auxiliar técnico: 7
Auxiliar profesional: 1
NO CONFORMIDAD

1 No se encuentra evidencia de reevaluación para el proveedor de dotaciones ni

para el proveedor de disposición de residuos. Lo anterior va en contra del
numeral 8.4 de ISO 9001:2015 y del numeral 4.4.6 de OHSAS 18001:2007.

2 Programas de manejo ambiental: ahorro de agua, ahorro de energía, residuos

sólidos (Bogotá). No se observan datos de medición de los indicadores de
desempeño ambiental (residuos sólidos). Se evidencia el procedimiento de
manejo de residuos sólidos en el cual se describa la metodología para manejo
de residuos sólidos SSOP030 V2 del 03/06/14, se define que la gris se utiliza
para cartón cuando en realidad se está utilizando para RAES (residuos de
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aparatos eléctricos y electrónicos) Lo cual incumple con el numeral 4.3.3 de

OHSAS 18001:2007.

3 Se encuentra en Tunja Procedimiento para la confirmación metrológica de

equipos de medida eléctrica (el cual no se encuentra aprobado por parte del
Sistema), no es claro por parte de los auditados ni se tiene disponible cómo se
realiza el control documental, lo cual va en contra del numeral 7.5 de ISO
9001:2015 y de ISO 14001:2015.

4 Mediante verificación del botiquín del vehículo de placa EXX108 se encontró

yodo vencido uno del 15/08/19 y otro del 15/06/19, lo cual incumple con el
numeral 8.5.1 de ISO 9001:2015 y con el numeral 4.4.6 de OHSAS
18001:2007.

5 Se menciona en el plan de seguridad y ambiente como control ante la

mordedura de perros el ahuyentador canino el cual no se encuentra disponible
por parte de los auditados, lo cual incumple con el numeral 8.5.1 de ISO
9001:2015 y con el numeral 4.4.6de OHSAS 18001:2007.

6 No se está verificando que las llantas del vehículo con placa EXX108 cuente
con 2 mm de huella lo cual va en contra de lo establecido en la inspección
preoperacional camionetas.

7 Al verificar el SOAT de la camioneta de placa EXX108 se observa vencido.

8 No se encuentra el organigrama actualizado de acuerdo con la realidad de la

empresa, en el manual de funciones Bogotá V18 del 22/10/18 no se
encuentra incluido el cargo de auxiliar técnico ni de la auxiliar de servicios
generales. Lo cual va en contra del numeral 4.4.1 de OHSAS 18001:2007 y del
numeral 5.3 de ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

9 No se evidencia que en la matriz partes interesadas V1 última actualización del

31/03/18 se hayan tenido en cuenta los organismos de certificación ni de
acreditación como Bureau Veritas ni ONAC como partes interesadas, lo cual va
en contra del numeral 4.2 de ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

OBSERVACIONES
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PAGINA 8 de 8
FECHA DE VIGENCIA Marzo 3 de 2014

OBSERVACIONES
1. No es claro con qué frecuencia debe ser revisada la matriz de partes interesadas ni de dónde se
define la clasificación de los niveles de interés.

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

DIANA PATRICIA GÓMEZ