Código: GD-P-01

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Versión: 03
EXTERNA
Fecha: 30/11/2011
Ministerio del Interior

1. OBJETIVO
República de Colombia

Establecer la metodología para recibir, radicar y distribuir la correspondencia externa remitida a la Entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones a las dependencias de
destino dentro del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.

Toda la correspondencia debe ingresar por el área de correspondencia del Ministerio ubicada en la Calle 12 B # 8-38,
ya que las dependencias no deben recibir oficios originales.

3. DEFINICIONES

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las
funciones asignadas legalmente al Ministerio del Interior, independientemente del soporte y medio utilizado.

Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama o el telefax.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el Ministerio del Interior registra la
información y asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley.

Clasificación de las comunicaciones. Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia

personal o privada.

Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas
y recibidas. Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en el Ministerio del
Interior, las cuales siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial y
enviadas al Área de Correspondencia; por lo tanto ningún empleado del Ministerio está autorizado para recibir y dar
trámite a las mismas a través de otras oficinas o dependencias.

Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigidas al Ministerio y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales, a través de las redes
de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin.

Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigida al Ministerio, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido es de
conocimiento público.

Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigida al Ministerio, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser
conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación
sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será
registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.

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Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.
República de Colombia

Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de
respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos
interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de
convocatoria a concursos de méritos y documentos afines.

Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la presentación
del sistema de gestión.

Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin,
dirigidas al Ministerio, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas
a través de correo electrónico, serán administradas por el Área de Correspondencia, el cual garantizará la
oficialización, seguimiento y control de su trámite.

Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su

voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones, Circulares,
Directivas y afines.

Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta

una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de
universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los documentos
notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con certificación legal, los
balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados
bajo condiciones legales, y las demás afines.

Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una
información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.

Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Área de

Correspondencia, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo
se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre
otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las
autoridades del Ministerio del Interior. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni
responsabilidad para el Ministerio del Interior.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.

4. NORMATIVIDAD

 Acuerdo 11 del 22 de mayo de 1996, expedido por el Archivo General de la Nación, por el cual se establecen
criterios de conservación y organización de documentos.
 Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio
electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
 Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la ley general de archivos.
 Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, por el cual se establecen
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

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 Resolución 1907 del 12 de noviembre de 2004, por la cual se adoptan las Tabla de Retención Documental del
Ministerio
República de del
ColombiaInterior y de Justicia.

 Ley 1444 del 4 de mayo de 2011 "Por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas
facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la Administración Pública
y la planta de personal de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones"
 Decreto 2893 del 11 de agosto de 2011 “Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones
del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior”.

5. DESARROLLO

No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable

Ingreso de Verificar el paso por el detector de metales de N/A Empresa de

correspond todo sobre, paquete o envío postal que llegue a Vigilancia
encia las instalaciones del Ministerio de Interior.
Recibir la correspondencia externa en la N/A Funcionario
ventanilla oficial habilitada, en el horario de designado de
atención de 8:00 a.m. a 3:30 p.m., en jornada atender la ventanilla.
continua, en días hábiles laborales.
Fotocopiar las comunicaciones externas N/A Funcionario
recibidas vía fax y/o correo electrónico y enviarlas designado en cada
a la ventanilla oficial de correspondencia para el Dependencia del
registro y numeración correspondiente por el Ministerio.
SIGOB.
Cuando se trate de comunicaciones que N/A Funcionario
representen señales sospechosas, tales como designado de
sobres o empaques con alambres, cuerdas, atender la ventanilla.
papel metálico que sobresalga, manchas de
aceite o decoloraciones, correspondencia sin
datos del remitente, correspondencia en la cual
solo figura como destinatario el cargo, sin
nombre; deberán ser revisadas atendiendo las
medidas preventivas.
Abrir la correspondencia y verificar la correcta N/A Funcionario
identificación tanto del remitente como del designado de la
destinatario, que vaya dirigido al MI y la cantidad mesa de entrada.
de anexos y finalmente revisar la(s) firma(s) del
documento.
Distribuir las comunicaciones entre los N/A Funcionario
digitadores para su clasificación y registro en el designado
aplicativo SIGOB.
Las comunicaciones externas recibidas se deben N/A Funcionario
clasificar atendiendo lo siguiente: designado
 Según su grado de confidencialidad en:
Ordinaria, reservada o confidencial.
 Según el grado de prioridad en: Rutina,
urgente, tutela, derecho de petición.
 Según los medios de recepción en:
Correo o telegrama, fax, correo
electrónico, personalizado o mensajero,
por mano o directo a un funcionario.

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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable

República de Colombia

La información general del emisor de las SIGOB Funcionario

comunicaciones externas recibidas, cuando designado
corresponda o esté disponible se debe registrar
en el Aplicativo de Gestión de Correspondencia
lo siguiente:
 Apellido, nombre y número de
documento del emisor
 Número de teléfono, fax, correo
electrónico, dirección personal, dirección
laboral, nombre de la entidad.
 Asunto y cargo
Escanear las comunicaciones externas recibidas N/A Funcionario
en forma física e imprimir el registro que arroja el designado
SIGOB en un espacio en blanco y visible del
documento, de tal manera que la información del
documento permanezca clara y legible.
Transferir las comunicaciones a las N/A Funcionario
Dependencias de destino o funcionarios designado
responsables, por medio del Aplicativo SIGOB;
Transferenci
adjuntando los correos electrónicos y fax
a de las
recibidos, anexa las demás comunicaciones,
comunicacio
2 soportes digitalizados y demás soportes físicos
nes
para su entrega cuando aplique.
externas
Imprimir las planillas de registro de las N/A Funcionario
recibidas
comunicaciones externas recibidas y organizar designado
cada uno de los casilleros determinados para
cada dependencia.
Realizar al menos dos recorridos diarios para Planilla documentos Funcionario
entregar a las dependencias destinatarias de los recibidos generada designado del área
Entrega de edificios Bancol, Hurtado y Camargo, las por el Sistema de de recepción de
las comunicaciones externas recibidas junto con los Administración correspondencia.
comunicaci anexos correspondientes. Documentaria
3
ones Recibir la correspondencia, firmar y devolver las Planilla documentos Funcionario
externas planillas emitidas por el aplicativo para conservar recibidos generada designado en cada
recibidas evidencia de su entrega. por el Sistema de Dependencia
Administración receptora.
Documentaria

6. REGISTROS

Comunicaciones de origen externo recibidas y registradas en el SIGOB.

Planilla documentos recibidos generada por el Sistema de Administración Documentaria

7. INFORMACIÓN SECUNDARIA

INFORMACIÓN A RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

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N/A
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8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

INFORMACIÓN
SIGOB Aplicativo para el manejo Funcionario designado por Servidor de la Oficina de
de la correspondencia de la dependencia. Sistemas.
la entidad.

9. ANEXOS

N/A

10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

Se estableció que el número del reloj quede impreso en espacio en blanco, se
15–07-2010 hizo claridad sobre la distribución de correspondencia y se ajustó el riesgo 02
identificado y su control.
Se modificó el nombre del procedimiento de “Gestión de la Correspondencia
Externa” a “Recepción y Distribución de la Correspondencia Externa”. Se
30-11-2011 cambió el código de “GD-P-03” a GD-P-01”. Se ajustó el diseño a la plantilla 03
para procedimientos por tareas, se identificaron puntos de control, se adicionó la
normatividad relacionada con el procedimiento y se eliminó el anexo “Planilla
Control de Correspondencia Externa”.

Elaboró Revisó y Aprobó

Firma Firma

Edgar Orlando Flórez Ch. José Vicente Casanova Roa

Profesional Especializado Subdirector Administrativo y Financiero

TRD:

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